LCTY 2011: Document Management in Docova & Quickr 8.5

LCTY 2011

Document Management met Quickr 8.5 of Docova

Femke Goedhart – Business Consultant - Silverside

LC

TY

201

1Silverside & Document

Management• Silverside en Document Management• Jarenlange ervaring met Domino Document

Manager (DomDoc)

LC

TY

201

1Document Management

spectrum

LC

TY

201

1

Nieuwe generatie

Quickr

Docova

LC

TY

201

1

Quickr 8.5 What’s new?

• Folder security• Verbeterde Rich Text editor• Recycle Bin• Minder stappen in het uploaden• Verbeterde commentaar secties• AdminP naam wijzigingen• Calendar overlay voor groepsagenda’s• Verbeterde integratie mogelijkheden met

Enterprise Content systemen

LC

TY

201

1

Business Case 1:Euramax – Quality Management System

• Vervanging bestaande Lotus Notes applicatie voor het vastleggen van Kwaliteitsdocumentatie

• Quickr reeds aanwezig• Internationale gebruikersgroep• Niet alle gebruikers hebben de beschikking over een Lotus

Notes account / client

Keuze: Quickr

LC

TY

201

1

Vereisten

• Autorisatie workflow• Mogelijkheid om per document de workflow

uitvoerders aan te passen• Rechten per documentatie groep• Familiarization

LC

TY

201

1

LC

TY

201

1

LC

TY

201

1

LC

TY

201

1Business Case 2: Market

Reports- Internationale commodity trader –

Vastleggen Market Reports

• Vastleggen van Dagelijks/Wekelijks/Maandelijks binnenkomende Market Reports

• Geen wijzigingen ten opzichte van de bestaande structuur • Automatische toewijzing van rapporten aan folders op basis

van Afzender of subject• Mogelijkheid om los van het automatische proces ook

handmatig rapporten toe te voegen• Koppeling met de mail• Waarschuwingen bij niet arriveren van Market Reports

Keuze: Docova

LC

TY

201

1

LC

TY

201

1

LC

TY

201

1

LC

TY

201

1Na Market Reports nu ook Legal Case

Management

LC

TY

201

1

Business Case 3:ASICS – Contract Management

- Legal department verantwoordelijk voor alle contracten van alle vestigingen in Europa- Systeem nodig voor vastlegging & bewaking- Workflows op basis van Business rules- Eerdere poging met Quickr niet geslaagd

Keuze: Docova

LC

TY

201

1

Vereisten

• Vastleggen & doorzoekbaar maken van alle afgesloten contracten

• Initiele workflow om de vastlegging van het contract te bewaken

• Contract Review na verloop van ingestelde termijn• Rechten op basis van Business Unit en afdeling• Mogelijkheid voor gebruikers om zelf nieuwe contracten ter

goedkeuring in te dienen• Mogelijkheid om systeem uit te breiden met andere soorten

van Legal documentatie• Koppelingen mogelijk tussen diverse documenten

LC

TY

201

1

LC

TY

201

1

LC

TY

201

1

Document Management

Document Management vaak meer dan alleen “opslag”:• Business Rules / Workflows• Security • Reviews• Configureerbaar• Meta Data• Rapportage / Overzichten

Quickr & Docova : Zowel specifiek als generiek document management

LC

TY

201

1

Vragen?

Femke Goedhart, Business Consultant

Mail: F.Goedhart@Silverside.nl

Tel: +31 (0)6 51677188

http://nl.linkedin.com/in/femkegoedhart

http://twitter.com/FemkeGoedhart

http://www.facebook.com/fgoedhart