Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Archiefwet 1995 Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 SOD-congres – 22 november 2012 Herman Bongenaar.
Post on 13-May-2015
213 Views
Preview:
Transcript
Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) Archiefwet 1995Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 SOD-congres – 22 november 2012Herman Bongenaar
PAGINA
Archief-KPI’s
Presentatie– Waarom?– Wat?– Hoe?
PAGINA
Waarom archief-KPI’s?
• Aanleiding: versterking horizontaal toezicht als gevolg van Wet Revitalisering generiek Toezicht (1 okt. jl.)
• Doel: het afleggen van verantwoording door B&W aan de gemeenteraad
• Afgeleide doelen: – Informatiebehoefte provincie– Referentiekader voor inrichting
informatiehuishouding– Verantwoording aan burger
PAGINA
Wat zijn de archief-KPI’s?
• KPI’s zijn gebaseerd op wet- en regelgeving; zij meten de rechtmatigheid van de informatiehuishouding (compliance)
• Bieden mogelijkheid om gemeenten onderling te vergelijken (via website waarstaatjegemeente.nl)
• Van toepassing op niet-overgebrachte én overgebrachte archieven (= het statische archief bij de archiefdienst)
PAGINA
Wat zijn de archief-KPI’s?
• Bieden standaardisering en dus de mogelijkheid om het interne toezicht te professionaliseren
• Bieden handvat voor inrichting informatiehuishouding
PAGINA
Wat zijn de archief-KPI’s niet?
• KPI’s meten rechtmatigheid en dus niet alle aspecten van de informatiehuishouding (bijvoorbeeld niet de efficiëntie)
• Over normering KPI’s is bijna geen overeenstemming te krijgen (bijvoorbeeld aan hoeveel procent van een KPI moet zijn voldaan om een voldoende/antwoord ‘ja’ te krijgen?)
PAGINA
Wat zijn de archief-KPI’s niet?
• Maar: voldoen aan wet- en regelgeving moet het fundament van iedere inrichting van de informatiehuishouding van een gemeente zijn!
PAGINA
Kpi’s en Baseline
• KPI’s: overzicht van wet- en regelgeving waar gemeenten aan moeten voldoen op het gebied van archief en informatiebeheer. Hiermee kunnen gemeenten verantwoording afleggen.
• Baseline: – biedt een handvat aan gemeenten om
informatiehuishouding volgens wet- en regelgeving + standaarden in te richten;
– geeft een intellectuele verantwoording van zaakgericht werken;
– wil op termijn modellen, best practices en standaarden bieden.
PAGINA
Hoe aan de slag met de KPI’s?
• Ervaringen pilotgemeenten• Handreiking en toelichting van de VNG• Wie vult de KPI’s in?• Verslaglegging• Invulformulier van BRAIN• Website Waarstaatjegemeente.nl• KPI’s en Aanvullend beleidskader provincie
(toezichthouder)
PAGINA
Pilot en Handreiking
• Naar aanleiding van VNG-Ledenbrief 2011 is een pilot met gemeenten gestart in 2012
• Met de uitkomsten van de pilot is een werkgroep aan de slag gegaan
• Resultaat: VNG-Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)
PAGINA
• De Handreiking is te vinden op:
http://www.vng.nl/files/vng/publicaties/2012/20121112_verantwoording_archief_kpi.pdf
PAGINA
Toelichting
• In de Handreiking bevindt zich een toelichting op de archief-kpi’s:– Nadere uitleg over KPI-subvragen– Deelvragen die invuller op weg helpen– Kolom Taakverwaarlozing (TVW)– Kolom N-O/O geeft aan of subvraag voor
niet-overgebrachte archieven, overgebrachte archieven, of beide geldt
– Welke kpi’s op waarstaatjegemeente komen
PAGINA
Wie vult de KPI’s in?
• Interne toezichthouder, indien benoemd (= gemeentearchivaris of namens hem de archiefinspecteur)
• Indien geen interne toezichthouder is benoemd: toezicht extern regelen
• Afdeling DIV levert input voor het invullen van de KPI’s, maar is niet degene die de rapportage opstelt
• KPI’s overgebrachte archieven: ?
PAGINA
Verslaglegging
• KPI-onderwerpen moeten herkenbaar worden behandeld; Opties:– ingevuld formulier KPI’s in Excel– kort verslag op basis van KPI’s– uitgebreid verslag op basis van KPI’s– jaarverslag [KPI-gegevens +
verantwoording van de invulling van de toezichtfunctie]
• In alle gevallen moeten conclusies en aanbevelingen worden toegevoegd
PAGINA
Invulformulier en website
• De Sectie Inspectie van branchevereniging BRAIN stelt een invulformulier in Excel ter beschikking om de KPI’s in te vullen
• Op www.waarstaatjegemeente.nl van KING zullen gemeenten onderling kunnen worden vergeleken op alle toezichtterreinen
PAGINA
KPI’s en aanvullend beleidskader
• Provincie ontvangt uitkomsten KPI’s van gemeenten – in principe jaarlijks. Ook van andere lokale overheidsorganisaties en archiefdiensten?
• Provincie zal afweging moeten maken in hoeverre KPI’s voldoende goed zijn ingevuld (mede afhankelijk van wie invult)
• Wanneer grijpt provincie in? Hiervoor is Aanvullend Beleidskader ontwikkeld.
PAGINA
Archief-KPI’s: yes we can!
Vragen?
Ga gewoon aan de slag!
top related