Knowledge Discovery and Insight
Post on 10-Jan-2016
44 Views
Preview:
DESCRIPTION
Transcript
Knowledge Discovery and Insight
Praktische toepassingen van Scorecards, Dashboards en Rapporten
Ralf van GellekomPrincipal Consultantralf.van.gellekom@macaw.nlMacaw
Presentatiedoelstellingen
- Informatie overload / underload– Grote hoeveelheden gegevens, complexe applicaties– Nieuwe uitdagingen rondom het gebruik, begrijpen en
managen van deze gegevens– IDC: Werknemers zijn 30% van de tijd bezig met zoeken naar
informatie. Teveel gegevens en vaak te weinig informatie– Bijna iedere BI vraag is het gevolg van informatie overload of
underload
- De rode draad in deze presentatie– U heeft het Microsoft Business Intelligence basisplatform al
in huis, “zet het aan!”– Hou het simpel en faseer, het wordt al snel te groot– Breidt uit op basis van voortschrijdend inzicht– Inzicht geven in de verschillende informatievormen
Op basis van een aantal praktijkvoorbeelden
4
‘Standaard’ Management Informatie problematiek
- Grote hoeveelheden gegevens, verspreid over meerdere:– Applicaties– Bedrijfsonderdelen– Landen
- Kennis verspreid binnen de organisatie bij enkele personen- Excel als belangrijkste ‘gegevensbron’- Handmatig verzamelen van informatie- Complexe worksheets in Excel als bedrijfsrapportage- Allerlei versies van ‘één versie van de waarheid’- Arbeidsintensieve bewerkingen om te komen tot rapportage- Daardoor is informatie vaak al ‘achterhaald’ voor het
gepubliceerd is
Repeteerbaarheid, Consistentie, Eenduidigheid, Actualiteit, Gebruiksgemak, Visualisatie, Verspreidingsvormen
Informatievormen
Scorecards
Dashboards/Analyse
Management/OperationeleRapportages
Strategisch managementGeaggregeerde informatie
Taktisch managementGefilterde informatie
Operationeel managementGedetailleerde informatie
BI Basis Platform
BI Oplossing
Financieel
Proces
Personeel
Scorecard
Reporting Services
Report Builder
Dashboard/Excel
Smurfit Kappa
De Smurfit Kappa Group wil gezien worden als het meest succesvolle papiergebaseerde packaging bedrijf in de door
haar gekozen markten. Om dit te bereiken biedt Smurfit Kappa Group innovatieve packaging oplossingen,
uitmuntende klantservice, lage kosten en blijft zij snel, flexibel en loopt altijd voor op de wijzigende marktvraag,
daarbij tastbare meerwaarde creërend op veel verschillende manieren
Business Case
Het verkrijgen van inzicht in grote investeringen over alle vestigingen binnen Smurfit Kappa, waar dit nu alleen gebeurt
op fabrieksniveau
- Doelstellingen– Potentieel schaalvoordeel en daarmee dus
kostenreductie– Grote uitgaven in de hand houden gebaseerd op het
algemene belang van de organisatie (Cash Flow en Solvabiliteit)
Klantvraag
- Applicatie voor Capital Expenditure- Bundelen van investeringsaanvragen wereldwijd- Monitoren van investeringsaanvragen en het proces daar
omheen- Monitoren van de afhandeling van de aanvragen (Planning vs
Balans)
10
Gebouwde oplossing
- Standaardapplicatie CapEx om investeringsaanvragen te doen
– Op basis van SharePoint als platform hiervoor- Monitoring behoeften gerealiseerd met Reporting Services
– Verschillende rapportages ontwikkeld– Rapportages in applicatie ondergebracht– Applicatiedatabase direct als bron voor rapportages
Management/OperationeleRapportages
Operationeel managementGedetailleerde informatie
11
Voorbeeldrapportages
Projectervaring
- Te vroeg begonnen met de te ontwikkelen ‘specifieke’ rapporten
– Datamodel was nog in beweging- Door vraagstelling monitoring wel invulling applicatie steeds
duidelijker- Autorisatie van rapporten binnen applicatie was een
uitdaging- Steeds meer voorkomende vraag
– Door economisch klimaat en kostenbeheersing in het algemeen
– De applicatie is een 80% oplossing– 20% maatwerk op basis van extra wensen en eisen
Gebruikte BI componenten
Integreren Opslaan
RapporterenAnaliseren
Paris Memorandum Of Understanding
- De organisatieParis MoU bestaat uit 27 deelnemende maritieme administraties en beslaat de wateren van de Europese kuststaten en het Noord Atlantische basin van Noord Amerika tot Europa
- MissieParis MoU richt zich op het elimineren van de operatie van schepen van sub-standaard kwaliteit door een geharmoniseerd systeem van Port State control (scheepscontroles in havens)
- Wat ze doenJaarlijks vinden er meer dan 20.000 inspecties plaats aan boord van buitenlandse schepen in de Paris MoU havens. Hierbij wordt erop gelet dat schepen voldoen aan internationale veiligheids-, beveiligings- en milieustandaarden en dat de bemanning in adequate leef-en werkomstandigheden haar werk kan doen.
Business Case
Verantwoording van de Administratie om te rapporteren aan alle leden over de uitgevoerde inspecties en de daaruit
voortkomende acties
- Huidige werkwijze– Handmatig jaarlijkse inspectiegegevens verzamelen– Talloze excelsheets om grafieken te maken– Opmaak laten maken voor boekwerk (jaarverslag)
- Nadelen– Zeer arbeidsintensief– Slechts één keer per jaar beschikbaar– Alleen in hardcopy en PDF te verkrijgen– Geen mogelijkheid tot ad-hoc vragen– Ontbreken van detail(inspectie)niveau
Klantvraag
- Het automatiseren van gegevensstroom– Vergaren, bewerken, visualiseren en verspreiden
- Voor iedereen– Als ‘hardcopy’ HTML zichtbaar op website– Downloadable PDF vanaf website
- Voor extranetgebruikers– Dynamische rapporten beschikbaar in extranet
- Voor power users– Ad-hoc rapporten samenstellen op basis van beschikbare
gegevens– Analyseren van gegevens
Mogelijkheid voor Paris MoU om zelf voort te bouwen op de basis die is ontwikkeld
17
Gebouwde en gehoste oplossing
- Extractiemechanisme om bestanden uit Frankrijk op te halen en te importeren
- Data Warehouse voor de opslag van gegevens- Kubus om eenduidig dimensies en meetwaarden vast te
leggen voor analyseren en rapporteren- Rapporten, zowel grafisch als tekstueel
Dashboards/Analyse
Management/OperationeleRapportages
Taktisch managementGefilterde informatie
Operationeel managementGedetailleerde informatie
Dynamische rapporten beschikbaar in extranet
Ad-hoc rapportages
Ja
Rot
Analyseren
Uitgangspunten: • Havens, Jaar en Deficiencies (j/n)
zijn dimensies• Cel is aantal Inspecties
20072008
Jaar
20052006
2006 2007
Haven
AmsAnt
147 Inspecties
20072008
20072008
2004
2005
Deficiency
Nee
JaJa
RotRot
“Toon: Aantal Inspecties voor haven Rotterdam in het jaar 2007 - 2008 met Deficiencies”
Analyseren in Excel
22
Projectervaring
- Uitgebreide analysefase vooral op datagebied, functionele wensen waren snel duidelijk
- Ontwikkeltijd van een aantal maanden- Hoge mate van gebruikersparticipatie zorgt voor
– Grotere flexibiliteit– Snellere acceptatie– Betere bewaking van de scope
- Een aantal uitdagingen– Verschillende belanghebbende partijen– Eén klant, meerdere interne klanten en leveranciers– Meerdere aanspreekpunten in verschillende landen– Meer wensen vanuit de klant– Het niet beschikbaar zijn van de databron
Lage licentiekosten, groot resultaat
Integreren Opslaan
RapporterenAnaliseren
Koning Willem I College
- De organisatieHet Koning Willem I College is een vooruitstrevend Regionaal Onderwijscentrum voor beroepsonderwijs, vervolgonderwijs en educatie. Denkend vanuit de behoefte van bedrijfsleven en individu, rekening houdend met de mogelijkheden van nieuwe media en technieken, ontwikkelde het College een nieuwe visie op onderwijs en opleidingen voor de 21e eeuw: de School voor de Toekomst
- MissieDe leerling is de reden van hun bestaan, waarbij ze verder gewoon een goede school willen zijn.
Business Case
Onderwijsinstellingen dienen steeds marktgerichter te werken, daarnaast toenemende verantwoordingsplicht landelijk en europees. Daardoor zowel intern als extern
inzicht te bieden in voor hen relevante succesfactoren. De druk om aan deze marktwerking te voldoen wordt steeds
groter
Het vinden van een oplossing die deze druk verlicht, inzicht biedt in relevante indicatoren en informatie ontsluit op
een overzichtelijke manier voor iedereen die hier belang bij heeft
Informatiebehoefte analyse
- Doelstellingen vanuit de bedrijfsvoering- Verantwoording intern en extern (financiering)
Top-down benadering
- Vertaald naar aandachtsgebieden– Deelnemers– Financieel– Personeel
- Indicatoren per aandachtsgebied
Visualiseren
- Vaste periodieke informatiebehoefte voor CvB- Ad-hoc vragen en detailanalyse te beantwoorden vanuit
management
27
Gebouwde oplossing
- Adapters voor het ontsluiten van bronsystemen- Data Warehouse met verschillende toepassingsgebieden- Kubussen met meetwaarden/dimensies eenduidig vastgelegd- Scorecards voor verschillende benoemde aandachtsgebieden- Gekoppelde dashboards en detailrapportages
Scorecards
Dashboards/Analyse
Management/OperationeleRapportages
Strategisch managementGeaggregeerde informatie
Taktisch managementGefilterde informatie
Operationeel managementGedetailleerde informatie
Voorbeeld Scorecard / Dashboard Financieel
Voorbeeld Scorecard / Dashboard Personeel
Projectervaring
- Onderwijs afhankelijk van externe eisen– Daardoor groot aantal indicatoren– Interne betekenis van indicator niet altijd gelijk aan
externe- Project gefaseerd aangepakt en opgeleverd
– Per aandachtsgebied en bronsysteem- ROC’s werken op allerlei gebieden samen
– Uitwisseling van kennis en ervaring– Delen van ontwikkelde toepassingen– Gebruiken veelal dezelfde bronsystemen
- Onderwijstemplate MIP– Koning Willem 1 College als basis– Functionaliteit op basis van gedeelde inzichten– Uitbreidingen vanwege specifieke wensen en eisen– Groei van de template door samenwerking
Quotes
“De grafische weergave van indicatoren in de scorecard komt goed tegemoet aan de visuele
instelling van mensen en biedt zo een intuïtief overzicht van relevante indicatoren ”
Christ DiepstratenDirecteur Planning en Control
Koning Willem 1 College
“Met de implementatie van het Management Informatie Portaal konden we snel aan de slag. Binnen enkele weken hadden we een
goed werkende BI-omgeving en hebben we nu zeer actueel inzicht in de voortgang van ons college waar we direct op kunnen sturen.”
Rudolf Winius , Hoofd Communicatie Het Friesland College
Gebruikte BI componenten
Integreren Opslaan
RapporterenAnaliseren
Vragen
Voorbeelden van projectinspanning
- Quickstart BI– 10 dagen– Ontsluiting van maximaal 1 bron– 5 dimensies, 5 meetwaarden– 1 kubus, tot 4 rapporten
- Quickstart Dashboard– 14 dagen– Tot 8 dashboard webparts– Tot 4 ondersteunende detailrapporten
- Quickstart Scorecard– 25 dagen– 2 tot 4 KPI’s– Tot 4 kubussen, tot 8 rapporten– Scorecard met maximaal 8 dashboard webparts
35
Voorbeelden van projectinspanning
- Tot maximaal 2 workshops voor bepaling informatiebehoefte- Bronanalyse van de benodigde systemen- Data warehouse inclusief staging area’s ten behoeve van
dataopslag- Extractie, Transformatie en Laadmechanisme om data te
transporteren van bron naar data warehouse- Sharepoint site om elk van de componenten beschikbaar te
stellen
- Geen Proof of Concept die je weggooit na proof– Operationeel bruikbaar– Uitbreidbaar– Ontwikkelt op basis van standaarden
top related