Transcript
Publikacja przygotowana przez Nowoczesną Firmę SAPublikacja przygotowana przez Nowoczesną Firmę SA
Jak ZBUDOWaĆ INTELIGENTNE BIURO
2
Inteligentnym nazywa się dzisiaj zarówno biuro technologicznie zaawansowane czy też biuro energooszczędne. Jednak my pod tym pojęciem myślimy przede wszystkim o biurze elastycznym, którego funkcjonalność i design wynikają z modelu pracy opartej na aktywności (Activity-Based Working). Czym jest elastyczne biuro i jak je stworzyć?
Oparte na ciągle zmieniających się trendach
rozwiązania technologiczne niebezpiecznie szybko
starzeją się „moralnie” – pomimo technicznej
sprawności są przez użytkowników uważane
za przestarzałe – często dużo szybciej, niż trwa
okres najmu powierzchni. Obecnie przyspieszone
starzenie się dotyczy telefonów i komputerów
stacjonarnych, ale też tak stosunkowo niedawno
wprowadzanych rozwiązań jak montowane
w salach spotkań systemy telekonferencyjne
– wszystkie trzy rozwiązania przegrywają ze
swoimi mobilnymi odpowiednikami. Z drugiej
strony energooszczędność, i związana z tym
racjonalizacja kosztów użytkowania, stają się
normą, nie wyróżnikiem jakości.
W 2014 roku około 22 proc. istniejących oraz 50
proc. nowopowstających biurowców zakończyło,
bądź było w procesie zielonej certyfikacji.
3
Dla nas inteligentne biuro to biuro elastyczne,
które korzysta zarówno z technologii, oraz
poprzez optymalizację wykorzystania powierzchni
przyczynia się do redukcji kosztów operacyjnych,
jednocześnie oferując nową jakość środowiska
biurowego. Szacujemy, że obecnie w Polsce
w systemie Elastycznego Biura działa od 3 do 5
proc. najemców (wielu z nich w odniesieniu do
jedynie niewielkiej części zespołu), ale zmiana
filozofii myślenia o pracy biurowej znajduje coraz
większą liczbę zwolenników. Na czym polega
ta zmiana? Na głębokiej redefinicji pracy oraz
podniesienia znaczenia kolaboracji. Samo biuro
staje się nośnikiem tej zmiany, ale jej przyczyny
leżą dużo dalej i są związane z zachodzącą zmianą
pokoleniową pomiędzy generacją X i Y – przy
czym to członkowie tej ostatniej są pierwszym
pokoleniem wychowanym przez Internet.
BiUrO staJe się nOśnikiem Zmiany
To właśnie stosunek do informacji leży
u podstaw nowej koncepcji biura. Z punktu
widzenia architekta, to całkowicie zmienia logikę
projektową. Do niedawna biura tworzone były
w oparciu o obieg i tworzenie dokumentów
papierowych, co determinowało nie tylko fizyczne
sąsiedztwo (osoby i działy były lokowane tak, aby
ten fizyczny obieg zoptymalizować i uprościć),
ale też funkcjonalność samego stanowiska pracy,
na którym musiało być zapewnione miejsce
do przechowywania papierów. To podejście
raptownie się zmienia wraz ze wzrastającymi
stOsUnek DO inFOrmaCJi
4
możliwościami elektronicznej archiwizacji,
dzięki której jedynymi wartymi przechowywania
w formie papierowej są tylko umowy i inne
oznaczone dokumenty, które istnieją w jednym
egzemplarzu (np. jako odpisane kopie). Wszystkie
inne mogą być wyparte przez ich elektronicznie
zarejestrowane wersje.
W przeciwieństwie do papierowego,
zdygitalizowany obieg informacji potrzebuje
warunków do jej przetworzenia, a nie wytworzenia
i przechowywania. Stanie się to jeszcze bardziej
istotne w nadchodzącej kolejnej rewolucji
związanej z wykorzystaniem Big Data. Wyciągniecie
wniosków z informacji staje się ważniejsze od ich
obróbki, którą lepiej od nas zajmują się maszyny.
Dlatego w środowisku biurowym na pierwszy plan
wychodzą te funkcjonalności, które wspierają
kreatywność.
Z kolei schodzą na dalszy plan tak dominujące
elementy biura jak stanowisko pracy oraz systemy
przechowywania. Przy czym oczekujemy, że na
razie jeszcze powolny proces zanikania stałych
stanowisk pracy będzie coraz bardziej przyspieszał
na rzeczy nowych typologii wspierających pracę,
ale rozumianą inaczej niż dotychczas.
5
Jak ma wyglądać i działać przestrzeń dedykowana
pracy w czasach, gdy technologie oraz sama
praca zmieniają się szybciej niż trwa typowy
okres najmu powierzchni, który na rynku
polskim przeciętnie wynosi pięć lat? Przede
wszystkim powinno uprzedzać tę zmianę, czyli
być „zabezpieczone przed przyszłością” (ang.
future-proof), co w praktyce oznacza wpisywanie
się powierzchni biurowej w różne możliwe
w przyszłości scenariusze działania firmy. Dlatego
rozmawiając z naszymi klientami o ich potrzebach
staramy się nie tylko przygotować powierzchnię
odpowiednia do stanu obecnego organizacji, ale
też wkalkulować to bądź wygenerować zmianę
organizacyjną. Dobrzy menadżerowie wiedzą jak
działa i jak powinna działać ich organizacja, dzięki
naszej pomocy są w stanie wykorzystać zmianę
lokalizacji do zmiany sposobu jej funkcjonowania.
Innymi słowy, inteligentne biuro wspiera
zespół który w nim pracuje w jak najlepszym
realizowaniu nowych funkcji związanych z pracą.
Jak UODpOrniĆ BiUrO na prZysZłOśĆ?
Jak w praktyce wygląda proces tworzenia
Elastycznego Biura? Jak wszystkie dobre produkty,
inteligentne biuro powstaje w wyniku pracy
zespołu. Na pierwszym etapie niezbędna jest dobra
współpraca menadżera i architekta w roli doradcy,
którzy wspólnie stworzą nową wizję dla firmy –
jej nowy, pożądany model operacyjny. Strategia
środowiska pracy oferuje zestaw narzędzi ilościowych
i jakościowych wspierających ten proces, ale jego
wynik końcowy – rozumiany jako zakres planowanej
zmiany – jest zawsze inny. Mając określony pożądany
model działania oraz prognozę wielkości zespołu,
w następnym kroku należy określić zapotrzebowanie
danej organizacji na powierzchnię – które uwzględni
zarówno cechy pożądanej lokalizacji, charakterystykę
budynku, jak również definiuje optymalny lokal,
uwzględniając przy tym swoje możliwości finansowe.
Do zdefiniowania samej powierzchni bura bardzo
przydatnym narzędziem jest BluePrint, czyli
szkic układu funkcjonalno-przestrzennego, który
określa najważniejsze dla klienta relacje pomiędzy
elementami przyszłego biura. Wyposażony w taką
informację pośrednik szuka dostępnych powierzchni.
Po znalezieniu kilku odpowiednich lokali architekci
budynkowi, na podstawie przygotowanych przez
doradców najemcy wskazówek, projektują wstępne
aranżacje powierzchni – które stanowią podstawę
dla klienta do podjęcia końcowej decyzji o lokalizacji.
Po zawarciu umowy i sfinalizowaniu koncepcji
następuje etap realizacji nowej aranżacji. Project
manager, którego rola we wcześniejszych fazach
projektu polegała na strategicznym doradztwie
technicznym, staje się liderem na etapie wykańczania
powierzchni. Równolegle z fizycznymi pracami
na nowej powierzchni powinny rozpocząć się
miękkie działania wprowadzające pożądaną zmianę
prOCes tWOrZenia W praktyCe
w zespole. Aby nowość została zaakceptowana,
wdrożona i utrwalona trzeba ją pielęgnować jak
Mały Książę swoją różę – przede wszystkim poprzez
komunikację z osobami, których planowana zmiana
dotyczy. Warunkiem powodzenia jest przekonanie
innych do modyfikacji dotychczasowego podejścia
oraz podjęcia wspólnego wysiłku nad eliminacją
złych przyzwyczajeń. Przykładem może być tutaj
znowu papierowy obieg dokumentów – co prawda
zanika on już w kontaktach pomiędzy firmami,
ale w wielu organizacjach nadal ma się dobrze
poprzez utrwalone wewnętrzne nawyki i procedury
związane z drukowaniem i przekazywaniem sobie
papierowych kopii kolejnych wariantów opracowań.
Czy Elastyczne Biuro zajmuje mniej miejsca?
Przynajmniej na początku pod względem ilości
powierzchni na użytkownika najczęściej pozostaje na
poziomie zbliżonym do typowego biura, które dzisiaj
na polskim rynku określa się proporcją 70:30, gdzie
70 proc. stanowią powierzchnie otwarte typu open
space, a pozostałe 30 proc. zajmują gabinety oraz
pomieszczenia wspierające – sale konferencyjne,
pokoje spotkań i pomieszczenia do magazynowania.
Jednak w odróżnieniu od biura tradycyjnego,
w którym wszyscy użytkownicy mają na stałe
przypisane stanowiska pracy, w elastycznym systemie
pracy większość pracowników dzieli się biurkami –
których od początku jest mniej niż użytkowników.
Zwykle łatwym do osiągnięcia wyjściowym
poziomem elastyczności jest około 80-90 proc.,
czyli osiem–dziewięć biurek na każdych dziesięciu
użytkowników. Natomiast w miarę uczenia się nowej
kultury pracy przez zespół wskaźnik elastyczności
spada, czyli zwiększa się liczba użytkowników na
stanowisko.
Z badań CBRE wynika, że przy odpowiednio
rozwiniętych funkcjach wspierających nawet dla
stacjonarnego zespołu wskaźnik elastyczności może
wynosić około 75 proc.
ta sama pOWierZChnia, WięksZa elastyCZnOśĆ
Czy istnieją jakieś ograniczenia dla poziomu
elastyczności? Raczej nie, natomiast możliwości
uelastycznienia pracy zależą przede wszystkim
od rodzaju działalności. Na przykład warszawski
zespół CBRE, złożony głównie z pośredników oraz
innych wyspecjalizowanych usługodawców często
pracujących poza siedzibą biura, już teraz osiąga
poziom 65 proc. (czyli uśrednione 6,5 stanowiska
na każdych dziesięciu użytkowników), jest liderem
pośród podobnych mu firm. Natomiast sami
pracujemy z klientami, których mobilne zespoły
sprzedażowe wykorzystują stanowiska pracy na
poziomie 20–30 proc. Zwykle w jednej organizacji
można znaleźć pracowników na stałe związanych
ze swoim stanowiskiem (np. na recepcji) jak
i wysoce mobilnych użytkowników którzy tylko do
konkretnych zadań potrzebują krzesła i biurka.
BeZ OgraniCZeń
Jak działa biuro bez stałych stanowisk pracy?
Zmienia się zarówno jego funkcja jak i forma.
Uwolniona od typowych biurek powierzchnia może
dostarczyć innych funkcjonalności potrzebnych jej
użytkownikom. Typologie wspierające elastyczny
model pracy płynnie przechodzą od funkcjonalności
wspierających pracę indywidualną, poprzez grupową
do zespołowej oraz od wyizolowania (niezbędnego
do realizacji zadań wymagających skupienia) do
pełnej ekspozycji. Kolejnym wymiarem definiującym
jest poziom formalności: od frontowych, związanych
z recepcją części biura stanowiących wizytówkę
firmy do części zapleczowych (ang. Back Office),
których nieformalny charakter jest najlepiej czytelny
w pomieszczeniach wypoczynku i rekreacji.
nOWa FUnkCJa i FOrma
Jest różnorodne. Wspieranie pracy polegającej na
aktywności polega na umożliwieniu dostosowania
otoczenia do wykonywanego w danej chwili
zadania. Jego głównym założeniem jest mobilność
wewnętrzna, czyli możliwość korzystania z różnych
części biura. Zasobem wspólnie wykorzystywanym
są nie tylko sale spotkań, ale też pokoje pracy
cichej, budki telefoniczne, pokoje projektowe,
nieformalne miejsca pracy, wyposażone w miękkie
siedziska czy bar (niekoniecznie tylko kawowy).
Przy czym infrastruktura dzielona przez cały zespół
jest inkluzywna: oferuje praktycznie takie same
możliwości jej wykorzystywania pracownikowi
szeregowemu jak i menadżerowi całego zespołu.
Natomiast w rzeczywistości każdy z pracowników
korzysta z elastycznego biura inaczej, w zależności
od własnych potrzeb.
Jak WygląDa elastyCZne BiUrO?
Oprócz swobody, jaką daje jego użytkownikom,
Elastyczne Biuro wspiera rozwój biznesu
umożliwiając szybki wzrost zespołu. W tradycyjnym
podejściu każdemu nowemu zatrudnionemu
przypisane zostaje nowe stanowisko pracy –
którego wytworzenie, według badań CBRE
zaprezentowanych w raporcie „Fit-out cost guide”,
kosztuje co najmniej 2 700 euro (nie wliczając w to
kosztów użytkowania). Natomiast w elastycznym
koncepcie w pewnych granicach można powiększać
zespół bez dodatkowych wydatków na aranżację,
jedynie wpływając na poziom wykorzystania biura.
Na przykład przy elastyczności na poziomie 80
proc. zespół 100 osób potrzebuje 80 biurek. Ten
sam zespół, jeśli tylko poprawi swoją elastyczność
zmniejszając ją do 70 proc. może powiększyć się o 14
nowych bez żadnych zmian (i kosztów) związanych
z re-aranżacją. Taka swoboda w kształtowaniu
wielkości zespołu znosi część barier rozwojowych
i przekłada się na realne wyniki biznesowe, czego
świetnym przykładem jest zespół CBRE.
CO DaJe elastyCZne BiUrO?
•
Karina KrejaAssociate Director CBRE Sp. z o.o.Karina Kreja jest dyplomowanym architektem i rzeczoznawcą majątkowym (licencja nr 5543) z wieloletnim doświadczeniem doradczym. W latach 2001–2004 na Wydziale Architektury Politechniki Warszawskiej prowadziła projekty badawcze polegające na analizie przestrzeni wspólnych w centrach handlowych oraz budynkach biurowych. Karina opracowywała nowatorskie metodologie jak i prowadziła badania wykorzystania przestrzeni prywatnie zarządzanych i publicznie udostępnianych przestrzeni, zarówno w Polsce jak i Wielkiej Brytanii. Od 2004 roku JLL zajmowała się warszawskim rynkiem biurowym, między innymi była główną specjalistką, której analizy i konkluzje doprowadziły do podziału warszawskiego rynku biurowego na znane dzisiaj obszary. Następnie przez trzy lata pracowała w londyńskim oddziale JLL jako badacz rynków wschodzących, identyfikując zjawiska idiosynkratyczne i charakterystyczne dla tych rynków. Od ponad pięciu lat pracuje w warszawskim oddziale CBRE, gdzie w dziale Doradztwa Budowlanego jest Liderką Strategii Środowiska Pracy.
AUTOR
CBre sp. z o.o.CBRE to największa na świecie firma doradcza i inwestycyjna działająca w sektorze nieruchomości komercyjnych (pod względem przychodów za rok 2013), a także jedna z 500 wiodących firm świata według rankingów magazynu Fortune oraz agencji ratingowej Standard & Poor’s. CBRE, z siedzibą główną w Los Angeles, zatrudnia około 44 000 pracowników i obsługuje inwestorów, właścicieli oraz najemców nieruchomości w ponad 350 biurach na całym świecie (nie wliczając firm stowarzyszonych i partnerskich). Zakres usług świadczonych przez CBRE obejmuje: doradztwo strategiczne w zakresie inwestycji i wynajmu, usługi korporacyjne, usługi zarządzania nieruchomościami oraz projektami, administrację firm, bankowość hipoteczną, wyceny, usługi deweloperskie, usługi zarządzania inwestycjami oraz usługi konsultingowe i analityczne.
kontakt:adres: Rondo 1, 00-124 Warszawatel.: +48 22 544 8000e-mail: warsawoffice@cbre.comwww.cbre.com
12
Przeglądając broszury nowych projektów biurowych, coraz częściej spotykamy się z określeniem inteligentne biuro.
Co tak naprawdę oznacza to określenie i jakie korzyści przynosi użytkownikom powierzchni?
Starając się zbudować inteligentne biuro, należy pamiętać przede wszystkim o nowoczesnej technologii. Ciekawym
rozwiązaniem jest zastosowanie systemu NFC. Dzięki niemu możemy zarezerwować salę konferencyjną, czy uzyskać dostęp do
biura za pomocą smartfona. Dodatkową funkcjonalnością NFC może być między innymi zmiana temperatury w pomieszczeniu
również za pomocą telefonu. Inną nowością jest stosowanie na parkingu systemu sczytywania numerów tablic rejestracyjnych,
który umożliwia wyeliminowanie szlabanów i utrudnień przy wjeździe do budynku.
Inteligentne biuro oferuje ergonomiczną powierzchnię najmu. Obejmuje to zarówno aspekt podziału
powierzchni na strefy związane z potrzebami pracowników i organizacji, jak i wygodne meble, ekologię i oszczędność
energii czy odpowiednie wyciszenie powierzchni. Ważnymi miejscami w biurze są sale konferencyjne. Zastosowanie
odpowiedniego rzutnika wyklucza chociażby problem przysłaniania wyświetlanego obrazu przez osoby prezentujące materiał.
Wydajna klimatyzacja stale kontrolująca temperaturę oraz wilgotność powietrza zapewnia komfort przebywania w sali
konferencyjnej. Zastosowanie odpowiedniego oświetlenia ma natomiast duży wpływ na postrzeganie kolorów czy karnacji
osób obecnych przez zewnętrznych uczestników wideokonferencji.
Równie ważnym elementem jest odpowiednie przeszkolenie użytkowników powierzchni, aby potrafili efektywnie z nich
korzystać. Jednocześnie należy pamiętać, aby skupiać się na potrzebach najemców. Rozwiązania powinny być dopasowane do
użytkowników. Próby narzucenia niechcianych rozwiązań są skazane na niepowodzenie.
inteligentne BiUrO, CZyli…
Piotr Capiga
Dział powierzchni biurowychCushman & Wakefield
KOMENTARZE
13
rOZWiąZania, które ODmienią praCę
Mariusz Aleksandrowicz
dyrektor w Dziale Zarządzania Projektami, JLL
Inteligentne biuro to takie, które w jakiś sposób, poprzez aranżację i dobór odpowiednich narzędzi wspomaga najemcę
w jego procesach biznesowych, czyli ułatwia codzienną pracę, a jednocześnie sprzyja optymalizacji kosztów i dbałości
o środowisko naturalne.
Do takich inteligentnych rozwiązań należą np. zaawansowane systemy oświetlenia, które dostosowują natężenie do warunków
na zewnątrz – im ciemniej na zewnątrz, tym jaśniej w biurze. Światła mogą również automatycznie włączać i wyłączać strefowo,
w zależności od zwyczajów pracowników. System automatycznie wyłączy światło w nieużywanych pomieszczeniach, a zostawi
je włączone w strefach, w których pracuje się dłużej. Warto zastosować również nowoczesne systemy klimatyzacji i wentylacji,
które np. badają poziom dwutlenku węgla w salach konferencyjnych i dostosowują do tego swoją moc.
Coraz częściej w biurach wdraża się koncepcję nowoczesnego środowiska pracy. Liczy się elastyczność przestrzeni i możliwość
jej aranżacji w zależności od potrzeb firmy, która daną powierzchnię użytkuje. Pomogą w tym na pewno przesuwne, rozkładane
meble, systemy ścian mobilnych (także tych przeszklonych), które sprzyjają samodzielnemu kreowaniu powierzchni. Istotne
są zarówno podniesione podłogi, jak i podwieszane sufity, które nie tylko maskują przewody i instalacje, ale mogą kreować
akustykę pomieszczenia i stanowią istotny element dekoracyjny.
Jest również szereg rozwiązań technologicznych, które ułatwiają codzienną pracę użytkowników biur. Należą do nich
m.in. zintegrowane systemy kontroli i planowania, zarządzające kontrolą dostępu do biura poprzez np. wysyłanie gościom
jednorazowego kodu dostępu do biura, umożliwia
top related