Iratkezelés ellenőrzése, az ellenőrzés részletes feladatai
Post on 10-Jan-2016
32 Views
Preview:
DESCRIPTION
Transcript
Iratkezelés ellenőrzése, az
ellenőrzés részletes feladatai
Dr. Kenyeres István Budapest Főváros Levéltára főigazgató
Belső Ellenőrök Társasága
II. SZAKMAI KONFERENCIA
2014. február 24.
Amiről szó lesz
• Az iratkezelés ellenőrzésének jogi háttere
• Az iratkezelés ellenőrzésének menetrendje, szempontjai
Jogszabályok
• 1995. LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről (Levéltári törvény – Ltv.)
• 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeleta közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről
• 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverrel szemben támasztott követelményekről
• 2001. XXXV. törvény az elektronikus aláírásról
• 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól
• 83/2012. (IV. 21.) Korm. Rendelet a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról
• 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról
Iratkezelés ellenőrzése
• Szabályozott-e?
• Rendelkezésre állnak-e az iratkezelés szabályozásához szükséges szabályzatok, dokumentumok?
• Jogszabályoknak megfelelők-e a szabályzatok?
• Az iratkezelés a szabályzatoknak megfelelőn működik-e?
Szabályozás
Az iratkezelés akkor szabályozott, amennyiben létezik
• jóváhagyott,
•a jogszabályoknak megfelelő,
•folyamatosan aktualizált
iratkezelési szabályzat (ISz) és annak részeként irattári terv (IT).
Egyéb, iratkezeléssel összefüggő szabályozási dokumentumok
• Szervezeti és Működési Szabályzat
• A szerv vezetője a szerv szervezeti és működési szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. (Ltv. 3. § (3))
• Ügyrend
• szignálás, kiadmányozás stb.
• elektronikus aláírás rendje
• Irattári ügyrend
• Bélyegzőhasználati szabályzat
Egyéb, iratkezeléssel összefüggő szabályozási dokumentumok
• Informatikai szabályzat• az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságai
• az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok szabályozása
• a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartása
• üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények
• Adatmentés rendje, felelősei
• Naplózás, hozzáférések szabályozása, dokumentálása
• Adatvédelmi szabályzat
ISz megfelelősége
• Közfeladatot ellátó szervek esetében az Isz akkor megfelelő, amennyiben szerkezete, tartalma megegyezik a 335/2005. Korm. Rend.-ben foglaltaknak
vagy
• Egyéb, szabályozott módon kerül kiadásra
• Rendelet útján
• Felügyeleti szerv útján
ISz kiadása az Ltv. alapján - 10. §
• Egyedi iratkezelési szabályzatot ad ki:
• a) a közfeladatot ellátó szerv az illetékes közlevéltárral egyetértésben,
• b) a központi államigazgatási szerv a Magyar Nemzeti Levéltárral, az illetékes szaklevéltárral és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben,
• c) az önkormányzati hivatal számára a jegyző (főjegyző) a Magyar Nemzeti Levéltárral és megyei kormányhivatallal egyetértésben, fővárosi önkormányzatok esetében Budapest Főváros Levéltárával és a fővárosi kormányhivatallal egyetértésben.
ISz kiadása az Ltv. alapján - 10. §
• Egységes iratkezelési szabályzatot ad ki:
• a) a szakmai irányítást ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője • a területi államigazgatási szervek, a Magyar Honvédség, valamint a rendvédelmi szervek - kivéve a polgári nemzetbiztonsági
szolgálatok - részére a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, a Magyar Nemzeti Levéltárral és az illetékes szaklevéltárral egyetértésben,
• b) az Országos Bírósági Hivatal elnöke a bíróságok,
• a legfőbb ügyész az ügyészségek részére a Magyar Nemzeti Levéltárral egyetértésben,
• c) az igazságügyért felelős miniszter • a közjegyzők és bírósági végrehajtók, valamint ezek kamarái,
• az igazságügyi szakértői tevékenység végzésére feljogosított természetes személyek és gazdasági társaságok, igazságügyi szakértői intézmények, hatósági tolmácsok, hiteles szakfordítók és büntető ügyekben közvetítői tevékenységet végző ügyvédek tekintetében a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben.
ISz kiadása az Ltv. alapján - 10. §
• (3) A központi államigazgatási szervek valamint a területi államigazgatási szervek, a Magyar Honvédség, valamint a rendvédelmi szervek ISz-eit a szakmai irányítást ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője egységes iratkezelési szabályzatban is kiadhatja.
• (4) A szakmai irányítást ellátó miniszter az állami és helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja részére a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben egységes iratkezelési szabályzatot vagy egyedi iratkezelési szabályzatuk mellékletét képező egységes irattári tervet ad ki.
• (5) Az önkormányzati hivatal számára a helyi önkormányzatokért felelős miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel és a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben egységes irattári tervet ad ki.
• (6) A jogi személyiséggel rendelkező önkormányzati társulás, az önkormányzatok többcélú kistérségi társulása a társulási megállapodásban foglalt esetben rendelkezik az iratkezelés szabályozásáról.
ISz évenkénti felülvizsgálata
• A közfeladatot ellátó szervek iratkezelési szabályzatait évente felül kell vizsgálni és szükség esetén módosítani kell. (Ltv. 3. § )
• Az irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi, melyet évente felül kell vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv (szervek) feladat- és hatáskörében bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell.
ISz formai követelmények ellenőrzése
• Az ISz az Ltv-nek megfelelő módon került-e kiadásra?
• Kiadmányozott-e a szabályzat?
• Rajta van-e a levéltár és a kormányhivatal záradéka?
• Amennyiben elektronikus iktatási rendszert határoz meg az ISz, megvannak-e az ehhez kapcsolódó szabályzatok?
• A használt elektronikus iratkezelési szoftver rendelkezik-e a a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverrel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet szerinti tanúsítvánnyal?
• Ismert-e az ISz az iratkezelésben közreműködők előtt? (Megismerési nyilatkozat.)
ISz tartalmi ellenőrzése
• Iratkezelés rendje
• Szervezeti keretek – központi, osztott vagy vegyes iktatás
• Biztosított-e, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható-e?
Iratkezelési folyamatok ellenőrzésének főbb területei
• Küldemények átvételének rendje
• Postabontás
• Érkeztetés
• Iktatás
• Iktatókönyv lezárása, hitelesítése
• Ügyintézés
• Kiadmányozás
• Irattározás
• Kölcsönzés
• Selejtezés vagy levéltárba adás
ISz tartalmi ellenőrzése
• Iratkezelési Szoftver ellenőrzése – fenti folyamatok szúrópróba szerinti ellenőrzése
• Papír alapú iktatás esetén iktató- és mutatókönyvek szúrópróba szerinti ellenőrzése
ISz tartalmi ellenőrzése - Ügyiratok szúrópróba szerinti ellenőrzése
• Iratborító van-e?
• Iktatott-e az irat?
• Megtalálható-e az iktatószám az ügyiratborítón?
• Érkezető- és iktatóbélyegző található-e az iraton?
• Mellékletek nyilvántartása, megléte?
• Ügyintéző kijelölésre került-e?
• Kiadmányozás szabályszerű-e?
• Határidő megállapításra került-e?
• Irattári tételszám van-e az iratborítón?
• Irattárazásra vonatkozó adatok kitöltésre kerültek-e?
ISz tartalmi ellenőrzése - Ügyiratok szúrópróba szerinti ellenőrzése -
Elektronikus iratok kapcsán elvégzendő ellenőrzések
• Az elektronikus iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni és az ellenőrzés tényét az iktatásban rögzíteni kell.
• Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet.
• Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. • A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni:• a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, • a fájlnevét, fájltípusát, • rendelkezik-e elektronikus aláírással és • az adathordozó paramétereit.
• Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.
ISz tartalmi ellenőrzése - Ügyiratok szúrópróba szerinti ellenőrzése -
Elektronikus iratok kapcsán elvégzendő ellenőrzések
• A papír alapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok ellenőrzése
• Elektronikus iratok kísérőlapja megvan-e?
• Olvasható-e az elektronikus irat?
• Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak automatikusan megküldi-e a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát)?
• Eat. szerinti kiadmányozás ellenőrzése
• Mentések megléte
Irattári feladatok ellenőrzése
• Irattár formai ellenőrzése
• Elhelyezés, technikai és szakmai követelményeknek való megfelelőség vizsgálata
• Kézi irattárak – szakszerű megőrzés feltételei adottak-e? (Elhelyezés, jogszabályoknak megfelelő hozzáférés, adatvédelem)
• Központi irattár
• Irattár(ak) állapota, légnedvesség és hőmérséklet mérése, dokumentálása, savmentes dobozok használata (szakmai követelmények betartásának ellenőrzése)
Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok
• Ügyiratok ISz szerinti irattári átadásának ellenőrzése
• ISz szerinti határidők betartása
• Átadási jegyzékek megléte
• Irattári elhelyezés - raktári jegyzékek megléte, IT szerinti megőrzés megléte (tételek megléte, elkülönítése)
Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok
• Iratok belső és külső kölcsönzése rendjének ellenőrzése
• A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni – van-e nyilvántartás?
• Kölcsönzés SZMSZ-ben vagy ügyrendben meghatározott jogosultságok alapján történhet. - Ellenőrizendő
• Papír alapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. – Ügyiratpótló lap megtekintése
• Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. - Naplózás megtekintése.
Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok - selejtezés ellenőrzése
• Az ISz és az IT szerint selejtezéseket elvégzi-e rendszeresen a szerv?
• Selejtezési bizottságot létrehoznak-e? Annak összetétele megfelel-e a jogszabályi követelményeknek? (Legalább 3 tag, a selejtezést végzők nem lehetnek a bizottság tagjai.)
• A selejtezést az ISz-nek és a jogszabályoknak megfelelő módon hajtják-e végre?
Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok - selejtezés ellenőrzése
• Selejtezési jegyzőkönyvek szúrópróba szerinti ellenőrzése
• Formai követelmények
• Iktatott irat, bizottság tagjainak aláírásával
• Tartalmilag megfelel-e a jogszabályoknak (selejtezés alá vont iratok évkörének, tételeinek megnevezése, adott esetben mennyisége)
• Levéltári jóváhagyás meglétének vizsgálata – záradék megléte
Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok -levéltári átadás
• A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni.
• A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni.
• Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni.
• Ellenőrzés:
• Az ISz és IT szerinti szabályok és határidők szerinti levéltári átadás ellenőrzése a fentiek alapján
• Átadás-átvételi jegyzékek szúrópróba szerinti ellenőrzése
Köszönöm a figyelmet!
top related