Improve productivity part 1

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Meningkatkan produktifitas(Industri Manufaktur – Produksi)

Bagian 1Metodologi Six Sigma

Bahtiar Yulianto

April 2014

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Bagaimana anda mengartikanproduktifitas dan peningkatan

produktifitas ?

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Produktifitas dalam industri manufaktur

• Produktifitas secara sederhana merupakan perolehan output (melalui sebuah proses)

terhadap input yang melibatkan sumber daya manusia (tenaga kerja), mesin dan

sumber daya pendukung (energi, lingkungan) dalam ukuran waktu tertentu.

• Produktifitas meliputi aspek kualitatif (kondisi lingkungan kerja yang mendukung

produktifitas) dan aspek kuantitatif (dapat diukur secara teknis dan menjadi landasan

untuk melakukan usaha peningkatan produktifitas).

• Aspek kualitatif : budaya kerja, kerja sama, kualitas kerja, lingkungan kerja, etika

kerja.

• Efisien (melakukan segala hal dengan benar) dan efektif (melakukan hal yang benar)

adalah sumber dari produkfititas.

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Bentuk peningkatan produktifitas

• Peningkatan produktifitas :

Peningkatan volume output dengan input yang sama dengan tetap

memenuhi standar spesifikasi kualitas produk yang sudah ditentukan.

Mengurangi volume input dengan perolehan volume output yang sama.

• Pendekatan peningkatan produktifitas :

- Investasi dengan nilai tertentu untuk memperbarui peralatan, modernisasi

peralatan atau melalui penggunaan teknologi baru.

- Pendekatan manajerial yang lebih baik.

- Perbaikan aspek kualitatif yang mendukung peningkatan perolehan

output.

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Mengidentifikasi kebutuhan peningkatan

produktifitas

• Mengidentifikasi produk atau proses yang akan dijadikan sebagai objekproject

• Memastikan ketersediaan sumber daya yang dibutuhkan selamapelaksananaan project

• Membahas kepentingan project dengan manajemen/atasan mencakuptarget, kapan harus diselesaikan, siapa saja yang akan terlibat dan akanmembantu terlaksananya project ini, sumber daya apa saja lainnya yang tersedia atau sumber daya yang harus direncanakan keberadaannya danlain-lain.

• Secara detail harus jelas dan konkrit dituangkan dalam dokumen project. Bila perlu didiskusikan juga bentuk apresiasi perusahaan kepada project leader dan project member bila project tercapai dan sukses berkelanjutan.

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Apakah kondisi di perusahaananda kondusif bagi anda

melakukan sebuah project peningkatan produktifitas ?

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Merencanakan kesuksesan sebuah project

peningkatan produktifitas

• Waktu tersedia mencukupi untuk menyelesaikan project

• Sumber daya tersedia

• Dukungan yang kuat dari manajemen

• Berkaitan erat dengan kebutuhan riil bisnis

• Bagian dari pekerjaan anda

• Mendapatkan dukungan penuh dari pemilik proses

• Pencapaian dapat dikonversikan terhadap rupiah

• Tersedianya data yang valid (data saat ini dan data

lampau)

• Metodologi Six Sigma dapat diaplikasikan

• Tidak membutuhkan biaya yang besar

• Memungkinkan dapat diselesaikan dalam waktu < 6 bulan

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Setiap project difokuskan kepada proses

yang menghasilkan produk

• Bahan/Input meliputi

- Material

- Kontrol/pengendalian

- Mesin

- Informasi

- Karyawan

- Waktu

• Proses

Mencampurkan/mensinergikan kelima bahan diatas

• Hasil/Output meliputi

Sesuatu yang dapat diukur dan menggambarkan sukses tidaknya

proses yang dijalankan. Umumnya standar kesuksesan berupa standar

kualitas/mutu dari produk (output).

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Apakah ANDA dan TIM ANDA siap memulai sebuah project peningkatan produktifitas?

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Bagaimana proses berjalan ?

• Pemetaan proses sangat penting untuk dilakukan

dimulai dari awal penerimaan material dari

bagian logistik Raw Material hingga serah terima

produk ke logistik Finished Good.

• Process Mapping dilakukan untuk setiap

divisi/bagian yang ada di produksi sebagai

contoh : bagian formulasi, bagian proses

intermediate (in process), bagian packing,

bagian labelling.

• Perjalanan material sejak incoming (penerimaan)

hingga delivery (pengiriman) yang ditunjang oleh

fasilitas yang sejak awal dibangun/didesain

mengikuti “logical flows” akan berperan besar

dalam kemudahan pembuatan peta proses.

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Bagaimana proses berjalan ?

• Apa saja yang menjadi input (sumber

daya/material) dari proses-proses tersebut, siapa

sebagai supplier, proses apa yang berjalan,

output, dan siapa sebagai customer nya.

• Teknik Voice of Customer (VOC) dapat

digunakan untuk process mapping ini.

• Lakukan brainstorming dengan tim untuk

mengidentifikasi input yang kritikal terhadap

kualitas dan produktifitas proses.

• Lakukan validasi kebenaran peta proses ini.

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Peta proses dan project scope

• Lihat kembali peta proses yang sudah anda buat.

• Bandingkan dengan scope project anda

• Kembali lakukan diskusi dengan process owner danatasan anda, untuk memastikan project scope danpeta proses sudah sesuai dan benar.

• Bilamana ada perubahan, sampaikan dan bila perludapatkan persetujuan dari process owner dan atasananda untuk melakukan perubahan.

• Saat pembuatan atau review process map/petaproses ini, tidak disarankan anda atau tim melakukan“lompatan” berupa identifikasi solusi daripermasalahan. Harus dititikberatkan pada usahamengidentifikasi secara detail proses utama danproses-proses pendukungnya (sub process).

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Peta proses dan project scope

• Umumnya peningkatan produktifitas di industrimanufaktur akan mengolah data continue (data yang bisa diukur).

• Setiap proses mempunya variasi.

• Tugas anda dan tim mengidentifikasi setiap Y (fungsiproses) dan variable-variable (X – process predictor) didalamnya yang mempengaruhi hasil proses.

• Selanjutnya memilih Y mana saja yang kritikalterhadap project.

• Beberapa tool yang dapat digunakan untukmengkonversikan CTQ (Critical to Quality) menjadi Y : Process mapping, Quality Function Deployment (QFD), Cause and Effect Matrix, Failure Mode & Effects Analysis (FMEA) dan Tree Diagrams

(Lebih detail akan dibahas secara terpisah)

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Performance Standard

• Menentukan Unit, Opportunity, dan Defect.

• Unit : segala sesuatu yang diproduksi

• Opportunity (peluang) : Segala sesuatu yang

anda periksa, ukur, uji yang mengandung

kemungkinan untuk memenuhi atau tidak

terhadap standar kualitas/mutu yang ada.

• Defect : Apapun yang ada dalam proses atau

produk yang tidak memenuhi performance

standard yang sudah ditetapkan untuk Project Y.

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Performance Standard

Dalam penentuan unit, opportunity dan defect ada

beberapa pertanyaan yang dapat membantu anda :

• Apakah defect tersebut bebas?

• Apakah defect ini penting bagi customer?

• Apakah jumlah opportunity per unit

menggambarkan kompleksitas dari produk atau

proses anda?

• Apakah anda hanya menghitung peluang yang

cukup mungkin terjadi dan peluang yang benar-

benar sudah teruji?

• Sudahkan anda mempertimbangkan sudut

pandang customer?

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Project Data Collection Plan

• Anda perlu membuat rencana strategi

pengumpulan data yang anda butuhkan dalam

project.

• Project Data Collection Plan ini membantu anda

memastikan sumber data yang ada digunakan

secara efektif mengumpulkan data kritis yang

menentukan sukses tidaknya project.

• Optimalkan tim anda untuk mendukung proses

pengumpulan data, meskipun bisa jadi anda sendiri

dapat melakukannya (jika sumber data tersedia,

data sudah valid, dan keberadaan sumber data

mudah diakses).

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Project Data Collection Plan

Tahapan PDCP :

• Tahap 1 : Menetapkan obyektif dari pengumpulan

data

• Tahap 2 : Memutuskan data yang akan diukur

• Tahap 3 : Menetapkan bagaimana bentuk

pengukuran yang akan dilakukan

• Tahap 4 : Menetapkan siapa yang akan melakukan

pengukuran/pengumpulan data

(Lebih detail akan dibahas secara terpisah)

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Measurement System Analysis

• Measurement System Analysis (MSA)

merupakan metodologi untuk mendapatkan

kuantitas besarnya variasi yang disebabkan

oleh pengukuran. Pemahaman mengenai MSA

akan membantu untuk mengurangi variasi

proses.

• Tidak sesederhana yang dibayangkan untuk

mengamati variasi yang muncul dari proses dan

variasi yang muncul akibat sistem pengukuran.

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Measurement System Analysis

• Tahapan MSA :

Tahap 1 : Menentukan sumber potensi

munculnya variasi pengukuran

Tahap 2 : Memilih tool analisa yang tepat

untuk mengetahui besarnya variasi yang

ditimbulkan oleh sistem pengukuran.

Tahap 3 : Menetapkan sistem

pengukuran

(Lebih detail akan dibahas secara terpisah)

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Historical Data

• Historical data sebaiknya dapat diperoleh dan

dihimpun dari beberapa sumber data.

• Namun, harus hati-hati khususnya terhadap

akurasi data tersebut. Berdasarkan pengalaman,

bahwa kebenaran dan akurasi data akan

menentukan kesuksesan sebuah project dan tidak

semua organisasi/perusahaan mempunyai

perhatian dan komitmen yang kuat terhadap

kebenaran data-data yang ada. Kadang

ditemukan data merupakan hasil rekayasa,

bukan data aktual yang diperoleh dari

pengukuran/pencatatan nilai yang nampak di

display mesin.

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Historical Data

• Beberapa jenis bias akurasi data dapat sajaterjadi.

• Untuk alasan inilah pengumpulan data baru darisebuah project menjadi sangat penting untukdilakukan

• Lakukan review kembali dan modifikasi (jikaperlu) pada Project Data Collection Plan (PDCP) agar perubahan yang dihasilkan dari MSA dapatterakomodasi.

• Membutuhkan biaya untuk melakukanpengumpulan data, untuk itu pastikan PDCP disusun secara logis, metode dan tool yang digunakan valid.

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Data untuk project

• PDCP dimuat dalam sebuah template khusus. Data

keseluruhan yang dikumpulkan akan menjadi

baseline performance untuk project. Setiap

data/informasi selanjutnya akan dianalisa lebih jauh

pada langkah berikutnya.

• Data merupakan fondasi bagi metodologi Six Sigma.

Data yang anda kumpulkan diperlukan untuk

menilai seberapa besar kapabilitas proses.

• Dengan mengumpulkan data project, dilanjutkan

dengan membuat keterkaitannya dengan X

(process predictor) maka anda akan dapat

memahami dengan jelas proses mana yang akan

membantu menentukan strategi yang tepat untuk

analisa dan perbaikan.

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Training dan komunikasi

• Hal penting berikutnya adalah menyampaikan

kepada tim project dan karyawan lain yang terlibat

dalam lingkup project anda.

• Khususnya bagi mereka yang bertanggung jawab

dalam pengumpulan data sehari-hari.

• Sampaikan hal-hal penting terkait metode

pengukuran, terlebih jika ada langkah-langkah

pengukuran yang harus diubah untuk memperbaiki

validitas data.

• Akan lebih baik jika anda sebagai project leader

menyampaikan keseluruhan (background, voice of

customer, project charter, process mapping, project

data collection plan, dan lain-lain) kepada mereka.

• Kepada dedikasi merekalah anda bergantung

untuk memperoleh data yang akurat, valid, dan

mencukupi sebagai landasan melakukan analisa

lebih lanjut.

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Apakah ANDA dan TIM ANDA sudahcukup jelas dengan masalah, lingkup

project, peta proses, target, variasi proses, data/informasi yang diperlukan ?

Bahtiar Yulianto

yulianba78@gmail.com

Apakah ANDA sudah memahamiIMPROVEMENT TOOLS yang dapat anda

terapkan dalam project?

BERSAMBUNG…