Handreiking Evenementenproces regio Utrecht, 01-12-2014, versie … · 2018. 4. 18. · verschillende betrokkenen partijen en is in 2012 landelijk vastgesteld door het Veiligheidsberaad.
Post on 12-Feb-2021
0 Views
Preview:
Transcript
Handreiking
Evenementenproces
Colofon
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0
Opdrachtgever
Veiligheidsregio Utrecht
Contactgegevens
Veiligheidsregio Utrecht
Postbus 3154
3502 GD Utrecht
088-8781000
info@vru.nl
www.vru.nl
www.vrubrandweer.nl
veiligheidsregioutrecht
@vrutrecht
Verantwoording afbeeldingen
• Voorzijde: Mumbai Festival, 2013,
© X-Sense
• 4.2, 4.3, 4.4 en pagina 3: Infographics Handreiking Evenementenproces,
2014, ontwerp; JAAF design,
© Veiligheidsregio Utrecht
• Pagina 6: Radingspoor, 2013,
© Stoomgroep Radingspoor
• Pagina 10: Canicross & Bikejoring, 2014, fotograaf; Kika At Work,
© Canicross Nederland
• Pagina 17 & 41, bovenste foto: Oude Ambachtenmarkt Soest, 2014,
© Stichting Markt Oude Ambachten Soest
• Pagina 20 & 21: Eemmeerloop, 2014, fotograaf; Ries de Beer,
© Trimvereniging Quo Vadis
• Pagina 25 en 38: Sinterklaasintocht Amersfoort, 2013,
© Sint Nicolaas Comité Amersfoort
• Pagina 27: Acht van Maartensdijk, 2014 , fotograaf; Jan Westbroek
© Organisatiecomité ‘Maartensdijkse Acht’
• Pagina 31 en 33: Carnavalsoptocht Hoogland, 2014,
© Carnavalstichting De Eemschumers
• Pagina 29 & 40: Spakenburgse Dagen, 2014,
© Stichting Spakenburgse Evenementen
• Pagina 41, onderste foto: Tuindagen Landgoed Vollenhoven, 2013,
© Landgoed Vollenhoven
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0
Inhoudsopgave
1 Voorwoord 6
2 Inleiding 7
2.1 Aanleiding 7
2.2 Doel regionale handreiking 8
2.3 Begrippen toelichting 9
Grootschalige publieksevenementen 9
Evenementenadvies 9
Regiegroep Evenementen 9
Kerngroep Evenementenexperts 9
Platform Evenementen 9
Maatwerk 10
Multidisciplinair (voor)overleg 10
Multidisciplinair veiligheidsoverleg 10
3 Landelijke Handreiking Evenementenveiligheid en het
inspectierapport 11
3.1 Veiligheid en gezondheidsbescherming bij publieksevenementen moet
verbeteren 11
3.2 Aanbevelingen inspectierapport 11
3.3 Webbased portal met kalenderfunctie 12
3.4 De risicoscan van het evenement 13
3.5 De risicoanalyse van het evenement 13
4 Processchema’s nader beschreven 14
4.1 Doel & werking processchema’s 14
Behandelaanpak 14
Evenementenkalender 15
De processchema’s in het kort 16
Regie 16
Maatwerk 16
Inschakelen Kerngroep Evenementenexperts bij een risicovol C
evenement 17
4.2 Regulier evenement (A) 18
Infographic A evenement 18
A evenement: Stap 1 19
A evenement: Stap 2 20
A evenement: Stap 3 21
4.3 Aandacht evenement (B) 22
Infographic B evenement 22
B evenement: Stap 1 23
B evenement: Stap 2 24
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0
B evenement: Stap 3 26
4.4 Risicovol evenement (C) 28
Infographic C evenement 28
C evenement: Stap 1 29
C evenement: Stap 2 30
C evenement: Stap 3 32
4.5 Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE) 33
5 Appendix: Juridische aspecten en aansprakelijkheid 34
5.1 Juridische aspecten 34
Voorwaarden voor vergunningverlening 34
Evenementenbeleid 34
Adviezen algemeen 34
Rechtsgevolg van de vergunningverlening 36
Verantwoordelijkheid voor toezicht en handhaving 37
5.2 Aansprakelijkheid 37
6 Bijlagenoverzicht 39
6.1 Versiebeheer 39
6.2 Brieven Ministerie & Inspectie 39
Brief Ministerie van Veiligheid en Justitie 39
Brief Inspectie Veiligheid en Justitie 39
6.3 Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE) 39
6.4 Landelijke analysetool risicoanalyse 39
6.5 Invultips landelijke analysetool risicoanalyse 39
6.6 Stroomschema's 40
Stroomschema A evenement 40
Stroomschema B evenement 40
Stroomschema C evenement 40
6.7 Infographics 40
Infographic evenementen Overkoepelend 40
Infographic A evenement 40
Infographic B evenement 40
Infographic C evenement 40
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
6
1 Voorwoord
De regionale Handreiking Evenementenproces voor de regio Utrecht is
opgesteld door een multidisciplinaire projectgroep bestaande uit
vertegenwoordigers van de VRU (brandweer & GHOR), gemeenten en politie.
De handreiking speelt in op de aanbevelingen van het Ministerie van Veiligheid
& Justitie om regionaal een proces te ontwikkelen rondom publieksveiligheid
bij evenementen. Doel is de processen te stroomlijnen en het
adviseringsproces voor de hulpdiensten te concretiseren en verduidelijken.
Deze processen zijn vertaald in regionale processchema’s per behandelaanpak
van een evenement (A, B en C). Deze processen dragen bij aan meer
uniformiteit, integraliteit en aan een kwaliteitsverbetering binnen de regio
Utrecht.
Deze handreiking dient tevens als voorportaal indien overgegaan wordt naar
een ‘webbased portal met kalenderfunctie’.
In dit document wordt eerst ingegaan op de aanleiding voor het starten van
dit project, de verschillende inspectierapporten en wordt het digitale
aanvraag/behandelsysteem uitgelegd. Na deze beschrijvingen volgt de uitleg
van de processchema’s per behandelaanpak van een evenement (A, B of C).
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
7
SGGV project: Casus
Evenementenvergunning
www.sggv.nl
>Casussen
>Evenementenvergunning
Inspectierapport
http://www.rijksoverheid.nl/doc
umenten-en-
publicaties/rapporten/2012/06/1
6/veiligheid-en-
gezondheidsbescherming-bij-
publieksevenementen-moeten-
verbeteren.html
2 Inleiding
2.1 Aanleiding
De omvang en het aantal evenementen in de regio groeit nog jaarlijks.
Daarbij nemen ook de veiligheidsrisico’s toe. Er kunnen in de praktijk
calamiteiten of incidenten voorkomen. Daar wil de Veiligheidsregio Utrecht
(VRU) zich samen met de politie Midden-Nederland en de gemeenten in deze
regio zich zo goed mogelijk op voorbereiden. Daarom is een regionaal
afgestemd proces rondom evenementen-advisering en uitvoering belangrijk.
Uit de rapportage van de gezamenlijke inspecties van de Inspectie Veiligheid
en Justitie (IVenJ) en de Inspectie Gezondheidszorg (IGZ) (gehouden in
2010/2011), is gebleken dat de gezondheid van evenementenbezoekers op
het moment van uitbrengen van het inspectierapport onvoldoende
gewaarborgd is.
De inspecties hebben het rapport met begeleidende brief, inclusief
aanbevelingen, naar alle Nederlandse gemeenten gestuurd.
Ook zijn Kamervragen gesteld na aanbieding van het rapport door de minister
van Veiligheid en Justitie (VenJ) aan de Tweede kamer. De Tweede Kamer was
van mening dat dit als een huidig maatschappelijk probleem wordt ervaren en
dat het aangepakt moet worden, zowel op landelijk als op regionaal niveau.
Beide brieven zijn als bijlage 6.2 opgenomen.
De aanbevelingen van de minister van VenJ komen onder andere terug in de
in 2011 uitgebrachte Landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV,
2011). Deze handreiking gaat uit van een integrale samenwerking tussen de
verschillende betrokkenen partijen en is in 2012 landelijk vastgesteld door het
Veiligheidsberaad. Als onderdeel van deze landelijke handreiking is er vanuit
het ‘Slim Geregeld Goed Verbonden’ (SGGV) project van het Ministerie van
Economische Zaken een Functioneel Ontwerp ontwikkeld voor een webbased
portal betreffende evenementen advisering met daarin een kalenderfunctie.
De systematiek voldoet aan de aanbevelingen van het ministerie van VenJ en
de beide inspecties.
Het verlenen van een evenementenvergunning op grond van de APV is een
verantwoordelijkheid van de burgemeester van de gemeente waar het
evenement plaatsvindt. De burgemeester is verantwoordelijk voor de
handhaving van de openbare orde, veiligheid en gezondheid bij een
evenement (weigeringsgronden).
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
8
De uitvoering van ordehandhaving en hulpverlening vallen onder de
verantwoordelijkheid van de politie Midden-Nederland en de VRU (met daarin
vertegenwoordigt de brandweer en de GHOR).
Vanwege de expertise van deze diensten is het van belang dat de
hulpverleningsdiensten ook nadrukkelijk betrokken worden bij de vergunning
verstrekking en een integrale advisering richting gemeenten en organisator.
Vanaf 2010 is er gebruikt gemaakt van de ‘notitie Verdeling van de schaarste
bij samenloop van grote evenementen’, vastgesteld door het algemeen
bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht en het regionale college van de politie.
De notitie had alleen betrekking op grootschalige evenementen met
veiligheidsaandacht of verhoogde veiligheidsaandacht en de bijzondere rol die
de politie Utrecht en de VRU spelen bij advisering hierover aan het bevoegd
gezag. De notitie was toen een eerste aanzet tot regionale afstemming.
2.2 Doel regionale handreiking
Deze regionale Handreiking Evenementenproces heeft als doel de gemeenten
en hulpdiensten te faciliteren bij de uitvoering van alle processen rondom het
verlenen van een evenementenvergunning. Dit document is bedoeld als
handreiking c.q. aanvulling op lokaal evenementenbeleid en zorgt er voor dat
behandelaars zoals de vergunningsmedewerkers en de adviesdiensten de
processen vanaf de aanvraag van een evenement tot en met de evaluatie
eenduidig volgen aan de hand van processchema’s. Ter verduidelijking van de
processchema’s zijn er ook infographics opgesteld die in de bijlagen te vinden
zijn.
De processchema’s per behandelaanpak evenement (A, B of C) zijn leidraad
voor deze handreiking. Per behandelaanpak zijn de processen volledig
beschreven en kan de behandelend ambtenaar of adviesdienst in deze
handreiking zien wat er precies met een bepaalde processtap bedoeld wordt.
De verwachting is dat in de toekomst gebruik gemaakt gaat worden van een
‘webbased portal met kalenderfunctie’. Dit heeft als doel de processen
efficiënt, uniform en multidisciplinair te laten verlopen en het zal zorgen voor
‘regeldrukvermindering’.
De belangrijkste aspecten die in deze handreiking nader worden behandeld
zijn:
• De processchema’s en de uitleg daarvan (A, B en C);
• De functionaliteit en werking van de webbased portal met kalenderfunctie;
• De inzet van de Regiegroep Evenementen en/of de Kerngroep
Evenementenexperts.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
9
Bron
Notitie Verdeling van schaarste
bij samenloop van grote
evenementen’, 2010
2.3 Begrippen toelichting Ten behoeve van eenduidigheid worden de volgende begrippen gedefinieerd:
Grootschalige publieksevenementen
Door het bestuur van de Veiligheidsregio Utrecht is de volgende definitie van
een grootschalig publieksevenement vastgesteld:
Evenementenadvies
Een onderbouwde aanbeveling vanuit de adviseurs (bijv. de hulpverlenings-
diensten (politie, GHOR, brandweer of overige disciplines) om een bepaalde
keuze wel of juist niet te maken, gericht op vervanging van of aanvulling op
standaardvoorwaarden.
Regiegroep Evenementen
De Regiegroep Evenementen bestaat uit vertegenwoordigers vanuit de
gemeenten en de hulpdiensten. De regiegroep houdt regionale en landelijke
ontwikkelingen bij van het evenementenveiligheidsbeleid/proces en is er om
trends te signaleren. Verder zullen zij afstemmen en de samenwerking
stimuleren.
Kerngroep Evenementenexperts
De Kerngroep Evenementenexperts is op aanvraag van gemeenten
beschikbaar voor advisering op dossierniveau bij risicovolle C evenementen.
Zij zijn er voor het ondersteunen van lokale adviseurs (het betreft dus geen
vervanging). Door het kunnen inbrengen van extra expertise wordt voldaan
aan de uitwerking van de landelijke handreiking. De kerngroep is
georganiseerd vanuit de Regiegroep Evenementen.
Platform Evenementen
Het regionale Platform Evenementen is een netwerk van gemeentelijke
behandelaars en adviseurs van hulpdiensten rondom het evenementenproces.
Het platform komt 2 keer per jaar bijeen. Eenmaal per jaar is er ook een
themabijeenkomst waarin onderwerpen gerelateerd aan evenementen,
uitgediept worden.
‘’Een grootschalig (publieks)evenement is elke voor het publiek toegankelijke
activiteit zoals vermaak, herdenkingen, sportmanifestaties, e.d., waar mensen
zich in een bepaald tijdvak in/op een (meestal) begrensde (en eventueel
beperkt) openbaar toegankelijke inrichting of terrein bevinden of bewegen,
waarbij veiligheidsaandacht van de hulpdiensten wordt gevraagd’’
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
10
Maatwerk
In deze handreiking wordt bedoeld met maatwerk het feit dat ieder evenement
weer ‘anders’ is en dat daar een specifieke, professionele en deskundige kijk
op moet zijn, door en voor iedere (multidisciplinaire) partner.
Multidisciplinair (voor)overleg
Overleg georganiseerd door gemeente en/of evenementenorganisator.
Tijdens dit overleg presenteert de evenementenorganisator zijn plannen
waarover de adviesdiensten een advies geven. De evenementenorganisator
kan vervolgens met de adviezen aan de slag en de planvorming bijstellen.
Deze kunnen in eventueel volgende overleggen weer besproken worden
Multidisciplinair veiligheidsoverleg
Regulier of ingepland multidisciplinair overleg georganiseerd door de
gemeente. Tijdens dit overleg komen de adviesdiensten voor de laatste keer
vóór het evenement bij elkaar. Doel van het overleg is om na te gaan hoe de
adviezen zijn verwerkt door de evenementenorganisator en om eventuele
afspraken te maken voor vervolgacties. Bij dit overleg kan de
evenementenorganisator ook uitgenodigd worden voor een toelichting op de
bijgestelde plannen. Na dit overleg moet de planvorming definitief en volledig
zijn.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
11
Landelijke Handreiking
Evenementenveiligheid
www.infopuntveiligheid.nl
>Actuele dossiers
>Evenement en veiligheid
Inspectierapport
http://www.rijksoverheid.nl/doc
umenten-en-
publicaties/rapporten/2012/06/1
6/veiligheid-en-
gezondheidsbescherming-bij-
publieksevenementen-moeten-
verbeteren.html
3 Landelijke Handreiking Evenementenveiligheid en het
inspectierapport
3.1 Veiligheid en gezondheidsbescherming bij publieksevenementen moet verbeteren
In september 2009 heeft het Portefeuille Overleg Crisisbeheersing (POC),
bestaande uit hulpverleningsdiensten (Raad van Regionaal Commandanten,
Raad van Korpschefs en GHOR Nederland), het Landelijk Overleg Coördinerend
Gemeentesecretarissen en het Veiligheidsberaad opdracht gegeven tot het
ontwikkelen van een landelijke handreiking voor evenementenveiligheid. De
minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) heeft het project
gesubsidieerd. Toen uiteindelijk bleek dat de handreiking zich vooral richtte op
de hulpverleningsdiensten, heeft de minister van VenJ medio 2011 besloten
om een deel op te stellen dat vooral ingaat op de rol van de gemeenten.
Ondertussen deden beide inspecties, IOOV (nu IVenJ) en de IGZ, in
2010/2011 onderzoek en kwam hun rapport in 2012 uit: “Veiligheid en
gezondheidsbescherming bij publieksevenementen moeten verbeteren”.
Belangrijkste aanbevelingen vanuit deze rapportage waren om regionaal beleid
te gaan maken en multidisciplinair te gaan samenwerken. Ook is er naar
aanleiding van deze rapportage een brief gestuurd van het ministerie van VenJ
en de inspecties naar alle gemeenten.
Deze brief is als bijlage toegevoegd aan deze handreiking.
De landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV, 2011) telt vijf delen,
te weten:
• Delen I & II De processen geordend
• Deel III Gemeenten, de regie in handen
• Deel IV Evenement Assistent
• Deel V Risicoprofiel evenement
De HEV gaat uit van een landelijk procesmodel. Dit procesmodel is in deze
handreiking toegespitst op de regio Utrecht.
3.2 Aanbevelingen inspectierapport
De belangrijkste aanbevelingen die gedaan worden vanuit de verschillende
opgeleverde documenten en rapportages rondom evenementenveiligheid zijn:
• Zorg voor meer samenwerking en afstemming in de veiligheidsregio.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
12
• Formuleer per veiligheidsregio een eenduidige definitie voor
publieksevenementen, met een indeling in (risico)categorieën.
• Stel een regionale evenementenkalender op met alle evenementen,
niet alleen de grote evenementen.
• Kom tot een regionaal evenementenbeleid.
• Informeer burgers, gemeenteraad en hulpverleningsdiensten actief over
verleende vergunningen en de gestelde voorwaarden.
• Houdt meer toezicht op de verleende vergunningen en handhaaf zo nodig.
• Richt een gezamenlijk kwaliteitssysteem in om het evenementenbeleid te
borgen.
3.3 Webbased portal met kalenderfunctie
Binnen de regio Utrecht is de wens om te gaan werken met een zogenoemde
‘webbased portal met kalenderfunctie’. Dit in de vorm van twee (mogelijk) op
de markt komende systemen: EvenementAssistent of DigiMAK 2.0. Het gaat
om de digitale tool rondom de evenementenaanvragen, die tot doel heeft
uniformiteit en regeldrukvermindering voor alle partners te creëren,
multidisciplinair te werken en het vergunningstraject soepeler laat verlopen.
Ook is het webbased portal te gebruiken door alle partners. De aanvrager
vraagt via het systeem de vergunning aan bij de gemeente. De gemeente
nodigt binnen het digitaal systeem haar adviseurs uit om advies uit te
brengen.
Het webbased portal met kalenderfunctie werkt volgens het Functioneel
Ontwerp dat is opgeleverd door een landelijk project van het Ministerie van
Economische Zaken wat gericht was op regeldrukvermindering (SGGV).
De Stichting EvenementAssistent heeft het Functioneel Ontwerp (de
systematiek) gebruikt om het systeem ‘EvenementAssistent’ te bouwen.
Gelijktijdig kwam er een andere marktpartij, Respond, die een vergelijkbaar
systeem gaat bouwen in de vorm van DigiMAK 2.0 als opvolger van hun
bestaande systeem DigiMAK 1.0). Er komen dus twee systemen beschikbaar
volgens dezelfde systematiek.
De VRU wil een zo hoog mogelijke efficiency winst behalen en pleit daarom
voor één systeem in de regio. Deze mogelijke keuze wordt gemaakt in overleg
met alle partners.
Ontwikkelingen rondom ‘webbased portal met kalenderfunctie’ worden
meegenomen in de periodieke update van deze handreiking.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
13
3.4 De risicoscan van het evenement Onmisbaar is het uitvoeren van de risicoscan. Hiermee wordt de behandel-
aanpak van het evenement inzichtelijk gemaakt. A, B of C geeft richting aan
de behandelingsroute van het evenement. De behandelend ambtenaar is
uiteindelijk degene die het voorstel op basis van de scan, argumenten om af te
wijken ed. omzet naar een definitieve keuze.
3.5 De risicoanalyse van het evenement
Belangrijke deelprocessen bij het organiseren van een evenement zijn het
inventariseren en analyseren van risico’s en capaciteiten voor het beïnvloeden
daarvan. Dit is de risicoanalyse van een evenement. Deze risicoanalyse
ondersteunt de integrale advisering. De landelijke analysetool voor het
invullen van de risicoanalyse is als bijlage toegevoegd.
Het opstellen van de risicoanalyse bestaat uit twee delen. Allereerst zijn er
twee werkbladen voor het beoordelen van de waarschijnlijkheid van incident-
scenario’s en het beoordelen van de impactcriteria. Op basis van deze
ingevulde werkbladen volgt er een risicodiagram met de samenvatting van de
risicoanalyse. Vervolgens wordt er een capaciteitsanalyse gemaakt voor het
beoordelen van de te behalen prestaties en de mogelijke impact daarvan op
de bedrijfsvoering van de verschillende belanghebbenden. Hieruit volgt een
capaciteitsdiagram.
Bij het gebruik van deze analysetool moet er duidelijk gemaakt worden of er
gekozen wordt voor een analyse op basis van een 0-meting, op basis van je
huidige planvorming of op basis van een combinatie van deze twee.
Het maken van een risicoanalyse vergt enige oefening. Het ontwikkelde
hulpmiddel ondersteunt de (integrale) beeld-, oordeel- en besluitvorming over
incidentscenario’s bij het evenement en de daarop af te stemmen maatregelen
en voorzieningen (capaciteiten).
Deze risicoanalyse dient uitgevoerd te worden voor risicovolle evenementen
van klasse C maar eventueel ook bij aandachtevenementen van klasse B.
De risicoanalyse kan zowel mono- alsmede multidisciplinair worden
uitgevoerd. Monodisciplinair door het toetsen van de plannen door de adviseur
per discipline en multidisciplinair door het gezamenlijk uitvoeren van de
risicoanalyse in bijvoorbeeld een voor –of veiligheidsoverleg.
Als bijlage 6.4 is de landelijke analysetool risicoanalyse bijgevoegd en in
bijlage 6.5 staan de invultips.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
14
4 Processchema’s nader beschreven
4.1 Doel & werking processchema’s
Deze handreiking is geschreven rondom de opgestelde processchema’s.
Per behandelaanpak evenement (A, B of C) is er een processchema opgesteld.
In deze schema’s staan de stappen omschreven die worden doorlopen vanaf
de aanvraag van een evenement door de organisatie tot en met het houden en
het evalueren van het evenement. In de volgende paragrafen wordt de
behandelaanpak van een evenement met alle processtappen beschreven.
Ieder proces-schema is onder te verdelen in 3 stappen. Ook is er aangegeven
wie er verantwoordelijk is per processtap (in de kleur blauw).
Verantwoordelijkheden kunnen liggen bij de gemeente, politie, brandweer
en/of GHOR, maar ook multidisciplinair (multi).
Deze systematiek is gebaseerd op de landelijke Handreiking
Evenementenveiligheid (HEV) en werkt als volgt:
1. Bepaling risicoklasse
2. Selecteren behandelaanpak
3. Uitvoeren bijbehorend processchema.
Behandelaanpak
De landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV, 2011) gaat uit van de
volgende definities per behandelaanpak:
Regulier evenement (A)
‘Evenement’, waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot
risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of
het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd
gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.
Aandacht evenement (B)
‘Evenement’, waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor
de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en
maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd gezag om die
dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.
Risicovol evenement (C)
‘Evenement’, waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot
risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of
het milieu en maatregelen of voorzieningen vergt van het daartoe bevoegd
gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
15
Bron
Notitie ‘Verdeling van schaarste
bij samenloop van grote
evenementen’, 2010
Evenementenkalender
Om een overzicht te hebben van alle evenementen in de regio stelt de VRU
een evenementenkalender op (conform besluit AB VRU, 2010). Hierin staan
alle evenementen per kalenderjaar vermeld. Er wordt hierbij onderscheid
gemaakt tussen de jaarkalender en de operationele kalender.
Het is de bedoeling dat de jaarkalender, zoals afgesproken in de notitie
‘Verdeling van de schaarste bij samenloop van grote evenementen’, op 1
november van ieder kalenderjaar definitief is. Dit is het ijkmoment. Bijna
negentig procent van de evenementen is jaarlijks terugkerend, daarom is het
mogelijk om een groot deel van de evenementen al aan te leveren voor de
jaarkalender. De jaarkalender stelt de VRU en de politie Midden-Nederland in
staat om tijdig advies te geven over knelpunten in de regionale samenloop van
evenementen en de beschikbaarheid van hulpdiensten.
Vooral knelpunten in capaciteit bij de politie kunnen een risico opleveren bij de
grotere en complexe evenementen. Ook bij veel samenlopende kleinere
evenementen op één datum of locatie kunnen deze knelpunten voorkomen
worden.
De politie en de VRU verwerken de jaarkalender in de operationele kalender.
Deze operationele kalender speelt een rol in de planningsfase en tijdens het
evenementenseizoen. Gemeenten kunnen te allen tijde evenementen melden
bij de VRU. Dit geldt ook voor B of C evenementen die niet op de jaarkalender
staan. Politie Midden-Nederland en VRU garanderen tijdige advisering over een
evenement als dit tenminste 13 weken van tevoren is aangemeld (dit in
verband met de personeelsplanning van de politie die eens per 12 weken
opgesteld wordt). Wordt dit korter dan 13 weken van tevoren aangemeld, dan
is maatwerk vereist.
Met behulp van het ‘webbased portal met kalenderfunctie’ wordt automatisch
een evenementenkalender opgebouwd die ‘up to date’ is en waarin de status
van de aanvraag te zien is (bijvoorbeeld: plaatsing op de kalender/ingediend/
advies gevraagd/in behandeling/vergund/geweigerd).
Bij deze evenementenkalender kan er onderscheid gemaakt worden tussen
een interne en een externe kalender. Een externe kalender is zichtbaar voor
iedereen en een interne kalender kan bijvoorbeeld monodisciplinair zijn met
punten die alleen belangrijk zijn voor de politie, brandweer of GHOR.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
16
De processchema’s in het kort
Het begin van de processen bij elke behandelaanpak van een evenement
(A, B of C) is het indienen van een aanvraag door een evenementen-
organisatie. Dit gebeurt in de toekomst via het ‘webbased portal met
kalenderfunctie’. Na de aanvraag start de gemeente de vergunningsprocedure
en wordt er een behandelaanpak gekozen met de gemeente als regievoerder.
De gemeente vraagt vervolgens advies op bij de adviseurs (zoals de hulp-
verleningsdiensten: politie, brandweer en GHOR). Na dit advies volgen er bij
B en C evenementen (voor)overleggen met de organisatie, wat uiteindelijk zal
leiden tot duidelijke, volledige planvorming en een vergunning. De gemeente
ziet toe op de voorbereiding en op de uitvoering van de voorschriften en
voorwaarden. Ook wordt er door de gemeente/toezichthouder/hulpdiensten
vaak een schouw uitgevoerd op de dag van het evenement, waar de
vergunningsvoorwaarden gecontroleerd worden.
De gemeente is verantwoordelijk voor het toezicht/handhaving tijdens het
evenement. Het proces wordt afgesloten met een evaluatie over alle stappen.
Er is sprake van een cyclisch proces. Elke processtap kan zich herhalen als het
resultaat van de processtap nog niet voldoende is. Een voorbeeld hiervan is
dat de organisatie zijn planvorming moet bijstellen en de hulpdiensten
opnieuw (aanvullend) advies moeten geven op deze planvorming.
Het is belangrijk om de organisator van het evenement goed te betrekken bij
deze processtappen.
De stroomschema’s zijn als bijlage 6.6 toegevoegd. Tevens zijn ze digitaal
beschikbaar en kunnen ze worden in/toegepast in een kwaliteitssysteem. Ook
zijn er aanvullende infographics gemaakt, toegevoegd als bijlage 6.7.
Regie
Bij het vergunnen van evenementen is de gemeente altijd de regievoerder.
De regievoerder is degene die eindverantwoordelijk is voor de af te geven
vergunning. De gemeente voert de regie over de processen, organiseert
afspraken en deadlines met de evenementenorganisatie en de hulpdiensten.
Deze opereren vervolgens vanuit hun eigen werkprocessen.
Maatwerk
Ieder evenement is weer maatwerk. Hiermee bedoelen we dat ieder
evenement weer andere aandacht vraagt en andere risico’s met zich
meebrengt. Hier moeten de multidisciplinaire partners op inspelen.
Goede communicatie tussen alle partners is hierbij erg belangrijk.
Ook kunnen bij een bepaald evenement bijvoorbeeld andere betrokkenen om
advies of toezicht worden gevraagd. Een voorbeeld hiervan is Rijkswaterstaat,
een grondeigenaar of het recreatieschap.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
17
Inschakelen Kerngroep Evenementenexperts bij een risicovol C
evenement
De gemeente heeft bij een risicovol C evenement de mogelijkheid om de
Kerngroep Evenementenexperts in te schakelen. Dit kan de gemeente doen als
het evenement een hoge mate van complexiteit met zich meebrengt of als de
gemeente minder ervaring heeft met het behandelen van (eenmalige)
grootschalige en risicovolle evenementen. De Kerngroep Evenementenexperts,
met daarin experts van alle adviesdiensten, werkt mee met de lokale
behandelaars aan een integraal advies.
Door het inschakelen van de Kerngroep Evenementenexperts zorg je er voor
dat er met voldoende expertise gekeken wordt naar het evenement.
De invulling van deze kerngroep wordt per evenement bekeken.
De Regiegroep Evenementen ondersteund op maatwerkbasis de samenstelling
van de Kerngroep Evenementenexperts.
Om de capaciteit van de kerngroep zo effectief mogelijk in te zetten, moeten
risicovolle C evenementen tijdig worden aangekondigd op de
evenementenkalender. In verband met de politieroosters, moet er uitgegaan
worden van tenminste 13 weken.
De Kerngroep Evenementenexperts is in te schakelen via:
evenementen@vru.nl
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
18
4.2 Regulier evenement (A)
Infographic A evenement
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
19
A evenement: Stap 1
• Evenementenorganisatie vraagt een evenement aan via het ‘webbased
portal met kalenderfunctie’.
o Organisator evenement
• Evenementenorganisatie krijgt meteen te zien wat er ingediend moet
worden, bijvoorbeeld: veiligheidsplan, verkeersplan, plattegrond, etc..
o Organisator evenement
• Aanvraag komt binnen bij gemeente via het ‘webbased portal met
kalenderfunctie’.
o Gemeente
• Aanvraag wordt direct gekoppeld aan de evenementenkalender.
o Gemeente
• Aanvullende vragen en/of knelpunten worden in het ‘webbased portal met
kalenderfunctie’ ingevuld door de behandelend ambtenaar.
o Gemeente
• Uit de aanvullende vragen/knelpunten komt automatisch een voorstel voor
de behandelaanpak rollen: A.
o Gemeente
• De behandelend ambtenaar accordeert de geadviseerde behandelaanpak
of wijzigt deze naar een andere categorie. Bij toekenning van een andere
categorie wordt verder gegaan bij de volgende stap van die categorie.
o Gemeente
• De behandelend ambtenaar stuurt de aanvraag en planvorming via het
dossier in het ‘webbased portal met kalenderfunctie’ door naar de
adviseurs.
o Gemeente
Let op!
� De Risicoscan wordt automatisch meegenomen in het ‘webbased portal
met kalenderfunctie’
� Het blijft maatwerk. Aanvullende vragen kunnen uitmaken of het een A, B
of C behandelaanpak wordt.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
20
A evenement: Stap 2
• Adviseurs ontvangen aanvraag en planvorming via ‘webbased portal met
kalenderfunctie’.
o Multi
• Iedere adviseur toetst de aanvraag en planvorming binnen eigen
vakgebied.
o Mono
• Elke discipline toetst of het evenement vooruit kan met een standaard
advies of met een maatadvies. Is er een maatadvies nodig, dan wordt
deze door de betreffende adviseur aangeleverd aan de gemeente. Is er
geen maatadvies nodig, dan hoeft er niet gereageerd te worden en wordt
het standaard advies gebruikt. Deze adviestekst is standaard aanwezig bij
de gemeente.
o Mono
• Bij akkoord van de hulpdiensten gaan de adviesteksten naar de
behandelend ambtenaar van de gemeente voor een laatste toetsing.
Bij geen akkoord opnieuw toetsen/opnieuw een risicoscan.
o Multi
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
21
A evenement: Stap 3
• De gemeente toetst voor de laatste keer de plannen van de organisatie in
relatie tot de gegeven adviezen/standaard voorschriften.
o Gemeente
• De vergunning wordt opgesteld, verleend en gepubliceerd door de
gemeente.
o Gemeente
• Een kopie van de vergunning wordt door de gemeente beschikbaar gesteld
aan de adviseurs, via het ‘webbased portal met kalenderfunctie’.
o Gemeente
• Het evenement vindt plaats.
• Bij geen klachten en/of signalen wordt het dossier gesloten en zijn er
verder geen vervolgacties.
o Gemeente
• Als er wel klachten en/of signalen zijn wordt er geëvalueerd en kunnen er
eventuele sancties volgen.
o Multi
Let op!
� De gemeente is en blijft verantwoordelijk voor het toezicht en het naleven
van de vergunningsvoorwaarden.
� Het is een cyclisch proces. Al de genoemde stappen (1 t/m 3) kunnen zich
herhalen.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
22
4.3 Aandacht evenement (B)
Infographic B evenement
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
23
B evenement: Stap 1
• Evenementenorganisatie vraagt een evenement aan via het ‘webbased
portal met kalenderfunctie’.
o Organisator evenement
• Evenementenorganisatie krijgt meteen te zien wat er ingediend moet
worden: veiligheidsplan, verkeersplan, plattegrond, etc..
o Organisator evenement
• Aanvraag komt binnen bij gemeente via het ‘webbased portal met
kalenderfunctie’.
o Gemeente
• Aanvraag wordt direct gekoppeld aan de evenementenkalender.
o Gemeente
• Aanvullende vragen en/of knelpunten worden in het ‘webbased portal met
kalenderfunctie’ ingevuld door de behandelend ambtenaar.
o Gemeente
• Uit de aanvullende vragen/knelpunten komt automatisch een voorstel voor
de behandelaanpak rollen: B.
o Gemeente
• De behandelend ambtenaar accordeert de geadviseerde behandelaanpak
of wijzigt deze naar een andere categorie. Bij toekenning van een andere
categorie wordt verder gegaan bij de volgende stap van die categorie.
o Gemeente
• De behandelend ambtenaar stuurt de aanvraag en planvorming via het
dossier in het ‘webbased portal met kalenderfunctie’ door naar de
adviseurs.
o Gemeente
Let op!
� De Risicoscan wordt automatisch meegenomen in het ‘webbased portal
met kalenderfunctie’
� Het blijft maatwerk. Aanvullende vragen kunnen uitmaken of het een A, B
of C behandelaanpak wordt.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
24
B evenement: Stap 2
• Adviseurs ontvangen aanvraag en planvorming via het ‘webbased portal
met kalenderfunctie’.
o Multi
• Iedere adviseur voert een risicoanalyse uit en beoordeelt de aanvraag/
planvorming. De risicoanalyse kan ook gezamenlijk worden beoordeeld.
o Mono/Multi
• Er wordt een multidisciplinair vooroverleg gepland door de gemeente of
organisatie.
o Gemeente / Organisator Evenement
• Multidisciplinair vooroverleg: In dit overleg zijn naast de gemeente en
organisatie alle adviseurs vertegenwoordigd. In dit overleg licht de
organisatie zijn plannen toe en geven de adviseurs hun voorlopige
advies/gedachten op de aanvraag aan de organisatie. De organisatie kan
dan aan de slag met de verkregen informatie (bijstelling
aanvraag/indienen definitieve aanvraag/bijstellen planvorming).
o Organisator Evenement
• Opstellen en delen advies binnen het ‘webbased portal met kalender-
functie’ door de gemeente.
o Gemeente
• Opstellen en delen advies binnen het ‘webbased portal met kalender-
functie’ door de politie.
o Politie
• Opstellen en delen advies binnen het ‘webbased portal met kalender-
functie’ door de GHOR.
o GHOR
• Opstellen en delen advies binnen het ‘webbased portal met kalender-
functie’ door de brandweer.
o Brandweer
• De behandelend ambtenaar zet de adviezen door richting de organisatie.
o Gemeente
• De organisatie verwerkt de adviezen en stelt zijn planvorming bij.
o Organisator evenement
• Multidisciplinair veiligheidsoverleg: In dit overleg zijn naast de gemeente
alle adviseurs vertegenwoordigd. In dit overleg komen de adviseurs voor
de laatste keer voor het evenement bij elkaar. Tijdens dit overleg wordt
gesproken over hoe de adviezen verwerkt zijn door de evenementen-
organisator. Verder worden er eventuele afspraken gemaakt voor een
schouw en/of er gebruik gemaakt gaat worden van het Multidisciplinair
Operationeel Plan Evenementen (MOPE). De organisator kan tijdens dit
overleg ook toelichting komen geven op de bijgestelde plannen.
o Multi
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
25
• De evenementenorganisator stelt voor de laatste keer de plannen bij en
zet de puntjes op de ‘i’.
o Organisator evenement
Let op!
� Het evenement blijft maatwerk.
� Is de planvorming na het multidisciplinair vooroverleg al volledig en van
voldoende kwaliteit (denk aan verwerking van opmerkingen uit overleg in
planvorming door de organisator van het evenement etc.) kan er
gezamenlijk besloten worden om het multidisciplinair veiligheidsoverleg te
schrappen.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
26
B evenement: Stap 3
• De gemeente toetst voor de laatste keer de aanvraag en de planvorming
in relatie tot de gegeven adviezen en de gehouden overleggen tussen
diezelfde gemeente, de organisatie en de hulpdiensten.
o Gemeente
• Als de plannen niet volledig zijn, wordt de aanvraag afgewezen.
Er zal opnieuw een overleg gepland worden door de gemeente met de
organisatie en de adviseurs om nogmaals de adviezen door te nemen en
de plannen aan te passen.
o Multi
• Als de plannen van de organisatie goedgekeurd zijn, kan de vergunning
verleend worden.
o Gemeente
• De vergunning wordt opgesteld, verleend en gepubliceerd door de
gemeente.
o Gemeente
• Een kopie van de vergunning wordt door de gemeente beschikbaar gesteld
aan de adviseurs, via het ‘webbased portal met kalenderfunctie’.
o Gemeente
• Het evenement vindt plaats.
• Eventuele schouw door de adviseurs/hulpdiensten voor of tijdens het
evenement. Dit kan op een multidisciplinaire gezamenlijke manier
gebeuren maar een adviseur/hulpdienst kan ook individueel- en dus op
een mono manier gaan schouwen bij een evenement. De hulpdiensten
controleren tijdens de schouw of de gemaakte afspraken en maatregelen
met de organisator worden nageleefd.
o Mono of Multi
• Na het evenement wordt er multidisciplinair geëvalueerd. Afhankelijk van
hoe het evenement is verlopen kan een overleg worden gepland. Bij een
goed verlopen evenement kan er per adviseur/hulpdienst een evaluatie in
het dossier in het ‘webbased portal met kalenderfunctie’ worden gezet.
o Multi
• Tijdens deze evaluatie worden meteen verbeterpunten opgesteld in de
vorm van een verbeterplan.
o Multi
Let op!
� De gemeente is en blijft verantwoordelijk voor het toezicht en het naleven
van de vergunningsvoorwaarden.
� De multidisciplinaire schouw wordt vaak tijdens de overlegmomenten al
gepland.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
27
� Het is een cyclisch proces. Al de genoemde stappen (1 t/m 3) kunnen zich
herhalen.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
28
4.4 Risicovol evenement (C)
Infographic C evenement
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
29
C evenement: Stap 1
• Evenementenorganisatie vraagt een evenement aan via het ‘webbased
portal met kalenderfunctie’.
o Organisator evenement
• Evenementenorganisatie krijgt meteen te zien wat ingediend moet
worden: veiligheidsplan, verkeersplan, plattegrond, etc..
o Organisator evenement
• Aanvraag komt binnen bij gemeente via het ‘webbased portal met
kalenderfunctie’.
o Gemeente
• Aanvraag wordt direct gekoppeld aan de evenementenkalender.
o Gemeente
• Aanvullende vragen en/of knelpunten worden in het ‘webbased portal met
kalenderfunctie’ ingevuld door de behandelend ambtenaar.
o Gemeente
• Uit de aanvullende vragen/knelpunten komt automatisch een voorstel voor
de behandelaanpak rollen: C.
o Gemeente
• De behandelend ambtenaar accordeert de geadviseerde behandelaanpak
of wijzigt deze naar een andere categorie. Bij toekenning van een andere
categorie wordt verder gegaan bij de volgende stap van die categorie.
o Gemeente
• De behandelend ambtenaar stuurt de aanvraag en planvorming via het
dossier in het ‘webbased portal met kalenderfunctie’ door naar de
adviseurs.
o Gemeente
Let op!
� De Risicoscan wordt automatisch meegenomen in het ‘webbased portal
met kalenderfunctie’
� Het blijft maatwerk. Aanvullende vragen kunnen uitmaken of het een A, B
of C behandelaanpak wordt.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
30
Kerngroep
Evenementenexperts
Kerngroep Evenementen-
experts, met daarin experts van
alle adviesdiensten, kan
gevraagd worden mee te werken
aan een integraal advies.
Door het inschakelen van deze
groep zorg je er voor dat er met
veel expertise gekeken wordt
naar het evenement. De
invulling van deze kerngroep
wordt per evenement bekeken.
Er wordt goed gekeken naar
welke experts bijvoorbeeld veel
weten over een bepaald
evenementenonderwerp.
C evenement: Stap 2
• Adviseurs ontvangen aanvraag en planvorming via ‘webbased portal met
kalenderfunctie’.
o Multi
• Gemeente heeft de mogelijkheid om de Kerngroep Evenementenexperts in
te schakelen.
o Gemeente
• Bij het niet inschakelen van de Kerngroep Evenementenexperts voert
iedere adviseur een risicoanalyse uit en beoordeelt de aanvraag/
planvorming. De risicoanalyse kan ook op een multidisciplinaire manier
plaatsvinden.
o Mono/Multi
• Er wordt een multidisciplinair vooroverleg gepland door de gemeente of
organisatie.
o Gemeente / Organisator Evenement
• Multidisciplinair vooroverleg: In dit overleg zijn naast de gemeente en
organisatie alle adviseurs vertegenwoordigd. In dit overleg licht de
organisatie zijn plannen toe en geven de adviseurs hun voorlopige
advies/gedachten op de aanvraag aan de organisatie. De organisatie kan
dan aan de slag met de verkregen informatie (bijstelling
aanvraag/indienen definitieve aanvraag/bijstellen planvorming).
o Organisator Evenement
• Opstellen en delen advies binnen het ‘webbased portal met kalender-
functie’ door de gemeente.
o Gemeente
• Opstellen en delen advies binnen het ‘webbased portal met kalender-
functie’ door de politie.
o Politie
• ▪ Opstellen en delen advies binnen het ‘webbased portal met kalender-
functie’ door de GHOR.
o GHOR
• Opstellen en delen advies binnen het ‘webbased portal met
kalenderfunctie’ door de brandweer.
o Brandweer
• De behandelend ambtenaar zet de adviezen door richting de organisatie.
o Gemeente
• De organisatie verwerkt de adviezen en stelt zijn planvorming bij.
o Organisator evenement
• Multidisciplinair veiligheidsoverleg: In dit overleg zijn naast de gemeente
alle adviseurs vertegenwoordigd. In dit overleg komen de adviseurs voor
de laatste keer voor het evenement bij elkaar. Tijdens dit overleg wordt
gesproken over hoe de adviezen verwerkt zijn door de evenementen-
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
31
organisator. Verder worden eventuele afspraken gemaakt voor een schouw
en/of er gebruik gemaakt gaat worden van het Multidisciplinair
Operationeel Plan Evenementen (MOPE). De organisator kan tijdens dit
overleg ook toelichting komen geven op de bijgestelde plannen.
o Multi
• De adviezen worden op een multidisciplinaire manier gedeeld.
o Multi
• De evenementenorganisator stelt voor de laatste keer de plannen bij en
zet de puntjes op de ‘i’.
o Organisator evenement
Let op!
� Bij behandelaanpak C-evenement vindt er altijd een multidisciplinair voor
–en veiligheidsoverleg plaats.
� Bij een C-evenement raden wij aan een afspraak te maken voor een
multidisciplinaire schouw.
� Uitleg over de Kerngroep Evenementenexperts staat in paragraaf 4.1.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
32
C evenement: Stap 3
• De gemeente toetst voor de laatste keer de aanvraag en de planvorming
in relatie tot de gegeven adviezen en de gehouden overleggen tussen
diezelfde gemeente, de organisatie en de hulpdiensten.
o Gemeente
• Als de plannen niet volledig zijn, wordt de aanvraag afgewezen.
Er zal opnieuw een overleg gepland worden door de gemeente met de
organisatie en de adviseurs om nogmaals de adviezen door te nemen en
de plannen aan te passen.
o Multi
• Als de plannen van de organisatie goedgekeurd zijn, kan de vergunning
verleend worden.
o Gemeente
• De vergunning wordt opgesteld, verleend en gepubliceerd door de
gemeente.
o Gemeente
• Een kopie van de vergunning wordt door de gemeente beschikbaar gesteld
aan de adviseurs, via het ‘webbased portal met kalenderfunctie’.
o Gemeente
• Het evenement vindt plaats.
• Schouw door de hulp/adviesdiensten voor of tijdens het evenement.
Advies is om dit op een multidisciplinaire manier te doen en hier afspraken
over te maken in het gevoerde laatste veiligheidsoverleg voor het
evenement. De hulpdiensten controleren tijdens de schouw of de
gemaakte afspraken en maatregelen met de organisator worden
nageleefd.
o Multi
• Na het evenement wordt multidisciplinair geëvalueerd. Voorkeur is om dit
een aantal weken na het evenement te doen. De evaluatiepunten worden
in het dossier in ‘webbased portal met kalenderfunctie’ gezet.
o Multi
• Tijdens deze evaluatie worden meteen verbeterpunten opgesteld in de
vorm van een verbeterplan.
o Multi
Let op!
� De gemeente is en blijft verantwoordelijk voor het toezicht en het naleven
van de vergunningsvoorwaarden.
� Advies is om multidisciplinair te gaan schouwen bij een C-evenement.
� Het is een cyclisch proces. Al de genoemde stappen (1 t/m 3) kunnen zich
herhalen.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
33
4.5 Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE)
Het Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE) is extra
toegevoegd aan deze handreiking. Dit MOPE is bedoeld voor alle multi-
disciplinaire partners en heeft als doel de veiligheids- en calamiteitenplannen
samen te vatten tot één plan voor alle diensten voor op de dag van het
evenement zelf. Dit is ook ter voorkoming van het doorbladeren van
omvangrijke draaiboeken.
In het MOPE staat naast de algemene gegevens van het evenement informatie
over de aanwezige diensten en personen, de aanwezigen en tijden van het
veiligheidsoverleg, de schouw, hoe de alarmering en opschaling verloopt en
een volledige namen -en telefoonlijst van de betrokkenen bij het evenement.
Het is in de vooroverleggen overeen te komen door alle diensten of er een
MOPE wordt opgesteld of niet. Het moet dus echt gezien worden als een
handig extra hulpmiddel.
Het MOPE is opgenomen als bijlage 6.3.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
34
5 Appendix: Juridische aspecten en aansprakelijkheid
5.1 Juridische aspecten
In deze paragraaf wordt kort ingegaan op de juridische aspecten van het
evenementenproces en de aansprakelijkheid.
Voorwaarden voor vergunningverlening
De vergunningverlening voor het houden van een evenement valt onder het
bestuursrecht. Het is verboden een evenement te houden op de openbare weg
zonder vergunning of melding. De vergunning wordt verleend of geweigerd op
grond van de Algemene Plaatselijke Verordening (APV).
De burgemeester is primair verantwoordelijk voor de openbare orde, openbare
veiligheid en de volksgezondheid van alle inwoners.
Bij de vergunningverlening voor een groot evenement moet rekening
gehouden worden met de risico’s en met de eventuele overlast voor de rest
van de inwoners.
De vergunning wordt bijna altijd verleend onder voorwaarden, die zijn
toegesneden op het evenement. Een vergunning is geschikt om maatwerk te
leveren. Bij een melding, bij een klein evenement, kunnen algemene regels
voldoende zijn.
Evenementenbeleid
Het vaststellen van gemeentelijk of regionaal evenementenbeleid geeft de
gemeenteraad de mogelijkheid om mee te denken en het bestuur te
controleren. Er kunnen keuzes gemaakt worden door bepaalde terreinen aan
te wijzen en andere plekken uit te sluiten. De evenementenkalender kan een
maximum aangeven en er kan rekening gehouden worden met plaatselijke
gewoonten en gebruiken. Het beleid heeft een belangrijke juridische status,
maar mag niet in strijd zijn met wettelijke regelgeving en algemene
beginselen van behoorlijk bestuur. Het evenementenbeleid kan bepaalde
aanvragen die niet gewenst zijn voorkomen, bijvoorbeeld door een limiet te
stellen aan het aantal evenementen, waarbij veel geluidoverlast is.
Adviezen algemeen
De burgemeester vraagt voor de vergunningverlening specialisten om advies,
de belangrijkste adviseurs worden hieronder besproken.
Van belang bij de aanvraag is om al direct te kijken of er plaatselijk of
regionaal genoeg hulpdiensten beschikbaar zijn om de openbare orde,
openbare veiligheid en gezondheid te kunnen waarborgen, want zonder die
waarborg kan geen vergunning verleend worden.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
35
De burgemeester zal de adviezen van bijvoorbeeld de brandweer, politie en
milieudienst (ODRU/RUD) over het algemeen overnemen, als voorwaarden in
de vergunning.
De burgemeester is echter niet wettelijk verplicht het advies op te volgen.
Er kunnen verschillende redenen zijn om het advies niet op te volgen. Vaak
gaat daar een belangenafweging aan vooraf, waarbij ook politieke motieven
mee kunnen spelen. Voor de interne verhoudingen met de adviseurs is het
gewenst dat de burgemeester goed onderbouwt hoe de belangenafweging tot
stand gekomen is en waarom bepaalde adviezen niet opgevolgd worden.
Advies Brandweer
Vanaf januari 2014 bestaat er landelijk gezien geen lokale brandweer meer.
Over het algemeen vraagt de gemeente advies aan de brandweer op het
gebied van brandveiligheid bij een evenement. Dit advies is niet verplicht,
maar meestal is in een overeenkomt vastgelegd dat de brandweer de
advisering verzorgt.
Evenementenadvisering is een APV zaak (openbare orde), brandveiligheid
wordt geregeld via het BBV en later via het AMvB.
De brandveiligheid bij evenementen is niet geregeld in de APV maar in de
Brandbeveiligingsverordening (BBV) van de gemeente. De BBV regelt de
brandveiligheid voor al die situaties die geen betrekking hebben op
bouwwerken. Als het om de brandveiligheid gaat in een grote tent of op een
kampeerterrein dan is volgens de verordening een gebruiksvergunning vereist.
Er kan ook sprake zijn van een meldingsplicht. De gebruiksvergunning wordt
verleend door het college van B&W en wordt naast de
evenementenvergunning verleend.
Om veilig te kunnen vluchten bij brand, toetst de brandweer hoeveel personen
er mogen worden toegelaten bij een evenement. Dit aantal wordt in de
gebruiksvergunning opgenomen. De BBV kan per gemeente verschillen.
Aan deze diversiteit zal binnenkort een einde komen. In de wet Veiligheids-
regio staat de opdracht een AMVB over dit onderwerp te maken die uniform is
en de BBV vervangt.
Naar verwachting zal de bedoelde ‘AMVB overige plaatsen’ in januari 2015 in
werking treden. Als volgens de AMVB een gebruiksvergunning nodig is dan
staat deze ook los van de evenementenvergunning. In een groot aantal
gevallen is een melding voldoende.
Advies Politie
De politie heeft volgens de Politiewet de taak om de openbare orde te
handhaven en geeft daar ook advies over.
Een definitie van openbare orde is ‘de geaccepteerde rust en veiligheid op een
bepaald tijdstip op een bepaalde plaats’. Bij de handhaving van de openbare
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
36
orde in de gemeente staat de politie onder gezag van de burgemeester. De
politie is ook bevoegd voor de strafrechtelijke handhaving en valt dan onder
de officier van justitie. Daarom is het zeer belangrijk een groot evenement in
het driehoeksoverleg (burgemeester, politie en officier van justitie) te
behandelen.
Advies GHOR
De adviestaak van de GHOR aan gemeenten bij (risicovolle) evenementen is
afgeleid van de taak van de GHOR binnen de rampenbestrijding en
crisesbestrijding. Bij rampen is de GHOR verantwoordelijk voor de advisering
over en de coördinatie van de geneeskundige hulpverlening. De gemeente is
niet wettelijk verplicht een advies aan de GHOR te vragen. Echter de Inspectie
Gezondheidszorg (IGZ) heeft samen met de Inspectie Openbare Orde en
Veiligheid in 2008 geconstateerd dat de Gezondheidsbescherming bij
publieksevenementen onvoldoende gewaarborgd is. Daarbij is de adviesfunctie
van de GHOR onderzocht en zijn aanbevelingen gedaan. Gemeenten worden
aangesproken om advies te vragen bij de GHOR en de adviezen te verwerken
in de vergunningaanvraag.
Het GHOR-advies moet onderdeel gaan worden van integrale advisering door
de hulpverleningsdiensten in de regio. Politie, brandweer en GHOR moeten een
integraal advies uitbrengen.
Integrale advisering
Bij een groot evenement heeft integrale advisering meerwaarde, omdat er
vooraf door de adviseurs een professionele belangenafweging kan
plaatsvinden, waarbij risico’s aan het licht kunnen komen die bij bundeling van
adviezen niet ontdekt zouden zijn.
Uiteraard geldt bij een integraal advies ook dat de onderbouwing en kwaliteit
goed moeten zijn
Rechtsgevolg van de vergunningverlening
Een evenementenvergunning wordt verleend voor aanvragen waarvoor geen
weigeringsgrond is opgenomen in de APV of het beleid. De gemeente mag een
vergunning niet zomaar weigeren, de belangrijkste gronden zijn de openbare
orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en het milieu. Bij een
onterechte weigering kan de gemeente aansprakelijk gesteld worden voor de
schade.
Pas als de vergunning (het besluit) verleend is, treedt het bestuursrecht in
werking. Een besluit, zoals het verlenen van een bouwvergunning of een
evenementenvergunning, heeft geen rechtskracht voordat het is
bekendgemaakt.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
37
De gemeente heeft de verplichting het besluit publiek bekend te maken in een
huis-aan-huisblad of op een andere geschikte wijze en moet het besluit ter
inzage leggen.
Na publicatie kunnen ook derden bezwaar maken tegen de vergunning.
Omwonenden kunnen bijvoorbeeld bezwaar maken tegen de (geluid)overlast
van een evenement. Deze belanghebbenden kunnen ook een voorlopige
voorziening vragen om het evenement tegen te houden.
Een voorlopige voorziening is te vergelijken met een kort geding, maar dan als
het gaat om een overheidsbesluit. De rechtbank behandelt de voorlopige
voorziening alleen als er sprake is van een groot en spoedeisend belang.
Als dat niet het geval is, wordt de veel tragere procedure van bezwaar en
beroep gevolgd. Het is logisch dat juist bij evenementen relatief vaak een
voorlopige voorziening bij de bestuursrechter wordt gevraagd.
Als de organisator wel een vergunning krijgt, maar het niet eens is met de
voorwaarden, kan hij ook een voorlopige voorziening vragen.
Een voorbeeld daarvan is als de organisator voor 35.000 bezoekers
toestemming heeft gevraagd en in de voorwaarden staat dat er maar 20.000
mogen komen. De organisator heeft dan een economisch belang en er is haast
geboden, want bij het volgen van de tragere bezwaarprocedure zou het
evenement al voorbij zijn voor zijn zaak behandeld is.
Verantwoordelijkheid voor toezicht en handhaving
De gemeente die regels mag vastleggen in de APV, is ook verantwoordelijk
voor het toezicht op en de handhaving van deze regels.
De organisator moet zich aan de voorwaarden van de evenementenvergunning
houden, maar de burgemeester is verantwoordelijk dat de voorwaarden van
de vergunning ook nageleefd worden. De burgemeester moet hierop toezien
en zo nodig handhaven.
5.2 Aansprakelijkheid
Ondanks alle afspraken en procedures, kunnen er zaken mis gaan tijdens een
evenement en gaat het aansprakelijkheidsvraagstuk een rol spelen.
Omdat dit document een procesbeschrijving is, wordt hier niet uitgebreid op
ingegaan.
De organisator moet de vergunningsvoorwaarden naleven. Verder is hij
aansprakelijk bij het niet nakomen van de door hem gesloten overeenkomsten
of contracten en vergunningen. Hij is wettelijk aansprakelijk voor het handelen
van zijn ondergeschikten. Hij kan aansprakelijk zijn voor een onrechtmatige
daad door onvoldoende maatregelen te nemen om de schade te voorkomen.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
38
De organisator kan strafrechtelijk aansprakelijk zijn voor het opzettelijk
veroorzaken van milieuschade.
De burgemeester kan, door bijvoorbeeld een vergunning te weigeren die
achteraf verleend had moeten worden, voor de schade aansprakelijk zijn.
Of de burgemeester verleent een vergunning die achteraf geweigerd had
moeten worden, zoals in Duisburg. Voor de mate van aansprakelijkheid is het
erg belangrijk of de procedures zorgvuldig doorlopen zijn en of de adviezen
van de specialisten al dan niet gemotiveerd zijn overgenomen.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
39
6 Bijlagenoverzicht
6.1 Versiebeheer
Versie: Status: Datum: Beschrijving: Opsteller:
0.1 Concept 29-08-2013 Concept 0.1 Bram Jacobs
0.2 Concept 17-09-2013 Concept 0.2 Frank van Wijk
0.3 Concept 16-01-2014 Concept 0.3 Yuri Stuijvenberg
0.4 Concept 03-02-2014 Concept 0.4 Yuri Stuijvenberg
0.5 Concept 27-03-2014 Concept 0.5 Yuri Stuijvenberg
0.6 Concept 01-08-2014 Concept 0.6 Frank van Wijk
1.0 Concept 13-10-2014 Concept 1.0 Frank van Wijk
Bram Jacobs
1.0 Eindconcept 01-12-2014 Eindconcept 1.0 Frank van Wijk
Bram Jacobs
6.2 Brieven Ministerie & Inspectie
Brief Ministerie van Veiligheid en Justitie
Brief Inspectie Veiligheid en Justitie
Los document.
6.3 Multidisciplinair Operationeel Plan Evenementen (MOPE)
Los document.
6.4 Landelijke analysetool risicoanalyse
Los document.
6.5 Invultips landelijke analysetool risicoanalyse
Los document.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
40
6.6 Stroomschema's
Stroomschema A evenement
Stroomschema B evenement
Stroomschema C evenement
Los document.
6.7 Infographics
Infographic evenementen Overkoepelend
Infographic A evenement
Infographic B evenement
Infographic C evenement
Los document.
© Veiligheidsregio Utrecht, 01-12-2014, versie 1.0 Pagina
41
top related