GBD titolario1 Giorgetta Bonfiglio-Dosio Università degli Studi di Padova Il titolario come strumento di organizzazione dellarchivio corrente (Belluno,
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GBD titolario 1
Giorgetta Bonfiglio-Dosio Università degli Studi di Padova
Il titolario come strumento di organizzazione dell’archivio
corrente
(Belluno, 6 maggio 2010)
GBD titolario 2
Titolario di classificazione
Sistema precostituito di partizioni astratte, gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base dell’analisi delle funzioni dell’ente, al quale deve ricondursi la molteplicità dei documenti prodotti, per organizzarne la sedimenta-zione ordinata.
GBD titolario 3
Il titolario = piano di classificazione
È uno degli strumenti per la gestione dell’archivio corrente
da solo non basta:Va usato nel contesto di una
politica gestionale precisaLa teoria ne ha confermato la
necessitàLa tecnologia informatica ne ha
evidenziato l’assoluta necessità
GBD titolario 4
Uno strumento antico
• Che conosce una nuova vita
• Connesso al modo di essere dello Stato
• Risente dei cambiamenti di mentalità “politico-amministrativa”
• Deve tener conto dei cambiamenti istituzionali
(numero monografico di “Archivi per la storia” XVIII/1 del 2005 dedicato ai titolari)
GBD titolario 5
La stagione dei nuovi titolari
• Nel corso degli anni Novanta, in concomitan-za con le innovazioni istituzionali e tecnologi-che sono stati predisposti alcuni nuovi titolari:
–Università–Comuni–Province–Consigli regionali–Giunte regionali–Camere di commercio
• «Archivi & Computer», XVII/2-3 (2007)
GBD titolario 6
La storia degli archivi ci insegna:
• C’è un legame profondo tra la struttura dello Stato e l’organizzazione degli archivi
• Epoche di grandi riforme istituzionali sono accompagnate e supportate da radicali riorganizzazioni degli archivi:– Concezione della funzione degli archivi
all’interno della società– Ideazione e utilizzo di specifici strumenti di
gestione, ma soprattutto di governo degli archivi
Attività amministrativa
e documenti archivistici
ARCHIVIOstrumento e
residuo dell’attività istituzionale
di un soggetto giuridico
GBD titolario 8
STRUMENTOAttività amministrativa
Certezza del diritto
Autodocumentazione “allargata”
RESIDUOConoscenza
Ricostruzione dei precedenti
Ricostruzione storica
GBD titolario 9
Records management
Work-flow management
gestione documentale =
risorsa e strumento
per una amministrazione di qualità
GBD titolario 10
Il paradosso• Archivio = instrumentum regni: questione
di vertice; potente strumento di governo, al quale chi detiene il potere spesso rinuncia– In Italia in particolare leggi all’avanguardia nel
decennio 1990-2000, ma con scarse ricadute
• La gestione ordinaria è trascurata, non organizzata, affidata a personale non specializzato, disancorata dal concetto di sistema, incapace di usare al meglio le tecnologie
GBD titolario 11
in effetti • Manca la coscienza della funzione
dell’archivio all’interno di una struttura amministrativa
• Manca la coscienza che tutti i componenti di un’organizzazione sono coinvolti – con funzioni differenti – nella progettazione, realizzazione, gestione, mantenimento di un sistema di gestione dei documenti archivistici, all’insegna del rispetto delle regole
GBD titolario 12
A che cosa serve l’archivio?
Conoscere in modo autentico le situazioni e i precedenti amministrativi
Programmare per obiettivi, tenendo conto delle risorse
Verificare i risultati raggiuntiProvare diritti nel contesto della
certezza del dirittoConservare la memoria dei singoli e della collettività
GBD titolario 13
DPCM 28 ott. 1999 (Direttiva D’Alema)
Nelle premesse chiarisce: Che cosa si deve intendere con
l’espressione di protocollo informatico
Con quali finalità è stato introdotto nella prassi della pubblica amministrazione, soggetta a un radicale processo di riforma innescato dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 = strumento per realizzare le riforme
GBD titolario 14
Innovazione tecnologica
Nel processo di generale e continua trasfor-mazione delle pubbliche amministrazioni
• Fattore di sviluppo e di razionalizzazione
• Fattore di contenimento dei costi di funzionamento [non di conservazione]
• Fattore di miglioramento dei servizi resi al cittadino-utente
GBD titolario 15
Che cosa serve per ottenere effettivi
risultati?• Infrastrutture evolute• Azione di coordinamento
– Sul piano amministrativo-organizzativo– Sul piano tecnico-informatico
• Direttive e indirizzi• Regole tecniche comuni e
aggiornate• Azioni formative mirate
GBD titolario 16
Che cos’è un sistema?
GALILEO GALILEI (1623) «Pluralità di elementi
materiali coordinati tra loro in modo da formare un complesso organico soggetto a date regole»
sistema
= insieme di entità connesse tra di loro tramite reciproche relazioni visibili o definite dal suo osservatore
Per quanto riguarda gli archivi
La definizione di Galileo è assolutamente assonante con i principi archivistici
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Per progettare un sistema di gestione documentale efficace,
efficiente, economico e trasparente
Bisogna individuare• le entità coinvolte nel sistema• le finalità del sistema• le regole di funzionamento del sistema• i compiti e le responsabilità attribuiti a
ciascuna entità• gli strumenti più consoni al funzionamento
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Oltre alla normativa italiana
ISO 15489: 1-2001 Information and documentation - Records management
• Scopo dichiarato: «Fornire una guida per la gestione dei documenti e degli archivi in organizzazioni pubbliche o private e per l’erogazione di servizi a clienti interni ed esterni per la gestione documentale»
GBD titolario 20
Costituisce una guida:
• nella determinazione delle responsabilità all’interno delle organizzazioni per definire politiche, procedure, sistemi e processi.
• per la gestione dei documenti a supporto di un lavoro amministrativo di qualità nel contesto della filosofia delle ISO.
• per progettare e implementare il sistema di gestione documentale.
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è destinato a:•dirigenti delle organizzazioni•professionisti della gestione di
documenti, informazione e tecnologie
•tutto il personale delle organizzazioni
•tutte le persone che hanno obblighi di produzione e conservazione di documenti
GBD titolario 22
La gestione documentale in un’organizzazione include alcune attività:• Stabilire politiche e standard• Assegnare responsabilità e autorità• Stabilire e promulgare procedure e linee-
guida• Prevedere una serie di servizi relativi alla
gestione e all’uso dei documenti• Disegnare, implementare e amministrare
sistemi specializzati per gestire i documenti
• Integrare la gestione documentale nei sistemi amministrativi e i processi
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Entità coinvolte
• Tutti coloro che lavorano all’interno dell’organizzazione produttrice:
l’archivio è di tutti e serve a tutti
• Tutte le altre organizzazioni che potenzialmente sono in relazione con l’organizzazione produttrice
• Tutti i cittadini
GBD titolario 24
L’archivio è di tutti e serve a tutti
A ciascuno il suo
Né imboscati né ghettizzati
GBD titolario 25
Concetto di rete
Dal mondo digitale allo scenario organizzativo: lavoro in team > ambiente nel quale ciascuno mette a disposizione dell’organizzazione le proprie conoscenze: learning organization
Circolarità delle conoscenzeCoinvolgimento di ogni componente
dell’organizzazioneForte motivazione delle persone coinvolteRete esterna alla singola organizzazione
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Esigenza di linguaggi comuni e condivisi
• Manuale di gestione
• Titolario di classificazione
GBD titolario 27
Finalità del sistema• Produrre documenti necessari per
l’espletamento dell’attività propria del soggetto produttore [civiltà giuridica del documento scritto]
• Organizzare i documenti in modo che l’archivio sia effettivamente strumento di governo dell’ente, di gestione amministrativa e di controllo
• Conservare i documenti prodotti in modo che essi mantengano la loro capacità probatoria e servano alla storia
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in un sistema di gestione documentale
• I documenti sono creati, ricevuti e usati durante lo svolgimento di un’attività istituzionale
• Costituiscono il supporto all’attività istituzionale
• Devono essere gestiti per assicurare
– la conservazione dell’autenticità,– la loro affidabilità e – la loro “usabilità”
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Produzione dei documenti
• È strettamente connessa con l’attività amministrativa
• Per evitare ridondanze o lacune:analisi dei procedimenti amministrativi e delle
attività extra-procedimentali = predisposizione della tabella >
– Semplificazione amministrativa– Agevolazione del lavoro amministrativo – Controllo di gestione– Soddisfazione del cliente esterno– Percorsi formativi del personale neo-assunto
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Ripensare le fasi di vita dell’archivio
• Proposta di nuovo di nuovo ciclo vitale:– Concezione (Progettazione del sistema e
definizione dei requisiti essenziali per la gestione, selezione e conservazioni dei documenti)
– Fase attiva (archivio corrente)– Fase semi-attiva (archivio di deposito)– Fase di conservazione permanente (archivio
storico)
• Concetto di records continuum = costante convivenza delle diverse attività tipiche di ciascuna fase in ogni momento della vita del documento
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Continuità e innovazione
• Il momento più importante è quello della concezione del sistema < Leopoldo Sandri «le fonti documentarie per la storia nascono e si difendono nell’archivio in formazione»
• Applicazione all’archivio in formazione, anzi al progetto di archivio, di metodiche e standard finora tipici della fase conservativa > oculata scelta dei supporti e dei formati
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Operazioni e strumenti archivistici
dell’archivio corrente 1. Registrazione > registro di
protocollo2. Segnatura > timbro di protocollo3. Classificazione > titolario di
classificazione4. Costituzione dei fascicoli e delle altre
aggregazioni di documenti> repertorio dei fascicoli e repertori specifici
GBD titolario 33
PROTOCOLLOFunzione giuridico-probatoria
La registrazione a protocollo:1. Attesta l’esistenza all’interno
dell’archivio di un determinato documento
2. Certifica in modo inoppugnabile, in quanto atto pubblico di fede privilegiata, la data archivistica, dalla quale partono gli effetti giuridici del documento ai sensi della L. 241/1990
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PROTOCOLLO Funzione
gestionale La registrazione a protocolloServe a gestire i flussi
documentali, in rapporto ai flussi di lavoro:
-smistamento del singolo documento alla UOR di competenza
-assegnazione del medesimo al RPAServe a monitorare in qualsiasi
momento la collocazione del documento
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Art. 55 Segnatura di protocollo
= apposizione o associazione all’originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso.
Consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile.
Informazioni minime previste: 1) Num. prot. 2) data prot. 3) identificazione dell’area organizzativa
Va effettuata contestualmente alla protocollazione.
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Elementi della segnatura
__________________________________________Comune di . . . . . . . . . . . . – Registratura
Anno . . . . Titolo . . . Classe . . . Fascicolo . . .
__________________________________________N. . . . . . . giorno mese
anno__________________________________________UOR CC RPA______________________________________
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Perché classificare?
La registrazione a protocollo dà la sequenza cronologica e consente di monitorare i flussi
Ma è necessario organizzare logicamente
i documenti
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Attività di classificazione
TUDA art. 52, comma f)«garantire la corretta organizzazione dei
documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato»
TUDA art. 56 … le operazioni di classificazione
costituiscono operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti da parte delle pubbliche amministrazioni
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Organizzazione dei documenti
Deve essere funzionale allo svolgimento “ordinato” delle attività istituzionali
Deve essere stabilita a priori: piano di classificazione (NB è solo uno degli elementi del sistema)
Deve essere costantemente monitorata > ruolo della formazione continua
Deve applicata praticamente > fascicolazione (costituzione delle aggregazioni documentali)
GBD titolario 40
Finalità della classificazione (Direttiva D’Alema)
• Definizione dei criteri di formazione e organizza-zione dei fascicoli, dei dossier e delle serie dei do-cumenti tipologicamente simili (circolari, verbali, registri contabili, etc.)
• Reperimento dei documenti in relazione all’insieme della produzione documentaria riferita ad una specifi-ca attività o ad un procedimento amministrativo
• Realizzazione delle operazioni di selezione dei do-cumenti archivistici ai fini della loro conservazione ovvero della loro distruzione
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Caratteristiche del titolario
È atto di organizzazione > va deliberato dall’organo o ufficio preposto all’organizzazione
Attiene alla sfera amministrativo-gestionale
Non può essere retroattivo È ricavato dall’analisi delle funzioniHa carattere di astrattezzaPrevede il può esserci > è generale,
ma non generico
GBD titolario 42
Sempre sul titolario
Si sviluppa su più livelli: titolo, classe, sottoclasse, categoria, sottocategoria
Si consiglia di arrivare al massimo a tre livelli
Costituisce un’operazione di reductio ad unum
Deve essere omnicomprensivoDeve essere stabile, ma dinamico (quindi va
modificato, sempre con atto di organizzazione, ogni volta che variano le funzioni dell’ente)
GBD titolario 43
Il titolario è obbligatorio?
Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì Sì
DPR 445/2000: art. 50
Ciascuna amministrazione deve stabi-lire un piano di classificazione
GBD titolario 44
Criteri per la redazione del titolario
Funzione primaria-costitutiva(Mission/ Statuto/ funzioni trasversali)
Funzioni gestionali(organi di governo, gestione, consulenza, garanzia)
Funzioni finali(funzioni operative nell’ambito della funzione
primaria)
Funzioni strumentali e di supporto
(personale, servizi, beni mobili e immobili)
GBD titolario 45
D. lgs. 29/93 > D. lgs. 165/2001
Art. 5 Criteri di organizzazione
Le amministrazioni pubbliche sono ordinate secondo i seguenti criteri:
a) Articolazione degli uffici per funzioni omogenee, distinguendo tra funzioni finali e funzioni strumentali o di supporto
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Un esempio/percorso significativo
due titolari per i comuni italiani
a distanza di oltre un secoloTitolario Astengo: Circolare del Ministero
dell’interno 1° marzo 1897, n. 17100/2: 15 categorie
Titolario del gruppo di lavoro: 14 titoli
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Titolario Astengo
Che cos’è?Una circolare del Ministero dell’internoFunzione del Ministero rispetto ai Comuni:- Ministero cui faceva capo
l’amministrazione archivistica- Ministero di riferimento per
l’organizzazione e il funzionamento dei Comuni in un contesto statale ben definito e diverso dall’attuale
GBD titolario 48
Istruzioni per la tenuta del protocollo e dell’archivio per gli
uffici comunali(circolare n. 17100/2 del 1° marzo
1897)Art. 1. Ogni atto che perviene all’Ufficio, o ne parte, deve essere assegnato ad una categoria d’archivio e registrato nel protocollo
Art. 2. Gli atti sono classificati, come dall’annessa tabella mod. A, per categorie, le categorie si dividono in classi, le classi in fascicoli. Le categorie sono quindici; non si può diminuirne il numero né variarne la materia. Si possono aggiungere nuove categorie quando occorressero necessità nuove e gli affari relativi non trovassero sede relativa nelle prime quindici nemmeno per analogia.
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Le 15 categorie dell’Astengo
I. AmministrazioneII. Opere pie e
beneficenzaIII. Polizia urbana e
ruraleIV. Sanità ed igieneV. FinanzeVI. GovernoVII. Grazia, giustizia
e cultoVIII.Leva e truppe
IX. Istruzione pubblica
X. Lavori pubblici, poste-telegrafi, telefoni
XI. Agricoltura, industria e commercio
XII. Stato civile, censimento, statistica
XIII.EsteriXIV.VarieXV. Sicurezza pubblica
GBD titolario 50
Nuovo titolarioI Amministrazione generaleII Organi di governo, gestione, controllo,
consulenza e garanziaIII Risorse umaneIV Risorse finanziarie e patrimonioV Affari legaliVI Pianificazione e gestione del territorioVII Servizi alla personaVIII Attività economicheIX Polizia locale e sicurezza pubblicaX Tutela della saluteXI Servizi demograficiXII Elezioni ed iniziative popolariXIII Affari militariXIV Oggetti diversi
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Come è cambiato il Comune negli ultimi cento anni?
In particolare dal 1990 c’è stata una radicale trasformazione
e i compiti dei Comunisi sono rapidamente …
– modificati
– evoluti
– ampliati
GBD titolario 52
Duplice aspetto della trasformazione
• le nuove funzioni di cui diviene titolare il comune incidono sulle modalità di organizzazione della struttura e dei documenti archivistici
• si instaura un diverso rapporto con i cittadini (trasparenza, partecipazione)
GBD titolario 53
Leggi che hanno contrassegnato la trasformazione
• L. 142/90 Ordinamento delle autonomie locali
• L. 241/90Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto d’accesso ai documenti amministrativi
GBD titolario 54
Aspetti fondamentali della L. 142/90
autonomia statutaria e finanziaria titolarità di funzioni proprie e
delegate ridefinizione dei compiti di
sindaco, giunte e consigli separazione dei compiti di
indirizzo da quelli di gestione ./.
GBD titolario 55
autonomia organizzativa funzionalità ed
economicità di gestione partecipazione dei
cittadini diritto di accesso difensore civico unioni di comuni
GBD titolario 56
Aspetti fondamentali della L. 241/90
Censimento dei procedimenti e determinazione dei tempi per ogni procedimento
Confermata la partecipazione dei cittadini
Obbligatorietà della comunicazione dell’avvio del procedimento
Ribadita la possibilità dell’autocerti-ficazione
Diritto di accesso ai documenti per garantire la trasparenza e l’imparzialità
GBD titolario 57
Altre leggi
•D. Lgs. 29/93Razionalizzazione dell’organizzazione delle amministrazioni pubbliche e revisione della disciplina in materia di pubblico impiego
•L. 81/93Elezione diretta del Sindaco, del Presidente della Provincia, del Consiglio Comunale e del Consiglio Provinciale
GBD titolario 58
Aspetti fondamentali del D. lgs.29/93
Accentuazione della separazione tra indirizzo e gestione
Viene confermato il potere di organizza-zione delle amministrazioni pubbliche
Viene confermata l’autonomia organizzativa
Istituzione degli URP
GBD titolario 59
Aspetti fondamentali della L. 81/93
modifica dei rapporti con l’elettorato: introduzione dell’elezione
diretta del sindaco si creano nuove aspettative al comune viene richiesto di
rispondere a tutte le esigenze e alle istanze più varie.
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Altre leggi (le Bassanini)• L. 59/97
Delega al Governo per il conferimento di funzioni e compiti alle Regioni ed Enti Locali, per la riforma della Pubblica Amministrazione e per la semplificazione amministrativa
• L. 127/97Misure urgenti per lo snellimento dell’attività amministrativa e dei procedimenti di decisione e di controllo
• D. Lgs 112/98Attuazione della delega contenuta nella L.59/97 “Funzioni conferite alle Regioni ed agli Enti Locali”.
GBD titolario 61
Aspetti fondamentali della L. 59/97
si introduce il principio di sussidiarietàrichiamo di altri principi : completezza,
efficienza ed economicitàcapovolgimento della vecchia
impostazione sui compiti che spettano allo Stato ed agli enti locali
GBD titolario 62
Aspetti fondamentali della L. 127/97
semplificazione delle norme sulla docu-mentazione amministrativa
semplificazione complessiva di tutte le procedure
il segretario comunale diventa dipendente dell’ente locale
viene definitivamente sancita la separa-zione tra organi eletti e dipendenti
GBD titolario 63
Aspetti fondamentali del D. lgs.112/98
si è proceduto, a costituzione invariata, a porre in essere i dettami della L. 59/97 con il conferimento ai comuni di funzioni in vari settori
l’attuazione nella sua interezza del decreto viene subordinata all’emanazione di puntuali leggi regionali
GBD titolario 64
Altre leggi •T.U. 267/00
Testo unico della legge sull’ordinamento degli Enti Locali.
•Legge costituzionale 3/2001Revisione del titolo V, seconda parte della Costituzione.
•D. lgs. 165/01Norme generali sull’ordinamento del lavoro alle dipendenze delle amministrazioni pubbliche.
GBD titolario 65
Le trasformazioni rilevanti
•ogni ente definisce la propria struttura organizzativa
•autonomia nell’organizzazione dell’ente
> Non sussistevano più le condizioni di contesto della circolare Astengo
GBD titolario 66
Scelte fondamentali del Gruppo di lavoro
• Creare un titolario condiviso, anche se non obbligatorio (impossibile imporlo)
• Constatazione che comuni di diverse dimensioni detengono uguali funzioni
• Definire un sistema di classificazione articolato solo sui due primi livelli: titolo e classe per esigenze di semplicità
GBD titolario 67
Obiettivo del gruppo• Predisporre un titolario basato sulle
funzioni che la legge affida ai comuni e che sono diverse e più numerose rispetto al passato
• Tali funzioni saranno ulteriormente implementate a seguito dell’attuazione della riforma del Titolo V della costituzione e del completamento della cosiddetta devoluzione
GBD titolario 68
Riforma del Titolo V
• Ruolo diverso degli EELL
• alle Regioni compiti legislativi, di indirizzo e di controllo
• agli Enti locali tutte le funzioni amministrative
GBD titolario 69
Comune interfaccia di imprese e cittadini
• Aumenta il rapporto con l’ente locale da parte di cittadini, imprese: implicito riconoscimento di un ruolo
• il comune diventa sempre più interlocutore unico
• aspettative legate a questo ruolo
GBD titolario 70
Necessità di disporre di sistemi documentali efficaci
• Aumentano le esigenze di comunicazione
• Rapporto corretto tra front-office e back-office
• Necessità di migliorare l’aspetto probatorio/gestionale della produzione documentale
• Non appesantimento ma miglioramento nella gestione degli archivi
• L’archivio a garanzia di efficienza, trasparenza e velocità
GBD titolario 71
Da queste premesse(condivise dall’ANCI)
• È emersa la necessità di un nuovo titolario per i Comuni
• Convenzione cattedra di archivistica di Padova e comune di Cadoneghe
• Prima proposta (1° ediz. 2002; 2° ediz. 2003)
• Istituzione del Gruppo (2002-2005)
GBD titolario 72
Il Gruppo
È stato nominato nel 2002 dal Direttore generale per gli archivi ed è formato da:- Rappresentante del Ministero Bac- Soprintendenti e funzionari di alcune
Soprintendenze archivistiche (MI, BO, BA, PG, FI, TO)
- Archivisti e dirigenti di alcuni Comuni (MI, VR, PD, Cerreto Guidi, PG, Foligno, RM, NA, BA)
- Rappresentante dell’ANCI- Docente di archivistica dell’Università degli
studi di Padova
GBD titolario 73
Strumenti prodotti dal Strumenti prodotti dal GruppoGruppo• Linee guida per la stesura del
Manuale di gestione• Nuovo titolario di classificazione• Prontuario per la classificazione• Linee guida per l’organizzazione
dei fascicoli e delle serie• Piano di conservazione
GBD titolario 74
Esperienza del Comune di Padova
Si è tenuto conto della normativaSono state coinvolte professionalità diverse
ma convergentiSi è analizzato il pregresso e non solo
l’esistenteSi sono evidenziate le criticitàSi sono proposti i rimedi possibili (in rapporto
alle risorse disponibili e agli obiettivi indispensabili)
Si sono utilizzati i risultati del Gruppo di lavoro
GBD titolario 75
Funzione primaria-costitutiva
(Mission/ Statuto/ funzioni trasversali) COMUNE
I Amministrazione generale
GBD titolario 76
I Amministrazione generale
1. Legislazione e circolari esplicative2. Denominazione, territorio e confini, circoscrizioni di
decentramento, toponomastica3. Statuto4. Regolamenti5. Stemma, gonfalone, sigillo6. Archivio generale7. Sistema informativo8. Informazioni e relazioni con il pubblico9. Politica del personale; ordinamento degli uffici e dei servizi10. Relazioni con le organizzazioni sindacali e di rappresentanza del
personale11. Controlli interni ed esterni12. Editoria e attività informativo-promozionale interna ed esterna13. Cerimoniale, attività di rappresentanza; onorificenze e
riconoscimenti14. Interventi di carattere politico e umanitario; rapporti
istituzionali15. Forme associative e partecipative per l’esercizio di funzioni e
servizi e adesione del Comune ad Associazioni16. Area e città metropolitana17. Associazionismo e partecipazione
GBD titolario 77
Funzioni gestionali(organi di governo, gestione, consulenza,
garanzia)
II Organi di governo,
gestione, controllo,
consulenza e garanzia
GBD titolario 78
II Organi di governo, gestione, controllo,
consulenza e garanzia1. Sindaco2. Vice-Sindaco3. Consiglio4. Presidente del Consiglio5. Conferenza dei capigruppo e Commissioni del
Consiglio6. Gruppi consiliari7. Giunta8. Commissario prefettizio e straordinario9. Segretario e Vice-segretario10. Direttore generale e dirigenza11. Revisori dei conti12. Difensore civico13. Commissario ad acta 14. Organi di controllo interni15. Organi consultivi … 16-22 classi dedicate agli organi delle circoscrizioni
GBD titolario 79
Funzioni strumentali e di supporto
(personale, servizi, beni mobili e immobili)
III Risorse umaneIV Risorse finanziarie e
patrimonioV Affari legali
GBD titolario 80
III Risorse umane1. Concorsi, selezioni, colloqui2. Assunzioni e cessazioni3. Comandi e distacchi; mobilità4. Attribuzione di funzioni, ordini di servizio e missioni5. Inquadramenti e applicazione contratti collettivi di
lavoro6. Retribuzioni e compensi7. Trattamento fiscale, contributivo e assicurativo8. Tutela della salute e sicurezza sul luogo di lavoro9. Dichiarazioni di infermità ed equo indennizzo10. Indennità premio di servizio e trattamento di fine
rapporto, quiescenza11. Servizi al personale su richiesta12. Orario di lavoro, presenze e assenze13. Giudizi, responsabilità e provvedimenti disciplinari14. Formazione e aggiornamento professionale15. Collaboratori esterni
GBD titolario 81
IV Risorse finanziarie e patrimonio
1. Bilancio preventivo e Piano esecutivo di gestione (PEG)2. Gestione del bilancio e del PEG (con eventuali
variazioni)3. Gestione delle entrate: accertamento, riscossione,
versamento4. Gestione della spesa: impegno, liquidazione, ordinazione
e pagamento5. Partecipazioni finanziarie6. Rendiconto della gestione; adempimenti e verifiche
contabili7. Adempimenti fiscali, contributivi e assicurativi8. Beni immobili9. Beni mobili10. Economato11. Oggetti smarriti e recuperati12. Tesoreria13. Concessionari ed altri incaricati della riscossione delle
entrate14. Pubblicità e pubbliche affissioni
GBD titolario 82
V Affari legali
1. Contenzioso2. Responsabilità civile e
patrimoniale verso terzi; assicurazioni
3. Pareri e consulenze
GBD titolario 83
Funzioni finali(funzioni operative nell’ambito della
funzione primaria)
VI Pianificazione e gestione del territorio
VII Servizi alla personaVIII Attività economicheIX Polizia locale e sicurezza pubblicaX Tutela della saluteXI Servizi demograficiXII Elezioni ed iniziative popolariXIII Affari militari
GBD titolario 84
VI Pianificazione e gestione del territorio
1. Urbanistica: piano regolatore generale e varianti
2. Urbanistica: strumenti di attuazione del Piano regolatore generale
3. Edilizia privata4. Edilizia pubblica5. Opere pubbliche6. Catasto7. Viabilità8. Servizio idrico integrato, luce, gas, trasporti
pubblici, gestione dei rifiuti e altri servizi9. Ambiente: autorizzazioni, monitoraggio e
controllo10.Protezione civile ed emergenze
GBD titolario 85
VII Servizi alla persona1. Diritto allo studio e servizi2. Asili nido e scuola materna3. Promozione e sostegno delle istituzioni di istruzione e della
loro attività4. Orientamento professionale; educazione degli adulti;
mediazione culturale5. Istituti culturali (Musei, Biblioteche, Teatri, Scuola
comunale di musica, etc.)6. Attività ed eventi culturali7. Attività ed eventi sportivi8. Pianificazione e accordi strategici con enti pubblici e privati
e con il volontariato sociale9. Prevenzione, recupero e reintegrazione dei soggetti a
rischio10. Informazione, consulenza ed educazione civica11. Tutela e curatela di incapaci12. Assistenza diretta e indiretta, benefici economici13. Attività ricreativa e di socializzazione14. Politiche per la casa15. Politiche per il sociale
GBD titolario 86
VIII Attività economiche
1. Agricoltura e pesca2. Artigianato3. Industria4. Commercio5. Fiere e mercati6. Esercizi turistici e strutture
ricettive7. Promozione e servizi
GBD titolario 87
IX Polizia locale e sicurezza pubblica
1. Prevenzione ed educazione stradale
2. Polizia stradale3. Informative4. Sicurezza e ordine pubblico
GBD titolario 88
X Tutela della salute
1. Salute e igiene pubblica2. Trattamento Sanitario
Obbligatorio3. Farmacie4. Zooprofilassi veterinaria5. Randagismo animale e
ricoveri
GBD titolario 89
XI Servizi demografici
1. Stato civile2. Anagrafe e certificazioni3. Censimenti4. Polizia mortuaria e
cimiteri
GBD titolario 90
XII Elezioni ed iniziative popolari
1. Albi elettorali2. Liste elettorali3. Elezioni4. Referendum5. Istanze, petizioni e iniziative
popolari
GBD titolario 91
XIII Affari militari
1. Leva e servizio civile sostitutivo2. Ruoli matricolari3. Caserme, alloggi e servitù militari4. Requisizioni per utilità militari
GBD titolario 92
FAQ frequently asked questions
(molto intense fino a metà 2005) • Come classifico il tal documento?
> sviluppare l’abitudine e la capacità di capire la sostanza del documento nella sua valenza logica
• Confusione tra classificazione e smistamento > specificare nel manuale di gestione le competenze
dei diversi uffici = prontuario per lo smistamento; individuare le responsabilità di gestione documentale
• Difficoltà di organizzare le aggregazioni di documenti (fascicoli, serie, repertori) > formazione e assistenza
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criticità
• Gestire il passaggio dal vecchio al nuovo titolario
> Insegnare le tecniche di gestione documentale
• Far adottare formalmente il titolario dai vertici amministrativi del Comune in assenza di coercizione da parte del MiBAC
• Coordinare il titolario con l’organizzazione locale
• Fare formazione a tutta la struttura comunale
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A proposito di formazione
Presidenza del Consiglio dei ministri – Dipartimento della funzione pubblica Direttiva 13 dic. 2001
Formazione e valorizzazione del personale delle pubbliche
amministrazioni «La formazione è una dimensione costante e
fondamentale del lavoro e uno strumento essenziale nella gestione delle risorse umane»
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Forme di aggregazione dei documentiFascicolo
per affare per persona
fisica giuridica
per attività
SerieRepertorio
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Il fascicolo: questo sconosciuto
• La letteratura archivistica ne esalta la funzione strategica e performante, ma non chiarisce metodi e linee-guida applicative
• La normativa vigente li presuppone, ma non indica le caratteristiche di ciascuna tipologia di fascicolo
• Esistono ancora, anche tra addetti ai lavori, alcuni punti oscuri, non sufficientemente discussi e chiariti
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Come si fascicola di solito? I fascicoli vengono costituiti, ma • in modo approssimativo e improvvisato • senza una vera progettazione di sistema• senza raccordo con il sistema di gestione
documentale – disancorati dal titolario di classificazione > “non di solo titolario vive l’archivio”– in assenza di un censimento dei procedimenti
degno di questo nome• senza un’autentica coscienza della funzione della
costituzione delle aggregazione documentali per il miglioramento della qualità della attività amministrativa al servizio del cittadino
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In un sistema coesistono
• Aggregazioni di documenti riuniti sulla base dell’oggetto (principio di pertinenza): con riferimento al piano di classificazione
• Aggregazioni di documenti riuniti sulla base della forma e della provenienza (repertori) in sequenza cronologica
• Aggregazioni di informazioni ricavate dai documenti a cura di pubblici funzionari
• Le differenti forme di aggregazione vanno regolamentate e coordinate
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Manuale di gestione
«Descrive il sistema di gestione e di conservazione dei documenti e fornisce le istruzioni per il corretto funzio-namento del servizio» (DPCM 31 ott. 2000, art. 5, comma 1)
Descrive attività, processi e strumenti
GBD titolario 100
Per passare dall’astratto al concreto
Linee guida per l’organizzazione dei fascicoli e delle serie dei
documenti prodotti dai Comuni italiani
in riferimento al piano di classificazione
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Titolo I. Amministrazione generale
classe 1. Legislazione e circolari esplicative
• Pareri chiesti dal Comune su leggi specifiche: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli (uno per ciascun parere)
• Circolari pervenute al Comune: repertorio annuale, servito da indici
• Circolari emanate dal Comune: repertorio annuale, servito da indici
GBD titolario 102
Titolo I. Amministrazione generaleClasse 2. Denominazione …
• Denominazione del Comune: fasc. per affare
• Attribuzione del titolo di città: fasc. per affare
• Confini del Comune: fasc. per affare • Costituzione delle circoscrizioni: un fasc.
per ciascun affare • Verbali e deliberazioni della Commissione
comunale per la toponomastica: repertorio annuale
GBD titolario 103
Titolo I. Amministrazione generaleClasse 5. Stemma, gonfalone, sigillo• Definizione, modifica, riconoscimento
dello stemma: fasc. annuale per attività• Definizione, modifica, riconoscimento
del gonfalone: fasc. annuale per attività• Definizione, modifica, riconoscimento
del sigillo: fasc. annuale per attività• Concessione del patrocinio gratuito e
del connesso uso dello stemma del Comune: fasc. annuale per attività, eventualmente articolato in sottofascicoli mensili
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Titolo V. Affari legali
Classe 1. Contenzioso• Fascicoli di causa: un fasc. per ciascuna causa (fasc.
per procedimento). Ciascun Comune può suddividere, a seconda delle esigenze, la serie dei fascicoli di causa in sottoserie (cause civili, cause amministrative, cause penali, cause tributarie). Ciascun fascicolo può articolarsi in sottofascicoli (fasi della causa, etc.)
Classe 2. Responsabilità civile e patrimoniale verso terzi; assicurazioni
• Contratti assicurativi: un fasc. per contratto (fasc. per affare)
• Richieste e pratiche di risarcimento: un fasc. per ciascuna richiesta (fasc. per affare)
Classe 3. Pareri e consulenze• Pareri e consulenze: un fasc. per ciascun affare
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Allora …
... BUON LAVORO !
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