Formation des utilisateurs Système Informatique du ... · 1 Formation des utilisateurs Système Informatique du Laboratoire (SIL) SoftLabMic V4.0.7.1 Saisie des requêtes / Scan

1

Formation des utilisateurs

Système Informatique du Laboratoire (SIL)

SoftLabMic V4.0.7.1

Saisie des requêtes / Scan prélèvement

Fait par Service de la Biologie Médicale du CSSS Pierre-Boucher

Novembre 2014

2

• Fenêtre d’ouverture Softlab V4 ……………………… 6

• Saisie des requêtes• Recherche d’un usager …………………………………………… 8

– Dossiers des usagers …………………………………………………. 9

– Dossier d’usager CSSS Pierre-Boucher……………………… 10

– Usager inexistant ……………………………………………………… 11

– Structure générale du système GUI ………………………… 12

– Créer un dossier d’usager ………………………………………… 13

• Choix du séjour ………………………………………… 16

– Quand choisir un séjour existant ? …………………………… 17

– Quand créer un nouveau séjour ? ……………………………. 18

• Choix du médecin

– Recherche d’un médecin …………………………………………… 20

– Procédure pour médecin non inscrit ………………………… 21

–

Table des matières

3

• Saisie des requêtes (suite)• Recherche d’une clinique (Unité de soins) ……………….. 23

• Créer un nouveau séjour ………………………………………….. 26

• Création de la requête ………………………………………………. 27

– Créer une nouvelle requête …………………………………………… 28

– Impression sur une autre imprimante que celle

de la clinique (unité de soins) ………………………………………. 30

– Impression d’un fax à la saisie de requête ………………….. 31

– Commentaire de requête ………………………………………………. 33

– Saisie des analyses demandées ……………………………………. 34

» par clavier …………………………………………………………….... 35

» par recherche …………………………………………………………. 36

– Indications et Messages du système ……………………………… 37

– Annuler une entrée de test ……………………………………………. 38

– Valider le choix du patient …………………………………………….. 39

– Sauvegarde de la requête ……………………………………………… 40

Table des matières

4

• Saisie des requêtes (suite)• Renseignements obligatoires à la saisie de requête ……. 41

• Impression d’étiquettes ………………………………………………. 42

• Réimpression d’étiquettes ……………………………………………. 44

• Ajouter une requête suivante même patient,

même séjour ………………………………………………………………… 45

• Requête de microbiologie ……………………………………………. 46

– Saisie des tests de microbiologie ……………………………………… 48

• Modification d’une requête existante

– Modification d’une requête existante ……………………………….. 51

– Modification d’une requête existante (ajout

ou annulation) ……………………………………………………………………. 52

– Entrer la raison de l’annulation …………………………………………. 53

Table des matières

5

• Scan des prélèvements• Scan des prélèvements Icône …………………………………. 55

– Scan des prélèvements (Hôpital) ……………………………….. 56

– Scan des prélèvements (CLSC seulement) ………………… 57

• Annexe 1• Numéro requête expliquée …………………………………….. 59

• Imprimante à étiquettes ………………………………………… 60

• Configuration de l’impression d’écran (si accès) ……. 63

• Configuration Personnalisation du Bureau (si accès) …………………… 65

Table des matières

6

Fenêtre d’ouverture Softlab V4

Saisie des Requêtes – Permet de produire, modifier et annuler des requêtes, réimprimer des étiquettes, etc.

Prélèvement - Permet d’attribuer les initiales du préleveur(phlébotomiste), la date et l’heure du prélèvement.

Interrogation Résultats Labo – Permet de visualiser et d’imprimer des résultats.

Dans un environnement Windows, vous pouvez faire du multi-tâche et

avoir plusieurs fenêtres ouvertes simultanément !

7

Saisie des requêtes

Choix d’un usager

Service de Biologie Médicale

8

Recherche d’un usager

- Double-cliquer l’icône saisie de requête

- La fenêtre de recherche

du patient s’affiche

1

2

3

# de dossier (NDM)

# de RAMQ

Nom , prénom

& date de naissance

Appuyer sur suivant

ou faire ENTREE

9

• Si patient connu au CSSS Pierre-Boucher

– Dossier permanent du CSSS (1er choix)

– Dossier X = Dossier temporaire (2ème choix) pour usager externe seulement si le nom/prénom et date naissance correspond à votre usager .

– Si non, créer un nouveau usager.

Dossiers des usagers

10

Dossier d’usagerCSSS Pierre-Boucher

Si votre usager n’est pas dans la liste

ou qu’il ne possède pas de dossier

pour le CSSS Pierre-Boucher, appuyer

sur Nouveau- Nouveau patient

Avec la souris, choisir le dossier de l’usager:

- Dossier permanent (1er

choix)- Dossier X : Dossier temporaire ( 2ème choix) pour usager externe seulement.

11

Usager inexistant

Après avoir fait une recherche par Dossier, RAMQ et nom/prénom/date de naissance et que l’usager demeure

introuvable, appuyer sur OUI pour créer un nouvel usager.

12

Structure générale du système GUI

Section démographique du patient

Section séjour du patient

Section requête du séjour

Section tests

de la requête

13

Peut-on modifier les données démographiques d’un usager connu ?

En aucun cas, nous ne devez modifier les données démographiques de l’usager.

Si vous constatez des erreurs au niveau des données

démographiques, faites imprimer l’image de votre écran

et faites-la parvenir au laboratoire en spécifiant les

corrections.

14

Créer un dossier d’usager

Inscrire :(Essentiel) (Secondaire)

•Nom de famille * Téléphone•Prénom * Père et mère•Date de naissance (DDN)•Sexe•RAMQ et date expiration (Exp.)

15

Saisie des requêtes

Choix du séjour

Service de Biologie Médicale

16

Choix du séjour

Choisir le séjour en

fonction de :-La date du séjour(date d’admission)

-L’emplacement(clinique, chambre et lit) -Le médecin traitant-Absence d’une date de congé

TTous les prélèvements en provenance des

CLSC, cliniques externes, endoscopie, bureau privé , etc. requièrent obligatoirement la

création d’un nouveau séjour car le séjour est valide que pour une seule journée !

Donc, la date est le facteur prédominant !

Cliquer sur Nouveau et

Nouveau séjour

Les usagers hospitalisés ou hébergés en CHSLD auront probablement déjà un séjour

en haut de la liste !

Sélectionner le séjour voulu et cliquer sur TerminerOU

17

Usagers hospitalisés

(Hôpital)

Vous devez utiliser le séjour existant si:

• Le séjour correspond à l’emplacement de l’usager.

• Il n’y a pas de date de congé.

Note: Si l’usager est hospitalisé et passe des analyses dans une unité de soins (ex. salle d’opération, salle de réveil), vous devez utiliser son séjour d’hospitalisation.

Quand choisir un séjour existant ?

18

Usagers des CLSC, CHSLD, cliniques externes, endoscopie, bureau privé, etc.

Vous devez toujours créer un nouveau séjour.

Exception: Si vous devez faire une deuxième requête pour le même médecin , à la même clinique et pour la même journée, vous pouvez utiliser le même séjour.Ex.: Culture en microbiologie

Test ne pouvant être fait sur la même requête, etc.

Quand créer un nouveau séjour ?

19

Saisie des requêtes

Choix du médecin

Service de Biologie Médicale

20

Recherche d’un médecin

Si vous ne connaissez pas le code du médecin, vous pouvez en faire la recherche en appuyant sur l’onglet à droite de la fenêtre de saisie

Médecin

Vous pouvez faire la recherche par:

•Premier caractère du code du Md•Prénom partiel ou complet

•Nom partiel ou complet

Appuyer sur

pour lancer la rechercheAppuyer sur pour

choisir le Md sélectionné

21

Exemple de recherche de médecin

Attention! Un même (ID) médecin peut apparaître

plusieurs fois selon la clinique (lettre):

• Pour les usagers hospitalisés et à

l’Urgence, toujours choisir ID Médecin avec

aucune adresse.

•Pour les usagers de l’extérieur (Cliniques

Externes, CLSC, Bureau ou autres), choisir

le ID Médecin avec adresse selon la clinique

médicale inscrite sur l’ordonnance du

patient.

• Si le médecin n’est pas dans la liste (voir

procédure Médecin non inscrit)

22

Procédure pour médecin non inscrit

Mettre un astérisque (*) à la place du

nom du Médecin traitant, requérant

(Réq. Par) ou Rapporter à:

Compléter les cases :•Nom de famille du médecin•Prénom du médecin•# licence•Adresse complète de la clinique (indiquer la suite, bureau avant le numéro civique)-> Champs Rue-Ville-Province-Code postal•Numéro téléphone de la clinique•Numéro du télécopieur (opieur)

Cliquer sur

23

Recherche d’une clinique (Unité de soins)

Si vous ne connaissez pas le code de la clinique (Unité de soins), vous pouvez en faire la recherche en

appuyant sur l’onglet à droite de la fenêtre de saisie

Clinique

Vous pouvez faire la recherche par:•Le nom partiel ou complet

24

Recherche d’une clinique (Unité de soins)

Vous pouvez faire la recherche par:•Nom de la clinique•Type de clinique (mettre en surbrillance le

type voulu)

Cliquer sur

25

Recherche d’une clinique (Unité de soins)

Appuyer sur pour

lancer la recherche 2ème étape: Choisir le ID clinique

Appuyer sur

26

Créer un nouveau séjour

En résumé, vous avez 4 inscriptions à faire:•Médecin traitant•Clinique (si aucune clinique mettre BP pour Bureau

privé)

•Chambre (facultatif)

•Lit (facultatif)

27

Saisie des requêtes

Création de la requête

Service de Biologie Médicale

28

Créer une nouvelle requête

Inscrire:• Inscrire des copies à d’autres médecins si demandé par Md requérant•Inscrire Md requérant si différent du Md traitant• Choisir la priorité (Routine, Urgent ou STAT)• Date du prélèvement

Il est important de toujours laisser le

dépôt à A1 !

29

Créer une nouvelle requête

N’inscrire AUCUNE heure de prélèvement pour les

spécimens qui ne sont pas encore fait.

Les tubes seront scannés (scan prélèvement)

après le prélèvement afin de leur attribuer l’heure

de prélèvement et l’indentification du préleveur

(phlébotomiste).

30

Impression sur une autre imprimante que celle de la clinique (unité de soins)

1- Cliquer sur la flèche

du champ Imp.

2- Cliquer sur la flèche

3- Choisir

l’imprimante

désirée et

cliquer sur

31

Impression d’un fax à la saisie de requête (1 de 2)

1- Cliquer sur la flèche

du champ Imp.

2- Cliquer sur la flèche

3- Choisir FAXet cliquer sur

4- Choisir le fax de la clinique dans la liste.

ouEffacer le numéro du fax et inscrire le numéro voulu dans ce champ.

32

Impression d’un fax à la saisie de requête (2 de 2)

1- Choisir le fax de la clinique dans la liste.

ou2- Effacer le numéro du fax et inscrire le numéro voulu dans ce champ. 3- Cliquer sur

4- Le code du Fax s’inscrira dans la fenêtre

Reporter Destinationou

5- Inscrire directement le numéro de fax dans le

format ( FAX, )6- Cliquer sur

33

Commentaire de requête

1- Cliquer sur Commentaire

Requête

2- Inscrire le(s)

commentaire(s)

dans la fenêtre.

3- Cliquer sur OK et un crochet

s’inscrira au Comm.Requête.

34

Saisie des analyses demandées

3 façons de commander les tests désirés:• Par clavier

• Fenêtre de recherche, faire F2

• Directement sur le champ, si vous

connaissez le code du test

35

Saisie des analyses demandées par clavier

Cliquer sur, si celui-ci n’est pas apparent ou le faire disparaître:

Choisir le clavier voulu

Cliquer le(s) test(s) voulu(s)

36

Saisie des analyses demandées par recherche

Faire F2 pour ouvrir une fenêtre de

Recherche. Vous pouvez faire la recherche par:

•Recherche général•Nom complet du test

•Nom incomplet du test

Cliquer sur

Choisir le code du test désiré cliquer sur

37

Indications et Messages du système

38

Annuler une entrée de test

1- Mettre le curseur sur le test que vous désirez annuler

2- Appuyer sur

Vous pouvez

également effacer

tous les tests si

vous le désirez

3- Confirmer

l’annulation par OUI

39

Valider le choix du patient

Vérifier les informations du patient :• Bon choix du dossier

•Nom

•Prénom

•Date de naissance

•Date d’expiration du RAMQ

•Numéro de téléphone

Vérifier les informations du séjour :

•Nom du médecin requérant

•Nom de la clinique

•Chambre et Lit

Vérifier les informations de la requête :

•Les copies supplémentaires (Rapporter à)

•La date de prélèvement (ne peut être changé

par la suite)

•Les analyses demandées

40

Sauvegarde de la requête

Cliquer sur Sauvegarde ou Ajout suivant

Confirmer l’enregistrement par

OUI

41

Renseignements obligatoires à la saisie de requête

Si la réponse ne correspond pas aux

choix proposés dans les boîtes de choix

de réponse vous pouvez faire CTRL-A pour fermer la fenêtre de sélection afin

d’inscrire ce que vous désirez.Note: Si par mégarde vous fermer une

fenêtre de sélection ( ), vous pouvez

faire CTRL-K pour la rétablir.

Selon les questions, vous pourrez les

compléter en utilisant soit les claviers de

choix de réponse, soit en tapant du texte

directement. Cliquer sur OK afin de

sauvegarder les modifications à la

requête.

42

Impression d’étiquettes

Appuyer sur OK

Après l’enregistrement, une fenêtre d’impression s’ouvre.Vérifier si l’imprimante sélectionnée est bien celle que vous désirez.

43

Retour à l’écran de recherche de patient

44

Réimpression d’étiquettes

1- Accéder à la requête

2- Appuyer Mode Edition

3- Appuyer sur le bouton d’impression

4- Choisir dans le menu Étiquette de prélèvement pour réimprimer toutes les étiquettes

Ou

Choisir Étiquettes sélectionnée pour choisir les

étiquettes à imprimer.

5- Choisir l’imprimante désirée

6- Sélectionner les étiquettes que

vous voulez réimprimer

7- Appuyer sur OK

45

Ajouter une requête suivante

Après la saisie de la première requête de laboratoire, ne pas sauvegarder tout de suite, et

sélectionner l’icôneAjouter requête suivante

Votre requête sera enregistrée et vos étiquettes s’imprimeront.

Toutefois, vous demeurez actif dans le même patient et vous serez prêt à créer une nouvelle requête dans le même séjour !

46

Requête de microbiologie(culture)

Service de biologie Médicale

47

• Il ne doit pas y avoir plus d’une demande de culture par requête de

microbiologie.

N.B. Une culture peut cependant être demandée sur la même requête que des analyses de

biochimie et/ou d’hématologie.

Requête de microbiologie

48

Saisie des tests de microbiologie

1- Commencer par saisir le test de

microbiologie prescrit

Une fenêtre de microbiologie apparaît

automatiquement

2- Sélectionner la source du spécimen ou

inscrire le site

3- Si antibiothérapie en cours, indiquer l’antibiotique.

4- Sauvegarder la requête

49

Modification d’une requête ou

annulation de tests

Service de Biologie Médicale

50

Mise en garde

• Seul le personnel du laboratoire al’autorisation de modifier une requête pourajouter ou annuler des tests lorsque lesspécimens sont déjà envoyés au laboratoire, à

moins d’avis contraire.

• Si les spécimens sont envoyés, vous devezaviser par téléphone le personnel du labo pourajouter ou annuler des tests.

Modification d’une requête ou annulation de tests

51

Modification d’une requête existante

Dans la fenêtre de saisie

de requête,

recherchez la requête

que vous voulez

modifier par:

• Numéro de RAMQ

• Numéro de dossier

• Séjour

• Requête

52

Modification d’une requête existante (ajout ou annulation)

1- Cliquer sur Edition

4- Cliquer sur Insérer (ajout) Annuler ou

Annuler une requêteselon la modification à faire dans la requête

3- Mettre le curseur sur le test que

vous désirez annuler ou sur un champ libre pour un ajout selon le

cas.

2- Procéder aux modifications de

requête que vous désirez.

53

Entrer la raison de l’annulation

Inscrire la raison de l’annulation

dans la fenêtre qui s’ouvrira.

Du texte libre ou des messages prédéfinis peuvent être utilisés.

Cliquer sur OK

54

Scan prélèvement

Service de Biologie Médicale

55

Scan des prélèvementsIcône

Double-cliquer sur l’option

choisi « Prélèvement »

56

Scan des prélèvements(Hôpital)

Identification du (des) tube (s)

prélevé(s)

Scanner le code barre de l’étiquette du

spécimen prélevé

Mettre un crochet à N si aucun prélèvement pour

ce tube.

Vous pouvez changer la

date et l’heure du

prélèvement

Pour réimprimer des étiquettes

Analyses faites sur le tube sélectionné

Appuyer sur

quand les modifications sont

terminées.

57

Scan des prélèvements (CLSC seulement)

1- Cliquer sur l’onglet avant de

sauvegarder votre requête.

2- Cliquer sur Prélever ou

Prélever Tout

3- Indiquer les initiales du préleveur, Heure / Date du prélèvement.

Un crochet

S’inscrira aux

indicateurs A

et P

58

Annexe 1

Service de Biologie Médicale

59

Numéro requête expliquée

M613504703Mois Numéro de requête Suffixe

Date du jourAttention

Lorsque vous apportez des

échantillons au laboratoire,

ceux –ci doivent porter la date

du jour sinon ils seront rejetés.

60

Imprimante à étiquettes

61

Imprimante à étiquettes

62

Imprimante à étiquettes

63

Configuration de l’impression d’écran (1 de 2)

1- Aller dans le menu Outils et choisissez Options…

2- Cliquer ensuite sur Options de saisie d’écran.

64

Configuration de l’impression d’écran (2 de 2)

3- Sélectionner Options de saisie d’écran

afin d’associer une imprimante.

4- Choisir Printer5- Choisir Setup …6- Nom de l’imprimante

65

Configuration Personnalisation du Bureau

1- Sélectionner Personnaliser Bureau 2- Ouvrir l’arborescence et

cochez les icônes que vous

voulez installer sur votre

Bureau

3- Cliquer sur OK. Les

icônes choisies seront

sur votre Bureau.