FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS OHSAS 18001_2007_Parte 2 Auditoria
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FORMAÇÃO DE AUDITORES INTERNOS
OHSAS 18001:2007 (COM BASE NA NBR ISO19011:2002)
AUDITORIAS INTERNAS
Auditoria é o processo sistemático de verificação do atendimento e conformidade a requisitos.
AUDITORIA
A NBR ISO 19011:2002 é a norma que provê orientações quanto a :
– Definição de princípios de auditoria
– Gerenciamento dos princípios de auditoria
– Atividades dos auditores
– Competências dos auditores
Norma que apresenta Diretrizes para auditorias de sistema de gestão da qualidade e/ou ambiental.
NBR ISO 19011:2002
As auditorias podem ser:
Interna - 1a. Parte - (Própria Organização)
Externa - 2a. Parte - (Cliente do fornecedor)
Externa - 3a. Parte - (Independente - OCC)
TIPOS DE AUDITORIA
Auditoria (3.1)
Processo sistemático, documentado e independente para obter evidências de auditoria (3.3) e avaliá-las objetivamente para determinar a extensão na qual os critérios da auditoria (3.2) são atendidos
TERMOS E DEFINIÇÕES SEGUNDO A ISO 19011:2002
Critério de Auditoria (3.2)
Conjunto de políticas, procedimentos ou requisitos.
Evidência de auditoria (3.3)
Registros, apresentação de fatos ou outras informações, pertinentes aos critérios de auditoria (3.2) e verificáveis.
TERMOS E DEFINIÇÕES SEGUNDO A ISO 19011:2002
Auditado (3.7)
Organização / pessoa que está sendo auditada.
Auditor (3.8)
Pessoa com competência para realizar uma auditoria.
Equipe de auditoria (3.9)
Um ou mais auditores (3.8) que realizam uma auditoria (3.1), apoiados, se necessário, por especialistas
TERMOS E DEFINIÇÕES SEGUNDO A ISO 19011:2002
Especialista (3.10)
Pessoa que fornece conhecimento ou experiência específicos para a equipe de auditoria.
Programa de Auditoria (3.11)
Conjunto de uma ou mais auditorias (3.1) planejado para um período de tempo específico e direcionado a um propósito específico .
TERMOS E DEFINIÇÕES SEGUNDO A ISO 19011:2002
Plano de Auditoria (3.12)
Descrição das atividades e arranjos para uma auditoria.
Escopo da Auditoria (3.13)
Abrangência e limites da auditoria. O escopo de auditoria geralmente inclui uma descrição das localizações físicas, unidades organizacionais, atividades e processos, bem como o período de tempo coberto.
TERMOS E DEFINIÇÕES SEGUNDO A ISO 19011:2002
Os princípios de Auditoria que se aplicam aos auditores são :
- Conduta ética
- Apresentação justa
- Devido cuidado profissional
Outros princípios se relacionam à auditoria :
- Independência;
- Abordagem baseada em evidência
PRINCÍPIOS DE AUDITORIA
As principais fases que compõem o processo de auditoria são:
1 - Planejamento e Programação
2 - Auditoria
3 - Acompanhamento
FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA
EXERCÍCIO 1EVIDÊNCIA OU INFERÊNCIA
“O EMPRESÁRIO APAGOU AS LUZES DO DEPÓSITO, QUANDO UM HOMEM ENTROU E PEDIU DINHEIRO.
O PROPRIETÁRIO ABRIU A CAIXA REGISTRADORA E SEU CONTEÚDO FOI RETIRADO.
O HOMEM SAIU IMEDIATAMENTE DO DEPÓSITO.
NESTE INSTANTE UMA VIATURA DA POLÍCIA CHEGOU AO LOCAL”
1 - Planejamento e Programação
- Elaborar o Programa de Auditoria
- Preparar o Plano da Auditoria
- Identificar a Equipe Auditora
- Notificação da Auditoria
- Identificar e analisar documentos relevantes
- Desenvolver Check-list
FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA
Um programa de auditoria pode incluir:
- uma ou mais auditorias, dependendo do tamanho, natureza e complexidade da organização a ser auditada e,
- atividades necessárias para planejar e organizar auditorias e recursos necessários para conduzi-las.
FASE 1 – PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO
PROGRAMA DE AUDITORIA
Convém que aqueles designados com a responsabilidade para gerenciar o programa de auditoria:
a) estabeleçam, implementem, monitorem, analisem criticamente e melhorem o programa de auditoria, e
b) identifiquem os recursos necessários e assegurem que eles sejam providos.
FASE 1 – PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO
PROGRAMA DE AUDITORIA
FASE 1 – PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO
Os procedimentos do programa de auditoria devem focar:
- Planejamento e programação
- Assegurar competência do auditor
- Selecionar equipes de auditoria, papéis e responsabilidades
- Conduzir auditorias e follow-ups
- Manter registros
- Avaliação e monitoramento do desempenho dos auditores
- Informação dos resultados do programa de auditoria para a alta administração
FASE 1 – PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO
O responsável pelo gerenciamento do programa de auditoria deve:
a) estabelecer os objetivos e abrangência do programa de auditoria;
b)estabelecer as responsabilidades, procedimentos e recursos
c) assegurar a implementação do programa de auditoria,
d) manter registros apropriados do programa de auditoria
e) monitorar, analisar criticamente e melhorar o programa de auditoria.
FASE 1 – PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO
Auditorias internas devem ser planejadas e programadas;
O programa de auditoria deve ser totalmente cumprido ;
Deve levar em consideração para o planejamento:
- Importância dos processos;
- Situação dos processos;
- Resultados das auditorias anteriores.
NORMA: OHSAS 18001:2007 ANO : 2009 PROGRAMA DE AUDITORIA
REQUISITO AREA/PROCESSO
JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ
Legenda:
Auditoria de Certificação ou de Manutenção Auditoria Interna Auditoria de Acompanhamento Auditoria de Reforço
FASE 1 – PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO
PLANO DA AUDITORIA
Detalhamento da programação da auditoria incluindo: reuniões, datas, horários, processos, equipe auditora, normas, cláusulas, etc.
PREPARANDO O PLANO DE AUDITORIA
O plano de auditoria deve cobrir:
- Objetivos, critérios e escopo da auditoria– Datas, lugares e duração das atividades– Papéis e responsabilidades da equipe de auditores – Alocação de recursos– Identificação do representante auditado– A linguagem falada e escrita– Acordos de Logística– Problemas confidenciais– Ações de follow-up das auditorias
FASE 1 – PLANEJAMENTO E PROGRAMAÇÃO
ESCOPO DA AUDITORIA
- Organização
- Departamento
- Funções e Atividades
- Localidades remotas e sites
- Processos e produtos
- Exclusões
TIPO DE AUDITORIA: Interna MÊS / ANO: Dezembro / 09
Requisito Área / Processo
Data Horário Auditor Resp. pelo Processo/
Área
EXERCÍCIO 3PLANO DE AUDITORIA
- Notificar a organização sobre a auditoria
- Definir os critérios e objetivos da auditoria
- Elaborar o plano de auditoria
- Identificar e orientar a equipe de auditoria
- Analisar documentação necessária
- Desenvolver Check List da auditoria
RESPONSABILIDADES DO AUDITOR LÍDER
- Entender o escopo e os critérios da auditoria
- Manter independência sobre as atividades a serem auditadas
- Conhecimento sobre as atividades a serem auditadas
- Analisar a documentação necessária
- Possuir requisitos (qualificações) para a condução de auditorias
- Desenvolver check-list
RESPONSABILIDADES DO AUDITOR MEMBRO DE EQUIPE
Para definir o tamanho e a composição da equipe auditora é importante considerar:
– Os objetivos , escopo, critérios e duração da auditoria
– Competência da equipe– Independência da equipe– Interação dos membros da equipe e do
auditado – Idioma da auditoria – Características sociais e culturais do Auditado
DEFINIÇÃO DA EQUIPE AUDITORA
A comunicação sobre a realização das auditorias pode ocorrer por meios diversos como:
- Memorandos;
- Fax;
- E-mail;
- Mural;
- Intranet;
- Folder, etc.
NOTIFICAÇÃO DE AUDITORIA
A comunicação sobre a realização das auditorias pode ter como conteúdo:
- Data, horários e locais
- Critérios e escopo (processos/requisitos)
- Identificação dos auditores
- Plano de auditoria
- Informação à Alta Direção
- Definição de guias e espaço para reuniões
- Possibilidades de ajustes de agenda
NOTIFICAÇÃO DE AUDITORIA
Antes do início do processo de auditoria é importante que a equipe auditora realize uma análise dos documentos referentes a serem auditados.
Esta análise documental pode incluir:
- Manual, Política e Objetivos
- Procedimentos e instruções de trabalho
- Especificações e Normas
- Legislações aplicáveis
- Relatórios de auditorias anteriores
ANÁLISE DOCUMENTAL
Para auxiliar a condução do processo de auditoria os auditores podem adotar o uso das listas de verificação ou check-list.
O check-list pode conter perguntas, palavras chaves ou requisitos.
CUIDADO! O check-list não deve ser o único meio de observação do auditor.
LISTA DE VERIFICAÇÃO OU CHECK-LIST
EXERCÍCIO 4CHECK-LIST DE AUDITORIA
2 - Auditoria
- Reunião de Abertura
- Condução da Auditoria
- Reunião da Equipe Auditora
- Elaboração de Relatório
- Reunião de Encerramento
FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA
OBJETIVO DA REUNIÃO DE ABERTURA:
- Apresentar a equipe auditora e auditados
- Confirmar propósito e escopo de auditoria
- Apresentar e analisar planejamento de auditoria
- Explicar o processo de auditoria e os possíveis registros
- Identificar guias, estrutura para reuniões, etc.
- Passar a palavra à Alta Direção antes de encerrar ao reunião
OBS: Nas auditorias internas a reunião de abertura pode ser dispensada desde que previamente definido pela organização.
REUNIÃO DE ABERTURA
EXERCÍCIO 5REUNIÃO DE ABERTURA
Durante o processo de auditoria convém que a equipe auditora se comunique periodicamente para trocar informações, avaliar o progresso da auditoria,e redistribuir o trabalho entre os membros da equipe da auditoria conforme necessário.
Convém que o líder da equipe da auditoria periodicamente comunique o progresso da auditoria e qualquer preocupação ao auditado e ao cliente da auditoria.
COMUNICAÇÃO DURANTE A AUDITORIA
Dicas Importantes de Comunicação em auditorias:
- Procure se comunicar de forma clara e objetiva
- A linguagem deve ser adequado ao público
- Evite fazer muitas perguntas ao mesmo tempo
- Utilize questões abertas (que não podem ser respondidas apenas com “sim” ou “não”) como: quem, como, explique, por que, quando,onde.
- Sempre finalize com um “mostre-me”.
COMUNICAÇÃO DURANTE A AUDITORIA
Dicas Importantes de Comunicação em auditorias:
- Esteja certo de perguntar às pessoas certas
- Assegure o entendimento das questões pelo auditado e das respostas por você
- Adote uma sequência lógica
- Permita tempo para respostas e escute com atenção, não interrompa.
COMUNICAÇÃO DURANTE A AUDITORIA
Dicas Importantes de Comunicação em auditorias:
- Seja imparcial, evite inferências
- Dê um prazo para a apresentação quando pertinente
- Não se envolva nas situações e relatos
- Esteja atento ao que acontece ao redor, observe
- Atenção à linguagem não-verbal (gestos, postura, linguagem corporal, expressão facial, tom de voz).
COMUNICAÇÃO DURANTE A AUDITORIA
Durante todo o processo de auditoria o auditor necessitará fazer registros das evidências encontradas, sejam de conformidade ou não, portanto, deve gerenciar seu tempo para que as anotações também possam ser feitas..
Os registros de evidências devem ser completos e claros para que outros possam entender.
Este registro de evidências é a base para a elaboração do relatório de auditoria.
REGISTRANDO EVIDÊNCIAS
Exemplos do que registrar:
- Processo, atividades
- Evidências do processo
- Documentos requeridos (Identificação/ título, níveis de revisão/ data)
- Responsáveis: Pessoa entrevistada e responsável pela atividade
REGISTRANDO EVIDÊNCIAS
Exemplos do que registrar:
- Peça, lote produzido, nº ordem de serviço, nº NF, característica da amostra
- Não-conformidades
- Evidências sobre os registros analisados
- Equipamentos utilizados
AUDITORIAREGISTRANDO EVIDÊNCIAS
Reservadamente, a equipe auditora pode se reunir e conversar sobre:
- existência ou não de não conformidades
- pontos positivos
- trilhas de auditoria
- oportunidades de melhoria
- dicas sobre possíveis desvios
- reclamações de clientes
- evidências sobre pessoal auditado
REUNIÃO DA EQUIPE AUDITORA
- Falta de evidências do atendimento a algum requisito do padrão normativo ISO 14001:2004 - Documentação não alinhada aos requisitos da ISO 14001:2004 - Práticas atuais dos processos diferentes dos métodos descritos nos documentos - Atividades práticas atuais não efetivas não atingem o resultado adequado
SITUAÇÕES COMUNS DE NÃO-CONFORMIDADE
As Não-conformidades normalmente são classificadas quanto a seu grau (gravidade) como:
- Maior
- Menor
TIPOS DE NÃO-CONFORMIDADE
É não-conformidade Menor quando há evidência de:
- Situações pontuais que não afetam o meio ambiente ou os requisitos do SGA
- Ausência de evidência de um registro
- Aplicabilidade parcial de algum requisito da norma
TIPOS DE NÃO-CONFORMIDADE
É não-conformidade Maior quando há evidência de:
- Situações não-conformes que afetam o meio ambiente
- Ausência total de evidência de registros
- Não atendimento a requisitos legais
- Não aplicabilidade total de algum requisito da norma
TIPOS DE NÃO-CONFORMIDADE
Para registrar não-conformidades é preciso relatar:
- Situação evidenciada (não-conformidade)
- Evidência Objetiva (fato não-conforme)
- Requisito de conformidade (referência normativa)
REGISTRO DE NÃO-CONFORMIDADE
Exemplo de Registro de NC:
NC: Não atendimento ao requisito legal da Portaria Minter 100/80 e Portaria Ibama 85/2006 quanto ao monitoramento das emissões de fumaça preta dos veículos à diesel.
Evidência Objetiva: Evidenciado que o processo de manutenção corretiva e preventiva da organização, orientado pela IT 010 – Manutenção Preventiva e Corretiva de Veículos à Diesel – Rev 02 de 05/03/09 não contempla o monitoramento de emissões de fumaça preta dos veículos à diesel contrariando o requisito legal da Portaria Minter 100/80 e Portaria Ibama 85/2006.
Requisito de conformidade: 4.3.2 – Requisitos Legais e Outros
REGISTRO DE NÃO-CONFORMIDADE
A Reunião de Encerramento é a conclusão da atividade de auditoria no local e é importante para:
- Apresentar os resultados da auditoria
- Apresentar pontos positivos e fragilidades
- Apresentar as NC´s e discutir sobre as propostas de ações
- Obter as assinaturas pertinentes
- Confirmar a entrega dos relatórios
- Agradecimentos
- Alta Direção fazer seu pronunciamento quanto aos resultados
REUNIÃO DE ENCERRAMENTO
O Relatório da Auditoria deve fornecer um registro completo, preciso e claro da auditoria e pode conter:
- Identificação da equipe de auditoria;
- escopo;
- datas, áreas auditadas processos, responsáveis;
- requisitos para follow-up;
- resumo dos fatos auditados incluíndo pontos positivos, conformidades e não conformidades do SGA ;
- Check lists preenchidos;
- Documentos assinados (relatório,RAC, RAP,etc.)
RELATÓRIO DE AUDITORIA
3 - Acompanhamento
- Avaliar a eficácia de ações corretivas
- Encerrar ações corretivas
FASES DO PROCESSO DE AUDITORIA
Após registradas as Não-Conformidades pelo auditor o auditado deve:
-Identificar e implementar a ação imediata, registrando-a;
- Investigar a causa raiz do problema e registrar
- Identificar e implementar a ação corretiva e registrar
- Implementar a ação corretiva
O auditor deve:
Analisar a eficácia das ações e encerrar a não-conformidade caso a eficácia tenha sido verificada.
AVALIANDO A EFICÁCIA DAS AÇÕES E ENCERRANDO AS
NÃO-CONFORMIDADES
COMPETÊNCIAS E AVALIAÇÃO DE AUDITORES
Para a boa condução e realização do processo de auditoria a equipe auditora deve atender a requisitos de competência.
O Auditor Interno precisa ter:
- Conhecimentos e habilidades genéricos
- Conhecimentos e habilidades específicos
- Educação, experiência profissional e em auditoria, treinamento em auditoria.
COMPETÊNCIAS DO AUDITOR
CONHECIMENTOS E HABILIDADES GENÉRICOS DO
AUDITOR
- Princípios, procedimentos e técnicas de auditoria
- Sistema de Gestão e Documentos de Referência
- Situações organizacionais (tamanho, funções, estrutura, etc)
- Leis, regulamentos e outros requisitos aplicáveis
CONHECIMENTOS E HABILIDADES GENÉRICOS DO
LÍDER
- fornecer direção e orientação para auditores em treinamento,
- conduzir a equipe da auditoria para atingir as conclusões da auditoria,
- prevenir e solucionar conflitos, e
- preparar e completar o relatório de auditoria.
CONHECIMENTOS E HABILIDADES ESPECÍFICOS
DOS AUDITORES DE SGA
- Métodos e técnicas de Gestão Ambiental como terminologias, princípios, ferramentas (avaliação de aspectos e impactos,etc) ,
- Ciência e tecnologia ambientais: permitir ao auditor compreender as relações fundamentais entre as atividades humanas e o ambiente,
- Aspectos técnicos e ambientais de operações:interação das atividades, produtos, serviços e operações do auditado com o ambiente.
É importante que o auditor:
- Se familiarize com o sistema a ser auditado
- Mantenha independência ao processo auditado
- Tenha habilidade para identificar e efetivar as características do SGA
- Verifique a evolução dos objetivos
- Conduza corretamente as reuniões e as auditorias
Tenha total habilidade para se comunicar, buscar evidências
COMPETÊNCIAS DO AUDITOR
Um auditor deve buscar sempre:
Preparar-se - Conhecer o sistema que irá auditar
Aprender- Sobre os auditados, a empresa, os processos
Controlar - Tempo e Equipe
Assistir - Atenção aos detalhes
Ouvir - Tudo que for dito pelos auditados
Registrar - Todas as evidências
BOA POSTURA DO AUDITOR
Um auditor deve evitar sempre:
- Comparar empresas ou auditados
- Ser sarcástico, irônico ou debochado
- Criticar situações, posturas ou pessoas
- Discutir Políticas
- Chegar ou sair atrasado
POSTURA INADEQUADA AO AUDITOR
Um auditor deve ser:
a) ético; h) decisivo
b) mente aberta; i) autoconfiante
c) diplomático;
d) observador;
e) perceptivo;
f) versátil;
g) persistente;
ATRIBUTOS PESSOAIS DO AUDITOR
AVALIAÇÃO
ELABORADO POR: Mary Menezes
ENCERRAMENTO
ELABORADO POR: Mary Menezes
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