Transcript
By Devid Adi Surya
Planning, organizing, allocating, directing, creating & controlling resources to achieves goals & objectives. - Joe Goldblatt -
Suatu kegiatan yang SELALU dilaksanakan sehingga menjadi
rutinitas eq: Proses KBM, Sidang Parlemen / Kabinet, RUPS, dll
Suatu kegiatan yang dilaksanakan secara khusus untuk tujuan & sasaran khusus dan dilakukan secara khusus pula.
•Scheduled Special Event •Un-Scheduled Special Event •Spontaneous Special Event
RESEARCH : Determine Expectation
DESIGN : Design the
Concept
PLANNING : Develop the Experience
COORDINATION : Deliver the
Dream
EVALUATION : Describe the
Result
Dr. Joe Goldblatt
RESEARCH : Determine Expectation
xamine & Evaluate (uji dan evaluasi)
erify the purpose (pengujian tujuan)
dentify Resources & Obstacles (Identifikasi sumber & hambatan)
pply the SWOT analysis (Penerapan analisa SWOT)
alance Time, Space & Tempo (seimbangkan antara waktu, ruang & tempo)
ist Logical Contingencies (data kemungkinan – kemungkinan yang logis)
GOALS & OBJECTIVES • Penentuan tujuan & sasaran Event
harus memperhatikan: • Identifikasi Tujuan & Sasaran yang
diharapkan • Prioritas Tujuan & Sasaran • SMART Objectives • Perangkat pengukuran
Pecific (khusus)
Easurable (dapat diukur)
Cceptance (diterima)
Ealistic (nyata)
ime Sensitive (dalam kurun waktu tertentu)
DESIGN : Design the Concept
1.Antisipasi Kegiatan Persiapan rencana cadangan & cepat mengambil keputusan saat menghadapi masalah. 2.Kedatangan Peserta Penyambutan, registrasi dan lain – lain. 3.Atmosfir / Suasana Event Suasana event yang menunjang tema event 4.Selera Peserta Penyesuaian dengan segmen pasar. 5.Aktivitas Event / Peserta Adanya kegiatan interaktif 6.Amenities / Souvenir Pemberian souvenir / kenang - kenangan
PROGRAM TAMBAHAN Program bagi pendamping Optional Side Trip Mini Event
PROTOKOLER Identifikasi lingkup kerja Kumpulkan sumber – sumber informasi mengenai kegiatan Protokoler yang akan dilakukan. Siapkan rencana Protokoler Integrasikan rencana Protokoler
PLANNING :
Develop the Experience
1. Cocokan dan padukan rencana kerja event dengan tujuan dan sasaran secara spesifik.
2. Fokus pada hasil yang dapat diukur. 3. Siapkan “Time Frame” yang realistik / masuk
akal. 4. Identifikasikan peranan Stake Holder. 5. Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah
ditentukan.
Perencanaan Batas Waktu) Tabel Kinerja Jadwal Produksi
•Struktur tanggung jawab •Struktur organisasi •Garis wewenang •Jalur – jalur komunikasi
how Rules on Chart Buat seluruh aturan & peraturan dalam tabel.
hink Relationship Pikirkan hubungan yang terbentuk.
ssign & Prioritize Penugasan dan prioritas.
ind Natural Linkage Temukan hubungan alami.
inal approval & Distribution Persetujuan akhir dan distribusikan.
Transportasi, parkir, Pendaftaran, staf dukungan, VIP Services, Komunikasi, Support Services, Handicap Services, Pelayanan Medis, Pelayanan Gawat Darurat, Keamanan, dekorasi, Desain, Seating Equipment, Catering, Power Services, Pengelolaan Air, Daur Ulang, Penyimpanan, Set - Up & Tear Down
1. Venue yang unik akan menambah pengalaman event
2. Perkirakan kebutuhan – kebutuhan yang mungkin harus didatangkan dari luar venue seperti fasilitas toilet dan power generator (out door event).
3. Mengoptimalisasi décor maupun apapun yang telah ada di Venue akan meringankan biaya.
4. Tunjukan kelebihan venue dengan menampilkan keunikan venue tersebut, atau…
5. Kejutkan audiens dengan merubah secara “extreme” venue tersebut sehingga mendapatkan suasana yang tak pernah terpikirkan sebelumnya.
PRODUKSI 1. Staging / Panggung 2. Entertainment / Hiburan 3. Lighting 4. Special Effect 5. Permit & Labor Need / Perizinan & Kebutuhan
Tenaga
SUPPORT SERVICES 1. Speakers / Artist 2. Master of Ceremony 3. Presenters 4. Prizes 5. Gift & Amenities
COORDINATION : Deliver the Dream
Komunikasi aktif harus dibentuk dengan:
Committee (Panitia)
Client (Stakeholder)
Vendor (Supplier ) Sponsor
•Pemilihan vendor •Kontrak dengan vendor •Monitor jasa pengantaran •Damage Control
• Staff & Volunteers • Temp. & Tech. Personnel • Providers • Performers • Orientation • Rehearsal • Pre Con – Post Con
• Dalam Program – program yang diorganisasikan (Organize Programs) • Client & Sponsor • Personnel dan Performers • Participants
Monitor seluruh jalur komunikasi
Identifikasi prosedur pelaporan
Informasikan setiap perkembangan kepada klien
Efektifkan media komunikasi sebagai media follow up
Lakukan selalu konfirmasi dari setiap hasil yang didapat
Agendakan seluruh hasil meeting / rapat
EVALUATION : Describe the Result
ocument Analisa dokumen – dokumen yang terkait dengan event
eview Review semua kegiatan yang telah dilakukan
valuate Evaluasi seluruh kegiatan yang terkait dan yang telah dilakukan
nalyze Analisa evaluasi yang telah dilakukan dari kegiatan event
ake Recommendation Buat rekomendasi untuk keseluruhan jalannya event
rite it Down Semua harus dalam bentuk tertulis!
eview Each Phase Review setiap phase yang telah dilakukan
xamine & Measure Element Lakukan pengujian & pengukuran dari setiap elemen kegiatan
iew Objectively Lakukan secara objektif
nterview Stakeholder Lakukan wawancara dengan stakeholder mengenai jalannya event
stablish New Goal Jika akan menjadi / sudah menjadi event rutin, buat tujuan baru
top related