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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
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Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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1. Índice
1. Índice ..................................................... 2
2. Objectivo ................................................. 10
3. Âmbito .................................................... 10
4. Definições ................................................ 10
5. Siglas / Abreviaturas ..................................... 18
6. Referências ............................................... 20
7. Introdução ................................................ 30
8. Descrição ................................................. 32
8.1 MODELOS ............................................. 32
8.1.1. Modelo de Gestão de Grandes Investimentos ........... 32
8.1.1.1. Enquadramento ................................... 32
8.1.1.2. Objectivos ...................................... 34
8.1.1.3. Princípios do Modelo de Gestão de Investimentos da
ANA 35
8.1.1.4. Responsabilidades ............................... 37
8.1.1.5. Tipologia de Projectos de Investimento .......... 43
8.1.1.6. Elementos do Processo de Gestão de Investimentos 46
8.1.1.7. Regras de Apresentação do Plano de Investimentos 48
8.1.2. Modelo de Contratação ............................... 51
8.1.2.1. Âmbito de Aplicação ............................. 51
8.1.2.2. Objectivos ...................................... 52
8.1.2.3. Princípios do Modelo de Contratação ............. 53
8.1.2.4. Definição das Tipologias de Contratação e
Respectivas Categorias ................................... 56
8.1.2.5. Responsabilidades Gerais ........................ 60
8.1.2.5.1. .................... Responsabilidades Genéricas
60
8.1.2.5.2. .......... Responsabilidades Específicas de cada
Interveniente nos Processos ............................ 62
8.1.2.6. Principais Actividades e Regras ................. 70
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8.1.2.6.1 ........................ Fornecimentos e Serviços
70
8.1.2.6.2 ............................. Empreitadas e Obras
75
8.1.2.7 ............ Qualificação e Avaliação de Fornecedores
77
8.1.2.8 ....................... Informação sobre os Processos
78
8.2 PLANEAMENTO DE AQUISIÇÕES ........................... 78
8.2.1. Grandes Investimentos ............................... 78
8.2.1.1. Macro Etapa – Avaliação de Investimentos ........ 78
8.2.1.1.1. ............ Investimentos em Infra-Estruturas e
Fornecimentos .......................................... 78
8.2.1.1.2. ............................. Investimentos STIC
98
8.2.1.1.3. Investimentos em Fornecimentos (Equipamentos de
Segurança e Outros) ................................... 100
8.2.1.1.4. ................... Investimentos respeitantes a
Manutenção/Conservação e Reparação .................... 101
8.2.1.2. Macro etapa Pedido de Parecer às Entidades
Competentes ............................................. 102
8.2.1.3. Macro etapa Concepção de Grandes Investimentos . 103
8.2.1.3.1. ............ Investimentos em Infra-estruturas e
Fornecimentos ......................................... 103
8.2.2. Investimentos Correntes ............................ 116
8.2.3. Bens de Consumo Corrente ........................... 120
8.2.4. Serviços ........................................... 120
8.2.5. Elaboração de Catálogos de Bens e Serviços ......... 123
8.2.6. Política de Armazenagem ............................ 125
8.3 DESENCADEAMENTO DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE BENS DE
CONSUMO CORRENTE ........................................... 125
8.3.1. Pedidos dos Utilizadores ........................... 126
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8.3.2. Stocks ............................................. 128
8.4. CONTRATAÇÃO ........................................... 128
8.4.1. Enquadramento ...................................... 128
8.4.1.1. Tipos de Procedimentos e Instrumentos
Procedimentais, em função do Regime Jurídico Aplicável à
ANA, S.A. ............................................... 129
8.4.1.2. Instrumentos Procedimentais Especiais .......... 132
8.4.1.3. Instrumentos Enquadradores de Contratos
Subsequentes ............................................ 134
8.4.1.4. Regras para a escolha do procedimento a utilizar 135
8.4.2. Preparação do Processo Aquisitivo - Empreitadas .... 136
8.4.2.1. Identificação do Tipo de Procedimento a utilizar 137
8.4.2.2. Organização Global do Processo ................. 137
8.4.2.3. Preparação das Peças do Processo ............... 139
8.4.2.4. Envio para Pareceres ........................... 140
8.4.2.5. Alterações na Sequência dos Pareceres recebidos 141
8.4.2.6. Aprovação do Processo pelo GI .................. 142
8.4.2.7. Aprovação do Processo pelo CA .................. 143
8.4.2.8. Versão Final do Processo ....................... 144
8.4.2.9. Abertura do Procedimento Aquisitivo ............ 144
8.4.2.10. ............................ Informações Relevantes
145
8.4.3. Preparação do Processo Aquisitivo - Fornecimentos e
Prestações de Serviços ............................. 145
8.4.3.1. Identificação do Tipo de Procedimento a utilizar 146
8.4.3.2. Organização do Processo ........................ 146
8.4.3.3. Preparação das Peças do Processo ............... 147
8.4.3.4. Envio para Pareceres ........................... 148
8.4.3.5. Alterações na Sequência dos Pareceres Recebidos 149
8.4.3.6. Aprovação do Processo pelo CA .................. 151
8.4.3.7. Versão Final do Processo ....................... 151
8.4.3.8. Abertura do Procedimento Aquisitivo ............ 151
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8.4.3.9. Informações Relevantes ......................... 152
8.4.4. Abertura dos Procedimentos na Plataforma Electrónica
................................................... 153
8.4.5. Aquisições ao abrigo do direito privado, com respeito
pelos princípios do Tratado da União Europeia (não
sujeitas ao Código dos Contratos Públicos) ......... 155
8.4.6. Templates a utilizar na Elaboração dos Processos
Aquisitivos ........................................ 157
8.4.7. Procedimentos a Seguir Após Lançamento de Concursos 157
8.4.8. Aspectos Particulares a atender nos Processos de
contratação ........................................ 157
8.4.8.1. Aspectos Particulares a Atender na Aquisição de
Bens Informáticos ....................................... 158
8.4.8.2. Adendas, Extensões e Renovações de Contratos ... 158
8.4.8.3. Elaboração de Cadernos de Encargos ............. 160
8.4.8.4. Especificações Técnicas ........................ 164
8.4.9. Fluxogramas ........................................ 165
8.5. EXECUÇÃO/ACOMPANHAMENTO DE EMPREITADAS/FORNECIMENTOS E
SERVIÇOS ................................................... 167
8.5.1. Controlo e Execução de Empreitadas de Obras ........ 167
8.5.1.1. Fiscalização ................................... 167
8.5.1.2. Coordenação de Segurança ....................... 169
8.5.1.3. Consignação .................................... 170
8.5.1.4. Plano de Trabalhos e Estaleiro ................. 174
8.5.1.5. Execução/Acompanhamento dos Trabalhos .......... 176
8.5.1.5.1. ......... Trabalhos a Mais e a Menos e Trabalhos
Decorrentes de Erros e Omissões ....................... 181
8.5.1.5.2. .............................. Revisão de Preços
185
8.5.1.5.3. ..................................... Suspensões
187
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8.5.1.5.4. ................................... Prorrogações
190
8.5.1.5.5. ............................. Multas Contratuais
191
8.5.1.5.6. ................... Reclamações do Adjudicatário
192
8.5.1.5.7. ........................... Utilização da Caução
194
8.5.1.5.8. ....................................... Arquivos
194
8.5.2. Controlo de Execução de Grandes Fornecimentos ...... 199
8.5.2.1. Aditamentos .................................... 201
8.5.2.2. Revisão de Preços .............................. 204
8.5.2.3. Suspensões ..................................... 206
8.5.2.4. Prorrogações ................................... 206
8.5.2.5. Aplicação de Multas e Accionamento de Garantias 206
8.5.2.6. Arquivos ....................................... 206
8.5.3. Controlo dos Projectos de Investimento ............. 209
8.5.4. Fluxogramas Empreitadas e Grandes Fornecimentos .... 211
8.5.5. Outros Fornecimentos ............................... 220
8.5.6. Prestações de Serviços ............................. 220
8.5.6.1. Gestão de Contratos de Serviços ................ 220
8.5.6.1.1. Linhas de Orientação para a Gestão dos Contratos
222
8.5.6.1.2. ..................... Gestor Central do Contrato
222
8.5.6.1.3. ....................... Gestor Local do Contrato
224
8.5.6.1.4. .................................... Actividades
225
8.5.6.1.5. ................ Controlo dos Serviços Prestados
225
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8.5.6.1.6. ........................... Validação da Factura
228
8.5.6.1.7. ............ Análise da Informação da Actividade
229
8.5.6.1.8. ....... Solicitação de Serviços Extracontratuais
231
8.5.6.1.9. ............... Alterações ao Âmbito do Contrato
232
8.5.6.1.10. ............. Negociação dos Termos Contratuais
234
8.5.6.2. Modo de gestão do contrato e relação com a ANA por
parte do Prestador ...................................... 238
8.5.6.2.1. ..................................... Avaliações
238
8.5.6.2.2. ................................. Intervenientes
238
8.5.6.2.3. .............. Avaliação da Qualidade do Serviço
238
8.5.6.2.4. .......... Preenchimento das Fichas de Avaliação
240
8.5.6.2.5. ....................... Recomendações Adicionais
240
8.5.6.2.6. ............ Excepção à Função do Gestor Central
240
8.5.6.2.7. Manutenção da Informação de Gestão de Contratos
no Sistema de Informação .............................. 240
8.6. RECEPÇÃO .............................................. 241
8.6.1. Empreitadas de Obras e Grandes Fornecimentos ....... 241
8.6.1.1. Vistoria Prévia ................................ 241
8.6.1.2. Auto de Recepção Provisória .................... 242
8.6.1.2.1 ............................ Vistoria de Recepção
242
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8.6.1.2.2 .................................... Deficiências
245
8.6.1.2.3 .................................... Telas Finais
246
8.6.1.2.4 .............................. Compilação Técnica
247
8.6.1.2.5 ..................................... Conta Final
250
8.6.1.2.6 ................... Gestão de Anomalias/Garantias
252
8.6.1.3. Recepção Definitiva ............................ 254
8.6.1.4. Libertação/Utilização da Caução ................ 255
8.6.1.5. Fluxograma ..................................... 256
8.6.2. Avaliação Post - Investment ....................... 257
8.6.3. Recepção de Equipamentos .......................... 258
8.6.3.1. Execução/Libertação de Garantias ............... 260
8.6.4. Recepção de Bens de Consumo Corrente ............... 261
8.6.4.1. Recepção pelo CSP .............................. 262
8.6.4.2. Recepção pelo Utilizador ....................... 263
8.6.5. Recepção de Serviços ............................... 263
8.6.5.1. Execução/Libertação de Garantias ............... 264
9. Anexos ................................................... 265
ANEXO 1 – Operacionalização dos Processos de Contratação ... 265
1. Introdução ............................................ 265
2. - Tipos de Procedimento - Tramitação (Procedimentos
Sujeitos ao Código dos Contratos Públicos) ......... 277
2.1 Ajuste Directo ...................................... 277
2.2 Concurso Público .................................... 288
2.3 Concurso Limitado por Prévia Qualificação ........... 294
2.4 Procedimento por Negociação ......................... 302
2.5 Diálogo Concorrencial ............................... 305
2.6 Adjudicação ......................................... 306
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2.7 Habilitação do Adjudicatário ........................ 310
2.8 Caução .............................................. 313
2.9 Contrato ............................................ 314
2.10 Comunicações, Relatórios e Conservação da Informação
........................................................ 322
2.11 Caducidade da Adjudicação .......................... 323
2.12 Arquivo de Procedimento ............................ 324
2.13 Não Adjudicação e Reinicio do Procedimento ......... 324
2.14 Anúncio de Pré-informação e Anúncio Periódico
Indicativo .............................................. 325
2.15 Reclamações e Recurso Administrativo ............... 326
2.16 Adiantamentos ...................................... 327
2.17 Protocolos de Fornecimento ......................... 328
ANEXO 2 – Check-List das Etapas constituintes de cada
Procedimento ............................................... 330
2.1 Contrato Público .................................... 330
2.2 Diálogo Concorrencial ............................... 331
2.3 Procedimento por Negociação ......................... 332
2.4 Concurso Limitado com prévia qualificação ........... 333
2.5 Ajuste Directo ...................................... 335
ANEXO 3 – Lista de Modelos a Utilizar ...................... 337
ANEXO 4 – Quadro contendo os Valores dos Contratos que o
Procedimento Aquisitivo permite celebrar a partir de 01.01.2010
........................................................... 338
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2. Objectivo
O presente Manual tem por objectivo estabelecer Procedimentos
Aquisitivos e de Gestão em todas as aquisições realizadas pela
ANA, de modo a uniformizar e harmonizar os mesmos e melhorar a
eficiência e eficácia dos processos inerentes.
3. Âmbito
Este Manual aplica-se a todas as aquisições realizadas por todos
os Órgãos de Estrutura da Empresa, desde o seu planeamento,
aquisição, execução e respectivo acompanhamento até à sua
recepção.
4. Definições
As definições necessárias ao bom entendimento do presente Manual
constam também no Glossário do iBPMS, na categoria “Aquisição e
Gestão de Bens e Serviços, no entanto as definições de cariz
ambiental constam na categoria “Ambiente”:
Aditamentos: Aquisições que não tenham sido previstas ou
incluídas no contrato, e que se tornem necessárias à execução do
mesmo.
Adjudicação: Acto pelo qual a entidade adjudicante aceita a
única proposta apresentada ou escolhe uma de entre as propostas
apresentadas.
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Ajuste Directo: Procedimento em que ANA, S.A. convida
directamente uma ou várias entidades à sua escolha a apresentar
proposta, podendo com elas negociar aspectos da execução do
contrato a celebrar.
Avaliação de Impacte Ambiental: Instrumento de carácter
preventivo da Política do Ambiente, sustentado na realização de
estudos e consultas, com efectiva participação pública e análise
de possíveis alternativas, que tem por objecto a recolha de
informação, identificação e previsão dos efeitos ambientais de
determinados projectos, bem como a identificação e proposta de
medidas que evitem, minimizem ou compensem esses efeitos, tendo
em vista uma decisão sobre a viabilidade da execução de tais
projectos e respectiva pós-avaliação.
Comité de Investimentos: O Comité de Investimentos é composto
por um grupo que integra representantes de várias Direcções da
ANA, de valências pluridisciplinares e complementares, que
assessora o Conselho de Administração, no âmbito das fases de
avaliação e controlo dos Investimentos da ANA.
O Comité é coordenado pela DPCG e integra membros da DIA, DSTE,
DSTIC e DFIN. Sempre que necessário, ou em função da
especificidade do Projecto de Investimento em avaliação, o
Comité pode solicitar o contributo de outras Direcções.
Concurso Limitado por Prévia Qualificação: Concurso em que
apenas as entidades qualificadas ou seleccionadas pela ANA, S.A.
na fase de candidaturas podem apresentar propostas.
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Concurso Público: Concurso em que todas as entidades que se
encontrem nas condições gerais estabelecidas por lei podem
apresentar proposta.
Consignação da Obra: Acto pelo qual o representante da Empresa
faculta ao Adjudicatário o acesso aos locais onde irão ser
executados os trabalhos e fornece-lhes os elementos que nos
termos contratuais sejam necessários para o início dos trabalhos
(peças escritas ou desenhadas complementares do Projecto ou
outras necessárias à execução). O prazo contratual para a
execução da Obra começa a contar a partir da:
- data da conclusão da consignação total;
- data da primeira consignação parcial;
- em que a Empresa comunique ao empreiteiro a aprovação do Plano
de Segurança e Saúde.
Contrato(reduzido a escrito): Documento específico (título
contratual) firmado entre a ANA, S.A. e um adjudicatário que
vincula ambas as partes, nas condições contratuais nele
estabelecidas, em suporte papel ou em suporte informático com a
aposição de assinaturas electrónicas.
Empreitadas de Obras Públicas: Contrato oneroso que tenha por
objecto quer a execução quer, conjuntamente, a concepção e a
execução de uma obra pública que se enquadre nas subcategorias
previstas no registo de ingresso e permanência na actividade de
construção.
Erros e Omissões do Caderno de Encargos: Incorrecções do Caderno
de Encargos respeitantes a:
1. aspectos ou dados desconformes com a realidade; ou
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2. espécie ou quantidade de prestações estritamente
necessárias à integral execução do objecto do contrato a
celebrar;
3. condições técnicas de execução do objecto do contrato não
exequíveis.
Estudo de Impacte Ambiental: Documento elaborado pelo proponente
no âmbito do procedimento de Avaliação de Impacte Ambiental
(AIA), que contém uma descrição sumária do Projecto, a
identificação e avaliação dos impactes prováveis, positivos e
negativos, que a realização do Projecto poderá ter no ambiente,
a evolução previsível da situação de facto sem a realização do
Projecto, as medidas de gestão ambiental destinadas a evitar,
minimizar ou compensar os impactes negativos esperados e um
resumo não técnico destas informações.
Gestor de Investimento: Unidade de Negócio, Unidade de Serviço
ou Direcção do Centro Corporativo que propõe a realização de
determinado Projecto/Programa de Investimento ao CA, e que é
responsável pelo acompanhamento da execução de um ou mais
Projectos de Investimento, desde a sua formulação inicial para
efeitos de inscrição no Plano de Investimentos até à sua
conclusão.
Gestor de Projecto: Unidade de Negócio ou Unidade de Serviço
responsável pela concepção do estudo técnico que suporta o
Projecto de Investimento e/ou pela execução do Projecto de
Investimento. Nos casos em que o Gestor de Investimento assegura
a concepção do estudo técnico que suporta o Projecto de
Investimento e/ou a execução do mesmo assume em simultâneo o
papel de Gestor de Projecto.
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Grandes Investimentos: Todos os que conduzem ao aumento da
capacidade de desempenho das infraestruturas, à melhoria da
qualidade dos serviços prestados ou ao incremento das condições
de segurança (presentemente, Investimentos acima de €30 000).
Encontram-se incluídos nos Grandes Investimentos as Empreitadas
de Obras e Equipamentos e os estudos a eles associados,
incluindo entre outros os Sistemas de Equipamentos e as Viaturas
de Socorros.
Intenção de Investimento: Necessidade de investimento
identificada pelas Unidades de Negócio, Unidades de Serviço e
Direcções do Centro Corporativo, no âmbito da sua gestão
corrente ou indicada pelo CA.
Investimentos Correntes: Os Investimentos Correntes correspondem
a aquisições ou beneficiações de imobilizados no âmbito da
exploração corrente das Direcções cujo valor individual não pode
exceder o limiar máximo aprovado pelo CA sob proposta do CINV
(50 000€).
Para efeito de optimização da gestão de aquisições as direcções
poderão desencadear aquisições de Investimentos Correntes (bens)
por lote, até ao montante de adjudicação máximo para o qual a
direcção possui autorização, definida por Delegação de Poderes,
desde que, nenhum dos bens adquiridos, extravase o limiar
individual máximo permitido para este tipo de investimentos
(50.000 euros).
Obras Públicas: O resultado de quaisquer trabalhos de
construção, reconstrução, ampliação, alteração ou adaptação,
conservação, restauro, reparação, reabilitação, beneficiação e
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demolição de bens imóveis, executados por conta de um contraente
público (no caso, a ANA S.A.).
Orçamento de Investimentos: Verba de investimento aprovada pelo
CA para um horizonte de 5 anos. Inclui o valor de realização dos
Projectos de Investimento, que integram o Plano de
Investimentos, bem como, o valor dos Estudos e Projectos das
Intenções de Investimento, que integram o Portfólio Intenções de
Investimento.
Órgão beneficiário – Órgão que irá beneficiar dos bens e/ou
serviços a adquirir.
Plano de Desenvolvimento (Programa de Investimentos ou
Empreendimento) - Conjunto de vários Projectos de Investimento
que concorrem para o mesmo objectivo.
Plano de Investimentos: Arrolamento de todos os Projectos de
Investimento devidamente aprovados pelo CA para execução num
horizonte de 5 anos.
Plano de Prevenção e Gestão de Resíduos de Construção e
Demolição: Plano que contém os objectivos quantitativos e
qualitativos a atingir em conformidade com os objectivos
definidos pela legislação nacional ou comunitária aplicável aos
RCD, bem como as prioridades, metas e acções relativas à sua
gestão.
Plano de Trabalhos: Plano para fixação da sequência, prazo e
ritmo de execução de cada uma das espécies de trabalhos que
constituem a Empreitada e especificação dos meios com que o
Adjudicatário tenciona executá-los.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Portfólio de Intenções de Investimento: Conjunto de todas as
Intenções de Investimento que viram a sua entrada no Plano de
Investimentos recusada, isto é, que não foram ainda assumidas
pela Empresa, aguardando decisão superior de serem incluídas.
Procedimento por Negociação: Procedimento em que se negoceiam as
condições do contrato com as entidades qualificadas ou
seleccionadas.
Projecto de Investimento: Intenção de investimento objecto de
Estudo de Viabilidade que foi consagrada no Plano de
Investimentos após aprovação pelo CA.
Relatório de Conformidade Ambiental do Projecto de Execução:
Relatório descritivo da conformidade do Projecto de Execução com
a Declaração de Impacte Ambiental emitida como resultado do
processo de AIA realizada em fase de estudo prévio, que o
proponente deve apresentar junto da entidade licenciadora ou
competente para a autorização do correspondente projecto de
execução.
SIGI: Sistema de Informação de Gestão de Investimentos – Módulo
SAP PS/IM.
Trabalhos a Mais: Trabalhos cuja espécie ou quantidade não
tenham sido previstos ou incluídos no contrato e se tenham
tornado necessários à execução da mesma obra na sequência de uma
circunstância imprevista, desde que se verifique uma das
seguintes condições: quando esses trabalhos não possam ser
técnica ou economicamente separados do contrato sem
inconvenientes graves para a Empresa; quando esses trabalhos,
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
ainda que separáveis da execução do contrato, sejam estritamente
necessários ao seu acabamento.
Trabalhos a Menos: Desvio de quantidades de trabalhos para
menos, apurados na medição da obra, em relação à Adjudicação
inicial, causados por eliminação de trabalhos previstos e/ou por
as quantidades realmente executadas serem inferiores às
estimadas.
Trabalhos para a Própria Empresa: Conjunto de prestações
realizadas internamente, pelos recursos humanos da Empresa, bem
como todos os meios por eles consumidos ou utilizados no âmbito
de tarefas que contribuem para a aquisição, construção ou
desenvolvimento de activos imobilizados corpóreos ou
incorpóreos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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5. Siglas / Abreviaturas
As siglas necessárias ao bom entendimento do presente Manual
constam no Glossário do iBPMS na categoria “Siglas”:
ACT –Autoridade para as Condições de Trabalho
AIA – Avaliação de Impacte Ambiental
CA – Conselho de Administração
CC – Centro Corporativo
CCP – Código dos Contratos Públicos
CI – Comunicação Interna
CINV – Comité de Investimentos
D.L. – Decreto Lei
EIA – Estudo de Impacte Ambiental
GI – Gestor de Investimento
GP – Gestor de Projecto
INCI – Instituto da Construção e do Imobiliário
JOUE – Jornal Oficial da União Europeia
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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PGO – Plano de Gestão do Ambiente em Obra
RCD – Resíduos de Construção e Demolição
RECAPE – Relatório de Conformidade Ambiental do Projecto de
Execução
SGI – Sistema de Gestão Integrado
SLA’s – Níveis de Acordo de Serviço
UN – Unidade de Negócio
US – Unidade de Serviço
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
6. Referências
Tabela 1 - Legislação Aplicável no Âmbito da Contratação Pública
Legislaçã
o
Data Assunto
Regulament
o (CE) Nº
1177/2009
09/11/30
Alteração relativamente aos limiares de valor
aplicáveis nos processos de adjudicação dos
contratos públicos (Revoga o Regulamento (CE)
Nº 1422/2007.
Portaria
nº 701-
A/2008
08/07/29
Estabelece os Modelos de anúncio de
procedimentos pré-contratuais previstos no
Código dos Contratos Públicos a publicitar no
Diário da República.
Portaria
nº 701-
B/2008
08/07/29
Nomeia a Comissão de Acompanhamento do Código
dos Contratos Públicos e fixa a sua
composição.
Portaria
nº 701-
C/2008
08/07/29
Publica a actualização dos limiares
comunitários.
Portaria
nº 701-
D/2008
08/07/29
Aprova o Modelo de Dados Estatísticos
Portaria
nº 701-
E/2008
08/07/29
Aprova os Modelos de bloco técnico de dados,
do relatório de formação do contrato,
relatório anual, do relatório de execução do
contrato, do relatório de contratação e do
relatório final de obra.
Portaria
nº 701-
F/2008
08/07/29
Regula a constituição, funcionamento e gestão
do portal único da Internet dedicado aos
contratos públicos (Portal dos Contratos
Públicos).
Portaria
nº 701-
G/2008
08/07/29
Define os requisitos e condições a que deve
obedecer a utilização de plataformas
electrónicas pelas entidades adjudicantes, na
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
fase de formação dos contratos públicos, e
estabelece regras de funcionamento daquelas
plataformas.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Cont.
Legislaçã
o Data Assunto
Portaria
nº 701-
H/2008
08/07/29
Aprova o conteúdo obrigatório do programa e
do projecto de execução, bem como os
procedimentos e normas a adoptar na
elaboração e faseamento de projectos de obras
públicas, designados “Instruções para a
elaboração de projectos de obras”, e a
classificação de obras por categorias.
Portaria
nº 701-
I/2008
08/07/29
Constitui e define as regras de funcionamento
do sistema de informação designado por
Observatório das Obras Públicas.
Decreto-
Lei n.º
18/2008
08/01/18
Código dos Contratos Públicos
Decreto-
Lei n.º
143-A/2008
08/07/25
Regulamentação dos meios electrónicos
utilizados para contratação
Decreto-
Lei n.º
46/2008
08/03/12
Regime das operações de gestão de resíduos
resultantes de obras ou demolições
Regulament
o (CE)
1564/2005
05/09/07 Formulários Tipo de Anúncios de Concurso e
Adjudicação.
Portaria
nº1075/200
5
05/10/19
Altera a Portaria nº 104/01 de 21 de
Fevereiro, na redacção do nº 19.3 do Programa
de Concurso tipo. Revogada tacitamente na
medida em que incompatíveis com o Código dos
Contratos Públicos
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Cont.
Legislaçã
o Data Assunto
Directiva
2004/17/CE 04/03/31
Coordenação dos Processos de adjudicação dos
contratos nos sectores da água, da energia,
dos transportes e dos serviços postais
Alterações à Directiva 2004/17/CE:
Regulamento (CE) nº 1422/2007, de 4 de
Dezembro.
Directiva
2004/18/CE 04/03/31
Coordenação dos processos de adjudicação dos
contratos de empreitadas de obras públicas,
dos contratos públicos de fornecimento e dos
contratos públicos de serviços.
Alterações à Directiva 2004/18/CE:
Regulamento (CE) nº 1422/2007, de 4 de
Dezembro.
D.L.
234/04 04/12/15
Altera o D.L. 223/2001 nos artigos 1º, 2º,
3º, 4º, 5º, 6º, 7º, 8º, 12º, 13º, 16º, 20º,
25º, 26º, 30º, 32º, e 48º.
D.L.
245/2003
03/10/07
Modelos de anúncios a observar nos concursos
de empreitadas de obras públicas,
fornecimentos e prestações de serviço.
(Revogado pelo Decreto-Lei n.º 18/2008, de
29.01)
Portaria
nº 3/2002 02/01/04
Altera a Portaria 104/2001nos nº 15.2 e 17 do
Programa de Concurso Tipo constante da Secção
I do Anexo e no nº 1 do Anexo I constante da
Secção I. Revogada tacitamente na medida em
que são incompatíveis com o Código dos
Contratos Públicos
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Cont.
Legislaçã
o Data Assunto
Portaria
n.º
104/2001
01/02/21
Aprova os programas de concurso tipo, os
cadernos de encargos tipo, respectivos anexos
e memorandos, para serem adoptados nas
empreitadas de obras públicas por preço
global ou por série de preços e com projectos
do dono da obra e nas empreitadas de obras
públicas por percentagem.
Revogada tacitamente na medida em que
incompatíveis com o Código dos Contratos
Públicos
Alterações à Portaria 104/2001:
Lei 163/99, de 14 de Setembro;
Portaria 3/2002, de 4 de Janeiro;
Portaria 1075/2005, de 15 de Dezembro.
D.L.
223/2001 01/08/09
Contratação de Empreitadas, Fornecimentos e
Prestação de Serviços nos Sectores da Água,
da Energia, dos Transportes e das
Telecomunicações. (Revogado pelo Decreto-Lei
n.º 18/2008, de 29.01). Alterações ao D.L.
223/2001
D.L. 234/2004, de 15 de Dezembro.
D.L.159/20
00 00/07/27
Altera o D.L. 59/99 nos artigos 52º e
121º.(Revogado pelo Decreto-Lei n.º 18/2008,
de 29.01)
Portaria
949/99 99/10/28
Modelos Tipo de Processos de Concurso
relativos à Aquisição de Bens e Serviços
(Nota: os modelos constantes desta Portaria
são meramente indicativos).
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Tabela 2 – Outra Legislação aplicável
Documento Data Assunto
Portaria
nº 6/2008 08/01/02
Classes de Habilitação contidas nos Alvarás de
Empreiteiro.
D.L.
282/2007 07/08/07
Alterações do Código da Insolvência e da
Recuperação de Empresas com republicação do mesmo
(D.L. 53/2004, de 18 de Março).
Portaria
nº
193/2005
05/02/17
Actualização das Disposições Legais e
Regulamentares a Observar pelos Técnicos
Responsáveis dos Projectos de Obras e sua
Execução.
Portaria
nº
1075/2005
05/10/19
Capacidade Económica e Financeira dos Concorrentes
– altera o número 19.3 da portaria 104/2001.
D.L.
197/2005 05/11/08 Altera o D.L. 69/2000.
D.L.
6/2004 04/01/06 Revisão de Preços.
D.L.
12/2004 04/01/09
Acesso e Permanência na Actividade de Construção
Civil.
Portaria
14/2004 04/01/10
Regime Jurídico de Ingresso e Permanência na
actividade de construção.
Portaria
16/2004 04/01/10
Estabelece as condições mínimas que devem ser
respeitadas pelas Empresas detentoras de alvará no
que se refere ao quadro de pessoal.
Portaria
19/2004 04/01/10
Cria as categorias e subcategorias dos diversos
trabalhos de construção.
Despacho
1592/2004
(2ª Série)
04/01/23 Revisão de Preço: Fórmulas Tipo.
Acórdão do
STA 04/07/28
A actividade avaliativa das comissões e dos Júris
nos Procedimentos Adjudicatários.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Portaria
nº
994/2004
04/08/05
Capacidade Económica e Financeira dos Concorrentes
de Obras Públicas.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
27/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Documento Data Assunto
Portaria
nº
994/2004
04/08/05
Capacidade Económica e Financeira dos
Empreiteiros de Construção.
Despacho
nº
22637/200
4 (2ª
Série)
04/11/05 Fórmulas Tipo de Revisão de Preços.
D.L.
273/2003 03/10/29
Planeamento, organização e coordenação para
promover a Segurança, Higiene e Saúde no
Trabalho em estaleiros de construção civil.
Portaria
nº
1547/2002
02/12/24
Definição dos Conceitos de Liquidez geral,
autonomia financeira e grau de cobertura do
imobilizado e determinação dos respectivos
valores para avaliação da capacidade económica
e financeira dos Adjudicatários de Obras
Públicas.
D.L.
177/2001 01/06/04
Regime Jurídico da Urbanização e Edificação
Republica o D.L. 555/99, de 16 de Dezembro,
com revogação do nº 6, art.128.
D.L.
69/2000 00/05/03
Regime Jurídico da Avaliação de Impacte
Ambiental.
Circular
Nº
182/DSFP/
RAP/SA
00/12/19
SIMAP – Sistema de Informação para os Mercados
Públicos – Envio de Anúncios de Concursos.
Lei
168/99 99/09/18
Aprova o Código das Expropriações.
D.L. 99/12/16 Estabelece o Regime Jurídico da Urbanização e da
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
555/99 Edificação.
D.L. 6/96 96/01/31 Código do Procedimento Administrativo
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Tabela 3: Ofícios da Direcção Geral do Património
Ofício Data Assunto
20443 7 de
Dezembro
SIMAP – Sistema de Informação para os
Mercados Públicos – Envio de Anúncios de
Concursos.
Tabela 4: Delegações de Poderes
Deliberação/
O.S. Data Assunto
OS–00-019/08 08/08/2
5 Publicidade
OS–00–005/08 08/03/2
6
Delegação de Poderes - Gestão de Recursos
Humanos
OS-00-003/07 07/03/0
7
Delegação de Poderes no Gestor de
Empreendimento do Plano de Desenvolvimento
do Aeroporto de Lisboa
OS-00-002/06 06/01/1
6 Delegações de Poderes
Extracto de
acta, Ponto
O.T. Nº 4
03/01/1
3 Alterações às Delegações de Poderes
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
7. Introdução
A ANA já tinha anteriormente definido os Modelos de
Aprovisionamento e Gestão de Grandes Investimentos e com vista à
sua operacionalização criado os Manuais de Aquisição de Bens e
Serviços e de Gestão de Grandes Investimentos.
Tendo em conta a alteração legislativa nesta matéria e ainda as
reorganizações internas ocorridas, quer a nível de Centralização
de Funções quer de processos, entendeu-se aglutinar num único
Manual todos os procedimentos referentes a esta matéria.
O presente Manual agrega os Modelos supra mencionados, agora
ajustados face à experiência adquirida, e a sua
operacionalização em termos de planeamento, contratação e
gestão, contemplando em cada uma das respectivas fases a
legislação aplicável.
Os preceitos dispostos ao longo deste Manual não dispensam todos
os intervenientes no processo de conhecerem e darem aplicação às
disposições contidas na legislação atrás mencionada,
nomeadamente no que se refere às omissões no âmbito da mesma e
consequentemente de lhes dar conhecimento. Sempre que necessário
devem solicitar o apoio da DSTE e do CSP no que respeita ao
Ambiente e SST e da DJUCON no que à matéria de contratação diz
respeito.
Deverão ainda as Direcções compatibilizar as disposições
constantes neste Manual com a documentação do SGI de modo a dar
cumprimento ao disposto no mesmo e a não serem postas em causa
as exigências das Normas de Referência.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8. Descrição
8.1 MODELOS
8.1.1. Modelo de Gestão de Grandes Investimentos
8.1.1.1. Enquadramento
O processo de Planeamento e Controlo de Investimento constitui
parte integrante do Processo de Planeamento e Controlo de
Gestão, cujos princípios orientadores foram aprovados em
Deliberação do Conselho de Administração de 29 de Janeiro de
2004, Ponto da OT. Nº 6.
Dada a especificidade do Processo de Planeamento e Controlo de
Investimentos, a sua operacionalização encontra-se vertida ao
longo do presente Manual.
Em termos metodológicos deverá existir um adequado Planeamento
Físico e Financeiro, pelo que o Órgão Beneficiário do
Investimento (GI) e o Órgão que irá elaborar e executar o
Projecto (GP), deverão articular criteriosamente entre si todos
os prazos para as diversas fases (Orçamentos, Estudos, Projecto
de Execução, Contratualização, Execução Física do Projecto e
Recepção), tendo para tal também em consideração os tempos
dispendidos pelos restantes intervenientes (DJUCON, DSTE, DSTIC,
CSP e outras). Estes prazos deverão ser contratualizados pelo GI
com as restantes entidades envolvidas e deverão ficar abrangidos
nos objectivos individuais (KPI`s) de cada um dos
intervenientes.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Deverá ainda existir uma estreita articulação das áreas RIPE com
os Aeroportos e vice-versa de modo a que todos os investimentos
estejam alinhados e em sintonia com o Plano Director do
Aeroporto.
Quer a nível do GI, quer a nível do GP deverá existir um
Responsável por cada um dos Projectos (Processo) e esses
colaboradores deverão ser envolvidos nas diferentes fases dos
projectos até à sua versão final, de modo a que se revejam nos
compromissos assumidos.
A elaboração do Plano de Investimentos deve ser encarada como um
processos de reflexão e de envolvimento da estrutura na
definição de necessidades e das respectivas prioridades e não
como um processo administrativo.
As macro etapas que constituem um Ciclo de Vida de um Projecto de
Investimento são as abaixo indicadas:
Avaliação de Investimentos – Compreende todas as actividades
que vão desde a identificação das necessidades de
investimento até à sua inclusão no Plano de Investimentos.
Pedido de Parecer às Entidades Competentes – Sempre que
sejam programadas obras de beneficiação, reconstrução,
ampliação ou modificação do aeródromo que pela sua natureza
e duração possam conduzir à degradação da segurança da
operação, o operador deve apresentar ao INAC ou às demais
entidades competentes (caso obrigatório) um plano
operacional de trabalhos, para efeitos de aceitação prévia.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
34/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Concepção, Execução, Controlo e Conclusão de Investimentos –
Compreende todas as actividades desde a elaboração de estudo
prévio (quando necessário), de projecto de execução, da
preparação e lançamento do processo aquisitivo, adjudicação
e execução física do projecto até à sua conclusão.
Avaliação Pós-Conclusão do Investimento (Post Investment
Review) – Compreende as actividades inerentes à avaliação do
investimento, dos benefícios e desempenho associado ao
Projecto de Investimento.
A operacionalização das etapas acima indicadas encontra-se
disposta nos pontos subsequentes do presente Manual.
Os Projectos de Investimento da ANA serão controlados e geridos
através do SAP PS/IM.
Toda a documentação gerada ao longo do Ciclo de Vida de um
determinado Projecto de Investimento deverá ficar arquivado
preferencialmente em suporte electrónico, nomeadamente SAP/DMS e
de acordo com as regras estipuladas em documento próprio.
Os princípios subjacentes a este Modelo são aplicáveis a todos os
Projectos de Investimento da responsabilidade das Unidades de
Negócio (UN), Unidades de Serviço (US) e Direcções do Centro
Corporativo (CC) da ANA.
8.1.1.2. Objectivos
Este Modelo tem como objectivos:
Garantir o alinhamento da política de investimentos com a
estratégia da ANA;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Garantir o alinhamento da política de investimentos com os
diferentes Planos de Desenvolvimento das infra-estruturas
aeroportuárias;
Garantir no processo de gestão de investimento a noção de
criação de valor para a ANA e para o seu Accionista,
procurando soluções que maximizem o valor criado para a
Empresa;
Gerir os investimentos da ANA de forma integrada, permitindo
um planeamento e controlo a diversos níveis, consoante as
necessidades da gestão;
Instituir a avaliação de performance no âmbito da gestão de
investimentos;
Garantir a Formalização e Homogeneização do processo de
avaliação de projectos de investimento, de modo a padronizar,
tanto quanto possível, os investimentos da ANA, permitindo,
por um lado, aumentar a capacidade de realização de
benchmarking e, por outro, a criação de uma linguagem comum
entre todos os intervenientes.
8.1.1.3. Princípios do Modelo de Gestão de Investimentos
da ANA
A estrutura do Modelo de Gestão de Investimentos assenta nos
seguintes princípios chave:
Ênfase na Criação de Valor
A avaliação dos Projectos de Investimentos será efectuada na
óptica do valor gerado, para a Empresa e para o seu Accionista.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Tal significa que a avaliação de um investimento resultará da
ponderação dos custo benefícios associados à sua realização. O
âmbito de tal avaliação pode incluir factores qualitativos de
serviço público aos quais a ANA se encontra vinculada.
Enfoque no Planeamento e Controlo de Projectos de Investimento
Os processos de avaliação, aprovação, planeamento e controlo de
investimentos devem ser formalizados e homogeneizados. O âmbito
do controlo de projectos será alargado para além da fase de
execução, ao período de exploração do investimento.
Coordenação Centralizada do Processo de Investimento
A avaliação e o controlo de todos os investimentos da ANA serão
coordenados por um Comité de Investimentos, Órgão que assessora o
CA neste âmbito.
Responsabilização das Direcções pelos seus Projectos de
Investimentos
As Unidades de Negócio/Unidades de Serviço/Direcções do Centro
Corporativo, enquanto promotoras de Investimentos, são
responsáveis pela boa execução dos
mesmos. Desta forma, torna-se possível avaliar e monitorizar a
performance de uma UN/US/CC no âmbito da gestão da execução dos
seus investimentos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
8.1.1.4. Responsabilidades
Gestor de Investimento (GI)
O GI é a Unidade de (Negócio, Serviço ou Centro Corporativo) que
propõe a realização de determinado Projecto/Programa de
Investimento ao CA, e que é responsável pelo acompanhamento da
execução de um ou mais Projectos de Investimento, desde a sua
formulação inicial para efeitos de inscrição no Plano de
Investimentos até à sua conclusão.
Compete ao GI acompanhar a concepção do Projecto, a elaboração
do Caderno de Encargos e o Processo Aquisitivo subjacente ao
Investimento, bem como a execução do mesmo nas suas várias
fases. Deve também coordenar com o GP medidas correctivas
adequadas a eventuais desvios no andamento planeado dos
trabalhos de determinado projecto de investimento, em função dos
dados adquiridos, sempre que o entender por conveniente. Inclui-
se, ainda, no âmbito das competências do GI, a submissão ao CA,
para efeitos de aprovação, de todas as situações que ultrapassem
os limiares autorizados por este último.
É também competência do GI fazer cumprir as condições/prazos
estipulados nos Contratos de Prestação de Serviços Internos, a
serem assumidos pelo GI, GP e pelas diversas Direcções
Intervenientes no processo (DJUCON, DSTE, DSTIC e CSP).
É ainda responsabilidade do Gestor de Investimento assegurar a
implementação da metodologia de gestão de risco para grandes
Projectos de Investimento.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Gestor de Projecto (GP)
O GP é a Unidade de Negócio ou Unidade de Serviço responsável
pela concepção da Estimativa Orçamental e sua calendarização que
suporta a Intenção de Investimento e/ou o Projecto de
Investimento e/ou pela execução do mesmo. Nos casos em que o GI
assegura a elaboração da Estimativa Orçamental que suporta a
Intenção de Investimento e/ou do Projecto de Investimento e/ou a
execução física do mesmo assume em simultâneo o papel de GP.
A nomeação do GP obedece aos critérios a seguir evidenciados,
nas Tabelas abaixo indicadas:
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Projectos de Infra-Estruturas e Fornecimentos
Fornecimentos*
* Todos os processos de aquisição serão desencadeados pelo CSP
Cabe ao GP zelar pela elaboração do Plano de Prevenção e Gestão
de Resíduos de Construção e Demolição, conforme previsto no
Decreto-Lei n.º 46/2008 quer através do uso de recursos
internos, quer através da contratação do serviço a entidades
externas.
O Plano de Segurança e Saúde em fase de Projecto deverá também
ser elaborado ou mandado elaborar pelo GP, de acordo com o
estabelecido no Decreto-Lei n.º 273/2003 de 29 de Outubro.
Compete ao GP elaborar um Contrato de Prestação de Serviços
Internos que contenha as condições da sua prestação, isto é,
prazos e montantes, o qual deverá ser assinado por si, pelo GI e
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
ainda pelas Direcções intervenientes (DJUCON, DSTE, DSTIC, CSP e
outras).
O GP é responsável pelo cumprimento das condições/prazos
estipulados nos Contratos de Prestação de Serviços Internos,
naquilo que lhe diz respeito.
É da responsabilidade do GP a abertura e manutenção das
estruturas de Projecto em SAP/PS ao longo do Ciclo de Vida do
Projecto de Investimento, desde a sua formulação inicial até à
sua conclusão. Aquando da abertura de um projecto em sistema, o
GP deverá obrigatoriamente consultar o GI no sentido de
harmonizar a estrutura existente, em sistema SAP, com a
estrutura do Plano de Investimentos.
Comité de Investimentos (CINV)
Compete ao CINV analisar as necessidades de Investimento que lhe
são apresentadas e remeter o seu parecer ao CA, para apoio à
tomada de decisão relativa à inclusão das Intenções de
Investimento no Plano de Investimentos da ANA, face ao montante
estabelecido a investir, bem como ao escalonamento das Intenções
de Investimento e/ou Projectos de Investimento, efectuando para
tal as reuniões que entenda com os GI’s e GP’s.
É ainda competência do CINV assegurar a implementação eficaz e
revisão dos princípios e objectivos do Modelo de Gestão de
Investimentos constantes no presente Manual, bem como, dos
procedimentos inerentes ao processo de avaliação e controlo do
investimento e zelar pelo seu cumprimento, reportando disso à
DAO para efeitos de actualização do presente Manual.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Direcção de Planeamento e Controlo de Gestão (DPCG)
Compete à DPCG o controlo da execução dos Investimentos, dando
disso conhecimento periódico ao CA. Compete ainda a esta
Direcção a avaliação do Investimento (quando aplicável) após a
sua execução.
Enquanto coordenador do CINV compete-lhe, também, a manutenção e
desenvolvimento dos instrumentos e metodologia de planeamento,
avaliação e controlo de Projectos de Investimento e assegurar o
bom funcionamento do já referido Comité.
A gravação de todos os dados de Planeamento macro, despesas e
datas chave previstas para os investimentos são também da
responsabilidade da DPCG.
Outras Responsabilidades - DJUCON; DSTE; DSTIC; CSP e Outras
Direcções
As responsabilidades detalhadas respeitantes ao desencadeamento,
desenvolvimento e acompanhamento dos processos, quer dos Órgãos
atrás mencionados, quer de outros que intervenham nos processos,
estão definidas ao longo de todo o Manual onde se desenvolvem os
processos a seguir, nomeadamente no que se refere ao cumprimento
das condições/prazos estipulados no Contrato de Prestação de
Serviços Internos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
As responsabilidades quer de acompanhamento das diversas fases
do Investimento, quer na emissão de Pareceres devem ser
contratualizadas entre os GI’s e estas Direcções em coordenação
com os GP’s.
Nos Contratos de Contratualização deverão constar os prazos
contratualizados, de modo inequívoco, de forma a contribuir-se
para o cumprimento global do Planeamento do Investimento.
A responsabilidade pelas várias autorizações subjacentes às
diversas fases de concretização do Plano de Investimentos deve
respeitar o definido nas Delegações de Poderes em vigor na
Empresa.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
8.1.1.5. Tipologia de Projectos de Investimento
Grandes Investimentos
Para efeitos da aplicação do Modelo de Gestão de Investimentos,
os Grandes Investimentos são classificados, de acordo com o seu
objectivo, da seguinte forma:
Projectos de Desenvolvimento ou Ampliação
Projectos cuja concretização tem subjacente o incremento dos
benefícios económicos gerados pela Empresa, por via do
desenvolvimento das infra-estruturas ou equipamentos existentes
ou pela aquisição ou construção de novas infra-estruturas e/ou
equipamentos, designadamente:
projectos que visem aumentar a capacidade de processamento de
aeronaves e carga no lado ar;
projectos que visem aumentar a capacidade de processamento de
passageiros, bagagem e carga no lado terra;
projectos que visem aumentar a área útil de zonas afectas à
exploração imobiliária (áreas de retalho, edifícios de
escritórios, armazéns, parques de estacionamento, etc.);
projectos que visem a redução dos custos de exploração das
infra-estruturas ou equipamentos em funcionamento (custos
energéticos, de manutenção e conservação, etc.);
projectos que visem incrementar a rendibilidade dos negócios
não-aviação (construção de suportes publicitários, redecoração
das áreas de retalho, etc.. ).
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Os Planos de Desenvolvimento ou Programas de Investimento são
constituídos pelo conjunto de vários projectos que agregam
diversos investimentos que concorrem para o mesmo objectivo.
Projectos de Conservação/Reparação
Projectos cuja concretização tem subjacente a manutenção dos
benefícios económicos gerados pela Empresa, por via do
desenvolvimento das infra-estruturas ou equipamentos existentes
ou pela aquisição ou construção de novas infra-estruturas e/ou
equipamentos, designadamente:
projectos que visem garantir o nível de funcionamento das
infra-estruturas e/ou equipamentos existentes durante a sua
vida útil;
projectos que visem o incremento da vida útil das infra-
estruturas e/ou equipamentos existentes para além do período
inicialmente estimado;
projectos que visem a substituição de infra-estruturas ou
equipamentos existentes que se encontram obsoletos ou em
estado de deterioração avançada (independentemente da sua
utilização em actividades ou espaços directamente conexos à
prestação de serviços da Empresa ou em actividades ou áreas
de suporte);
projectos que visem a normalização das especificidades de
funcionamento das infra-estruturas e/ou equipamentos
existentes de acordo com legislação específica.
De acordo com as Normas IAS/IFRS em aplicação pela Empresa, as
benfeitorias/conservações, desde que não aumentem a vida útil ou
não permitam novas funcionalidades aos bens já existentes mesmo
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
que se repercutam em mais do que um exercício são custos do
exercício e por isso não figurarão no Plano de Investimentos da
ANA.
Projectos de Sistemas de Tecnologia de Informação e Comunicação
Esta tipologia integra todos os projectos de investimento cujo
objectivo principal consiste no desenvolvimento, manutenção ou
substituição dos sistemas de informação e comunicação.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Expropriações
Projectos de investimento cujo âmbito diz respeito à
expropriação de terrenos para os quais ainda não exista nenhum
Projecto de Desenvolvimento e Ampliação a afectar.
Investimentos Correntes
Os Investimentos Correntes, conforme já referido, correspondem a
aquisições ou beneficiações de imobilizados no âmbito da
exploração corrente das direcções cujo valor individual não pode
exceder o limiar máximo aprovado pelo CA sobre proposta do CINV
(50.000€)
Os Investimentos Correntes são classificados, de acordo com a
sua natureza, da seguinte forma:
- Edifícios e Outras Construções;
- Equipamento Básico;
- Equipamento de Transporte;
- Ferramentas e Utensílios;
- Equipamento Administrativo, Social e Mobiliário Diverso;
- Taras e Vasilhames;
- Outras Imobilizações Corpóreas.
8.1.1.6. Elementos do Processo de Gestão de
Investimentos
O processo de Gestão de Investimentos da ANA assenta em duas
peças fundamentais:
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Plano de Investimentos: conjunto de todos os Projectos de
Investimento assumidos pela Empresa, isto é, que tenham sido
objecto de uma pré-contratualização entre os principais
intervenientes, com vista ao desenvolvimento das actividades
conducentes à elaboração dos respectivos projectos de
execução, dos processos concursais e posterior execução, para
além de todos os Projectos de Investimento que se encontram
em curso, quer por via de estarem associados a Planos de
Desenvolvimento, quer de forma isolada a serem realizados. Só
deverão ser considerados nos primeiros anos do Plano de
Investimentos os projectos que disponham de Projecto de
Execução concluído e que se comprove, pela análise do
respectivo planeamento, que existem expectativas fiáveis de
que a execução dos mesmos se inicia nesses anos e ainda
aqueles que já se encontram em fase de execução.
Desta forma o Plano de Investimentos apresenta as verbas
aprovadas pelo CA para o desenvolvimento das actividades
inerentes à elaboração de projectos de execução, fase
concursal e execução física, num horizonte de 2 anos.
Nos restantes três anos serão incluídos os projectos já
assumidos pela Empresa, caso dos contidos nos Planos de
Desenvolvimento e outros em que haja expectativas fiáveis de
serem concretizados, sendo que em qualquer caso deverão estar
de acordo com o planeamento físico e financeiro de execução
do projecto, acordado entre o GI e o GP e os restantes
intervenientes.
Portfólio de Investimentos: conjunto de todas as intenções de
investimentos que viram a sua entrada no Plano de
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Investimentos recusada, isto é, que não foram ainda assumidas
pela Empresa, aguardando decisão superior para o serem.
O total das Intenções de Investimento será considerado no
Plano de investimentos numa única rubrica denominada “Outros
Projectos”.
8.1.1.7. Regras de Apresentação do Plano de
Investimentos
Conforme já referido o Processo de Gestão de Investimentos
requer um Planeamento sistematicamente actualizado, de modo a
que os valores, a considerar na proposta do mesmo, resultem de
prioridades estabelecidas e de contratualizações entre os GI’s e
GP’s e ainda com os outros intervenientes em cada um dos
processos (DJUCON; DSTE; DSTIC, CSP e outras), nas quais dever-
se-á ter sempre em consideração o tempo que por norma cada uma
das fases acarreta. Os Projectos a considerar no primeiro ano do
Plano deverão ser todos aqueles cuja expectativa de
concretização seja o mais fiável possível e os valores
considerados deverão não apresentar desvios significativos face
às realizações efectivas.
Face ao referido para elaboração do Planeamento dos
Investimentos dever-se-á partir da data em que se pretende que o
investimento entre em funcionamento até ao início das
estimativas orçamentais e não ao contrário.
Desta forma, no processo de gestão de investimentos deverão ser
tidos em conta os seguintes marcos temporais:
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Anualmente, até 31/5, cada Direcção deverá apresentar ao CINV a
sua proposta de Plano de Investimento para o quinquénio seguinte.
30.06.n-2 30.11.n-2 31.03.n-1 30.04.n-1 31.05.n-1 15.07.n.1
GI entrega todas
as novas
intenções de
investimentoao GP
GP efectua
avaliação
preliminar das
intenções e
discute-as
com GI
-GP elabora
estudo de
viabilidade do
Investimento
-GI promove
estudo de
viabilidade
econ-financeira
-GI elabora
programa
preliminar
-GP consolida os
Programas base
-GP’s e GI’s após
acertos
consolidam os
Programas base
- Pré-
contratualização
entre GI; GP;
DJUCON; DSTE;
CSP e DSTIC
- GI apresenta a
documentação
revista dos
Projectos que
transitam de
anos anteriores
GI/GP/DCPG
preparam a
documentação
a levar ao
CINV
CINV envia
parecer com
Quadro Final dos
Investimentos
para o CA
aprovar
30.07.n-1
CA aprova Quadro
Final de
Investimentos
31.06.n-1
CINV discute
com GI’s e
GP’s as
intenções de
investimento
apresentadas
30.06.n-2 30.11.n-2 31.03.n-1 30.04.n-1 31.05.n-1 15.07.n.1
GI entrega todas
as novas
intenções de
investimentoao GP
GP efectua
avaliação
preliminar das
intenções e
discute-as
com GI
-GP elabora
estudo de
viabilidade do
Investimento
-GI promove
estudo de
viabilidade
econ-financeira
-GI elabora
programa
preliminar
-GP consolida os
Programas base
-GP’s e GI’s após
acertos
consolidam os
Programas base
- Pré-
contratualização
entre GI; GP;
DJUCON; DSTE;
CSP e DSTIC
- GI apresenta a
documentação
revista dos
Projectos que
transitam de
anos anteriores
GI/GP/DCPG
preparam a
documentação
a levar ao
CINV
CINV envia
parecer com
Quadro Final dos
Investimentos
para o CA
aprovar
30.07.n-1
CA aprova Quadro
Final de
Investimentos
31.06.n-1
CINV discute
com GI’s e
GP’s as
intenções de
investimento
apresentadas
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Esta proposta deverá integrar:
i) o valor dos Estudos e Projectos das Intenções de Investimento
pré-contratualizadas para as quais os GI’s pretendem a
aprovação do CA;
ii) o valor de realização previsto para os Projectos de
Investimento em curso;
iii) o valor de realização previsto para as Intenções
de Investimentos cujos Estudos e Projectos se encontram
concluídos, e para os quais os GI’s pretendem a aprovação
por parte do CA. Sendo que pelo menos para o 1º ano do Plano
deverão ser consideradas as Intenções de Investimento que
detenham projectos de execução e sobre as quais residam
expectativas fiáveis de que a sua execução física se inicia
nesse ano.
Na apresentação do seu Plano de Investimento cada Direcção deverá
respeitar os seguintes critérios:
Os investimentos devem ser segregados até ao nível de
processo, desta forma os projectos devem ser decompostos em
sub - projectos e estes em empreitadas e/ou fornecimentos,
cada um dos quais constitui um processo.
Sempre que existam um conjunto de Projectos a concorrer para
o mesmo objectivo dentro da mesma Direcção devem ser
integrados num Plano de Desenvolvimento dessa Unidade.
iv) Os Projectos/Intenções de Investimento devem figurar
individualmente sob uma das categorias atrás descritas
“Grandes Investimentos” do presente Manual;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
v) Os custos estimados referentes aos Estudos e à execução
física dos Projectos de Investimento a inserir no Plano de
Investimentos devem incluir o valor de todos os trabalhos
inerentes à sua realização, sejam estes executados interna
(TPE’s) ou externamente;
Para este valor devem concorrer todos os trabalhos inerentes
à execução do Projecto, Expropriações, Estudos e Projectos,
Concurso, Execução e Fiscalização dos Trabalhos, até à
corporização e integração do investimento no Património da
Empresa;
vi) A designação de uma Intenção de Investimento/Projecto de
Investimento ao longo de todas as fases que constituem o seu
Ciclo de Vida deverá permanecer inalterada;
vii) Ainda que, ao longo do seu período de execução, determinado
Investimento possa ser reformulado, quanto ao seu âmbito,
quanto à sua duração e custo a sua designação inicial,
referente ao seu momento de aprovação, não deve ser alterada
mas sim mantida em todos os Planos em que figure;
viii) Os modelos a utilizar ao longo da gestão do
investimento figuram no Módulo do iBPMS “Gestão Documental”.
8.1.2. Modelo de Contratação
8.1.2.1. Âmbito de Aplicação
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
O presente Modelo aplica-se a todos os processos de contratação
desenvolvidos pela ANA, relativos a aquisições de fornecimentos,
serviços e empreitadas de obras e têm em vista:
Identificar e orçamentar as necessidades de contratação;
Definir as especificações necessárias à contratação;
Planear a contratação;
Determinar o procedimento a utilizar para a necessária
contratação;
Elaborar a documentação necessária ao procedimento
determinado;
Difundir e acompanhar o procedimento;
Adjudicar a contratação;
Recepcionar, armazenar e entregar os fornecimentos;
Acompanhar o desenvolvimento das Prestações de Serviços e
Empreitadas de Obras;
Avaliar a qualidade do Fornecimento, Serviço ou Empreitada
de Obra;
Avaliar o fornecedor, prestador de serviço ou empreiteiro
da obra;
Facultar a informação necessária à correcta contabilização
e ao devido e atempado pagamento de acordo com o
contratualmente estabelecido;
Controlar a realização dos custos.
8.1.2.2. Objectivos
Assegurar a eficácia e eficiência dos processos de contratação,
providenciando os fornecimentos, serviços e empreitadas de obras
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
necessários às diferentes Unidades nas condições que melhor se
adeqúem aos interesses da Empresa, e promovendo:
A maximização dos benefícios negociais;
A optimização da qualidade dos objectos de contratação;
A redução do período de espera por parte dos beneficiários;
A minimização dos custos internos com os processos de
contratação;
A uniformização e agilização dos procedimentos, relativamente
às diferentes partes envolvidas;
A utilização das melhores práticas para o efeito;
A promoção da imagem da ANA enquanto cliente e parceira de
negócios.
8.1.2.3. Princípios do Modelo de Contratação
Ênfase no planeamento
- Planeamento das contratações de fornecimentos, serviços e
empreitadas de obras que a isso obriguem, de acordo com
regras e normativos existentes, ou que reúnam condições
para a definição e aplicação de métodos estratégicos às
próprias contratações e/ou para o desenvolvimento de
negociações.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Homogeneização dos Objectos de Contratação
- Minimização da quantidade de contratações e de diferentes
objectos para um mesmo fim;
- Normalização das especificações técnicas para um mesmo
objecto de contratação, bem como das correspondentes
definições de qualidade e de níveis de serviço pretendidos
(SLA's).
Perspectiva de custo total
- Avaliação dos custos, tendo em consideração os de
contratação, os da correspondente Manutenção, nos casos em
que se aplique, e os internos, quer os respeitantes ao
próprio processo de contratação, quer os posteriormente daí
decorrentes.
Coordenação centralizada dos processos de contratação
- Homogeneização de regras e métodos processuais;
- Consolidação, especialização e desenvolvimento das áreas de
conhecimento e informação necessárias à contratação e
consequente disponibilização.
Flexibilidade dos processos de contratação
- Desenvolvimento de processos de contratação/adjudicação
adaptados às especificidades e factores críticos de sucesso,
tendo em consideração as particularidades de
cada beneficiário, relativamente a cada fornecimento,
prestação de serviços ou empreitada de obras.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Avaliação sistemática da Função Contratação
- Permanente objectivo na melhoria, quer da eficiência, quer
da eficácia da Organização, em termos de contratação.
Coordenação e Controlo
- Respeito integral por todas as regras e normativos que se
encontram a juzante de qualquer dos processos contratuais, isto
é, nomeada e especificamente no que respeita ao que os sucedem
(controlo).
Gestão de Investimentos
- Respeito integral pelo que se encontra disposto no Modelo de
Gestão de Grandes Investimentos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8.1.2.4. Definição das Tipologias de Contratação e
Respectivas Categorias
Fornecimentos
A. Bens de Consumo Corrente
Acessórios para Máquinas, Ferramentas e Utensílios de
Desgaste Rápido;
Fardamentos e Equipamento de Protecção Individual (EPI);
Livros e Documentação Técnica;
Lubrificantes e Fluidos Especiais;
Material para Construção Civil, Mecânica e
Metalomecânica;
Material Eléctrico, Electrónico, de Iluminação e de
Sinalização;
Material de Economato;
Material Médico e de Enfermagem;
Produtos Alimentares;
Sobressalentes para Equipamentos.
B. Equipamentos:
Equipamento Administrativo (mobiliário,...);
Equipamento Básico (elevadores, tapetes rolantes, pontes
telescópicas, sistemas de tratamento de bagagem, AVAC,
...);
Equipamento de Informação e Comunicação (servidores,
computadores pessoais, respectivos periféricos,
impressoras, fotocopiadoras, aparelhos de telecópia,
centrais telefónicas, telefones, telemóveis, sistemas de
radiocomunicação, sistemas de som e imagem, ...);
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Equipamento de Segurança - Security (equipamento de
rastreio de pessoas ou de bagagens, detectores de metais e
explosivos, máquinas de Raios X, ...);
Máquinas e Ferramentas;
Viaturas de Função;
Viaturas Operacionais.
Serviços
A. Conservação e Reparação de Edificações e Obras de Arte
Manutenção Preventiva;
Manutenção Correctiva;
Pequena Remodelação de Instalações.
B. Conservação e Reparação de Equipamento
Manutenção Preventiva;
Manutenção Correctiva.
C. Consumos
Água;
Combustíveis;
Comunicações (dados, voz e imagem);
Energia Eléctrica;
Gás.
D. Deslocações e estadas
No País;
No estrangeiro.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
58/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
E. Seguros
Estratégicos (Responsabilidade Civil, Patrimoniais, DO –
Responsabilidade Civil Directores e Membros CA);
Operacionais (Seguro saúde, Acidentes de Trabalho,
Acidentes Pessoais, Automóvel, Assistência em Viagem, Obras
Arte,…).
F. Serviços Gerais
Desmatação e Deservagem;
Desinfestação;
Jardinagem;
Limpeza e Higiene;
Manutenção de Plantas de Interior;
Recolha e Tratamento de Resíduos;
Segurança - Aviação - Security;
Segurança - Vigilância.
G. Subcontratações
Acolhimento e Atendimento, quer Público, quer Especial;
Arrumação de Carrinhos de Bagagem;
Assistência a Passageiros com Mobilidade Reduzida;
Atendimento Telefónico;
Enfermagem;
Exploração de Depósitos de Bagagens;
Exploração de Parques de Estacionamento;
Falcoaria;
Operação dos Sistemas de Tratamento de Bagagem;
Operação de Pontes Telescópicas;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Socorro e Emergência de Aeródromo;
Outras subcontratações.
H. Trabalhos Especializados
Armazenagem e Distribuição de Fornecimentos;
Assessoria Técnica;
Consultoria e Auditoria;
Estudos e Serviços Relacionados com Empreitadas de Obras
(Estudos Preliminares, Projecto Execução, Fiscalização,
Coordenação de Segurança em Obra, ...);
Formação;
Gestão Integrada de Equipamento de Impressão, Cópia,
Telefax e Digitalização;
Manutenção de Redes por Cabo;
Operacionalização de Centros de Incidências e Assistência
Técnica;
Elaboração de Programas Informáticos e Respectivo
Licenciamento;
Publicidade e Imagem;
Outros trabalhos, estudos ou serviços em âmbitos técnicos
específicos.
I) Empreitadas de Obras
Projecto de Execução;
Execução.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8.1.2.5. Responsabilidades Gerais
8.1.2.5.1. Responsabilidades Genéricas
A responsabilidade pelos processos de aquisição é do CSP,
excepto nas situações em seguida delimitadas.
Para as contratações destinadas à DAA, as responsabilidades
cometidas ao CSP serão assumidas pela própria DAA, desde que
nada em contrário tenha sido previamente acordado entre as
partes ou determinado pelo CA.
Para a contratação de Empreitadas de Obra (Infra-estruturas e
Fornecimentos) e respectivas Prestações de Serviços que se
encontrem no seu âmbito, ou que lhes estejam intimamente ligadas
(Estudos Preliminares, Projecto de Execução, Fiscalização,
Coordenação de Segurança em Obra,...), as aquisições serão
assumidas pelo respectivo Gestor de Projecto.
Para as outras contratações, as responsabilidades cometidas ao
CSP só poderão ser assumidas pelas Direcções Beneficiárias em
caso de:
- Fornecimentos que, pelo seu carácter de urgência devidamente
justificado, não permitam o decurso do período de tempo
necessário ao desenvolvimento do respectivo processo por parte
do CSP:
- Contratações das famílias da categoria " H Trabalhos
Especializados ”;
- Assessoria Técnica;
- Consultoria e Auditoria;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
- Formação;
- Publicidade e Imagem;
- Outros Trabalhos, estudos ou serviços em âmbitos técnicos
especializados;
- Contratações cuja efectivação, por parte de outra Direcção,
tenha sido expressamente determinada pelo Conselho de
Administração (Fornecimentos ou Prestações de Serviços
Especificas).
Cabe aos Órgãos Beneficiários fornecer ao CSP toda a informação
e os indicadores de gestão solicitados por esta Direcção, nos
moldes que a mesma vier a estipular, relativamente às aquisições
por eles geridas.
As excepções delimitadas no presente ponto serão igualmente
aplicáveis à renovação de contratos no respectivo âmbito, bem
como à introdução de adendas em contratos ou de
rescisão/denúncia de mesmos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8.1.2.5.2. Responsabilidades Específicas de cada
Interveniente nos Processos
Direcções Beneficiárias
Aplicável para Fornecimentos e Serviços
Identificação das Necessidades e respectiva Orçamentação (nas
situações de Grandes Investimentos conforme disposto no ponto
8.2.1 Planeamento de Aquisições para Grandes Investimentos);
Entrega da informação necessária ao planeamento das
contratações de fornecimentos e serviços (nas situações de
Grandes Investimentos conforme disposto no ponto 8.2.1
Planeamento de Aquisições para Grandes Investimentos);
Especificação, ao nível que se justifique, das características
técnicas respeitantes a cada uma das contratações pretendidas
(nas situações de Grandes Investimentos conforme disposto no
ponto 8.2 Planeamento de Aquisições);
Especificação do Centro de Custo/Projecto de Investimento do
órgão beneficiário;
Estabelecimento dos níveis pretendidos para as prestações de
serviços a contratar (SLA's), bem como dos indicadores a
considerar para o efeito;
Requisição dos fornecimentos previstos;
Recepção dos fornecimentos, respectiva análise de
conformidade e reporte do facto ao CSP;
Devolução, ao CSP, de fornecimentos não conformes;
Controlo das prestações de serviços contratadas e
correspondente autorização de pagamento;
Controlo dos custos em função do orçamento aprovado.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
63/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
CSP
Aplicável para Fornecimentos e Serviços
Apoio ao processo de orçamentação e planeamento das Direcções
Beneficiárias;
Planeamento das contratações a efectuar;
Análise dos mercados;
Promoção da homogeneização de especificações;
Desenvolvimento e manutenção de catálogos de bens de consumo
corrente e de equipamentos;
Definição das estratégias de negociação e contratação;
Desenvolvimento, acompanhamento e concretização dos
procedimentos e processos de contratação ou de
acordos/contratos de fornecimento;
Verificação da conformidade dos fornecimentos e devolução dos
artigos não conformes;
Promoção do accionamento das garantias e/ou
cauções respeitantes a contratações não cumpridas, bem como da
libertação de cauções de acordo com o contratualmente
estabelecido;
Gestão dos armazéns (central e locais);
Garante no cumprimento de todos os requisitos legais,
ambientais, de segurança e saúde no trabalho (SST) e de
responsabilidade social exigíveis aos fornecimentos e serviços
contratados;
Avaliação dos fornecedores e prestadores de serviços e
actuação em conformidade;
Encaminhamento dos fornecimentos para os respectivos
utilizadores, bem como da documentação necessária aos
processos contabilísticos e de tesouraria;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
64/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Cumprimento integral dos requisitos legais aplicáveis à
contratação;
Manutenção dos arquivos físicos ou electrónicos referentes às
contratações e seu acompanhamento;
Informação, permanente e actualizada aos interessados, sobre o
ponto de situação de cada processo em curso;
Disponibilizar em GDF as facturas recepcionadas dos
fornecedores de modo a que as mesmas sejam validadas em termos
qualitativos pelas Unidades Beneficiárias;
Proceder aos registos contabilísticos inerentes às aquisições
efectuadas;
Registar e actualizar em SAP MM todas as informações
relevantes ao processo aquisitivo;
Monitorização de indicadores de desempenho próprio, para
avaliação quantitativa e qualitativa dos processos
desenvolvidos, e sua divulgação;
Promoção da actualização dos modelos de documentos-tipo de
carácter financeiro a utilizar nos vários processos
aquisitivos
DFIN
Promoção da actualização dos modelos de documentos-tipo de
carácter financeiro a utilizar nos vários processos
aquisitivos;
Análise e emissão de pareceres sobre documentação respeitante
a processos Concursais, no âmbito e dentro dos prazos
estabelecidos;
Participação nos Júris criados para efeitos concursais, no
âmbito estabelecido nos procedimentos internos;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
65/340
65/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Análise e emissão de parecer sobre a documentação contratual,
quando tal for solicitado pela entidade que liderou o processo
de contratação;
Accionamento/libertação de cauções sob proposta fundamentada
da entidade que liderou o processo de contratação.
DJUCON
Promoção de acções de formação destinadas aos interessados aos
mais diversos níveis, para sensibilização e para correcta
interpretação da legislação em vigor;
Promoção da actualização dos modelos de documentos tipo a
utilizar nos vários processos aquisitivos, de acordo com a
legislação em vigor;
Análise e emissão de pareceres sobre documentação respeitante
a processos concursais e, quando solicitado, também a outros
processos aquisitivos;
Participação nos Júris criados para acompanhamento dos
procedimentos aquisitivos;
Análise e emissão de parecer sobre a documentação contratual,
quando solicitado pela entidade que liderou o processo de
contratação;
Participação nos procedimentos, pós adjudicação, referentes a
processos concursais, incluindo celebração de contratos, de
acordo com o definido nos procedimentos internos, ou noutros
processos, quando solicitado.
Participação na resolução de problemas de ordem jurídica
decorrentes da execução dos contratos celebrados pela ANA,
S.A..
DPCG
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
66/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Controlo sobre o cumprimento do estabelecido no Modelo de
Gestão de Grandes Investimentos;
Controlo sobre o cumprimento dos procedimentos respeitantes a
planeamento, relativamente aos elementos recebidos aquando da
elaboração do Plano Operacional;
Consolidação do Plano de Investimentos e do Plano Operacional;
Actualizações em SAP conforme definido em 8.1.1 Modelo de
Gestão de Grandes Investimentos.
DSTE
Estabelecimento das regras ambientais a garantir pela entidade
que liderou o processo de contratação relativamente aos
fornecimentos e serviços , sempre que solicitado pelas
Direcções Beneficiárias e/ou do CSP;
Emissão de pareceres ambientais, em particular, e técnicos, em
geral, sob solicitação das Direcções Beneficiárias e/ou do CSP;
Apoio técnico na caracterização ambiental a constar nos
catálogos de Bens de consumo corrente e de equipamentos, sempre
que solicitado pelas Direcções Beneficiárias e/ou do CSP;
Apoio técnico e ambiental durante e após a execução do objecto
da contratação;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
67/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
DSTIC
Análise e emissão de pareceres sobre documentação respeitante
a processos de contratação, quando tal for solicitado.
No que respeita, exclusivamente, ao Fornecimento de Programas
Informáticos (respectivo licenciamento) e de Equipamentos de
Informação e Comunicação, bem como a prestações de serviços
relacionadas:
Concentração da informação sobre as necessidades das Direcções
Beneficiárias e respectiva orçamentação;
Entrega da informação necessária ao planeamento das
contratações de fornecimentos;
Especificação, ao nível que se justifique, das características
técnicas respeitantes a cada um dos fornecimentos pretendidos;
Requisição dos fornecimentos previstos;
Recepção dos fornecimentos, respectiva análise de
conformidade e reporte do facto ao CSP;
Devolução, ao CSP, de fornecimentos não conformes;
Controlo dos custos em função do orçamento aprovado.
GESTOR DE PROJECTO (no âmbito da contratação)
Aplicável para Empreitadas de Obras ou Fornecimentos Específicos
Suporte à orçamentação e caracterização técnica do objecto a
adquirir;
Desenvolvimento, acompanhamento e concretização dos
procedimentos e processos de contratação;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
68/340
68/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Cumprimentos dos requisitos legais aplicáveis antes e durante
a execução do objecto da contratação;
- Acompanhamento da execução das Empreitadas do ponto de
vista físico e financeiro e emissão de correspondente
autorização de pagamento;
- Análise de necessidade e preparação de processos
relativos à aprovação de trabalhos a mais e a
menos/aditamentos, suspensões, prorrogações e aplicação
de multas contratuais;
Exigência no cumprimento de todos os requisitos legais,
ambientais, de segurança e saúde no trabalho (SST) e de
responsabilidade social relativamente às Empreitadas;
Alimentação dos sistemas de controlo (SAP/PS) de modo a
garantir o controlo e a existência de informação, permanente e
actualizada aos interessados, sobre o ponto de situação de
cada processo em curso;
Acompanhamento das recepções de Empreitadas/Fornecimentos e
cumprimento dos procedimentos subsequentes a seu cargo;
Avaliação dos fornecedores e actuação em conformidade;
Promoção do accionamento das garantias e/ou
cauções respeitantes a contratações não cumpridas, bem como da
libertação de cauções de acordo com o contratualmente
estabelecido;
Gestão de garantias/anomalias durante o período de garantia;
Cumprimento dos procedimentos definidos para resolução de
situações jurídicas durante e após execução do objecto dos
contratos;
Manutenção dos arquivos físicos e/ou electrónicos referentes
às contratações e seu acompanhamento.
GESTOR DE INVESTIMENTO (no âmbito da contratação)
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Aplicável para Empreitadas de Obras ou Fornecimentos Específicos
Identificação das Necessidades e respectiva Orçamentação;
Especificação, ao nível que se justifique, das características
técnicas respeitantes a cada uma das contratações pretendidas;
Promoção dos estudos ambientais legalmente exigíveis, prévios
ao lançamento do processo de contratação do objecto a
adquirir;
Confirmação dos requisitos expressos no Processo Concursal
(Caderno de encargos, Projecto de Execução,…);
Aprovação ou emissão de parecer para aprovação, caso não
detenha Delegações de Poderes para tal, de processos de
trabalhos a mais/aditamentos, suspensões, prorrogações e
aplicação de multas contratuais;
Acompanhamento das recepções de Empreitadas/Fornecimentos e
cumprimento dos procedimentos subsequentes a seu cargo;
Garantir a aplicação da metodologia de Gestão de Risco aos
Programas de Investimento;
Acompanhamento da ocorrência de anomalias durante o período de
garantia e seu reporte;
Manutenção dos arquivos físicos ou electrónicos referentes às
contratações e seu acompanhamento.
Cumprimento dos procedimentos definidos para resolução de
situações jurídicas durante e após execução do objecto dos
contratos.
Aprovações
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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70/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
As aprovações necessárias a cada uma das responsabilidades
identificadas são as estabelecidas pelas Delegações de Poderes
em vigor.
8.1.2.6. Principais Actividades e Regras
8.1.2.6.1 Fornecimentos e Serviços
Identificação de Necessidades e Planeamento
Bens de Consumo Corrente: cabe ao CSP proceder à agregação
da informação (conforme definido em 8.2 – Planeamento de
Aquisições) e, suportado nesta, nos históricos de consumos
e numa perspectiva global, promover a estimativa a servir
de base ao estabelecimento de acordos/contratos com os
fornecedores;
Investimentos Correntes: os planeamentos apresentados pelas
Direcções Beneficiárias devem ser congregadas para um plano
global anual com vista à aplicação de estratégias de
contratação com o objectivo de minimização dos custos não
só dos bens a adquirir como das prestações de serviços
associadas;
Grandes Investimentos: as respectivas regras encontram-se
definidas no Modelo de Gestão de Grandes Investimentos, que
é parte integrante do presente Manual;
Serviços: as Direcções Beneficiárias têm de apresentar à
DPCG, aquando da elaboração do Plano Operacional, a
discriminação das contratações pretendidas, cabendo ao CSP,
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
71/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
desde que respeitem ao seu universo de actuação e quando
solicitado, facultar os valores de referência para o
efeito.
Será responsabilidade do CSP proceder ao planeamento do processo
concursal tendo em conta a estimativa da data do início da
prestação de serviço pretendida pelos Beneficiários.
Especificações de Características Técnicas
As especificações de características técnicas devem incluir,
sempre que aplicáveis, os requisitos respeitantes às políticas
de ambiente, de segurança e de qualidade.
Não deve ser feita referência a qualquer marca, detentor de
marca, proprietário, representante ou vendedor, excepto se o
objecto da contratação não tiver outra forma de caracterização.
As características definidas pelo Órgão Beneficiário não podem
ser alteradas, salvo mediante acordo do mesmo.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Codificação de Bens e Serviços e sua Catalogação
Cabe ao CSP assegurar a padronização e agregação dos bens e
serviços (onde possível) a adquirir.
Os produtos e serviços deverão ser classificados e codificados
de uma forma normalizada, devidamente acordada com as Direcções
Beneficiárias e convenientemente difundida.
Os catálogos serão um repositório central de produtos e serviços
padronizados e disponíveis para requisição, onde constam as
respectivas características e preços, derivando dos acordos/
contratos estabelecidos com os correspondentes
fornecedores/prestadores de serviços, tendo como objectivo a
eficiência e eficácia dos processos aquisitivos.
O CSP deverá ter em conta a actualização das necessidades
manifestadas pelos órgãos beneficiários para revisão dos
catálogos.
O CSP deve zelar pela harmonização e actualização da informação
referente ao catálogo de bens ao nível dos diferentes sistemas
de informação envolvidos na aquisição de bens e serviços de modo
a que, em todos eles, subsista uma única codificação de bens e
não tantas quantas os sistemas envolvidos.
Negociação e Contratação
A negociação e contratação engloba:
- Definição da estratégia negocial/contratual;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
73/340
73/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
- Consulta/negociação com os fornecedores;
- Elaboração de toda a documentação concursal;
- Publicitação e acompanhamento do procedimento concursal;
- Determinação da proposta a preferir;
- Adjudicação da proposta preferida/elaboração do contrato;
- Actualização de valores contratuais;
- Prorrogação/ rescisão contratual.
Recepção de Fornecimentos
Os Fornecimentos devem ser recepcionados nos locais
previamente estabelecidos e aí efectuada a respectiva
conferência de acordo com as metodologias definidas;
Toda a documentação inerente deve ser devidamente encaminhada,
para o Órgão responsável pelo processo aquisitivo, com a
máxima urgência;
A segregação de material não conforme, sua devolução e
substituição devem ser efectuadas com a máxima celeridade;
Tem de ser efectuado o registo dos elementos necessários ao
encerramento do pedido de compra e à avaliação do
correspondente fornecedor.
Políticas de Armazenagem
Só devem ser armazenados artigos por absoluta e justificada
necessidade.
Os procedimentos de armazenagem terão de obedecer às
metodologias e responsabilidades definidas na diversa
documentação aplicável existente no iBPMS.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Gestão Contratual de Prestação de Serviços
Os pressupostos básicos na Gestão de Serviços são os seguintes:
Existência de um Gestor Central de Contrato, cuja
responsabilidade é a da centralização da informação, do
controlo global da prestação e do relacionamento supra-local
com o Prestador;
Existência de um Gestor Local de Contrato, cuja
responsabilidade é a da Gestão e do controlo operacional da
prestação;
Realização de avaliações permanentes e objectivas de
prestações de serviços, de acordo com os pressupostos
contratualmente estabelecidos, sob a responsabilidade do
Gestor Local do Contrato, com monitorização dos resultados
obtidos e respectivo registo no iBPMS.
Indicadores e Respectiva Monitorização
O desempenho da Organização de Contratação deve ser avaliado e
monitorizado tendo por base os seguintes indicadores:
De custos: para avaliação da capacidade sobre a respectiva
redução, tendo em consideração valores unitários ou de
referência relativamente a objectivos previamente fixados;
De Consumo: para avaliação da capacidade sobre a respectiva
redução, tendo em consideração valores unitários ou de
referência relativamente a objectivos previamente fixados;
Indicadores de qualidade: para avaliação da capacidade de
gerir a conformidade no fornecimento de produtos e
prestação de serviços, considerando os prazos entrega, as
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
75/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
quantidades satisfeitas e a qualidade dos produtos e/ou
serviços.
Indicadores de nível de serviço: para avaliação da
capacidade de cumprimento do nível de serviço acordado
entre o CSP e os Órgãos Beneficiários.
8.1.2.6.2 Empreitadas e Obras
Os princípios a ter em conta são os seguintes:
Planeamento e correcta caracterização do objecto a
contratar: deverão ser seguidas as regras definidas no
Modelo de Gestão de Investimentos (ponto 8.1.1 do presente
Manual) e Planeamento de Aquisição de Grandes Investimentos
(ponto 8.2.1 do presente Manual).
Validação do Objecto a contratar, pelo Gestor de
Investimento, ao longo das diversas fases de
caracterização, responsabilizando-o, em conjunto com o
Gestor de Projecto, pela solução final a colocar a
contratação;
Caracterização e Minimização de Impactos Ambientais e de
Riscos relacionados coma Segurança: deverão ser seguidas
as regras definidas para o Planeamento de Aquisição de
Grandes Investimentos (ponto 8.2.1 do presente Manual),
para a Preparação do Processo Aquisitivo de Empreitadas
(ponto 8.4.2 do presente manual), para a Execução/
Acompanhamento (Ponto 8.5.1 do presente manual), bem como
toda a documentação aplicável definida no âmbito do Sistema
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
de Gestão Integrado (Qualidade, Ambiente e Segurança) da
ANA S.A..
Definição da Estrutura Organizativa do Projecto e dos
Poderes do Director de Fiscalização, clarificando
responsabilidades pelo seguimento da contratação e pela
actuação perante desvios;
Controlo Físico, Financeiro e de Desvios ao longo da
execução da contratação e actuação perante o desvios, de
acordo com os fluxos definidos no ponto 8.5.1 do presente
Manual;
Responsabilização do Gestor de Investimento pela aprovação
dos fluxos referentes a desvios (trabalhos a mais,
suspensões, prorrogações,…);
Execução de Vistoria Prévia à Recepção da Empreitada com o
Empreiteiro, a efectuar por Gestor de Projecto e Gestor de
Investimento, permitindo identificar anomalias que
necessitem de correcção, a registar na Recepção Provisória
para correcção pelo Empreiteiro;
Gestão de todo o fluxo necessário ao encerramento da
empreitada (conta final, entrega da documentação necessária
à gestão futura do empreendimento – telas finais, manuais -
recepção definitiva, devolução de garantias).
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Gestão de Anomalias pós Recepção Provisória, com ênfase na
responsabilização do Gestor de investimento relativamente á
identificação de não conformidades e sua comunicação ao
Gestor de Projecto e na responsabilidade deste na promoção
da sua correcção.
8.1.2.7 Qualificação e Avaliação de Fornecedores
Deverão ser avaliados todos os Fornecedores/Prestadores de
Serviços que sejam considerados críticos, pela natureza dos Bens
e/ou Serviços contratados para a ANA S.A.. Cabe ao CSP a
determinação dos Bens e Serviços que impliquem a criticidade dos
respectivos Fornecedores/Prestadores de Serviços.
A avaliação de fornecedores será efectuada de acordo com as
metodologias e responsabilidades definidas em documentação
própria do SGI.
Deve também ser sistematizada por parte do CSP ou dos Órgãos
Beneficiários nos casos em que a aquisição esteja a cargo de
outra Direcção, a respectiva documentação e a procura de novos
Fornecedores de Bens/Prestadores de Serviços, de modo a alargar
o universo de empresas a consultar.
ANA, SA
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8.1.2.8 Informação sobre os Processos
Nas contratações a cargo de outros Órgãos que não o CSP, deverá
ser dado conhecimento ao CSP de todo o Processo de Contratação,
em moldes que o CSP definirá e difundirá.
8.2 PLANEAMENTO DE AQUISIÇÕES
8.2.1. Grandes Investimentos
A aquisição de Grandes Investimentos ocorre de acordo com as
necessidades manifestadas no Plano de Investimentos aprovado
pelo Conselho de Administração e concretizadas nas alturas
previstas no mesmo, de acordo com as regras a seguir
apresentadas.
8.2.1.1. Macro Etapa – Avaliação de Investimentos
8.2.1.1.1. Investimentos em Infra-Estruturas e
Fornecimentos
1) Estimativa Orçamental das Intenções de Investimento
a) Os GI’s deverão identificar inequivocamente as suas intenções
de investimento e transmiti-las à entidade ao que irá ser o
potencial GP, devidamente prioritizadas (embora nesta fase ainda
não esteja nomeado o GP, por uma questão de nomenclatura e
facilidade de leitura, optou-se por esta designação). Nesta fase
o GP funciona como uma assessoria técnica ao GI.
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Deverá existir uma estreita articulação das áreas RIPE com os
Aeroportos e vice-versa de modo a que todos os investimentos
estejam alinhados e em sintonia com o Plano Director do
Aeroporto.
b) O GP procede à avaliação das Intenções de Investimento, do
ponto de vista do seu alinhamento com o Plano Director do
Aeroporto em causa, do seu mérito, da sua capacidade técnica de
execução e das prioritizações apontadas previamente pelo GI,
discutindo com este o resultado da sua avaliação.
Desta avaliação o GI poderá considerar:
- Intenção de Investimento com mérito, para o GP prosseguir os
respectivos estudos;
- Intenções de Investimento com mérito, mas que o GP considera
não ter capacidade de as executar num futuro próximo. Nestas
condições, o GI deverá abordar esta questão com o CA, podendo a
solução passar pela sua recalendarização para mais tarde ou
pela apresentação de uma solução alternativa;
- Intenções de Investimento impraticáveis. Neste caso deverá ser
tomada decisão em conjunto com o GP de as abandonar.
Das considerações supra o GI junto do Vogal do Pelouro da sua
área obtém autorização para prossecução dos estudos seguintes.
c) Decorrida a avaliação referida em b), o GP tendo em atenção o
seu Planeamento e as prioridades acordadas com o GI, elabora o
Estudo de Viabilidade do Investimento que consiste:
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Numa estimativa Orçamental para as várias fases;
Num calendário com os Prazos para as diferentes fases do
Investimento (Elaboração do Programa Preliminar, do Programa
Base, do Estudo Prévio, do Projecto de Execução, da Fase
concursal e da Execução Física). O GP deverá incorporar nestes
prazos o risco associado aos mesmos, isto é os prazos
previstos deverão ser calculados com uma probabilidade
superior a 90% de serem cumpridos, tendo para tal também em
consideração os tempos dispendidos pelos restantes
intervenientes (DJUCON, DSTE, DSTIC, CSP e outras).
O GP efectua também a alocação prévia dos recursos a afectar
aos vários projectos ao longo de cada uma das suas fases.
Estes Estudos de Viabilidade do Investimento são remetidos pelo
GP ao GI para sua apreciação.
Quando iniciar os trabalhos de elaboração do Estudo de
Viabilidade do Investimento, o GP deverá criar em SAP/PS uma
estrutura de Projecto. Esta estrutura deverá integrar um
elemento PEP do tipo “Estudos Preliminares” onde serão
registados os custos planeados e no final, deverão ser
registados os custos reais e os referentes à execução daqueles
estudos de viabilidade.
A Estrutura de Projecto acima criada servirá para agregar todos
os custos associados ao Projecto, nas várias fases que
constituem o Ciclo de Vida de um Projecto de Investimento.
Todas as despesas incorridas pelo GP, internas (alocação de
recursos internos) ou externas (contratação de prestações a
entidades externas) no âmbito dos referidos estudos, deverão ser
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Manual Nome do Manual
consideradas como custo e imputadas mensalmente ao GI, após o
seu consentimento prévio, nomeadamente à estrutura de projecto
que criou em SAP/PS. Esta imputação de custos deverá ser
autorizada até ao fecho de contas anual.
d) O GI aprecia as estimativas orçamentais das Intenções com
mérito, bem como a calendarização proposta pelo GP para as
várias fases do investimento, propondo a este as alterações que
considera necessárias.
2) Estudos de Viabilidade Económica
e) O GI após concordar com as estimativas orçamentais e
respectiva calendarização solicita à DFIN/DPCG os estudos de
viabilidade económica, caso se tratem de intenções de
investimento de valor estimado superior a 2,5 milhões de euros.
3) Programa Preliminar
f) O GI após concordar com as estimativas orçamentais e
respectiva calendarização, e observando os preceitos instituídos
nas Delegações de Poderes em Vigor, informa o GP para prosseguir
os estudos consubstanciado na respectiva encomenda (Programa
Preliminar).
Nas situações em que o GI acumule o papel de GP, esse Programa
Preliminar deverá ser elaborado dentro da estrutura organizativa
do GI.
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Manual Nome do Manual
Atendendo ao motivo do investimento, com o Programa Preliminar
deverão estar definidos os seguintes elementos:
- Objectivo do Projecto de Investimento e características gerais
a que deve obedecer;
- Dados (se já existentes) sobre a sua localização;
- Elementos topográficos e/ou cartográficos e geotécnicos,
levantamentos das construções existentes e redes de
infraestruturas locais, coberto vegetal, características
ambientais e outros eventualmente disponíveis;
- Dados básicos relativos às exigências do comportamento,
funcionamento, exploração e da conservação, tendo em conta as
disposições regulamentares;
- Estimativa de custo e respectivo limite dos desvios e,
eventualmente, e indicações relativas ao financiamento do
Projecto de Investimento;
- Indicação geral dos prazos requeridos para a elaboração do
Projecto e para a execução do mesmo;
- Feed-back dos clientes (quando aplicável).
Devem ainda ser identificadas e atendidas as especificidades
particulares a atender relativas à tipologia de Empreendimento
em causa de modo a responder às disposições previstas nas
secções II a XIV da Portaria nº 701-H/2008, de 29 de Julho de
2008.
No caso particular de Investimentos relacionados com aeródromos
(área operacional e apoio à navegação aérea) deverão ser
definidos os seguintes elementos, quando aplicáveis:
- Tipologia do aeródromo e condições do seu funcionamento;
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- Normas internacionais ICAO e outras disposições que devam ser
observadas;
- Instrumentos de gestão territorial aplicáveis, nomeadamente
planos de ordenamento e plano director municipal;
- Disposições relativas a condicionamentos de impacto ambiental
e outros.
Para além destas informações genéricas, deverão ainda ser
devidamente identificadas pelo GI e GP informações mais
detalhadas, como por exemplo:
- Os diferentes tipos de utentes e de utilização futura do
Projecto, a natureza e a medida das respectivas actividades e
interligações (quando aplicável);
- As características evolutivas das funções a que o Projecto
deve satisfazer (quando aplicável);
- A ordem de grandeza (aproximada) das áreas de volumes, as
necessidades de equipamentos, instalações especiais, redes
técnicas, as condições de ambiente exigidas (isolamento
térmico, renovação e tratamento de ar, isolamento sonoro,
condições de iluminação, incidência solar e outros) (quando
aplicável);
- Avaliação da necessidade de elaborar um processo de AIA
(Projecto abrangido pelo DL nº 69/2000), com a consequente
realização de um EIA, recorrendo-se quando necessário a Estudos
de Incidências Ambientais, ou de se realizar uma avaliação
interna de impactes ambientais (Projecto não abrangido pelo DL
nº 69/2000).
As Intenções de Investimento cujo valor estimado ultrapasse o €1
000 000 estão no âmbito da aplicação da metodologia de gestão de
risco de grandes projectos de investimento.
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
Caso sejam apresentadas em formato de Programa de Investimentos,
o GI deve proceder à monitorização dos riscos globais
(orçamentais e temporais) com recurso ao software de gestão de
risco próprio para o efeito (Pertmaster), competindo-lhe assim
assegurar a aplicação da metodologia de gestão de risco.
Ainda nesta fase da elaboração do Programa Preliminar o GI
deverá disponibilizar informações mais detalhadas, nomeadamente
a lista de riscos a que o projecto está sujeito e uma descrição
preliminar desses riscos na óptica do projecto. Para além disso,
deverá disponibilizar uma matriz com a prioritização dos
principais riscos identificados. Esta prioritização é feita com
base no potencial de impacto esperado dos riscos no V@R (Valores
em risco) e tendo em vista uma melhor alocação dos recursos.
Para apoiar na prioritização dos riscos existem critérios
específicos a cada risco que devem ser tidos em conta nesta
análise.
A tabela de critérios para a prioritização dos riscos a incluir
e a Matriz de prioritização dos riscos a incluir encontram-se
disponíveis em iBPMS, constando da Lista de Modelos no Anexo 2
do presente Manual.
g) O GP consolida todas as intenções de investimento no seu
Plano de Actividades, o que lhe permite ter uma identificação da
data inicial dos diversos projectos.
4) Programa Base
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h) Após recepcionar o Programa Preliminar, o GP elabora o seu
Programa Base no qual é verificada a adequabilidade de eventuais
novos requisitos solicitados pelo GI, apresentando sempre que
for possível soluções alternativas mais favoráveis ou ajustadas
às condições locais, bem como, se necessário uma
recalendarização para a execução dos trabalhos e uma estimativa
de custos associada aos mesmos, considerando o valor estimado
das Prestações Internas (TPE’s) a imputar ao Projecto de
Investimento.
Nas situações em que o GP não detenha os recursos disponíveis
para levar a cabo este Programa Base poderá recorrer ao
exterior, sendo a aquisição efectuada de acordo com as regras
constantes no ponto 8.4 do presente Manual.
Se o GI assumir o papel de GP, o Programa Base acima mencionado
é elaborado pelos técnicos pertencentes ao GI ou pode ser
encomendado a uma entidade externa, sendo
a aquisição efectuada de acordo com as regras constantes no
ponto 8.4 do presente Manual.
A partir do momento em que recebe o Programa Preliminar
proveniente do GI, o GP deverá actualizar a estrutura de
projecto SAP/PS que abriu em sistema durante a fase de execução
da Estimativa Orçamental. Para este efeito, deverá associar uma
estrutura de elementos PEP modelo “PROJECTO” à já existente, de
acordo com o previsto no Manual de Utilizador SAP PS/IM.
Aquando da abertura da estrutura de PROJECTO em sistema, o GP
deverá dar conhecimento dessa situação à DPCG, para que esta
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Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
proceda à actualização da sua base de dados de controlo de
investimentos.
A contratação a entidades externas das Prestações de Serviço
acima mencionadas implicará o seu registo pelo GP em SAP/PS,
nomeadamente quanto ao montante, condições acordadas, dados do
adjudicatário e outros dados eventualmente necessários, na forma
de um Pedido de Compra. Os pedidos de compra deverão ser
registados no elemento PEP “ESTUDOS E PROJECTOS” da estrutura de
projecto SAP/PS a que o investimento corresponde.
Todas as despesas incorridas nesta fase do Projecto irão a
custos. As despesas com Estudos e Projectos só passarão a ser
imputadas a custo do projecto a partir do momento em que este
entre no Plano de Investimentos
A partir do momento em que recebe o Programa Preliminar
proveniente do GI, o GP deverá actualizar a estrutura de
projecto SAP/PS que abriu em sistema durante a fase de execução
da Estimativa Orçamental. Para este efeito, deverá associar uma
estrutura de elementos PEP modelo “PROJECTO” à já existente, de
acordo com o previsto no Manual de Utilizador SAP PS/IM.
i) O Programa Base elaborado pelo GP deverá conter, face à
natureza do Projecto de Investimento em causa, para além de
outras condições especiais eventualmente solicitadas, os
seguintes elementos, sempre que aplicáveis:
- Esquema da obra e programação das diversas operações a
realizar durante a execução do Projecto;
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Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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- Definição dos critérios gerais de dimensionamento das
diferentes partes constitutivas do Projecto;
- Indicação dos principais condicionamentos relativos à ocupação
do terreno – legais, áreas de ocupação; características
topográficas e geotécnicas; climáticas ou às exigências
urbanísticas e outras infra-estruturas; servidões; aspectos
paisagísticos e outros;
- Peças escritas e desenhadas necessárias para o perfeito
esclarecimento do Programa Base, no todo ou em qualquer das
suas partes, por forma a melhor justificarem as alternativas de
soluções propostas pelo Autor do Projecto e comprovar a sua
viabilidade em função das condições de partida, sejam ao nível
do espaço, de carácter tecnológico, de custos e de prazos;
- Estimativa geral de custo do projecto, tomando em conta todos
os encargos expectáveis desde a fase de Projecto à sua
concretização física;
- Estimativas de custo de manutenção e conservação do Projecto
de Investimento;
- Descrição e justificação das exigências de comportamento, de
funcionamento, de exploração e conservação do Projecto de
Investimento;
- Informação adicional de destinada quer à elaboração do
Projecto, quer à execução do mesmo;
- Definição dos critérios gerais de compartimentação e de
dimensionamento, em função da forma de ocupação, das exigências
de ambiente e conforto e das necessidades de mobiliário de
instalações e equipamento;
- Descrição e justificações das exigências de ambiente
(térmicas, acústicas, iluminação, conforto) das necessidades de
comunicação e circulação, de instalações técnicas e outras;
- Identificação dos requisitos de ambiente que devem ser
considerados na concepção do Projecto;
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Manual Nome do Manual
- Indicação de estudos económicos, estudos de tráfego,
geológicos, geotécnicos e hidrológicos que se considerem
necessários, incluindo inquéritos, sondagens e análises;
- Informação sobre a necessidade de obtenção de elementos
topográficos, geológicos, geotécnicos, hidrológicos,
climáticos, características da componente acústica do ambiente,
redes de infra-estruturas ou de qualquer outra natureza que
interessem à elaboração do projecto, bem como sobre a
realização de estudos em modelos, ensaios, maquetes, trabalhos
de investigação e quaisquer outras actividades ou formalidades
que podem ser exigidas, quer para a elaboração do projecto,
quer para a execução da obra.
j) Suportado no Programa Base, o GP faz a constituição da sua
Equipa contemplando as diversas valências e meios envolvidos no
Projecto, que estará consubstanciada na Estrutura Organizativa
do Projecto.
k) Suportado no Programa Base, o GP estabelece em simultâneo o
Plano de Comunicação do Projecto onde se encontra a
sistematização e a periodicidade dos contactos entre GI e GP,
através dos seus Responsáveis para o efeito, ao longo de todo o
Ciclo de Vida do Projecto, incluindo as interfaces relativas aos
aspectos de carácter ambiental, de segurança e eventualmente de
tecnologias de informação.
5) Preparação da Minuta de Contrato de Prestação de Serviços
Internos
l) O GP suportado no Programa Base e na Estrutura Organizativa
do Projecto elabora uma Minuta de Contrato de Prestação de
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Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Serviços Internos, da qual constará, obrigatória mas não
exclusivamente, as seguintes informações:
- Nome da Intenção de Investimento;
- Âmbito da Intenção;
- Nomeação do GP que segue os critérios constantes na
Tabela abaixo, face à natureza e montante do investimento
que estejamos a considerar;
- Data de início e data esperada para o fim de cada uma das
fases do projecto, definidas de acordo com o
calendarização prevista no Planeamento acordado com o GI e
em consideração com os acordos previamente estabelecidos
com os restantes intervenientes (DJUCON; DSTE; DSTIC, CSP
e outras Direcções);
- Necessidades de Recursos Externos incluindo estimativa;
- Outras informações que qualquer um deles, GP ou GI
entendam ser necessário introduzir para melhor definir,
clarificar e/ou reflectir a relação contratual.
Para as Empreitadas e/ou Fornecimentos, cujo GP seja a DIA
deverá ainda constar da referida Minuta de Pré-Contratualização
de Prestação de Serviços Internos:
- Uma estimativa do número de horas para os recursos
utilizados pela DIA enquanto Gestor de Projecto, repartida
pelas fases de Elaboração de Projecto de Execução,
Tramitação Concursal e Execução propriamente dita do
Projecto;
- O valor estimado de custo a imputar pela DIA, como Gestor
de Projecto, ao Gestor de Investimento, suportado pelo
Plano de Trabalhos, repartido pelas Fases de Projectos e
Execução propriamente dita do Projecto.
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Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
O cumprimento desta contratualização deverá ser repercutido nos
objectivos individuais (KPI`s) de cada um dos intervenientes.
Esta minuta irá mais tarde transformar-se num contrato de
prestação de serviços, após entrada do Projecto em causa no
Plano de Investimentos.
O Contrato de Prestação de Serviços Internos poderá ser revisto
em caso de necessidade por forma a reflectir a ocorrência de
eventuais factos ou circunstâncias supervenientes, sempre com
prévio acordo das partes até ao limite máximo de 3 revisões ao
longo do Ciclo de Vida do Projecto de Investimento.
Caso se verifiquem eventuais desacordos entre as partes (GI, GP
e restantes intervenientes) deverão os mesmos ser referidos para
a DAO, para que esta Direcção se pronuncie sobre eles o que
deverá ser feito num prazo máximo de 3 semanas. Da decisão da
DAO poderá haver lugar a recurso para o CA.
6) Critérios de Nomeação do GP
m) De acordo com a especificidade do projecto e com os montantes
envolvidos a nomeação do GP será efectuada com os preceitos
abaixo Instituídos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Fornecimentos*
* Todos os processos de aquisição serão desencadeados pelo CSP
Tendo em conta a especificidade dos Órgãos e dos Investimentos
poderão ocorrer a título excepcional situações em que a nomeação
do GP não respeite a Tabela acima indicada nestes casos as
referidas nomeações deverão ser sempre previamente autorizadas
pelo CA.
7) Documentos finais dos estudos
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Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
n) O GP envia ao GI para apreciação e aprovação o Programa Base,
a Estrutura Organizativa do Projecto, o Plano de Comunicação e a
Minuta de Pré-Contratualização de Prestação de Serviços
Internos.
Para além do GP esta Minuta de Pré-Contratualização de Prestação
de Serviços Internos deverá ser o reflexo das contratualizações
do GI com as eventuais Unidades prestadoras de serviços (DJUCON;
DSTE; DSTIC; CSP) pelo que o GI junto destas recolhe as
respectivas assinaturas neste documento de modo a formalizar a
contratualização.
O GI, nesta fase, deverá informar o Vogal do CA do respectivo
pelouro dos processos que vai contratualizar e que pretende
levar ao CINV para Parecer suportado para tal na proposta de
Pré-Contratualização de Prestação de Serviços Internos.
Após concordância do Vogal do CA do respectivo pelouro e em face
da análise realizada, poderá o GI solicitar ao GP alterações às
peças acima referidas, que deverão ser executadas após acordo
entre as partes.
Toda esta troca de informação fica arquivada tanto no GI como no
GP, de preferência no SAP/DMS e de acordo com as regras
instituídas na Empresa em documento próprio, referente aos
Arquivos.
No SAP/PS deverão pelo GP ser registadas eventuais alterações às
diversas fases do projecto.
o) Após acordo entre as partes envolvidas (GI, GP, DJUCON; CSP;
DSTIC,DSTE e outras) é assumida a Pré-Contratualização pelos
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Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
intervenientes, ficando o original com o GI, sendo
disponibilizada cópia via DMS para o GP e restantes direcções
envolvidas, bem como para a DPCG, por forma a esta última
proceder aos ajustamentos necessários na Contabilidade de
Gestão.
A assinatura dos Contratos de Prestação de Serviços deverá ter
lugar antes da fase subsequente (elaboração de estudo prévio e
projectos de execução). Com a assinatura do Contrato deverá o GP
reflectir os dados constantes no mesmo em SAP/PS.
Em virtude da contratualização realizada, o GP poderá
eventualmente ter de fazer ajustamentos ao seu Planeamento.
8) Preparação da documentação a enviar ao CINV
p) Após assinatura do Contrato de Prestação de Serviços
Internos, uma vez que não há ainda investimento firmado, o GI
prepara os processos a enviar ao CINV para integrar no Plano de
Investimentos capeados pela Ficha de Projecto das novas
intenções de investimento.
Envia ainda todas as outras intenções de investimento que
transitam de anos anteriores, actualizando se necessário os
dados constantes nas Fichas de Projecto.
O processo a enviar ao CINV é constituído pelas seguintes peças:
- Estudo de Viabilidade do Investimento e Estudo de
Viabilidade Económico – Financeira;
- Programa Preliminar/Programa Base;
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Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
- Pré-Contratualização de Prestação de Serviços Internos já
assinado;
- Ficha de Projecto que contém a seguinte informação:
- Fundamentação da Necessidade de Investimento (descrição dos
objectivos e âmbito do investimento pretendido - área de
intervenção);
- Montante de investimento estimado, descriminado por natureza
(Projecto de Execução, Execução, Fiscalização) e respectiva
calendarização;
- Data de início e data de conclusão prevista;
- Custos estimados de conservação e manutenção (para um
período mínimo de 5 anos ou para a vida útil do bem se
inferior a 5 anos);
- Benefícios económicos estimados na forma de receitas
geradas, redução de custos ou incremento da vida útil do
bem, para um período de 5 anos ou para a duração total da
vida útil do bem se inferior a 5 anos, devidamente
justificados;
- Gestor de Projecto nomeado de acordo com as Tabelas de
nomeação do GP, constantes no ponto 8.1.1 Modelo de Gestão
de Grandes Investimentos (em
certos investimentos, a UN/CC, na pessoa do Gestor de
Investimento, poderá assegurar individualmente o planeamento
e a execução do projecto);
- Conformidade do projecto com o Plano director (Master Plan)
do Aeroporto (quando aplicável);
- Outros elementos adicionais considerados relevantes para a
análise do projecto.
Estas propostas são remetidas à DPCG que elabora uma proposta
consolidada das diversas Intenções de Investimentos quer em
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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termos de valor quer em termos de prioritizações, a qual irá
constituir uma primeira versão do Plano de Investimentos da
Empresa.
Posteriormente, após esta consolidação a DPCG agrega as
respectivas Fichas de projecto e os restantes elementos
recebidos dos GI`s e encaminha-as para o CINV.
9) Análise do CINV
q) O CINV suportado nos elementos acima mencionados procede à
sua análise, realizando para tal as reuniões que entenda por
convenientes com os GI’s e GP’s e se for caso disso com as
Unidades de Serviço prestadoras DSTE, DSTIC e CSP, solicitando
informação adicional, caso a mesma se revele fundamental para
melhor sustentar a sua análise e tendo em atenção o plafond
máximo que o Conselho de Administração atribui para os dois
primeiros anos do Plano, procede ao ajustamento deste e emite
parecer que remete ao CA para aprovação em conjunto com aquele.
Esta avaliação versa sobre os seguintes aspectos:
- Análise formal da elegibilidade dos investimentos
apresentados;
- Avaliação das prioridades, bem como a distribuição
temporal do Investimento;
- Análise da exequibilidade do Plano de Investimentos
proposto.
O CINV avalia ainda se a nomeação do GP se enquadra no disposto
no ponto 8.1.1 do presente Manual.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
10) Autorização do Plano de Investimentos pelo Pleno do Conselho
de Administração
r) Suportado no relatório do CINV, o CA procederá à aprovação ou
reprovação da inclusão das Intenções de Investimento no Plano de
Investimento. O CA dará ainda o seu consentimento para a
prossecução dos Projectos de Execução e demais fases
relativamente às Intenções de Investimento consagradas no Plano
de Investimentos, algumas das quais, naturalmente, transitadas
de anos anteriores.
O Plano de Investimentos deverá reflectir com exactidão todos os
Projectos de Investimento aprovados pelo CA e respectivo
montante distribuído pelos prazos de
realização. Deverá integrar ainda um calendário detalhado para
cada processo onde deverão constar as datas chave a cumprir por
cada um dos intervenientes.
Com a aprovação do Plano de Investimentos pelo CA o GP poderá
ter de rever a prioritização dos projectos a desenvolver no que
se refere às suas diferentes fases (Projectos de Execução, Fase
Concursal e de Execução). Essa prioritização deverá ser
coordenada com o GI e se for caso disso com as demais Direcções
intervenientes (DJUCON; DSTE; DSTIC,CSP e outras).
Todas as correcções decorrentes do processo de aprovação do
Plano de Investimentos pelo CA deverão ser reflectidas pelo GP
no Sistema SAP/PS. O GP deverá ainda notificar o CSP no sentido
deste efectuar os procedimentos contabilísticos inerentes ao
abandono das intenções de investimento.
ANA, SA
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Com base nas decisões do CA a DPCG procede à actualização e à
gravação dos dados de planeamento no sistema SAP PS/IM.
s) Todas as intenções de investimento não assumidas e que se
considerar que irão ser concretizadas mais tarde deverão ser
incluídas no Portfólio de Investimentos, aparecendo no Plano de
Investimentos a título previsional, numa rubrica denominada
“Outros Projectos”.
Os custos incorridos com as mesmas decorrentes dos estudos
feitos anteriormente irão a custos do exercício, assumidos pelo
GI, constituindo um desinvestimento no exercício.
Caso o CA aprove a transferência de uma Intenção de Investimento
residente na rubrica “Outros Projectos” para o Plano de
Investimentos, o GI deverá também dar conhecimento ao GP, por
forma a que este dê sequência às actividades necessárias com
vista acções inerentes à elaboração do Projecto de Execução.
t) O Orçamento Financeiro para cada investimento é gravado em
SAP pela DPCG após ter realizado as alterações resultantes de
Deliberação do CA.
Durante o ano, a DPCG procederá à actualização daquele Orçamento
inicialmente aprovado, com base nos Extractos de Acta do CA ou
das comunicações dos Órgãos com Delegação de Poderes para o
efeito.
Os projectos urgentes e fundamentados não estão abrangidos pelas
etapas constantes dos procedimentos atrás estabelecidos,
carecendo de formalização prévia e aprovação pelo Pleno do
Conselho.
ANA, SA
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8.2.1.1.2. Investimentos STIC
Os marcos para este tipo de investimentos são os considerados no
Modelo de Gestão de Grandes Investimentos anteriormente
estabelecido (ponto 8.1.1).
a) Todas as Direcções da Empresa deverão proceder ao
levantamento das suas necessidades e segmentá-las em grupos
homogéneos (Sistemas, Servidores, microinformática, etc) e
devidamente periodizadas, remetendo-as para a DSTIC até 31 de
Março de cada ano.
b) A DSTIC analisa as necessidades de forma a procurar garantir
um alinhamento das soluções e a conferir uma perspectiva
transversal e elabora a sua consolidação tendo em conta as
prioridades e respectiva calendarização de implementação,
remetendo-a às Direcções proponentes (GI´s) até 30 de Abril.
c) Nas reuniões que os GI`s irão realizar com os GP`s e que
contarão com a presença das áreas RIPE, deverá a DSTIC estar
também presente e serem por esta e pelos respectivos GI`s
discutidas e afinadas as prioridades e calendarizações, se
necessário.
d) Após estas reuniões a DSTIC efectua os realinhamentos que
eventualmente tenha de efectuar e elabora um relatório que
contempla as concretizações acordadas bem como todas aquelas que
ANA, SA
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
não o foram e respectiva justificação, remetendo-o à DPCG e aos
GI`s. até 31 de Maio de cada ano.
Para a DPCG seguem também os respectivos processos capeados pela
Ficha de Projecto.
As necessidades que não estejam devidamente fundamentadas ou em
que não haja um adequado grau de certeza da sua concretização
deverão ser incluídas no portfólio de investimentos, numa
rubrica “Outros Projectos”, conforme referido em 8.1.1 Modelo de
Gestão de Grandes Investimentos.
e) Seguem-se as etapas referidas na alínea q) sendo que nas
reuniões referidas em serão igualmente debatidas estas Intenções
de Investimento STIC.
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
8.2.1.1.3. Investimentos em Fornecimentos (Equipamentos
de Segurança e Outros)
Os marcos para este tipo de investimentos são os considerados no
Modelo de Gestão de Grandes Investimentos anteriormente
estabelecido.
a) Todas as Direcções da Empresa deverão proceder ao
levantamento das suas necessidades e segmentá-las em grupos
homogéneos e devidamente periodizadas, remetendo-as para o GP
conforme a seguinte tabela.
Fornecimentos *
* Todos os processos de aquisição serão desencadeados pelo CSP
b) O GP analisa as necessidades de forma a procurar garantir um
alinhamento das soluções e a conferir uma perspectiva
transversal e elabora a sua consolidação tendo
em conta as prioridades e respectiva calendarização de
implementação, remetendo-a às Direcções proponentes (GI´s).
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
c) Nas reuniões que os GI`s irão realizar com os GP`s (que
desenvolvem os estudos e projectos respeitantes a infra-
estruturas) e que contarão com a presença áreas RIPE,
deverão contar também com a presença destes GP´s e serem por
estes e pelos respectivos GI`s discutidas e afinadas as
prioridades e calendarizações.
d) Após estas reuniões os GP´s efectuam os realinhamentos que
eventualmente tenham de efectuar e elaboram um relatório que
contempla as concretizações acordadas, bem como todas aquelas
que não o foram e respectiva justificação, remetendo-o à DPCG e
aos GI`s. até 31 de Maio de cada ano.
Para a DPCG seguem também os respectivos processos capeados pela
Ficha de Projecto.
As necessidades que não estejam devidamente fundamentadas ou em
que não haja um adequado grau de certeza da sua concretização
deverão ser incluídas no Portfólio de Investimentos, numa
rubrica “Outros Projectos”, conforme referido em 8.1.1 Modelo de
Gestão de Grandes Investimentos.
e) Seguem-se as etapas referidas na alínea p) sendo que nas
reuniões referidas serão igualmente debatidas estas intenções de
investimento respeitantes a Fornecimentos.
8.2.1.1.4. Investimentos respeitantes a
Manutenção/Conservação e Reparação
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
a) Os investimentos, respeitantes a Manutenção/Conservação e
Reparação deverão ser segmentados em grupos homogéneos de
especificidades de forma a poderem ser decompostos em processos.
b) Sempre que praticável deverá ser efectuada uma relação dos
trabalhos diversos contidos no âmbito de cada processo, tendo
por base a análise dos trabalhos realizados em cada grupo de
especialidades nos últimos dois anos, descriminando claramente a
delimitação dos objectos a contratar e as quantidades
previsíveis relativas a cada um dos objectos, de modo a poder-se
lançar Processos Aquisitivos de Empreitada de Trabalhos
Diversos, para o período a considerar.
c) Os investimentos deste tipo devem integrar o Plano de
Investimentos, pelo que os GI`s deverão remeter até 31 de Maio
de cada ano à DPCG a sua previsão devidamente suportada.
8.2.1.2. Macro etapa Pedido de Parecer às Entidades
Competentes
Sempre que sejam programadas obras de beneficiação,
reconstrução, ampliação ou modificação do aeródromo que pela sua
natureza e duração possam conduzir à degradação da segurança da
operação, o operador deve apresentar ao INAC um plano
operacional de trabalhos, para efeitos de aceitação prévia.
Do plano operacional de trabalhos devem constar os seguintes
elementos:
Projecto e memória descritiva dos trabalhos a efectuar;
ANA, SA
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103/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Faseamento e calendarização da obra;
Indicação das distâncias declaradas referentes à pista
afectada, nos casos em que houver necessidade de alteração
ou deslocação de soleiras;
Alterações à sinalização diurna e luminosa;
Trabalhos em áreas adjacentes às pistas, caminhos de
circulação e placas de estacionamento;
Controlo de acessos à área de trabalhos;
Medidas de segurança operacional;
Medidas de segurança aeroportuária contra actos de
interferência ilícita;
Alteração de procedimentos relativos à operação de
aeronaves;
Proposta de NOTAM a emitir, ou identificação da necessidade
de emissão de NOTAM e a respectiva solicitação;
Quaisquer outros elementos que o operador considere
relevantes para o plano.
Este pedido de parecer deverá observar todas as disposições
aplicáveis constantes do artigo 22.º do DL 55/2010 de 31 de
Maio.
8.2.1.3. Macro etapa Concepção de Grandes Investimentos
8.2.1.3.1. Investimentos em Infra-estruturas e
Fornecimentos
1) Estudo Prévio
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Com a aprovação do Plano de Investimentos e com base nos
Programas Base, o GP procederá à elaboração do Estudo Prévio, o
qual poderá ser dispensado caso a complexidade do Projecto o
permita.
Este Estudo, deverá contemplar todas as disposições aplicáveis
previstas na Portaria nº 701-H/2008 de 29 de Julho
2) Estudos Ambientais
Após a elaboração do Estudo Prévio pelo GP e sua aprovação pelo
GI deve ser elaborado o EIA para o caso dos Projectos de
Investimento abrangidos pelo DL 69/2000 relativamente à
obrigatoriedade de realização de um processo de AIA.
A contratação do EIA é realizada pelo GI em consonância com a
DSTE e o GP, sendo responsabilidade da DSTE acompanhar os
trabalhos desenvolvidos pela entidade externa com vista à
execução do EIA, transmitindo por sua vez o andamento dos mesmos
ao GI e ao GP.
Decorrente do processo de AIA é emitida uma Declaração de
Impacte Ambiental (DIA), na qual constarão as medidas de
minimização dos impactes ambientais a implementar durante a fase
de construção da obra e durante a fase de exploração. Estas
medidas deverão ser integradas no Caderno de Encargos que se
constituirá com vista ao Processo Concursal, ou originar uma
nova empreitada tendo em conta a implementação de medidas de
compensação ambiental necessárias.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Para os Projectos que não estejam abrangidos pelo DL 69/2000
deve ser realizado pelo GI a Avaliação Prévia de Impactes
Ambientais em colaboração com a DSTE.
A contratação das Prestações de Serviço necessárias para a
execução do EIA e RECAPE quando aplicável, deverá respeitar as
regras constantes no presente Manual de acordo com o estipulado
no ponto 8.4 Contratação, e ser registada pelo GI em SAP/PS, na
forma de um Pedido de Compra.
Os pedidos de compra deverão ser registados no elemento PEP
“ESTUDOS E PROJECTOS” da estrutura de projecto SAP/PS a que o
investimento corresponde.
Devem ainda, no âmbito da contratação das Prestações de Serviço
acima referidas, a
DSTE e o GP prestar apoio na preparação dos requisitos e
especificações a ter em conta com vista à sua aquisição.
Todos os registos em SAP no âmbito dos estudos de cariz
ambiental ficam a cargo do GI, uma vez que é da sua
responsabilidade a aquisição dessa prestação de serviço.
3) Ante - Projecto ou Projecto Base
Com a aprovação do Estudo Prévio, o GP procederá à elaboração do
Ante-Projecto ou Projecto Base, o qual poderá ser dispensado
caso a complexidade do Projecto o permita.
O Ante-Projecto, deverá contemplar todas as disposições
aplicáveis previstas na Portaria nº 701-H/2008 de 29 de Julho.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Esta fase será gerida/coordenada pelo GP, quer o mesmo seja
elaborado internamente ou com recurso a Entidades Externas,
devendo o GP ao longo de todo o processo solicitar o apoio do
GI, da DSTE, da DJUCON, da DFIN, do CSP ou da DSTIC e de outros
Órgãos, sempre que se revele necessário.
Caso não haja valências internas para a execução e
acompanhamento do Ante-Projecto, o GP deverá recorrer ao
exterior para o efeito, de acordo com as regras definidas no
presente Manual no ponto 8.4 Contratação. Para tal, deverá
definir as especificações técnicas ou elaborar Caderno de
Encargos, face à complexidade do Serviço pretendido.
4) Projecto de Execução
A elaboração do Projecto de Execução será gerida/coordenada pelo
GP, quer o mesmo seja elaborado internamente ou com recurso a
Entidades Externas, devendo o GP ao longo de todo o processo
solicitar o apoio do GI, da DSTE, da DJUCON, da DFIN, do CSP ou
da DSTIC e de outros Órgãos, sempre que se revele necessário.
Caso não haja valências internas para a execução e
acompanhamento do Projecto de Execução, o GP deverá recorrer ao
exterior para o efeito, de acordo com as regras definidas no
presente Manual no ponto 8.4 Contratação. Para tal, deverá
definir as especificações técnicas ou elaborar Caderno de
Encargos, face à complexidade do Serviço pretendido.
Durante a elaboração do Projecto de Execução o GI em estreito
contacto com o GP procedem a eventuais reajustes ao Projecto de
Investimento, caso considerem que tal é possível, mantendo ou
adaptando os objectivos iniciais que conduziram ao Planeamento
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
107/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
do mesmo. Nestes casos, caberá ao GP promover as alterações
necessárias e submetê-las à aprovação do GI.
Para a elaboração dos Projectos de Execução em que seja
necessário o recurso a uma entidade externa e que a aquisição da
referida prestação de serviço pressuponha procedimentos
concursais, conforme estabelecido no presente Manual, o Júri
referente à Aquisição da Prestação de Serviço, deverá solicitar
parecer a entidades abalizadas nas matérias (p.ex. DSTE em
questões ambientais), quando os elementos nomeados para
participar no Júri não detenham todas as valências necessárias
para uma rigorosa avaliação das propostas do ponto de vista
técnico.
Ainda na fase de elaboração do Projecto de Execução deverá ter-
se em atenção ao disposto no ponto 8.6.1.2.4 Compilação Técnica.
O GP deverá ainda assegurar a nomeação de um Coordenador de
Segurança para acompanhar a elaboração do Projecto de Execução
assegurando a observância dos princípios gerais de prevenção em
todas as fases de elaboração do mesmo, dando assim cumprimento
ao estipulado no Decreto-Lei n.º 273/2003 de 29 de Outubro.
Sempre que aplicável a actividade de coordenação de segurança
nesta fase culminará com a elaboração do Plano de Segurança e
Saúde para a fase de projecto.
A contratação da Prestação de Serviço do Coordenador de
Segurança acima mencionada, deverá respeitar as regras
constantes no ponto 8.4 Contratação do presente Manual e ser
registada pelo GP em SAP/PS, na forma de um Pedido de Compra.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
108/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Os Pedidos de Compra deverão ser registados no elemento PEP
“ESTUDOS E PROJECTOS” da estrutura de projecto SAP/PS a que o
investimento corresponde.
Apesar do Pedido de Compra ser em formato electrónico, a
formalização da adjudicação poderá ser realizada pelo GP através
de Carta.
A documentação de suporte ao Projecto de Execução cobrir todas
as disposições aplicáveis previstas na Portaria nº 701-H/2008 de
29 de Julho.
Os aspectos relacionados com os requisitos ambientais da obra,
deverão ter em consideração os normativos regionais
eventualmente existentes.
Deverá ainda o GP elaborar a realização do Plano de Gestão de
Resíduos de Construção e Demolição, conforme previsto no
Decreto-Lei n.º 46/2008, solicitando para tal o apoio da DSTE se
necessário.
A elaboração do Projecto de Execução, deverá contemplar todas as
disposições aplicáveis previstas na Portaria nº 701-H/2008 de 29
de Julho, incluindo a Assistência Técnica, cuja realização
deverá ser garantida contratualmente nos casos em que se recorre
a entidade externa, de acordo com o estabelecido no ponto 8.4
Contratação.
5) Revisão do Projecto de Execução
O GI ao recepcionar o Projecto de Execução remetido pelo GP e
demais documentação, procede à sua revisão.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
109/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Independentemente da revisão interna efectuada, para todos os
Projectos de valor global superior a €500 000, o GI solicita uma
revisão a uma entidade externa, seguindo para tal, os trâmites
aquisitivos dispostos no que se refere à aquisição de prestações
de serviço dispostas no presente Manual.
O mesmo deve suceder sempre que a obra a executar assuma
complexidade relevante ou quando sejam utilizados métodos,
técnicas ou materiais de construção inovadores, em obediência ao
previsto no n.º 2 do artigo 43º do Código dos Contratos
Públicos.
A contratação desta prestação de serviço deve ser registada pelo
GI em SAP/PS, na forma de Pedido de Compra. Os pedidos de compra
deverão ser registados no elemento PEP “ESTUDOS E PROJECTOS” da
estrutura de projecto SAP/PS a que o investimento corresponde.
6) Ajustamentos ao Projecto de Execução
Decorrente da revisão externa do Projecto de Execução, o GI
solicita ao GP as correcções e os ajustamentos necessários em
virtude de erros ou omissões detectadas, antes de proceder à
validação do Projecto de Execução.
Para além das alterações provenientes da revisão do projecto o
GI poderá ainda solicitar ao GP ajustamentos:
À Estrutura do Projecto;
Ao Plano de Trabalhos;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
110/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Ao Planeamento de Datas (p.ex. se a elaboração do EIA e do
respectivo processo AIA ou a elaboração de RECAPE, bem
como o respectivo processo de apreciação se prolongar,
quais são as implicações na execução do Projecto de
Investimento propriamente dito);
Ao Planeamento de Custos (por PEP), não alterando o valor
global do Projecto;
Aos Recursos Internos (Equipas).
O GP, ao tomar conhecimento através do GI de eventuais
alterações procede em SAP/PS à actualização das estruturas,
nomeadamente aos PEP’s que poderão ser afectados pelas mesmas,
por forma a reflectir a versão final que foi aprovada pelo GI.
Após terem sido efectuados todos os ajustamentos ao Projecto de
Execução, o GP consolida toda a documentação de suporte ao mesmo
e envia ao GI os seguintes elementos:
Fichas de Projecto e respectivos Estudos, evidenciando a
definição e descrição geral do Projecto de Investimento,
no que se refere ao fim a que se destina, à sua
localização e sua interligação com outros Projectos;
Indicação da natureza e condições do terreno e
justificação da implantação do Projecto no que se refere
ao fim a que se destina, à sua localização e interligação
com outros Projectos;
- Descrição das soluções adoptadas com vista à satisfação
das disposições legais e regulamentares em vigor;
- Indicação das características materiais, dos elementos de
construção, das instalações e dos equipamentos;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
- Justificação técnico-económica, com referência especial
aos planos gerais em que o Projecto se insere;
- Cálculos relativos às diferentes partes do Projecto de
Investimento;
- Medições, dando a indicação da quantidade e qualidade dos
trabalhos necessários;
- Orçamentos, baseados nas quantidades e qualidades de
trabalho das medições;
- Peças desenhadas de acordo com o estabelecido para cada
tipo de Projecto de Investimento, devendo conter as
indicações numéricas indispensáveis e a representação de
todos os pormenores necessários à perfeita compreensão,
implantação e execução do mesmo;
- Especificações Técnicas necessárias;
- Outras condições necessárias;
- Caderno de Encargos;
- Programa de Concurso.
Após conclusão do Projecto de Execução para aqueles Projectos
que estão abrangidos pelo DL 69/2000 e que foram objecto de
processo AIA em fase de Estudo Prévio, o GI promove a realização
do RECAPE, por forma a garantir que o Projecto de Execução se
encontra em conformidade com a DIA (Declaração de Impacte
Ambiental) previamente emitida e que são contempladas as
eventuais alterações que possam ter surgido após a realização do
Estudo Prévio.
Para os Projectos abrangidos pelo DL 69/2000 e que não foram
sujeitos a Estudo Prévio o EIA será elaborado em sede de
Projecto de Execução, não havendo nestes casos lugar a RECAPE.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
De forma a acelerar o processo, o EIA pode ser preparado durante
a elaboração do Projecto de Execução, desde que esteja
disponível a informação necessária para a sua realização e que
se garanta que a mesma não sofrerá alteração até à conclusão do
EIA. A conclusão do processo de AIA termina com a emissão da
DIA, na qual constam as medidas de minimização de impactes
ambientais em fase de construção e de exploração, devendo as
mesmas serem reflectidas no Projecto de Execução pelo GP por
solicitação do GI, ou originar uma nova empreitada tendo em
conta a implementação de medidas de compensação ambiental
necessárias.
Para os Projectos que não se encontram no âmbito do DL 69/2000,
deve ser realizada uma avaliação de impactes ambientais, de
acordo com o definido no PRO 000011: Gestão do Risco Pessoal e
Ambiental e do Impacte Ambiental e Social e na ESP 000005:
Identificação dos Perigos e Avaliação do Risco de Segurança e
Saúde do Trabalho durante a elaboração do Projecto de Execução,
desde que esteja disponível a informação necessária. Estas
avaliações deverá ser acompanhada pela DSTE e CSP quando
necessário.
A contratação desta prestação de serviço (EIA ou Avaliação
Prévia de Impactes Ambientais) deve ser registada pelo GI em
SAP/PS, em forma de Pedido de Compra. Os pedidos de compra
deverão ser registados no elemento PEP “ESTUDOS E PROJECTOS” da
estrutura de projecto SAP-PS a que o investimento corresponde.
O GI solicita as correcções ao GP que possam advir do RECAPE e
outras da sua autoria antes de proceder à validação formal do
Projecto de Execução, tendo em vista a sua aprovação para o
lançamento do Processo Concursal.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Durante a fase de Estudos e Projectos (com vista à elaboração do
Projecto de Execução), para todas as Empreitadas e/ou
Fornecimentos, cujo GP seja a DIA, esta deverá enviar ao GI,
mensalmente, uma nota com a discriminação de todos os custos
incorridos no período referido (TPE’s). Esta nota deverá
apresentar o número de horas trabalhadas em cada mês,
devidamente segregadas por recurso (nome e nº de pessoal) e
Centro de Custo, isto aplica-se para todas prestações que sejam
realizadas pelos recursos da DIA, de acordo com o constante em
anexo no fluxograma “Imputação dos custos internos aos clientes
para as Empreitadas e Fornecimentos cujo o GP seja a DIA”.
A DIA enviará mensalmente à DFIN, uma nota com a indicação do
número de horas dedicadas por cada um dos seus Centros de Custo
prestadores a cada linha de investimento. Por cada Centro de
Custo deverá indicar, também, o total de horas trabalháveis
nesse mês (total de horas potenciais que os recursos de um
centro de custo poderão trabalhar num determinado mês). Estes
custos deverão ser imputados à estrutura de projecto criada em
SAP, nomeadamente ao PEP “ESTUDOS E PROJECTOS” e ficarão numa
conta de Imobilizado em Curso. Até ao fecho de contas anual, a
DIA deverá obter a validação do GI de todas as horas imputadas
aos projectos.
O custo horário mensal a imputar será calculado com base nos
custos reais mensais dos Centros de Custo Prestadores e
representará o quociente da divisão dos custos mensais dos
referidos Centros pelo seu total de horas trabalháveis, nesse
mês, a multiplicar pelas horas trabalhadas em Projectos Internos
de Investimento. O custo mensal de cada Centro de Custo
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
Prestador é baseado no somatório dos valores registados nas
classes 61 a 65.
Aquando da conclusão do Projecto de Execução, a DPCG procederá à
imputação, em termos de Contabilidade de Gestão, do desvio
apurado entre o valor contratualizado e o valor efectivo das
prestações de serviço da DIA. Nas situações em que este último
valor seja superior ao primeiro, será imputado ao DIA um custo
adicional e ao GI um proveito equivalente. Caso contrário,
sempre que os custos reais sejam inferiores aos
contratualizados, será imputado um proveito adicional à DIA,
correspondente à redução de custos conseguida, por contrapartida
de custos do GI. As referidas imputações deverão ter o
consentimento prévio das partes (GI e DIA).
Os desvios apurados em termos de prazos irão produzir efeitos
nos objectivos individuais (KPI’s) dos principais
intervenientes.
Com base na documentação acima referida enviada pelo GP ao GI,
este último reúne a mesma com vista à aprovação por parte do CA
do lançamento do processo concursal conforme estipulado no ponto
8.4 Contratação do presente Manual.
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
7) Investimentos em fornecimentos (STIC, Segurança e outros)
Após aprovação do Plano de Investimentos pelo Conselho de
Administração os respectivos GP`s elaboram os estudos técnicos e
respectivas especificações necessários à completa identificação
dos requisitos do bem a adquirir, coordenando para tal com os
GI´s e se for caso disso com as demais entidades da empresa,
nomeadamente com a DSTE no que respeita aos aspectos ambientais
quer dos equipamentos a adquirir quer eventualmente dos abates
dos substituídos.
Todas as prestações de serviços externos adquiridas no âmbito
deste tipo de fornecimentos deverão seguir os tramites definidos
no ponto 8.4 Contratação do presente Manual.
Após terem sido efectuados todos os ajustamentos pretendidos o
GP consolida toda a documentação de suporte e envia ao GI os
seguintes elementos:
Fichas de Projecto e respectivos Estudos, evidenciando a
definição e descrição geral do Projecto de Investimento, no
que se refere ao fim a que se destina, à sua localização e sua
eventual interligação com outros Projectos;
- Descrição das soluções adoptadas com vista à satisfação das
disposições legais e regulamentares em vigor;
- Indicação das características dos equipamentos;
- Justificação técnico-económica, com referência especial aos
planos gerais em que o Projecto se insere;
- Cálculos relativos às diferentes partes do Projecto de
Investimento, se aplicável;
- Indicação da quantidade e qualidade dos equipamentos/sistemas
necessários;
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Manual Nome do Manual
- Orçamentos, baseados nas quantidades e qualidades dos
equipamentos/sistemas necessários
- Peças desenhadas de acordo com o estabelecido para cada tipo
de Projecto de Investimento, devendo conter as indicações
numéricas indispensáveis e a representação de todos os
pormenores necessários à perfeita compreensão, implantação e
execução do mesmo, se aplicável;
- Especificações Técnicas necessárias;
- Outras condições necessárias;
- Caderno de Encargos;
- Programa de Concurso.
Os registos e actualizações nos diversos módulos do SAP deverão
efectuados pelos GI`s, GP´s, DPCG e CSP conforme definido nos
pontos 8.1.1 e 8.1.2.
8.2.2. Investimentos Correntes
Com o Planeamento das Aquisições de Bens de Investimento
Corrente pretende-se obter um plano anual de aquisições que
permita gerir as condições para a definição e a aplicação de
estratégias de aquisição e o desenvolvimento de negociações que
minimizem os custos de aquisição e elevem os níveis de serviço.
Procedimento de Identificação de Necessidades
Aquando da elaboração do Plano de Investimentos deverão as
diversas Unidades apontar uma estimativa em termos de valor para
os Investimentos deste tipo que pretendem adquirir no ano
seguinte.
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Manual Nome do Manual
As Unidades deverão valorar os bens a adquirir. Para tal, sempre
que necessário solicitam ao CSP o apoio com vista à estimativa
de custos.
Na elaboração do Plano Operacional, cada Direcção deverá
discriminar os valores dos Bens de investimentos Correntes a
adquirir por item e por mês.
Logo após a aprovação do Plano pelo Conselho de Administração, a
DPCG disponibilizará ao CSP o respectivo mapa consolidado.
Semestralmente, serão enviadas pelo CSP às respectivas
Direcções, as intenções de compra manifestadas, para validação
das necessidades conforme a seguir se apresenta até às seguintes
datas:
Aquisições para o 1º Semestre – até 31 de Dezembro para
confirmação até 15 de Janeiro;
Aquisições para o 2º Semestre – até 30 de Abril para
confirmação até 25 de Maio.
Deverão ser detalhadas as especificações pretendidas para os
Bens a adquirir e serem ainda pormenorizadas eventuais cláusulas
administrativas que se pretendam contemplar nos Cadernos de
Encargos. Deverá também ser efectuada menção dos bens que a
aquisição pretenda substituir ou alienar para retoma no âmbito
da aquisição pretendida, caso tal informação seja conhecida.
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
A fim de se diligenciar pela não existência de bens
excedentários, antes de validar as intenções de compra, o Órgão
Beneficiário deverá certificar-se que não existe nenhum bem
disponível na Empresa, em perfeitas condições de funcionamento,
que corresponda e/ou satisfaça os requisitos inerentes à
aquisição a efectuar devendo, para o efeito, consultar
previamente a listagem de bens excedentários da Empresa contida
no SAP/AM, solicitando para o efeito o apoio dos Órgãos
Administrativos Locais.
Em caso de alienação com retoma de Bens, tal deverá ser previsto
no planeamento, devendo o Órgão Beneficiário consultar
previamente o Órgão Administrativo Local, para que seja avaliada
a possibilidade de alienação do bem, podendo vir a ser
posteriormente objecto de eventual retoma na compra de novo
equipamento, seguindo nesse caso as regras definidas no Manual
de Imobilizado. Caso a resposta seja favorável, o Órgão
Beneficiário requisitante autoriza a alienação do bem, ou requer
a sua aprovação, de acordo com as Delegações de Poderes.
No caso da especificação do Bem detectado no mercado não
coincidir exactamente com a solicitada pelo utilizador, cabe ao
CSP confirmar junto do mesmo a alteração da especificação
pedida. Só após confirmação do utilizador, será dado início ao
procedimento de aquisição. Qualquer alteração sugerida pelo CSP
relativamente às especificações carece de aprovação prévia dos
Órgãos Beneficiários.
Se no momento do lançamento do processo aquisitivo subsistirem
dúvidas quanto às características do Bem a adquirir, compete ao
CSP esclarecer as mesmas junto do Órgão Beneficiário.
ANA, SA
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
A formalização posterior para desencadeamento das aquisições
previstas no Planeamento carece de validação das respectivas
Direcções.
As alterações dos pedidos constantes no planeamento ou pedidos
adicionais aos inicialmente efectuados terão que ser devidamente
encaminhados para o CSP justificados e serem efectuados de
acordo com Delegações de Poderes em vigor.
O CSP deve assegurar, em todos os casos, a normalização dos Bens
a adquirir pela Empresa. Esses Bens devem existir, sempre que
possível, nos catálogos de Bens e Serviços.
No caso dos bens informáticos a informação será totalmente
proveniente da DSTIC. Nestes casos aquando da elaboração do
Plano Operacional, cada Órgão deve identificar as suas
necessidades para o exercício seguinte (quantidades,
especificações e data aproximada de entrega) e incluí-las no
mesmo. Essas necessidades são encaminhadas pelos respectivos
Órgãos para a DSTIC a qual lhes agrega as suas próprias
necessidades remetendo a totalidade das intenções de compra para
o CSP. Estas devem identificar claramente as garantias
pretendidas para os Bens ou remeter para outra documentação que
as identifique.
A validação de especificações de bens informáticos é feita entre
o CSP e a DSTIC.
A formalização para desencadeamento das aquisições informáticas
previstas no Planeamento carece de validação da DSTIC.
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
As autorizações relativas a Bens Informáticos para situações em
que os limites orçamentais sejam ultrapassados serão obtidas
pelos Órgãos Beneficiários cujo orçamento foi excedido.
(As necessidades de Software licenciado ao abrigo de contratos
geridos pela DSTIC (ex: contrato com Microsoft) não são
remetidas por esta ao CSP.
Os procedimentos referentes ao Planeamento de Aquisições devem
ser aplicadas na DAA, com as devidas adaptações, sempre que as
necessidades não sejam abrangidas pelo Planeamento Global.
8.2.3. Bens de Consumo Corrente
Para os Bens de Consumo Corrente o CSP, no final de cada ano,
analisa no SAP/MM os consumos históricos de cada Centro. Com
base nestes elementos e ainda nas informações fornecidas pelos
Órgãos Beneficiários (sempre que existam alterações estruturais
relativamente aos históricos) o CSP agrega a informação numa
estimativa global de consumos que serve de base aos
acordos/contratos a estabelecer com os Fornecedores.
8.2.4. Serviços
Aquando da elaboração do Plano Operacional, as diversas
Direcções remetem à DPCG, devidamente descriminados com os
valores mensais, por item, descrição das principais rubricas de
FSE’s a adquirir, utilizando o template disponibilizado definido
pelo CSP e devidamente integrado nos documentos de planeamento
operacional. O CSP deverá zelar pelo envio de tais templates à
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Manual Nome do Manual
DPCG em tempo, para que os mesmos sejam passíveis de integração
no conjunto de documentos que integram o Plano.
Após aprovação do orçamento pelo CA, a DPCG disponibiliza ao CSP
os referidos mapas.
A aquisição de serviços é planeada, tendo em consideração a
informação supra completada com os outputs recebidos dos Órgãos
Beneficiários, no que respeita à necessidade de estabelecimento
de contratos.
Os seguintes elementos terão que ser disponibilizados para
planeamento da contratação de serviços:
Definição do tipo de serviço a adquirir;
Referência às tarefas e quantidades implicadas na
satisfação do serviço;
Datas/ período pretendido para satisfação do serviço;
Atributos principais e acessórios que o serviço deverá
possuir por forma a satisfazer a necessidade constatada;
SLAs a estabelecer com o Prestador de Serviços, caso
entenda que tal é necessário.
Relativamente aos contratos em vigor, em função da informação
recebida, o CSP deverá avaliar a necessidade de proceder a
adendas aos mesmos ou desencadear renovações e extensões,
suportado sempre em informação do Órgão Beneficiário, sendo que
esta será vinculativa para as decisões a tomar, devendo nestes
casos ser recolhida informação relativa à avaliação do serviço
prestado pelo Prestador e de outros dados que considere
relevantes. Terá sempre que ser avaliada a possibilidade legal
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Manual Nome do Manual
de tal ser feito, tendo em conta as disposições previstas no
Código de Contratação Publica (D.L. 18/2008).
Em conformidade com o tipo de procedimento aquisitivo a
utilizar, o CSP completa a informação contida no mapa supra
referido com as datas previstas para as várias fases dos
procedimentos aquisitivos e a previsão da data de início.
Após a compilação de dados, o CSP envia o mapa às diversas
Unidades para validação, sendo o mapa devolvido ao CSP para
definição do planeamento. O CSP procede então à sua distribuição
pelas diversas Unidades que terão de emitir pareceres relativos
aos processos a desencadear.
As especificações de serviço solicitadas pelos Órgãos
Beneficiários ou já previstas nos contratos existentes só
poderão ser alteradas pelo CSP, mediante acordo com aqueles
Órgãos.
As aquisições respeitantes a Manutenção/Conservação e Reparação
deverão ser segmentadas em grupos homogéneos de especificidades
de forma a poderem ser decompostas em processos. Sempre que
praticável deverá ser efectuada uma relação dos trabalhos
diversos contidos no âmbito de cada processo, tendo por base a
análise dos trabalhos realizados em cada grupo de especialidades
nos últimos dois anos, descriminando claramente a delimitação
dos objectos a contratar e as quantidades previsíveis relativas
a cada um dos objectos, de modo a poderem-se lançar Processos
Aquisitivos de Trabalhos Diversos, para o período a considerar.
Deve ser considerada a hipótese de os Processos serem lançados
utilizando o procedimento aquisitivo do estabelecimento de
acordos-quadro.
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Manual Nome do Manual
As contratações solicitadas que não tenham cabimento orçamental
(não previstas em Sede de Planeamento Operacional) carecem de
autorização por parte de quem tiver competências para tal, de
acordo com as Delegações de Poderes em vigor, prévias ao seu
desencadeamento. Para tal, o Órgão Beneficiário informa
atempadamente o CSP, via E-Mail ou por Requisição de Compra, das
necessidades sentidas. O desencadeamento de extensões ou adendas
não planeadas ocorrem de acordo com o fluxo definido em 8.5.6.1
Gestão de Contratos de Serviços”.
Antes do lançamento dos procedimentos aquisitivos, compete ao
CSP validar todos os requisitos relevantes para os mesmos junto
do Órgão Beneficiário.
Antes de lançar Procedimentos Aquisitivos, o CSP deve consultar
a DAA, a fim de inquirir sobre eventuais necessidades daquela
Direcção que possam ser cobertas pelos mesmos. Sempre que por
essa via for possível alcançar maiores níveis de poupança, a
aquisição fica a cargo do CSP.
Excluem-se dos procedimentos supra referidos os planeamentos das
aquisições desencadeadas pelos GP’s no âmbito da Empreitadas de
Obras (Infra-estruturas e Fornecimentos) e ainda aquelas que
pela sua especificidade podem ser desencadeadas pelos Órgãos
Beneficiários.
8.2.5. Elaboração de Catálogos de Bens e Serviços
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Manual Nome do Manual
Os catálogos serão um repositório central de produtos e
serviços, que terão a informação relacionada com os produtos e
os serviços
Os catálogos electrónicos serão a representação de contratos
previamente negociados com os fornecedores (tipicamente
contratos de fixação de preços ou outras condições comerciais)
pelo que este tipo de processo, para além de facilitar e
acelerar o processo de aquisição, promoverá igualmente a
conformidade das compras com os contratos negociados.
A utilização de uma codificação e classificação de bens e
serviços normalizada e aceite pelos órgãos beneficiários é um
dos factores decisivos deste processo.
Desta forma e tendo em conta a tipologia dos bens movimentados
pela Empresa, serão constituídos catálogos, em colaboração com
os Órgãos Beneficiários, para os Bens e Serviços passíveis de
padronização relativamente às seguintes famílias:
- Materiais de consumo corrente e sobressalentes;
- Investimentos correntes (Bens Móveis);
- Prestações de Serviços.
O catálogo será revisto pelo CSP sempre que este verifique essa
necessidade ou a mesma lhe seja manifestada pelos Órgãos
Beneficiários, devendo o CSP neste último caso comunicar aos
mesmos, a data em que a actualização será efectuada.
O CSP deverá zelar pela actualização, a todo o momento, do
referido catálogo em todos os sistemas de informação que
suportam o processos de aquisição de bens e serviços, por forma
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Manual Nome do Manual
a garantir a consistência do mesmo com a informação em
circulação nos sistemas da empresa.
8.2.6. Política de Armazenagem
Os armazéns deverão estar organizados fisicamente em zonas bem
definidas e identificadas de acordo as necessidades funcionais
(recepção, expedição, armazenagem e devolução) e, de acordo com
as normas de segurança e ambiente adequadas à sua utilização.
Os procedimentos de armazenagem terão de obedecer às
metodologias e responsabilidades definidas na diversa
documentação aplicável existente no iBPMS: (Centro Serviços
Partilhados/Processos Suporte CSP/Aquisição de Bens e Serviços),
nomeadamente, nos documentos «Boas práticas de Armazenamento»;
«Tratamento de Produto/Serviço Não Conforme»; «Inspecção de
Produtos» e «Critérios de Inspecção».
Só devem ser armazenados artigos por absoluta e justificada
necessidade.
8.3 DESENCADEAMENTO DO PROCESSO DE AQUISIÇÃO DE BENS
DE CONSUMO CORRENTE
Com base nos dados do planeamento, o CSP estima os consumos
previsíveis para o ano seguinte em toda a Empresa e estabelece,
sempre que possível e desejável, Acordos/Contratos com
Fornecedores, conforme previsto no ponto 8.2 Planeamento de
Aquisições.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Anualmente, cada Órgão deve identificar as suas necessidades de
Bens de Consumo Corrente para o exercício seguinte, as quais
devem ser incluídas no Plano Operacional a aprovar pelo CA. Para
tal, e previamente, o CSP fornecerá os valores de referência
para todos os tipos de Bens, sempre que tal for solicitado pelos
Órgãos Beneficiários.
Antes de estabelecer os Contratos ou Protocolos cabe ao CSP
consultar a DAA, a fim de inquirir sobre eventuais necessidades
daquela Direcção que possam ser cobertas pelos mesmos. Sempre
que por essa via seja possível alcançar maiores níveis de
poupança, a aquisição fica a cargo do CSP.
O CSP deve assegurar, em todos os casos, a normalização dos Bens
a adquirir pela Empresa. Esses Bens devem existir, sempre que
possível, nos catálogos definidos no Ponto 8.2.5. Elaboração de
Catálogos de Bens e Serviços.
Sempre que sejam produzidas Requisições de Compra elaboradas
para Bens de catálogo, em que as características dos Bens
solicitados sejam diferentes das ali constantes, as referidas
solicitações terão de conter uma justificação para o
procedimento adoptado e estar aprovadas por entidade com
Delegação de Poderes para aprovar uma aquisição do montante em
causa.
8.3.1. Pedidos dos Utilizadores
Compete aos Órgãos Beneficiários desencadear as Requisições de
Compra. As referidas Requisições, serão aprovadas
electronicamente, segundo as autorizações introduzidas no
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Manual Nome do Manual
sistema, as quais terão que estar de acordo com o disposto nas
Delegações de Poderes em vigor.
No caso dos Bens solicitados serem materiais de stock, compete
ao CSP verificar da sua eventual existência em armazém. Sempre
que os mesmos existam, serão de imediato entregues ao
requisitante, devendo o CSP avaliar a necessidade da sua
eventual reposição. Aquando da sua entrega pelo Armazém, o seu
responsável procede à respectiva saída, através do sistema de
informação SAP/MM, emitindo uma Saída de Armazém, que é assinada
por quem os recepcionar e fica em arquivo no Armazém.
No caso dos materiais solicitados não existirem em armazém, ou
não serem sujeitos a stocks, será desencadeado um processo
aquisitivo, mediante elaboração de um Pedido de Compra, pelo
CSP.
Se o Bem não for de catálogo, caso a especificação do produto
detectado no mercado não coincida exactamente com a solicitada
pelo utilizador, cabe ao CSP confirmar junto do mesmo a
alteração da especificação pedida. Só após confirmação do
utilizador, será dado início ao processo de aquisição.
Os Órgãos Beneficiários poderão nas Situações de Manifesta
Urgência delimitadas em 8.1.2 Modelo de Contratação (situações
de manifesta urgência e susceptíveis de causar prejuízos à
Empresa) efectuar aquisições. Nestes casos, que deverão ocorrer
apenas quando comprovadamente o CSP não possua capacidade de
resposta relativamente à situação em causa, a validação do
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Manual Nome do Manual
documento do fornecedor (factura) deverá conter a justificação
do procedimento adoptado e a devida autorização, de acordo com a
Delegação de Poderes em vigor. Uma vez concluído o processo,
cabe ao Órgão Beneficiário dar informação sobre o mesmo ao CSP,
nos moldes definidos por este para este tipo de situações.
8.3.2. Stocks
Sempre que qualquer material esteja abaixo dos níveis mínimos de
stock estabelecidos, cabe ao Armazém desencadear uma Requisição
de Compra, que dará origem a um Procedimento Aquisitivo, a levar
a cabo segundo as regras definidas no presente Manual, sendo
posteriormente emitido o consequente Pedido de Compra para
reposição.
Em caso de retomas, compete ao Órgão Beneficiário referir essa
situação na Requisição de Compra a efectuar para a nova
aquisição.
O Bem a retomar será mencionado aquando da Consulta, sendo
objecto de valorização por parte do Fornecedor, constando por
isso da proposta do novo Fornecimento.
8.4. CONTRATAÇÃO
8.4.1. Enquadramento
A alínea a) do ponto 8.4.1.1. determina os casos em que a ANA,
S.A. está sujeita às regras do Código de Contratos Públicos ou
se pode reger pelas regras do direito privado. Em caso de dúvida
quanto ao regime a aplicar (aplicabilidade ou não do Direito
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Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Privado em função da tipologia de contratação), deverá ser
solicitado parecer à DJUCON.
Nos casos em que seja aplicável o Código de Contratos Públicos,
a escolha dos procedimentos de ajuste directo, de concurso
público ou de concurso limitado por prévia qualificação
condiciona o valor do contrato a celebrar, nos termos previstos
no mesmo.
De forma resumida encontram-se no Anexo II as várias fases dos
procedimentos.
8.4.1.1. Tipos de Procedimentos e Instrumentos
Procedimentais, em função do Regime Jurídico
Aplicável à ANA, S.A.
A ANA, S.A., nos termos do Código dos Contratos Públicos, está
sujeita às seguintes regras, em função do enquadramento do
objecto do contrato a celebrar e do procedimento adoptado
segundo os critérios gerais:
a) Contratos cujo objecto diga directa e principalmente respeito
à actividade da ANA, S.A. correspondente aos sectores especiais
(colocar à disposição das transportadoras aéreas aeroportos):
a1) Empreitadas
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Sujeitos às normas da Parte II do Código dos Contratos Públicos,
com as especialidades previstas para os sectores especiais, para
celebração de contratos de valor igual ou superior a €
4.845.000*;
* Valores decorrentes das Directivas Comunitárias, actualizáveis ou
alteráveis por decisão ou regulamento comunitários
a2) Fornecimentos e Prestações de Serviços
Sujeitos às normas da Parte II do Código dos Contratos Públicos,
com as especialidades previstas para os sectores especiais, para
celebração de contratos de valor igual ou superior a € 387.000*
* Valores decorrentes das Directivas Comunitárias, actualizáveis ou
alteráveis por decisão ou regulamento comunitários e/ou publicitados por
Portaria.
a3)
As contratações com valores abaixo dos limiares supra
enunciados, reger-se-ão pelo direito privado, não obstante o
sempre obrigatório respeito pelos princípios e determinações do
Tratado da União Europeia.
b) Contratos cujo objecto não diga directa e principalmente
respeito à actividade da ANA, S.A. correspondente aos sectores
especiais
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
Empreitada de Obras Públicas
Ajuste Directo
A adopção deste procedimento permite a celebração de contratos
de valor inferior a € 1.000.000;
Concurso Público/Concurso Limitado por Prévia Qualificação
Sem publicação no JOUE
A adopção destes procedimentos apenas permitem a celebração de
contratos de valor inferior a €4.845.000,00*;
* Valores decorrentes das Directivas Comunitárias, actualizáveis ou
alteráveis por decisão ou regulamento comunitários e/ou publicitados por
Portaria.
Com publicação no JOUE
A adopção destes procedimentos permite a celebração de contratos
de qualquer valor.
Prestações de Serviços/ Fornecimentos
Ajuste Directo
A adopção deste procedimento permite a celebração de contratos
de valor inferior a € 193.000*;
* Valores decorrentes das Directivas Comunitárias, actualizáveis ou
alteráveis por decisão ou regulamento comunitários e/ou publicitados por
Portaria.
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
Concurso Público/Concurso Limitado por Prévia Qualificação
Sem publicação no JOUE:
A adopção destes procedimentos apenas permitem a celebração de
contratos de valor inferior a € 193.000*;
* Valores decorrentes das Directivas Comunitárias, actualizáveis ou
alteráveis por decisão ou regulamento comunitários e/ou publicitados por
Portaria..
Com publicação no JOUE
A adopção destes procedimentos permite a celebração de contratos
de qualquer valor.
8.4.1.2. Instrumentos Procedimentais Especiais
Estes procedimentos não são detalhados ao longo do presente
Manual, apenas podendo ser aplicados ou instituídos mediante
definição prévia com a DJUCON dos moldes em que poderão ser
utilizados. Para a sua gestão, será utilizada a plataforma de
contratação electrónica, de acordo com o previsto no Código dos
Contratos Públicos e reiterado pela Portaria nº 701-G/2008.
Concursos de Concepção
Permitem a selecção de um ou mais trabalhos de concepção, ao
nível do estudo prévio ou similar, designadamente nos domínios
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
artístico, ordenamento do território, planeamento urbanístico,
arquitectura, engenharia ou do processamento de dados.
A entidade adjudicante pode manifestar a intenção de, por ajuste
directo a lançar posteriormente, adquirir o ou os projectos,
trabalhos ou estudos seleccionados.
O recurso a este instrumento procedimental terá de obedecer ao
previsto nos artigos 219º e seguintes do Código dos Contratos
Públicos, bem como às demais normas aplicáveis e constantes
daquele diploma legal.
Sistemas de Aquisição Dinâmicos
Sistemas totalmente electrónicos que permitem a aquisição de
bens ou serviços de uso corrente (cujas especificações técnicas
estejam totalmente estandardizadas).
A instituição destes sistemas terá de obedecer ao previsto nos
artigos 237º e seguintes do Código dos Contratos Públicos.
Sistemas de Qualificação
O recurso a Sistemas de Qualificação é previsto no Código dos
Contratos Públicos apenas para as aquisições ou celebração dos
contratos que digam directa e principalmente respeito à
actividade “especial” da ANA, S.A. (colocar à disposição das
transportadoras aéreas, aeroportos).
Poderão ser instituídos sistemas de qualificação de interessados
em participar em concursos limitados por prévia qualificação ou
em procedimentos de negociação para a formação de contratos de
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Manual Nome do Manual
fornecimento ou de prestação de serviços, de acordo com o
previsto nos artigos 245º e seguintes do Código dos Contratos
Públicos.
8.4.1.3. Instrumentos Enquadradores de Contratos
Subsequentes
Estes procedimentos não são detalhados ao longo do presente
Manual, apenas podendo ser aplicados ou instituídos mediante
definição prévia com a DJUCON dos moldes em que poderão ser
utilizados. Para a sua gestão, será utilizada a plataforma de
contratação electrónica, de acordo com o previsto no Código dos
Contratos Públicos e reiterado pela Portaria nº 701-G/2008.
Acordos-Quadro
Poderão ser celebrados acordos-quadro com uma ou mais entidades
com vista a disciplinar relações contratuais futuras a
estabelecer ao longo de um determinado período de tempo,
mediante a fixação antecipada dos respectivos termos.
A celebração destes acordos-quadro poderá ocorrer nos termos e
em estrita obediência ao previsto nos artigos 251º e seguintes
do Código dos Contratos Públicos.
Centrais de Compras
Podem ser constituídas centrais de compras para centralizar a
contratação de empreitadas, fornecimentos e prestações de
serviços.
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A constituição de centrais de compras terá que respeitar o
previsto nos artigos 260º e seguintes do Código dos Contratos
Públicos.
8.4.1.4. Regras para a escolha do procedimento a
utilizar
Valor do Contrato a Celebrar
Nos termos do Código dos Contratos Públicos, o valor do contrato
a celebrar é o valor máximo do benefício económico que, em
função do procedimento adoptado, pode ser obtido pelo
adjudicatário com a execução de todas as prestações que
constituem o seu objecto, o que inclui:
- o preço a pagar pela entidade adjudicante;
- o valor de quaisquer contra-prestações a efectuar a favor do
adjudicatário;
- o valor das vantagens que decorram directamente para o
adjudicatário da execução do contrato como contrapartidas das
prestações que lhe incumbem;
- no caso das empreitadas, inclui ainda o valor dos bens móveis
necessários à sua execução e que a entidade adjudicante ponha à
disposição do adjudicatário.
Divisão em Lotes
Quando prestações do mesmo tipo, susceptíveis de constituírem
objecto de um único contrato, sejam divididas em vários lotes,
correspondendo cada um deles a um contrato separado, a escolha
do ajuste directo, do concurso público ou do concurso limitado
por prévia qualificação, cujo anúncio não seja publicado no
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Jornal Oficial da União Europeia, só permite a celebração do
contrato relativo a cada lote, desde que o somatório dos preços
base dos procedimentos de formação de todos os contratos a
celebrar respeite o previsto no artigo 22º do Código dos
Contratos Públicos.
Contratos Mistos
Só é permitida a celebração de contratos mistos se as prestações
a abranger pelo respectivo objecto forem técnica ou
funcionalmente indivisíveis ou, não o sendo , se a sua separação
causar graves inconvenientes para a entidade adjudicante.
A escolha do procedimento a que deverá obedecer a formação de
contratos mistos, bem como a definição dos trâmites
procedimentais específicos rege-se pelo disposto no artigo 32º
do Código dos Contratos Públicos.
8.4.2. Preparação do Processo Aquisitivo - Empreitadas
A opção da Empresa, por regra, é por Empreitadas cujo montante
de remuneração, correspondente à realização de todos os
trabalhos necessários para a execução da obra objecto do
contrato é previamente fixado, excepto nos casos em que os
Técnicos não possuam elementos para valorização global. Nestes
casos, deverá recorrer-se a Empreitadas em que a remuneração do
empreiteiro resulta da aplicação dos preços base unitários
previstos por cada espécie de trabalho a realizar às quantidades
desses trabalhos realmente executadas, mediante prévia
autorização do Conselho de Administração conforme Delegações de
Poderes em vigor.
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Aquando do lançamento dos procedimentos é responsabilidade do GI
assegurar a disponibilidade de todos os meios para que a
Consignação seja realizada no prazo definido após conclusão do
procedimento aquisitivo.
O processo inerente ao lançamento do procedimento aquisitivo com
vista à Adjudicação de uma Empreitada desenvolve-se nas
seguintes fases:
8.4.2.1. Identificação do Tipo de Procedimento a
utilizar
Na posse dos elementos da solução da obra a realizar (Programa e
Projecto de Execução) e de toda a documentação técnica de
suporte o GP identifica o tipo de procedimento a utilizar, de
acordo com o regime jurídico aplicável.
8.4.2.2. Organização Global do Processo
Identificado o tipo de procedimento a utilizar e de acordo com o
regime jurídico aplicável, o GP procede à organização global do
processo em função do procedimento:
Ajuste Directo
Convite à Apresentação das Propostas;
Caderno de Encargos.
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Concurso Público
Anúncio;
Programa do Procedimento;
Caderno de Encargos.
Concurso Limitado por Prévia Qualificação
Anúncio;
Programa do Procedimento;
Convite à Apresentação de Propostas;
Caderno de Encargos.
Procedimento de Negociação
Anúncio;
Programa do Procedimento;
Convite à Apresentação de Propostas;
Caderno de Encargos.
Diálogo Concorrencial
Anúncio;
Programa do Procedimento;
Convite à Apresentação das Soluções;
Convite à Apresentação das Propostas;
Memória Descritiva;
Caderno de Encargos.
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8.4.2.3. Preparação das Peças do Processo
Após selecção do tipo de procedimento a utilizar para a
contratação, são preparadas as peças do processo. Em seguida
listam-se alguns dos cuidados a ter na preparação das referidas
peças. A descrição seguinte não é exaustiva, listando apenas
alguns aspectos particulares a atender, que se resolveram
realçar pela sua importância.
Aquando da elaboração do Cadernos de Encargos, o GP tem em conta
o disposto no PGO (Plano de Gestão do Ambiente em Obra),
referente à Identificação dos Impactes e das respectivas Medidas
de Minimização e sua integração no CE. Devem igualmente ser
consideradas as medidas que decorrem da AIA ou da Avaliação
Prévia de Impactes Ambientais.
Serão ainda tidas em conta as disposições relativas aos Planos
de Segurança e Saúde em fase de projecto, ou em alternativa, às
Fichas de Procedimentos de Segurança.
O Caderno de Encargos deve ainda incluir clausulado prevendo a
entrega das Telas Finais pelo Adjudicatário e penalizações em
caso de incumprimento, bem como clausulado referente aos Seguros
de Obra exigíveis (Obra, Responsabilidade Civil, Acidentes de
Trabalho e Responsabilidade Civil Automóvel, quando aplicáveis).
No Programa de Concurso ou Carta-Convite terão de ser definidos
o critério de adjudicação das propostas, factores e sub-factores
de apreciação e correspondente modelo de avaliação, em
obediência ao previsto no Código dos Contratos Públicos.
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Manual Nome do Manual
Sempre que o procedimento a adoptar implique a habilitação,
qualificação e selecção de concorrentes (do ponto de vista da
sua Capacidade Técnica e/ou Financeira) os correspondentes
requisitos e critérios terão de estar definidos no Programa do
Concurso e obedecer ao previsto no Código dos Contratos
Públicos.
A documentação do Processo Concursal ou de Consulta terá de
prever a possibilidade dos concorrentes apresentarem ou não
variantes ao Projecto (na plataforma electrónica, esta
possibilidade terá de ser seleccionada).
No que diz respeito a Projectos de Execução a realizar pelo
Adjudicatário, devem ser fixadas todas as determinantes a
contemplar nos Projectos a executar.
8.4.2.4. Envio para Pareceres
Após preparação do processo, este (processo consolidado, sempre
que possível em suporte digital) é enviado pelo GP, para
obtenção de parecer junto do GI, da DJUCON, da DSTE (quando
existirem componentes de ambiente ou operacionais/de segurança
aeroportuária envolvidos) e de outras entidades, nomeadamente o
CSP, que possam eventualmente ter intervenção no Projecto de
Investimento a desenvolver. O parecer a emitir pelos Órgãos
acima referidos terá que ser enviado ao GP no prazo acordado
aquando da contratualização, findo o qual será considerado por
este Órgão que não há comentários a fazer por aqueles e que as
peças foram aprovadas.
ANA, SA
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Simultaneamente com o pedido de parecer é solicitada à DJUCON e
ao GI a indicação dos elementos que integrarão o Júri bem como
os seus suplentes, informação esta que terá que ser prestada
igualmente no prazo estabelecido na contratualização.
Caso não exista contratualização, os referidos prazos não
deverão exceder 2 semanas.
No caso de haver situações particulares de índole económico-
financeira, situações novas e situações particulares
relacionadas com seguros será ainda pedido parecer à DFIN.
Também nas situações em que há necessidade da DFIN indicar
elementos a integrar o Júri será efectuado esse pedido pelo GP.
Num e noutro caso, terão que ser cumpridos os prazos
estabelecidos na contratualização, ou na sua ausência duas
semanas, findas as quais o GP considera como aceites os
documentos remetidos a Parecer.
8.4.2.5. Alterações na Sequência dos Pareceres
recebidos
Com base nos pareceres recebidos o GP, após análise efectua as
alterações necessárias ao Processo. Concluída esta fase, obtém-
se a versão final do Processo a patentear a concurso ou a
suportar a consulta, no caso de Ajustes Directos.
Estando o Processo concluído, o GP envia ao GI a Versão Final do
Processo (selado) para aprovação e CI contendo a proposta do
critério de adjudicação, a composição do Júri e a estrutura
organizativa da Gestão do Projecto de Investimento, na qual
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consta a identificação do Director de Fiscalização e respectivos
Poderes Delegados em observância ao disposto no D.L. 18/2008,
bem como se for o caso, a publicação de anúncio em jornal
nacional e respectiva justificação de acordo com a OS-00-019.
A proposta da composição do Júri terá de integrar igualmente uma
lista de suplentes, para que, em virtude de ausências ou
impedimentos dos membros efectivos, estes os substituam
automaticamente.
O critério de adjudicação terá que ser perfeitamente
especificado e detalhado, de forma a evitar subjectividades e
obedecer ao previsto no Código dos Contratos Públicos.
Sempre que o procedimento escolhido comporte uma fase de
qualificação e selecção deverá também ser submetido a aprovação
o critério de qualificação dos candidatos.
8.4.2.6. Aprovação do Processo pelo GI
O GI aprova o processo (somente com esta aprovação do processo
pelo GI se considera que o Projecto de Execução foi formalmente
aprovado) e, no caso de ter Delegação de Poderes para tal,
aprova o lançamento do processo de contratação, bem como os
critérios de qualificação (se for o caso) e de adjudicação, a
composição do Júri de Concurso e a Estrutura Organizativa da
Gestão de Projecto, o Director de Fiscalização e os Poderes
Delegados. Nesses casos, quando o GI aprovar a Abertura do
Concurso/Consulta, emite uma CI nesse sentido, enviando-a para o
GP e dando conhecimento da mesma à DJUCON.
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Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
No caso do GI não possuir Delegação de Poderes para aprovar a
contratação, envia o processo incluindo a informação e ainda a
justificação para publicação de anúncio em
jornal nacional ao CA, com conhecimento ao GP, para que seja
autorizado o lançamento do processo aquisitivo.
No caso particular de Ajustes Directos, o processo a aprovar
pelo GI deve conter referência às empresas a convidar.
Juntamente com a Versão Final do Processo e por forma a suportar
a decisão do CA deverá estar indicado a linha de Projecto a que
o mesmo diz respeito, face à sua inscrição no Plano de
Investimentos, anexando-lhe a informação que suportou a
aprovação do Projecto de Investimento, bem como a descrição do
mesmo e o valor pelo qual foi orçamentado, fazendo-se acompanhar
pela respectiva Ficha de Projecto.
8.4.2.7. Aprovação do Processo pelo CA
O CA aprova a contratação e a escolha do procedimento de
formação do contrato, bem como os critérios de qualificação (se
for o caso) e de adjudicação, a composição do Júri de Concurso e
a Estrutura Organizativa da Gestão de Projecto, o Director de
Fiscalização e os Poderes Delegados, bem como, se for caso
disso, a publicação do anúncio em jornal nacional, enviando a
aprovação do Processo ao GP. O Extracto de Acta é também enviado
a outros Órgãos que o CA entenda, sendo no entanto sempre
enviado ao GI e à DJUCON.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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8.4.2.8. Versão Final do Processo
A Versão Final do Processo é, então, arquivada informaticamente
pelo GP, devendo ainda ser arquivado o processo selado em papel.
O GI, dando cumprimento ao DL 555/99, de 16 de Dezembro, envia
para conhecimento o projecto à Câmara Municipal da área onde se
vai realizar a obra.
8.4.2.9. Abertura do Procedimento Aquisitivo
O GP procede então à abertura do procedimento aquisitivo:
1. No caso de estarmos perante um concurso público ou outro
procedimento que implique publicação de anúncio, o GP
envia, de acordo com os modelos estabelecidos na Portaria
nº 701-A/2008, de 29 de Julho, conforme previsto no Código
dos Contratos Públicos, no prazo máximo de 5 dias úteis
após recepção da Deliberação do CA, o anúncio para o Diário
da República (3ª Série) e, se for o caso, para publicação
no JOUE. O preenchimento e envio para publicação destes
anúncios deverá obedecer igualmente ao previsto na
mencionada Portaria nº 701-A/2008 e terá de ocorrer em
simultâneo e por esta via no Portal dos Contratos Públicos.
A publicidade quer dos procedimentos abrangidos pelo Código
dos Contratos Públicos, quer dos procedimentos que não
estão abrangidos deverá obedecer ao estabelecido na OS-00-
019.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Sempre que seja necessário enviar anúncios para publicação
no JOUE, deve ter-se em conta o disposto no Ofício 20443,
de 7 de Dezembro de 2000, Direcção Geral do Património
(referida na Circular Nº 182/DSFP/RAP/SA de 02/12/19),
relativamente à publicação dos Anúncios, em suporte
electrónico ou via correio. Relativamente ao envio dos
Anúncios por via electrónica para publicação no JOUE, será
utilizado o site http://simap.eu.int/;
2. Tratando-se de um Ajuste Directo, os Convites para
apresentação de propostas são enviados às entidades
previamente seleccionadas pelo GP para apresentação das
mesmas.
8.4.2.10. Informações Relevantes
Todas as informações consideradas relevantes para o eficaz
controlo do Projecto, nomeadamente e entre outros aspectos, as
datas em que o GP solicita parecer às diversas Direcções durante
a elaboração da documentação que dará origem ao Processo de
Concurso/Consulta e a data de Abertura do Concurso/Consulta
devem ser registadas na estrutura de Projecto à qual os serviços
prestados foram associados, ficando disponível esta informação
em SAP/PS – Ampliação de Cliente (de acordo com o disposto no
Manual de Utilizador do SAP PS/IM).
8.4.3. Preparação do Processo Aquisitivo - Fornecimentos
e Prestações de Serviços
A preparação do processo aquisitivo é da responsabilidade do CSP
como entidade contratante, de acordo com as regras definidas no
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
ponto 8.1.2 “Modelo de Contratação”. Nos casos de excepção,
delimitados no ponto em causa, em que a responsabilidade pela
condução do processo aquisitivo seja de outra entidade que não o
CSP, as responsabilidades definidas neste ponto para esta
Direcção serão assumidas pela entidade que gerir o processo
aquisitivo.
No caso específico de Grandes Fornecimentos geridos pela DIA ou
Prestações de serviços associadas a Empreitadas de Obras, será
seguido o fluxo definido em 8.4.2 com as devidas adaptações.
O processo inerente ao lançamento do procedimento de concurso ou
de consulta com vista à adjudicação de um fornecimento ou de uma
prestação de serviços desenvolve-se nas seguintes fases:
8.4.3.1. Identificação do Tipo de Procedimento a
utilizar
Na posse dos elementos/características dos bens a adquirir ou
dos serviços a contratar e de toda a documentação técnica de
suporte o CSP identifica o tipo de procedimento a utilizar, de
acordo com o previsto no Regime Jurídico aplicável, nomeadamente
poderá ser usado o Ajuste Directo Simplificado, sempre que os
valores em causa o permitam, não sendo necessário neste caso
elaborar Cadernos de Encargos.
8.4.3.2. Organização do Processo
Identificado o tipo de procedimento, o CSP procede à organização
global do Processo de Concurso/Consulta, utilizando os
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Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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procedimentos definidos em 8.4.2.2, naquilo em que tal se
aplique.
8.4.3.3. Preparação das Peças do Processo
Após selecção do tipo de procedimento a utilizar para a
contratação e organização do processo são preparadas as peças do
mesmo. Em seguida listam-se alguns dos cuidados a ter na
preparação das referidas peças. Refira-se que a descrição
seguinte não é exaustiva, constando apenas alguns aspectos
particulares a atender, que se resolveram realçar pela sua
importância.
Quando existir Caderno de Encargos, o mesmo terá de integrar os
elementos e obedecer ao previsto no ponto 8.4.8.3 “Elaboração de
Cadernos de Encargos” do presente Manual e no artigo 42º do
Código dos Contratos Públicos.
O Caderno de Encargos deve ainda incluir clausulado referente
aos Seguros exigíveis (Responsabilidade Civil, Acidentes de
Trabalho e Responsabilidade Civil Automóvel, quando aplicáveis).
No Caderno de Encargos terá de ser ainda fixado o prazo de
vigência do contrato a celebrar. A fixação de um prazo superior
a três anos tem de ser devidamente fundamentada.
No Programa de Concurso ou Convite terão de ser definidos o
critério de adjudicação das propostas, os factores e sub-
factores de apreciação e o correspondente modelo de avaliação,
em obediência ao previsto no Código dos Contratos Públicos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Sempre que o procedimento a adoptar implique a habilitação,
qualificação e selecção de concorrentes (do ponto de vista da
sua Capacidade Técnica e/ou Financeira) os correspondentes
requisitos e critérios terão de estar definidos no Programa do
Concurso e obedecer ao previsto no Código dos Contratos
Públicos.
A documentação do processo concursal ou de consulta terá de
prever a possibilidade dos concorrentes apresentarem ou não
variantes.
8.4.3.4. Envio para Pareceres
Após conclusão do Processo e caso o mesmo esteja dentro das
condições que imponham a obrigação de ser elaborado contrato de
acordo com o disposto no Anexo 1, o CSP procede ao seu envio
(processo consolidado, sempre que possível em suporte digital)
para obtenção de parecer junto do Órgão Beneficiário, DJUCON,
DSTE (quando existirem componentes de ambiente ou
operacionais/de segurança aeroportuária envolvidos) e de outras
entidades que possam eventualmente ter intervenção no Projecto
de Investimento a desenvolver. O parecer a emitir pelos Órgãos
acima referidos terá que ser enviado ao CSP no prazo acordado
aquando da contratualização, findo o qual será considerado por
este Órgão que não há comentários a fazer por aqueles e que as
peças foram aprovadas. Caso não exista contratualização, os
referidos prazos não deverão exceder 2 semanas
No caso de haver situações particulares de índole económico-
financeira, situações novas e situações particulares
ANA, SA
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
relacionadas com seguros que o imponham, será ainda pedido
parecer à DFIN. Na entrega deste Parecer deverão ser cumpridos
os prazos estabelecidos na contratualização, ou se esta não
existir o referido prazo não deverá exceder as 2 semanas, findas
as quais o CSP dará como aprovada a proposta formulada.
No caso do procedimento aquisitivo utilizado exigir a existência
de Júri, simultaneamente com o pedido de parecer é solicitada à
DJUCON, à DFIN e ao Órgão Beneficiário a indicação dos elementos
que integrarão o referido Júri, bem como os seus suplentes,
informação esta que terá que ser prestada igualmente nos prazos
contratualizados ou se estes não existirem num prazo máximo de 2
semanas.
A proposta da composição do Júri terá de integrar igualmente uma
lista de suplentes, para que, em virtude de ausências ou
impedimentos dos membros efectivos, estes os substituam
automaticamente.
Sempre que o procedimento escolhido comporte uma fase de
qualificação e selecção deverá também ser submetido a aprovação
o critério de qualificação dos candidatos.
O critério de adjudicação terá que ser perfeitamente
especificado e detalhado, de forma a evitar subjectividades e
obedecer ao previsto no Código dos Contratos Públicos.
8.4.3.5. Alterações na Sequência dos Pareceres
Recebidos
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Com base nos pareceres recebidos, o CSP, após análise efectua as
alterações necessárias ao Processo, tendo obrigatoriamente que
envolver entidades técnicas caso a necessidade de revisão envolva
especificidades técnicas e a documentação de base relativa a
esses aspectos tenha sido desenvolvida por outra entidade.
Concluída esta fase, obtém-se a versão final do Processo a
patentear a concurso ou a suportar a consulta, no caso de Ajustes
Directos.
Estando o Processo concluído, o CSP envia ao(s) Órgão(s)
Beneficiário(s) a Versão Final do mesmo para aprovação e CI
contendo a proposta do critério de adjudicação e a composição do
Júri. No caso particular de Ajustes Directos, o processo deve
ainda conter referência às empresas a convidar.
Após aprovação pelo(s) Órgãos(s) Beneficiário(s), o CSP envia
então o processo ao CA para que seja autorizada a contratação e
a escolha do procedimento e consequente abertura do mesmo. Nos
casos em que tal seja exigível, deverá acompanhar o processo,
para aprovação, a estrutura organizativa da Gestão do Projecto
de Investimento, na qual consta a identificação do Director de
Fiscalização e dos respectivos Poderes Delegados em observância
ao disposto no D.L. 18/2008, caso tal se justifique, bem como se
for o caso, a publicação de anúncio em jornal nacional e
respectiva justificação de acordo com a OS-00-019. A
responsabilidade por definir esta estrutura é do GP.
No caso de Investimentos, juntamente com a Versão Final do
Processo e por forma a suportar a decisão do CA deverá estar
indicado a linha de Projecto a que o mesmo diz respeito, face à
sua inscrição no Plano de Investimentos, anexando-lhe a
informação
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
que suportou a aprovação do Projecto de Investimento, bem como a
descrição do mesmo e o valor pelo qual foi orçamentado, fazendo-
se acompanhar pela respectiva Ficha de Projecto.
8.4.3.6. Aprovação do Processo pelo CA
O CA aprova a contratação e a escolha do procedimento de
formação do contrato, bem como os critérios de qualificação (se
for o caso), de adjudicação e a composição
do Júri de Concurso. Quando aplicável, aprovará também a
Estrutura Organizativa do Projecto, bem como se for o caso, a
publicação do anúncio em jornal nacional. A aprovação é enviada
ao CSP. O Extracto de Acta é também enviado a outros Órgãos que
o CA entenda, sendo no entanto sempre enviado ao(s) Órgão(ãos)
Beneficiário(s) e à DJUCON.
8.4.3.7. Versão Final do Processo
A Versão Final do Processo é, então, arquivada informaticamente
pelo CSP, devendo ainda ser arquivado o processo selado em
papel.
8.4.3.8. Abertura do Procedimento Aquisitivo
O CSP procede então à Abertura do Procedimento.
1. No caso de estarmos perante um concurso público ou outro
procedimento que implique publicação de anúncio, o CSP
envia, de acordo de acordo com os modelos estabelecidos na
Portaria nº 701-A/2008, de 29 de Julho, conforme previsto
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
no Código dos Contratos Públicos, no prazo máximo de 5 dias
úteis após recepção da Deliberação do CA, o anúncio para o
Diário da República (3ª Série) e, se for o caso, para
publicação no JOUE. O preenchimento e envio para publicação
destes anúncios deverá obedecer igualmente ao previsto na
mencionada Portaria nº 701-A/2008 e terá de ocorrer em
simultâneo e por esta via no Portal dos Contratos Públicos.
A publicidade quer dos procedimentos abrangidos pelo Código
dos Contratos Públicos, quer dos procedimentos que não
estão abrangidos deverá obedecer ao estabelecido na OS-00-
019.
Sempre que seja necessário enviar anúncios para publicação
no JOUE, deve ter-se em conta o disposto no Ofício 20443,
de 7 de Dezembro de 2000, Direcção Geral do Património
(referida na Circular Nº 182/DSFP/RAP/SA de 02/12/19),
relativamente à publicação dos Anúncios, em suporte
electrónico ou via correio. Relativamente ao envio dos
Anúncios por via electrónica para publicação no JOUE, será
utilizado o site http://simap.eu.int/;
2. Tratando-se de um Ajuste Directo, os Convites para
apresentação de propostas são enviados às entidades
previamente seleccionadas pelo CSP para apresentação de
propostas.
8.4.3.9. Informações Relevantes
No caso da contratação estar relacionada com Investimentos,
todas as informações consideradas relevantes para o eficaz
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
controlo do Projecto, nomeadamente e entre outros aspectos, as
datas em que o CSP solicita parecer às diversas Direcções
durante a elaboração da documentação que dará origem ao Processo
de Concurso/Consulta e a data de Abertura do Concurso/Consulta
devem ser registadas na estrutura de Projecto à qual os serviços
prestados foram associados, ficando disponível esta informação
em SAP/PS – Ampliação de Cliente (de acordo com o disposto no
Manual de Utilizador do SAP PS/IM).
8.4.4. Abertura dos Procedimentos na Plataforma
Electrónica
Após recepção da notificação da deliberação de aprovação de
lançamento (abertura) do processo de contratação, procede-se à
configuração do procedimento na plataforma de contratação,
acedendo-se para tal, através da intranet, ao portal de
contratação electrónica da ANA. Todos os passos devem ser
elaborados de acordo com as instruções do manual de utilizador
disponível na plataforma VortalGOV.
O procedimento, de acordo com o previsto no Código dos Contratos
Públicos, é configurado na plataforma através de cinco passos,
devidamente adaptados ao tipo de procedimento pretendido:
a) Dados Gerais – Permite seleccionar o tipo de procedimento,
o enquadramento legal aplicável (incluindo o direito
privado, nos casos em que seja aplicável) e indicar datas e
outros aspectos importantes ao lançamento;
b) Avaliação e Divulgação – Passo onde deve ser configurado:
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
i) O critério de adjudicação, com opção de preço mais baixo
ou proposta economicamente mais vantajosa constituída por
critérios e factores de ponderação;
ii) A possibilidade, por parte dos candidatos, de
apresentarem propostas variantes.
c) Caracterização e Grupo de utilizadores – Permite
seleccionar:
i) A categoria do procedimento e permite identificar o
mercado em que o procedimento se insere;
ii) Os níveis de habilitações dos alvarás, quando
aplicável;
iii) Os utilizadores ANA que farão parte da gestão do
procedimento e do júri do procedimento.
d) Elementos Documentais – Onde deve ser configurado o modo e
valor para disponibilização das peças de procedimento, em
obediência ao previsto no Código dos Contratos Públicos.
Deve ser preenchida a lista de preços unitários de forma
manual ou por importação de ficheiro e inseridas as peças
do procedimento, assim como, documentos internos de relevo
(apenas disponíveis aos utilizadores ANA) e outros que se
considere importante divulgar;
e) Selecção de Concorrentes – Este passo apenas é utilizado
para ajustes directos. Devem ser seleccionados os
concorrentes a convidar de duas formas possíveis:
i) A partir da lista de fornecedores pertencentes à
categoria do procedimento escolhida no terceiro passo
e/ou;
ii) Através de pesquisa no directório de empresas da
plataforma.
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Manual Nome do Manual
Nesta fase, todos os dados inseridos no sistema são de acesso
restrito à ANA, S.A., devendo em seguida proceder-se aos
seguintes passos:
a) Formalizar o Procedimento – Seleccionar o responsável pela
aprovação. O procedimento, após formalização ficará
disponível na secção da plataforma: Em Aprovação;
b) Abertura do Procedimento – Lançar o procedimento através da
secção da plataforma: “Em Elaboração”.
Após publicação do procedimento, será efectuada a publicitação
do procedimento.
Com vista à melhor organização do procedimento e consulta pelos
concorrentes, é conveniente efectuar o upload de um documento
(em pdf) com o índice de ficheiros disponíveis.
8.4.5. Aquisições ao abrigo do direito privado, com
respeito pelos princípios do Tratado da União
Europeia (não sujeitas ao Código dos Contratos
Públicos)
Serão seguidos os procedimentos definidos em 8.4.2 “Preparação
do Processo Aquisitivo - Empreitadas”, 8.4.3 “Preparação do
Processo Aquisitivo – Fornecimentos e Prestações de Serviços” e
8.4.4 “Abertura de Procedimentos na Plataforma Electrónica”
adaptados de acordo com as necessidades e flexibilidade desejada
no que refere à aplicação dos aspectos que se refiram com a
legislação. Os aspectos referentes aos fluxos internos que não
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estejam ligados à aplicação da legislação são de carácter
obrigatório.
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Manual Nome do Manual
8.4.6. Templates a utilizar na Elaboração dos Processos
Aquisitivos
Na concepção das peças a utilizar nos procedimentos aquisitivos,
deverão ser usados os modelos disponíveis no IBPMS referentes às
diversas peças a utilizar (anúncio, programas de concurso,
cadernos de encargos,…) e aos aspectos de índole financeiro e
aos seguros a utilizar. Estes últimos serão actualizados pela
DFIN sempre que necessário. A actualização dos restantes modelos
está a cargo da DJUCON.
8.4.7. Procedimentos a Seguir Após Lançamento de
Concursos
A operacionalização dos Processos de Contratação na qual se
inclui entre outros os tipos de Procedimentos Aquisitivos, as
funções do Júri, a apresentação de propostas pelos concorrentes,
a sua análise pelo Júri, a adjudicação, a assinatura de
contratos e as cauções e seguros exigíveis encontra-se descrita
no Anexo 1.
Os referidos procedimentos são aplicáveis obrigatoriamente para
Contratações ao abrigo do Código dos Contratos Públicos. Para as
que estejam ao abrigo do direito privado, deverá atender-se às
salvaguardas existentes no dito anexo a esse respeito.
8.4.8. Aspectos Particulares a atender nos Processos de
contratação
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Manual Nome do Manual
8.4.8.1. Aspectos Particulares a Atender na Aquisição de
Bens Informáticos
Compete ao CSP solicitar o apoio técnico da DSTIC em todas as
fases do processo de aquisição em que seja necessário tal apoio
para suportar o processo e melhorar a sua eficácia técnico-
económica.
Podem ser feitas adjudicações a um determinado fornecedor sem
recurso a Consulta nas seguintes situações:
a) Fornecedor único no mercado;
b) Instalação de equipamentos inseridos em projectos já em
curso;
c) Componentes de equipamentos já fornecidos e montados.
O processo de aquisição deve ter em conta a capacidade técnica e
logística do fornecedor para fazer cumprir as garantias dadas
para o equipamento nos vários locais geográficos da Empresa.
A aquisição de licenças de software específico (ex: Microsoft) é
efectuada pela entidade gestora dos contratos (DSTIC), mediante
as requisições de compra que forem enviadas pelos utilizadores.
8.4.8.2. Adendas, Extensões e Renovações de Contratos
Sempre que o processo de aquisição seja despoletado pelos Órgãos
Beneficiários, o pedido de extensão ou renovação de contratos
será feito ao CSP, 30 dias antes do seu termo, no caso das
renovações automáticas ou até 60 dias antes do fim do contrato
quando não haja renovação prevista e se pretenda manter o
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Manual Nome do Manual
serviço, sem prejuízo doutros prazos estabelecidos no título
contratual.
Sempre que se decidir pela realização de adendas, extensões ou
renovação do contrato e as mesmas estiverem contratualmente
previstas, cabe ao CSP desencadear os mecanismos necessários
para o seu accionamento, nos termos aí previstos, ou negociar
novos termos desde que mais vantajosos para a Empresa.
Se não estiver prevista a realização de adendas, extensões ou
renovações do contrato, mas tal seja considerado vantajoso para
a Empresa, cabe ao CSP negociar com o Prestador de Serviços,
podendo a realização de adendas ou renovação ser efectuada, de
acordo com a negociação efectuada, desde que não existam
reclamações e os montantes a actualizar anualmente estejam de
acordo com o pressuposto orçamental indicado pela DPCG. Caso se
trate de Prestadores de Serviços específicos, poderão ser
avaliados os motivos apresentados para um aumento superior
ao estimado no referido pressuposto e, eventualmente, ser
estabelecida uma negociação.
O previsto no parágrafo anterior apenas se aplica aos contratos
regidos pelo regime jurídico anterior ao decorrente do Código
dos Contratos Públicos e não aos contratos sujeitos a este
Código.
Cabe ao CSP, sempre que não disponha de informação suficiente
para a renegociação com o Prestador de Serviços, contactar o
Órgão Beneficiário, por forma a agir em conformidade.
Cabe ao CSP desencadear os mecanismos necessários para impedir
renovações automáticas dos contratos, nos casos em que estes as
ANA, SA
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
prevejam e se verifique que as mesmas não são vantajosas para a
Empresa.
8.4.8.3. Elaboração de Cadernos de Encargos
O Caderno de Encargos é a peça do procedimento que contém as
cláusulas a incluir no contrato a celebrar.
No caso de contratações sujeitas às regras da contratação
publica, terão de ser respeitadas as disposições abaixo
referidas. No caso de contratações sujeitas ao direito privado,
as disposições abaixo referidas servem como elemento de
referência, podendo ser adaptadas em função das necessidades.
Cláusulas comuns a todos os Cadernos de Encargos (todos os tipos
de contrato):
- Cláusulas referentes a aspectos da execução do contrato
submetidas à concorrência (podem fixar os parâmetros base a que
as propostas estarão vinculadas);
Estes parâmetros base podem dizer respeito a quaisquer aspectos
da execução do contrato, tais como preço a pagar, sua revisão,
prazo de execução das prestações objecto do contrato ou as suas
características técnicas ou funcionais e devem ser definidos
através de limites mínimos ou máximos, consoante os casos.
- Cláusulas com a descrição dos aspectos da execução do contrato
não submetidos à concorrência (podem fixar limites mínimos ou
máximos a que as propostas estarão vinculadas);
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
- Cláusulas respeitantes a condições de natureza social ou
ambiental relacionadas com a execução do contrato.
Os Cadernos de Encargos, de procedimentos de formação de
contratos, de valor igual ou superior a € 25 000 000 devem
prever, nos termos do artigo 42º do Código dos Contratos
Públicos e com respeito pelo previsto no nº 2 do artigo 1º da
Portaria nº 701-J/2008 de 29 de Julho, a obrigação de o
adjudicatário elaborar um ou vários projectos de investigação e
desenvolvimento directamente relacionados com as prestações que
constituirão o objecto do contrato, a concretizar em território
nacional, pelo adjudicatário ou por terceiras entidades, de
valor correspondente a:
- pelo menos 1% do preço contratual;
- em casos devidamente fundamentados, nomeadamente quando o
objecto do contrato a celebrar seja de baixa intensidade
tecnológica, o valor previsto no número anterior pode ser
reduzido até 0,5%.
Nos casos de manifesta simplicidade das prestações que
constituem o objecto do contrato a celebrar, as cláusulas do
Caderno de Encargos podem consistir numa mera fixação de
especificações técnicas e numa referência a outros aspectos
essenciais da execução desse contrato, tais como o preço ou o
prazo.
Os Cadernos de Encargos, deverão, conter cláusulas de carácter
financeiro contabilístico e referentes às garantias, bem como,
se aplicável, as inerentes a condições de assistência técnica
pós-venda e ao plano de formação, especificando, neste caso, o
número de técnicos que devem receber tal formação.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Cláusulas Específicas dos Cadernos de Encargos de Fornecimentos
e Prestações de Serviços
Deverão ainda, no caso de aquisição de bens, ser incluídas no
Caderno de Encargos cláusulas que exijam expressamente aos
fornecedores a disponibilização de todos os elementos que
permitam a correcta contabilização dos bens adquiridos e, se for
caso disso, a sua imobilização.
Em caso de retomas, o Caderno de Encargos deverá conter uma
descrição dos bens a entregar.
As eventuais advertências e penalizações a aplicar ao
fornecedor, deverão ser expressamente previstas no Caderno de
Encargos.
O Caderno de Encargos deve fixar o prazo de vigência do
contrato. A fixação de um prazo superior a três anos (incluindo
prorrogações) tem de ser fundamentada.
Cláusulas Específicas dos Cadernos de Encargos das Empreitadas:
Os Cadernos de Encargos, além das cláusulas comuns a todos os
tipos de contrato previstas no ponto 8.4 do presente Manual e no
artigo 42º do Código do Contratos Públicos, têm de integrar os
seguintes elementos da solução da obra a realizar:
Programa;
Projecto de Execução acompanhado obrigatoriamente de:
- Memória Descritiva e Justificativa, incluindo a disposição e
descrição geral da obra, evidenciando quando aplicável a
justificação da implantação da obra e da sua integração nos
condicionamentos locais, existentes ou planeados; Descrição
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Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
genérica da solução adoptada com vista à satisfação das
disposições legais e regulamentares em vigor; Indicação das
características dos materiais, dos elementos da construção,
dos sistemas, equipamentos e redes associadas às instalações
técnicas;
- Cálculos relativos às diferentes partes da obra,
apresentados de modo a definirem, pelo menos, os elementos
referidos na regulamentação aplicável a cada tipo de obra e a
justificarem as soluções adoptadas;
- Medições e mapas de quantidade de trabalhos, dando a
indicação da natureza e da quantidade dos trabalhos
necessários para a execução da obra;
- Lista completa de todas as espécies de trabalhos necessárias
à execução da obra e do respectivo mapa de quantidades;
- Peças desenhadas de acordo com o estabelecido para cada tipo
de obra na regulamentação aplicável, devendo conter as
indicações numéricas indispensáveis e a representação de todos
os pormenores necessários à perfeita compreensão, implantação
e execução da obra;
- Condições técnicas, gerais e especiais do caderno de
encargos
- Descrição dos trabalhos preparatórios ou acessórios;
- Planeamento das operações de consignação;
- Plano de Prevenção e gestão de resíduos de construção e
demolição (Decreto-Lei n.º 46/2008, de 12.03).
- Plano de Segurança e Saúde em Fase de Projecto, sempre que
aplicável (Decreto-Lei nº 273/2003, de 29 Outubro) ou, em
alternativa, Fichas de Procedimentos de Segurança;
- Compilação Técnica (Decreto-Lei nº 273/2003, de 29 Outubro);
- Declarações de Autor de Projecto, de Nomeação de Coordenador
de Segurança em Projecto e de aceitação de coordenação de
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Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
segurança em fase de projecto (Decreto-Lei nº 273/2003, de 29
Outubro);
Sempre que necessários face à empreitada em concreto deverá
ser especificado:
- Levantamentos e análises de base e de campo;
- Estudos geológicos e geotécnicos;
- Estudos ambientais;
- Estudos de impacte social, económico ou cultural;
- Resultados de ensaios laboratoriais ou outros.
8.4.8.4. Especificações Técnicas
As especificações técnicas devem incluir, sempre que aplicáveis,
requisitos relativos a:
a) qualidade, incluindo referências a sistemas de garantia da
qualidade, quando aplicáveis;
b) adequação de utilização;
c) segurança;
d) dimensões;
e) terminologia e aos símbolos;
f) ensaios e métodos de ensaio;
g) embalagem, marcação e rotulagem;
h) questões ambientais.
As especificações técnicas devem constar do Caderno de Encargos
e são fixadas de forma a permitir a participação dos
concorrentes em condições de igualdade e a promoção da
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
concorrência, nos termos do artigo 49º do Código dos Contratos
Públicos.
É proibida a fixação de especificações técnicas que façam
referência a um fabricante ou uma proveniência determinados, a
um processo específico de fabrico, a marcas, patentes ou modelos
e a uma dada origem ou produção, que tenha por efeito favorecer
ou eliminar determinadas entidades ou determinados bens.
É, no entanto, permitida, a título excepcional, a fixação de
especificações técnicas por essas referências, sempre
acompanhada da menção “ou equivalente”, quando haja
impossibilidade de descrever de forma suficientemente precisa e
inteligível as prestações objecto do contrato a celebrar.
No caso de contratações sujeitas às regras da contratação
publica, terão de ser respeitadas as disposições acima
referidas. No caso de contratações sujeitas ao direito privado,
estas disposições servem como elemento de referência, podendo
ser adaptadas em função das necessidades.
8.4.9. Fluxogramas
Preparação do Processo Aquisitivo – Empreitadas e Grandes
Fornecimentos (Aquisição efectuada pelo GP)
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Manual Nome do Manual
Preparação do Processo Aquisitivo –Fornecimentos e Prestações de
Serviços
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8.5. EXECUÇÃO/ACOMPANHAMENTO DE
EMPREITADAS/FORNECIMENTOS E SERVIÇOS
No caso de Projectos de Investimentos, aquando da aprovação pelo
CA do lançamento do Processo Concursal é também submetido à
referida aprovação a estrutura organizativa da Gestão do
Projecto de Investimento, na qual é feita identificação do
Director de Fiscalização e dos respectivos Poderes Delegados em
observância ao disposto no D.L. 18/2008.
As responsabilidades definidas no ponto seguinte para a
Fiscalização e GP serão adaptadas em função dos Poderes
conferidos ao Director de Fiscalização.
Durante a Fase de Execução e Acompanhamento deverá ter-se em
atenção ao disposto no Ponto 8.6.1.2.4 Compilação Técnica.
8.5.1. Controlo e Execução de Empreitadas de Obras
8.5.1.1. Fiscalização
A Fiscalização é assegurada pelo GP ou por entidade externa
coordenada por este. Neste último caso, a Aquisição do Serviço
obedecerá ao definido na legislação aplicável e no presente
Manual.
Se a aquisição da referida prestação de serviço tiver como
pressuposto procedimentos concursais, conforme estabelecido no
presente Manual, o Presidente do Júri, para qualificação dos
concorrentes e análise das propostas, deverá solicitar parecer a
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
entidades abalizadas nas matérias (p.ex. DSTE em questões
ambientais), quando os elementos do Júri nomeado não abrangerem
todas as valências necessárias para uma rigorosa avaliação dos
concorrentes e/ou das propostas.
Aquando da elaboração das especificações técnicas, com vista à
contratação da Fiscalização, o GP deve ter em conta o disposto
no PGO de modo a garantir os requisitos técnicos de cariz
ambiental e também deverá contemplar no Caderno de Encargos os
templates a utilizar pela Fiscalização.
A proposta adjudicada deverá ser registada pelo GP em SAP/PS,
convertendo-a em um pedido de compra, associando-a ao elemento
PEP “FISCALIZAÇÃO” da estrutura de projecto SAP/PS a que o
investimento corresponde. Os dados considerados relevantes pelo
GP para o controlo do projecto devem ser registados em SAP/PS no
separador “Ampliação de Cliente”.
O modo de coordenação da Fiscalização com o Director da
Fiscalização e com o GP deverá ser identificado na estrutura
organizativa do Projecto, devendo sempre ser assegurada a
interface com os diversos organismos da Empresa, por forma a ser
garantido o cumprimento das normas da ANA, S.A. e a segurança e
operacionalidade dos Aeroportos. Cabe à Fiscalização a gestão e
coordenação de toda a Fase de Execução, bem como de cumprir os
requisitos definidos no Código de Contratos Públicos.
Cabe ainda à Fiscalização fazer cumprir o disposto na legislação
sobre Segurança, Higiene e Saúde, no Local dos Trabalhos,
relativamente a todo o pessoal laborando nos mesmos, devendo
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
ainda exigir a apólice de seguro contra Acidentes de Trabalho de
todo o pessoal do Adjudicatário.
Deve igualmente assegurar o respeito por todos os aspectos de
carácter ambiental exigíveis na Legislação, no Caderno de
Encargos e/ou na Declaração de Impacte Ambiental, através da
implementação dos procedimentos internos definidos no PGO,
elaborando para tal os relatórios previstos. Quando a
Fiscalização é realizada por uma entidade externa, cabe ao GP
fornecer à mesma os templates com vista à elaboração dos
relatórios acima referidos, bem como os procedimentos internos
aplicáveis.
Neste âmbito, é responsabilidade do GI efectuar o acompanhamento
ambiental elaborando para tal os relatórios previstos no PGO,
recorrendo, sempre que necessário, ao apoio da DSTE caso não
detenha valências na área ambiental.
8.5.1.2. Coordenação de Segurança
Sempre que na obra intervierem duas ou mais empresas (incluindo
a entidade executante e subempreiteiros) é obrigatória a
nomeação pelo GP de um Coordenador de Segurança que o
represente, em matéria de Segurança, Higiene e Saúde no
trabalho, competindo-lhe fazer cumprir o Plano quando existir,
bem como todos os aspectos relacionados com a Segurança. Devendo
a sua intervenção contribuir para a melhoria dos níveis de
prevenção dos riscos profissionais reportados a cada tipo de
intervenção.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Caso a Coordenação de Segurança seja efectuada por entidade
externa, a sua contratação obedece aos mesmos princípios
dispostos para a contratação da Fiscalização. Os pedidos de
compra referentes a prestações desta natureza deverão ser
registados no elemento PEP “FISCALIZAÇÃO” da estrutura de
projecto SAP/PS a que o Projecto de Investimento corresponde.
No caso das Empreitadas, antes da Consignação dos Trabalhos, o
GP efectua comunicação ao Adjudicatário, indicando, através de
carta formal, quem é o Coordenador de Segurança. Esta informação
será ainda prestada pelo GP à ACT aquando da Comunicação Prévia
de Abertura de Estaleiro, sempre que a esta houver lugar de
acordo com o estipulado no Decreto-Lei n.º 273/2003 de 29 de
Outubro.
No caso de Fornecimentos, e apesar do regime legal que os rege
não prever a obrigatoriedade de elaboração de Plano de Segurança
e Saúde, deverá sempre optar-se pela tomada de acções que
minimizem os riscos profissionais e que visem a implementação de
medidas de prevenção. Deste modo deverá analisar-se a
possibilidade e viabilidade de execução de um PSS para o
fornecimento, ou em detrimento, optar-se pela solução mais
simplista que passa pela elaboração de Fichas de Procedimentos
de Segurança. Do mesmo modo, e sempre que se considere benéfico
deverá nomear-se um coordenador de segurança para o
acompanhamento dos trabalhos. À semelhança do processo de
empreitada, este coordenador deverá ser nomeado pelo GP.
8.5.1.3. Consignação
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Após ter sido adjudicado o Projecto de Investimento, o GP
convoca o GI, a estrutura de Fiscalização (incluindo o Director
de Fiscalização) e o Adjudicatário com vista à realização de uma
reunião que terá como objectivo central a coordenação dos
trabalhos que possam interferir com a execução do Projecto e com
a operacionalidade do Aeroporto e/ou de outros espaços onde os
mesmos decorram, bem como a análise do Plano de Trabalhos.
Na referida reunião deverão ainda o GP e o GI distribuir a
documentação, tida por conveniente, às Entidades Externas
relativamente aos procedimentos da Empresa a respeitar.
É ainda acordada a data de início da execução da Empreitada.
Para tal dever-se-á ter em conta as actividades inerentes à
Consignação e ao Plano de Trabalhos e Estaleiro, as quais terão
lugar antes de se iniciar a execução propriamente dita.
O GP deverá diligenciar as condições necessárias, através de
contactos com o Adjudicatário e GI, para a efectiva consignação
da obra, no prazo máximo definido no D.L. 18/2008, após
assinatura do Contrato (“30 dias após a data de celebração do
contrato, no caso de consignação total ou da primeira
consignação parcial, ou logo que o dono de obra tenha acesso aos
prédios, com a faculdade de os entregar a terceiros, no caso das
demais consignações parciais”) elaborando para tal um Plano
Final de Consignação que deverá ser de imediato comunicado ao
Adjudicatário e ao InCI. O prazo fixado no Contrato para a
execução da obra começa a contar a partir da data da Consignação
total, ou da primeira consignação parcial, ou ainda da data em
que o GP comunique ao empreiteiro a aprovação do plano de
segurança e saúde, caso esta última ocorra em data posterior e
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
172/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
será registado pelo GP no PEP de Execução do Projecto de
Investimento em SAP/PS.
No entanto, a Consignação só tem lugar após comprovação pelo
Adjudicatário, da celebração dos Seguros de Obra necessários.
A consignação dos trabalhos deverá ocorrer no prazo de 30 dias
após a assinatura do contrato. Em caso de ser obrigatória a
comunicação prévia de abertura de estaleiro, esta só é possível
de comunicar à ACT após aprovação do PSS para a fase de obra, a
desenvolver pelo empreiteiro e a aprovar pelo coordenador de
segurança nomeado para o efeito.
A Comunicação Prévia é assim obrigatória sempre que se verifique
uma das seguintes condições:
- Um prazo total superior a 30 dias e, em qualquer momento,
a utilização simultânea de mais de 20 trabalhadores, ou
- Um total de mais de 500 dias de trabalho, correspondente
ao somatório dos dias de trabalho prestado por cada um dos
trabalhadores.
Assim, torna-se imprescindível que no referido prazo legal de 30
dias, o empreiteiro submeta à aprovação do Coordenador de
Segurança em Obra o desenvolvimento do Plano de Segurança e
Saúde, de modo a que, à data da consignação o mesmo se encontre
aprovado, permitindo assim o início dos trabalhos em estaleiro.
Esta aprovação poderá ser parcial sendo dado um prazo ao
empreiteiro para a realização das correcções necessárias. Findo
esse prazo, caso as correcções não se encontrem realizadas e
aprovadas pelo Coordenador, poderá haver lugar à interrupção dos
trabalhos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
173/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Caso o Plano de Saúde e Segurança não seja aprovado, o
Adjudicatário terá de proceder aos ajustes necessários e após a
sua aprovação, pode então ser efectuada a Consignação.
Na Consignação da Obra, deverão ser observados os seguintes
procedimentos:
- Após confirmar que estão reunidas todas as condições para se
iniciar a obra, o GI comunica ao GP que tem as áreas
disponíveis para dar início aos trabalhos e o GP fixa a data
de consignação. Caso não estejam reunidas as condições locais
conforme previsto no Projecto, o acto de Consignação poderá
ser suspenso, salvo se estiverem reunidas condições para que
se proceda à realização de Consignações Parciais relativas às
zonas da obra disponibilizadas (devem ser tidas em conta as
consequências da suspensão da Consignação, tendo em atenção o
definido no DL 18/2008);
- Quando forem introduzidas alterações no projecto, o acto de
Consignação só poderá ter lugar depois das mesmas terem sido
notificadas ao Adjudicatário por intermédio da Fiscalização,
conforme previsto no D.L.18/2008;
- O GP convoca o Adjudicatário para assinar o Auto de
Consignação, de acordo com a minuta constante em anexo do
presente Manual, no prazo máximo definido no
D.L. 18/2008, comunicando-lhe por carta registada, com aviso
de recepção, o dia, hora e local, em que deverá apresentar-se;
- O Adjudicatário poderá exarar as suas Reclamações no próprio
Auto de Consignação, devendo apresentar, por escrito, uma
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
fundamentação das mesmas no prazo máximo definido no D.L.
18/2008, contado desde a assinatura do referido Auto;
- Se tal se verificar, as Reclamações serão tratadas de acordo
com a metodologia prevista no ponto 8.5.1.5.6 “Reclamações do
Adjudicatário” do presente Manual. No referido tratamento,
deve ser tido em conta o cumprimento dos prazos máximos
definidos na legislação, sendo o dito controlo da
responsabilidade do GP.
- Após a assinatura do Auto de Consignação pelos Fiscalização,
GI, GP e Adjudicatário, em duplicado, os originais ficam na
posse do Adjudicatário e do GP, sendo facultada uma cópia ao
GI, à Fiscalização e à DFIN.
Caso haja lugar à Comunicação Prévia de Abertura do Estaleiro de
acordo com o estipulado no DL nº 273/2003 de 29 de Outubro,
deverão reunir-se todas as declarações e informações
necessárias ao seu envio à ACT.
Imediatamente a seguir à consignação, o GP deverá providenciar a
abertura do correspondente pedido de compra no sistema de
informação da Empresa, dando conhecimento de tal facto à DPCG.
Com base nesta informação, a DPCG deverá garantir de seguida a
correspondente atribuição do orçamento financeiro aprovado para
o investimento no já referido sistema.
8.5.1.4. Plano de Trabalhos e Estaleiro
No prazo máximo estabelecido, no Caderno de Encargos ou
Contrato, o Adjudicatário apresenta o Plano de Trabalhos ao GP,
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
o qual não pode subverter o definido na sua proposta, cabendo ao
GP proceder à sua análise num prazo que não comprometa a
execução física da Obra.
No caso de ajustamentos ao plano de trabalhos, por parte do
adjudicatário, em virtude da elaboração do plano final de
consignação, tal plano de trabalhos, cujos ajustamentos deverão
observar o disposto no artº 361º do DL 18/2008, deverá ser
aprovado no prazo de 5 dias contínuos após a sua recepção,
equivalendo o silêncio a aceitação.
Após aprovar do Plano de Trabalhos, o GP dá disso conhecimento
ao GI. A execução da obra será feita de acordo com o Plano
definido.
O Plano de Estaleiro deverá ser apresentado com o Plano de
Trabalhos, sendo a sua aprovação idêntica ao que foi atrás
descrito.
Se for necessário propor modificações ao Plano de Trabalhos,
caso as mesmas não tenham consequências financeiras ou de
dilatação de prazos, o GP após a sua aprovação, dá disso
conhecimento ao GI e ao CA. Por outro lado, se as alterações
originarem consequências do tipo acima mencionado, o GP envia o
processo ao GI e caso este não possua Delegação de Poderes para
tal, submete a proposta ao CA para aprovação.
Caso o procedimento acima mencionado não seja possível de
cumprir nos prazos estabelecidos na legislação, deverá o GP
proceder à respectiva aprovação e obter á posteriori a aprovação
do GI e do CA, se for caso disso, de modo a, por uma lado, ser
ANA, SA
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
cumprida a legislação em vigor e por outro, respeitar a regra de
responsabilização estabelecida na Empresa.
No caso de ser o Adjudicatário a propor as alterações ao Plano
de Trabalhos aprovado, as modificações serão analisadas pela
Fiscalização, que emitirá o respectivo parecer, sendo o fluxo de
aprovação igual ao acima descrito. Num prazo máximo definido no
D.L. 18/2008, o Adjudicatário é notificado da decisão tomada
pela Fiscalização.
Em caso de atrasos na execução do Plano de Trabalhos que ponham
em causa a conclusão da obra nos prazos previstos, a
Fiscalização notifica o Adjudicatário para apresentar, no prazo
máximo definido no DL 18/2008 o Plano dos diversos trabalhos que
em cada um dos meses seguintes conta executar, com indicação dos
meios de que vai necessitar. Se a notificação não for cumprida,
ou a resposta dada for pouco precisa ou insatisfatória, o GP
elabora um novo Plano de Trabalhos e uma memória justificativa
da sua viabilidade, a aprovar de acordo com os fluxos definidos
para a aprovação inicial do Plano e notifica-o ao Adjudicatário.
8.5.1.5. Execução/Acompanhamento dos Trabalhos
São efectuadas reuniões de ponto de situação do andamento dos
Trabalhos, conforme o estabelecido previamente no Plano de
Comunicação. Contudo, tanto o GP como o GI, podem, a qualquer
momento e sempre que o entenderem por conveniente, convocar as
reuniões necessárias para esclarecimento de aspectos
específicos.
Caso o Empreiteiro apresente nos prazos previstos no D.L.
18/2008 Reclamações referentes a Erros e Omissões do Projecto,
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Erros de Cálculo, Erros Materiais ou Outros, as mesmas serão
tratadas de acordo com a metodologia inscrita no ponto 8.5.1.5.6
“Reclamações do Adjudicatário” do presente Manual. Deve ser tido
em conta o cumprimento dos prazos máximos definidos na
legislação, sendo o respectivo controlo da responsabilidade do
GP.
Nos casos em que os Projectos tenham sido objecto de revisão por
uma entidade externa, cabe ao GP, recebida a Reclamação,
confrontar as alegações do Adjudicatário com o teor da Revisão
do Projecto ocorrida após a elaboração do Projecto de Execução
e, caso seja seu entendimento, em conjunto com o GI, solicitar
apoio à DJUCON para que seja imputada responsabilidade às
entidades que procederam à elaboração e/ou revisão de Projecto,
nos termos legais e previstos contratualmente ou no Caderno de
Encargos que deram origem a essas prestações de serviços.
Mensalmente deve ser elaborado em obra um Auto de Medição, em
conjunto pelo Adjudicatário e pela Fiscalização, até ao dia 28
de cada mês e assinado por ambas as partes. Em casos
excepcionais, se não for possível proceder à sua realização, o
Adjudicatário elabora o mesmo e remete-o à Fiscalização para
aprovação, até ao dia 28 de cada mês, devendo essa verificação
ser feita em Obra, a não ser que razões anómalas o impeçam. Os
critérios de medição e discriminação dos itens obedecerão ao disposto
no Caderno de Encargos, devendo ser medidos todos os itens
previstos.
Após a assinatura do Auto de Medição pela Fiscalização, e pelo
Adjudicatário, cada uma das partes fica com uma cópia do
documento.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Após a assinatura do Auto de Medição pela Fiscalização, e pelo
Adjudicatário, este último envia-o ao GP em suporte de papel e
electrónico, até ao dia 5 do mês seguinte, no qual constam todos
os itens/actividades controlados por medição.
Os Autos de Medição são introduzidos no SAP/PS pelo GP e as
respectivas facturas são recepcionadas no CSP e introduzidas por
este no GDF remetendo-as por esta via ao GP para efeitos de
Validação/Autorização.
O tratamento administrativo e electrónico dos Autos de Medição
encontra-se disposto no Manual de Imobilizado Corpóreo
“Execução/Controlo de Empreitadas /Fornecimentos”.
Em caso de impossibilidade de realização da medição mensal,
aplicar-se-ão as disposições previstas no D.L. 18/2008.
Eventuais comunicações que seja necessário efectuar ao INCI ou
ao Ministério Público serão da responsabilidade do GP.
Periodicamente, de acordo com o definido em Caderno de Encargos,
procede-se à Medição dos Trabalhos executados para cada espécie
para efeitos do pagamento das quantidades apuradas, às quais são
aplicados os preços unitários. Todo o processo acima definido
será aplicável nestas circunstâncias, com as devidas adaptações.
O pagamento terá que ser executado conforme definido no D.L.
18/2008 ou no Caderno de Encargos a partir da data de assinatura
do Auto de Medição.
Perante Reclamações do Adjudicatário efectuadas no âmbito do
disposto no D.L. 18/2008, relativamente aos Autos de Medição ou
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
a Reservas colocadas quanto a documentos que instruam situações
de trabalho, actuar-se-á de acordo com os procedimentos
definidos no ponto 8.5.1.5.6 “Reclamações do Adjudicatário” do
presente Manual. Deve ser tido em conta o cumprimento dos prazos
máximos definidos na legislação, sendo o respectivo controlo da
responsabilidade do GP.
Durante a fase de Execução/Acompanhamento dos Trabalhos, para
todas as Empreitadas, cujo GP seja a DIA, esta deverá enviar ao
GI, mensalmente, uma nota com o número de horas trabalhadas em
cada mês e o respectivo custo apurado através do SAP (calculado
com base nos custos reais constantes das contas 61 a 65 dos
respectivos prestadores).
Mensalmente a DIA envia à DFIN a nota com a indicação do número
de horas dedicadas por cada um dos seus prestadores a cada linha
de investimento, bem como o total de horas trabalháveis nesse
mês (total de horas potenciais que os recursos de um prestador
poderão trabalhar num determinado mês). Estes custos deverão ser
imputados à estrutura de projecto criada em SAP, e ficarão numa
conta de Imobilizado em Curso.
Até ao encerramento das contas anuais, as imputações de custos
efectuadas ao longo do ano deverão ter o acordo e a assinatura
de ambos os interessados, GI e DIA, enquanto GP.
Aquando da conclusão da fase de Execução/Acompanhamento dos
Trabalhos, a DPCG procederá à imputação, em termos de
Contabilidade de Gestão, do desvio apurado entre o valor
contratualizado e o valor efectivo das prestações de serviço da
DIA. Nas situações em que este último valor seja superior ao
primeiro, será imputado à DIA um custo adicional e ao GI um
proveito equivalente. Caso contrário, sempre que os custos reais
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
sejam inferiores aos contratualizados, será imputado um proveito
adicional à DIA, correspondente à redução de custos conseguida,
por contrapartida de custos do GI.
As referidas imputações deverão ter consentimento prévio das
partes (GI e DIA).
Poderão ser efectuados Adiantamentos ao Adjudicatário, desde que
se obedeça ao disposto no ponto 2.15 “Adiantamentos” do Anexo 1
do presente Manual e ao regulado a esse respeito no D.L.
18/2008.
Durante a execução dos trabalhos, e sempre que aplicável, deve
ser efectuada a monitorização dos riscos globais (orçamentais e
temporais).
Decorrente da execução/acompanhamento das actividades podem ser
desencadeadas as situações que se passam a descrever:
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8.5.1.5.1. Trabalhos a Mais e a Menos e Trabalhos
Decorrentes de Erros e Omissões
A identificação de Trabalhos a Mais ou a Menos e de Trabalhos
decorrentes de Erros e Omissões decorre do
acompanhamento/execução do Projecto pelas entidades
intervenientes, nomeadamente a Fiscalização, o Adjudicatário e
eventualmente, o GI.
A Fiscalização procede à análise da necessidade dos Trabalhos a
Mais e a Menos e de Trabalhos decorrentes de erros ou omissões,
solicitando ao Adjudicatário um Orçamento para os novos itens,
pois aos itens previamente contratualizados aplicam-se os preços
contratuais.
O Orçamento apresentado pelo Adjudicatário será objecto de
negociação por parte da Fiscalização, caso esta não concorde com
os valores apresentados.
Os prazos máximos (10 dias após apresentação do Orçamento pelo
adjudicatário) definidos no D.L. 18/2008 para acordo de preços
com o Adjudicatário têm de ser escrupulosamente respeitados,
pois o seu não cumprimento pressupõe aceitação tácita.
Sempre que a iniciativa partir do Adjudicatário, cabe à
Fiscalização emitir parecer, após consulta ao Projectista e, se
necessário, a outros Órgãos Técnicos. Caso considere não existir
necessidade de Trabalhos a Mais e/ou a Menos ou de Trabalhos
decorrentes de Erros e Omissões, notifica o Adjudicatário no
prazo legal.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Após aceitar o Orçamento, a Fiscalização constitui o processo,
que remete ao GP, formado por:
Proposta de Investimento constante em anexo do presente
Manual (numerada sequencialmente para o Projecto em causa);
Orçamento;
Justificação da necessidade dos Trabalhos.
Para os trabalhos decorrentes de Erros ou Omissões, a Proposta
de Investimento deverá detalhar a justificação da sua
realização, bem como as responsabilidades inerentes em termos de
necessidade e altura em que foram detectadas pelo adjudicatário,
a fim de ser possível a sua correcta imputação em termos de
custo à ANA S.A. ou ao adjudicatário. Deve ainda detalhar se há
responsabilidades a imputar ao Projectista.
O GP analisa e valida os dados, remetendo o processo para o GI
que se pronuncia sobre a necessidade dos referidos trabalhos e o
remete para aprovação do CA, caso não detenha Delegação de
Poderes para os aprovar.
Em casos de emergência ou inadiável urgência, a Fiscalização
poderá, sob sua responsabilidade, mandar proceder à execução de
Trabalhos a Mais ou Trabalhos decorrentes de Erros ou Omissões,
constituindo de seguida o processo atrás referido, em que para
além dos elementos mencionados, deverá constar a justificação da
urgência. Esse processo seguirá o fluxo descrito anteriormente,
a fim de ser homologado pelo CA ou pelo GI, se este tiver
Poderes para tal. São posteriormente seguidas as etapas
previstas para Trabalhos a Mais que em seguida se descrevem.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
O sistema SAP/PS é actualizado pelo GP com os novos dados,
devendo ser assinalada entre outros, a data em que os Trabalhos
a Mais ou a Menos foram para aprovação, na aplicação informática
“Ampliação de Cliente”.
Após aprovação dos Trabalhos a Mais ou a Menos, é dado
conhecimento (através de Deliberação, quando a aprovação é feita
pelo CA) ao GP, à DJUCON, à DPCG e ao GI, ou por este às
restantes entidades, por meio de CI, quando é da sua competência
a aprovação.
A actualização do orçamento atribuído ao projecto no SAP/PS,
caso haja Trabalhos a Mais ou a Menos deve ser realizada pela
DPCG, excepto nos casos em que o montante envolvido não
ultrapasse o limite de autorização que o GI possui no âmbito dos
poderes que lhe foram delegados pelo CA. Nesse caso será
responsabilidade do GI proceder a esta actualização.
Para os Trabalhos a Mais ou Menos ou Trabalhos decorrentes de
Erros ou Omissões aprovados pelo CA, a actualização do orçamento
é responsabilidade da DPCG, informando o GP e o GI da mesma.
O GP informa o Adjudicatário da aprovação respeitante aos
Trabalhos a Mais e/ou Trabalhos a Menos ou Trabalhos decorrentes
de Erros ou Omissões (constante de Deliberação, quando a
aprovação for efectuada pelo CA, ou de CI, quando a aprovação
for efectuada pelo GI).
A DJUCON, após a recepção da Deliberação do CA (CI do GI, quando
este dispõe de Poderes para aprovação), deverá elaborar no prazo
de 5 dias úteis a respectiva Minuta do Contrato Adicional.
Mediante o teor da Deliberação e no caso de haver
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
responsabilidades a imputar ao projectista, deve ainda iniciar
os procedimentos para tal, dando conhecimento ao GP.
A DJUCON envia a Minuta do Contrato Adicional ao GP, que
completa os dados e emite parecer sobre o seu conteúdo,
formulando as suas sugestões, num prazo que não deverá exceder 3
dias úteis. A DJUCON envia a última versão da Minuta ao
Adjudicatário, para que também este se possa pronunciar sobre a
mesma.
Finalizada aquela fase, cabe à DJUCON providenciar a assinatura
do Contrato Adicional, de acordo com as Delegações de Poderes em
vigor. Os originais do Contrato são enviados ao Adjudicatário e
ao GP. O GP por sua vez envia uma cópia do mesmo à Fiscalização
e ao GI (quando não for este a assiná-los).
O GP arquiva o seu original no processo administrativo, que deve
conter todas as “Propostas de Investimento” referentes àquele
Projecto, sequencialmente numeradas (independentemente de terem
sido aprovadas).
Deverão ser tidas em conta as disposições previstas no D.L.
18/2008 para os procedimentos a seguir no caso da aprovação de
Trabalhos a Mais e a Menos ou Trabalhos decorrentes de Erros ou
Omissões e prazos envolvidos.
Devem ainda ser respeitadas as disposições contidas na dita
legislação relativas aos procedimentos a tomar quando o desvio,
em relação ao valor de adjudicação da Empreitada, ultrapassa as
percentagens ali definidas.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
A aprovação dos Autos de Medição relativos a Trabalhos a Mais ou
a Menos ou Trabalhos decorrentes de Erros ou Omissões é similar
à aprovação de Autos de Medição de Trabalhos Contratuais.
Caso o Adjudicatário apresente qualquer reclamação, cabe ao GP
proceder à sua avaliação, solicitando para o efeito os pareceres
necessários. No prazo máximo definido no D.L. 18/2008 o
Adjudicatário terá que ser notificado sobre a decisão da
reclamação apresentada, de acordo com o previsto no ponto
8.5.1.5.6 “Reclamações do Adjudicatário“ do presente Manual.
O pagamento das facturas referentes a Trabalhos a Mais ou
Trabalhos decorrentes de erros ou Omissões, mesmo que já
realizados, deverá, por princípio, ser efectuado apenas depois
dos mesmos se encontrarem devidamente formalizados por Contrato
Adicional, conforme estabelecido pelo CA na Deliberação de
30/07/2003, Ponto O.T. 15.
O GP deverá actualizar o SAP/PS com estes novos dados,
nomeadamente proceder à alteração do Pedido de Compra, para que
possa carregar posteriormente os Autos de Medição de Trabalhos a
Mais e a Menos, de acordo com o estabelecido aquando da
implementação do SAP/PS e com o disposto no Manual de
Imobilizado Corpóreo (“Execução/Controlo de
Empreitadas/Fornecimentos). Os itens do pedido de compra
correspondentes a Trabalhos a Mais deverão ser registados no
elemento PEP “TRABALHOS-A-MAIS” da estrutura de projecto SAP/PS
a que o Projecto de Investimento corresponde.
8.5.1.5.2. Revisão de Preços
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
186/340
186/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
As Revisões de Preços constituem uma componente da Gestão
Financeira das Empreitadas, tanto mais significativa quanto
maiores forem as variações, para mais ou para menos, dos Custos
de Mão-de-Obra, dos Materiais e dos Equipamentos de apoio,
relativamente aos correspondentes valores no mês anterior ao da
data limite fixada para entrega das propostas.
Quando houver lugar à Revisão de Preços, o GP emite parecer
sobre o cálculo efectuado e apresentado pelo Adjudicatário, face
ao estabelecido previamente no Caderno de Encargos e com base
nos cálculos por si efectuados informa o Adjudicatário da sua
concordância.
Caso concorde com a Revisão de Preços, o GP procede à
actualização dos dados em SAP/PS com todas as informações que
considere relevantes, procedendo aos reajustamentos necessários.
Se não concordar informa o Adjudicatário da sua discordância.
As facturas referentes às Revisões de Preços dão entrada no CSP
que procede à sua digitalização em GDF, remetendo-as por esta
via ao GP para validação/autorização.
Por cada Revisão de Preços deverá ser criado em SAP um novo
pedido de compra, registado no elemento PEP “REVISÃO DE PREÇOS”
ou “REVISÃO DE PREÇOS DE TRABALHOS A MAIS”, da estrutura de
projecto SAP/PS a que o Projecto de Investimento corresponde,
conforme definido no Manual de Utilizador do SAP PS/IM.
Caso o Adjudicatário apresente qualquer reclamação, cabe ao GP
proceder à sua avaliação, solicitando para o efeito os pareceres
necessários. No prazo máximo definido no D.L. 18/2008 o
Adjudicatário terá que ser notificado sobre a decisão da
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
187/340
187/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
reclamação apresentada, de acordo com o previsto no ponto
8.5.1.5.6“Reclamações do Adjudicatário“.
8.5.1.5.3. Suspensões
As Suspensões podem ser desencadeadas por iniciativa da ANA,S.A.
ou pelo Adjudicatário.
A ANA, S.A. pode proceder à Suspensão dos Trabalhos nomeadamente
nas seguintes situações:
- Circunstâncias especiais que impeçam que os mesmos sejam
executados ou progridam satisfatoriamente;
- O estudo de alterações a introduzir no projecto o imponham.
Neste sentido, cabe à Fiscalização identificar a necessidade de
se proceder à Suspensão dos Trabalhos.
Se existirem motivos que o exijam, o GI poderá também
desencadear o pedido de Suspensão à Fiscalização.
Antes de propor a Suspensão dos Trabalhos, a Fiscalização deve
avaliar eventuais indemnizações que o Adjudicatário possa poder
vir a reclamar decorrentes da suspensão, caso esta não se deva a
causas da sua responsabilidade.
A Fiscalização emite pedido de Suspensão de Trabalhos ao GP que
a envia ao GI, a fim de este a propor ao CA.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
188/340
188/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Sempre que por motivos operacionais e/ou técnicos ou outros,
surjam situações que impliquem perigo eminente ou prejuízos
graves para o interesse público, implicando Suspensão com
carácter inadiável, deverá a Fiscalização (ou o GI, se for caso
disso) promover a mesma, dando disso imediato conhecimento ao GP
e este ao GI, que também de imediato solicita autorização do seu
Vogal do CA, conforme Delegação de Poderes em vigor.
Após aprovação do CA, a Fiscalização diligencia pela elaboração
do Auto de Suspensão que deverá ser lavrado de acordo com o
definido no D.L. 18/2008 e assinado então pelas entidades
intervenientes (Fiscalização e Adjudicatário). Um original fica
na posse do Adjudicatário e outro com o GP, sendo enviada cópia
ao GI.
Caso o Adjudicatário apresente qualquer reclamação quanto ao
Auto de Suspensão, aquando da assinatura do mesmo, cabe ao GP
proceder à sua avaliação, solicitando para o efeito os pareceres
necessários. No prazo máximo definido no D.L. 18/2008 o
Adjudicatário terá que ser notificado sobre a decisão da
reclamação apresentada, de acordo com o previsto no ponto
8.5.1.5.6 “Reclamações do Adjudicatário”.
Por outro lado, se a Suspensão dos Trabalhos ocorrer por
iniciativa do Adjudicatário, o pedido terá de obedecer ao
definido no D.L. 18/2008.
A Fiscalização ao tomar conhecimento do pedido deverá proceder à
análise dos motivos aduzidos pelo Adjudicatário e emitir o seu
parecer dando conhecimento do mesmo ao GP, sendo então seguidos
os Procedimentos atrás referidos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
189/340
189/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Se os motivos alegados no Pedido de Suspensão forem
reconhecidos, a Fiscalização, com a concordância prévia do GP,
diligenciará pela elaboração, aprovação e distribuição do Auto
de Suspensão, seguindo os trâmites previstos para as situações
em que o Pedido de Suspensão é por iniciativa da ANA, S.A.. Se
não forem reconhecidos os motivos apresentados pelo
Adjudicatário não haverá lugar à elaboração do referido Auto,
cabendo à Fiscalização informar o Adjudicatário de tal facto.
Em face da suspensão, o GP procede aos reajustamentos
necessários do projecto em SAP/PS, bem como à actualização de
dados, não se verificando alteração do valor global do Projecto,
ficando a aguardar o reinício dos trabalhos.
Após cessação das causas que originaram a Suspensão dos
Trabalhos o Auto de Reinicio dos Trabalhos é assinado pelas
partes (Adjudicatário e Fiscalização) depois da aprovação do CA.
Os originais ficam na posse do Adjudicatário e do GP, seguindo
cópias para o GI e para a Fiscalização.
Deverão ser tidas em conta as disposições contidas no D.L.
18/2008 sobre prazos e sobre eventuais Rescisões de Contrato, na
sequência de Suspensões dos Trabalhos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
190/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8.5.1.5.4. Prorrogações
Sempre que se verifiquem desvios dos prazos de execução poderão
surgir Prorrogações de Prazos.
Quando a Prorrogação de Prazo é solicitada pelo Adjudicatário a
mesma deverá ser acompanhada de um Plano de Trabalhos
actualizado, bem como do novo Cronograma Financeiro associado.
A Fiscalização ao tomar conhecimento do pedido de Prorrogação
informa disso o GP e procede à análise dos motivos que
conduziram ao pedido de Prorrogação.
A Fiscalização prepara o processo, nomeadamente a documentação
que suporta a necessidade da Prorrogação, bem como o seu
parecer. O processo é enviado pelo GP ao GI que o propõe ao CA
para aprovação excepto nos casos em que possua Delegação de
Poderes para tal.
Após aprovação da Prorrogação, o CA delibera dando conhecimento
ao GI e ao GP. O GP deverá actualizar no SAP/PS os novos prazos
de execução das actividades, efectuando os ajustamentos
necessários.
O GP deverá dar conhecimento da Prorrogação dos Prazos às
entidades intervenientes, nomeadamente à Fiscalização e ao
Adjudicatário em virtude de eventuais aspectos operacionais que
devam ser salvaguardados.
Caso o Adjudicatário apresente qualquer reclamação, cabe ao GP
proceder à sua avaliação, solicitando para o efeito os pareceres
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
191/340
191/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
necessários. No prazo máximo definido no D.L. 18/2008 o
Adjudicatário terá que ser notificado sobre a decisão da
reclamação apresentada, de acordo com o previsto no ponto
8.5.1.5.6 “Reclamações do Adjudicatário”.
A falta de resposta no prazo legal implicará a aceitação da
reclamação/requerimento.
8.5.1.5.5. Multas Contratuais
As condições em que poderão ser aplicadas Multas estão definidas
no D.L. 18/2008, bem como os respectivos quantitativos.
A proposta para aplicação de Multas é da responsabilidade da
Fiscalização. O GP envia o processo ao GI que emite parecer
remetendo-o ao CA para apreciação e aprovação, acompanhado de um
parecer a justificar a necessidade de aplicação da multa.
Em caso de aprovação das razões para a aplicação de Multas
Contratuais, deverá o Adjudicatário ser notificado, para efeitos
de aplicação das multas, dos respectivos fundamentos.
A aplicação de multas só se poderá verificar após a mencionada
audiência prévia, ponderados os eventuais comentários
apresentados e aprovada pelo CA.
O GP deverá actualizar em SAP/PS todas as informações que
considere relevantes, decorrentes da aplicação das Multas.
As Reclamações do adjudicatário serão tratadas de acordo com o
previsto no ponto 8.5.1.5.6 “Reclamações do Adjudicatário”.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
192/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8.5.1.5.6. Reclamações do Adjudicatário
As reclamações dos Adjudicatários recebidas na Empresa quer
através da Fiscalização, do GI, do CA, da DJUCON ou
eventualmente de outro Órgão devem ser, até ao dia útil seguinte
remetidas para o GP.
Uma vez na posse da reclamação o GP dá conhecimento da mesma à
Fiscalização, ao CA, ao GI e à DJUCON.
O GP diligencia junto da Fiscalização para que esta emita
Parecer/Resposta à Reclamação recebida, no prazo máximo de 2
dias úteis, tendo em conta a natureza dos motivos aduzidos pelo
Adjudicatário, bem como uma contra-argumentação a eventuais
pedidos de indemnização/pedidos de sobrecustos por parte do
Adjudicatário, e ainda o cumprimento dos prazos estabelecidos na
Legislação vigente.
Sempre que entenda por conveniente a Fiscalização deverá
solicitar o apoio da DJUCON, do GI, bem como de eventuais
recursos externos especializados por forma a efectuar um
apuramento rigoroso dos factos e dos eventuais montantes
envolvidos.
O Parecer da Fiscalização será remetido ao GP para sancionamento
quanto ao seu conteúdo.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
193/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Será ainda remetido pelo GP ao GI para o mesmo efeito sempre que
os motivos aduzidos pelo Adjudicatário se prendam com factos
imputáveis ao GI.
Caso se trate de uma reclamação onde não estejam subjacentes
quaisquer montantes a pagar, o parecer será aprovado pelo GP e
remetido por este ao Adjudicatário, dando conhecimento do mesmo
ao CA, ao GI e à DJUCON.
Sempre que na reclamação se vislumbre um eventual pedido de
sobrecustos, o GP antes de remeter a sua resposta ao
Adjudicatário deverá enviar, o processo ao GI para concordância,
e remessa ao CA, no prazo máximo de 2 dias úteis, para efeitos
de aprovação (indicando sempre o tempo que falta para aceitação
tácita e solicitando aprovação urgente pelo seu Vogal, em caso
de necessidade, caso este em que informa imediatamente o GP após
a mesma). Caso a aprovação seja efectuada pelo Pleno do CA, no
dia da aprovação, cabe à SEGER informar o GI e o GP, através do
envio de Extracto de Acta, da mesma. O GP envia a respectiva
resposta ao Adjudicatário, e cópia da mesma acrescida da
aprovação do CA à DJUCON e à DFIN.
Sempre que se vislumbre o pagamento de sobrecustos, deverá a
DFIN ser consultada no que se refere ao estabelecimento do Plano
de Pagamentos, com vista a assegurar o Planeamento de
Tesouraria.
Às indemnizações/sobrecustos a pagar deverá corresponder um novo
pedido de compra, registado no elemento PEP “INDEMNIZAÇÕES”, da
estrutura de projecto SAP/PS a que o Projecto de Investimento
corresponde, conforme definido no Manual de Utilizador SAP
PS/IM.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
194/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Em virtude da resposta da ANA, S.A., se o Adjudicatário
contrapor os seus argumentos deve o GP informar o CA e o GI de
tal facto, bem como a DJUCON, propondo ainda a actuação a tomar.
Tratando-se de situações pontuais os procedimentos a tomar
posteriormente resultam de decisões direccionadas e por isso
impossíveis de constar no presente Manual, devendo por essa
razão ser tratadas casuisticamente pelos Órgãos atrás
mencionados.
O prazo geral de resposta às reclamações do Adjudicatário é de
15 dias contínuos, equivalendo o silêncio à sua aceitação.
Contudo, nalguns casos específicos, devidamente assinalados no
Código dos Contratos Públicos, este prazo poderá ser maior ou
menor que os 15 dias definidos para o caso geral.
8.5.1.5.7. Utilização da Caução
Caso seja necessário proceder à utilização da Caução por
incumprimento de quaisquer clausulas contratuais relevantes,
serão seguidos os procedimentos definidos no ponto 8.6.1.4
Libertação/Utilização da Caução.
8.5.1.5.8. Arquivos
Os documentos que constituem os procedimento relacionados com as
contratações, nos termos do artigo 107º do Código dos Contratos
Públicos e do artigo 17º do DL nº 143-A/2008, de 25 de Julho,
são conservados juntamente com o software e tecnologias que
permitam a sua leitura, pelo menos, até ao final do prazo
estabelecido na lei para a sua conservação (4 anos). Toda a
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
195/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
documentação que esteja de acordo com outra legislação aplicável
deverá também ser conservada pelo menos
durante os prazos definidos na mesma.
A restante documentação será retida durante pelo menos 10 anos.
Recomenda-se ainda um prazo mínimo de 10 anos para conservação
da documentação referida no parágrafo anterior, apesar de os
períodos definidos na Lei serem nalguns casos menos exigentes.
No caso da documentação relacionado com os processos de
contratação a ANA, S.A. deve conservar, pelo prazo de quatro
anos a contar da data de celebração do contrato, todos os
documentos relativos ao procedimento de formação que permitam
justificar todas as decisões tomadas e fornecer à Comissão
Europeia as informações que esta solicitar sobre o mesmo, nos
termos do artigo 107º do Código dos Contratos Públicos.
Toda a documentação referente ao Projecto de Investimento, desde
a sua fase de planeamento até à sua conclusão, deverá ficar
arquivada no respectivo Processo do Projecto de Investimento no
GP, preferencialmente em suporte electrónico e de acordo com o
estabelecido em documento próprio para o efeito.
Devem constar do arquivo pelo menos os seguintes elementos:
- Registo a solicitar o envio do Caderno de Encargos para
parecer das outras Direcções (DJUCON, DFIN, DSTE, DSTIC, GI,
etc);
- CI’s a solicitar o parecer das outras Direcções sobre o
Processo a patentear a Concurso e a nomeação dos respectivos
elementos a integrar o Júri de Concurso;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
- CI’s de resposta das outras Direcções;
- CI ou CI’s a solicitar a aprovação do critério de adjudicação,
dos elementos que constituem o Júri, Estrutura Organizativa da
Gestão da Empreitada, nomeação do Director de Fiscalização e
respectiva Delegação de Poderes, do Processo Selado e da
Abertura do Concurso;
- Deliberação de aprovação do critério de adjudicação, dos
elementos que constituem o Júri, do Processo Selado e da
Abertura do Concurso;
- Todos os documentos associados ao Lançamento do Concurso, como
sejam, publicações de anúncios, cartas-convite, notificação de
cada elemento constituinte do Júri;
- Caso exista pedidos de esclarecimentos, toda a documentação
que conduziu à resposta dos mesmos;
- Relatórios de apreciações propostas, preliminares e finais, e
seu envio aos concorrentes;
- Documento com indicação da audiência previa;
- Deliberação de adjudicação;
- Minuta de Contrato;
- CI de resposta à Minuta de Contrato;
- Original do Contrato;
- Documentação referente à Caução, incluindo a sua
execução/libertação;
- Auto de Consignação devidamente assinado pelas partes;
- Cópias dos Autos de Medição;
- Propostas de Investimento de Trabalhos a Mais, a Menos e
Indemnizações;
- Deliberações de aprovação de Trabalhos a Mais, a Menos e
Indemnizações;
- Minutas de Contratos Adicionais, relativos aos Trabalhos a
Mais e a Menos aprovados;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
- CI de resposta às Minutas de Contratos Adicionais;
- Originais dos Contratos Adicionais e respectivos anexos;
- Cálculos de Revisão de Preços;
- Caso existam, toda a documentação relativa a Suspensões e
Prorrogações;
- Reclamações e/ou pedidos de indemnização/sobrecustos;
- Respostas às reclamações;
- Autos de Recepção Provisória;
- Registo do envio ao GI das Telas Finais;
- Conta Final;
- Deliberação de aprovação da Conta Final;
- Recepções Definitivas;
- Comunicações ou Relatórios cujo envio ao INCI seja
obrigatório.
A documentação de cariz ambiental, também deverá fazer parte do
Processo do Projecto de Investimento, nomeadamente:
- Listas de Fiscalização Ambiental;
- Relatórios de Acompanhamento Ambiental;
- Licenças/Autorizações das entidades contratadas para a gestão
dos resíduos directos;
- Guias de Acompanhamento de Resíduos;
- Inventários de Resíduos;
- Outra documentação/Registos ambientais considerados relevantes
para a Empreitada;
- Cópia do EIA e do RECAPE.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
198/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Deverá igualmente fazer parte do Processo do Projecto de
Investimento a documentação no âmbito da Coordenação de
Segurança, nomeadamente:
- Plano de Segurança e Saúde;
- Relatórios da Coordenação de Segurança;
- Comunicação Prévia de Abertura do Estaleiro e respectivas
actualizações;
- Compilação Técnica da Obra;
- Elementos utilizados na formação e sensibilização para as
questões SHST em obra;
- Outra documentação/Registos das actividades de Coordenação de
Segurança considerados relevantes para a Empreitada;
Tal como atrás referido, deve ser arquivada toda a documentação
referente à fase de Planeamento do Investimento (Ficha de
projecto, Estudos técnicos e de viabilidade económico-
financeira, Programa Base, Programa Preliminar, etc).
Os documentos a manter em arquivo serão os originais e devem
conter os diversos despachos da respectiva hierarquia em
consonância com a Delegação de Poderes em vigor.
Ao longo de todo o Projecto, cabe ao GP manter o arquivo de toda
a documentação atrás referida, devendo o processo ser
devidamente identificado e catalogado, para fácil acesso em caso
de necessidade. O modo de arquivo será definido em documento
próprio.
As Telas Finais e restante documentação técnica (Manuais de
Equipamentos, etc), bem como outros elementos integrantes da
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
199/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
compilação técnica da obra, depois de devidamente sancionadas,
serão mantidas em arquivo pelo GP, devendo ser enviada cópia ao
GI em formato digital.
8.5.2. Controlo de Execução de Grandes Fornecimentos
Após ter sido adjudicado o Projecto de Investimento, o GP
convoca o GI, a Fiscalização (se aplicável face à complexidade
do Projecto que se está a tratar) e o Adjudicatário com vista à
realização de uma reunião que terá como objectivo central a
coordenação dos trabalhos que possam interferir com a execução
do Projecto ou com a actividade do Aeroporto, bem como a análise
do Plano de Trabalhos de todo o Projecto de Execução. É também
acordada a data de início da execução.
A contagem do prazo previsto para efeitos de execução (início do
Fornecimento) pode ser considerada a partir da data da
notificação da Adjudicação ao Adjudicatário, ou a partir da data
da Assinatura do Contrato, devendo a regra aplicável estar
disposta no Caderno de Encargos.
Serão efectuadas reuniões de ponto de situação do andamento dos
Trabalhos, de acordo com o previsto no Plano de Comunicação.
Contudo, tanto o GP como o GI, podem, a qualquer momento e
sempre que o entenderem por conveniente, convocar outras
reuniões que entendam por necessárias para esclarecimento de
aspectos específicos.
Caso a execução do Fornecimento ocorra por um período de tempo
superior a um mês, mensalmente deve ser elaborado um Auto de
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
200/340
200/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Medição, em conjunto pelo Adjudicatário e pela Fiscalização, até
ao dia 28 de cada mês e assinado pelas duas partes. Em casos
excepcionais, se não for possível proceder à sua realização, o
Adjudicatário elabora o mesmo e remete-o à Fiscalização para
aprovação, até ao dia 28 de cada mês, devendo essa verificação
ser feita no local do Fornecimento, a não ser que razões
anómalas o impeçam. Os critérios de medição e descriminação dos
itens obedecerão ao disposto no Caderno de Encargos, devendo ser
medidos todos os itens previstos.
Após a assinatura do Auto de Medição pela Fiscalização, e pelo
Adjudicatário, cada uma das partes fica com uma cópia do
documento, sendo o mesmo enviado de imediato ao GP.
O tratamento administrativo e electrónico dos Autos de Medição
face às exigências do SAP/PS e do processo de validação de
facturas, encontra-se disposto no Manual de Imobilizado Corpóreo
“ Execução/Controlo de Empreitadas/Fornecimentos.
Durante a fase de Execução de Fornecimento, para todos aqueles,
cujo GP seja a DIA, esta deverá enviar ao GI, mensalmente, uma
nota com o número de horas trabalhadas em cada mês e o
respectivo custo apurado através do SAP (calculado com base nos
custos reais constantes das contas 61 a 65 dos respectivos
prestadores).
Mensalmente a DIA envia à DFIN a nota com a indicação do número
de horas dedicadas por cada um dos seus prestadores a cada linha
de investimento, bem como o total de horas trabalháveis nesse
mês (total de horas potenciais que os recursos de um prestador
poderão trabalhar num determinado mês). Estes custos deverão ser
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
201/340
201/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
imputados à estrutura de projecto criada em SAP, e ficarão numa
conta de Imobilizado em Curso.
Até ao encerramento das contas anuais, as imputações de custos
efectuadas ao longo do ano deverão ter o acordo e a assinatura
de ambos os interessados, GI e DIA, enquanto GP.
Aquando da conclusão da fase de Execução de Fornecimentos, a
DPCG procederá à imputação, em termos de Contabilidade de
Gestão, do desvio apurado entre o valor contratualizado e o
valor efectivo das prestações de serviço da DIA. Nas situações
em que este último valor seja superior ao primeiro, será
imputado à DIA um custo adicional e ao GI um proveito
equivalente. Caso contrário, sempre que os custos reais sejam
inferiores aos contratualizados, será imputado um proveito
adicional à DIA, correspondente à redução de custos conseguida,
por contrapartida de custos do GI. Estas imputações só serão
realizadas com consentimento prévio de ambas as partes (GI e
DIA).
Decorrente da execução/acompanhamento das actividades podem ser
desencadeadas as situações que a seguir se descrevem:
8.5.2.1. Aditamentos
A sua necessidade pode ser identificada pela Fiscalização ou
pelo GI ou, até mesmo, pelo Adjudicatário, cabendo a este a
elaboração de um Orçamento. Sempre que o GP concorde com a
necessidade de proceder aos Aditamentos em causa, solicita à
Fiscalização a sua análise, por forma a elaborar um parecer
sobre os trabalhos propostos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
O Orçamento apresentado pelo Adjudicatário será objecto de
negociação por parte da Fiscalização, caso esta não concorde com
os valores apresentados.
Após aprovação do Orçamento, a Fiscalização constitui o Processo
formado por:
Proposta de Investimento constante em anexo (numerada
sequencialmente para o Projecto em causa);
Orçamento;
Justificação da necessidade dos Trabalhos.
O GP analisa e valida os dados, remetendo o processo para o GI
que se pronuncia sobre a necessidade dos referidos Aditamentos e
remete para aprovação do CA, caso não tenha Delegação de Poderes
para os aprovar.
Em casos de emergência ou inadiável urgência, a Fiscalização
poderá, sob sua responsabilidade, mandar proceder à execução dos
itens previstos nos Aditamentos, constituindo de seguida o
Processo atrás referido, em que para além dos elementos
mencionados, deverá constar uma justificação da urgência. Esse
processo seguirá o fluxo descrito anteriormente, a fim de ser
homologado de acordo com a Delegação de Poderes em vigor pelo
CA, ou pelo GI se este tiver Poderes para tal, sendo
posteriormente seguidas as etapas normalmente estabelecidas para
os Aditamentos, e que em seguida se descrevem.
Após aprovação do Aditamento, é dado conhecimento (através de
Extracto de Acta, sempre que a aprovação seja feita pelo CA, ou
por CI quando é o GI a aprovar) ao GI, ao GP, à DJUCON e à DPCG.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
O sistema SAP/PS é actualizado pelo GP com os novos dados,
devendo ser assinalada entre outros, a data em que os
Aditamentos foram aprovados, na aplicação informática “Ampliação
de Cliente”.
A actualização do orçamento atribuído ao Projecto no SAP/PS,
deve ser realizada pela DPCG, excepto nos casos em que o
montante do Aditamento não ultrapasse o limite de autorização
que o GI possui no âmbito dos poderes que lhe foram delegados
pelo CA.
Nesse caso será responsabilidade do GI proceder a esta
actualização. Para os Aditamentos aprovados pelo CA, a
actualização do orçamento será responsabilidade da DPCG,
informando o GP e o GI de tal facto.
O GP informa o Adjudicatário da aprovação respeitante ao
Aditamento.
A DJUCON, após a recepção da Deliberação do CA (CI do GI, quando
este dispõe de Poderes para aprovação) deverá elaborar no prazo
de 5 dias úteis a respectiva Minuta do Contrato Adicional,
remetendo-a ao GP, que completa os dados dá as suas sugestões e
emite o seu parecer quanto ao seu conteúdo, no prazo de 3 dias
úteis. A DJUCON envia a última versão da Minuta ao
Adjudicatário, para que também este se possa pronunciar sobre a
mesma.
Após devolução das Minutas à DJUCON, cabe a este Órgão
diligenciar pela recolha das assinaturas, conforme Delegação de
Poderes em vigor, remetendo os originais ao Adjudicatário e ao
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
GP. O GP por sua vez envia uma cópia do referido Contrato
Adicional à Fiscalização e ao GI.
O GP arquiva o seu original no Processo de Concurso, que deve
conter todas as “Propostas de Investimento” referentes àquele
Projecto, sequencialmente numeradas (independentemente de terem
sido aprovadas).
O GP deverá actualizar o SAP/PS com estes novos dados,
nomeadamente proceder à alteração do Pedido de Compra, para que
possa carregar posteriormente os Autos de Medição de Trabalhos a
Mais, de acordo com o estabelecido aquando da implementação do
SAP/PS e com o disposto no Manual de Imobilizado Corpóreo
“Execução/Controlo de Empreitadas/Fornecimentos). Os itens do
Pedido de Compra correspondentes aos Aditamentos deverão ser
registados no elemento PEP “ADITAMENTOS” da estrutura de
projecto SAP/PS a que o Projecto de Investimento corresponde.
As actividades acima descritas ocorrem ao longo de todo o
processo de execução até à sua conclusão procedendo-se sempre da
forma atrás descrita.
8.5.2.2. Revisão de Preços
As Revisões de Preços constituem uma componente da Gestão
Financeira, tanto mais significativa, quanto maiores forem as
variações para mais ou para menos dos Custos de Mão-de-Obra, dos
Materiais e dos Equipamentos de Apoio, relativamente aos
correspondentes valores no mês anterior ao da data limite fixada
para entrega das propostas.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Neste âmbito a Revisão de Preços não é obrigatória, ao abrigo do
regime jurídico aplicável em matéria de Fornecimentos, mas
sempre que a ANA, S.A. o considere como relevante, o
procedimento para tratamento da mesma é similar ao descrito
anteriormente para as Empreitadas, devendo estar explícita no
Caderno de Encargos.
Quando houver lugar à Revisão de Preços, o GP emite parecer
sobre o cálculo efectuado e apresentado pelo Adjudicatário, face
ao estabelecido previamente no Caderno de Encargos e com base
nos cálculos por si efectuados informa o Adjudicatário da sua
concordância.
Caso concorde com a Revisão de Preços, o GP procede à
actualização dos dados em SAP/PS com todas informações que
considere relevantes, procedendo aos reajustamentos necessários.
Se não concordar informa o Adjudicatário da sua discordância.
As facturas referentes às Revisões de Preços dão entrada no CSP
que procede à sua digitalização em GDF, remetendo-as ao GP para
validação e aprovação.
Por cada Revisão de Preços deverá ser criado em SAP um novo
pedido de compra, registado no elemento PEP “REVISÃO DE PREÇOS”
ou “REVISÃO DE PREÇOS DE
ADITAMENTOS”, da estrutura de projecto SAP/PS a que o
investimento corresponde conforme definido no Manual do
Utilizador do SAP PS/IM.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8.5.2.3. Suspensões
Para as suspensões de fornecimentos deverão ser utilizados os
procedimentos previstos para as Empreitadas e estabelecidos em
8.5.1.5.3 do presente Manual.
8.5.2.4. Prorrogações
Para as prorrogações de fornecimentos deverão ser utilizados os
procedimentos previstos para as Empreitadas e estabelecidos em
8.5.1.5.4 do presente Manual.
8.5.2.5. Aplicação de Multas e Accionamento de Garantias
Para a aplicação de Multas e Accionamento de Garantias dever-se-
á ter em conta o regime, compatibilizando-o com os artº 329º e
403º do DL 18/2008.
8.5.2.6. Arquivos
Os documentos que constituem o procedimento são conservados, nos
termos do artigo 107º do Código dos Contratos Públicos e do
artigo 17º do DL nº 143-A/2008, de 25 de Julho, são conservados
juntamente com o software e tecnologias que permitam a sua
leitura até ao final do prazo estabelecido na lei para a sua
conservação (4 anos).
Toda a documentação referente ao Fornecimento, desde a sua fase
de Planeamento até à sua conclusão, deverá ficar arquivada no
respectivo Processo de preferência em formato electrónico e de
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
acordo com o previsto em documento próprio, na posse do GP,
devendo constar do mesmo os seguintes elementos:
- Registos solicitando o envio do Caderno de Encargos para
parecer das outras Direcções (DJUCON, DSTIC, DFIN, DSTE,
GI, etc);
- CI’s a solicitar o parecer das outras Direcções sobre o
Processo a patentear a Concurso e a nomeação dos
respectivos elementos a integrar o Júri do concurso;
- CI’s de resposta das outras Direcções;
- CI ou CI’s a solicitar a aprovação do Critério de
Adjudicação, dos elementos que constituem o Júri, do
Processo Selado e da Abertura do Concurso;
- Deliberação de aprovação do Critério de Adjudicação, dos
elementos que constituem o Júri, da estrutura organizativa
da gestão do processo e da autorização do Director de
Fiscalização e respectivos poderes (quando aplicável), do
Processo Selado e do Lançamento do Concurso;
- Todos os documentos associados ao Lançamento do Concurso,
como sejam, publicações de anúncios, cartas-convite,
notificação de cada elemento constituinte do Júri;
- Caso exista pedidos de esclarecimentos, toda a documentação
que conduziu à resposta dos mesmos;
- Relatórios de apreciação propostas, preliminares e finais,
e seu envio aos concorrentes;
- Documento com indicação da audiência previa;
- Deliberação de Adjudicação;
- Minuta de Contrato;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
- CI de resposta à Minuta de Contrato;
- Original do Contrato;
- Documentação referente à Caução, incluindo a sua
execução/libertação;
- Auto de Início de Trabalhos devidamente assinado pelas partes;
- Cópias dos Autos de Medição;
- Propostas de Investimento de Aditamentos e Indemnizações;
- Deliberações de aprovação de Aditamentos e Indemnizações;
- Minutas de Contratos Adicionais, relativos aos aditamentos
aprovados;
- CI de resposta às Minutas de Contratos Adicionais;
- Originais dos Contratos Adicionais e respectivos anexos;
- Cálculos de Revisões de Preços;
- Caso exista, toda a documentação relativa a Suspensões e
Prorrogações;
- Autos de Recepção Provisória;
- Conta Final;
- Deliberação de aprovação da Conta Final;
- Recepções Definitivas.
Deve ainda constar do arquivo toda a documentação referente à
fase de Planeamento do Investimento (Ficha de Projecto, Estudos
Técnicos e de Viabilidade Económico-Financeira, Programa Base,
Programa Preliminar, etc).
Para todos os processos que corram no âmbito da Legislação de
aplicação obrigatória à Empresa, terão que ser conservadas todas
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
as informações neles descriminadas durante os prazos definidos
na legislação. A restante documentação será retida durante pelo
menos 10 anos.
No caso da documentação relacionado com os processos de
contratação a ANA, S.A. deve conservar, pelo prazo de quatro
anos a contar da data de celebração do contrato, todos os
documentos relativos ao procedimento de formação que permitam
justificar todas as decisões tomadas e fornecer à Comissão
Europeia as informações que esta solicitar sobre o mesmo, nos
termos do artigo 107º do Código dos Contratos Públicos.
Ao longo de todo o Projecto, cabe ao GP manter o arquivo de toda
a documentação atrás referida, devendo o processo ser
devidamente identificado e catalogado, para fácil acesso em caso
de necessidade. O modo de arquivo será definido em documento
próprio.
As Telas Finais e restante documentação técnica (Manuais de
Equipamentos, etc) devidamente sancionadas, serão mantidas em
arquivo pelo GP, devendo ser enviada cópia ao GI em formato
digital.
8.5.3. Controlo dos Projectos de Investimento
De forma contínua, ao longo de todo o exercício económico da
Empresa, a DPCG procederá ao Controlo dos Projectos de
Investimento existentes.
Este processo de controlo assenta sobre dois vectores chave:
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
a realização de reuniões periódicas com os Controllers
locais no sentido de obter justificações para os desvios
face ao planeado, bem como, estimativas de realização
ajustadas ;
a supervisão permanente dos dados do Sistema SAP/PS e
SAP/IM, por forma a garantir que os procedimentos relativos
à gestão de investimento são efectivamente praticados.
Mensalmente, a DPCG envia ao CA, um ponto de situação quanto ao
nível de execução do Plano de Investimentos, por Direcção. Esta
informação encontra-se integrada nos Indicadores Mensais de
Gestão.
Semestralmente, decorrente, dos inputs recolhidos dos
Controllers Locais e do GP, a DPCG procederá à emissão de um
relatório extraído do Sistema por UN/US/CC do Controlo dos
Investimentos de acordo com o Modelo “ Relatório de Controlo de
Projecto de Investimento” constante em anexo no presente Manual,
dando conta do ponto de situação de cada projecto do Plano de
Investimento, numa óptica consolidada visando explanar o
apuramento dos desvios quer temporais quer financeiros, bem como
obter junto dos principais intervenientes, designadamente GI e
GP uma justificação para as suas causas após o que a DPCG o
remete ao CA para conhecimento e tomada de medidas que entenda
por conveniente.
O Sistema SAP/PS permite retirar a seguinte informação:
- Código de Projecto;
- Designação do Projecto;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
- Gestor de Projecto;
- Gestor de Investimento;
- Código da Empreitada;
- Descrição da Empreitada;
- Data Consignação;
- Prazo de Execução;
- Data Prevista de Conclusão;
- Data Fim Efectiva;
- Nº de Dias Prorrogação;
- Nº de Dias de Suspensão;
- Valor Orçamentado (Inicial);
- Valor Adjudicado;
- Valor Total Adjudicado à Data;
- Valor Total Facturado à Data;
- Valor de Trabalhos a Mais e a Menos em Aprovação;
- Valor Trabalhos a Mais e a Menos Aprovados;
- % de Execução Financeira;
- Status do Projecto.
8.5.4. Fluxogramas Empreitadas e Grandes Fornecimentos
Neste Ponto incluem-se os fluxogramas que ilustram o atrás
disposto.
Contratação e Adjudicação de Empreitadas e Grandes Fornecimentos
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
213/340
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Manual Nome do Manual
Execução/Acompanhamento de um Projecto de Investimento
O GP ao longo de toda a fase de execução e acompanhamento deverá
diligenciar por manter actualizada a documentação referente à
compilação técnica de acordo com o previsto no presente Manual no
ponto 8.6.1.2.4 Compilação Técnica.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
Aprovação do Plano de Trabalhos
Elaboração/Validação dos Autos de Medição
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Imputação Custos Internos aos Clientes para as Empreitadas e
Grandes Fornecimentos cujo GP seja a DIA
Trabalhos a Mais e a Menos por Erros e Omissões e Aditamentos
ANA, SA
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Manual Nome do Manual
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Revisão de Preços
Suspensões
Pedido de
Suspensão
GI
GP*
Pedido de
Suspensão
Pedido
Suspensão
Adjud.
Avaliar eventuais
indemnizações
que o
Adjudicatário
possa pedir
GP*
Análise e
envio Parecer
ao GI
GP
Envia Parecer
ao CA
GI
Aprovação e
Deliberação
CA
Assinatura do
Auto de
Suspensão
Adj.+Fisc.
Actualização
em SAP/PS
GP
Aprovação do
Reinício dos
Trabalhos
CA
Assinatura do
Auto de Reinício
dos Trabalhos
Adj.+Fisc
Envio ao Vogal GI para
aprovação imediata em
caso de urgência (pode
ser feito via telefone)
* Através da Fiscalização
* Através da Fiscalização
Pedido de
Reinício de
Trabalhos
GP
Envio Parecer
ao CA
GI
Avaliação do
Pedido
GP*
* Através da Fiscalização
Nota: É necessário o SAP/PS ser alimentado em tempo útil assegurando deste modo o bom controlo dos Projectos de Investimentos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Prorrogações
Multas
Análise e
Preparação de
processo
GP*
Análise e envio
Processo ao GI
GP
Envio de
Parecer ao CA
GI
Aprovação e
Deliberação
CA
Actualização de
dados em SAP/PS
Pedido de Prorrogação de
prazos acompanhado de
Plano Trabalhos e
cronograma financeiro
actualizados
Adjud.
GP
Informação às
entidades
intervenientes (Fisc.,
Adjudicat.)
GP
* Através da Fiscalização
Nota: É necessário o SAP/PS ser alimentado em tempo útil assegurando deste modo o bom controlo dos Projectos de Investimentos.
Proposta para
Aplicação de
Multas
Validação da
proposta e envio a
GI
GPGP*
* Através da Fiscalização
Emite parecer e
remete para CAAprovação
GI CA
Elaboração do
Auto e envio de
cópia ao
Adjudicatário
GP efectua
diligências
administrativas,
pedindo apoio à
DJUCON, quando
necessário
GPGP*
* Através da Fiscalização
Recebe a Multa
DFIN
Nota: É necessário o SAP/PS ser alimentado em tempo útil assegurando deste modo o bom controlo dos Projectos de Investimentos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Reclamações do Adjudicatário
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8.5.5. Outros Fornecimentos
Para os restantes fornecimentos deverão as Direcções
Beneficiárias proceder a um controlo rigoroso entre as despesas
realizadas e as previstas. Naquilo que lhes diz respeito deverão
o CSP, enquanto Gestor Central das Aquisições e a DPCG enquanto
responsável pelo controlo do Plano Operacional alertar naquilo
que lhes diz respeito para os desvios que surgirem.
8.5.6. Prestações de Serviços
Sempre que ocorra uma adjudicação de um serviço a uma entidade
sem residência fiscal em Portugal, deverá ser de imediato
informada a DFIN, através do envio do respectivo contrato. Esta
situação permite que seja efectuado o adequado enquadramento
fiscal das transacções e solicitados os formulários de
eliminação da dupla tributação económica sem prejudicar o
cumprimento dos prazos de vencimento das facturas e sem efectuar
retenções na fonte ao fornecedor.
8.5.6.1. Gestão de Contratos de Serviços
No seguimento da celebração de contratos de prestação de
serviços, deve ser assegurada a gestão global e integrada dos
mesmos nas suas diversas vertentes.
O presente ponto tem como principal objectivo definir os moldes
em que é realizada a Gestão dos Contratos celebrados, permitindo
definir claramente as responsabilidades e funções de cada um dos
intervenientes na gestão dos mesmos, de forma a garantir a
ANA, SA
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
consecução dos objectivos definidos na documentação contratual e
aquisitiva.
ANA, SA
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8.5.6.1.1. Linhas de Orientação para a Gestão dos
Contratos
A gestão dos contratos para as diversas famílias de prestações
de serviços assenta num conjunto de sub-processos
individualizados que servirão de base à actividade de gestão dos
contratos:
A Gestão de Contratos baseia-se na existência de 2 entidades
fundamentais para a sua aplicabilidade:
Gestor Central do Contrato – que tem a seu cargo a
centralização da informação, o controlo global da prestação,
bem como a responsabilidade supra local no relacionamento
entre a ANA e a empresa prestadora do serviço;
Gestor Local do Contrato – que desenvolve todas as acções
necessárias à gestão e controlo operacionais do contrato.
E num conjunto de linhas de acção para o respectivo processo:
Realização de avaliações permanentes e objectivas, sobre a
supervisão do Gestor Local do Contrato, a quem cabe a
responsabilidade de transmitir os respectivos resultados;
Realização de avaliações pontuais, complementadas por
reclamações comprovadas de clientes e/ou por comunicações dos
colaboradores da ANA.
8.5.6.1.2. Gestor Central do Contrato
Gestão do contrato
Controlo
dos
Serviços
Prestados
Validação
da Factura
Solicitação
de Serviços
Extra-
-Contratuais
Alterações
ao Âmbito
do Contrato
Negociação
dos Termos
Contratuais
Análise
da
Informação
da Actividade
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
O Gestor Central do Contrato é um colaborador do CSP da ANA, com
conhecimento detalhado da situação contratual a quem compete:
Centralizar e analisar a informação proveniente dos
Gestores Locais, necessária à avaliação da prestação dos
serviços: determinação da qualidade do serviço prestado com
base em avaliações do nível do serviço prestado,
reclamações comprovadas de clientes e/ou comunicações de
colaboradores da ANA;
Confirmar a disponibilidade a pagamento das facturas
respeitantes à prestação do serviço;
Processar os pedidos de serviços extracontratuais
efectuados pelos Gestores Locais;
Analisar e gerir eventuais alterações ao âmbito do
contrato, decorrentes de necessidades identificadas pelos
Gestores Locais;
Elaborar proposta de prorrogação/rescisão do contrato
celebrado.
Para além destas responsabilidades compete ainda aos Gestores
Centrais de Contratos:
Preparar e acompanhar os procedimentos concursais para
F.S.E.'s de elevada complexidade e/ou inseridos em
projectos economicamente relevantes;
Gerir, do ponto de vista negocial e administrativo, os
processos contratuais atribuídos, assegurando o respectivo
controlo global e o relacionamento institucional entre a
ANA e o prestador do serviço;
Assegurar elevados níveis de satisfação do cliente interno;
Zelar pela manutenção e actualização de toda a informação
necessária para a gestão e contabilização dos contratos sob
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
sua responsabilidade no sistema de informação da Empresa e
de acordo com os procedimentos definidos no presente
Manual;
Assegurar o cumprimento da legislação em vigor.
Pelo que o Gestor Central do Contrato deverá:
Promover a contratualização correspondente às necessidades
manifestadas pelos clientes internos;
Processualizar as adjudicações de serviços
extracontratuais;
Centralizar e analisar a informação proveniente dos
Gestores Locais (Operacionais), necessária à avaliação
global das prestações de serviços;
Analisar as propostas relativas à prorrogação/rescisão dos
contratos celebrados;
Elaborar propostas estratégicas respeitantes à contratação
de serviços.
8.5.6.1.3. Gestor Local do Contrato
O Gestor Local do Contrato é um colaborador da ANA, do centro de
responsabilidade correspondente à prestação em causa
(beneficiário / utilizador), a quem compete:
Garantir a execução de avaliações ao objecto da prestação
dos serviços, comunicando, sempre que necessário, os
respectivos resultados ao Prestador e ao Gestor Central;
Reunir e analisar toda a informação necessária à avaliação
da prestação dos serviços contratados, disponibilizando-a
ao Gestor Central;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Comunicar ao Gestor Central todas as situações que
considere relevantes para a gestão do contrato, incluindo
reclamações comprovadas de clientes e/ou relatórios de
colaboradores da ANA;
Apurar os resultados das avaliações aos serviços prestados
e calcular eventuais penalidades a aplicar em caso de
incumprimento;
Identificar e solicitar ao Gestor Central eventuais
necessidades de realização de serviços extracontratuais
e/ou alterações ao âmbito do contrato;
Validar e submeter as facturas a aprovação, considerando
eventuais penalidades a aplicar;
Promover a eventual aplicação das penalidades calculadas,
após obtenção de prévio parecer do Gestor Central.
8.5.6.1.4. Actividades
Cada uma das actividades do processo de gestão dos contratos
para a prestação dos serviços contratados é iniciada por um
documento, uma informação ou pela obrigatoriedade de realização
de uma tarefa periódica, o que originará um ou vários resultados
específicos dessa actividade, concorrendo assim, no seu
conjunto, para um mesmo objectivo comum: a gestão do contrato
nas suas várias vertentes.
A gestão do contrato é sustentada por ferramentas de natureza
informática e/ou documental, que apoiam, tanto a realização de
avaliações, como a compilação e tratamento da informação nas
várias etapas do processo.
8.5.6.1.5. Controlo dos Serviços Prestados
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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226/340
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Manual Nome do Manual
O Controlo dos Serviços Prestados assenta na recolha de
informação de diversas fontes, de modo a permitir uma avaliação
objectiva do nível do serviço prestado. As informações sobre a
qualidade do serviço prestado poderão ser provenientes de:
Avaliações;
Reclamações comprovadas de clientes;
Comunicação de situações anómalas através de colaboradores
da ANA.
1 Realização das Avaliações – O Gestor Local realiza
periodicamente as avaliações aos serviços que considera
relevantes, para que se possa avaliar a sua qualidade.
As avaliações deverão ser realizadas com o auxílio das fichas
de avaliação, disponíveis através de ficheiros desenvolvidos
para o efeito.
M01.01 Controlo dos Serviços Prestados
Ge
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Ge
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Realização das
AvaliaçõesFIM
Apuramento da
Qualidade do
Serviço
1 2
Reclamações
Comprovadas de
Clientes
Relatórios de
Colaboradores
ANA
Relatórios de
Qualidade do
ServiçoANA, S
A
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
227/340
227/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
O Gestor Local contactará com o Prestador de Serviço, caso
sejam identificadas não conformidades no decorrer de uma
avaliação, ou caso entenda necessário. O Prestador deverá
assinar a folha de avaliações.
É da responsabilidade do Gestor Local o registo de todas as
irregularidades detectadas mensalmente. Caso não tenham sido
detectadas quaisquer irregularidades, assinala esse facto nos
ficheiros desenvolvidos para o efeito.
Para além dos resultados das avaliações, poderão existir
reclamações comprovadas de clientes e/ou comunicações de
colaboradores da ANA que serão tidas em consideração para a
totalidade de irregularidades identificadas, sendo-lhes
atribuído um nível de gravidade.
2 Apuramento da Qualidade do Serviço – O Gestor Local efectua
o cálculo do valor global da qualidade do serviço, após a
realização das avaliações
A avaliação quantitativa da qualidade do serviço é a que
resultar do somatório dos pontos atribuídos a cada
irregularidade, de acordo com o respectivo Nível de Gravidade,
em cada avaliação.
O Gestor Local deverá manter actualizado o Gestor Central, no
que diz respeito à qualidade do serviço prestado,
disponibilizando relatórios para o efeito.
Os resultados mensais apenas deverão ser avaliados depois de
todas as avaliações mensais, que tenham sido determinadas,
terem sido realizadas.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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228/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8.5.6.1.6. Validação da Factura
A validação do valor mensal a pagar pela prestação de serviço,
de acordo com os resultados do Nível de Serviço prestado ao
longo do mês, calculando eventuais penalidades a aplicar,
processa-se conforme fluxograma seguinte.
1 Cálculo de Penalidades - Na determinação da qualidade do
serviço as penalidades são determinadas pelo Gestor Local em
função das ocorrências e do Nível de Gravidade das
irregularidades detectadas, sendo aplicadas as penalidades
estabelecidas sobre o valor mensal do contrato.
2 Validação da Factura – O Gestor Local efectua a conferência da
factura respeitante à prestação de serviços e sujeita-a à
aprovação do Gestor Central.
M01.02 Validação da Factura
Ge
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Ges
tor
Cen
tral
Validação Final da
Factura
Pre
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resta
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Ges
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Lo
cal
Cálculo de
Penalidades
Nota de Débito
Validação da
Factura
FIM
2
3
1M01.01
Controlo dos
Serviços
Prestados
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Caso existam penalidades a aplicar, o Gestor Local deverá
alertar a CSP/CONTA, através do GDF aquando da validação da
factura respeitante ao mês seguinte ao da penalidade, para que,
ao pagamento a efectuar, seja deduzido o valor da penalidade
aplicável. Deverá também o Gestor Local, solicitar ao prestador
a emissão de uma nota de débito nesse mesmo valor.
3Validação Final da Factura – A validação final da factura, por
parte Gestor Central será efectuada, após ter sido autorizado o
respectivo pagamento pelo centro de responsabilidade
correspondente, com base na informação dos Gestores Locais.
8.5.6.1.7. Análise da Informação da Actividade
Deverá ser efectuada uma análise de forma agregada da evolução
da prestação de serviço, potenciando a identificação de
eventuais necessidades de alteração à mesma.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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230/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
1Análise da Informação – Ao Gestor Local compete a realização
de diferentes análises qualitativas. Desta forma deverão
proceder à análise da informação, com recurso às avaliações ao
serviço prestado efectuadas até então, com a finalidade de
aferir o nível e a qualidade dos serviços prestados. Deverão
também analisar os valores facturados (serviços
extracontratuais), ao longo da prestação do serviço.
2Avaliação da Situação – Com base nas análises efectuadas o
Gestor Local procede à avaliação da necessidade de alterar o
previsto no contrato ou não.
3Análise Global – O Gestor Central efectua por fim uma análise
global da prestação de serviço através das informações obtidas
dos Gestores Locais e elabora um relatório da evolução do
serviço prestado, sendo esse relatório comunicado internamente e
disponibilizado ao Prestador.
M01.03 Análise da Informação da Actividade
Ge
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FIM
Análise da
Informação
Avaliação da
Situação
1 2
Análise Global
3
Relatório da
Análise Global
Alterações ao
Serviço?
Não
Sim
M01.05
Alterações ao
Âmbito do
Contrato
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
8.5.6.1.8. Solicitação de Serviços Extracontratuais
As solicitações ao Prestador de Serviços de trabalhos
Extracontratuais resultantes de necessidades pontuais da ANA,
SA. seguem o fluxo abaixo:
1Identificação da Necessidade – A identificação por parte dos
responsáveis locais na pessoa do Gestor Local, de uma
necessidade pontual para a realização de um serviço
extracontratual dará origem a uma solicitação de serviço ao
Gestor Central.
2Solicitação do Serviço – Na solicitação ao Gestor Central, da
necessidade de realização do serviço extracontratual deverá o
Gestor Local indicar o tipo de serviço a realizar, no âmbito da
prestação do serviço.
M01.04 Gestão dos Serviços Extracontratuais
Ge
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Elaboração do
Pedido de CompraFIM
Envio do Pedido
de Compra
5
Identificação da
Necessidade
1
Solicitação do
Serviço
2
4
Pedido de
OrçamentoConcorda?
Não
Sim
3
Sim
OrçamentoPedido de
Orçamento
Aprova
Orçamento?Não
Pedido de Compra
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
3Pedido de Orçamento – Com base na solicitação, o Gestor
Central elabora um pedido de orçamento, que contempla a
realização do serviço extracontratual.
4Elaboração do Pedido de Compra – Após concordância do
orçamento recebido elaboração do pedido de compra, por parte do
Gestor Central, correspondente ao pedido efectuado pelo Gestor
Local.
5Envio do Pedido de Compra – O Gestor Central envia o pedido de
compra ao Prestador de Serviço, com a indicação clara dos
serviços a realizar, do local e da data para a intervenção.
8.5.6.1.9. Alterações ao Âmbito do Contrato
Sempre que se verifica a necessidade de alargamento ou redução
ao âmbito do contrato, sem que daí advenham quaisquer outros
custos para ANA, que não os directamente resultantes das
alterações efectuadas os procedimentos a seguir são.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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233/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
1Identificação de Necessidade – A identificação, da necessidade
de alargar ou reduzir o âmbito do contrato é efectuada pelo
Gestor Local.
2Pedido de Orçamento – O Gestor Central procede à elaboração de
uma estimativa, que contemple as alterações de âmbito
pretendidas, de acordo com os indicadores do contrato. O ajuste
de preço será calculado com base nos preços constantes na
proposta. Envia para o Prestador a proposta de alteração do
âmbito do contrato.
3Elaboração de Orçamento – O Prestador procede à elaboração de
um orçamento, para as alterações ao âmbito pretendidas.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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234/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
4Adjudicação e Alteração de Contrato - Depois de aceites as
condições de alteração do âmbito do contrato pelos diversos
intervenientes o Gestor Central procede à formalização das
alterações do contrato e envia o documento de formalização das
alterações ao âmbito do contrato, ao Prestador, ao Gestor Local
e ao CSP.
Nos casos em que se verifique necessário será também enviada a
informação para a DJUCON.
Devem ser tidas em conta as disposições previstas no Código de
Contratação Publica (D.L. 18/2008) a este respeito, com
particular ênfase no que respeita à duração dos contratos.
8.5.6.1.10. Negociação dos Termos Contratuais
A revisão termos contratuais, em conjunto com o Prestador do
Serviço, tendo em consideração a experiência passada e acumulada
e os procedimentos a seguir obedecem ao fluxograma a seguir
apresentado:
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
235/340
235/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
1Avaliação do Desempenho Global – O Gestor Central consulta as
avaliações mensais realizadas ao longo da prestação de serviços
procede também à análise de outra informação qualitativa
compilada ao longo do contrato como sejam:
Reclamações comprovadas de clientes e/ou relatórios de
colaboradores da ANA;
Aferição da opinião dos vários Gestores Locais sobre a
qualidade do serviço prestado.
2Revisão de Preços – O Gestor Central analisa a proposta
elaborada pelo Prestador, para a revisão de preço do contrato.
Caso a ANA, após realizada a avaliação anual, considere não
satisfatória a prestação de serviços, não ocorrerá qualquer
revisão de preços.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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236/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
A ANA reserva o direito, caso a nova revisão de preços não lhe
seja conveniente, de a qualquer altura rescindir o contrato que
mantém com o Prestador.
3Introdução de Alterações – A introdução de alterações ao
contrato, quer através da revisão de preço, quer através de
possíveis alterações que decorram da análise efectuada (exemplo:
alteração de SLA's) será da responsabilidade do Gestor Central
que após desencadear todos os formalismos necessários envio
cópia do novo contrato ao Prestador e à DFIN.
Nos casos em que se verifique necessário será também enviada a
informação para a DJUCON.
4Rescisão do Contrato – A proposta de rescisão do contrato será
efectuada pelo Gestor Central, no caso de deficiência ou falta
de qualidade na prestação de serviços,
ficando a decisão final a cargo do Conselho de Administração da
ANA, S.A., ou de quem detenha delegação de poderes para o
efeito.
5Proposta de Revisão – A proposta do Prestador de revisão de
preços ao Gestor Central deverá ter, tendo como limite a
aplicação do Índice de Preços no Consumidor, sem habitação,
registado nos 12 meses anteriores, publicado pelo Instituto
Nacional de Estatística.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
238/340
238/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8.5.6.2. Modo de gestão do contrato e relação com a ANA
por parte do Prestador
8.5.6.2.1. Avaliações
Com os procedimentos a seguir descritos pretende-se fornecer aos
intervenientes no processo de avaliações, um guião capaz de
sistematizar as tarefas e procedimentos que devem ser
efectuados, por forma a ser possível maximizar a eficiência e
equidade do processo.
É de realçar ainda, que este guião define linhas de orientação e
procedimentos normalizados, o que não inviabiliza
acções/actividades adicionais que possam contribuir para um
melhor desenrolar do processo.
8.5.6.2.2. Intervenientes
Gestor Local ou seu representante;
Prestador (quando aplicável).
8.5.6.2.3. Avaliação da Qualidade do Serviço
A avaliação da qualidade do serviço será efectuada pela ANA, SA
tendo em conta os parâmetros contratualmente definidos.
A avaliação quantitativa do nível do serviço prestado é a que
resultar de formulário especificamente estabelecido para cada
tipologia de serviços em causa e deverá ter por base parâmetros
objectivos e mensuráveis.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8.5.6.2.4. Preenchimento das Fichas de Avaliação
Durante o processo de avaliação deverão ser preenchidas fichas
apropriadas ao efeito.
8.5.6.2.5. Recomendações Adicionais
O avaliador deverá sempre fazer prevalecer o “bom senso” no que
respeita à exequibilidade dos serviços, bem como na relação com
os restantes intervenientes do processo, por forma a definir uma
avaliação justa para ambas as partes.
8.5.6.2.6. Excepção à Função do Gestor Central
No caso de, excepcionalmente, o processo de contratação ter
decorrido sob a responsabilidade do próprio Órgão Beneficiário,
o processo segue as regras atrás definidas, com as devidas
adaptações, devendo as responsabilidades aí atribuídas ao CSP e
ao Órgão Beneficiário ser assumidas pelas entidades que dentro
deste detenham funções e responsabilidades para o efeito. Nestes
casos, cabe aos Órgãos Beneficiários informar o CSP
relativamente à avaliação da conformidade do serviço prestado
pelos Prestadores de Serviços, nos termos definidos pelo CSP e
que lhes forem comunicados.
8.5.6.2.7. Manutenção da Informação de Gestão de
Contratos no Sistema de Informação
Todos os envolvidos no processo Gestor Central e Local, deverão
garantir, a todo o tempo a correcta utilização do sistema de
informação da Empresa de forma a que:
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
A todas as prestações de serviços corresponda um pedido de
compra no sistema de informação da Empresa;
Todos os contratos de prestação de índole continuada se
encontram registados na plataforma de gestão de contratos
da Empresa;
Seja disponibilizada, de forma atempada, toda a informação
necessária para a contabilização dos contratos no sistema
de informação de acordo com os procedimentos definidos;
Se garanta a actualidade e coerência a todo o momento da
informação de contratação e aquisição de bens e serviços,
em todas as plataformas de informação da Empresa envolvidas
neste processo.
8.6. RECEPÇÃO
8.6.1. Empreitadas de Obras e Grandes Fornecimentos
Os Procedimentos definidos no presente ponto são de aplicação
obrigatória a todos os Projectos de Grandes Investimento, à
excepção do previsto para a Vistoria Prévia, que poderá ser
dispensada para Projectos de Investimento de valor inferior a
€500 000.
8.6.1.1. Vistoria Prévia
Antes de se proceder à Vistoria de Recepção será efectuada pelo
menos uma Vistoria Prévia, devendo realizar-se as que se revelem
necessárias. O GP convoca o GI, a fim de que este nomeie um
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
representante para a execução da Vistoria Prévia que deverá ser
próxima da Recepção Provisória. Nessa Vistoria serão
estabelecidos os requisitos mínimos, por forma a habilitar a
Fiscalização a realizar posteriormente a Vistoria de Recepção
com o Adjudicatário, para efeitos de assinatura do Auto de
Recepção Provisória.
Desta Vistoria terá de resultar um documento escrito, assinado
por ambas as partes, nomeadamente GI e Fiscalização. Antes desta
Vistoria Prévia, com a antecedência mínima de 5 dias úteis,
deverão ser facultados ao representante do GI ou a ele próprio,
os elementos respeitantes à Empreitada em questão, nomeadamente
uma versão preliminar das Telas Finais e demais Documentação
Técnica dos equipamentos instalados.
8.6.1.2. Auto de Recepção Provisória
Neste ponto encontram-se descritas as actividades conducentes à
realização da Recepção Provisória, incluindo a celebração do
Auto de Recepção Provisória.
8.6.1.2.1 Vistoria de Recepção
A Vistoria de Recepção pode ser solicitada pelo GP (através da
Fiscalização) ou pelo Adjudicatário, tal como se encontra abaixo
descrito:
a) Caso seja o GP, este convoca, por escrito, o Adjudicatário,
com pelo menos 5 (cinco) dias de antecedência, para ser
efectuada a Vistoria de Recepção e ser posteriormente assinado
o Auto de Recepção Provisória (de acordo com o Modelo
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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243/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
constante em anexo no presente Manual), dando disso
conhecimento ao GI. A Vistoria de Recepção apenas deverá ser
marcada após entrega à Fiscalização, por parte do
Adjudicatário, das respectivas Telas Finais (3 colecções) e
demais Documentação Técnica (Manuais de Equipamentos sempre
que aplicável), bem como outros elementos integrantes da
Compilação Técnica da Obra, excepto em casos devidamente
fundamentados e com acordo do GI.
b) Caso seja o Adjudicatário a solicitar a Vistoria de
Recepção, esta terá que ser feita no prazo máximo definido no
D.L. 18/2008. Em caso de força maior ou se a extensão ou
natureza da obra não permitirem que este prazo seja
respeitado, o Adjudicatário terá que ser notificado da data em
que a Vistoria de Recepção será efectuada e dos motivos pelos
quais o prazo é estendido. Antes da realização da Recepção,
deverão ser entregues à Fiscalização, por parte do
Adjudicatário, as respectivas Telas Finais (3 colecções) e
demais Documentação Técnica, bem como outros elementos
integrantes da Compilação Técnica da Obra, excepto nos casos
devidamente fundamentados e com acordo do GI.
Aquando da Vistoria de Recepção deve o Adjudicatário proceder à
entrega da documentação final devidamente corrigida (Telas
Finais e demais documentação técnica) que deverá ser validada
pela Fiscalização.
A Vistoria de Recepção é efectuada pela Comissão de Recepção,
constituída pela Fiscalização, pelo GI e pelo Adjudicatário, na
data fixada. Caso o Adjudicatário não compareça na referida
data, nem justifique a falta, realizar-se-á essa Vistoria com a
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
presença de 2 testemunhas, e elabora-se o Auto que também é
assinado por aquelas duas testemunhas, notificando-se de
imediato o Adjudicatário do conteúdo deste.
Pode a Comissão de Recepção fazer a recepção da parte dos
trabalhos que estiver em condições de ser recebida, devendo,
nesse caso, ser lavrado um Auto de Recepção Provisória Parcial.
Este método é aconselhado quando, por urgência imperativa do GI,
seja necessário colocar em funcionamento parte da obra já
efectuada. Com a assinatura deste Auto, inicia-se a contagem do
prazo de garantia fixado no contrato, para a parte dos trabalhos
aceite.
Verificando-se pela Vistoria de Recepção realizada que a obra
está em condições de ser recebida, será assinado o Auto de
Recepção pelas partes, Fiscalização, GI, GP e Adjudicatário. Uma
vez assinado o Auto, inicia-se a contagem do prazo de garantia
fixado no contrato para os trabalhos recebidos e o GI assume a
responsabilidade total pela Empreitada/Fornecimento.
Por outro lado, se durante a Vistoria de Recepção forem
detectadas Não Conformidades deve ser elaborada pela Comissão de
Recepção uma lista de Não Conformidades que ficará anexa ao Auto
de Vistoria, podendo a obra ser recepcionada em parte. Os
trâmites para tratamento destas ocorrências encontram-se
descritos no Ponto “8.6.1.2.2. “Deficiências”.
Assinado o Auto de Recepção Provisória, compete ao GP, no prazo
máximo de 3 (três) dias, remeter cópia do mesmo ao GI e à DFIN,
para efeitos de Corporização do Bem.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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245/340
(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Se o Adjudicatário entender deduzir Reclamação contra qualquer
facto ou circunstância constante do Auto, poderá fazê-lo no
próprio Auto ou apresentá-la por escrito nos 8 dias
subsequentes, sendo o tratamento das Reclamações feito de acordo
com o definido no ponto 8.5.1.5.6 “Reclamações do
Adjudicatário”.
A notificação ao Adjudicatário tem de ser feita no prazo máximo
definido no DL 18/2008, excepto se, tornando-se indispensável a
realização de quaisquer ensaios, carecer de maior prazo para
decidir, cabendo então ao GP comunicar tal facto ao
Adjudicatário, fixando desde logo o período de que necessita, o
qual não deverá ser superior ao requerido para a realização e
apreciação de tais ensaios.
Quando o Adjudicatário não Reclame ou seja indeferida a sua
Reclamação, e não faça as modificações e reparações definidas,
nos prazos marcados, cabe ao GP diligenciar pela sua execução
junto do Adjudicatário, sendo para tal accionadas as Garantias
previstas no Contrato.
Após ter sido celebrado o Auto de Recepção Provisória o GP, em
SAP/PS, procede ao encerramento técnico dos PEP’s que constituem
o Projecto de Investimento, podendo este encerramento ser total
ou parcial.
8.6.1.2.2 Deficiências
Se por virtude das deficiências encontradas, a obra não estiver,
no todo ou em parte, em condições de ser recebida, a Comissão de
Recepção deverá elaborar a respectiva Lista de Não Conformidades
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
e integrá-la no Auto de Vistoria de Recepção, exarando ainda
neste a Declaração de Não Recepção do todo ou parte e notifica o
Adjudicatário para, em prazo razoável logo designado, proceder
às modificações ou reparações necessárias. Dessa lista e sobre a
realização de nova vistoria será também notificado o GI.
Se os Ensaios e Avaliações de qualidade dos materiais e/ou
equipamentos, realizados na Vistoria de Recepção levarem à Não
Recepção, deve salvaguardar-se a não utilização desses materiais
e/ou equipamentos até à realização de nova Vistoria com a
presença de todas as partes envolvidas (Fiscalização, GI e
Adjudicatário). Quando nesta seja verificada a correcção de
todas as anomalias detectadas, será assinado o respectivo Auto
de Recepção Provisória e entregue toda a documentação relevante,
isto é, as Telas Finais definitivas e os respectivos Contratos e
Manuais de Funcionamento e de Manutenção das diferentes
Instalações e/ou Equipamentos em causa.
Sendo detectadas anomalias na Vistoria que impeçam a recepção da
obra de acordo com o disposto no D.L. 18/2008, contra o conteúdo
do Auto, pode o Adjudicatário reclamar no próprio Auto no prazo
definido no anterior Diploma, sendo as reclamações tratadas de
acordo com o previsto no ponto 8.5.1.5.6 “Reclamações do
Adjudicatário”.
8.6.1.2.3 Telas Finais
A entrega das Telas Finais definitivas, após a Recepção
Provisória, é feita em suporte de papel e digital. O original
das Telas Finais é arquivado pelo GP, sendo entregue cópia ao
GI. A não entrega das Telas Finais condicionará os pagamentos
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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Manual Nome do Manual
ainda por efectuar até à sua entrega. Em caso de não entrega
será accionada a Caução/Garantia de acordo com o previsto
contratualmente. Nesse caso, deverá o GP diligenciar pela sua
elaboração contratando para tal uma entidade externa.
Caso existam equipamentos incorporados na Empreitada, aplica-se
à entrega da respectiva Documentação Técnica, o disposto para as
Telas Finais. Por Documentação Técnica dos Equipamentos
instalados entende-se todas as Especificações Técnicas e
Específicas do Equipamento em causa, quer da sua construção,
quer da sua montagem, bem como as convenientes acções de
manutenção de que carece para o bom funcionamento, atentas as
condições da sua instalação e não catálogos comerciais desse
equipamento ou fotocópia destes.
No acto de assinatura da Recepção Provisória deverá também ser
garantida a respectiva formação do pessoal que irá operar com os
equipamentos, caso se revele necessário face à complexidade do
Projecto, desde que previsto no Caderno de Encargos.
8.6.1.2.4 Compilação Técnica
A Compilação Técnica (CT) da obra é um instrumento muito
importante a ter em conta nas fases posteriores à conclusão da
execução de uma edificação, que permite que fique disponível um
registo de informações de apoio à utilização e a intervenções
futuras na edificação, de modo a preservar a segurança e saúde
de quem vier a executar os trabalhos.
A elaboração da Compilação Técnica tem por base informações e
acções de diversos intervenientes no processo de construção.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Dada a finalidade inerente à apresentação deste documento, a sua
elaboração adequada acompanha a dinâmica própria do processo de
construção, desde a fase de concepção do projecto até à fase de
conclusão da obra.
Cabe ao GP elaborar ou mandar elaborar a Compilação Técnica.
A tarefa de iniciar a Compilação Técnica na fase de projecto
fica por norma a cargo do Coordenador de Segurança em Fase de
Projecto que deve iniciar a sua organização. Nesta fase inicial
caberá também ao autor do projecto colaborar com o Coordenador
de Segurança na elaboração da Compilação Técnica.
Da fase de projecto, a Compilação Técnica deve conter os
seguintes elementos:
- Identificação completa do dono de obra, do autor ou autores do
projecto, do coordenador de segurança em projecto;
- Informações técnicas relativas ao projecto geral e aos
projectos das diversas especialidades, incluindo memórias
descritivas e projecto de execução onde sejam referidos os
aspectos estruturais e as redes técnicas;
Na fase de execução da obra será o Coordenador de Segurança em
Fase de Obra, o responsável por integrar na Compilação Técnica
da obra os elementos decorrentes da execução dos trabalhos, e
que dela não constem.
O adjudicatário assume nesta fase um papel fundamental no
sentido em que deve fornecer toda a informação decorrente da
execução dos trabalhos e que assumem especial importância na
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
elaboração da Compilação Técnica Para tal torna-se extremamente
necessário que seja definido com o adjudicatário um sistema
eficaz de transmissão de informação ao coordenador de segurança
em obra para a elaboração da Compilação Técnica.
Da fase de execução da obra, a Compilação Técnica deve conter os
seguintes elementos:
- Identificação completa da entidade executante, bem como de
subempreiteiros ou trabalhadores independentes cujas
intervenções sejam relevantes nas características da edificação;
- Telas finais, que refiram à semelhança do previsto no projecto
de execução, os aspectos estruturais e as redes técnicas, bem
como devem ser apresentado os sistemas e materiais utilizados
que sejam relevantes para a prevenção de riscos profissionais; (
a Compilação Técnica pode possuir este elemento ou remeter para
o local onde as telas finais se encontram arquivadas);
- Informações técnicas respeitantes aos equipamentos instalados
que sejam relevantes para a prevenção dos riscos da utilização
da edificação, conservação e manutenção; ( a Compilação Técnica
pode possuir este elemento ou remeter para o local onde estas
informações técnicas se encontram arquivadas);
- Informações úteis para a planificação da segurança e saúde na
realização de trabalhos em locais da obra edificada cujo acesso
e circulação apresentem riscos;
Em intervenções posteriores que afectem as características e as
condições de execução de trabalhos anteriores, o GI deve
assegurar que a compilação técnica seja actualizada com os
elementos relevantes.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Em função dos objectivos propostos para a compilação técnica,
exceptuam-se do dever de actualização as operações de
conservação, reparação e limpeza da obra, uma vez que, por
regra, tais operações não afectam a configuração de situações de
risco.
Na sequência do anteriormente exposto, a Compilação Técnica é
também um instrumento com carácter decisivo e determinante na
conclusão do processo de construção, na medida em que pode ser
recusada a realização da recepção provisória
da obra, á semelhança do que se encontra disposto no presente
Capítulo para a entrega das Telas Finais e da documentação
técnica, enquanto o adjudicatário não prestar os elementos
necessários à elaboração da Compilação Técnica.
Compete ao GP acompanhar a realização da Compilação Técnica,
tanto em fase de Projecto, como de Obra e assegurar que se
encontram presentes todos os elementos necessários. No caso de
falta de elementos deverão ser condicionados eventuais
pagamentos a efectuar ás entidades responsáveis pela coordenação
de segurança, até que a situação esteja resolvida. Em caso de
não entrega será accionada a Caução/Garantia de acordo com o
previsto contratualmente.
8.6.1.2.5 Conta Final
Com a celebração do último Auto de Recepção Provisória, (no caso
de existirem Recepções Parciais), a Fiscalização elabora a Conta
Final e dá conhecimento da mesma ao GP que a analisa, valida e a
envia ao GI. Cabe a este remetê-la ao CA para aprovação.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Devem ter-se em conta os prazos definidos no D.L. 18/2008, para
apresentação da Conta Final após a celebração do Auto de
Recepção Provisória.
Após aprovação da Conta Final pelo CA, o GP envia uma cópia da
Conta Final para o Adjudicatário, seguindo a mesma com
notificação, por carta registada com aviso de recepção, para no
prazo máximo definido no D.L 18/2008, este a assinar ou deduzir
a sua Reclamação fundamentada.
No caso do Adjudicatário deduzir Reclamação em relação à Conta
Final, ser-lhe-á facultado o exame de todos os documentos
necessários para apreciação da conta. Relativamente às
Reclamações apresentadas serão seguidos os procedimentos
definidos no ponto 8.5.1.5.6 “Reclamações do Adjudicatário”.
Uma vez a Conta Final assinada pelo Adjudicatário ou decididas
as Reclamações apresentadas, cabe ao GP dar conhecimento da
mesma ao GI e à DFIN.
Os trabalhos e valores em relação aos quais existam Reclamações
pendentes serão liquidados à medida que aquelas forem
efectivamente decididas.
Devem ser tidos em conta todos os aspectos referidos a este
respeito no D.L. 18/2008.
O GP envia ao GI toda a documentação final do projecto de onde
se destaca:
ANA, SA
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- Conta Final (cópia, ficando um original com o GP e outro
com o Adjudicatário);
- Telas Finais;
- Compilação Técnica;
- Todos os Autos de Recepção Provisória;
- Resultados de Testes e Ensaios;
- Auto de Vistoria de Recepção.
O GP procede à actualização dos dados do projecto em SAP/PS,
nomeadamente a data de aprovação da Conta Final e dos Autos de
Recepção Provisória.
O encerramento definitivo em SAP/PS é executado pela DFIN ou
pelos Órgãos Competentes da DAA para o efeito, mas com indicação
prévia por parte do GP.
8.6.1.2.6 Gestão de Anomalias/Garantias
A gestão do Empreendimento inicia-se pelo GI após a Recepção
Provisória da Obra.
A fase de Gestão de Anomalias/Garantias compreende o período
coberto pela Garantia do Projecto.
Durante o período coberto pela garantia, a responsabilidade pela
resolução de situações relacionadas com anomalias atribuídas à
execução do projecto é do GP, em função dos reportes que receber
do GI. Para tal é responsabilidade do GI enviar anualmente um
Relatório ao GP caracterizando a performance do empreendimento,
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
relatando não só as anomalias mas também aspectos expectáveis de
funcionamento/exploração.
O processo de actuação inerente à detecção de anomalias na fase
de Gestão Anomalias/Garantias desenvolve-se nas seguintes fases:
A) O GI, após detectar a anomalia, informa o GP disponibilizando
o suporte documental com vista à caracterização da mesma;
B) O GP faz uma avaliação da situação, procede às averiguações
necessárias e informa o GI sobre as conclusões a que chegue e
sobre a solução a propor ao Adjudicatário do projecto
executado;
C) O GP contacta o Adjudicatário a fim de ser analisada a
situação em conjunto;
D) O GP e o Adjudicatário procedem à discussão da situação,
existindo uma peritagem conjunta, sempre que necessário;
E) Caso o Adjudicatário concorde com a solução proposta para
resolução da anomalia, cabe ao GP comunicar tal facto ao GI,
indicando o prazo respeitante à correcção a efectuar;
F) Caso o Adjudicatário não aceite a solução proposta, cabe ao GI
mandar proceder à correcção da anomalia por outra entidade que
não o Adjudicatário, imputando a este os respectivos custos,
através do accionamento da caução, de acordo com os
procedimentos definidos ponto 8.6.1.4 “Libertação/Utilização
da Caução”. Cabe
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
ao GP acompanhar e confirmar as correcções efectuadas dando
disso conhecimento ao GI.
Cabe à DAO fazer chegar ao GP a informação relativa a todas as
situações detectadas nas suas auditorias que possam ter
implicação na Gestão de Anomalias/Garantias.
8.6.1.3. Recepção Definitiva
O Prazo de Garantia das Empreitadas é de:
a) 10 anos, no caso de defeitos relativos a elementos
construtivos estruturais;
b) 5 anos, no caso de defeitos relativos a elementos
construtivos não estruturais ou a instalações técnicas;
c) 2 anos, no caso de defeitos relativos a equipamentos afectos
à obra, mas dela autonomizáveis.
O Contrato pode estipular prazos de garantia diferentes dos
indicados, mas tais prazos apenas podem ser superiores àqueles
quando, tratando-se de aspecto da execução do contrato submetido
à concorrência pelo Caderno de Encargos, o adjudicatário o tenha
proposto.
Findo o(s) Prazo(s) de Garantia da Empreitada, e desde que a
entidade responsável pela Fiscalização não tenha recebido do GI
qualquer comunicação sobre deficiências detectadas até àquela(s)
data(s) e exista constatação da resolução das Não Conformidades
detectadas na Vistoria de Recepção, a Comissão de Recepção (com
composição semelhante à definida para a Recepção Provisória)
efectua a Recepção Definitiva em termos iguais aos da Recepção
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
255/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Provisória, exarando então um Auto de Recepção Definitiva, de
acordo com o Modelo em anexo do presente Manual que será
assinado por essas entidades.
8.6.1.4. Libertação/Utilização da Caução
A libertação da caução deverá ser efectuada nos termos do artº
295º do DL 18/2008.
A DFIN procede ao envio do original da garantia directamente ao
Adjudicatário, guardando uma fotocópia do mesmo. Devem ser
respeitados os prazos definidos no artº 295º do D.L. 18/2008
para restituição das quantias retidas e extinção da caução.
No caso de ser necessário proceder à execução das Cauções por
incumprimento de quaisquer cláusulas contratuais relevantes,
quer durante a execução da obra, quer posteriormente durante o
Período de Garantia, quer ainda por situações detectadas na
Vistoria Final, o GP e o GI devem analisar a situação em
conjunto e propor actuação, cabendo ao GP emitir parecer para
sancionamento do CA, após o que, caso seja sancionada a execução
da Caução, enviará todo o processo à DJUCON, a fim desta
promover todas as acções jurídicas necessárias à execução das
cauções, transmitindo então as decisões à DFIN para serem
accionados os valores em causa.
O accionamento da Garantia, por questões detectadas na Vistoria
referente à Recepção Definitiva, terá ainda que ter em conta as
disposições contidas no D.L. 18/2008.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
O GP procede à actualização dos dados do projecto em SAP/PS,
nomeadamente a data de aprovação do Auto de Recepção Definitiva,
dados referentes à libertação da Caução, entre outros que
considere relevantes para o efectivo controlo do Projecto e para
o seu histórico.
8.6.1.5. Fluxograma
Recepção de Empreitadas e Grandes Fornecimentos
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Compete ao GP acompanhar a realização da Compilação Técnica, tanto
em fase de Projecto, como de Obra e assegurar que se encontram
presentes todos os elementos necessários, de acordo com o previsto
no ponto 8.6.1.2.4 Compilação Técnica do presente Manual.
8.6.2. Avaliação Post - Investment
Esta avaliação é aplicável a todos os Projectos de Investimento
cuja aprovação foi condicionada pela execução de um Estudo de
Viabilidade Económico-Financeira.
Anualmente, após o encerramento do exercício, a DPCG procederá à
análise de rendibilidade de tais investimentos, no sentido de
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
comparar o seu retorno efectivo com o que foi apresentado para
efeitos da sua aprovação.
O resultado desta análise será remetido ao CA, no sentido de
melhor sustentar a avaliação de desempenho das diferentes
unidades de negócio.
8.6.3. Recepção de Equipamentos
O CSP comunica ao Órgão Beneficiário, com a antecedência
possível, a data prevista para a entrega dos Bens.
Os Bens serão entregues, pelo fornecedor, no local estipulado no
Pedido de Compra ou no Contrato, acompanhados da Guia de
Remessa.
No momento da entrega, o utilizador ou o responsável pela
recepção, procedem a uma verificação quantitativa e qualitativa
com as condições definidas no pedido de compra, sendo aposto na
Guia de Remessa um visto de "ESTÁ CONFORME", o n.º de
funcionário e a assinatura.
Na impossibilidade de se proceder, no acto da entrega, à
respectiva verificação quantitativa e qualitativa, os Bens
ficarão condicionados e em situação de conferência e recepção,
sendo colocado na Guia de Remessa a informação de "RECEPÇÃO
CONDICIONADA”, o n.º de funcionário e a assinatura, devendo-se,
no prazo máximo de 2 dias úteis, comunicar ao fornecedor se a
recepção está ou não conforme.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
259/340
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Na recepção, dever-se-á ter especial atenção aos aspectos
ligados às operações de montagem, funcionamento e formação dos
técnicos, incluindo a verificação das cláusulas estipuladas no
Caderno de Encargos/Carta Convite e/ou Contrato/Pedido de
Compra, bem como à existência de todos os Manuais e documentação
relevante referente ao Bem.
Caso os Bens entregues não estejam de acordo com o que foi
encomendado, ou não se encontrem em perfeitas condições, é feita
uma reclamação ao fornecedor e não será efectuada a sua recepção
até a situação estar solucionada.
A cópia da Guia de Remessa será devolvida ao fornecedor, ficando
o original na posse do CSP, que a arquiva junto do Processo de
Compra. Compete aos utilizadores que recebam os Bens encaminhar
a Guia de Remessa para o CSP no mais curto espaço de tempo
possível.
Sempre que o CSP (eventualmente suportado em parecer do Órgão
Beneficiário ou de um Órgão Técnico) entender que a natureza dos
Bens exige uma verificação técnica detalhada ou um período
experimental a anteceder a recepção qualitativa, deverá ser
constituída uma Comissão de Recepção para este efeito. A
constituição dessa comissão e a metodologia a seguir, incluindo
a definição dos registos a efectuar na recepção, deverá ser
estabelecida em conjunto pelo CSP, pelo Órgão Técnico em causa e
por um representante do Órgão Beneficiário. A metodologia a
utilizar na recepção deverá constar no Caderno de Encargos/Carta
Convite e/ou Contrato/Pedido de Compra.
Após boa recepção, o CSP procede ao registo da entrada do Bem no
Sistema SAP/MM, preenchendo todos os dados pré-definidos para
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
esse tipo de tarefa, registando também os dados necessários à
imobilização, de acordo com as regras e responsabilidades
estabelecidas no Manual de Imobilizado Corpóreo. O fluxo de
imobilização realiza-se conforme referido no citado Manual.
No caso de Bens Informáticos, a DSTIC assume a responsabilidade
pela recepção. Aquando da entrega aos utilizadores, a DSTIC
prepara os PC’s, impressoras e outros equipamentos bem como o
software e efectua a sua instalação quando o Órgão Beneficiário
se situe na área geográfica de Lisboa ou procede ao seu envio
quando tal não aconteça.
Para as contratações destinadas à DAA, as responsabilidades
cometidas ao CSP serão assumidas pela própria DAA, desde que
nada em contrário tenha sido previamente acordado entre as
partes ou determinado pelo CA.
8.6.3.1. Execução/Libertação de Garantias
Caso seja necessário proceder à execução das garantias (caução e
reforço da garantia), por incumprimento de quaisquer cláusulas
contratuais relevantes, compete ao CSP providenciar a entrega de
todo o processo à DJUCON, que promoverá as acções jurídicas
necessárias à sua concretização e transmite o processo ao Órgão
Financeiro competente para accionamento dos valores a executar.
Após recepção definitiva dos Bens adquiridos e estando
verificadas as condições previstas no Contrato e/ou Caderno de
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Encargos, o CSP informa a DFIN para proceder à libertação da
caução definitiva prestada pelo fornecedor.
A libertação da caução definitiva prestada deve ser efectuada no
prazo previsto no Contrato e/ou Caderno de Encargos ou, em caso
de omissão, no prazo de 30 dias contados a partir do cumprimento
de todas as obrigações contratuais por parte do adjudicatário,
salvo se algo em contrário estiver definido na legislação
aplicável.
8.6.4. Recepção de Bens de Consumo Corrente
Conforme condições contratadas os artigos podem ser entregues
pelos Fornecedores ao CSP ou ao Utilizador, cabendo a cada um
deles agir conforme procedimentos a seguir descritos.
ANA, S
A
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
8.6.4.1. Recepção pelo CSP
As entregas dos artigos, serão efectuadas directamente pelo
fornecedor ao CSP, nos locais previamente definidos para o
efeito em cada uma das localizações geográficas da Empresa,
sendo posteriormente distribuídos por este aos serviços
respectivos.
No momento da entrega dos materiais, procede-se à sua
conferência quantitativa e de conformidade, com base no Pedido
de Compra, sempre que tal seja possível e/ou necessário, sendo
aposto na Guia de Remessa um visto de "ESTÁ CONFORME", o n.º de
funcionário e a sua assinatura.
Na impossibilidade de se efectuar a recepção no acto da entrega,
os materiais ficarão condicionados e em situação de conferência
e recepção, sendo colocado na Guia de Remessa a informação de
"RECEPÇÃO CONDICIONADA”, o n.º de funcionário e a sua
assinatura, devendo-se no prazo máximo de 2 dias úteis confirmar
ao fornecedor a sua aceitação.
Em qualquer dos casos, uma cópia da Guia de Remessa será
devolvida ao fornecedor e o original arquivado junto do processo
de compra.
Caso o material entregue não esteja de acordo com o que foi
encomendado, ou não se encontre em perfeitas condições, cabe ao
CSP efectuar uma reclamação ao fornecedor, não sendo
concretizada a sua recepção até a situação estar solucionada.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
O CSP procede ao registo da recepção dos Bens no Sistema SAP/MM,
preenchendo todos os dados pré-definidos para esse tipo de
registo.
Para os materiais entrados em Armazém, o responsável pelo mesmo
procede ao seu lançamento no Sistema SAP/MM, emitindo a
respectiva “Guia de Entrada”, que assina, como comprovativo da
recepção dos bens e arquiva.
8.6.4.2. Recepção pelo Utilizador
Quando as entregas são feitas directamente aos utilizadores, sem
passagem pelo Armazém, estes assinarão a Guia de Remessa de
acordo com os princípios definidos em 8.6.4.1 “Recepção pelo
CSP” do presente ponto, que enviam ao CSP. A inserção de dados
no Sistema SAP/MM relativamente à recepção é feita pelo CSP,
mediante a Guia de Remessa recebida dos utilizadores.
Caso o material entregue não esteja de acordo com o que foi
encomendado, ou não se encontre em perfeitas condições, cabe ao
utilizador informar o CSP de tal facto, não sendo colocada a
menção “Está Conforme” na Guia de Remessa, cabendo ao CSP
efectuar uma reclamação, não sendo concretizada a sua recepção
até a situação estar solucionada.
8.6.5. Recepção de Serviços
A recepção de Serviços enquadrada em contratos, ocorrerá de
acordo com os procedimentos descritos em 8.5.6 “Prestações de
Serviços”.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação:2011-11-16 Data de aplicação:2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL18/08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Manual Nome do Manual
Relativamente à prestação de outros serviços, caberá ao
utilizador comprovar a sua efectiva e boa realização, cabendo ao
CSP proceder á recepção em SAP MM.
8.6.5.1. Execução/Libertação de Garantias
Caso seja necessário proceder à execução das garantias (caução e
reforço da garantia), por incumprimento de quaisquer cláusulas
contratuais relevantes, compete ao CSP providenciar a entrega de
todo o processo à DJUCON, que promoverá as acções jurídicas
necessárias à sua concretização e transmite o processo ao Órgão
Financeiro competente para accionamento dos valores a executar.
Após recepção definitiva dos Bens adquiridos e estando
verificadas as condições previstas no Contrato e/ou Caderno de
Encargos, o CSP informa a DFIN para proceder à libertação da
caução definitiva prestada pelo fornecedor.
A libertação da caução definitiva prestada deve ser efectuada no
prazo previsto no Contrato e/ou Caderno de Encargos ou, em caso
de omissão, no prazo de 30 dias contados a partir do cumprimento
de todas as obrigações contratuais por parte do adjudicatário,
salvo se algo em contrário estiver definido na legislação
aplicável.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
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9. Anexos
ANEXO 1 – Operacionalização dos Processos de
Contratação
1. Introdução
Ao longo do presente Anexo, a entidade responsável pela compra
é identificada por Entidade Contratante. A responsabilidade
pela contratação é definida no ponto 8.1.2 “Modelo de
Contratação”.
Os procedimentos sujeitos ao regime legal da contratação
publica terão obrigatoriamente que seguir os procedimentos
dispostos no presente anexo.
Nos casos em que a legislação que rege a contratação da ANA,
S.A. não imponha a aplicação do regime previsto na Parte II do
Código dos Contratos Públicos, aplicando-se o direito privado,
sempre com respeito dos Tratados da União Europeia, deverá ser
definido no planeamento do projecto/aquisição o tipo de
procedimento a adoptar e articular com a DJUCON e Órgãos
Beneficiários os termos pelos quais o mesmo se pautará. Nesses
casos, os procedimentos dispostos no presente Anexo poderão ser
adaptados em função das necessidades. Contudo, deverão ser
salvaguardadas as seguintes questões:
- 2.6 “ Adjudicação” : deverão ser seguidos os fluxos
internos definidos;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
- 2.7 “Habilitações dos Concorrentes”– Deverão ser exigidos os
documentos relativos a alvarás e habilitação dos
concorrentes (quando aplicável);
- 2.8 “Caução” – deverá ser exigida, para os mesmos valores
exigidos para a Contratação Pública;
- 2.9 “Contratos” – deverão ser seguidas as mesmas regras
exigidas para a Contratação Pública, no caso de Empreitadas
de Obras. NO caso de Fornecimentos e Prestações de serviços
será exigível a existência de contrato escrito a partir do
montante de € 125.000.;
- 2.10 “Comunicações, Relatórios e Conservação da Informação” –
terão que ser cumpridas as disposições relativas aos arquivos
a manter. As questões relativas a Informações e comunicações
não são aplicáveis;
Refira-se que a operacionalização dos presentes procedimentos
no que respeita à utilização da Plataforma Electrónica se
encontra discriminada na Check List constante no Anexo 2 do
presente Manual.
a) Júri dos Procedimentos Aquisitivos
Salvo nos casos de Ajuste Directo em que tenha sido apresentada
uma única proposta, os procedimentos para a formação de
contratos são conduzidos por um Júri.
A composição do Júri integrará pelo menos 3 (três) elementos,
competindo à Entidade Contratante sugerir a sua composição, a
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
267/340
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
aprovar pelo CA (ou entidade com Delegação de Poderes para tal)
desde que sempre em número ímpar.
A presidência do Júri será, no caso de procedimento para
formação de contratos de fornecimento e de prestação de
serviços, atribuída à Entidade Contratante. No caso de
Empreitadas de Obras e Serviços associados, a Presidência cabe
ao GI.
Os Júris integrarão sempre um elemento da DJUCON, excepto nos
procedimentos de valor inferior a € 150.000, os quais apenas
integrarão um elemento daquela Direcção se, em face da
complexidade da contratação em causa, tal for considerado
necessário.
Os Júris apenas integrarão um elemento da DFIN nos
procedimentos em que haja lugar à avaliação da capacidade
financeira dos concorrentes (concurso limitado por prévia
qualificação e procedimento por negociação) ou caso a Entidade
Contratante entenda que por outras razões inerentes a especiais
exigências de ordem financeira do procedimento em causa se
justifica a presença dessa valência, incluindo vertentes do
critério de adjudicação definido.
A participação da DFIN nos Júris está também dependente do
critério de adjudicação e não apenas da qualificação dos
concorrentes.
Integrarão ainda o Júri elementos do GP (Empreitadas de Obras e
Serviços Associados) e pelo menos um elemento do GI/Órgão(s)
beneficiário(s), no caso de fornecimentos e prestações de
serviços.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Na indicação dos elementos que integrarão o Júri, os órgãos
mencionados acima devem sempre indicar um elemento efectivo e
um suplente que substituirá o efectivo, na ausência deste. As
substituições de elementos fora dos efectivos e suplentes
aprovados serão sancionadas pelo Presidente do órgão. Caso seja
necessário substituir o Presidente, sem essa substituição ser
feita pelo suplente terão de ser sancionadas pelo CA ou por
quem detém Delegações de Poderes em vigor.
Em situações excepcionais, mediante autorização do CA, poderá
ser derrogada a composição acima indicada, mas sempre
respeitando o mínimo e a composição ímpar prevista no Código
dos Contratos Públicos.
Poderão ser indicados elementos exteriores à Empresa para
integrar o Júri, sempre mediante autorização do CA.
O Júri inicia as suas funções no dia útil subsequente ao do
envio do anúncio para publicação ou do convite. Compete ao
Presidente do Júri dar indicações ao GP, a pedido deste sobre o
estado de avanço do procedimento, nomeadamente quanto ao
cronograma do mesmo e prazo de conclusão previsto.
O Júri pode solicitar o apoio de peritos ou consultores quando
o Presidente e Vogais não possuam valências suficientes para a
análise de pontos específicos (ex: questões relacionadas com
Planos de Segurança e Saúde, questões ambientais, questões
técnicas específicas,...). No caso concreto de questões
relacionadas com requisitos ambientais exigíveis aos
concorrentes, deve ser pedido o apoio da DSTE sempre que não
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
existirem elementos no Júri com valências nesse campo
específico.
Os pedidos de apoio do Júri serão sempre encaminhados pelo
respectivo Presidente.
Caso os pedidos de apoio mencionados acarretem despesas, o
Presidente do Júri deverá obter o parecer favorável da entidade
que aprovou o processo de concurso.
Compete, nomeadamente, ao Júri, em função do tipo de
procedimento em causa:
Proceder à apreciação das candidaturas;
Proceder à apreciação das propostas;
Elaborar os relatórios de análise das candidaturas e
das propostas exercer a competência que lhe seja
delegada, à luz dos critérios previamente aprovados e
publicitados no programa de procedimento ou no
convite.
O Relatório Final, contendo a proposta de adjudicação é enviado
pelo Presidente do Júri ao Conselho de Administração ou a quem,
de acordo com as delegações de poderes em vigor, tenha poderes
para adjudicar. Este Relatório Final é enviado com conhecimento
ao GI/ Órgão(s) Beneficiário(s).
Os documentos produzidos pelos Júris deverão constar do arquivo
de Processo do Projecto de Investimento. Para tal, é
responsabilidade dos respectivos Presidentes encaminhar os
respectivos documentos ao GP para este proceder ao respectivo
arquivo, de preferência em suporte electrónico, SAP/DMS.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
O modo de funcionamento do Júri consta em procedimento próprio,
que regula o seu modo de funcionamento.
b) Critérios de Adjudicação e de Qualificação
O critério de adjudicação das propostas tem que ser
perfeitamente especificado e detalhado, de forma a evitar
subjectividades, susceptíveis de originar, na fase de audiência
prévia, eventuais reclamações dos concorrentes. Terá ainda de
ser plenamente garantida a legalidade dos critérios, factores e
sub-factores definidos, bem como do correspondente modelo de
avaliação, face ao previsto no Código dos Contratos Públicos.
A apreciação das propostas far-se-á obrigatoriamente à luz do
critério aprovado para o efeito e dos correspondentes factores
e sub-factores de ponderação, bem como pela aplicação do
respectivo modelo de avaliação, previamente fixado.
Tratando-se de procedimento que compreenda a habilitação e
qualificação ou selecção de candidatos, o previsto neste ponto
para o critério de adjudicação, aplicar-se-á, com as devidas
adaptações, à qualificação dos concorrentes.
c) Peças do Procedimento: Consulta, Esclarecimentos e
Rectificações
Nos Concursos Públicos e demais procedimentos em que haja lugar
à publicação de anúncio, as peças do procedimento, terão de
estar disponíveis para consulta pelos interessados desde o dia
da publicação do anúncio.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Para o efeito, as peças devem ser integralmente
disponibilizadas na plataforma de contratação electrónica,
conforme refere o Código dos Contratos Públicos.
Nos Ajustes Directos, o Caderno de Encargos e demais elementos
serão integralmente disponibilizados na Plataforma de
Contratação Electrónica às entidades a que for enviado o
Convite.
A ANA, S.A. poderá fazer depender do pagamento de um preço
adequado a disponibilização das peças do concurso. Caso haja
lugar a pagamento, a entidade que receba o mesmo deverá
informar imediatamente via DMS a entidade contratante de forma
a esta disponibilizar as peças do procedimento ao respectivo
concorrente na plataforma de contratação electrónica. No
entanto,o preço pago terá de ser devolvido aos concorrentes que
o requeiram quando:
- As respectivas propostas não tenham sido excluídas ou
retiradas;
- A ANA, S.A. decida não adjudicar;
- A ANA, S.A. revogue a decisão de contratar;
- O concorrente fique objectivamente impedido de celebrar o
contrato na sequência da rectificação ou da expressa
aceitação de erros ou omissões das peças do concurso.
O esclarecimento e rectificações dos elementos patenteados no
âmbito de procedimentos concursais, bem das peças facultadas
nos Ajustes Directos serão prestados e efectuados segundo as
seguintes regras:
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Esclarecimentos solicitados pelos concorrentes, através do
fórum de esclarecimentos disponível na área do procedimento
na plataforma de contratação electrónica, durante o prazo
de apresentação das propostas: os projectos de resposta aos
esclarecimentos solicitados são enviados para parecer
prévio do Júri, com, intervenção obrigatória do Presidente
e do Vogal
da Área Técnica a que diz respeito a matéria, cabendo a sua
divulgação, nos termos legais ou regulamentares, à entidade
contratante.
Os esclarecimentos a prestar aos concorrentes, no âmbito de
Concursos Públicos ou Limitados, deverão obedecer ao disposto
na Deliberação do CA de 29/11/2000, Ponto da OT Nº 13,
“Esclarecimentos no Âmbito dos Processos de Concursos Públicos
ou Limitados para Contratação de Empreitadas de Obras Públicas,
Fornecimentos e Prestação de Serviços”.
Rectificações por iniciativa da ANA S.A.: são elaborados
pela entidade contratante e, de seguida, são, via SAP/DMS
objecto de parecer prévio por parte do Júri, com
intervenção obrigatória do Presidente e do Vogal da Área
Técnica a que diz respeito a matéria (o pedido de
esclarecimento deverá ser associado integralmente em Word
ao documento DMS), após o que a entidade contratante
procederá à sua divulgação, nos termos legais ou
regulamentares.
Os esclarecimentos a prestar aos concorrentes e as
rectificações da ANA S.A. devem ser prestados por escrito e
divulgados, notificados a todos os interessados que adquiriram
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
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273/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
as peças, através do fórum de esclarecimentos disponível na
plataforma de contratação electrónica na respectiva área do
procedimento.
Para divulgação do esclarecimento pelo fórum de esclarecimentos
disponível na plataforma de contratação electrónica, na
respectiva área do procedimento, deve ser feito o upload do
ficheiro pela entidade contratante, recebido, via SAP DMS, após
os devidos pareceres e aprovações.
d) Prazos para apresentação e manutenção das propostas
O prazo de apresentação das propostas é fixado livremente, com
respeito pelos limites mínimos fixados no Código dos Contratos
Públicos.
Nos procedimentos em que haja lugar a publicação de anúncio,
este prazo é contado da data do envio para publicação do
anúncio.
Sem prejuízo da possibilidade de fixação de um prazo superior
no programa do procedimento ou no convite, os concorrentes são
obrigados, nos termos do Código dos Contratos Públicos, a
manter as respectivas propostas pelo prazo de 66 dias, contados
do termo do prazo fixado para a apresentação das propostas.
e) Esclarecimentos sobre as propostas
O Júri do procedimento pode pedir aos concorrentes
esclarecimentos sobre as propostas que considere necessários
para efeito da análise e da avaliação das mesmas, desde que se
comportem dentro dos limites (não podem contrariar os elementos
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
274/340
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
constantes dos documentos que instruem as propostas, não as
podem alterar ou completar os respectivos atributos, nem visar
suprir omissões que determinem a sua exclusão) e termos
previstos no artigo 72º do Código dos Contratos Públicos.
Os esclarecimentos sobre as propostas dos concorrentes devem
ser disponibilizados através da plataforma de contratação
electrónica, no fórum de esclarecimentos do procedimento em
questão.
No que respeita à divulgação e notificação dos esclarecimentos
solicitados, remete-se para o previsto alínea C) do presente
Anexo.
f) Erros e Omissões do Caderno de Encargos
Prazo
Nos termos do artigo 61º do Código dos Contratos Públicos, os
interessados terão que apresentar ao GP os erros e omissões do
Caderno de Encargos até ao quinto sexto do prazo de
apresentação das propostas.
Excepção
Excepcionadas desta obrigação e prazo, estão os erros e
omissões que objectivamente e em face das circunstâncias
concretas apenas possam ser detectados em fase de execução do
contrato. Estes serão apenas tratados na fase de execução do
contrato, nos termos e prazos previstos no Código para os
mesmos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
275/340
275/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Forma
Os interessados terão de apresentar listas, com identificação
expressa e inequívoca dos erros e omissões do caderno de
encargos referentes a:
- aspectos ou dados desconformes com a realidade;
- espécie ou quantidade de prestações estritamente necessárias
à integral execução do objecto do contrato a celebrar;
- condições técnicas de execução do objecto do contrato a
celebrar que o interessado não considere exequíveis.
Consequências
A apresentação de uma lista ou várias, suspende o prazo para
apresentação das propostas e implicará que o GP proceda à
publicitação da ou das listas na plataforma electrónica,
devendo ainda todos os interessados que tenham adquirido as
peças do procedimento ser imediatamente notificados daquele
facto.
A apresentação de uma lista ou várias, suspende o prazo para
apresentação das propostas e implicará a substituição da ou das
listas através da plataforma de contratação electrónica, no
fórum de esclarecimentos do procedimento em questão.
O GP terá de pronunciar-se sobre os erros e omissões
identificados pelos interessados até ao termo do prazo de
apresentação das propostas, considerando-se rejeitados todos os
que não sejam expressamente aceites.
A decisão sobre os erros e omissões é publicitada em plataforma
electrónica e junta às peças do procedimento, devendo ainda
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
276/340
276/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
todos os interessados que as tenham adquirido ser notificados
pelo GP, via plataforma.
Nos documentos da proposta, deverão os concorrentes identificar
expressa e inequivocamente os termos do suprimentos dos erros
e/ou omissões aceites e o valor atribuído aos mesmos.
g) Notificações nos processos aquisitivos (publicitação na
plataforma, notificações e comunicações)
As notificações nos processos são efectuadas pela plataforma
electrónica através de correio electrónico, conforme dispõe o
artigo 467º do Código dos Contratos Públicos.
Todas as comunicações entre a entidade adjudicante ou o Júri e
os interessados, os candidatos, os concorrentes ou o
adjudicatário relativas à fase de formação do contrato devem
ser escritas e redigidas em português e efectuadas pela
plataforma electrónica através de correio electrónico, nos
termos do disposto no artigo 468º do Código dos Contratos
Públicos.
As notificações, comunicações ou esclarecimentos, deverão
comportar todos os requisitos previstos no Código dos Contratos
Públicos e ser elaborados com suficiente precisão, devendo
identificar o acto ou resolução a que respeitam, de modo a que
o notificado fique ciente da respectiva natureza e do conteúdo.
A divulgação ou publicitação, para além da respectiva junção às
peças do procedimento patente para consulta deverá conter:
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
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277/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
- os esclarecimentos prestados sobre as peças dos
procedimentos;
- as rectificações das peças dos procedimentos;
- as listas com a identificação de erros e omissões dos
Cadernos de Encargos detectados pelos interessados;
- as decisões sobre os erros e omissões identificados pelos
interessados;
- quaisquer outras situações em que o Código dos Contratos
Públicos obrigue à divulgação ou publicitação na plataforma
electrónica.
Será efectuada através da plataforma electrónica, no fórum de
esclarecimentos do procedimento em questão.
h) Propostas Variantes
A apresentação de propostas variantes relativas a um ou mais
aspectos da execução do contrato a celebrar poderá ocorrer
quando expressamente permitida pelo programa de procedimento.
Neste caso terá o programa que prever que os concorrentes são
obrigados a apresentar também proposta base.
O Caderno de Encargos terá de indicar as condições contratuais
alternativas admitidas na apresentação de variantes.
2. - Tipos de Procedimento - Tramitação (Procedimentos
Sujeitos ao Código dos Contratos Públicos)
2.1 Ajuste Directo
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
278/340
278/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
É o procedimento em que a ANA convida directamente uma ou
várias entidades à sua escolha a apresentar proposta, podendo
com elas negociar aspectos da execução do contrato a celebrar,
nos termos dos artigos 112º e seguintes do D.L. n.º 18/2008, de
29.01.
O Código dos Contratos Públicos prevê duas modalidades de
ajuste directo: o regime geral e o regime simplificado.
Em qualquer dos casos, devem sempre ser convidadas a apresentar
proposta pelo menos 3 entidades, excepto em casos devidamente
fundamentados. Nestes casos, a razão da não consulta a 3
entidades terá de existir por escrito e estar devidamente
validada por entidade com Poderes para o efeito.
Regime Simplificado
No caso de se tratar de um Ajuste Directo para a formação de um
contrato de fornecimento ou de prestação de serviços em que
(cumulativamente):
- o preço contratual não seja superior a € 5.000;
- o prazo de vigência não seja superior a 1 (um) ano a contar
da decisão de adjudicação (nem possa ser prorrogado), sem
prejuízo da existência de obrigações acessórias que tenham
sido estabelecidas inequivocamente em favor da entidade
adjudicante, tais como as de sigilo ou de garantia dos bens
ou serviços adquiridos;
- o preço contratual não seja passível de revisão.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
279/340
279/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Para os Ajustes Directos ao abrigo do regime simplificado
conforme supra referido e de modo a que haja na Empresa um
controlo rigoroso sobre as entidades consultadas a fim de
cumprir os preceitos legais supra referidos, deverão as
entidades que efectuem Ajustes Directos ao abrigo desse regime,
fornecer essa informação das entidades contratadas e
respectivos montantes, bem como os prazos ao CSP, cabendo a
este o controlo das entidades consultadas, de acordo com o
previsto na Lei.
Embora a legislação defina que a adjudicação pode ser feita
directamente sobre factura ou documento equivalente apresentado
pela entidade convidada, deverá haver sempre a emissão de
Pedido de Compra em SAP , por parte da ANA S.A..
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
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280/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Regime Simplificado na Plataforma Electrónica
Relativamente aos procedimentos em que, após consulta, se
verifique que a totalidade das entidades a convidar já se
encontram registadas e credenciadas (NOTA: o registo e a
credenciação são duas fases complementares e têm de existir em
simultâneo para o concorrente poder apresentar proposta) na
plataforma de contratação electrónica, após o procedimento deve
ser executado via plataforma.
No caso em que, após consulta à plataforma, se verifique que
pelo menos uma das entidades a convidar não está registada e
credenciada na plataforma de contratação electrónica, os
procedimentos não serão executados nesta.
Poderá ainda ser dispensada a utilização da Plataforma
Electrónica para procedimentos de Ajuste Directo (a um só
fornecedor), devidamente justificados e aprovados por entidade
com Delegação de Poderes para o efeito, salvaguardada a
obrigatoriedade da formalidade de registo no Base.gov (quando
aplicável), pelo órgão responsável pela respectiva adjudicação.
Somente nesta circunstância, a utilização ou não da Plataforma
electrónica, ficará ao critério da entidade contratante, com a
devida ponderação.
Em todas as situações os procedimentos de compra devem ser
sempre registados no SAP/MM.
Regime Geral
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
281/340
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
A escolha das entidades convidadas a apresentar proposta cabe à
entidade contratante, podendo ser consultado o GI/Órgão
Beneficiário, sempre que necessário.
Não podem ser convidadas a apresentar proposta entidades às
quais a ANA, S.A. já tenha adjudicado:
- no ano económico em curso e nos dois anos económicos
anteriores;
- na sequência de Ajuste Directo adoptado em função dos
critérios gerais estabelecidos no Código (valor);
- propostas para a celebração de contratos cujo objecto seja
constituído por prestações do mesmo tipo ou idênticas às do
contrato a celebrar;
- cujo preço contratual acumulado seja igual ou superior a €
193.000, no caso de fornecimentos e prestações de serviços e
a € 1.000.000, no caso de empreitadas.
Não podem igualmente ser convidadas a apresentar propostas
entidades que tenham executado obras, fornecimentos ou prestado
serviços à ANA, S.A., a título gratuito, no ano económico em
curso ou nos dois anos económicos anteriores.
A credenciação de entidades a convidar na plataforma
electrónica é efectuada do seguinte modo:
Na elaboração de procedimentos com convite, e no acto do envio
do mesmo para aprovação pelo órgão competente, a entidade
contratante deverá verificar se os potenciais concorrentes se
encontram registados na plataforma de contratação electrónica.
Para tal, a entidade contratante deve aceder ao directório de
fornecedores da plataforma VortalGOV e verificar se os
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
potenciais concorrentes seleccionados para o procedimento, se
encontram registados e credenciados.
Se os potenciais concorrentes se encontrarem credenciados na
plataforma, serão no momento do lançamento do procedimento,
notificados da existência do procedimento em causa, através de
correio electrónico, não sendo necessário nenhuma acção
específica.
Se os potenciais concorrentes não se encontrarem credenciados
na plataforma, a entidade contratante terá que:
A. Remeter Fax para os potenciais concorrentes, acompanhado
da informação necessária à credenciação e contactos
Vortal, atempadamente;
B. Informar a Vortal, através de envio correio electrónico ao
gestor de cliente ANA, de modo a que este contacte o
potencial concorrente no intuito de tornar o processo mais
célere;
C. Aguardar a credenciação dos potenciais concorrentes, com
contactos pontuais ao gestor de cliente ANA, para
acompanhamento.
De modo a confirmar a credenciação dos potenciais concorrentes,
a entidade contratante deve verificar no directório de empresas
da plataforma VortalGOV, a existência e respectivo símbolo de
credenciação dos mesmos.
Após aprovação do procedimento, e na eventualidade de serem
adicionados outros concorrentes à selecção inicial, estes devem
ser verificados quanto à sua credenciação com a maior brevidade
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
possível e se necessário, percorrer o processo de credenciação
dos mesmos.
Os convites, elaborados nos termos do disposto no artigo 115º
do Código dos Contratos Públicos e acompanhados do Caderno de
Encargos, são enviados emsimultâneo a todas as entidades
previamente seleccionadas para apresentação de propostas, sendo
estas, notificadas através da plataforma electrónica por
correio electrónico ou outro meio de transmissão escrita e
electrónica de dados ou ainda podendo ser entregue directamente
ou enviado por correio, nos termos do Código dos Contratos
Públicos. O meio preferencial de notificação a utilizar na ANA
será através da plataforma electrónica, sendo os outros meios
utilizados apenas em circunstâncias excepcionais.
Os esclarecimentos solicitados pelas entidades convidadas e
rectificações das peças do procedimento por parte da ANA, podem
ser prestados e as rectificações das mesmas ser efectuadas até
ao dia anterior ao termo do prazo fixado para a apresentação de
propostas, quando este for inferior a 9 (nove) dias.
Quando o prazo de apresentação de propostas for superior a 9
(nove) dias, segue-se o previsto no ponto 1 c) “Peças do
procedimento: Consulta, Esclarecimentos e Rectificações”.
Apresentação de propostas
As propostas são apresentadas directamente na plataforma
electrónica, através de meio de transmissão escrita e
electrónica de dados.
Negociação das propostas
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Quando tiver sido apresentada mais do que uma proposta e
estiver previsto no convite (no qual, sendo prevista a
realização de negociação, terá de indicar os aspectos da
execução do contrato a celebrar que a ANA não está disposta a
negociar e se a negociação decorrerá, parcial ou totalmente,
por via electrónica e os respectivos termos), há lugar a uma
fase de negociação conduzida pelo Júri.
As negociações devem incidir sobre os atributos das propostas.
O Júri notifica no fórum de esclarecimentos da plataforma
electrónica, os concorrentes com uma antecedência mínima de 3
dias, da data, hora e local da primeira sessão de negociações,
agendando as restantes sessões nos termos que tiver por
convenientes.
Quando o Júri der por terminada a negociação, notifica
imediatamente os concorrentes para, em prazo por ele fixado,
apresentarem as versões finais integrais das propostas na
plataforma de contratação electrónica.
Análise das propostas
A análise das propostas (versões finais e iniciais no caso de
haver negociação), será efectuada de acordo com o previsto no
Código dos Contratos Públicos.
Após a análise das propostas e aplicado o critério de
adjudicação, o Júri elabora fundamentadamente um Relatório
Preliminar, no qual deve propor a ordenação das mesmas.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
285/340
285/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Neste Relatório, o Júri deverá também propor,
fundamentadamente, a exclusão de propostas por qualquer dos
motivos previstos nos números 2 e 3 do artigo 146º do Código
dos Contratos Públicos, aplicáveis com as necessárias
adaptações, bem como das que sejam apresentadas em violação do
disposto no n.º 1 do artigo 121º do mesmo Código.
O Júri do procedimento pode pedir aos concorrentes, através do
fórum de esclarecimentos da plataforma electrónica, os
esclarecimentos sobre as propostas que considere necessários
para efeito de análise e de avaliação das mesmas, nos termos do
artigo 72º do Código dos Contratos Públicos.
Os esclarecimentos fazem parte integrante das propostas (desde
que não contrariem os elementos constantes dos documentos que
as instruem, não alterem ou completem os respectivos atributos,
nem visem suprir omissões que determinam
a sua exclusão) e devem ser disponibilizados na plataforma
electrónica através do fórum de esclarecimentos.
Do Relatório Preliminar deve ainda constar referência aos
esclarecimentos prestados pelos concorrentes.
O Relatório Preliminar deve ser elaborado pelo Júri, devendo
ser seguidos os procedimentos definidos em documento próprio
que regula o modo de funcionamento do Júri.
Elaborado o Relatório Preliminar, o Júri envia-o a todos os
concorrentes, através do fórum de esclarecimentos da plataforma
de contratação electrónica, fixando-lhes um prazo, não inferior
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
286/340
286/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
a cinco dias, para que se pronunciem, por escrito, ao abrigo do
direito de audiência prévia.
O Presidente do Júri deve também enviar, via DMS, a título
informativo, o mesmo Relatório ao CA.
Durante a fase de audiência prévia, os concorrentes têm acesso,
via plataforma electrónica, às actas das sessões de negociação
com os demais concorrentes e às informações e comunicações
escritas de qualquer natureza que estes tenham prestado, bem
como às versões finais integrais das propostas apresentadas.
Terminada a audiência prévia, o Júri elabora Relatório Final
fundamentado, no qual pondera as observações dos concorrentes,
mantendo ou modificando o teor e as conclusões do Relatório
Preliminar.
Quando do Relatório Final resulte uma alteração da ordenação
das propostas constante do relatório preliminar, o Júri procede
a nova audiência prévia, restrita aos concorrentes
interessados.
O Relatório Final, juntamente com os demais documentos que
compõem o processo de Ajuste Directo, é enviado ao CA ou à
entidade com poderes para a adjudicação, de acordo com a
Delegação de Poderes em vigor. Este Relatório é ainda enviado
com conhecimento ao GI/Órgão Beneficiário, e ao GP se for caso
disso.
Apresentação de Uma Única Proposta
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
287/340
287/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Quando tenha sido apresentada apenas uma única proposta,
compete à entidade contratante pedir esclarecimentos sobre a
mesma e submeter o projecto da decisão de adjudicação a quem,
de acordo com a Delegação de Poderes em vigor, tenha poderes
para adjudicar.
Neste caso não há lugar às fases de negociação e de audiência
prévia, nem à elaboração dos relatórios preliminar e final. No
entanto, o concorrente pode ser convidado a melhorar a sua
proposta.
Obrigação de Publicitação
A celebração de contratos na sequência de Ajuste Directo deve
ser publicitada pela ANA, S.A. (entidade contratante), no
portal da Internet dedicado aos contratos públicos, mediante
construção da ficha relativa a cada contrato no Portal a partir
dos dados incluídos no relatório de formação do contrato ou do
relatório de contratação, conforme previsto na Portaria nº 701-
E/2008, de 29 de Julho.
Esta publicitação é condição de eficácia do respectivo
contrato, independentemente da sua redução ou não a escrito,
nomeadamente para efeitos de quaisquer pagamentos.
As etapas inerentes ao Ajuste Directo encontram-se listadas no
Anexo 2 do presente Manual.
Cabe ao CSP o controlo das entidades contratadas, de modo a
cumprir-se os preceitos estabelecidos na legislação vigente,
utilizando para tal a informação disponível na plataforma.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
288/340
288/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
2.2 Concurso Público
Existem duas modalidades de Concurso Público previstas no
Código dos Contratos Públicos: o Concurso Público Urgente e o
Concurso Público.
Concurso Público Urgente
Âmbito e Pressupostos
Em caso de urgência na celebração de um contrato de
fornecimento ou prestação de serviços de uso corrente para a
ANA, S.A., pode adoptar-se esta modalidade de Concurso Público,
desde que (cumulativamente):
- o valor do contrato a celebrar seja inferior a € 193.000, e
- o critério de adjudicação seja o do mais baixo preço.
Tramitação
Esta modalidade de Concurso Público rege-se pelas disposições
do Código dos Contratos Públicos que regulam o Concurso Público
(“regime geral”), em tudo o que com não seja incompatível, não
lhe sendo aplicáveis as normas referentes a:
- esclarecimentos e rectificações das peças do procedimento;
- erros e omissões do Caderno de Encargos;
- prorrogação do prazo fixado para apresentação de propostas;
- júri;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
289/340
289/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
- esclarecimentos sobre as propostas;
- caução;
- consulta e fornecimento das peças do procedimento;
- lista dos concorrentes e consulta das propostas apresentadas;
- relatório preliminar, audiência prévia, relatório final e
fase de negociação das propostas.
Publicação
O concurso é publicitado no Diário da República através de
anúncio (conforme modelo publicado na Portaria nº 701-A/2008,
de 29 de Julho). Neste anúncio constam desde logo o programa do
concurso e o Caderno de Encargos.
Prazos de Apresentação das Propostas e de Manutenção de
Propostas
O prazo mínimo para apresentação das propostas é de vinte e
quatro, desde que estas decorram integralmente em dias úteis;
O prazo da obrigação de manutenção das propostas é de 10 (dez)
dias, não podendo haver lugar a qualquer prorrogação.
Adjudicação e Habilitação
De própria decisão de adjudicação devem constar os motivos da
exclusão de propostas (de acordo com o previsto nos números 2 e
3 do artigo 146º do Código dos Contratos Públicos).
No caso de o mais baixo preço constar de mais de uma proposta,
deve ser adjudicada aquela que tiver sido apresentada mais
cedo.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
290/340
290/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
O adjudicatário deve apresentar os documentos de habilitação
exigidos no prazo de dois dias a contar da data da notificação
da adjudicação.
Concurso Público (“regime geral”)
Prazo de Apresentação das Propostas
O prazo de apresentação de propostas conta-se a partir:
- da data do envio para publicação do anúncio no Diário da
Republica;
- da data do envio do anúncio ao Serviço de Publicações
Oficiais das Comunidades Europeias, no caso de publicação no
JOUE (este envio tem de ocorrer em simultâneo com o envio
para publicação do anúncio no Diário da Republica).
Quando o anúncio for publicado apenas no Diário da República:
- não pode ser fixado um prazo para a apresentação das propostas
inferior a 9 dias.
- no caso de se tratar de empreitada de obras públicas, não pode
ser fixado prazo inferior a 20 dias;
- Em caso de manifesta simplicidade dos trabalhos necessários à
realização da obra, o prazo mínimo de 20 dias pode,
fundamentadamente, ser reduzido em até 11 (onze) dias.
Quando o anúncio for publicado também no Jornal Oficial da
União Europeia:
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
291/340
291/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
- não pode ser fixado um prazo para a apresentação das
propostas inferior a 47 dias;
Este prazo mínimo para a apresentação das propostas pode ser
reduzido em até 7 (sete) dias quando o anúncio for preparado
e enviado por meios electrónicos conforme formato e
modalidades de transmissão indicados no portal da Internet
http://simap.eu.int.
Lista de Concorrentes e Consulta das Propostas Apresentadas
O Júri, no dia imediato ao termo do prazo para apresentação de
propostas, procede à publicitação da lista dos concorrentes
através da plataforma de contratação electrónica. Esta acção é
levada a cabo no fórum de esclarecimentos do procedimento em
questão. Aos concorrentes incluídos na lista é facultada a
consulta, directamente na plataforma electrónica, de todas as
propostas, excepto dos documentos das mesmas que, por motivos
de segredo comercial, industrial, militar ou outro, tenham sido
classificados nos termos do artigo 66º do Código dos Contratos
Públicos. O acesso para consulta será atribuído conforme
regulado no D.L. 143-A/2008, de 25 de Julho.
O interessado que não tenha sido incluído na lista de
concorrentes pode reclamar desse facto, no prazo de três dias
contados da publicitação da lista, devendo para o efeito
apresentar comprovativo da tempestiva apresentação da sua
proposta.
Caso a reclamação seja deferida, mas não se encontre a proposta
do reclamante, o júri fixa-lhe novo prazo para a apresentar.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
292/340
292/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Análise de Propostas e Leilão Electrónico
O Júri deverá proceder à avaliação das propostas de acordo com
o critério de adjudicação previsto no Programa do Procedimento
e nos termos previstos no artigo 146º do Código dos Contratos
Públicos.
Tratando-se de Concurso Público para celebração de um contrato
de fornecimento ou de um contrato de prestação de serviços e
tendo sido prevista no programa do procedimento a realização de
leilão electrónico nos termos dos artigos 140º e seguintes do
Código dos Contratos Públicos, todos os concorrentes são
convidados pelo Júri, através da plataforma electrónica, no
fórum de esclarecimentos do procedimento em questão.
O convite deve indicar:
- a pontuação global e a ordenação da proposta do concorrente
convidado;
- data e a hora de início do leilão;
- o modo de encerramento do leilão,
e seguir a tramitação e termos previstos nos artigos 143º e
seguintes do Código dos Contratos Públicos.
Relatório Preliminar e Audiência Prévia
Após análise das propostas, a utilização de leilão electrónico
(se possível e desde que previsto no Programa do Procedimento)
e aplicado o critério de adjudicação, o Júri elabora
fundamentadamente o Relatório Preliminar, no qual deve propor a
ordenação das propostas.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
293/340
293/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Neste Relatório deve também o Júri propor a exclusão das
propostas nos termos do artigo 146º do Código dos Contratos
Públicos.
Deste Relatório deve ainda constar referência aos
esclarecimentos prestados pelos concorrentes nos termos do
disposto no artigo 72º do Código dos Contratos Públicos.
O Relatório Preliminar deve ser elaborado pelo Júri, devendo
ser seguidos os procedimentos definidos em documento próprio
que regula o modo de funcionamento do Júri.
Elaborado o Relatório Preliminar, o Júri procede à audiência
prévia, enviando-o a todos os concorrentes, através do fórum de
esclarecimentos da plataforma de contratação electrónica e
fixando-lhes um prazo, não inferior a cinco dias, para que se
pronunciem, por escrito, ao abrigo do direito de audiência
prévia.
O Presidente do Júri deve também enviar, a título informativo,
o mesmo relatório ao CA.
Relatório Final
Após a audiência prévia dos concorrentes, o Júri elabora o
Relatório Final fundamentado, no qual pondera as observações
dos concorrentes efectuadas em sede de audiência prévia,
mantendo ou modificando o teor e as conclusões do Relatório
Preliminar, podendo ainda propor a exclusão de qualquer
proposta se verificar, nesta fase, a ocorrência de qualquer dos
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
294/340
294/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
motivos previstos no n.º 2 do artigo 146º do Código dos
Contratos Públicos.
Quando do Relatório Final resulte uma alteração da ordenação
das propostas constante do Relatório Preliminar, o Júri procede
a nova audiência prévia.
O Relatório Final, juntamente com os demais documentos que
compõem o processo de concurso, é enviado pelo Presidente do
Júri ao CA ou a quem, de acordo com a Delegação de Poderes em
vigor, tenha poderes para adjudicar. Este Relatório é ainda
enviado com conhecimento ao GI/Órgão Beneficiário e ao GP se
for caso disso.
Refira-se que a operacionalização dos presentes procedimentos
no que respeita à utilização da Plataforma Electrónica se
encontra discriminada na Check List constante no Anexo 2 do
presente Manual.
2.3 Concurso Limitado por Prévia Qualificação
Nos termos do Código dos Contratos Públicos, o concurso
limitado por prévia qualificação rege-se pelo disposto nos
artigos 162º e seguintes, que desde logo mandam aplicar, com as
necessárias adaptações, as disposições que regulam o Concurso
Público (excepto no que respeita ao Concurso Público Urgente),
pelo que se remete para o previsto no ponto 2.2 do presente
Anexo, em tudo aquilo que a seguir não se regule
especificamente para este procedimento.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
295/340
295/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Fases do Procedimento
A. Apresentação das candidaturas e qualificação dos candidatos;
B. Apresentação e análise das propostas e adjudicação.
A. Fase de Apresentação das candidaturas e qualificação dos
candidatos
Requisitos mínimos de capacidade
Os requisitos mínimos de capacidade técnica devem ser adequados
à natureza das prestações objecto do contrato a celebrar e ser
previstos de acordo com o estabelecido no artigo 165º do Código
dos Contratos Públicos.
A capacidade financeira terá de se basear, pelo menos, no
requisito mínimo traduzido pela expressão matemática constante
do Anexo IV do Código dos Contratos Públicos. Poderão ser
definidos outros requisitos mínimos, desde que respeitem o
previsto no artigo 165º.
No caso das empreitadas, quando os requisitos mínimos de
capacidade técnica e de capacidade financeira exigidos se
baseiem em elementos de facto já tidos em consideração para
efeitos da concessão do alvará, tais requisitos terão de ser
mais exigentes que os legalmente previstos para a concessão do
alvará.
Modelo Simples de Qualificação e Modelo Complexo de
Qualificação (ou Sistema de Selecção)
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
296/340
296/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Poderá ser adoptado, a definir no Programa do Concurso, um
modelo simples de qualificação, no qual são, nos termos do
disposto no artigo 179º do Código dos Contratos Públicos,
qualificados todos os candidatos que preencham os requisitos
mínimos de capacidade técnica e de capacidade financeira.
Caso no Programa do Concurso se opte por prever o modelo
complexo de qualificação ou sistema de selecção, a qualificação
será efectuada, nos termos definidos no artigo 181º do Código
dos Contratos Públicos, segundo o critério de maior capacidade
técnica e financeira, o que implica a definição de um modelo de
avaliação ao qual é aplicável, com as devidas adaptações o
previsto no Código para a avaliação das propostas.
Prazos para apresentação das candidaturas
Quando o anúncio for publicado apenas no Diário da República,
não pode ser fixado um prazo para a apresentação das
candidaturas inferior a nove dias a contar da data do envio,
para publicação, do anúncio.
Quando o anúncio seja publicado também no Jornal Oficial da
União Europeia, não pode ser fixado um prazo para a
apresentação das candidaturas inferior a 37 dias a contar da
data do envio desse anúncio ao Serviço de Publicações Oficiais
das Comunidades Europeias.
O prazo mínimo para a apresentação das candidaturas pode ser
reduzido em até sete dias quando o anúncio for preparado e
enviado por meios electrónicos conforme formato e modalidades
de transmissão indicados no portal da Internet
http://simap.eu.int.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
297/340
297/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Lista de Candidatos e Consulta das Candidaturas Apresentadas
O Júri, no dia imediato ao termo do prazo fixado para a
apresentação das candidaturas, procede à publicitação da lista
dos candidatos através da plataforma de contratação
electrónica. Esta acção é efectuada no fórum de esclarecimentos
do procedimento em questão.
O acesso para consulta dos candidatos incluídos na lista será
atribuído conforme regulado no D.L. 143-A/2008, de 25 de Julho.
O interessado que não tenha sido incluído na lista de
candidatos pode reclamar desse facto, no prazo de três dias
contados da publicitação da lista, devendo para o efeito
apresentar comprovativo da tempestiva apresentação da sua
proposta.
Caso a reclamação seja deferida, mas não se encontre a proposta
do reclamante, o júri fixa-lhe novo prazo para a apresentar.
Análise das Candidaturas
O Júri analisa as candidaturas para efeitos de qualificação dos
respectivos candidatos.
No caso da qualificação assentar no modelo simples de
qualificação, são qualificados todos os candidatos que
preencham os requisitos mínimos de capacidade técnica e
financeira.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
298/340
298/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Se a qualificação assentar num sistema de selecção, os
candidatos que preencham os requisitos mínimos de capacidade
técnica e financeira são ordenados de acordo com o critério de
qualificação.
O Júri pode pedir aos candidatos, através do fórum de
esclarecimentos da plataforma de contratação electrónica,
esclarecimentos sobre os documentos destinados à qualificação
que considere necessários para efeitos da análise das
candidaturas.
Relatório Preliminar e Audiência Prévia
Após análise das candidaturas e aplicado o critério de
qualificação, o Júri elabora fundamentadamente o Relatório
Preliminar, no qual deve propor a ordenação das candidaturas.
Neste Relatório deve também o Júri propor a exclusão das
candidaturas nos termos do artigo 184º do Código dos Contratos
Públicos.
No caso da qualificação assentar num sistema de selecção, o
relatório deverá propor a ordenação das candidaturas.
Deste Relatório deve ainda constar referência aos
esclarecimentos prestados pelos candidatos.
O Relatório Preliminar deve ser elaborado pelo Júri, devendo
ser seguidos os procedimentos definidos em documento próprio
que regula o modo de funcionamento do Júri.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
299/340
299/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Elaborado o Relatório Preliminar, o Júri envia-o a todos os
candidatos, fixando-lhes um prazo, não inferior a cinco dias,
para que se pronunciem, por escrito, ao abrigo do direito de
audiência prévia. A divulgação do relatório é feita através do
fórum de esclarecimentos do procedimento em questão, na
plataforma de contratação electrónica.
O Presidente do Júri deve também enviar a título informativo, o
mesmo relatório ao CA.
Relatório Final
Após a audiência prévia dos candidatos, o Júri elabora o
Relatório Final fundamentado, no qual pondera as observações
dos candidatos, efectuadas em sede de audiência prévia,
mantendo ou modificando o teor e as conclusões do Relatório
Preliminar, podendo ainda propor a exclusão de qualquer
candidatura se verificar, nesta fase, a ocorrência de qualquer
dos motivos previstos no n.º 2 do artigo 184º do Código dos
Contratos Públicos.
Quando do Relatório Final resulte alguma exclusão ou
desqualificação de candidatos relativamente ao constante do
Relatório Preliminar, o Júri procede a nova audiência prévia.
O Relatório Final, juntamente com os demais documentos que
compõem o processo de concurso, é enviado pelo Presidente do
Júri ao CA ou a quem, de acordo com a Delegação de Poderes em
vigor, tenha poderes para qualificar. Este Relatório é ainda
enviado com conhecimento ao GP e ao GI/Órgão Beneficiário.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
300/340
300/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Recebido o referido Relatório, o CA ou quem, de acordo com a
Delegação de Poderes em vigor, tenha poderes para qualificar
delibera ou decide sobre o mesmo, remetendo-o em seguida para a
DJUCON, GP e GI.
A decisão de qualificação terá de ser notificada pela entidade
contratante aos candidatos, através do fórum de esclarecimentos
da plataforma de contratação electrónica, no prazo máximo de 44
dias após o termo fixado para a apresentação das candidaturas
(sem prejuízo da fixação de um prazo superior no Programa do
Concurso), sendo-lhes remetido o relatório final da fase de
qualificação.
Juntamente com a notificação da decisão de qualificação é
enviado aos candidatos qualificados, através do fórum de
esclarecimentos da plataforma de contratação electrónica, um
convite à apresentação de propostas, nos termos previstos no
artigo 189º do Código dos Contratos Públicos.
B. Apresentação e análise das propostas e adjudicação.
Prazos para apresentação das propostas
Quando o anúncio do concurso tiver sido publicado apenas no
Diário da República, não pode ser fixado um prazo para a
apresentação das propostas inferior a:
- 9 dias, no caso de se tratar de um procedimento de
formação de um contrato de fornecimento ou de um
contrato de prestação de serviços;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
301/340
301/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
- 20 dias, no caso de se tratar de um procedimento de
formação de um contrato de empreitada de obras públicas
(em caso de manifesta simplicidade dos trabalhos
necessários à realização da obra, este prazo mínimo pode
ser reduzido em até 11 dias), a contar da data do envio
do convite.
Quando o anúncio do concurso tiver sido publicado também no
Jornal Oficial da União Europeia, não pode ser fixado um prazo
para a apresentação das propostas inferior a 35 dias a contar
da data do envio do convite.
Quando o contrato a celebrar diga directa e principalmente
respeito à actividade da ANA, S.A. que se insere nos sectores
especiais (colocar à disposição das transportadoras aéreas
aeroportos) o prazo mínimo para apresentação das propostas é de
19 dias a contar da data do envio do convite.
Nos termos do artigo 192º do Código dos Contratos Públicos,
tratando-se de concurso para a formação de contrato que diga
directa e principalmente respeito à actividade da ANA, S.A.
inserida nos sectores especiais pode ser fixado um prazo
inferior a 19 dias, que contudo não poderá ser inferior a 10
dias a contar da data do envio do convite.
No que respeita a esta fase, aplicar-se-á o previsto no Código
dos Contratos Públicos para os concursos públicos, pelo que se
remete para o previsto no ponto 2.2 do presente Anexo.
Refira-se que a operacionalização dos presentes procedimentos
no que respeita à utilização da Plataforma Electrónica se
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
302/340
302/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
encontra discriminada na Check List constante no Anexo 2 do
presente Manual.
2.4 Procedimento por Negociação
Nos termos do Código dos Contratos Públicos, o procedimento por
negociação rege-se pelo disposto nos artigos 193º e seguintes,
que desde logo mandam aplicar, com as necessárias adaptações,
as disposições que regulam o concurso limitado por prévia
qualificação, pelo que se remete para o previsto no ponto 2.3
do presente Anexo., em tudo aquilo que a seguir não se regule
especificamente para este procedimento.
Fases do Procedimento
A. Apresentação das candidaturas e qualificação dos
candidatos;
B. Apresentação e análise das versões iniciais das propostas;
C. Negociação das Propostas;
D. Análise das versões finais das propostas e adjudicação.
No procedimento por negociação não é admitido o recurso a
leilão electrónico.
A. Fase da apresentação das candidaturas e da qualificação dos
candidatos
Prazos para apresentação das candidaturas
Quando o anúncio seja publicado no Diário da República e no
Jornal Oficial da União Europeia, não pode ser fixado um prazo
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
303/340
303/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
para a apresentação das candidaturas inferior a 37 dias a
contar da data do envio do anúncio ao Serviço de Publicações
Oficiais das Comunidades Europeias.
O prazo mínimo para a apresentação das candidaturas pode ser
reduzido em até sete dias quando o anúncio for preparado e
enviado por meios electrónicos conforme formato e modalidades
de transmissão indicados no portal da Internet
http://simap.eu.int.
Excepto no caso previsto na alínea e) do n.º 1 do artigo 29º do
Código dos Contratos Públicos, independentemente do preço base
fixado no caderno de encargos, deve ser sempre publicado
anúncio no JOUE.
B. Fase da negociação das propostas
As negociações devem incidir sobre os atributos das propostas e
seguem a tramitação prevista nos artigos 119º a 121º do Código
dos Contratos Públicos para as negociações dos Ajustes
Directos.
Pelo que, o Júri notifica os concorrentes através do fórum de
esclarecimentos da plataforma de contratação electrónica, com
uma antecedência mínima de 3 dias, da data, hora e local da
primeira sessão de negociações, agendando as restantes sessões
nos termos que tiver por convenientes.
Quando o Júri der por terminada a negociação, notifica
imediatamente os concorrentes, através do fórum de
esclarecimentos da plataforma de contratação electrónica para,
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
304/340
304/340
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em prazo por ele fixado, apresentarem as versões finais
integrais das propostas.
C. Fase da análise das versões finais das propostas e
adjudicação
Nesta fase o Júri elaborará fundamentadamente um segundo
Relatório Preliminar, no qual deve propor a ordenação das
mesmas, podendo ainda propor a exclusão de qualquer proposta se
verificar, nesta fase, a ocorrência de qualquer dos motivos de
exclusão das propostas previstos no n.º 2 do artigo 146º do
Código dos Contratos Públicos.
Neste Relatório deverá o Júri propor, também, a exclusão das
versões finais das propostas que contenham atributos diferentes
dos constantes das respectivas versões iniciais, no que
respeita aos aspectos da execução do contrato a celebrar que a
ANA, S.A. tenha indicado não estar disposta a negociar.
Na situação a que se refere o parágrafo anterior, bem como no
caso de o Júri propor a exclusão das versões finais por
qualquer dos motivos previstos no n.º 2 do artigo 146º do
Código dos Contratos Públicos ou ainda no caso de não serem
apresentadas versões finais das propostas, as respectivas
versões iniciais mantêm-se para efeitos de adjudicação.
Elaborado o Relatório preliminar, o Júri divulga-o a todos os
concorrentes através do fórum de esclarecimentos da plataforma
de contratação de plataforma electrónica, fixando-lhes um
prazo, não inferior a 5 dias, para que se pronunciem por
escrito, ao abrigo do direito de audiência prévia, fase durante
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
305/340
305/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
a qual os concorrentes terão acesso à actas das sessões de
negociação com os demais concorrentes e às informações e
comunicações escritas de qualquer natureza que estes tenham
prestado, bem como às versões finais integrais das propostas
apresentadas.
Compete ao Júri a elaboração de um segundo relatório final, que
obedecerá ao previsto no artigo 148º do Código dos Contratos
Públicos.
Refira-se que a operacionalização dos presentes procedimentos
no que respeita à utilização da Plataforma Electrónica se
encontra discriminada na Check List constante no Anexo 2 do
presente Manual.
2.5 Diálogo Concorrencial
O procedimento de diálogo concorrencial apenas poderá ser
adoptado quando o contrato a celebrar, qualquer que seja o seu
objecto, seja particularmente complexo nos termos do artigo 30º
do Código dos Contratos Públicos, impossibilitando
(impossibilidade objectiva) a adopção do Concurso Público ou do
Concurso Limitado por Prévia Qualificação, destinando-se a
permitir debater com os potenciais interessados na execução do
contrato a celebrar.
Atenta a especialidade inerente ao objecto deste procedimento,
o recurso ao mesmo implicará sempre parecer prévio da DJUCON,
que acompanhará e apoiará a preparação das peças, lançamento e
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
306/340
306/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
desenrolar do procedimento regulado nos artigos 204º e
seguintes do Código dos Contratos Públicos.
Refira-se que a operacionalização dos presentes procedimentos
no que respeita à utilização da Plataforma Electrónica se
encontra discriminada na Check List constante no Anexo 2 do
presente Manual.
2.6 Adjudicação
A decisão de adjudicação deve ser tomada e notificada aos
concorrentes até ao termo do prazo da obrigação de manutenção
das propostas, sob pena de assistir ao concorrente cuja
proposta foi a escolhida o direito de recusar a adjudicação e
de reclamar indemnização pelos encargos em que comprovadamente
incorreu com a elaboração da proposta.
Sempre que a abertura do procedimento tenha sido autorizado
pelo CA, a adjudicação terá que ser consequentemente autorizada
pelo mesmo.
Nestes casos, o CA emite Deliberação nesse sentido, dando
conhecimento ao GI, à entidade contratante e à DJUCON, pelo que
esta procede à notificação do adjudicatário e, consequentemente
à elaboração de contrato, no pressuposto que a aquisição em
causa envolve a redução a escrito do contrato. Caso tal não
seja necessário, será a entidade contratante a notificar o
adjudicatário.
Para as situações em que a abertura do procedimento não foi
autorizada pelo CA, mas sim pelo GI/Órgão Beneficiário, este
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
307/340
307/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
último envia à entidade contratante uma CI onde consta a
autorização da adjudicação, dando conhecimento da mesma à
DJUCON. Se a aquisição envolver a redução a escrito do
contrato, a DJUCON encetará as acções para levar a cabo este
processo e a notificação ao adjudicatário. Se tal não for
necessário, será a entidade contratante a notificar o
adjudicatário.
Nos procedimentos em que a DJUCON não tenha tido intervenção no
Júri, a correspondente notificação de adjudicação será
efectuada pelo Órgão por onde correu o processo. Nestas
situações, sempre que seja necessária a elaboração de contrato,
o Órgão por onde correu o processo solicita a sua elaboração à
DJUCON, remetendo para o efeito toda a documentação.
Com vista à notificação da adjudicação, deve para o efeito ser
remetido ao Órgão ou Direcção a quem compete efectuá-la, a
decisão de adjudicação pela SEGER ou GI, no dia útil seguinte à
decisão de adjudicação, a fim de ser possível cumprir os prazos
para envio da mesma em respeito pelo prazo supra indicado.
A notificação de adjudicação é efectuada através da plataforma
electrónica e consiste em duas acções:
a) Divulgação do relatório final de análise das propostas e de
todos os documentos que se considerem relevantes, através do
fórum de esclarecimentos da plataforma de contratação
electrónica;
b) Envio da intenção de adjudicação através da área do
procedimentos em questão, na plataforma de contratação
electrónica, colocando como anexo um documento solicitando a
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
308/340
308/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
apresentação dos documentos de habilitação e prestação da
caução.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
309/340
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Anúncio da Adjudicação
Após aceitação da intenção de adjudicação por parte do
fornecedor, tem de ser publicado anúncio de adjudicação nos
casos expressamente previstos no artigo 78º do Código dos
Contratos Públicos.
Nos casos identificados na mencionada disposição legal, terá de
ser enviado pela entidade contratante anúncio da adjudicação ao
Serviço de Publicações Oficiais das Comunidades Europeias, no
prazo de 30 dias após a adjudicação, conforme modelo constante
do anexo III ou do anexo VI ao Regulamento (CE) n.º 1564/2005
da Comissão, de 07.09.
Elementos a Carregar em SAP/PS respeitantes a Investimentos, na
Sequência da Adjudicação
Após ter sido escolhido o Adjudicatário, o GP deverá carregar
em SAP/PS a LPU (Lista de Preços Unitários), isto é, converter
a proposta adjudicada em um Pedido de Compra de acordo com o
disposto no Manual de Imobilizado Corpóreo “Execução/Controlo
de Empreitadas/Fornecimentos”, de valor igual ao adjudicado,
quer se trate de uma empreitada ou fornecimento. Os Pedidos de
Compra deverão ser registados no elemento PEP “EXECUÇÃO” da
estrutura de projecto SAP/PS a que o investimento corresponde.
Para além do atrás referido, o GP deverá informar o
Adjudicatário do Nº do Pedido de Compra, de modo a que as
facturas decorrentes da execução dos trabalhos, emitidas por
este tragam a referência a esse mesmo número, deve ainda
indicar ao Adjudicatário que todas as facturas devem ser
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
310/340
310/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
remetidas ao CSP e a respectiva morada deste. Igualmente
aquando da adjudicação, o GP é responsável por carregar o Plano
de Pagamentos das propostas adjudicadas em SAP/PS. Os
Procedimentos acima mencionados são aplicáveis quer se trate de
um Fornecimento ou de uma Empreitada.
Todos os dados que o GP considere relevantes para o controlo do
Projecto devem ser registados em SAP/PS, nomeadamente no
separador “Ampliação de Cliente”.
2.7 Habilitação do Adjudicatário
Nos procedimentos de formação de quaisquer contratos, o
adjudicatário deve apresentar os seguintes documentos de
habilitação:
- declaração emitida conforme modelo constante do Anexo II ao
Código dos Contratos Públicos;
- documentos comprovativos de que não se encontra nas situações
previstas nas alíneas b) (crimes que afectem a honorabilidade
profissional), d) (situação contributiva para a segurança
social em Portugal), e) (situação contributiva relativamente
a impostos em Portugal) e i) (condenação por crimes de
corrupção, fraude, branqueamento de capitais) do artigo 55º
do Código dos Contratos Públicos;
- no caso de se tratar de procedimento de formação de um
contrato de empreitada: alvará ou os títulos de registo
emitidos pelo INCI, contendo as habilitações adequadas e
necessárias à execução da obra a realizar.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
311/340
311/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
O adjudicatário pode apresentar alvarás ou títulos de registo
da titularidade de subcontratados, desde que acompanhados de
declaração através da qual estes se comprometam,
incondicionalmente, a executar os trabalhos correspondentes
às habilitações deles constantes;
- no caso de se tratar de procedimento de formação de contrato
de fornecimento ou de prestação de serviços:
certificado de inscrição em lista oficial de fornecedores
de bens móveis ou prestadores de serviços de qualquer
Estado signatário do Acordo sobre o Espaço Económico
Europeu que revele a titularidade das habilitações
adequadas e necessárias à execução das prestações objecto
do contrato;
- os documentos de habilitação que o programa do procedimento
exija;
- podem ainda ser solicitados pela entidade contratante outros
documentos de habilitação, ainda que não constem do programa
de procedimento, comprovativos da titularidade das
habilitações legalmente exigidas, fixando-lhe prazo para o
efeito.
Os documentos terão de ser apresentados nos termos e modos
previstos no Código dos Contratos Públicos através do fórum de
esclarecimentos da plataforma de contratação electrónica.
A apresentação dos documentos de habilitação é dispensada se o
adjudicatário, em substituição, indicar o endereço do sítio
onde aqueles documentos podem ser consultados, bem como a
informação necessária a essa consulta, desde que os referidos
sítio e documentos dele constantes estejam redigidos em língua
portuguesa.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
312/340
312/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
A DJUCON notifica, na plataforma através do fórum mensagens e
em simultâneo todos os concorrentes da apresentação dos
documentos de habilitação pelo adjudicatário, através da
disponibilização, dos mesmos ou do endereço do sítio onde
aqueles documentos podem ser consultados, pelo fórum de
esclarecimentos da plataforma de contratação electrónica,
indicando o dia em que ocorreu essa apresentação.
Ao Ajuste Directo não é aplicável o disposto no artigo 81º do
Código dos Contratos Públicos, que determina a exigência dos
documentos de habilitação supra enunciados ao adjudicatário,
podendo exigir-se apenas os documentos a que se refere o artigo
126º do Código.
No concurso público urgente, o adjudicatário terá de apresentar
os documentos de habilitação exigidos no prazo de dois dias a
contar da data da notificação da adjudicação, sem prejuízo de
no programa do procedimento poder ser fixado um prazo inferior.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
313/340
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
2.8 Caução
A caução a apresentar pelo Adjudicatário destina-se a garantir
o celebração do contrato, bem como o exacto e pontual
cumprimento de todas as obrigações legais e contratuais que o
Adjudicatário assume com essa celebração.
Valor da Caução
- 5% do preço contratual;
- 10% do preço contratual, quando o preço total resultante da
proposta adjudicada seja considerado anormalmente baixo
Não é exigível prestação de caução quando o preço contratual
for inferior a € 200.000. Pode a ANA, S.A., nestes casos, se o
considerar conveniente, proceder à retenção de até 10% do valor
dos pagamentos a efectuar, desde que tal faculdade seja
prevista no Caderno de Encargos.
O Prazo para a prestação da caução é o seguinte
O adjudicatário deve prestar a caução no prazo de 10 dias a
contar da notificação para o efeito, devendo comprovar essa
prestação junta da ANA, S.A. no dia imediatamente subsequente.
A caução é, nos termos do artigo 90º do Código dos Contratos
Públicos, prestada por:
depósito em dinheiro ou títulos emitidos ou garantidos pelo
Estado;
garantia bancária;
seguro-caução.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
314/340
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
O Programa do Procedimento ou o Convite conterão os modelos
referentes à caução que venha a ser prestada por garantia
bancária, por seguro-caução ou por depósito em dinheiro ou
títulos.
A documentação inerente à Caução é recebida pela DJUCON, sendo
então enviado o original à DFIN e cópia ao GP e ao GI. Compete
à DFIN ficar na posse do original do documento.
2.9 Contrato
O contrato, nos termos do artigo 94º do Código dos Contratos
Públicos, deve ser reduzido a escrito através da elaboração de
um clausulado em suporte papel.
A DJUCON deverá assegurar a formalização do contrato no prazo
de 30 dias após lhe ter sido dado conhecimento da
decisão/deliberação da adjudicação. Em casos excepcionais
deverá ser transmitida à DJUCON urgência na formalização e
assinatura, devendo providenciar para que as mesmas sejam
efectuadas no prazo máximo de 1 semana.
Não é exigível a redução a escrito do contrato:
- quando se trate de contratos de prestação de serviços ou de
fornecimentos, cujo preço contratual não exceda € 10 000;
- quando se trate de contratos de prestação de serviços ou de
fornecimentos com prazo máximo de 20 dias a contar da data da
prestação da caução ou se esta não for exigida, da data da
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
315/340
315/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
notificação da adjudicação e a relação contratual se extinga
com o fornecimento dos bens ou com a prestação dos serviços;
- quando se trate de contratos de empreitada de complexidade
técnica muito reduzida e cujo valor não exceda € 15 000.
A redução a escrito pode ser dispensada pelo CA ou por entidade
com Delegações de Poderes para tal, mediante decisão
fundamentada, quando:
- seja adoptado um Concurso Público Urgente; ou
- por motivos de urgência imperiosa resultante de
acontecimentos imprevisíveis pela ANA,S.A., seja necessário
dar imediata execução ao contrato.
O clausulado do contrato, quando for reduzido a escrito, deverá
conter, sob pena de nulidade, os elementos indicados no artigo
96º do Código dos Contratos Públicos.
O contrato deve conter mecanismos, já previstos no Caderno de
Encargos, de controlo relativamente aos seguros a realizar pelo
adjudicatário, bem como às responsabilidades inerentes à sua
não efectivação.
A minuta do contrato é elaborada pela DJUCON, sendo solicitado
parecer sobre a mesma ao GP/CSP e ao GI/Órgão Beneficiário.
Neste momento é ainda solicitado pela DJUCON ao GP / CSP o
envio do processo selado, bem como da proposta, sempre que esta
por comportar peças desenhadas ou outros elementos, não permita
a sua impressão pela DJUCON.
Recebidos os pareceres, a DJUCON efectua as adaptações que se
revelarem necessárias.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
316/340
316/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Nos casos em que haja lugar à prestação de caução:
Comprovada a prestação de caução pelo adjudicatário, submete a
minuta à aprovação do CA ou a quem tenha delegação de poderes
para aprovação.
Não havendo lugar à prestação de caução:
Submete a minuta a aprovação em simultâneo com a proposta de
adjudicação, devendo para o efeito articular com o presidente
do Júri esta situação.
Nos casos em que a DJUCON não integra o Júri, o Presidente terá
que articular atempadamente com a DJUCON a preparação e
finalização da minuta de contrato.
Quando não haja lugar à prestação de caução, a minuta é
aprovada em simultâneo com a decisão de adjudicação.
Ajustamentos ao conteúdo do contrato a celebrar
A DJUCON pode propor ajustamentos ao conteúdo do contrato a
celebrar, desde que:
- estes resultem de exigências de interesse público; e
- tratando-se de procedimento em que se tenha analisado e
avaliado mais de uma proposta, seja objectivamente
demonstrável que a respectiva ordenação não seria alterada se
os ajustamentos propostos tivessem sido reflectidos em
qualquer das propostas.
- não podem implicar, em caso algum:
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
317/340
317/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
a violação dos parâmetros base fixados no Caderno de
Encargos nem as dos aspectos da execução do contrato a
celebrar por aquele não submetidos à concorrência;
a inclusão de soluções contidas em proposta
apresentada por outro concorrente.
Os ajustamentos ao contrato que sejam aceites pelo
adjudicatário devem ser notificados pela DJUCON, na plataforma
através do fórum mensagens a todos os concorrentes cujas
propostas não tenham sido excluídas.
Notificação da Minuta
Depois de aprovada a minuta do contrato a celebrar, DJUCON
notifica-a ao adjudicatário.
Os ajustamentos propostos são expressamente assinalados na
minuta.
Nos casos em que não haja lugar à prestação de caução, a minuta
do contrato a celebrar deve ser notificada ao adjudicatário em
simultâneo com a decisão de adjudicação.
A minuta do contrato a celebrar e os ajustamentos propostos
consideram-se aceites pelo adjudicatários, quando haja
aceitação expressa ou quando não haja reclamação no prazo de 5
dias após a notificação.
As reclamações sobre a minuta de contrato e ajustamentos terão
de ser apresentadas, nos termos do artigo 102º do Código dos
Contratos Públicos, no mencionado prazo de cinco dias.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
318/340
318/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
A entidade contratante analisa a reclamação, consultando o GI e
a DJUCON, aprova a resposta a enviar e a DJUCON notifica o
Adjudicatário no prazo de 10 dias a contar da recepção da
reclamação. Caso não o faça nesse prazo considera-se rejeitada
a reclamação.
Outorga do Contrato
A outorga do contrato deve ter lugar no prazo máximo de 30 dias
contados da data da aceitação da minuta ou da decisão da
reclamação:
- decorridos 10 dias contados da data da notificação da decisão
de adjudicação;
Este prazo mínimo não se aplica aos casos previstos no n.º 2
do artigo 104º do Código dos Contratos Públicos.
- apresentados todos os documentos de habilitação exigidos;
- comprovada a prestação da caução, quando esta for devida.
A DJUCON comunica ao adjudicatário, com a antecedência mínima
de cinco dias, a data, a hora e o local em que ocorrerá a
outorga do contrato.
Deve ainda informar a entidade interna encarregue da outorga do
Contrato, de acordo com as Delegações de Poderes em vigor. Caso
o Contrato seja outorgado por outra entidade que não o GI/Órgão
Beneficiário a DJUCON informa este, na mesma altura,
relativamente à data em que irá ser outorgado o Contrato.
O Contrato é outorgado pelas entidades devidamente autorizadas,
de acordo com o definido nas Delegações de Poderes em vigor.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
319/340
319/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Após outorga do contrato, a DJUCON envia o mesmo e a garantia
bancária à entidade contratante, acompanhados de uma CI,
enviando também ao adjudicatário o contrato por correio, em
carta registada. Envia ainda cópias para o GI/Órgão
Beneficiário e para a DFIN (entidade pagadora), para efeitos de
pagamento do imposto do selo.
Contratos não reduzidos a escrito
Quando, nos termos legais, não é exigida a redução a escrito ou
for fundamentadamente dispensada, entende-se que o contrato
resulta da conjugação do Caderno de Encargos com conteúdo da
proposta adjudicada.
Não se pode dar início a qualquer aspecto da sua execução antes
de decorrido o prazo de 10 dias a contar da data da notificação
da adjudicação e, em qualquer caso, nunca antes da apresentação
de todos os documentos de habilitação exigidos, da comprovação
da prestação da caução, quando esta for devida.
Este prazo de 10 dias não se aplica nas situações previstas no
n.º 4 do artigo 95º do Código dos Contratos Públicos.
Sempre que o contrato não seja reduzido a escrito, a aquisição
concretiza-se através da emissão de um Pedido de Compra, o qual
deverá conter, obrigatoriamente, as seguintes menções:
identificação completa das partes. Para pessoa
colectiva: sede, capital social, número fiscal de
pessoa colectiva e número de matrícula no registo
comercial. Para pessoa singular: identificação civil e
fiscal e domicílio;
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
320/340
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
objecto da aquisição devidamente discriminado,
incluindo eventuais requisitos particulares a
respeitar (ex: requisitos ambientais);
preço e condições de revisão de preço, se as houver;
condições de pagamento;
garantias a apresentar, se a tal houver lugar;
prazos relevantes (entrega, recepção,…).
Publicitação dos Contratos
A celebração de quaisquer contratos na sequência de Ajuste
Directo nos termos do n.º 1 do artigo 127.º do Código dos
Contratos Públicos, deve ser publicitada pelo GP/CSP. Esta
obrigação é garantida pela plataforma de contratação
electrónica, sendo accionada pela entidade contratante.
Os actos administrativos da ANA S.A. ou os acordos entre as
partes que impliquem quaisquer modificações objectivas do
contrato e representem um valor acumulado superior a 15 % do
preço contratual devem ser imediatamente publicitados, pela ANA
S.A., no portal dos contratos públicos.
Esta obrigação, válida para todos os tipos de procedimento, não
é executada pela plataforma de contratação electrónica, sendo
da responsabilidade da entidade contratante o envio dos dados
para o portal dos contratos públicos.
No caso do regime simplificado de Ajuste Directo (inferior ou
igual a 5.000€), a ANA S.A. fica dispensada das obrigações de
publicitação enunciadas nos parágrafos anteriores.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
321/340
321/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
As obrigações de publicitação referidas anteriormente são
condição de eficácia do respectivo contrato, independentemente
da sua redução ou não a escrito, nomeadamente para efeitos de
quaisquer pagamentos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
322/340
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
2.10 Comunicações, Relatórios e Conservação da
Informação
Deverá a ANA obedecer ao disposto nas Portarias 701-D/2008 e
701-E/2008 no que se refere aos dados e modelos a fornecer à
Agência Nacional de Compras Públicas, ao InCI e ao Observatório
das Obras Públicas, bem como ao Portal dos Contratos Públicos.
Para tal compete ao GP fornecer aquelas entidades as
informações referentes a empreitadas e prestações de serviços
com elas relacionadas.
Cabe ao CSP e/ou Entidade Contratante fornecer às mesmas os
dados que dizem respeito a fornecimentos e prestações de
serviço .
Devem ser mantidos os registos definidos em 8.5.1.5.8 e 8.5.2.6
“Arquivos”.
Relatório de Contratação
No caso dos contratos de empreitada, a entidade contratante
deve, no prazo de 10 dias a contar da celebração, enviar o
respectivo relatório de contratação ao INCI, IP (de acordo com
o modelo fixado por Portaria).
Anúncio da Adjudicação
Tem de ser publicado anúncio da adjudicação nos casos
expressamente previstos no artigo 78º do Código dos Contratos
Públicos.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
323/340
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(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
As comunicações à Comissão Europeia previstas no Código,
designadamente, o relatório previsto no n.º 9 do artigo 24º
(nos casos em que em anterior Concurso Público, Limitado por
Prévia Qualificação não haja sido apresentada nenhuma
candidatura ou proposta), são efectuadas pela entidade
contratante.
2.11 Caducidade da Adjudicação
A adjudicação, nos termos do Código dos Contratos Públicos,
caduca, nomeadamente, quando:
- por facto imputável ao adjudicatário, este não apresente
todos os documentos de habilitação dentro do prazo concedido
para o efeito;
- os documentos apresentados pelo adjudicatário não estiverem
redigidos em língua portuguesa ou acompanhados de tradução;
- falsificação pelo adjudicatário de qualquer documento;
- o adjudicatário, por facto que lhe seja imputável, não preste
a caução em tempo e nos termos estabelecidos no Código;
- por facto imputável ao adjudicatário, este não comparecer no
dia, hora e local fixados para a outorga do contrato;
- em caso de agrupamento, os seus membros não se associem na
forma exigida.
Nos casos de caducidade da adjudicação previstos no Código dos
Contratos Públicos, será efectuada a adjudicação à proposta
ordenada em lugar subsequente.
A entidade que efectuou a notificação de adjudicação deve
anular a mesma, na plataforma de contratação electrónica
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
324/340
324/340
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procedendo depois á selecção da proposta do 2º concorrente
listado por ordem de mérito. Após selecção deverá ser enviada
nova intenção de adjudicação.
No caso das empreitadas a caducidade por não apresentação de
todos os documentos de habilitação e por não prestação de
caução deve ser imediatamente comunicada ao INCI pelo GP.
Nas situações de caducidade em que a caução já tenha sido
prestada, é a mesma perdida pelo adjudicatário a favor da ANA,
S.A..
2.12 Arquivo de Procedimento
O arquivo do procedimento na plataforma será efectuado pelo
GP/CSP.
O procedimento deverá ser arquivado logo que se concluam todas
as seguintes fases: adjudicação, habilitação do adjudicatário,
prestação da caução (se exigível) e assinatura do contrato (se
houver redução a escrito do mesmo).
Apenas após conclusão de todas estas fases ficará afastada a
possibilidade de caducar a adjudicação e de se adjudicar à
proposta classificada em segundo lugar, podendo dar-se
concluído o procedimento.
2.13 Não Adjudicação e Reinicio do Procedimento
Se o Relatório ou parecer do Júri conduzir à não adjudicação,
pelos fundamentos previstos no Código dos Contratos Públicos, o
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
325/340
325/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Relatório ou parecer será submetido pelo Presidente do Júri ao
Conselho de Administração ou a quem tenha poderes para o
efeito, de acordo com a Delegação de Poderes em vigor, que
delibera sobre ele e informa o GI/Órgão Beneficiário, a DJUCON,
o GP/CSP e o Presidente do Júri.
A não adjudicação poderá também fundar-se noutras
circunstâncias legalmente previstas.
A decisão de não adjudicação, bem como os respectivos
fundamentos, deve ser notificada pela DJUCON a todos os
concorrentes, através do fórum de esclarecimentos da plataforma
de contratação electrónica.
Após notificação aos concorrentes, o procedimento deve ser
encerrado na plataforma.
Cabe então à entidade contratante, em colaboração com o
GI/Órgão Beneficiário, iniciar todos os procedimentos para o
lançamento de novo procedimento, informando de tal a DJUCON, de
modo a serem assegurados os termos e prazos legais aplicáveis
para tomada da decisão de escolha de novo procedimento e para
envio dos convite ou publicação dos anúncios.
2.14 Anúncio de Pré-informação e Anúncio Periódico
Indicativo
A Empresa deverá proceder à publicação dos anúncios de pré-
informação e periódicos indicativos, a efectuar de acordo com o
definido nos artigos 34º e 35º do Código dos Contratos
Públicos. Estes anúncios serão publicados pela entidade
contratante.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
326/340
326/340
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2.15 Reclamações e Recurso Administrativo
A impugnação de decisões relativas aos procedimentos de
formação dos contratos têm, nos termos do Código dos Contratos
Públicos, natureza facultativa.
São susceptíveis de impugnação quaisquer decisões ou
deliberações proferidas no âmbito do procedimento, bem as
próprias peças do procedimento.
As impugnações apresentadas por qualquer interessado, candidato
ou concorrente terão de ser apresentadas no prazo de 5 dias a
contar da correspondente notificação da decisão ou deliberação,
excepto nas situações em que o interessado não tenha sido
incluído na lista dos candidatos ou dos concorrentes, casos em
que pode reclamar desse facto no prazo de 3 dias.
O recurso das deliberações do júri deve ser interposto para o
CA ou entidade com Delegações de Poderes para a contratação.
Quando a impugnação tiver por objecto:
- a decisão de qualificação;
- a decisão de adjudicação;
- a rejeição de impugnação de qualquer dessas decisões.
O órgão competente para dela conhecer deve, nos 2 dias
seguintes à respectiva apresentação, notificar os candidatos ou
os concorrentes para, querendo, se pronunciarem, ao abrigo do
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
327/340
327/340
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direito de audiência dos contra-interessados, no prazo de 5
dias.
As impugnações são decididas no prazo de 5 dias, a contar da
data da sua apresentação ou do termo do prazo fixado para
audiência dos contra-interessados, equivalendo o silêncio à
rejeição das mesmas.
2.16 Adiantamentos
Nos termos previstos no 292º do Código dos Contratos Públicos,
podem ser efectuados adiantamentos de preço por conta de
prestações a realizar ou de actos preparatórios ou acessórios
das mesmas, desde que:
- o valor dos adiantamentos não seja superior a 30% do preço
contratual;
- seja prestada caução de valor igual ou superior aos
adiantamentos efectuados.
Os adiantamentos devem ser previstos no Caderno de Encargos,
dentro dos limites e termos legalmente admitidos.
A caução para garantia de adiantamentos é progressivamente
liberada à medida que forem prestados ou entregues os bens ou
serviços correspondentes ao pagamento adiantado.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
328/340
328/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
2.17 Protocolos de Fornecimento
Os protocolos de fornecimento a firmar com potenciais
fornecedores deverão estar de acordo com o regime legal
aplicável à contratação da ANA, S.A..
A celebração de protocolos não dispensa, nas aquisições
sujeitas ao previsto na Parte II do Código dos Contratos
Públicos, o lançamento de procedimento de formação do contrato
ou o recurso ao instrumento procedimental adequado à realização
das aquisições em causa.
Deverão os referidos protocolos especificar com clareza os
produtos e os preços envolvidos ao longo do período
protocolado, a disponibilidade do potencial Fornecedor para os
entregar nas datas e locais a indicar pela Empresa e ainda os
índices de qualidade pretendidos, não podendo, no entanto,
implicar ou prever-se a obrigação da ANA, S.A. contratar com
determinado Fornecedor.
Caso se pretenda desde logo estabelecer obrigação de contratar
e as condições por que se deverão pautar as aquisições a
determinada ou determinadas entidades, deverá ser lançado o
procedimento adequado à celebração de acordo-quadro ou outro
instrumento procedimental que se revele mais adequado ao
pretendido.
Nas aquisições de Bens que se insiram directa e principalmente
na actividade que ANA, S.A. exerce nos sectores especiais, os
protocolos de Fornecimento não poderão ser utilizados para
evitar a aplicação do Código dos Contratos Públicos, nos casos
em que seja previsível que a soma dos potenciais fornecimentos
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
329/340
329/340
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abrangidos venha a atingir o limiar de aplicação do referido
diploma legal.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
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ANEXO 2 – Check-List das Etapas constituintes de cada Procedimento
2.1 Contrato Público
Acções Check
List Remissão
Publicar em Diário da Republica e JOUE, se aplicável A1 Cap 2.2
Lançar o procedimento na plataforma, após recepção da confirmação da publicação Cap. 8.4.4
Requerer o registo na plataforma, aos membros do Júri não registados
Prestar quaisquer esclarecimentos, quando solicitados no fórum de esclarecimentos da plataforma A1 Cap 1 E/G
Abrir procedimento e admitir propostas segundo o descrito no programa de procedimento A1 Cap 2.2
Caso haja lugar a pagamento das peças de procedimento, o mesmo deve ser restituído aos
concorrentes admitidos A1 Cap 1 C/G
Proceder à elaboração dos mapas comparativos e análise de critérios na plataforma de contratação
electrónica
Proceder à análise técnica, se aplicável A1 Cap 2.2
Quando necessários esclarecimentos na fase de análise de propostas, os mesmos devem ser
solicitados no fórum de esclarecimentos A1 Cap 1 E/G
Elaborar o relatório preliminar e disponibilizá-lo na plataforma a todos os interessados A1 Cap 2.2
Agendar audiência prévia, na data de publicação do relatório preliminar, através do fórum de
esclarecimentos na plataforma A1 Cap 2.2
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
331/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Rever propostas resultantes da audiência previa e alterar mapas comparativos e análise de
critérios
Elaborar o relatório final e disponibilizá-lo na plataforma a todos os interessados A 1 Cap 2.2
Adjudicar o procedimento A1 Cap 2.6
2.2 Diálogo Concorrencial
Acções Check
List Remissão
Publicar em Diário da Republica e JOUE, se aplicável A1 Cap 2.5
Lançar o procedimento na plataforma, após recepção da confirmação da publicação Cap. 8.4.4
Requerer o registo na plataforma, aos membros do Júri não registados
Prestar quaisquer esclarecimentos, quando solicitados no fórum de esclarecimentos da plataforma A1 Cap 1 E/G
Abrir procedimento na fase de candidaturas A1 Cap 2.5
Elaborar relatório preliminar com proposta de qualificação dos candidatos A1 Cap 2.5
Notificar decisão de qualificação aos candidatos A1 Cap 2.5
Abrir procedimento e análise das soluções apresentadas A1 Cap 2.5
Elaborar o relatório preliminar, propondo ordenação das soluções A1 Cap 2.5
Agendar audiência prévia, através do fórum de esclarecimentos na plataforma A1 Cap 2.5
Rever soluções resultantes da audiência prévia, elaborar relatório final sobre a admissão das soluções
e divulgá-lo aos concorrentes A1 Cap 2.5
Discussão das soluções admitidas e notificação da solução seleccionada para a apresentação de propostas A1 Cap 2.5
Abrir procedimento e admitir propostas segundo o descrito no programa de procedimento A1 Cap 2.5
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
332/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Proceder à elaboração dos mapas comparativos e análise de critérios na plataforma de contratação
electrónica
Proceder à análise técnica, se aplicável A1 Cap 2.5
Quando necessários esclarecimentos na fase de análise de propostas, os mesmos devem ser solicitados no
fórum de esclarecimentos A1 Cap 1 E/G
Elaborar o relatório final e disponibilizá-lo na plataforma a todos os interessados A1 Cap 2.5
Adjudicar o procedimento A1 Cap 2.6
2.3 Procedimento por Negociação
Acções Check List Remissão
Publicar em Diário da Republica e JOUE, se aplicável A1 Cap 2.4
Lançar o procedimento na plataforma, após recepção da confirmação da publicação Cap. 8.4.4
Requerer o registo na plataforma, aos membros do Júri não registados
Prestar quaisquer esclarecimentos, quando solicitados no fórum de esclarecimentos da plataforma A1 Cap 1 E/G
Abrir procedimento na fase de candidaturas A1 Cap 2.4 A
Elaborar o relatório preliminar e disponibilizá-lo, agendando audiência prévia A1 Cap 2.4 A
Rever candidaturas resultantes da audiência prévia, elaborar relatório final e divulgá-lo aos
concorrentes A1 Cap 2.4 A
Abrir procedimento e análise das versões iniciais da proposta A1 Cap 2.4
Caso haja lugar a pagamento das peças de procedimento, deve ser restituído o montante pago aos
concorrentes admitidos A1 Cap 1 C/G
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
333/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Proceder à elaboração dos mapas comparativos e análise de critérios na plataforma de contratação
electrónica
Elaborar o relatório preliminar, propondo ordenação das propostas iniciais A1 Cap 2.4
Elaborar o relatório final das propostas iniciais e proceder à audiência prévia A1 Cap 2.4
Elaborar novo relatório final com resultado da audiência prévia, ordenando as propostas iniciais por
mérito A1 Cap 2.4
Proceder à fase de negociação, se aplicável A1 Cap 2.4 B
Proceder à alteração dos mapas comparativos e análise de critérios com dados resultantes da negociação
Proceder à análise técnica, se aplicável A1 Cap 2.4 C
Quando necessários esclarecimentos na fase de análise de propostas, os mesmos devem ser solicitados na
plataforma A1 Cap 1 E/G
Elaborar o relatório preliminar sobre as segundas propostas e disponibilizá-lo na plataforma a todos
os interessados A1 Cap 2.4 C
Agendar audiência prévia, na data de publicação do relatório preliminar, através do fórum de
esclarecimentos na plataforma A1 Cap 2.4 C
Rever propostas resultantes da audiência previa e alterar mapas comparativos e análise de critérios
Elaborar o relatório final e disponibilizá-lo na plataforma a todos os interessados A1 Cap 2.4 C
Adjudicar i procedimento A1 Cap 2.6C
2.4 Concurso Limitado com prévia qualificação
Acções Check
List Remissão
Publicar em Diário da Republica e JOUE, se aplicável A1 Cap 2.3
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
334/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Lançar o procedimento na plataforma, após recepção da confirmação da publicação Cap. 8.4.4
Requerer o registo na plataforma, aos membros do Júri não registados
Prestar quaisquer esclarecimentos, quando solicitados no fórum de esclarecimentos da plataforma A1 Cap 1 E/G
Abrir procedimento na fase de candidaturas A1 Cap 2.3-A
Elaborar relatório preliminar com proposta de qualificação dos candidatos A1 Cap 2.3-A
Agendar audiência prévia, na data de publicação do relatório preliminar, através do fórum de
esclarecimentos na plataforma A1 Cap 2.3-A
Elaborar o relatório final e disponibilizá-lo na plataforma a todos os interessados A1 Cap 2.3-A
Abrir procedimento e admitir propostas segundo o descrito no programa de procedimento A1 Cap 2.3-B
Caso haja lugar a pagamento das peças de procedimento, deve ser restituído o montante pago aos
concorrentes admitidos A1 Cap 1 C/G
Proceder à elaboração dos mapas comparativos e análise de critérios na plataforma de contratação
electrónica
Proceder à análise técnica, se aplicável A1 Cap 2.3-B
Quando necessários esclarecimentos na fase de análise de propostas, os mesmos devem ser
solicitados no fórum de esclarecimentos A1 Cap 1 E/G
Elaborar o relatório final e disponibilizá-lo na plataforma a todos os interessados A1 Cap 2.3-B
Adjudicar o procedimento A1 Cap 2.6
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
335/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
2.5 Ajuste Directo
Acções Check
List Remissão
Seleccionar as empresas a convidar, verificar as que não se encontram registadas e facilitar a sua
credenciação A1 Cap 2.1
Lançar o procedimento na plataforma Cap. 8.4.4
Requerer o registo na plataforma, aos membros do Júri não registados
Prestar quaisquer esclarecimentos, quando solicitados no fórum de esclarecimentos da plataforma A1 Cap 1 E/G
Abrir procedimento e admitir propostas segundo o descrito no programa de procedimento A1 Cap 2.1
Proceder à elaboração dos mapas comparativos e análise de critérios na plataforma de contratação
electrónica
Proceder à fase de negociação, se aplicável A1 Cap 2.1
Proceder à alteração dos mapas comparativos e análise de critérios com dados resultantes da
negociação
Proceder à análise técnica, se aplicável A1 Cap 2.1
Quando necessários esclarecimentos na fase de análise de propostas, os mesmos devem ser
solicitados no fórum de esclarecimentos A1 Cap 1 E/G
Elaborar o relatório preliminar e disponibilizá-lo na plataforma a todos os interessados A1 Cap 2.1
Agendar audiência prévia, na data de publicação do relatório preliminar, através do fórum de
esclarecimentos na plataforma A1 Cap 2.1
Rever propostas resultantes da audiência previa e alterar mapas comparativos e análise de
critérios
Elaborar o relatório final e disponibilizá-lo na plataforma a todos os interessados A1 Cap 2.1
Adjudicar o procedimento A1 Cap 2.6
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
336/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
Enviar pedido de compra SAP A1 Cap 2.6
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
337/340
337/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
ANEXO 3 – Lista de Modelos a Utilizar
- Tabelas de Critérios para prioritização dos riscos a incluir;
- Matriz de prioritização dos riscos a incluir;
- Ficha de Projecto;
- Minuta de Auto de Consignação de Trabalhos;
- Minuta de Auto de Início do Fornecimento;
- Proposta de Investimento (Frente);
- Proposta de Investimento (Verso);
- Modelo do Relatório de Controlo de Projecto de Investimento;
- Minuta do Auto de Suspensão;
- Minuta do Auto de Recepção Provisória de Trabalhos;
- Minuta de Auto de Recepção Provisória do Fornecimento;
- Minuta de Auto de Recepção Provisória Parcial de Trabalhos;
- Minuta de Auto de Recepção Provisória Parcial do
Fornecimento;
- Minuta de Auto de Recepção Definitiva de Trabalhos;
- Minuta de Auto de Recepção Definitiva do Fornecimento;
Nos casos em que seja de utilizar modelos diferentes para
Empreitadas/Fornecimentos ao abrigo da legislação anterior ou
do novo Código de Contratos Públicos, a selecção do modelo a
utilizar deverá ter em conta o título do impresso que, para os
casos em que esteja ao abrigo do novo Código, conterá a
referência ”… - ao abrigo do D.L. 18/2008”.
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
338/340
338/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
ANEXO 4 – Quadro contendo os Valores dos Contratos que
o Procedimento Aquisitivo permite celebrar a partir de
01.01.2010
1. Contratos que digam directa e principalmente respeito à
actividade da ANA, S.A. inserida nos sectores especiais
(colocar aeroportos à disposição das transportadoras aéreas)
EMPREITADAS
Regime Aplicável
Tipos de
Procedimentos
Aplicáveis
Valor do Contrato que o
Procedimento permite
celebrar
Direito Privado,
com respeito pelos
princípios do
Tratado da União
Europeia
Liberdade de
escolha, obedecendo
às regras internas
MAGBS
Não é necessário
publicação no DR e
JOUE
Inferior a
€ 4.845.000,00
DL 18/08, de 29.01
(Código dos
Contratos
Públicos)
Concurso Público;
Concurso Limitado
com Prévia
Qualificação,
Com publicação no
JOUE
Igual ou superior a
€ 4.845.000,00
PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS/FORNECIMENTOS
Regime Aplicável
Tipos de
Procedimentos
Aplicáveis
Valor Estimado do Contrato
Direito privado,
com respeito pelos
Liberdade de
escolha, obedecendo
Inferior a
€ 387.000,00
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
339/340
339/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
princípios do
Tratado da União
Europeia
às regras internas
do MAGBS
Não é necessário
publicação no JOUE
DL 18/08, 29.01
Concurso Público;
Concurso Limitado
com Prévia
Qualificação,
com publicação no
JOUE
Igual ou superior a
€ 387.000,00
2. Contratos cujo objecto não diga directa e principalmente
respeito à actividade da ANA, S.A. inserida nos sectores
especiais:
Sujeição de todos os procedimentos para contratação de
empreitadas, prestações de serviços e fornecimentos ao do
Código dos Contratos Públicos.
EMPREITADAS
Regime Aplicável Tipos de Procedimentos
Valor do Contrato
que o Procedimento
permite celebrar
DL 18/08, 29.01
Ajuste Directo
(Carta convite através de
plataforma)
Inferior a
€1 000.000,00
DL 18/08, 29.01
Concurso Público;
Concurso Limitado com Prévia
Qualificação,
sem publicação no JOUE, mas
com publicação no DR
Inferior a
€ 4.845.000,00
DL 18/08, 29.01
Concurso Público;
Concurso Limitado com Prévia
Qualificação, com publicação
Qualquer valor
ANA, SA
Código: MAN 000026 Revisão: 07 Data de Publicação: 2011-11-16 Data de aplicação: 2011-11-16 Validade: N.D.
340/340
340/340
(DL 18-08) Manual de Aquisição e Gestão de Bens e Serviços
no JOUE e DR
PRESTAÇÕES DE SERVIÇOS/FORNECIMENTOS
Regime Aplicável Tipos de Procedimentos
Aplicáveis
Valor do Contrato
que o Procedimento
permite celebrar
DL 18/08, 29.01 Ajuste Directo Inferior a
€ 193.000,00
DL 18/08, de
29.01
Concurso Público;
Concurso Limitado com Prévia
Qualificação, sem publicação
no JOUE
Inferior a
€ 193.000,00
DL 18/08, de
29.01
Concurso Público;
Concurso Limitado com Prévia
Qualificação, com publicação
no JOUE
Qualquer valor
ANA, SA
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