DIAPOSITIVAS TESIS
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UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MANABÍ FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y
ECONÓMICAS CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO Previo a la obtención del Título de:
Ingeniera en Auditoría – Contador Público
MODALIDAD: INVESTIGACIÓN DIAGNÓSTICA O PROPOSITIVA
TEMA:AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Y
VENTAS DE PUBLICIDAD DE LA EMPRESA MEDIOS EDIASA DURANTE EL PERIODO 2013 - 2014
AUTORAS:ALCHUNDIA MACÍAS DENISSE LISBETH
CHINGA ROMERO KAREN TATIANADIRECTORA DE TESIS:
LIC. MARÍA FERNANDA MENDOZA SALTOS MG. SC
PORTOVIEJO – MANABÍ – ECUADOR
2015
TEMA
Auditoría de gestión a los procesos de producción y ventas de publicidad de la empresa Medios Ediasa durante el periodo 2013-2014
ANTECEDENTES
La empresa Medios Ediasa inicia sus actividades el 13 de Marzo de 1934 siendo su director Pedro
Zambrano Barcia con la razón social El Diario Manabita. Desde su surgimiento hasta la
actualidad ha variado la dirección de la empresa siendo esta de tipo familiar.
En 1992 el nombre del periódico pasó de Diario Manabita a El Diario. La sociedad anónima El
Diario Ediasa S.A., existe legalmente desde 1974 siendo su director en la actualidad el señor Pedro
Zambrano Lapenta.
DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
La presente investigación se realizó en la empresa Medios Ediasa ubicada en la ciudad de Portoviejo, siendo su razón social El Diario, tiene como actividad principal la impresión de periódicos.
Esta investigación apuntó al conocimiento y mejorá de la calidad así como el desarrollo del proceso de producción y ventas de publicidad a través de una auditoria de gestión.
ANÁLISIS DEL PROBLEMA La empresa Medios Ediasa, por el rápido crecimiento de la población
de la Provincia de Manabí, requirió mejorar de manera integral su sistema de gestión, con el propósito de optimizar los recursos que utilizó en la ejecución de la producción y ventas de publicidad cumpliendo las normas y disposiciones legales para optimizar de manera adecuada sus recursos
El manual de procesos de la empresa medios Ediasa no fue auditado periódicamente y tampoco se utilizó como una herramienta de estricto control interno, solo ha contado con auditoria externas que se han enfocado en forma general, y de manera especial en los departamentos de producción y ventas
La empresa desde sus inicios ha sufrido grandes cambios en la producción y venta del periódico, que debieron ser evaluados para un estricto control de manera adecuada para que no se presentaran mayores desfases cumpliendo la Normas de Auditoria de Gestión.
OBJETIVO GENERALRealizar una auditoría de gestión a los procesos de producción y ventas de publicidad de la empresa Medios Ediasa durante el periodo 2013-2014
OBJETIVOS ESPECIFICOS• Analizar los resultados de la
realización de una Auditoria de Gestión para obtener un desarrollo eficaz y eficiente en los procesos de producción y ventas de publicidad en la empresa Medios Ediasa.
• Investigar el nivel de cumplimiento en los procesos de producción y ventas de publicidad.
• Diagnosticar la eficiencia, eficacia, efectividad de los procesos de producción y ventas de publicidad.
• Determinar el cumplimiento de las normas y políticas vigentes.
• Elaborar una propuesta para optimizar la gestión en las áreas de producción y ventas
GESTIÓN:
Gestión es conocido como el proceso mediante el cual empresa o entidad asegura el buen uso de los recursos y su empleo eficaz y eficiente para el cumplimiento de sus objetivos y metas.
ELEMENTOS DE GESTIÓN:
Entre los elementos de gestión tenemos los
siguientes:
Economía Eficiencia
Eficacia
Ecología
Ética
ALCANCE DE AUDITORIA DE
GESTIÓN:La Auditoria de Gestión examina en forma detallada cada aspecto operativo de la organización
Marco teórico
Fases de la Auditoria de Gestión
• Planificación preliminar• Planificación especifica• Ejecución • Comunicación de
resultados
FASE I DE LA AUDITORÍA DE
GESTIÓN
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
DESARROLLO DEL PLAN DE TRABAJO
OBJETIVOS DEL EXAMEN • Analizar los resultados de la
realización de una Auditoria de Gestión para obtener un desarrollo eficaz y eficiente en los procesos de producción y ventas de publicidad en la empresa Medios Ediasa.
• Investigar el nivel de cumplimiento en los procesos de producción y ventas de publicidad.
• Diagnosticar la eficiencia, eficacia, efectividad de los procesos de producción y ventas de publicidad.
• Determinar el cumplimiento de las normas y políticas vigentes
• Elaborar una propuesta para optimizar la gestión en las áreas de producción y ventas.
ÁREAS A EXAMINAR Publicidad Pre- PrensaPrensa
FASE I DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
PLANIFICACIÓN PRELIMINAR
DESARROLLO DE LA GUÍA DE VISITA PREVIA
BASE LEGAL DE CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA MEDIOS EDIASALa compañía El Diario Ediasa S.A. fue constituida en la ciudad de Portoviejo el 2 de agosto de mil novecientos setenta y siete, su objeto social tiene como actividad principal la impresión de periódicos.Su capital social inicial fue de S/. 1.000.000.00 (Un millón, 00/100 de sucres)
PRINCIPALES DISPOSICIONES LEGALES Y REGLAMENTARIAS Constitución de la República del
Ecuador Manual de Auditoria de Gestión Reglamento Interno Código de Trabajo Ley de Seguridad Social NAGAS Código de Trabajo Ley de Seguridad Social NIIF La ética del periodista (Código
deontológico) Política de calidad Política editorial Normas Wan IFRA Reglamento de Salud y Seguridad
DETALLE LAS DEFICIENCIAS DEL CONTROL INTERNO GENERAL QUE DETECTAN EN EL RECORRIDO DE LA EMPRESA • Le empresa no optimiza al máximo
sus recursos • Incumplimiento de los procesos • Falta de conocimiento del manual de
procesos • No se ha auditado periódicamente • No cuenta con un programa de
capacitación y entrenamiento por parte de los directivos de la Empresa para todo el personal
COMPONENTE
SUBCOMPONENTE
INDICADORES
Publicidad Ventas
Publicidad Diseño
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS DE PRODUCCIÓN Y VENTAS
DE PUBLICIDAD DE LA EMPRESA MEDIOS EDIASA ENTRE EL 1 DE
ENERO DE 2013 Y EL 31 DE DICIEMBRE DE 2014
INDICADORES DE GESTIÓN
Pre-PrensaFotomecánic
a
Prensa Producción
Prensa Técnicos
FASE II DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
PLANIFICACIÓNESPECÍFICA
MEMORANDO DE PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA
Objetivos Específicos por cada uno de los componentes Publicidad Analizar los mecanismos de control en relación a las ventas realizadas.Determinar el proceso de ventas y cobranzas de publicidadMantener actualizadas la elaboración y entrega de informes que se generan en el proceso de publicidad
Pre-PrensaDeterminar los procesos de pre- prensa que se realizan Comprobar el manejo de recursos utilizados PrensaAnalizar los procesos realizados para la impresiónComprobar la calidad, eficacia y eficiencia de los procesos de impresión
Resumen de los Resultados de la Evaluación del Control Interno. • En el Análisis Preliminar de Control Interno a la
Empresa Medios Ediasa se logró determinar que:• La actividad principal a la que se dedica es la
edición de periódicos• Se encuentra constituida según la Ley de
Compañías y resolución de SRI• Contó con un plan estratégico el mismo que fue
actualizado constantemente, el cual define claramente las metas, los objetivos, la misión y la visión de la empresa
• La empresa no logró cumplir con exactitud los indicadores de gestión establecidos
• No comparó la calidad del servicio prestado con otras empresa dedicadas a la misma actividad
• La Empresa no contó con un departamento de reclamos para mejorar la situación empresarial
CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO POR COMPONENTE
PUBLICIDADSe efectuó la Evaluación de Control Interno de 10 preguntas en el área de ventas, se establece que 3 no se cumplieron en su totalidad, por lo que se determinó un riesgo de control bajo y un nivel de confianza alto.
PRE- PRENSA
Se efectuó la Evaluación de Control Interno de 6 preguntas en el área de pre - prensa, se establece que 2 no se cumplieron en su totalidad, por lo que se determinó un riesgo de control bajo y un nivel de confianza alto.
PRENSA
Se efectuó la Evaluación de Control Interno de 7 preguntas en el área de producción, se establece que 4 no se cumplieron en su totalidad, por lo que se determinó un riesgo de control medio y un nivel de confianza medio.
FASE III DE LA AUDITORÍA DE
GESTIÓN
EJECUCIÓN
PAPELES DE TRABAJO
P/T: Ejecución Referencia: A3
Componente: Publicidad
Fuente de información: Recursos Humanos
Técnica Utilizada: Indagación
Selección de la muestra verificada: Ninguna
Base Legal: Reglamento Interno
PROCEDIMIENTO: Solicite el procedimiento de ventas de publicidad
OBSERVACIÓN:
De acuerdo al manual de procesos y a través de lo observado se lo realiza en base al flujograma de ventas
de publicidad VPT01:
Orden de publicidad
Recursos humanos y materiales de oficinas
Requisitos de la orden
Diagramación electrónica o planos
Facturación
Aprobación por parte del cliente
Publicación del aviso de publicidad
P/T: Ejecución Referencia: C1Componente: PrensaFuente de información: Bitácora de InformesTécnica Utilizada: Verificación Selección de la muestra verificada:3 informes Base Legal: ISO 9001PROCEDIMIENTO: Solicite el control de materia prima y materiales OBSERVACIÓN: De acuerdo al manual de procesos está en responsabilidad del empleado lo siguiente: Verificar el consumo de agua fuente Controlar la alimentación de la tinta a los carros y tinteros para evitar el
derramamiento de la misma. Correcto manejos de las bobinas con el fin de evitar daños o golpes que luego se
verán reflejados en lonjas de papel, malogrados y arranque de papel. Conteo y enzunchados de malogrados y puesto en su respectivo lugar. Lonjas de papel pesado y amarrados correctamente y puesto en su respectivo
lugar. Uso correcto del carro porta placas Buen uso y trato de las unidades de la prensa, responsables J1 – J2 diariamente.
HOJAS DE HALLAZGOS
HALLAZGOSProcedimiento de Ventas de Publicidad
Condición:• De acuerdo al manual de procesos y a través de lo observado se lo
realiza en base al Flujograma de ventas de publicidad VPT01:• Orden de publicidad• Recursos humanos y materiales de oficinas• Requisitos de la orden • Diagramación electrónica o planos• Facturación Criterio: Al respecto se inobservó al manual de procesos de publicidad sobre su objetivo que establece: Determinar el proceso de ventas y cobranzas de publicidadMantener actualizado la elaboración y entrega de informes que se genera en el proceso de publicidad Causa: Los flujogramas del departamento de pre-prensa no se encontraban actualizados según el Manual de Procesos Efecto: Por lo comento que el personal encargado de ingresos de órdenes no cumplieran en su totalidad de manera eficaz sus actividades e inconformidad por parte de clientes insatisfechos
HALLAZGOSSolicite el control de materia prima y materiales Condición:De acuerdo al manual de procesos está en responsabilidad del empleado lo siguiente:Verificar el consumo de agua fuenteControlar la alimentación de la tinta a los carros y tinteros para evitar el derramamiento de la misma.Correcto manejos de las bobinas con el fin de evitar daños o golpes que luego se verán reflejados en lonjas de papel, malogrados y arranque de papel.Conteo y enzunchados de malogrados y puesto en su respectivo lugar.Lonjas de papel pesado y amarrados correctamente y puesto en su respectivo lugar.Uso correcto del carro porta placasBuen uso y trato de las unidades de la prensa, responsables J1 – J2 diariamente. Lo cual fue realizado en un 85%Criterio: Al respecto se inobservó el Reglamento de Salud Art 2 donde indica Cumplir con todos los procedimientos e instrucciones, disposiciones, normas, implementado por el Diario Ediasa S.ACausa: Lo expuesto se presentó debido a la falta de acción de control por parte del Jefe de Producción y del personal encargado que no realizaron los correctivos pertinentesEfecto:Esta situación no permitió evitar a tiempo daños ocasionados y desperdicios de material de la empresa
FASE IV DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
COMPONENTE PUBLICIDAD: Procedimiento de ventas de publicidad
De acuerdo al manual de procesos y a través de lo observado se lo realiza en base al flujograma de ventas de publicidad VPT01:
Orden de publicidad Recursos humanos y materiales de oficinas Requisitos de la orden Diagramación electrónica o planos Facturación
Los flujogramas del departamento de publicidad no se encontraban actualizados según el Manual de Procesos
Por lo que existen reclamos sobre la publicidad contratada por parte de clientes insatisfechos
Al respecto el personal encargado del ingreso de órdenes inobservo al manual de procesos de publicidad sobre su objetivo que establece:
a) Determinar el proceso de ventas y cobranzas de publicidad
b) Mantener actualizado la elaboración y entrega de informes que se
genera en el proceso de publicidad
CONCLUSIÓN
Los flujogramas no se encuentran actualizados de acuerdo el Manual de Procesos del Departamento de Publicidad lo que originó que el personal encargado de ingresos de órdenes no cumplieran en su totalidad de manera eficaz sus actividades y por e inconformidades por parte de clientes insatisfechos.
RECOMENDACIÓN
1) Al Director
Actualizar los Flujogramas de acuerdo al Manual de Procesos de la Empresa Medios Ediasa y que estos incluyan a todos los departamentos existentes
COMPONENTE: PRENSA
Control de materia prima y materiales
De acuerdo al manual de procesos está en responsabilidad del empleado lo siguiente:
Verificar el consumo de agua fuente Controlar la alimentación de la tinta a los carros y tinteros para evitar el
derramamiento de la misma. Correcto manejos de las bobinas con el fin de evitar daños o golpes
que luego se verán reflejados en lonjas de papel, malogrados y arranque de papel.
Conteo y enzunchados de malogrados y puesto en su respectivo lugar. Lonjas de papel pesado y amarrados correctamente y puesto en su
respectivo lugar. Uso correcto del carro porta placas Buen uso y trato de las unidades de la prensa, responsables J1 – J2
diariamente.
Lo cual fue realizado en un 85%
Esta situación no permitió evitar a tiempo daños ocasionados y desperdicios de material de la empresa
El Jefe de Producción y empleados inobservaron el Reglamento de Salud Art 2 donde indica
Cumplir con todos los procedimientos e instrucciones, disposiciones, normas, implementado por el Diario Ediasa S.A
CONCLUSIÓN
Debido a que se inobservo el Art 2 del Reglamento de Salud y Seguridad el control de materias primas y material se cumplió en un 85% y realizar sus actividades de acuerdo al Manual de Procesos y disposiciones legales de la empresa Medios Ediasa
RECOMENDACIÓN
9) Al Director
Disponer al Jefe de Producción realizar una ficha de control de ingreso de materiales, existente, recibos que se utilicen en la producción
CONSLUSIONES
Al llegar a la parte final de esta investigación se llegó a concluir que:
Medios Ediasa es una empresa consolidada en la provincia de Manabí
siendo líderes en el mercado debido a su credibilidad empresarial.
Medios Ediasa cuenta con la Certificación de las Normas ISO 9001-
2000.
En la empresa Medios Ediasa existen normas, políticas y procedimientos
establecidos de carácter interno y externo, sin embargo estas bases
legales no son conocidas por todos los miembros de la institución, y
tampoco son cumplidas en su totalidad.
No cuentan con un control ni cuenta con un sistema de registro por parte
del personal al momento del ingreso a su hora de trabajo ni tampoco a la
hora de salida.
No han aplicado en su totalidad el manual de seguridad para beneficio
de sus empleados
La empresa cuenta con indicadores estratégicos pero no
posee indicadores de gestión.
En el área de publicidad existe cierto incumplimientos en el
manual de procesos al momento del ingreso de las ventas no
se realizan inmediatamente.
No cuenta con un departamento de reclamos o sugerencias.
En el informe de auditoría se exponen los comentarios de los
hallazgos significativos encontrados, con su conclusión y
recomendaciones las cuales deben ser aplicadas de manera
que permita contribuir al mejoramiento empresarial.
RECOMENDACIONES
En base a las conclusiones establecidas se recomienda:
La Empresa Medios Ediasa deberá observar, conocer y aplicar las
leyes y reglamentos vigentes así como las normas en los procesos de
manera específica en al área de ventas de publicidad y producción.
Elaborar un mecanismo de control o establecer un sistema que permita
registrar de manera oportuna el ingreso y salida del personal.
Ejecutar el manual de seguridad, y controlar su cumplimiento para
beneficio tanto del empleado y de la empresa salvaguardando siempre
el bienestar de ambos.
Establecer los indicadores de gestión para así medir perennemente el
desarrollo de la calidad.
Ingresar diariamente las ventas cumpliendo así con el manual de
procesos y su registro inmediato.
Incrementar un buzón o departamento de reclamos y sugerencias
para así conocer las opiniones del cliente externo y que ayudarían
para mejorar el servicio y producto brindado.
Medios Ediasa deberá aplicar las recomendaciones propuestas
por el equipo de egresados con la finalidad de asegurar el
cumplimiento de los procesos y fortalecer el control interno.
GRACIAS
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