CHAPTER 4&5 kombis fransisca hermawan

Maria Rosari Oktaviani (2011-012-470)Amanda (2011-012-304)Jacqualine Angelina (2011-012-328)

CHAPTER 4 (PLANNING BUSINESS MESSAGES) & CHAPTER 5 (WRITING BUSINESS MESSAGES)

Perencanaan (Plan)

Penulisan (Write)

Penyelesaian (Complete)

Menganalisa Situasi

Beradaptasi dengan penerima pesan

Merevisi Pesan

Mengumupulkan Informasi

Menyusun Pesan Menghasilkan Pesan

Memilih media yang tepat

Mengkoreksi cetakan percobaan pesan

Mengatur Informasi

Mendistribusikan Pesan

UNDERSTANDING THE THREE-STEP WRITING

PROCESS

Menggunakan 3 Langkah dalam Proses Penulisan, dapat memaksimalkan alokasi waktu yang telah di rencanakan sebelumnya

OPTIMIZING YOUR WRITING TIME

Three-Step Writing Process

PlanningWritingCompleting

Perencanaan mengurangi keraguan dalam menulis dan menghemat waktu dalam melakukan revisi.

Perencanaan yang matang memastikan pemakaian informasi yang tepat, dengan format yang tepat, dan sasaran pesan yang tepat.

PLANNING EFFECTIVELY

Defining Your Purpose

- General Purpose

- Specific Purpose

ANALYZING THE SITUATION

Developing an Audience Profile

1. Identifikasi Penerima Utama Pesan2. Menentukan jumlah data dan distribusi

geografis penerima3. Menentukan komposisi penerima4. Ukur tingkat pemahaman para penerima5. Memahami keinginan dan ekspektasi

penerima6. Prediksi reaksi penerima yang mungkin

terjadi

ANALYZING THE SITUATION

Teknik informal untuk mengumpulkan wawasan dan memandu riset yang dilakukan:

Membayangkan perspektif penerimaMembaca laporan dan dokumen-

dokumen perusahaan lainnyaBertanya pada supervisor, teman kerja,

pelanggan, dan orang-orang dalam lingkungan kerja

Bertanya pada penerima informasi (audience)

GATHERING INFORMATION

Jika penerima menginginkan informasi yang terlalu kabur atau berpengertian luas, maka informasi tersebut harus dipersempit dengan cara menanyakan kembali informasi dengan detail-detail tertentu.

UNCOVERING AUDIENCE NEEDS

Menggunakan Discovery Techniques : Free Writing

FINDING YOUR FOCUS

Menggunakan Journalistic Approach

5W + 1H

PROVIDING REQUIRED INFORMATION

Memastikan informasi akurat

Memastikan informasi tersebut etis

Memastikan informasi berhubungan

PROVIDING REQUIRED INFORMATION

ORAL MEDIA

WRITTEN MEDIA

VISUAL MEDIA

ELECTRONIC MEDIA

SELECTING THE RIGHT MEDIUM

Tipe Media

Kelebihan Kelemahan

Oral • Mendapat tanggapan dengan cepat

• Terjadi interaksi• Dapat mengekspresikan emosi

dibalik pesan• Melibatkan bahasa tubuh dan

intonasi nada bicara

• Harus hadir ditempat

• Sulit dicatat (kecuali pembicaraan direkam)

• Kurang kontrol• Bila

terjadikesalahan sulit untuk diperbaiki

Tertulis (Written)

• Dapat direncanakan dan dikendalikan

• Penyampaian luas• Bisa dicatat• Meminimalisir terjadinya

kesalahan• Dapat digunakan untuk

menghindari interaksi langsung• Membantu mengontrol emosi

dalam menyampaikan penyampaian pesan, dan penyampaian ide yang kompleks

• Respon terbatas• Tidak melibatkan

bahasa tubuh• Butuh waktu untuk

mendistribusikan pesan

• Harus punya keahlian dalam persiapan dan produksi pesan

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN MEDIA

Tipe Media

Kelebihan Kelemahan

Visual • Penyampaian ide kompleks dan berhubungan dengan cepat

• Lebih mudah diterima • Mengurangi beban penerima

untuk mengetahui seluruh pesandan konsep pesan tersebut

• Butuh keahlian artistik

• Butuh waktu yang lebih lama

• Sulit untuk mengirim dan menyimpan pesan

Elektronik (Electronic)

• Penyampaian pesan yang cepat

• Penyampaian luas• Kekuatan untuk mempengaruhi

penerima• Dapat berinteraksi melalui

media sosial• Meningkatkan keterbukaan

organisasi dengan pihak eksternal

• Mudah digunakan secara berlebihan

• Beresiko merusak privasi

• Beresiko menimbulkan ancaman (Virus)

• Memunculkan masalah produktivitas

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN MEDIA

Capaian media (media richness)

Formalitas media (media formality)

Batasan media (media limitation)

Urgensi (urgency)Biaya-biaya (cost)Preferensi penerima (audience preference)

FACTORS TO CONSIDER WHEN CHOOSING MEDIA

Recognizing the Importance of Good Organization

Mengorganisir informasi yang baik dapat membantu penerima informasi memahami dan menerima pesan dengan baik dan menghemat waktu

ORGANIZING YOUR INFORMATION

Defining Your Main Idea

Beberapa teknik yang dapat digunakan untuk membantu menemukan ide-ide kreatifa. Brainstormingb. Journalistic Approachc. Question-and-answer chaind. Storyteller’s toure. Mind mapping

Limit the number of support points, having fewer,stronger points is a better approach than using many weaker points

LIMITING YOUR SCOPE

Direct approaches – start with main idea (recommendation,request,..) and follow with your supporting evidence.

Indirect approaches – start with evidence first and build your case before presenting the main idea.

CHOOSING APPROACHES

Direct approach

indirect approach

Audience reaction

Eager/interested/pleased/natural

Displeased Uninterested / unwilling

Message opening

Start with the main idea,the request,or the good news.

Start with a neutral statement that acts as a transition to the reasons for the bad news.

Start with a statement or question that captures attention.

Message body Provide necessary details.

Give reasons to justify a negative answer. State or imply the bad news,and make a positive suggestion.

Arrouse the audience’s interest in the subject. Build the audience’s desire to comply.

Message close Close with a cordial comment,a reference to the good news,or a statement about the specific action desired.

Close cordially. Request action.

Start with the main ideaState the major pointsProvide examples and evidence

OUTLINING YOUR CONTENT

Building reader interest with storytelling techniques

STORYTELLING TECHNIQUES

1. Using the “you” attitude2. Maintaining standards of etiquette3. Emphasizing the positive4. Using bias-free language

WRITING BUSINESS MESSAGES

ADAPTING TO YOUR AUDIENCE: BEING SENSITIVE TO AUDIENCE NEEDS

Gender biasRacial and ethnic biasAge biasDisability bias

BIAS CAN COME IN A VARIETY OF FORMS:

Establishing your credibility HonestyObjectivityAwareness of audience needsCredentials,knowledge,and expertiseEndorsementsPerformanceSincerity

Projecting your company’s image

ADAPTING TO YOUR AUDIENCE: BUILDING STRONG RELATIONSHIP

1. Establishing your credibility2. Projecting your company’s

image

BUILDING STRONG RELATIONSHIP

HonestyObjectivityAwareness of audience needsEndorsementsPerformanceSincerity

ESTABLISHING YOUR CREDIBILITY

1. Using a coversational tone2. Using plain language3. Selecting the active or passive

voice

CONTROLLING YOUR STYLE AND TONE

Understand the difference between texting and writing

Avoid stale and pompous languageAvoid preaching and braggingBe careful with intimacyBe careful with humor

1. USING A COVERSATIONAL TONE

SimpleUnadorned style

2. USING PLAIN LANGUAGE

1. Understanding denotation and connotation

2. Balancing abstract and concrete words

3. Finding words that communicate well

CHOOSING POWERFUL WORDS

Choose powerful wordsChoose familiar wordsAvoid cliches and be careful with buzzwords

Use jargon carefully

FINDING WORDS THAT COMMUNICATE WELL

Choosing from the four types of sentences

Using sentence style to emphasize key thoughts

CREATING EFFECTIVE SENTENCES

1. Creating the elements of a paragraph

2. Choosing the best way to develop each paragraph

CRAFTING UNIFIED, COHERENT PARAGRAPHS

Topic SentenceSuport SentenceTransitions

CREATING THE ELEMENTS OF A PARAGRAPH

IlustrationComparison or contrastCause and EffectClassificationProblem and Solution

CHOOSING THE BEST WAY TO DEVELOP EACH PARAGRAPH

Style sheets, style sets, templates, and themes

Boilerplate and document components

AutocorrectionFile merge and mail mergeEndnotes, footnotes, indexes, and table contents

USING TECHNOLOGY TO COMPOSE AND SHAPE YOUR

MESSAGES