BUKU PANDUAN PENGOPERASIAN SIMPEG - pusinfo.uniku.ac.id · BUKU PANDUAN PENGOPERASIAN SIMPEG SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN ... tunjangan pengelolaan kelas malam, tunjangan praktikum
Post on 06-Mar-2019
281 Views
Preview:
Transcript
BUKU PANDUAN PENGOPERASIAN SIMPEG
SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN
UNIVERSITAS KUNINGAN
Jalan Cut Nyak DIen No 36 A, Kel. Cijoho, Cijoho, Kuningan Sub-District, Kuningan Regency, West Java 45513
1 | P a g e
KATA PENGANTAR
Sistem Informasi sudah menjadi kebutuhan bagi instansi manapun untuk meningkatkan kinerja
dan akuntabilitas informasi yang dikelolanya. Pengembangkan Sistem Informasi Kepegawaian
(SIMPEG) UNIKU kami lakukan secara berkesinambungan untuk mendukung kinerja Biro
Kepegawaian.
Sistem Informasi Kepegawaian yang telah dibuat disesuaikan dengan alur Biro Kepegawaian
meskipun tidak semua alur dapat terpenuhi pada sistem ini. Beberapa kebutuhan inti seperti
pengelolaan data pegawai dan penetapan gaji berkala sudah disediakan didalam sistem ini.
Tentunya Sistem Informasi Kepegawaian ini akan terus kami kembangkan selaras dengan
kebutuhan beberapa alur pada Biro Kepegawaian yang belum terpenuhi.
2 | P a g e
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ............................................................................................................................. 1
DAFTAR ISI .......................................................................................................................................... 2
DAFTAR GAMBAR ............................................................................................................................... 3
REGULASI DAN HAK AKSES .............................................................................................................. 4
1. Regulasi Dasar.............................................................................................................................. 4
2. Hak Akses ..................................................................................................................................... 4
HALAMAN LOGIN ................................................................................................................................ 5
FASILITAS DAN MENU SISTEM .......................................................................................................... 6
1. Menu Dashboard........................................................................................................................... 6
2. Menu Master Data ......................................................................................................................... 7
3. Menu Pegawai .............................................................................................................................. 7
4. Menu Rekap Gaji .......................................................................................................................... 8
5. Menu Mutasi.................................................................................................................................. 9
6. Menu Berkala .............................................................................................................................. 10
7. Menu Absensi ............................................................................................................................. 10
8. Menu Laporan ............................................................................................................................. 11
9. Menu Logout ............................................................................................................................... 12
PENAMBAHAN DATA PEGAWAI BARU ............................................................................................ 13
PROSES REKAP GAJI ....................................................................................................................... 15
PROSES KENAIKAN BERKALA ........................................................................................................ 17
3 | P a g e
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Halaman Login ..................................................................................................................... 5
Gambar 2 Fasiltas dan Menu Sistem .................................................................................................... 6
Gambar 3 Halaman Dashboard ............................................................................................................ 6
Gambar 4 Sub Menu Master Data ........................................................................................................ 7
Gambar 5 Master Data Unit .................................................................................................................. 7
Gambar 6 Menu Pegawai Bagian Kepegawaian................................................................................... 8
Gambar 7 Menu Pegawai Hak Akses Pegawai ..................................................................................... 8
Gambar 8 Menu Rekap Gaji Hak Akses Kepagaian Fakultas ............................................................... 9
Gambar 9 Halaman Rekap Gaji Hak Akses Pegawai .......................................................................... 9
Gambar 10 Menu Gaji Berkala ............................................................................................................ 10
Gambar 11 Detail dan Input Gaji Berkala............................................................................................ 10
Gambar 12 Menu Absesnsi................................................................................................................. 11
Gambar 13 Pemilihan Jens dan Sub Jenis Laporan ........................................................................... 11
Gambar 14 Hasil Laporan Setelah Pemilihan Jenis Laporan .............................................................. 12
Gambar 15 Halaman Penambahan Data Pegawai Baru ..................................................................... 13
Gambar 16 Halaman Form Penambahan Data Pegawai Baru ........................................................... 13
Gambar 17 Halaman (lanjutan) Form Penambahan Data Pegawai Baru ........................................... 14
Gambar 18 Halaman Proses Rekap Gaji ............................................................................................ 15
Gambar 19 Halaman Form Rekap Gaji ............................................................................................... 15
Gambar 20 Halaman Proses Kenaikan Berkala.................................................................................. 17
Gambar 21 Halaman Form Update Gaji Berkala ................................................................................ 17
4 | P a g e
REGULASI DAN HAK AKSES
1. Regulasi Dasar
Setiap fakultas memiliki pengelola data kepegawaian yang bertanggung terhadap data pegawai
yang dikelolanya. Masing-masing fakultas hanya dapat mengakses masing-masing data pegawai pada
fakultas yang bersangkutan, kecuali untuk pihak kepegawaian pusat yaitu di rektorat.
2. Hak Akses
Setiap pegawai baik itu staff ataupun dosen memiliki hak akses tertentu dan hak akses ini
bertujuan berdasarkan kebutuhannya seperti mengambil dokumen yang bersangkutan pada sistem,
melihat identitas pribadi, mengisi kuisioner, melihat rincian gaji, melihat sejarah mutasi dan lain
sebagainya.
Pengelolaan data sepenuhnya dilakukan oleh bagian kepegawaian pusat yang berada di rektorat
seperti perubahan informasi data pribadi, kelengkapan dokumen, kenaikan berkala, nominal gaji
menurut pendidikan dan lain sebagainya.
Bagian kepegawaian yang berada di fakultas hanya melakukan pelaporan perubahan data
pegawai yang dilakukan oleh bagian kepegawaian pusat di rektorat. Selain itu bagian kepegawaian
yang berada di fakultas bertugas untuk mengelola informasi untuk perekapan gaji terhadap sistem
seperti total kehadiran dosen mengajar, jumlah sks yang diampu oleh dosen, tunjangan dosen PA,
tunjangan pengelolaan kelas malam, tunjangan praktikum dan sebagainya.
5 | P a g e
HALAMAN LOGIN
Halaman login dimaksudkan untuk membatasi pengguna yang menggunakan sistem. Hal ini
sebagai tingkat kemanan pertama untuk memasuki halaman sistem. Pengguna yang dapat memasuki
sistem adalah pengguna yang mempunyai akses masuk terhadap sistem dengan username dan
password setelah itu pengguna diwajibkan meyesuaikan dengan kode unik yang terdapat pada sistem.
Berikut adalah halaman login yang terdapat pada sistem :
Gambar 1 Halaman Login
6 | P a g e
FASILITAS DAN MENU SISTEM
Fasilitas dan menu yang disediakan pada sistem kepegawaian ini adalah sebagai berikut :
Gambar 2 Fasiltas dan Menu Sistem
1. Menu Dashboard
Halaman Dashboard adalah tampilan awal ketika pengguna sudah berhasil login. Halaman ini
memuat mengenai grafik data pegawai menurut jenis kelamin, pendidikan, status berkala, golongan
dan sebagainya. Hal ini dimaksudkan untuk memberikan informasi secara cepat mengenai data
kepegawaian dengan melihat grafik yang disediakan. Berikut adalah tampilan halaman dashboard :
Gambar 3 Halaman Dashboard
7 | P a g e
2. Menu Master Data
Menu master data digunakan untuk mengelola data-data master seperti master data unit kerja/
fakultas, data prodi, status pegawai, nominal jabatan akademik, nominal kehadiran, jabatan struktural,
jabatan akademik, presentase gaji berkala, jam kerja untuk absensi, data kuisioner dan jadwal
kuisioner. Fasilitas menu ini hanya dapat diakses oleh user bagian kepegawaian pusat di rektorat.
Berikut beberapa fasilitas dan contoh tampilan pada menu master data :
Gambar 4 Sub Menu Master Data
Gambar 5 Master Data Unit
3. Menu Pegawai
Halaman menu pegawai digunakan untuk mengelola data pegawai seperti identitas diri,
penempatan unit/ fakultas, penempatan prodi, TMT, masa kerja, jabatan struktural, jabatan akademik
8 | P a g e
dan lain sebagainya. Akses keseluruhan hanya diberikan kepada user dengan hak akases bagian
kepegawaian pusat di rektorat. Berikut tampilan halaman Menu Pegawai :
Gambar 6 Menu Pegawai Bagian Kepegawaian
Untuk user dengan hak akses pegawai baik itu dosen maupun staf hanya diberikan akses untuk
melihat data identitasnya saja tidak diberikan akses untuk melihat data pegawaian secara keseluruhan,
berikut contoh menu pegawaian dengan hak akases staf maupun dosen :
Gambar 7 Menu Pegawai Hak Akses Pegawai
4. Menu Rekap Gaji
Halaman menu rekap gaji digunakan untuk merekap gaji pegawai. Bagian ini dikelola oleh
masing-masing user dengan hak akses masing-masing fakultas dan akses keseluruhan diberikan pada
bagian kepegawaian pusat di rektorat. Pada halaman inilah masing-masing user dengan hak
kepegawaian masing-masing fakultas melakukan pengelolaan data kehadiran dosen, SKS, tunjangan
9 | P a g e
dan sebagainya untuk mendapatkan hasil rekapan gaji yang nanti di akases secara keseluruhan oleh
bagian kepegawaian pusat di rektorat. Berikut tampilan halaman sistem untuk hak akses kepegawaian
masing-masing fakultas :
Gambar 8 Menu Rekap Gaji Hak Akses Kepagaian Fakultas
Berikut adalah tampilan halaman rekap gaji untuk user hak ases pegawai baik itu staf maupun dosen :
Gambar 9 Halaman Rekap Gaji Hak Akses Pegawai
5. Menu Mutasi
Halaman ini digunakan untuk melakukan pengelolaan perpindahan pegawai ke unit lainnya.
Halaman ini hanya dapat digunakan oleh user dengan hak akses kepegawaian pusat di rektorat. Untuk
masing-masing pegawaian dengan hak ases biasa hanya dapat melihat sejarah mutasinya saja.
10 | P a g e
6. Menu Berkala
Proses kenaikan gaji berkala dikelola pada bagian ini. Dimana pengelolaan keseluruhan hanya
diberikan kepada user dengan hak akses kepegawaian pusat di rektorat saja. Kenaikan gaji berkala
mengaju kepada data master persentese gaji berkala misal 5% dari gaji sekarang. Berikut adalah
tampilan halaman menu gaji berkala :
Gambar 10 Menu Gaji Berkala
Gambar 11 Detail dan Input Gaji Berkala
7. Menu Absensi
Halaman ini digunakan untuk melihat data absesnsi para pegawai yang dilakukan pada mesin absensi
pada masing-masing uni/ fakultas. Berikut tampilan pada sistem :
11 | P a g e
Gambar 12 Menu Absesnsi
8. Menu Laporan
Halaman ini digunakan untuk membuat laporan mengenai data-data yang telah dikelola pada sistem
seperti ddata pegawai, data mutasi, data gaji berkala, data absensi dan hasil kuisioner. Halaman ini
diberikan sub jenis laporan dengan tujuan melakukan sortir data yang diinginkan seperti pada gambar
berikut :
Gambar 13 Pemilihan Jens dan Sub Jenis Laporan
12 | P a g e
Gambar 14 Hasil Laporan Setelah Pemilihan Jenis Laporan
9. Menu Logout
Menu ini digunakan untuk keluar sistem dan mengakhiri penggunaan sistem informasi kepegawaian.
13 | P a g e
PENAMBAHAN DATA PEGAWAI BARU
Pengelolaan data pegawai baru dapat dilakukan pada Menu Pegawai sehingga sistem menampilkan
halaman seperti berikut :
Gambar 15 Halaman Penambahan Data Pegawai Baru
Setelah tampil halaman seperti diatas lanjutkan klik ADD DATA pada pojok kanan atas halaman seperti
gambar diatas yang sudah diberi tanda sehingga muncul form isian data pegawai baru seperti berikut
:
Gambar 16 Halaman Form Penambahan Data Pegawai Baru
Pada bagian form ini terdiri dari beberapa sub bagian Informasi Dasar seperti Foto, nama pegawaian,
jenis kelamin dan data dasar lainnya.
14 | P a g e
Gambar 17 Halaman (lanjutan) Form Penambahan Data Pegawai Baru
Pada bagian informasi pegawai berisi form untuk informasi kepegawaian seperti NIK, NIP, NIDN no SK
TMT dan lain sebagainya pada form ini menyatakan status pegawai apakah Calon Dosen, Calon
Pegawai dan lain sebagainya. Selanjutnya pada bagian form Informasi Penggajian digunakan untuk
menentukan golongan, nominal gaji pokok, tgl pembaharuan untuk proses berkala dan upload
dokumen penetapan diangkatnya menjadi pegawai. Jika form isian dirasa telah selesai lanjutkan klik
tombol SAVE atau CANCEL untuk membatalkan.
15 | P a g e
PROSES REKAP GAJI
Untuk melakukan proses perekapan gaji tiap bulan gunakan Menu Rekap Gaji sehingga tampil halaman
seperti berikut :
Gambar 18 Halaman Proses Rekap Gaji
Pilih Add Data pada bagian pojok kanan atas sistem seperti gambar diatas yang telah diberi tanda.
Setelah di klik maka muncul tampilan seperti berikut :
Gambar 19 Halaman Form Rekap Gaji
Isikan data perekapan gaji masing-masing pegawai seperti jumlah SKS, transport/ jumlah pertemuan,
tunjangan dosen PA (pembimbing akademik), tunjangan kelas malam dan sebagainya. Kolom yang
16 | P a g e
tidak bisa diisi akan secara otomatis mengeluarkan nilai sesuai data pegawai dan data master gaji yang
sudah diinputkan oleh bagian kepegawaian. Jika dirasa sudah lanjutkan klik SAVE untuk menyimpan
dan CANCEL untuk membatalkan.
Catatan : untuk kesalahan perekapan gaji dapat menghubungi pihak kepegawaian untuk
menghapus kembali atau mengedit data perekapan dikarenakan hak user untuk melakukan
perubahan data hanya diberikan kepada user Biro Kepegawaian Pusat di Rektorat.
17 | P a g e
PROSES KENAIKAN BERKALA
Fasilitas ini hanya diberikan kepada user dengan hak akses Biro Kepegawaian Pusat di Rektorat. Untuk
mengelola kenaikan berkala pegawai pilih Menu Berkala sehingga tampil halaman seperti berikut :
Gambar 20 Halaman Proses Kenaikan Berkala
Lakukan pencarian data menggunakan sorting status bekala yang sudah Update atau Belum Update
atau dapat menggunakan pencarian menggunakan kata kunci. Jika dirasa sudah menemukan data
pegawai yang akan diproses lanjutkan pilih tombol sehingga muncul halaman form seperti berikut
:
Gambar 21 Halaman Form Update Gaji Berkala
Masukan data golongan pegawai jika berubah, nominal akan dihitung secara otomatis jika masih 0
lakukan perubahan nominal gaji pokok setelah itu upload file penetapan (SK) kenaikan berkala pegawai
Sesuaikan sortir data yang sudah berkala atau belum,
dapat juga melakukan pencarian kata kunci
18 | P a g e
yang bersangkutan. Jika dirasa sudah selesai lanjutkan pilih tombol SAVE untuk menyimpan dan
CANCEL untuk membatalkan.
top related