Bijeenkomst Digitale Aangifte Overlijden 27 september
Post on 09-Apr-2017
207 Views
Preview:
Transcript
Digitaal Aangifte Overlijden Implementatiebijeenkomst 27 september 2016 Arend van Beek
Agenda
Esther Hengeveld Uw gemeentelijke ambities en Digitale Agenda 2020 Tjerk Venrooy Digitale Aangifte Overlijden Monique Treffers De aansluiting van de gemeente Zuidplas Splitsen in 2 groepen: 1. Aansluiten in 2016 – 2017 2. Welke drempels moet u overwinnen alvorens aan te sluiten Afsluiting 15:45 uur
Uw gemeente
& Digitale Agenda 2020
Esther Hengeveld Programma-manager Implementatie esther.hengeveld@kinggemeenten.nl 06 – 2481 9623
5
Geluiden uit het veld
De samenleving verandert ook door ontwikkelingen in de informatie-technologie.
Gemeenten onderscheiden zich niet op hun digitale infrastructuur, maar op wat zij ermee doen.
Wat samen of collectief kan ook samen doen!
Hoe verhoud ik me als gemeente tot die veranderende samenleving?
Massaal digitaal, maatwerk lokaal
Werken als één efficiënte overheid
Ambities Digitale Agenda 2020
Open & transparant in de participatie-samenleving
7
Massaal Digitaal, Maatwerk lokaal
Projectbreakdown
Versterken ICT opdrachtgeverschap
Nieuw convenant /
Leveranciersman.
Nieuwe stijl
Pilot
brons-zilver-goud
Adenda
1,2, …..
Uitvoering
Brons-zilver-goud
Interne
Monitor
Lev.management
Monitor
Digitale Dienstverlening
Realisatie
Invoering
Roadmap
Professionalisering
Uniformering
ICT Inkoop Kwaliteit
GIBIT
Uniforme inkoopvw
Instrumenten
voor ICT inkoop
Invoering/
Adoptie
Standaarden / kaders
Architectuur voor apps
En……????
Advisering
Mark
tbein
vlo
edin
g
Bete
re I
CT c
ontr
acte
n
Info
rmatie
managem
ent
Arc
hitetc
uur
/ sta
ndaard
en
Roadmap: idee
U bent ingelogd
Open en transparant in de participatie-samenleving
Ambitie
Strategisch gebruik maken van informatie én intelligent voorsorteren op maatschappelijke en technologische ontwikkelingen
Doelstelling
Dit levert een verhoogde innovatiesnelheid op en geeft praktische successen van gemeente-geïnitieerde collectivisering.
Baten
Wij willen binnen deze informatie- en participatie-samenleving een proactieve rol (blijven) vervullen.
Motieven
GEMMA Architectuur Principes
Publieke Waarden
Do
elst
ellin
g
Roadmap: idee
U bent ingelogd
Vereenvoudiging van de melding van overlijden en het daaropvolgende verlof tot begraven of cremeren door het bieden van één landelijke digitale voorziening aan begrafenisondernemers om 24x7 via ondernemingsdossier.nl digitaal aangifte van overlijden te doen bij een gemeente.
Definitie
De gemeente kan gebruik maken van een gratis landelijk voorziening die wordt ontsloten achter het ondernemingsdossier en gebruik maakt van de berichtenbox voor bedrijven
Resultaat
Gemeenten kunnen zonder extra kosten te maken toch voldoen aan wensen van ondernemers die aangifte digitaal willen doen
Beoogd effect
Res
ult
aten
50%
75%
100%
50%
25%
0% 20% 40% 60% 80% 100%
2017
2018
2019
Deelnemende gemeenten
Meer weten?
1. Website KING over DA2020:
https://www.kinggemeenten.nl/secties/digitale-agenda-2020/digitale-agenda-
2020-het-kort
2. Website VNG en ALV juni 2016:
https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-
informatiebeleid/dienstverlening-aan-inwoners-en-
ondernemers/nieuws/digitale-agenda-2020-de-themas-in-2017 en het werk
in 2017 https://vng.nl/files/vng/brieven/2016/attachments/bijlage-digitale-
agenda-2020-het-werk-in-2017.pdf
3. Website BZK over Digitaal 2017: https://www.digitaleoverheid.nl/digitaal-
2017
4. Onderzoek naar toptaken op gemeentelijke websites:
http://magazine.kinggemeenten.nl/topdiensten-gemeenten
Digitaal Aangifte Overlijden Tjerk Venrooy/ Randy Eichhorn
Randy Eichhorn Projectleider Digitalisering randy.eichhorn@kinggemeenten.nl
Agenda
• Massaal digitaal, maatwerk lokaal
– Waarom een centrale voorziening voor dienstverlening?
– Wat betekent dit voor de gemeenten?
– Hoe worden gemeenten betrokken?
– Hoe wordt de markt betrokken?
• Digitaal Aangifte Overlijden
– Wat is de status?
– Hoe werkt het?
– Wat moet ik doen om het formulier te implementeren?
13
Poll
Wat is de reden dat u hier vandaag aanwezig bent?
• Nieuwsgierig wat het onderwerp voor mijn gemeente betekent
• DAO is bij ons al mogelijk, maar ben benieuwd naar dit alternatief
• Ik wil gebruik maken van deze voorziening en hoor graag hoe
14
Waarom een centrale voorziening voor dienstverlening?
15
Vanuit DA2020 wordt gewerkt aan ‘Massaal digitaal, maatwerk lokaal’, waarbij samenwerken en kostendeling centraal staat
• Doelgroep
– Burgers en ondernemers verwachten een goede digitale dienstverlening van de gemeenten, waarbij niet naar de bekende weg wordt gevraagd
• Ambities Rijk
– In het regeerakkoord is afgesproken dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen, digitaal kunnen afhandelen.
• Nuance gemeenten: Focus op toptaken
• Status
– Realisatie blijft achter bij ambities
– Grote verschillen tussen gemeenten
– Kosten/batenverhouding staat onder druk
16
Wat betekent dit voor de gemeenten?
17
Het Hoe is ondergeschikt aan het Dat!
• Gemeenten kunnen gebruik maken van de landelijke voorziening of hun inwoners en ondernemers op een andere manier bedienen.
• 3 opties
– Huidige (lokale) digitale voorziening als deze aan uw eisen en wensen voldoet.
– De lokale voorziening aanpassen op basis van de aangescherpte specificaties voor eFormulieren.
– Gebruik maken van de landelijke voorziening.
18
Hoe worden gemeenten betrokken?
19
De gemeenten bepalen de agenda
• Werkgroepen om inhoud formulier en de gemeentelijke processen uit te werken.
• Deelname aan selectie van nieuw te standaardiseren formulieren
20
Hoe wordt de markt betrokken?
21
Marktpartijen gaan de voorziening leveren
• Europese aanbesteding (DAS) gestart per 26 september 2016
• 1e offerte voor Digitaal Aangifte Overlijden en Digitale verhuisservice staat uit per 30 september 2016
– Definitieve gunning medio december
– Oplevering Digitaal Aangifte Overlijden per februari
– Oplevering Digitale verhuisservice per april
• Vanaf 2017 2 offerterondes per jaar voor nieuwe formulieren
– Meerdere marktpartijen worden dus actief in het domein
• Gunning is voor 2-4 jaar, zodat we innovatief blijven en de markt kansen blijft houden
22
Resumé
23
Met een centrale voorziening
• Bundelen we de krachten.
• Beperken we de kosten.
• Geven we een impuls aan de digitalisering van de gemeentelijke dienstverlening.
• Behouden gemeenten die het ‘goed voor elkaar hebben’ de vrijheid om hun eigen keuzes te maken.
24
Agenda
• Massaal digitaal, maatwerk lokaal
– Waarom een centrale voorziening voor dienstverlening?
– Wat betekent dit voor de gemeenten?
– Hoe worden gemeenten betrokken?
– Hoe wordt de markt betrokken?
• Digitaal Aangifte Overlijden
– Wat is de status?
– Hoe werkt het?
– Wat moet ik doen om het formulier te implementeren?
25
Wat is de status?
26
De 1e versie is beschikbaar en begin 2017 volgt de verbeterde versie
• Wat is het?
– Centraal ontsloten formulier, na inlog met eHerkenning niveau 2+ beschikbaar op het Ondernemingsdossier en communicatie tussen gemeenten en Uitvaartverzorger verloopt via de Berichtenbox voor Bedrijven.
• Wat hebben we al bereikt?
– Afschaffing handtekening uitvaartonderneming
– Afschaffing formulier registratie successie
– Verlof tot begraven en uittreksel digitaal via de Berichtenbox
Wat gaan we nog verbeteren?
27
Eind 2016 Medio 2017
• Online betalingen • Aanpassing wet op de
lijkbezorging (digitalisering Afschrift overlijden)
• Digitaliseren verlof
• Koppeling formulier met Zaaksysteem/ burgerzakenmodule
• B-verklaring van Arts naar CBS
Waarom al aan de slag met de 1e versie?
Nu nog geen besparingen in afhandelproces?
• Handmatig invoeren
• (maandelijkse) facturen versturen
• Administratie voor ontvangen B-Verklaring
Waarom nu toch al starten?
• Tijd beter indelen
• Impuls dienstverlening
• Tijdsbesparing bij Uitvaartonderneming
• Direct voordeel van toekomstige procesaanpassingen
– B-verklaring direct naar CBS
– Online betaalmogelijkheid
– Schriftelijk versturen Afschrift overlijden
– Koppeling gemeentelijke systemen
28
Hoe werkt het?
29
Proces voor digitaal aangeven en verwerken van Overlijden?
30
On
dern
em
er
Gem
een
te
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
8. Verwerkt de
aangifte in
gemeentelijk
systeem
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en afschrift
via Berichtenbox
10B Verzendt
acte per post
(aangetekend)
9. Maakt verlof
en Afschrift
overlijden op
5b. Verzend B-
formulier
(periodiek) per
post
31
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
32
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
33
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
34
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
35
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
36
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
37
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
38
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
39
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
40
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
41
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
42
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
43
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
44
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
45
1. Start op
gemeentelijke
website
2. Navigeert naar
Ondernemings-
dossier
3. Logt in met
eHerkening 2+
4. Vult het
formulier voor
Digitaal Aangifte
Overlijden in.
5a. Verzendt het
formulier via
Berichtenbox
voor Bedrijven
46
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
47
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
48
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
49
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
50
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
51
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
52
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
53
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
54
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
55
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
56
6.Krijgt melding van
nieuwe aangifte
vanuit Berichtenbox
(mailnotificatie)
7. Haal aangifte
op in de
Berichtenbox
10a: Verzendt
verlof en actie
via Berichtenbox
Wat moet ik doen om het formulier te implementeren?
57
Eenmalige inrichting
58
1. Maak afspraken over verwerken
aangiftes
2. Richt de afspraken in de Berichtenbox in
3. Maak afspraken over facturatie
4. Maak afspraken over verzenden
Verlof en Afschrift overlijden
5. Maak afspraken over doorzetten B-
verklaring
6. Meld je aan bij VNG/KING
7. Pas de gemeentelijke website aan
8. Informeren uitvaart
ondernemers
Kijk op www.kinggemeenten.nl/aangifteoverlijden voor:
• De link naar de online leeromgeving met aansluitstappen / aansluitdocumentatie / voorbeeldteksten voor uw website en informatie voor de uitvaartverzorgers
• Het aanmelden voor de Digitaal Aangifte Overlijden
Vraag
Wilt u aan de slag met Digitaal Aangifte Overlijden?
• Nee
• Weet ik nog niet
• Ja in 2016
• Ja in 2017
Afhankelijk van uw antwoord zal vanuit KING contact met u worden opgenomen.
59
Vervolg
• Kijk op de online leeromgeving (www.e-vng.nl) voor het concrete stappenplan.
• Kijk op www.kinggemeenten.nl/aangifteoverlijden voor uitgebreide informatie.
• Mail uw vragen naar info@kinggemeenten.nl of bel met KING:
– Joey van Aken 06 – 4086 9148
– Arend van Beek 06 – 3487 8633
60
Maak afspraken over verwerken aangiftes
• Stel vast welke gemeentelijke medewerkers (burgerzaken) de digitaal binnengekomen aangiftes gaan verwerken.
• Bepaal of je 1 centrale postbus gebruikt om binnengekomen notificaties te ontvangen, of dat meerdere medewerkers een notificatie ontvangen.
• Stel een gemeentelijk coördinator aan om (zeker in het begin) het proces te monitoren
61
Richt de afspraken in voor de Berichtenbox
• Neem contact op met de servicedesk van de Berichtenbox voor Bedrijven.
• Voeg de verschillende mailadressen voor notificatie toe (hoofdstuk 10 Handleiding Berichtenbox).
• Maak in de inbox van de Berichtenbox 2 mappen aan. (Hoofdstuk 6 handleiding Berichtenbox) – Map 1 ‘Verwerkt’ voor aangiftes die door de gemeente zijn verwerkt.
– Map 2 ‘Afgerond’ voor aangiftes waarvan het verlof en de Afschrift overlijden zijn verzonden.
• Stel de emailbevestiging met standaard teksten in (hoofdstuk 9.3 Handleiding Berichtenbox).
62
Maak afspraken over facturatie
• Stem af of facturatie centraal of vanuit de vakafdeling plaatsvindt en richt werkafspraken in. Voorstel om:
– per Begrafenisondernemer op de vakafdeling te registreren hoeveel Afschrift overlijden er per Aangifte zijn aangevraagd
– Deze gegevens (periodiek) door te geven aan de administratie
– De administratie een factuur te laten versturen.
63
Maak afspraken over verzenden verlof en Afschrift overlijden
1. Stel een verantwoordelijke en plaatsvervanger aan om het verlof tot begraven/cremeren en een uittrekstel van de akte van overlijden digitaal via de Berichtenbox te verzenden. (https://www.berichtenbox.antwoordvoorbedrijven.nl/). Plaats na verzenden de aangifte vanuit de map ‘Verwerkt’ naar de map ‘Afgerond’.
2. Maak werkafspraken over per post verzenden van Afschrift overlijden.
64
Maak afspraken over het versturen van B-verklaring
1. Ontvangen enveloppen worden voorzien van aktenummer en CBS code van gemeente
2. Gemeente voert administratie van alle aan CBS toegestuurde B-verklaringen (losse administratie per gemeente)
65
Meld je aan bij VNG/KING
1. Ga naar www.kinggemeenten.nl/aangifteoverlijden en meld je aan als geïntegreerde gemeente.
2. KING zorgt voor de noodzakelijke openstelling van het formulier en zorgt voor de terugkoppeling naar de gemeente op het moment dat deze stap is uitgevoerd.
66
Pas de gemeentelijke website aan
1. Ga naar www.kinggemeenten.nl/aangifteoverlijden en gebruik de voorbeeldtekst uit het documenten-blok. Deze tekst is geoptimaliseerd voor conversie op het digitale kanaal.
2. Pas de tekst aan uw eigen situatie.
3. Plaats de tekst op de website.
67
Informeer uitvaartondernemers
1. Ga naar www.kinggemeenten.nl/aangifteoverlijden en gebruik de voorbeeldtekst voor gemeenten uit het documenten-blok om uitvaartondernemers te informeren over het nieuwe digitale aangifte van overlijden.
2. Ga het gesprek aan met de uitvaartondernemers in uw gemeente.
68
top related