BAB IV PEMBANGUNAN ARSITEKTUR · PDF filememerlukan dukungan SI/TI sebagai berikut : 69 1. Fungsi Akademik ... Hasil Proses 1. Perencanaan Akademik BAAK Merencana kegatan akademik
Post on 11-Feb-2018
215 Views
Preview:
Transcript
68
BAB IV PEMBANGUNAN ARSITEKTUR ENTERPRISE
IV.1. Arsitektur Model Bisnis
Pendefinisian arsitektur model bisnis bertujuan untuk mengidentifikasi proses
bisnis yang membutuhkan dukungan SI/TI sehingga keselarasan antara teknologi
informasi dengan strategi bisnis dapat tercapai.
IV.1.1. Arsitektur Proses Binis
Arsitektur proses bisnis bertujuan untuk mengidentifikasi dan mendefinisikan
proses bisnis yang dilakukan oleh enterprise. Peningkatan efisiensi dan
competitive dalam bisnis membutuhkan dukungan teknologi informasi yang tepat
dalam menjalankan bisnis. Dukungan teknologi informasi dapat mengintegrasikan
dan mengotomatisasi proses bisnis sehingga akan mengurangi waktu siklus bisnis,
meningkatkan efisiensi dan daya saing serta meningkatkan kepuasan customer.
Oleh karena itu perlu dilakukan perancangan ulang terhadap proses bisnis yang
bertujuan untuk mencapai tindakan perbaikan terhadap performansi bisnis dengan
memaksimalkan kegiatan yang value-added (kegiatan yang memberikan value
kepada customer) dan meminimalkan kegiatan non-value-added (kegiatan-
kegiatan yang tidak perlu) dengan dukungan SI/TI. Adapun peran dari SI/TI
dalam merancang ulang proses bisnis adalah :
a. Dapat memotong kegiatan-kegiatan yang non-value-added
b. Menyederhanakan kegiatan-kegiatan proses bisnis.
c. Mengintegrasikan proses yang saling berhubungan
d. Melakukan otomatisasi kegiatan untuk mempercepat proses dan
menyediakan layanan yang berkualitas untuk customer
Berdasarkan analisis terhadap proses bisnis yang telah dilakukan pada bab
sebelumnya maka dapat dipetakan dan diidentifikasi proses bisnis yang
memerlukan dukungan SI/TI sebagai berikut :
69
1. Fungsi Akademik
Berdasarkan analisis proses bisnis yang dilakukan pada fungsi akademik
khususnya pada proses administrasi akademik pada bab sebelumnya,
menunjukkan bahwa kegiatan administrasi akademik belum dilakukan dengan
efisien karena banyak terdapat kegiatan-kegiatan non-value-added, karena itu
perlu dilakukan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas. Tabel
IV.1 merupakan deskripsi dari proses-proses administrasi akademik yang dapat
dikelola dengan dukungan teknologi informasi.
Tabel IV.1 Deskripsi Proses Administrasi Akademik
No Deskripsi
Proses Pelaku Proses
KickOff Event Sistem yang terlibat
Hasil Proses
1. Perencanaan Akademik
BAAK Merencana kegatan akademik
Sistem perencanaan akademik
Kurikulum, kalender akademik, Alokasi matakuliah dan dosen
2. Pendaftaran mahasiswa baru
BAAK
Calon mahasiswa mendaftar
Sistem pendaftaran PMB
Calon mahasiswa mendapatkan kartu USM
3. Registrasi mahasiswa baru
BAAK Mahasiswa mendaftar ulang
Sistem registrasi, Sistem Pembayaran biaya kuliah
Status mahasiswa menjadi terdaftar
4. Pendaftaran ulang mahasiswa
BAAK Mahasiswa mendaftar ulang
Sistem registrasi, Sistem Pembayaran biaya kuliah
Status mahasiswa menjadi terdaftar
5. Penyusunan jadwal kuliah
BAAK Menyusun jadwal kuliah
Sistem penjadwalan kuliah
Jadwal kuliah
6. Bimbingan akademik
BAAK Mahasiswa melakukan bimbingan akademik
Sistem bimbingan akademik
Persetujuan matakuliah dan bimbingan
7. Proses rencana studi
BAAK Mahasiswa mengontrak matakuliah
Sistem Rencana studi
Mahasiswa mendapatkan KRS
8. Pengolahan nilai
BAAK Penerimaan nilai dari dosen matakuliah
Sistem Pengolahan nilai
Mahasiswa mendapatkan KHS dan Transkrip nilai
9. Pelaporan akademik
BAAK Melaporkan kondisi akademik
Sistem pelaporan akademik
Laporan akademik
10. Pendaftaran wisuda
BAAK Mahasiswa mendaftar wisuda
Sistem pendaftaran wisuda
Status dan bukti pendaftaran wisuda.
70
Aliran kegiatan dalam setiap proses binis dapat dimodelkan dengan menggunakan
diagram swimlane. Pada penelitian ini dikemukan sebuah contoh dari aliran
kegiatan pada proses pendaftaran ulang mahasiswa yang akan datang (to-be)
seperti pada gambar IV.1.
Gambar IV.1 Proses pendaftaran ulang mahasiswa (to-be)
Berdasarkan pada gambar IV.1 dapat dijelaskan rangkaian kegiatan pada proses
pendaftaran ulang mahasiswa sebagai berikut :
a. Mahasiswa membayar biaya kuliah pada bank dan no. rekening yang telah
ditetapkan dan menyerahkan tanda bukti setoran ke bagian keuangan.
b. Bagian keuangan akan menginputkan data pembayaran dan meng-update
status keuangan mahasiswa.
c. Mahasiswa melakukan bimbingan akademik dan kontrak matakuliah
dengan dosen PA secara on-line.
d. Mahasiswa menginputkan matakuliah yang dikontrak secara on-line di
dimana saja yang terhubung dengan sistem informasi akademik kemudian
mencetak KRS.
e. Mahasiswa menemui dosen PA untuk pengesahan KRS dan memberikan 1
rangkap KRS untuk diarsipkan oleh dosen PA
Jika aliran rangkaian kegiatan tersebut digambarkan pada unit-unit organisasi
yang terlibat, maka dapat dilihat pada gambar IV.2
71
Gambar IV.2 Proses pendaftaran ulang mahasiswa pada unit organisasi (to-be)
Dari gambar IV.2 dapat dijelaskan aliran proses sebagai berikut :
1. Setelah membayar biaya kuliah, mahasiswa menyerahkan tanda bukti
pembayaran ke bagian keuangan. Bagian keuangan mengupdate status
pembayaran mahasiswa.
2. Mahasiswa melakukan bimbingan akademik dan kontrak matakuliah
dengan dosen PA, kemudian mahasiswa menginputkan matakuliah yang
dikontrak secara on-line di dimana saja yang terhubung dengan sistem
informasi akademik, mencetak KRS dan meminta tandatangan persetujuan
PA.
3. Proses pendaftaran ulang mahasiswa selesai.
2. Fungsi Sosialisasi
Fungsi sosialisasi perguruan tinggi merupakan fungsi penting bagi kesuksesan
organisasi untuk membangun kepercayaan masyarakat. Sosialisasi perguruan
tinggi bertujuan untuk memperkenalkan perguruan tinggi kepada masyarakat luas.
Kegiatan sosialisasi dapat dilakukan dengan memperkenalkan perguruan tinggi
pada sekolah-sekolah menengah atas (SMU/SMK) atau melalui website STIKOM
DB ataupun melalui kegiatan sosialisasi lainnya. Adapun proses-proses yang
dilakukan pada proses sosialisasi dapat dilihat pada tabel IV.2
72
Tabel IV.2 Deskripsi Proses Sosialisasi
No Deskripsi
Proses Pelaku Proses
KickOff Event Sistem yang terlibat
Hasil Proses
1. Perencanaan Sosialisasi
Bagian Promosi dan Humas
Merencanakan kegiatan sosialisasi
Sistem Sosialisasi
Rencana sosialisasi
2. Kegiatan sosialisasi
Bagian Promosi dan Humas
Melakukan kegiatan sosialisasi
Sistem Sosialisasi
Informasi kegiatan sosialisasi
3. Pelaporan sosialisasi
Bagian Promosi dan Humas
Melaporkan kegiatan sosialisasi
Sistem Sosialisasi
Laporan kegiatan sosialisasi
3. Fungsi Pelayanan Alumni
Fungsi pelayanan alumni bertujuan untuk melakukan proses-proses yang
berhubungan dengan kegiatan pelayanan terhadap alumni meliputi proses
pendataan alumni, pengadaan program peningkatan keahlian melalui pelatihan-
pelatihan, penyediaan informasi pekerjaan dari mitra bisnis serta proses
penyaluran alumni pada mitra bisnis yang membutuhkan. Tabel IV.3 merupakan
deskripsi proses bisnis untuk pelayanan alumni.
Tabel IV.3 Deskripsi Proses Pelayanan Alumni
No Deskripsi
Proses Pelaku Proses
KickOff Event
Sistem yang terlibat
Hasil Proses
1. Pendataan alumni
Bagian STIKOM Carrer
Mendata alumni
Sistem pelayanan alumni
Informasi alumni
2. Program peningkatan skill
Bagian STIKOM Carrer
Kebutuhan peningkatan skill
Sistem pelayanan alumi
Informasi dan kegiatan peningkatan skill
3. Penyaluran alumni
Bagian STIKOM Carrer
Menyalurkan alumni
Sistem penyaluran alumni
Informasi penyaluran alumni
73
4. Fungsi Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia merupakan faktor pendukung utama terlaksananya proses
akademik, karena itu perlu dikelola dengan baik. Pengelolaan sumber daya
manusia dapat dilakukan dengan menyusun dan menetapkan kebijakan dan proses
pengelolaan sumber daya manusia yang efisien dan efektif. Penetapan proses ini
harus mengacu pada peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah serta
transparan dan akuntabel berbasiskan pada kesejahteraan dan keadilan. Tabel IV.4
merupakan proses-proses untuk pengelolaan sumber daya manusia.
Tabel IV.4 Deskripsi Proses Pengelolaan Sumber Daya Manusia
No Deskripsi Proses
Pelaku Proses
KickOff Event Sistem yang terlibat
Hasil Proses
1. Perencanaan SDM
Bagian SDM
Merencanakan kebutuhan SDM
Sistem perencanaan SDM, Sistem Perencanaan akademik
Kebutuhan SDM (Dosen dan Staff pegawai lainnya)
2. Rekrutmen pegawai
Bagian SDM
Merekrut karyawan
Sistem rekrutmen
Karyawan
3. Penempatan pegawai
Bagian SDM
Mengalokasikan SDM
Sistem alokasi pegawai
Alokasi pegawai
4. Administrasi pegawai
Bagian SDM
Mencatat data pegawai
Sistem administrasi pegawai
Data Pegawai
5. Proses penggajian
Bagian SDM
Menentukan gaji pegawai
Sistem penggajian
Gaji, Slip gaji pegawai
6. Proses evaluasi pegawai
Bagian SDM
Mengevaluasi kinerja pegawai
sistem evaluasi pegawai
Kinerja dan prestasi pegawai
7. Proses Pengembangan pegawai
Bagian SDM
Menentukan kebutuhan pengembangan pegawai
Sistem pengembangan karyawan
Informasi/data pelatihan dan pendidikan yang diikuti pegawai
8. Pelaporan SDM
Bagian SDM
Melaporkan pegawai
Sistem pelaporan pegawai
Laporan SDM
74
5. Fungsi Keuangan
Berdasarkan UU BHP (Undang-Undang Badan Hukum Pendidikan), perguruan
tinggi harus mengelola keuangannya secara mandiri dan independent terhadap
yayasan serta akan diaudit oleh audit independent. Ini merupakan pedoman untuk
pengelolaan keuangan institusi perguruan tinggi. Berdasarkan hal ini, untuk
idealnya STIKOM DB harus mengelola keuangannya secara mandiri dan terlepas
dari yayasan. Dengan demikian fungsi keuangan yang menjadi tanggungjawab
puket II harus dijalankan dengan baik serta dikembangkannya sebuah sistem
pengelolaan keuangan yang sehat, transparan, dan akuntabel.
Untuk itu perlu ditetapkan kebijakan dan proses pengelolaan keuangan yang
efisien, efektif, transparan dan akuntabel dengan dukungan teknologi informasi.
Tabel IV.5 merupakan proses-proses untuk pengelolaan keuangan.
Tabel IV.5 Deskripsi Proses Pengelolaan Keuangan
No Deskripsi Proses
Pelaku Proses
KickOff Event Sistem yang terlibat
Hasil Proses
1. Penyusunan anggaran
Bagian Keuangan
Menyusun anggaran
Sistem perencanaan keuangan,
Anggaran keuangan
2. Pembukuan keuangan
Bagian Keuangan
Mencatat aliran kas
Sistem akuntansi keuangan
Catatan aliran kas
3. Monitoring dan evaluasi
Bagian Keuangan
Memonitor dan mengevaluasi aliran kas
Sistem monitoring dan evaluasi
Hasil Evaluasi
4. Pelaporan keuangan
Bagian Keuangan
Melaporkan kondisi keuangan
Sistem akuntansi keuangan.
Laporan keuangan
6. Fungsi Sarana dan Prasarana
Sarana dan prasarana adalah unsur penunjang dalam pelaksanaan tri dharma
perguruan tinggi, yang mencakup bangunan, perabotan, peralatan (perangkat
keras dan lunak) dan sistem pengamanan aset dan kampus. Sesuai dengan visi dan
misinya maka suatu perguruan tinggi membutuhkan pengembangan suatu sistem
pengelolaan sarana dan prasarana yang baik yang mencakup perencanaan,
pengadaan, pendataan, pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan, serta
pemutahiran semua sarana dan prasarana. Perguruan tinggi juga harus memiliki
75
panduan khusus mengenai kelengkapan dan kecukupan sarana dan prasarana yang
dibutuhkan, termasuk sistem klasifikasi, inventarisasi dan informasi
keberadaannya begitu juga dokumen kepemilikan hibah, sewa atau pinjam yang
dinyatakan dalam surat kesepakatan antara perguruan tinggi dan pihak terkait
dengan kepastian hukum yang jelas.
Perguruan tinggi juga harus memiliki sistem pengelolaan sarana dan prasarana
yang efektif dan efisien dengan memanfaatkan teknologi informasi, mencakup
sistem inventarisasi yang lengkap dan pelaporan secara berkala dari unit
pelaksana kepada pihak manajemen. Dengan demikian perlu ditetapkan kebijakan
dan proses untuk pengelolaan sarana dan prasarana yang efisien dan efektif. Tabel
IV.6 merupakan deskripsi proses untuk pengelolaan saran dan prasarana.
Tabel IV.6 Deskripsi Proses Pengelolaan Sarana dan Prasarana
No Deskripsi
Proses Pelaku Proses
KickOff Event
Sistem yang terlibat
Hasil Proses
1. Perencanaan sarana dan prasarana
Bagian Sarana dan Prasarana
Menentukan kebutuhan sarana dan prasarana
Sistem perencanaan sarana dan prasarana
Rencana pengadaan sarana dan prasarana
2. Proses Pengadaan sarana dan prasarana
Bagian Sarana dan Prasarana
Rencana pengadaan sarana dan prasarana
Sistem pengadaan sarana dan prasarana
Sarana dan prasarana
3. Pencatatan sarana dan prasarana
Bagian Sarana dan Prasarana
Mencatat data sarana dan prasarana
Sistem pencatatan sarana dan prasarana
Data sarana dan prasarana
4. Proses monitoring dan evaluasi
Bagian Sarana dan Prasarana
Memonitor sarana dan prasarana
Sistem monitoring sarana dan prasarana
Hasil monitoring sarana dan prasarana
5. Proses pelaporan
Bagian Sarana dan Prasarana
Melaporkan kondisi sarana da prasarana
Sistem pencatatan, Sistem pelaporan
Laporan sarana dan prasarana
76
IV.1.2. Interaksi Proses Bisnis
Interaksi proses bisnis bertujuan untuk mengidentifikasi keterkaitan antar proses
bisnis. Keterkaitan antar proses bisnis ini dapat ditentukan dengan
mengidentifikasi kebutuhan data/informasi yang terkait dengan proses tersebut
baik berupa penciptaan (create) data oleh sebuah proses atau penggunaan data
oleh proses lainnya. Dengan mengidentifikasi keterkaitan antar proses maka dapat
ditentukan integrasi proses yang diperlukan dalam rangka meningkatkan efisiensi
dan efektifitas bisnis.
Arsitektur integrasi proses bisnis penting dalam rangka penyelarasan antara bisnis
dan teknologi informasi yang dimulai dengan pemodelan proses bisnis yang dapat
dipahami oleh para pelaku bisnis dan staf teknologi informasi. Proses kemudian
diotomatisasi berdasarkan model tersebut. Hal ini akan mengurangi adanya
kesalahan interpretasi terhadap kebutuhan bisnis atau kesalahan proses. Proses
dapat tersebar diantara unit bisnis sehingga tidak hanya satu atau sekelompok
orang saja yang memiliki suatu end-to-end process. Model proses bisnis akan
menyajikan pemahaman mengenai bagaimana bisnis dilakukan di dalam
enterprise dan harus dikelola sebagai aset yang bernilai.
Interaksi proses bisnis dapat diidentifikasi dengan membuat sebuah matriks proses
bisnis terhadap proses bisnis itu sendiri. Setiap sel akan diisi dengan data/
informasi yang terkait dengan proses tersebut baik itu data/informasi yang
diciptakan (create) oleh proses ataupun yang digunakan oleh proses. Gambar IV.3
merupakan matriks interaksi antar proses bisnis.
77
Gambar IV.3 Matriks interaksi antar proses
78
Berdasarkan gambar IV.3 dapat dilihat bahwa sebuah proses bisnis dapat
berhubungan dengan proses lainnya melalui data/informasi yang dibutuhkan.
Sebagai contoh proses pendaftaran mahasiswa baru membutuhkan data kapasitas
penerimaan, jadwal pendaftaran, kelender akademik dan informasi akademik yang
dihasilkan oleh proses perencanaan akademik.
Keterangan data/informasi yang terdapat dalam matriks dapat dilihat pada tabel
IV.7 berikut ini :
Tabel IV.7 Keterangan Data/Informasi
Data/ Informasi
Keterangan Data/ Informasi
Keterangan
KP Kapasistas Penerimaan AN Anggaran JK Jadwal Kuliah IPM Informasi Pembayaran DM Data Mahasiswa AA Anggaran Akademik SK Status Keuangan ABS Anggaran Biaya SDM CM Calon Mahasiswa ASP Anggaran Sarana
Prasarana (SP) DK Data Matakuliah/kurikulum BP Biaya Pendidikan PA Pembimbing Akademik BD Biaya Pendaftaran PMB JP Jumlah peserta PMB BS Biaya Sosialisasi KA Kalemder Akademik BPG Biaya Program Skill N Nilai BR Biaya Rekrutmen IA Informasi Akademik AK Aliran Kas DW Data Wisudawan KSP Kebutuhan SP DA Data Alumni RSP Rencana SP RS Rencana Sosialisasi DSP Data SP IS Informasi kegiatan sosialisasi BPT Biaya Pelatihan SDM DA Data Alumni LK Laporan Keuangan DP Data Program Skill DR Data Rekrutmen SDM IP Informasi pekerjaan DA Data Alokasi SDM KD Kebutuhan Dosen DT Data Pelatihan/Training KP Kebutuhan SDM IK Informasi kinerja SDM DD Data Dosen G Data Gaji DP Data SDM
79
IV.2. Arsitektur Data
Setelah membangun arsitektur bisnis, tahap berikutnya adalah membangun
arsitektur data. Arsitektur data bertujuan untuk mengidentifikasi dan
mendefinisikan kebutuhan enterprise terhadap data yang mendukung fungsi
bisnis. Pendefinisian data yang dibutuhkan oleh enterprise merupakan langkah
pertama dari perancangan arsitektur sistem informasi karena kualitas data
merupakan produk dasar dari fungsi-fungsi sistem informasi. Arsitektur data
menggambarkan seluruh entitas data yang akan dihasilkan, dikelola dan
digunakan oleh semua fungsi/proses bisnis.
IV.2.1. Daftar Entitas Data
Pembangunan arsitektur data dimulai dengan mengidentifikasi semua entitas data
yang akan dihasilkan, dikelola dan digunakan oleh semua fungsi bisnis. Entitas
data adalah objek (orang, tempat, konsep, benda atau event) yang mempunyai arti
(informasi) dalam konteks bisnis yang mana data-datanya dapat disimpan. Pada
tahap ini akan dibuat daftar semua kandidat entitas data berdasarkan fungsi bisnis
utama dan fungsi bisnis pendukung (entitas bisnis) yang telah didefinisikan
sebelumnya. Identifikasi entitas data ini juga memperhatikan katalog sumber daya
informasi yang telah dimiliki oleh enterprise. Berdasarkan fungsi bisnis dan
katalog sumber daya informasi yang telah didefinisikan sebelumnya, maka dapat
dibuat daftar entitas data seperti tabel IV.8
Berdasarkan tabel IV.8 maka dapat diidentifikasi bahwa entitas data yang
dibutuhkan oleh bisnis sebanyak 47 entitas data.
80
Tabel IV.8 Daftar Entitas Data
IV.2.2. ERD (Entity Relationship Diagram)
Suatu entitas data akan memiliki keterhubungan dengan entitas data lainnya,
karena adanya saling ketergantungan. Untuk menggambarkan hubungan antar
entitas data tersebut maka akan dibangun model data koseptual dengan
menggunakan diagram ERD. ERD merupakan diagram yang menggambarkan
hubungan antar entitas data secara logik. Sebuah entitas data dapat terlibat dalam
lebih dari satu area fungsi, karena itu beberapa ERD dapat menggunakan entitas
data yang sama.
Gambar IV.4 merupakan ERD untuk fungsi Operasional Akademik sedangkan
untuk fungsi bisnis yang lain dapat dilihat pada lampiran E.
81
Gambar IV.4 ERD fungsi operasional akademik
82
IV.2.3. Matrik Pemetaan Entitas Data dan Fungsi Bisnis
Keterhubungan setiap entitas data dengan fungsi bisnis dapat ditentukan dengan
mengidentifikasi setiap entitas data yang dihasilkan, dikelola dan digunakan oleh
masing-masing fungsi bisnis. Untuk itu dibuat matriks yang memetakan entitas
data terhadap fungsi bisnis yang telah ditentukan sebelumnya. Setiap sel diberi
penanda ‘C’ untuk entitas data yang dihasilkan oleh fungsi bisnis, ‘U’ untuk
entitas data yang di-update atau dikelola oleh fungsi dan ‘R’ untuk entitas data
yang digunakan oleh fungsi. Matrik pemetaan entitas data dan fungsi bisnis untuk
STIKOM DB dapat dilihat pada gambar IV.5.
IV.2.4. Arsitektur Informasi
Arsitektur informasi dapat didefinisikan dengan mengidentifikasi sistem informasi
dan sub-sub sistem yang akan dikembangkan. Identifikasi ini dapat menggunakan
sebuah diagram yang memperlihatkan hubungan antar entitas data dan proses
pada sistem. Arsitekur informasi memungkinkan organisasi untuk mengerti
kebutuhan data dari subsistem pada saat pengembangan subsistem untuk
memaksimalkan sharing data.
Langkah pertama dalam menentukan arsitektur informasi adalah mengidentifikasi
sistem utama berdasarkan matriks hubungan entitas data dengan fungsi/proses
bisnis yang telah dibuat (gambar IV.5). Kemudian entitas data yang diberi
penanda ‘C’ atau ‘CUR’ dikelompokkan berdasarkan fungsi bisnis yang meng-
create-nya sehingga terbentuk kelompok data yang dibutuhkan dalam setiap area
fungsi bisnis.
Suatu sistem akan saling berhubungan dengan sistem lainnya karena terdapatnya
kebutuhan entitas data dari satu sistem dengan sistem yang lain dan hal ini dapat
melibatkan satu atau lebih sistem. Sebagai contoh entitas data pembayaran biaya
kuliah dibutuhkan oleh sistem operasional akademik dan sistem keuangan.
Kebutuhan entitas data ini ditandai dengan penanda ‘U’ atau ‘R’. Berdasarkan
kebutuhan data dari masing-masing sistem akan ditentukan aliran data yang dapat
mendefinisikan keterhubungan antar sistem. Dengan demikian dapat didefinisikan
arsitektur informasi seperti yang terdapat pada gambar IV.6.
83
Gambar IV.5 Matriks fungsi bisnis terhadap data
84
Gambar IV.6 Arsitektur informasi
85
Berdasarkan arsitektur informasi pada gambar IV.6, maka dapat diidentifikasi
sistem-sistem utama yang akan dikembangkan adalah :
1. Sistem penerimaan mahasiswa baru.
2. Sistem operasional akademik
3. Sistem penglepasan mahasiswa
4. Sistem sosialisasi
5. Sistem pelayanan alumni
6. Sistem sumber daya manusia
7. Sistem keuangan
8. Sistem sarana dan prasarana.
IV.3. Arsitektur Aplikasi
Arsitektur aplikasi akan mengidentifikasi dan mendefinisikan aplikasi-aplikasi
utama yang dibutuhkan oleh enterprise untuk mengelola data dan mendukung
fungsi bisnis. Arsitektur aplikasi merupakan kolom kedua dari Zachman
Framework yang dilihat dari sudut pandang proses. Arsitektur aplikasi dibangun
berdasarkan arsitektur data dan arsitektur informasi yang telah dibangun serta
fungsi bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya.
Pembangunan arsitektur aplikasi juga menggunakan framework pengelolaan
portofolio aplikasi untuk menentukan strategi sistem informasi terhadap strategi
bisnis yang dikemukakan oleh Ward [18] karena framework ini memiliki
kesamaan dan keterkaitan dengan metodologi EAP yaitu strategi sistem informasi
ditentukan oleh dorongan bisnis.
IV.3.1. Daftar Kandidat Aplikasi
Pembangunan arsitektur aplikasi dimulai dengan mengidentifikasi kandidat
aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung proses bisnis
yang dapat diotomatisasi dengan dukungan teknologi informasi. Identifikasi
kandidat aplikasi dilakukan dengan memperhatikan entitas data, proses bisnis dan
katalog sumber daya informasi yang telah ditetapkan sebelumnya. Aplikasi-
aplikasi yang dibutuhkan untuk mendukung setiap fungsi bisnis dapat
86
dikelompokkan ke dalam sebuah sistem informasi fungsional dan diberi nama
sesuai dengan fungsi yang didukungnya seperti sistem informasi akademik, sistem
informasi keuangan dan seterusnya. Hal ini juga dilakukan dengan
memperhatikan arsitektur informasi yang telah dibangun sebelumnya. Tabel IV.9
merupakan daftar kandidat aplikasi pada STIKOM DB.
Tabel IV.9 Daftar Kandidat Aplikasi
87
Berdasarkan tabel IV.9 maka dapat diidentifikasi bahwa jumlah aplikasi yang
dibutuhkan untuk mengelola data dan mendukung fungsi bisnis sebanyak 32
aplikasi.
Dari tabel kandidat aplikasi (tabel IV.9), dapat dilihat bahwa Sistem Informasi
Akademik akan mengelola dua fungsi bisnis utama yaitu operasional akademik
dan penglepasan mahasiswa. Aplikasi yang dibutuhkan untuk mendukung fungsi
bisnis tersebut dapat digambarkan seperti gambar IV.7. Dari katalog sistem
informasi diperoleh bahwa aplikasi yang sudah ada adalah
a. Aplikasi pendaftaran ulang mahasiswa
b. Aplikasi rencana studi
c. Aplikasi administrasi perkuliahan
d. Aplikasi pengolahan nilai
e. Aplikasi pelaporan akademik
f. Aplikasi cetak Transkrip & Ijazah
Sedangkan aplikasi baru yang perlu dikembangkan adalah:
a. Aplikasi kurikulum
b. Aplikasi Jadwal kuliah
c. Aplikasi bimbingan akademik
d. Aplikasi pendaftaran wisuda
Aplikasikurikulum
AplikasibimbinganAkademik
Aplikasijadwalkuliah
AplikasiPendaftaran
wisuda
Operasional Akademik
Sistem Informasi Akademik
Penglepasanmahasiswa
Pengolahan nilai
Aplikasiheregistrasimahasiswa
Rencana Studi
Aplikasi CetakTranskrip&
iajzah
AdministtrasiPerkuliahan
Pelaporanakademik
Gambar IV.7 Sistem informasi akademik
88
IV.3.2. Deskripsi Aplikasi
Setiap aplikasi yang telah didefinisikan pada tabel IV.9 dideskripsikan secara
lengkap dengan menjelaskan maksud dan tujuan dari masing-masing aplikasi
tersebut. Tabel IV.10. merupakan cuplikan dari deskripsi aplikasi sistem informasi
pendaftaran mahasiswa baru. Deskripsi lengkap dapat dilihat dalam lampiran F.
Tabel IV.10 Deskripsi Aplikasi
No Aplikasi Deskripsi dan Tujuan
1 Aplikasi Pendaftaran PMB
Merupakan aplikasi yang menangani pendaftaran calon mahasiswa. Bertujuan untuk memudahkan bagian akademik dalam melayani pendaftaran mahasiswa baru.
2 Aplikasi Pengolahan hasil USM
Merupakan aplikasi yang menangani proses pengolahan hasil ujian saringan masuk bagi mahasiswa baru. Bertujuan agar proses pengolahan hasil ujian saringan masuk dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
3 Aplikasi Registrasi Mahasiswa baru
Merupakan aplikasi yang menangani proses pendaftaran ulang mahasiswa baru dan pendataan mahasiswa. Bertujuan agar proses pendaftaran ulang mahasiswa baru dapat dilakukan dengan cepat dan secara automatisasi
IV.3.3. Analisis Dampak Aplikasi Terhadap Sistem Legacy
Analisis dampak aplikasi bertujuan untuk menentukan pengaruh dari aplikasi yang
diusulkan terhadap aplikasi legacy yang telah didefinisikan pada katalog sistem
informasi. Dampak terhadap aplikasi legacy dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu:
dipertahankan, upgrade/optimasi, modifikasi, dan diganti. Berdasarkan katalog
sistem informasi yang telah didefinisikan dan daftar aplikasi yang diusulkan pada
tabel IV.9 maka analisis dampak aplikasi terhadap sistem/aplikasi legacy seperti
tabel IV.11
89
Tabel IV.11 Analisis Dampak Arsitektur Aplikasi Terhadap Sistem Legacy
90
Berdasarkan analisis dampak dari aplikasi terhadap sistem legacy pada tabel IV.11
dapat dilihat bahwa 7 (tujuh) aplikasi pada sistem legacy tetap dipertahankan
dengan pertimbangan bahwa aplikasi tersebut masih layak digunakan dan juga
untuk menghemat biaya investasi pengembangan sistem dan 2 (dua) aplikasi
ditingkatkan kemampuanya.
IV.4. Arsitektur Teknologi
Tujuan dari arsitektur teknologi adalah untuk mendefinisikan jenis-jenis teknologi
utama yang diperlukan oleh enterprise untuk menyediakan sebuah lingkungan
bagi aplikasi-aplikasi yang mengelola data.
IV.4.1. Prinsip dan Landasan Teknologi
Langkah awal yang dilakukan dalam membangun arsitektur teknologi adalah
dengan mendefinisikan landasan dan prinsip teknologi seperti pada tabel IV.12.
Tabel IV.12 Prinsip dan Landasan Teknologi
Kelompok Prinsip Perangkat Keras (Jenis Komputer, Perangkat imput/output dan Media Simpanan)
1. Perangkat keras andal untuk mendukung bisnis saat ini dan mampu beradaptasi terhadap perkembangan teknologi di masa mendatang sehingga tidak cepat usang (obsolete)
2. Perangkat keras harus dapat menunjang kebutuhan akan efisiensi dan efektivitas kerja.
3. Perangkat keras dapat mendukung teknologi client-server. 4. Pemeliharaan atas setiap komputer dan server dilakukan secara
rutin Perangkat Lunak (Sistem Operasi, DBMS, Bahasa Pemrograman, Aplikasi)
1. Perangkat lunak mendukung teknologi client-server. 2. Perangkat lunak mampu beradaptasi dengan lingkungan yang
handal dari gangguan baik fisik maupun logik yang mengakibatkan kerusakan.
3. Sistem operasi bersifat portable (dapat beroperasi pada berbagai platform dari berbagai vendor), scalable (dapat beroperasi pada berbagai jenis komputer), interoperable (dapat beroperasi pada lingkungan yang heterogen) dan compatible (dapat mempertahankan investasi yang telah dilakukan dan dapat mendukung integrasi dengan komponen teknologi yang lebih maju)
4. Sistem operasi dapat mendukung tools pengembangan sistem dan beragam perangkat lunak aplikasi
5. DBMS harus mampu mengakomodasi kebutuhan dan transaksi data dengan toleransi terhadap kegagalan yang baik.
91
6. Data dimiliki oleh enterprise bukan oleh suatu bagian atau suatu unit organisasi.
7. Data yang sama hanya diciptakan sekali, tidak redundan dan harus konsisten.
8. Administrasi data dilakukan secara terpusat dan dapat dipakai bersama dari berbagai lokasi dan harus tetap konsisten.
9. Implementasi basis data dilakukan dengan menggunakan teknologi basis data relasional, dan aksesnya menggunakan Standard Query Language (SQL).
10. Informasi yang tersimpan secara online tersedia terus-menerus dan di-update secara berkala.
11. Pengaksesan terhadap data dan aplikasi dibatasi oleh hak akses user.
12. Data harus mudah dipelihara, di backup dengan dukungan teknologi.
13. Bahasa pemrograman mendukung teknik pengembangan berorientasi objek dan metode information engineering.
14. Bahasa pemrograman dapat menghasilkan aplikasi yang bersifat Graphical User Interface (GUI)
15. Implementasi aplikasi serta basis data menggunakan teknologi Client-Server.
16. Implementasi aplikasi-aplikasi baru yang bertugas menyediakan informasi secara online dan cepat, dilakukan dengan menggunakan teknologi intranet dan teknologi berbasis web.
17. Aplikasi yang bersifat operasional kunci dan terlibat erat dengan operasi-operasi kritis harus memiliki kemampuan untuk error checking dan recoverable.
18. Pengembangan sistem aplikasi dilakukan dengan piranti Computer Aided Software Engineering (CASE) dan sedapatnya mengikuti teknik-teknik berorientasi objek
19. Aplikasi yang sudah ada (legacy) sedapatnya tetap dipertahankan dan dioptimalkan penggunaannya.
Teknologi Jaringan dan komunikasi
1. Teknologi komunikasi mendukung teknologi client-server 2. Protokol jaringan dan komunikasi berstandar internasional 3. Teknologi jaringan mampu menunjang aktivitas bisnis saat ini
dan mampu mengikuti perkembangan teknologi ke depan 4. Jaringan mampu menangani beragam format aplikasi dan data. 5. Bandwith memadai untuk melakukan pengaksesan data.
92
IV.4.2. Konfigurasi Platform Teknologi
Konfigurasi Platform teknologi dibangun berdasarkan pada kebutuhan strategi
distribusi data dan aplikasi serta kebutuhan sharing data di antara unit-unit
organisasi dengan memeperhatikan lokasi bisnis. Lokasi bisnis merupakan lokasi
tiap unit organisasi dalam melaksanakan kegiatan bisnisnya yang memperlihatkan
tempat dimana diperlukannya data dan aplikasi tertentu. Dengan demikian suatu
lokasi bisnis terkait dengan unit organisasi tertentu dan fungsi atau kegiatan bisnis
apa saja yang dilakukan di sana. Terkait dengan Zachman Framework,
pembangunan arsitektur teknologi adalah pada kolom jaringan (network) atau
tempat.
Pembangunan arsitektur teknologi dilakukan berdasarkan matriks proses bisnis
dengan entitas data serta aplikasi yang dibutuhkan untuk mengelola data dan
mendukung fungsi bisnis yang telah didefinisikan sebelumnya kemudian
dihubungkan dengan lokasi bisnis yang membutuhkan.
Berdasarkan denah lokasi kampus, STIKOM DB memiliki dua gedung yaitu
gedung A dan gedung B. Gedung A terdiri atas 4 (empat) lantai dan gedung B
terdiri dari 1 (satu) lantai dan masih dalam proses pembangunan. Gedung B ini
rencananya akan digunakan untuk operasional S2 (magister) yang pada saat ini
masih dalam pengurusan. Pada saat ini semua kegiatan akademik dilakukan pada
gedung A dengan penempatan lokasi bisnis seperti tabel IV.13.
Konfigurasi platform teknologi yang akan dibangun mengikuti prinsip clien-
server, dimana aplikasi dan data ditempatkan pada satu lokasi dan dapat diakses
oleh seluruh user/pemakai, sehingga dapat dilakukan sharing data dan informasi
di antara unit-unit organisasi yang membutuhkan. Lokasi ini diharapkan nantinya
akan dikelola oleh sebuah unit yang bertanggungjawab dalam pengelolaan sumber
daya informasi yaitu unit sumber daya informasi atau pusat komputer dan sistem
informasi.
93
Tabel IV.13 Daftar Lokasi Bisnis
Lokasi Ruang Lokasi Bisnis Lantai 1 - BAAK
- BAU dan Front Office (FO) - Admin jaringan - Ruangan cyber - Laboratorium Pengantar Teknologi
Informasi - Laboratorium Pemrograman dasar
Lantai 2 - Ruangan Struktural - Stikom Center dan Stikom Carrer - Ruangan Kaprodi dan dosen - Laboratorium Pemrograman Lanjut - Laboratorium Jaringan
Lantai 3 - Laboratorium Teknik - Ruangan perkuliahan
Lantai 4 - Ruangan perkuliahan
Langkah selanjutnya adalah membangun sebuah jaringan enterprise konseptual,
dikatakan konseptual karena independent terhadap perangkat keras, perangkat
lunak, atau teknologi tententu dalam mengimplementasikannya. Arsitektur
jaringan enterprise terdiri dari operasi komputasi, input, output, media
penyimpanan dan fasislitas komunikasi. Dalam jaringan enterprise konseptual
semua elemen komputasi terhubung secara langsung maupun tidak langsung dan
juga harus bersifat fleksibel dan adaptable sehingga dapat mengakomodasi
perubahan tanpa mengganggu operasi. Berdasarkan pada lokasi bisnis, maka
arsitektur jaringan enterprise konseptual yang diusulkan pada STIKOM DB dapat
dilihat pada gambar IV.8
Berdasarkan gambar IV.8, jaringan enterprise membentuk jaringan lokal (LAN)
dan internet dengan protokol TCP/IP. Untuk koneksi ke internet juga dapat
digunakan media wireless.
94
Gambar IV.8 Jaringan enterprise konseptual
Setelah mendefinisikan arsitektur jaringan enterprise konseptual, perlu
didefinisikan arsitektur sistem bisnis. Arsitektur sistem bisnis adalah teknologi
yang digunakan untuk mengimplemetasikan dan mengelola aplikasi serta
95
database enterprise. Akses pada sistem bisnis/aplikasi oleh workstation/user
dengan tujuan :
1. Operational information Update; membuat, mengubah, atau menghapus
data operasional secara interaktif. Aplikasi menyediakan fungsi-fungsi ini
melalui interface.
2. Operasional information inquiry; memungkinkan aplikasi untuk
mengakses data secara interaktif dan melihat data dalam berbagai format
dan media.
3. Operational report review; membantu user untuk mendapatkan berbagai
tampilan laporan.
4. Ad hoc information review; menyediakan fasilitas untuk mengakses data
enterprise dengan SQL atau bahasa lainnya.
5. Business rules inquiry and update; memungkinkan pemakai yang telah
diotorisasi untuk mengubah aturan yang ditetapkan untuk operasi sistem
bisnis.
Arsitektur sistem bisnis pada STIKOM DB dapat diusulkan seperti gambar IV.9
Gambar IV.9 Arsitektur sistem bisnis
96
IV.5. Integrasi Enterprise
Perubahan yang terjadi dalam menjalankan bisnis saat ini mulai dari cara
berinteraksi dengan customer sampai dengan mengelola bisnis mendorong sebuah
kebutuhan untuk mengelola bisnis secara real-time. Pengelolaan bisnis secara
real-time memungkinkan enterprise untuk mengetahui kondisi bisnis saat ini.
Karena itu perlu diterapkan sistem dan aplikasi yang terintegrasi melalui integrasi
enterprise. Pengelolaan bisnis secara real-time akan mempercepat proses bisnis
dan mengurangi waktu siklus bisnis. Tanpa adanya integrasi enterprise,
kemampuan untuk mengkomunikasikan dan mengelola arus informasi dan proses
bisnis di dalam enterprise menjadi terbatas. Manfaat penting dengan adanya
integrasi enterprise adalah meningkatnya kepuasan customer dan meningkatnya
kualitas dan efisiensi melalui optimalisasi proses bisnis. Adapun manfaat dari
integrasi enterprise adalah :
a. Mengurangi biaya
Integrasi enterprise dapat mengurangi biaya melalui otomatisasi proses
bisnis, pengurangan personil, penyediaan layanan interface untuk
customer dengan demikian biaya untuk mendukung pelayanan customer
dapat dikurangi dan informasi dapat tersedia dengan cepat dan mudah.
b. Meningkatkan pendapatan
Integrasi enterprise dapat meningkatkan pendapatan dengan meningkatkan
market share dan menciptakan kesempatan-kesempatan market baru.
peningkatan market share merupakan hasil dari meningkatnya kepuasan
customer.
c. Meningkatkan kepuasan customer
Integrasi enterprise dapat meningkatkan kepuasan customer dengan
tersedianya informasi dengan mudah serta dapat merespon permintaan dan
keluhan customer dengan cepat.
d. Perbaikan proses bisnis
Melalui optimalisasi proses, enterprise dapat melakukan proses bisnis
dengan lebih baik, cepat dan murah. Optimalisasi proses bisnis akan
megurangi siklus waktu dalam bisnis dan meningkatkan efisiensi, kualitas
dan keuntungan.
97
IV.5.1. Rencana Integrasi
Rencana integrasi diperlukan untuk mendukung integrasi aplikasi yang akan
dikembangkan dengan sistem legacy yang tetap dipertahankan. Berdasarkan
analisis yang dilakukan terhadap sistem legacy dan analisis dampak aplikasi
terhadap aplikasi legacy pada tabel IV.11 meunjukkan bahwa beberapa aplikasi
legacy tetap dipertahankan dengan pertimbangan bahwa aplikasi-aplikasi tersebut
baru dikembangkan dan masih layak digunakan dan juga untuk menghemat biaya
investasi pengembangan sistem. Adapun sistem legacy yang tetap dipertahankan
adalah sebagai berikut :
1. Aplikasi registrasi mahasiswa baru
2. Aplikasi pendaftaran ulang mahasiswa
3. Aplikasi rencana studi
4. Aplikasi pengolahan nilai
5. Aplikasi cetak transkrip dan ijazah
6. Aplikasi pendataan alumni
7. Aplikasi presensi karyawan
Integrasi sistem informasi dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan
bertahap (bottom-up), dengan memperhatikan kondisi sistem informasi saat ini
(existing condition). Integrasi dimulai dengan “merangkai” sistem-sistem yang
ada menurut arsitektur integrasi dengan memilih strategi berikut :
1) Memilih salah satu sistem legacy yang ada dan mempromosikannya
sebagai sistem standar sedangkan sistem-sistem lain harus mengikuti
sistem legacy tersebut.
2) Membangun standar baru dan membiarkan sistem legacy seperti apa
adanya sedangkan integrasi dilakukan oleh sebuah sistem pengintegrasi
(middleware).
98
IV.5.2. Keterkaitan Data antar Sistem Informasi
Sebelum melakukan integrasi aplikasi/sistem informasi, organisasi perlu
memahami elemen proses dan data yang memerlukan integrasi. Dengan
memperhatikan aliran data yang dibutuhkan oleh masing-masing sistem informasi
dapat dibuat tabel keterkaitan data antar sistem informasi seperti tabel IV.14
Tabel IV.14 Tabel Keterkaitan Kebutuhan Data antar Sistem Informasi
Berdasarkan tabel keterkaitan kebutuhan data antar sistem informasi maka dapat
dilihat bahwa masing-masing database dari sistem informasi tersebut saling
berelasi satu sama lain. Relasi antar database tersebut dapat digambarkan seperti
gambar IV.10
99
Gambar IV.10 Relasi antar database
IV.5.3. Integrasi Sistem Informasi
Integrasi sistem informasi merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi
yang terintegrasi dan bertujuan mendukung kegiatan-kegiatan sebuah enterprise.
Integrasi sistem informasi sering direpresentasikan sebagai Sistem Informasi
Enterprise (SIE). Integrasi sistem informasi dapat mengurangi biaya,
meningkatkan produktifitas pegawai dan memfasilitasi sharing informasi dan
kolaborasi yang penting untuk meningkatkan layanan customer.
Integrasi komponen sistem informasi memperlihatkan hubungan antar sistem
informasi dalam mendukung proses bisnis yang dijalankan oleh organisasi. Proses
bisnis merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mencapai tujuan
yang spesifik atau memberikan value kepada customer. Pelaksanaan proses bisnis
ini melibatkan berbagai macam dukungan sistem informasi. Masing-masing
sistem informasi akan mendukung setiap fungsi bisnis yang dijalankan. Adapun
dukungan sistem informasi untuk setiap kegiatan yang mengalir pada proses
akademik yang berhubungan langsung dengan mahasiswa dapat digambarkan
seperti gambar IV.11
100
Gambar IV.11 Diagram dukungan sistem informasi terintegrasi terhadap proses bisnis
101
IV.6. Rencana Implementasi
Arsitektur enterprise yang telah dibangun merupakan blueprint dari data, aplikasi
dan teknologi yang menjadi dasar bagi pengembangan, pengelolaan dan
penggunaan sistem informasi agar sesuai dengan misinya dalam mendukung
pencapaian tujuan-tujuan bisnis enterprise. Arsitektur tersebut dibangun
berdasarkan dorongan bisnis dan dorongan data, selain untuk definisi yang lebih
mapan (tidak mudah dipengaruhi oleh tren teknologi maupun perubahan di tingkat
unit organisasi dan/atau proses-proses bisnisnya) juga dipersiapkan untuk
orientasi implementasinya di masa depan.
Bentuk nyata dalam implementasi arsitektur enterprise adalah pengembangan
aplikasi-aplikasi sistem informasi pada tingkat rancangan (baris ke-3 pada
zachman framework) dan pada tingkat-tingkat berikutnya (baris ke-4, ke-5, dan
ke-6 pada zachman framework).
Rencana implementasi bertujuan untuk memformulasikan dan mempersiapkan
sebuah rencana untuk mengimplementasikan arsitektur enterprise yang telah
dibangun. Arsitektur tanpa sebuah rencana implementasi hanya memberikan
manfaat yang sedikit bagi bisnis. Rencana implementasi dibuat berdasarkan pada
model bisnis, katalog sumber daya informasi, arsitektur data, arsitektur aplikasi
dan arsitektur teknologi yang telah didefinisikan sebelumnya.
IV.6.1. Portofolio Aplikasi
Untuk melengkapi proses penentuan aplikasi dalam hubungannya dengan fungsi-
fungsi bisnis, maka dilakukan analisis terhadap portofolio aplikasi. Tiap aplikasi
yang didefinisikan dalam arsitektur aplikasi memiliki kontribusi terhadap bisnis
saat ini dan pada masa mendatang bagi enterprise. Berdasarkan analisis
portofolio aplikasi yang dikemukan oleh Ward[18] aplikasi ini dibedakan
menjadi:
a. Aplikasi jenis strategis, aplikasi yang belum dimiliki saat ini dan dipandang
kritikal untuk masa depan bisnis enterprise. Dalam studi kasus, aplikasi jenis
ini adalah yang membutuhkan pengembangan baru dan mengelola data-data
102
dari tingkat operasional sampai tingkat manajemen untuk lingkup internal
enterprise.
b. Aplikasi jenis operasional kunci, aplikasi yang sudah dimiliki ataupun yang
belum dan enterprise sangat bergantung padanya untuk kesuksesan target-
target yang telah ditetapkan. Dalam studi kasus, aplikasi jenis ini adalah yang
tetap dipertahankan atau yang akan dioptimasi penggunaan serta dilakukan
peningkatan sesuai kebutuhan ataupun aplikasi pengembangan baru .
c. Aplikasi yang berpotensi tinggi, merupakan aplikasi yang inovatif yang dapat
menciptakan kesempatan-kesempatan untuk keuntungan bisnis di masa depan.
Dalam studi kasus, aplikasi ini jenis ini adalah yang membutuhkan
pengembangan baru dan mengelola data-data dari tingkat operasional sampai
tingkat manajemen untuk lingkup internal dan eksternal serta melibatkan
proses-proses bisnis yang dimodifikasi, ditingkatkan atau yang baru.
d. Aplikasi pendukung, merupakan aplikasi yang sudah dan/atau belum dimiliki
oleh enterprise, memiliki peran yang penting untuk menunjang proses-proses
dan fungsi-fungsi bisnis serta mengelola data dengan periode yang relatif lebih
panjang. Dalam studi kasus, aplikasi jenis untuk aktivitas pendukung.
Berdasarkan aplikasi yang telah didefinisikan pada arsitektur aplikasi, maka setiap
aplikasi dapat diklasifikasikan ke dalam jenis aplikasi menurut portofolio aplikasi
di atas seperti tabel IV.15
Portofolio aplikasi ini perlu dikelola agar setiap aplikasi yang dikembangkan
benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan strategi bisnis. Pengelolaan portofolio
aplikasi dapat menggunakan framework pengelolaan portofolio aplikasi yang
diajukan oleh Ward [18]. Framework ini terdiri atas tiga kegiatan utama yaitu :
1. Menilai aplikasi yang ada saat ini, dengan mengukur kontribusinya terhadap
proses dan performansi bisnis yang ada, dan seberapa baik aplikasi ini
mendukung pencapaian tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
2. Mengevaluasi kebutuhan investasi jangka pendek, dengan menentukan
aplikasi yang penting untuk mencapai strategi dan tujuan bisnis mendatang
dan mengukur kontribusinya yang spesifik terhadap bisnis.
103
3. Mengidentifikasi aplikasi potensial yang dibutuhkan untuk masa depan,
dengan mempertimbangkan aplikasi-aplikasi yang bernilai pada masa
mendatang, dan menghasilkan keuntungan-keuntungan yang relevan serta
berpengaruh terhadap peningkatan performansi bisnis.
Berdasarkan framework pengelolaan portofolio aplikasi maka pembangunan dan
pengembangan aplikasi dapat selalu disesuaikan dengan perkembangan dan
strategi bisnis.
Tabel IV.15 Portofolio Aplikasi
Strategis Berpotensi Tinggi Aplikasi pendaftaran PMB Aplikasi pengolahan hasil USM Aplikasi kurikulum Aplikasi perencanaan SDM Aplikasi perencanaan Sarana/Prasarana
Aplikasi sosialisasi Aplikasi pendataan alumni Aplikasi penyaluran alumni Aplikasi program peningkatan skill
Operasional Kunci Pendukung Aplikasi registrasi mahasiswa baru Aplikasi pendaftaran ulang Aplikasi rencana studi Aplikasi jadwal kuliah Aplikasi administrasi perkuliahan Aplikasi pengolahan nilai Aplikasi pelaporan akademik Aplikasi cetak Transkrip/ nilai Aplikasi bimbingan akademik Aplikasi pendaftaran wisuda Aplikasi administrasi pembayaran biaya kuliah mahasiswa
Aplikasi rekrutmen karyawan Aplikasi adminsitrasi karyawan Aplikasi presensi Aplikasi penggajian Aplikasi evaluasi kinerja Aplikasi pengembangan karyawan Aplikasi anggaran Aplikasi akuntansi keuangan Aplikasi montoring dan evaluasi keuangan Aplikasi pengadaan sarana/prasarana Aplikasi inventarisasi Aplikasi monitoring dan evaluasi sarana/prasarana
IV.6.2. Urutan Implementasi Aplikasi
Langkah pertama dalam menyusun rencana implementasi arsitektur enterprise
adalah dengan menentukan urutan aplikasi yang akan dikembangkan berdasarkan
ketergantungan bisnis terhadap data. Untuk itu matriks proses bisnis terhadap data
akan diturunkan menjadi matriks aplikasi terhadap data berdasarkan entitas data
dan arsitektur aplikasi yang mengelolanya, kemudian dilakukan perubahan
terhadap urutan kolom dan baris dari matriks tersebut sedemikian rupa sehingga
membentuk pengelomppokkan entitas data yang bersifat create ( penanda ‘C’ atau
‘CUR’). Hasil dari matriks tersebut dapat dilihat pada gambar IV.12.
104
Gambar IV.12 Matriks aplikasi terhadap data
105
Matriks ini dapat memperlihatkan kondisi sharing data dalam arsitektur aplikasi
dan dapat digunakan untuk membuat urutan aplikasi yang akan dibangun dengan
prinsip ”Aplikasi yang menciptakan atau membentuk (create) data akan
diterapkan terlebih dahulu sebelum aplikasi yang menggunakan atau memakai
(update/use) data. Ketergantungan data bukanlah satu-satunya penentu urutan
aplikasi, faktor lain seperti tingkat kebutuhan, manfaat, resiko dan dampak
organisasi serta biaya dapat dijadikan landasan urutan impelementasi aplikasi.
Berdasarkan matriks tersebut, dibuat urutan pengembangan aplikasi seperti pada
tabel IV.16. Urutan aplikasi ini adalah untuk aplikasi pengembangan baru dan
untuk perbaikan atau upgrade aplikasi legacy. Sedangkan aplikasi legacy yang
tetap dipertahankan tidak dikembangkan dan nantinya akan diintegrasikan dengan
aplikasi pengembangan baru.
Tabel IV.16 Urutan Pengembangan Aplikasi
106
IV.6.3. Estimasi Pelaksanaan Implementasi
Pada tahap sebelumnya telah ditetapkan urutan implementasi arsitektur data dan
aplikasi berdasarkan kebutuhan data. Langkah selanjutnya adalah menentukan
estimasi sumber daya yang dibutuhkan untuk implementasi.
Dalam penelitian ini, estimasi diperkirakan berdasarkan asumsi sebagi berikut:
a. Pihak yayasan dan manajemen memberikan komitmen yang jelas terhadap
pelaksanaan proyek pengembangan sistem.
b. Selama pengembangan sistem tidak terjadi perubahan kebijakan.
c. Jangka waktu pelaksanaan selama 21 bulan.
d. Sumber daya yang tersedia memadai untuk proses pelaksanaan
implementasi.
e. Kualitas dan kuantitas sumber daya manusia sesuai dengan kebutuhan.
f. Biaya untuk pelaksanaan implementasi tersedia.
g. Spesifikasi pekerjaan didasarkan pada pengembangan aplikasi yang telah
diprioritaskan.
h. Mitra kerja dari lingkungan organisasi bersedia terlibat dan bekerja sama
dalam membantu kelancaran pelaksanaan proyek pengembangan sistem.
Penentuan estimasi waktu, sumber daya manusia dan biaya belum dapat
dikemukakan secara terperinci karena dipengaruhi oleh faktor-faktor internal
organisasi seperti kondisi keuangan oganisasi saat ini, ketersediaan dan
kemampuan sumber daya manusia serta sarana dan prasarana penunjang yang
dibutuhkan.
Adapun estimasi sumber daya yang dibutuhkan adalah :
1. Estimasi waktu
Menentukan estimasi waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan
arsitektur enterprise. Jadwal pelaksanaan implementasi diperkirakan selama 21
bulan dengan memperhatikan jumlah aplikasi baru yang akan dikembangkan.
Adapun estimasi jadwal pelaksanaan implementasi dapat dilihat pada tabel IV.17
107
Tabel IV.17 Jadwal Implementasi Arsitektur
108
2. Estimasi sumber daya manusia
Menentukan estimasi sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk melakukan
implementasi seperti analis sistem, programmer, user, analis data dan lain-lain.
Adapun estimasi kebutuhan sumber daya manusia untuk proses implementasi
arsitektur enterprise dapat dilihat pada tabel IV.18
Tabel IV.18 Kebutuhan Sumber Daya Manusia
No Posisi (keahlian) Keterangan
1 Project Manajer Bertugas sebagai manajer proyek pengembangan sistem informasi dan bertanggungjawab penuh terhadap pelaksanaan proyek
2 Analyst System Bertugas sebagai analist sistem dalam perancangan dan pengembangan sistem aplikasi dan integrasi sistem.
3 Analyst/Designer Database
Bertugas dalam menganalisis dan merancang database.
4 Web Programmer Bertugas dalam mengembangkan program aplikasi berbasis web.
5 Web Designer Bertugas dalam menganalisis dan merancang website
6 Tester Bertugas dalam uji coba program sebelum diimplementasikan
7 Dokumentator Bertugas dalam menyusun dokumen pengembangan sistem informasi.
3. Estimasi biaya.
Menentukan estimasi biaya yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan
aplikasi dan pembangunan sistem informasi.
Adapun estimasi komponen biaya yang dibutuhkan untuk pembangunan sistem
informasi adalah seperti tabel IV.19
109
Tabel IV.19 Estimasi Komponen Biaya
No Jenis Biaya
1 Biaya pengembangan sistem
a. Biaya sumber daya manusia b. Biaya pengadaan perangkat keras c. Biaya pengadaan perangkat lunak pendukung
pengembangan sistem d. Biaya testing e. Biaya instalasi f. Biaya dokumentasi
2 Biaya Operasional 3 Biaya Maintenance
IV.6.4. Faktor Sukes Implementasi
Implementasi merupakan kegiatan yang dilakukan untuk merealisasikan kondisi
yang diinginkan sesuai dengan arsitektur enterprise yang telah dibangun.
Keberhasilan implementasi ditentukan oleh beberapa faktor kritis (critical
success factor). Critical success factor merupakan faktor-faktor yang
mempengaruhi pihak manajemen dalam mencapai sasaran terhadap aktivitas saat
ini dan masa datang. Beberapa faktor sukses untuk mengimplementasikan EAP
adalah sebagai berikut :
1. Keterlibatan, dukungan dan komitmen manajemen.
Pentingnya dukungan dan komitmen dari yayasan dan pimpinan STIKOM
DB. Dapat dilakukan dengan menetapkan keputusan formal untuk
keberhasilan penerapan EAP.
2. Kesiapan dana untuk melakukan investasi SI/TI.
Penerapan EAP memerlukan investasi yang cukup besar, karena itu
diperlukan kesiapan dana untuk melakukannya.
3. Penetapan unit fungsi khusus sebagai penanggung jawab implementasi.
Implementasi EAP memerlukan unit khusus yang mempunyai tanggung
jawab dan wewenang untuk melakukannya. Dalam hal ini STIKOM DB
110
perlu membentuk sebuah unit khusus untuk pengelolaan sumber daya
informasi seperti unit sumber daya informasi atau pusat komputer.
4. Kualitas sumber daya manusia yang berkompetensi dalam bidang
teknologi informasi memadai.
Implementasi memerlukan ketersediaan sumber daya manusia yang
berkompeten di bidang teknologi informasi dan pengembangan sistem
informasi.
5. Adanya penyelenggaraan pelatihan khusus mengenai EAP baik secara
konsep maupun teknis.
Pemahaman terhadap EAP sangat diperlukan dalam melakukan
implementasi, karena itu perlu diadakan pelatihan mengenai EAP bagi
personil yang terlibat dalam implementasi.
6. Mengadopsi/menerapkan metode baru pengembangan sistem.
Metode-metode baru yang bertujuan untuk meningkatkan produktivitas
dan pencapaian dalam pengembangan sistem perlu diterapkan seperti
information engineering, analisis dan pemrograman yang berorientasi
objek.
7. Kemampuan manajerial dan kepemimpinan yang baik.
Perlunya penugasan tanggung jawab dan otoritas dalam menerapkan
arsitektur.
top related