Transcript
Łódzka AkademiaPO KL
Kontrola w ramach PO KLB05
Urząd Marszałkowski w Łodzi
Departament ds. PO Kapitał Ludzki
Instytucja Pośrednicząca
2
Kontrola projektu
Wizyta monitoringowa
Taryfikator
Zasada konkurencyjności
Procedura przeprowadzania kontroli
Informacja pokontrolna
Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli
Plan prezentacji
Instytucje mogące przeprowadzić kontrolę Związane wprost z PO KL– Instytucja Zarządzająca– Instytucja Pośrednicząca
Pozostałe– Urząd Kontroli Skarbowej– Prezes Urzędu Zamówień Publicznych– Najwyższa Izba Kontroli– inne organy np. Prokuratura
Unijne– Komisja Europejska– Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF)– Europejski Trybunał Obrachunkowy
3
Rodzaje kontrolikontrola systemowa
kontrola projektów
kontrola Pomocy Technicznej
kontrola dokumentacji dostępnej w siedzibie instytucji kontrolującej tj. weryfikacja wniosków o płatność
kontrola na miejscu
4
Kontrola projektuKontrola realizacji projektu ma na celu weryfikację prawidłowości realizacji projektu zgodnie z umową oraz wnioskiem o dofinansowanie.
Celem kontroli jest sprawdzenie:
informacji dotyczących postępu realizacji
poniesionych wydatków przedstawionych we wnioskach o płatność ze stanem faktycznym, harmonogramem realizacji projektu,
harmonogramem płatności, budżetem projektu
5
kontrole doraźne
– podejrzenie wystąpienia nieprawidłowości/uchybień/zaniedbań ze strony Beneficjenta
– otrzymanie przez Instytucję Kontrolującą informacji/skarg dotyczących domniemanych nieprawidłowości w projekcie
kontrole planowane
Kontrola obejmuje kontrolę w miejscu realizacji usługi (tzw. wizyta monitoringowa) oraz w siedzibie beneficjenta.
Kontrola na miejscu
6
Wizyta monitoringowa Celem wizyty jest weryfikacja rzeczywistej realizacji projektu oraz faktycznego postępu rzeczowego.
Wizyta monitoringowa obligatoryjnie przeprowadzana jest przy kontrolach planowanych, chyba że nie jest to możliwe ze względu na charakter projektu lub stopień zaawansowania projektu.
7
czy świadczona usługa jest zgodna z umową o dofinansowanie oraz umową na realizację usługi
czy świadczona usługa jest zgodna z harmonogramem projektu
czy zakres tematyczny szkolenia/konferencji jest zgodny z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie
sprawdzenie dokumentów związanych z usługą
wywiad/ankieta z uczestnikami projektu
sprawdzenie czy pomieszczenia są prawidłowo oznakowane
sprawdzenie czy uczestnicy otrzymują materiały szkoleniowe i czy są one prawidłowo oznakowane
Wizyta monitoringowa
8
Kontrola w siedzibie Beneficjenta1. prawidłowość rozliczeń finansowych
weryfikacja oryginałów dokumentów księgowych, które zostały ujęte w zatwierdzonych wnioskach o płatność (wyjątek: projekty z jednym wnioskiem o płatność-wniosek końcowy)
weryfikacja dokumentów potwierdzających fakt zakupu towarów i usług
sprawdzenie czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków dla projektu
sprawdzenie czy wkład własny jest wniesiony (gdy przewidziano)
sprawdzenie statusu podatkowego
9
2. dokumentacja dotycząca personelu projektu
weryfikacja umów
weryfikacja dokumentowania wydatków pracującym w niepełnym wymiarze czasu pracy (zakresy czynności, opisy stanowisk pracy)
sposób wyboru osób zaangażowanych w realizację projektu
Kontrola w siedzibie Beneficjenta
10
3. zamówienia publiczne
weryfikacja przesłanek wyboru trybu zamówienia
weryfikacja prawidłowości ustalenia wartości zamówienia
weryfikacja kompletności protokołu postępowania o udzielenie zamówienia
weryfikacja kompletności SIWZ – czy zawiera wszystkie elementy przewidziane ustawą
weryfikacja czy ogłoszenia o postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego są przekazywane do publikacji zgodnie z przepisami
weryfikacja czy zawarta umowa została przygotowana zgodnie z warunkami z SIWZ
Kontrola w siedzibie Beneficjenta
11
TaryfikatorW sytuacji stwierdzenia naruszenia przepisów Prawa Zamówień Publicznych, jednostka kontrolująca dokonuje kwalifikacji naruszenia w oparciu o dokument
„Wymierzanie korekt finansowych za naruszenie prawa zamówień publicznych związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków funduszy UE” (tzw. taryfikator).
Wyliczona kwota wydatków niekwalifikowanych (zgodnie z wartościami wskazanymi w „taryfikatorze”) powinna zostać odzyskana od Beneficjenta poprzez pomniejszenie kwoty wydatków rozliczanych w kolejnym wniosku o płatność lub poprzez dokonanie zwrotu przez Beneficjenta.
12
Zasada konkurencyjności
Beneficjenci, którzy nie podlegają systemowi zamówień publicznych zobowiązani są do stosowania zasady konkurencyjności oraz prawidłowości zakupu dostaw i usług pod kątem racjonalności wydatków.
13
Kontrola w siedzibie Beneficjenta
4. pomoc de minimis
sprawdzenie czy Beneficjent posiada kopię oświadczenia beneficjenta pomocy o kwocie udzielonej pomocy de minimis w ciągu ostatnich trzech lat (do wysokości 200 tys. EURO w ciągu ostatnich trzech lat kalendarzowych)
sprawdzenie czy Beneficjent będący jednocześnie beneficjentem pomocy posiada zaświadczenia o kwocie udzielonej mu pomocy
14
Kontrola w siedzibie Beneficjenta
5. pomoc publiczna
sprawdzenie zgodności udzielonej pomocy z odpowiednimi pułapami intensywności określonymi w przepisach
sprawdzenie czy udzielona pomoc i wymagany wkład prywatny zostały prawidłowo wyliczone
sprawdzenie czy beneficjent pomocy nie prowadzi działalności w sektorze wykluczonym ze wsparcia
15
Kontrola w siedzibie Beneficjenta
6. promocja i informacja
sposób informowania o realizację projektu i dofinansowaniu z EFS
prawidłowość oznaczania dokumentacji
sposób oznakowania pomieszczeń
sposób oznakowania wyposażenia i sprzętu
sposób informowania uczestników projektu o udziale w projekcie współfinansowanym z EFS
16
Kontrola na zakończenie realizacji projektu
Przeprowadzana jest po złożeniu wniosku o płatność końcową.
Celem jest potwierdzenie, iż zakres rzeczowy projektu określony w umowie został wykonany, a cele projektu osiągnięte.
Polega na weryfikacji złożonego wniosku o płatność końcową, sprawdzeniu kompletności i prawidłowości dokumentacji dostępnej w siedzibie jednostki kontrolującej.
Może również obejmować kontrolę na miejscu. Kontrola taka przeprowadzana jest po złożeniu, ale przed zatwierdzeniem wniosku. W takim wypadku weryfikacja wniosku ulega wstrzymaniu do czasu zakończenia postępowania kontrolnego.
17
Procedura przeprowadzania kontroli1. wszczęcie kontroli – przygotowanie dokumentacji
2. przeprowadzenie kontroli
3. informacja pokontrolna
4. zalecenia pokontrolne (gdy zachodzi potrzeba ich wydania)
5. monitorowanie wykonania zaleceń (gdy wydano)
18
Wszczęcie kontroliw trybie kontroli doraźnej
Bez zapowiedzi lub z minimalnym wyprzedzeniem
w trybie kontroli planowanej
Zawiadomienie o kontroli przekazywane jest co najmniej 5 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem kontroli
Czas trwania kontroli – od 1 do 4 dni, chyba że instytucja kontrolująca uzna, że kontrola trwać będzie dłużej.
19
Zespół kontrolującyskłada się z co najmniej 2 osób (w tym jedna jest kierownikiem Zespołu)
członkowie Zespołu posiadają pisemne Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, w którym znajduje się m.in. termin kontroli, zakres kontroli
upoważnienie może obejmować jednocześnie kontrolę na miejscu i wizytę monitoringową
wizyta monitoringowa może być przeprowadzona także w oparciu o odrębne upoważnienie
kontrolujący posiadają również legitymacje służbowe
każdy członek Zespołu przed przystąpieniem do czynności kontrolnych podpisuje Oświadczenie o bezstronności
20
Uprawnienia kontrolującychswoboda poruszania się po terenie jednostki
wgląd i tworzenie kopii i odpisów dokumentów związanych z działalnością jednostki oraz dokumentów podlegających weryfikacji
tworzenie dokumentacji fotograficznej
przeprowadzanie oględzin obiektów i składników majątkowych
odbieranie ustnych i pisemnych wyjaśnień i oświadczeń od pracowników jednostki
zabezpieczanie materiału dowodowego
21
Informacja pokontrolna
sporządzana i przekazywana jednostce kontrolowanej w ciągu 21 dni kalendarzowych od dnia zakończenia kontroli
zawiera m.in. zakres kontroli, informacje o sposobie wyboru dokumentów (próbie), ustalenia kontroli, wnioski z kontroli, informacje o wykrytych uchybieniach/nieprawidłowościach
jednostka kontrolowana ma 14 dni kalendarzowych na podpisanie informacji lub zgłoszenie w formie pisemnej uzasadnionych zastrzeżeń do treści informacji.
22
Informacja pokontrolnaW przypadku zgłoszenia zastrzeżeń:
jednostka kontrolująca stwierdza zasadność zastrzeżeń w całości lub części i odpowiednio zmienia informację pokontrolną i w ciągu 14 dni kalendarzowych przekazuje zmienioną informację do podpisu Beneficjenta
jednostka kontrolująca nie uwzględnia zastrzeżeń i w ciągu 14 dni kalendarzowych przekazuje niezmienioną informację do podpisu Beneficjenta
23
Informacja pokontrolnaPo otrzymaniu kolejnej informacji pokontrolnej, Beneficjent w terminie 7 dni kalendarzowych od dnia otrzymania:
przesyła podpisany egzemplarz informacji pokontrolnej
przesyła w formie pisemnej uzasadnienie odmowy podpisania informacji pokontrolnej wraz z jednym egzemplarzem nie
podpisanej informacji pokontrolnej
Odmowa podpisania informacji pokontrolnej nie wstrzymuje sporządzenia zaleceń pokontrolnych.
24
Zalecenia pokontrolnewydawane gdy w wyniku kontroli stwierdzono uchybienia bądź nieprawidłowości
zawierają uwagi i wnioski zmierzające do usunięcia stwierdzonych uchybień/nieprawidłowości oraz termin ich wdrożenia przez jednostkę kontrolowaną
wydawane są w ciągu 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania podpisanej informacji pokontrolnej lub odmowy podpisania
25
Weryfikacja zaleceń pokontrolnychJednostka, która otrzymała zalecenia pokontrolne zobowiązana jest do ich wdrożenia oraz przekazania informacji o sposobie wykorzystania uwag w terminie wskazanym w zaleceniach.
Organ, który wydał zalecenia weryfikuje ich wykonanie poprzez:
sprawdzenie przesłanych dokumentów dotyczących wdrożenia zaleceń
kontrolę sprawdzającą na miejscu
26
„Garść porad”Dokumenty projektu powinny być wydzielone z innych dokumentów jednostki
Warto dokumentować czynności, które mogą mieć wpływ na ustalenia kontroli (np. e-maile z dostawcami, rozeznanie rynku itp.)
Warto śledzić na bieżąco strony www dotyczące PO KL – zmiany wytycznych, nowe regulacje
W przypadku otrzymania informacji o kontroli należy przygotować dokumentację wprost związaną z projektem oraz dokumenty jednostki takie jak statut, aktualny KRS, Zakładowy Plan Kontr, politykę rachunkowości czyli dokumenty „statutowe” jednostki
Kontrola pracuje na oryginałach dokumentów !!
W przypadku prowadzenia księgowości przez jednostkę zewnętrzną (biuro rachunkowe) podmiot kontrolowany powinien zapewnić wgląd do dokumentów księgowych projektu
27
Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli
Dokumenty finansowe:
umowa rachunku bankowego
polityka rachunkowości, zakładowy plan kont
zaświadczenie podatnika VAT
informacje o programie komputerowym, w którym prowadzona jest ewidencja
przelewy i wyciągi bankowe
wydruki obrotów i sald z rachunku projektu
metodologia wyliczenia kosztów pośrednich oraz dokumenty źródłowe (gdy rozliczane są ryczałtem)
28
Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroliDokumenty dot. realizacji projektu:
umowy z personelem projektu
ewidencje czasu pracy personelu projektu
dokumenty poświadczające kwalifikowalność uczestników projektu
deklaracje uczestnictwa
listy obecności
umowy najmu pomieszczeń
29
Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli
Dokumenty dot. udzielania zamówień
ogłoszenia o przetargu
SIWZ
dokumentacja komisji przetargowej (powołanie, zakres działania, oświadczenia o bezstronności)
protokół z postępowania
oferty
umowa
rozeznanie rynku – przy zasadzie konkurencyjności
30
Dokumenty weryfikowane w trakcie kontroli
Dokumenty dot. ochrony danych osobowych:
rejestr upoważnień do przetwarzania d.o.
oświadczenia uczestników o wyrażeniu zgody na przetwarzanie ich d.o.
imienne upoważnienia do przetwarzania d.o.
Polityka Bezpieczeństwa i Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym
PEFS
31
Dziękuję za uwagę
top related