Audit Internal (3)

AUDIT INTERNAL

ISO 9001 - 2008

TUJUAN AUDIT INTERNAL

bull Memenuhi standart Sistem Manajemen Mutu ISO 9001

bull Mengevaluasi kesesuaian antara ndash Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu dengan

Standart ISO 9001ndash Efektifitas penerapan dan pemeliharaan SMM

bull Menilai kekuatan dan kelemahan SMMbull Menilai kesiapan dalam menghadapi audit

eksternalbull Bahan untuk Tinjauan Manajemen

DEFINISI AUDIT

Proses yang terdokumentasi serta dilakukan secara sistematik dan tidak memihak untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasi secara obyektif untuk menentukan tingkat pemenuhan audit kriteria ( ISO 19011)

JENIS-JENIS AUDIT

bull AUDIT PIHAK PERTAMAbull Audit Mutu Internal

bull AUDIT PIHAK KEDUAbull Audit RekananSupplier

bull AUDIT PIHAK KETIGAbull Audit Badan Sertifikasibull Audit Pengawasanbull Audit Konsultan

JENIS AUDIT

1 Audit Pihak Pertama ( Audit Internal )Audit yang dilaksanakan oleh personil didalamperusahaan yang tidak bertanggung jawab langsungterhadap pekerjaannya

TUJUAN Memenuhi standart Sistem Manajemen Mutu ISO

9001 Mengevaluasi kesesuaian antara 1048698 Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu dengan

Standart ISO 90011048698 Efektifitas penerapan dan pemeliharaan SMM

Menilai kekuatan dan kelemahan SMM Menilai kesiapan dalam menghadapi audit eksternal Bahan untuk Tinjauan Manajemen

JENIS AUDIT

2 Audit Pihak Kedua ( Audit Rekanan Supplier ) Audit yang dilakukan antara dua pihak yang terlibat didalam proses bisnis

TUJUAN Memantau kualifikasi RekananSupplier Mendorong rekananSupplier untuk memelihara dan meningkatkan sistem Manajemen mutunya

Memecahkan masalah yang ada dengan RekananSupplier

JENIS AUDIT

3 Audit Pihak KetigaAudit yang dilakukan oleh suatu badan yang independen terhadap suatu perusahaan

TUJUAN Menggurangi audit pihak yang kedua yang berulang-ullang

Untuk memperoleh Sertifikat dari badan sertifikasi Jenis Audit

JENIS AUDIT

AUDIT PENGAWASAN ( Surveillance Audit )Audit yang dilaksanakan untuk memonitor secara periodik penerapan suatu sistem yang diterapkan

AUDIT KONSULTANAudit yang dilaksanakan oleh konsultan yang tidak bertanggung jawab langsung dengan perusahaan dalam rangka konsultasi

KONSEP AUDIT

ISTILAH-ISTILAH DALAM AUDIT

bull Lead Auditor Auditor yang ditugasi untuk memimpin dan melaksanakan aktifitas audit

bull Auditor Orang yang mempunyai kualifikasi untk melakukan audit

bull Auditee Organisasi yang diaudit ( Orang yang di audit mewakili organisasinya )

bull Kriteria audit Kebijakan Prosedur Persyaratan yang digunakan sebagai bahan rujukan dalam pelaksanaan audit

ISTILAH-ISTILAH DALAM AUDIT

bull Bukti Audit Informasi yang dapat diverifikasi berdasarkan dari wawancara data-data Pengamatan dan lain-lain

bull Temuan Audit Bukti-bukti yang dikumpulkan dari pelaksanaan audit dengan dibandingkan dengan kriteria audit yang ada

bull Kesimpulan Audit Hasil audit yang dikumpulkan dari auditor setelah mempertimbangkan temuan audit

bull P bull D

bull Cbull A

LAPORAN AUDIT1 Mengadakan pertemuan tim Audit2 Meninjau ketidaksesuaian yg ada3 Menentukan elemen terkait4 Membuat laporan lengkap hasil Audit5 Mengadakan Acara Penutupan

PELAKSANAAN AUDIT1 Mengadakan Acara pembukaan2 Gunakan checklist3 Check pemenuhan prosedur4 Mengumpulkan informasi5 Mencatat ketidaksesuaian6 Mengisi kedalam formulir Audit

RENCANA AUDIT1 Menetapkan jadwal audit2 Menunjuk Auditor3 Informasi ke Audittee4 Buat Checklist

TINDAK LANJUT1 Menindaklanjuti hasil temuan auditor2 Verifikasi tindakan yang telah dilakukan3 Verifikasi effektifitas tindakan perbaikan4 Tinjauan Manajemen

Audit Mutu Internal Diagram Alir sistem Audit Mutu Internal

Management Representative Auditor Area Under Audit

Keep Audit Schedule amp

AR Log

Internal Q-Audit Results to

Management Review

Auditor conduct re-audit verification to audit verify elements that was

found NC

Auditor prepare

- Checklist - Prev Audit Result - Review applicable procedures - Inform to Auditee

Conduct Audit

Section

Take corrective

action

Re-auditre-verify Result

Present finding

- establish AR - Corr Action - Sign AR

Return checklist amp AR to MR

Return

Closed findings If not possible to close agree new time or discuss with MR

AR Audit Report

MR Management Representative

Schedule

AR Status Log

RENCANA AUDIT

1 Menetapkan Jadwal Auditbull Pastikan semua bagian di Audit

minimal satu kali dalam setahun2 Menunjuk auditor

bull Telah mengikuti pelatihan Audit Internal

bull Bisa bekerja sama

RENCANA AUDIT

3 Informasi ke Auditeebull Memberitahukan pelaksanaan audit

kepada auditee ( Tanggal Waktu dan Tempatnya )

4 Buat Check Listbull Mengikuti proses yang adabull Persyaratan yang harus adabull Tanggung jawab personelbull Catat bukti objektif

SIFAT-SIFAT AUDITOR

bull Profesionalbull Bijaksanabull Netral

bull Komunikatifbull Berpenampilan baikbull Mudah beradaptasi

bull Disiplin

Tanggung Jawab Lead Auditor

1 Bertanggung jawab terhadap seluruh fase audit2 Melaksanakan dan memimpin audit3 Melaksanakan Pembukaan dan Penutupan

pelaksanaan audit4 Mempersiapkan memeriksa dan menyerahkan

laporan audit5 Mewakili Tim audit dihdapan Manajemen

Auditee

Tanggung Jawab Lead Auditor

6 Memenuhi ketentuan audit yang digunakan7 Mendokumentasikan temuan yang diperoleh8 Bertanggung jawab kepada Lead Auditor9 Melaporkan hasil Audit10 Memverifikasi efektifitas tindakan perbaikan

yang diambil sebagai hasil dari audit sebelumnya

Peran Auditor bull Independen terhadap area yang diauditbull Telah mendapatkan pelatihanbull Memahami aktifitas dan sistem managemen

(Quality Manual prosedur WI dls) dari area yang diaudit

bull Penyiapan checklist bila perlubull Menitik beratkan pada pemeliharaan penerapan

dan penyempurnaan sistem managementbull Mengamati amp menguji penerapan sistem

managemenbull Menyusun dan menganalisis bukti penerapanbull Menyampaikan dan menyiapkan laporan hasil audit

secara obyektifbull Menindak lanjuti hasil tindak koreksi

Pelaksanaan Audit

1 Rapat Pembukaanbull Memperkenalkan auditor yang bertugasbull Konfirmasi mengenai TujuanRuang Lingkup dan Jadwalbull Menjelasakan metoda yang digunakanbull Memberi kesempatan auditee bertanya

2 Gunakan Checklistbull Check Pemenuhan Prosedurbull Kebijakan perusahaanperaturanbull Instruksi Kerjabull Speksifikasibull Inspeksi dan metoda testbull Diagram alirbull Dokumen lain yang terkait

Pelaksanaan Audit4 Mengumpulkan informasi

bull Wawancarabull Ajukan pertanyaan

(ApaSiapaMengapaKapanDimanaBagaimana dan Tunjukkan)

bull Melakukan pengujianbull Melakukan pengamatanTeknik Bertanyabull Arahkan pertanyaan mengikuti konsep sistem yaitu input -

Proses - Output (Pekerjaan yang dilakukan)bull Membuat pertanyaan berangkai dari yang bersifat umum ke

spesifikbull Pertanyaan diajukan dalam urutan yang logis bull Hindari pertanyaan-pertanyaan seperti Pertanyaan yg

cenderung memberi opini pertanyaan Gandabull Pertanyaan tertutup jawabannya Ya atau Tidak

Pelaksanaan Audit

5 Mencatat Hasil AuditCatat semua informasi yang didapat jangan percaya dengan memori andaGunakan checklist untuk mencatatnyaJangan terpengaruh dengan emosiDapat diverifikasi

6 Membuat Tindakan Koreksi dan Pencegahanbull Apa yang ditemukanbull Dimana ditemukanbull Ketidaksesuaian yang terjadibull Hubungan dengan standarbull Catat temuan yang ada pada formulir yang digunakanbull Konfirmasi persetujuan dengan auditee

Laporan Audit

1 Mengadakan pertemuan tim auditDiskusi temuan dari masing-masing auditor

2 Menentukan elemenklausul yang terkait dengan ketidaksesuaian yg terjadi

3 Membuat laporan lengkap hasil auditLaporkan hal yg kurang maupun yg bagus dari penerapan sistem mutu hasil tindakan perbaikan

Laporan Audit

4 Mengadakan Rapat Penutupanbull Ucapan terima kasih kepada Auditeebull Mengingatkan kembali mengenai audit yg

dilakukan secara samplingbull Melaporkan hasil audit kepada peserta rapatbull Diskusi mengenai temuan yang adabull Konfirmasi mengenai tindakan perbaikanbull Mengatur tindak lanjut hasil tindakan

perbaikan

Tindak Lanjut Audit

1 Menindaklanjuti hasil temuan auditorbull Auditee melakukan perbaikan atas adanya ketidaksesuaian

yang ada2 Verifikasi tindakan yang telah dilakukan

bull Auditor melakukan verifikasi atas tindakan perbaikan yang telah dilakukan

bull Untuk memastikan kebenarannya3 Verifikasi effektifitas dari tindakan perbaikan

bull Menentukan status dari tindakan perbaikan effektif atau tidak

4 Tinjauan Manajemenbull Melaporkan hasil audit pada saat tinjauan manajemen