Adapting workflows to acquisitions of e-resources UKSG karin.gronvall@ki.se karin.perols@ki.se 7 and 8 april 2008 Karin Grönvall Karin Perols Karolinska.
Post on 15-Jan-2016
222 Views
Preview:
Transcript
Adapting workflows to acquisitionsof e-resources
UKSGkarin.gronvall@ki.sekarin.perols@ki.se7 and 8 april 2008
Karin Grönvall
Karin Perols
Karolinska Institutet University Library (KIB)
Department of Acquisition and Cataloguing
Adapting workflows to the acquisitionof e-resources
Buying books and journals in electronic format instead of in print – what’s the big deal?
Upphandling av
leverantör
Gör urval
Svarar kund
Kontrollera
kursbokslistan
Kolla Millenium
Kontrollera i Libris
Bedöma lämplig
leverantör
Meddelar Katalog i
Milleniumnote
Gör nybeställni
ng
Lägger order i
förvärvsmodulen
Lämnar diss-ex för scanning
Möten med
leverantörer
Ta underlag
till intrastat
Ta emot boklevera
ns
Ankomstregistrering i förvärvsm
odulen
För SCB-statistik
Lämnar till KatalogTar emot
KI-disslevera
ns
Ger löpnumme
r
Skickar antal till
vaktmästeriet
Bär ner antal till
lager
Tar emot beställning
av KI-dissar
Kontrollerar
lagernummer i gamla MIKS
Svarar kund
Skickar författaren
s mail-adress
Fakturahantering
Rensa föregående läsårs dissar
Plockar ner dissar
från spikbräda
n
Skickar dissar till Huddinge
Levererar diss till kund
Skickar länk till
beställningsformulär
för lån
Hämtar diss i lager
Lämnar diss till
Administrationen
Lämnar till Katalog
Lämnar KIB:s ex
till Katalog
Skyltning av dissar
Tar emot leverans
av svenskt tryck från
SUB
Gör urval
Bedömmer enhet
Skickar till Huddinge
Gör urval
Packar upp
tidskrifter
Prickar av mot
följesedel
Reklamerar till
Ebsco (Jets)
Slänger
Svarar kund
Sorterar tidskrifter
Lämnar till Edwin
Status ändras till missing,
lucka görs
Kontrollerar i record om vi ska
ha den
Ta bort Ebsco-etikett fr
supplement
Svar på reklamatio
n
Kollar mot följesedel
och på fack
Emailar svar, begär
reklamation
Cirkulationslistor till
KIB-personal
Spec.kat. ges till
Katalog efter
registrering
Lämnar för
uppsättning
Reklamera
outstanding order i
förvärvsmodulen
Noterar meddelanden om
out of print etc i
förvärvsmodulen
Går igenom
missinglistor
Ändra status till available
Uppsättning av
tidskrifter
Märkning av
tidsskriftsboxar
Ändra status till
lost
Tillverkning av
statistikblad f
nyförvärv o gallring
Sammanställning o
redovisning av SCB-
statistik
Monografimöten
Konferensdeltagand
e
Bedömning av vad som ska gallras
Informera katalog + Huddingeom vad som ska gallras
Avlägsna gallrat
material
Analys av statistik
Granskning av
budgetutfall
Arbete med
policydokument
Utredning av u-
banken
Tar emot inköpsförsl
ag
FinnsFinns inte
Olämplig
Tar emot info från
KR
Lämplig
Kontaktar leverantör
enInte ok
Ok
Utländsk levSvensk lev
Finns inte
Förf kvar KI
Förf ej kvar
Finns
Off bibl, KI-kund
Övriga
Sorterar upp
böcker o tidskrifter
Ska ha
Ska inte ha
Solna monografi
HuddingeTidskrift
Solna
Bedömmer placering
Ska ha
Ska inte ha
Lämnar f uppsättnin
g
Övriga Ebsco
Ej ok
Svarar sänt
Avprickat som
anlänt
Saknas iföljesedel
+ fack
Ok
Kolla Millenium
Serials
Statistikräkning
Ingen anteckning
Anteckning
SupplRegistrera
r i Millenium
Stöldmärks
Löpande
Uppdatera förvärvspo
sten
Urval av ersättning
sex
Finns Finns ej
Nej
För statistik
Ja
Meddela Katalog +
Siv om uppsagda
pren
T1 Tar emot gratislev.
Marknadsföring
Delta i konferens
er
Ta emot inköpsförsl
ag
Lägga inköpsförsl
ag i Excelfil
Läsa individuella mail fr
mailinglistor o förlag Svara på
avtalserbjudanden
Bevaka o åtgärda
Databases-mailen
Bevaka o åtgärda E-
books-mailen
Bevaka o åtgärda Journal-mailen (R3)
Bevaka o åtgärda E-mediasup
port-mailen
Behandla e-resurser som byter leverantör
Uppdatera post i
ebesten
Behandla access-problem
Hantera missbruk
av e-media
Ordna provperiod
Undersöka villkor f pren. (site licence,
arkivrättigheter, pris,
format, tillgängligh
et)
Kartläggning inför nya ev
paketavtal
Undersöka vem vi
vill beställa
av/genom
Förhandling av avtal
Publicering av
webbsidor (konsortie
avtal)
Utskick av avtalserbjudande på upphandlingslistan (konsortie
avtal)
Administrera
erbjudandesvar –
pris, medlemm
ar (konsortie
avtal)
Korrekturläsa avtal
Beställa e-material
Meddela Libris vilka medl. Som
ska ha tillgång till
vilket bestånd i
SFX
Påskrift av avtal (ÖB)
Påskrift av avtal
(teamledare)
Aktivera e-resurser i
SFX
Meddela Katalog
om nya e-bokstitlar
(f en primärpost
)
Meddela Katalog om nya paket (f
katalogisering)
Ny post i ebsten (R2)
Meddela Katalog om nya enstaka
titlar i ebesten
Meddela proxygrup
pen om nya titlar
Arkivering och
åtkomst av avtal
Kontrollera att vi fått
beställt material
Aktivera tidskrift
hos aggregato
r (R1)
Ta emot/kontrollera/kontera fakturor f
egna pren el avtal vi
ej administre
ar (E2)
Ta emot/kontrollera/korrigera konsortief
akturor (E2)
Fakturera medlemm
ar i konsortiet
Dokumentera
fakturor (ebesten, pärmar)
(E2)
Förmedla avtalsvillk
or utåt
Meddela kund ny
el. återupprättad access
Marknadsföring av resurser
Kontakt med KI:s
IT-avdelning
Meddela kund
avslag
Tackar nej
Uppdatera databaslist
an
Analysera bestånd, statistik &
pris
Uppgradera från p till
e om möjligt o ej
f dyrt
Förhandla om
förnyelser av avtal
Skicka in förnyelseli
sta el meddelan
de t leverantör
Skicka uppsägningslista t KI
Skicka uppsägningslista till leverantör
Ta bort post ur
ebesten, databaslist
an & katalogen
Ta emot, hantera,
bevara cd-romskivor
f uppsagda
avtal
Samla in statistik
efter årsskiftet
Sammanställ statistik
Analysera statistik utifrån
mediabudgeten
Inte ok
Ok
Inte ok
Ok
Förlaget direkt/BIBSAM-avtal
Förlagetdirekt
Skicka konsortieförbindelse f påskrift t medlemm
ar
Skriva på konsortieförbindelse
BIBSAM
Agent
Inte ok
Ok
Skicka ut avtalet t
medlemmarna
Kontakta leverantörInte fått
Fått
PaketEnstaka poster
Goddkänna click-
through-avtalNytt avtal
Förnyelsebar
Uppsägningsbar
FörnyelsebarUppsägningsbar
Skicka in statistik till
SCB
E 1
Karolinska InstitutetStockholm, Sweden
One of Europe’s largest medical universities
Education (students) Medicine, Odontology: 2800 FTE Nursing: 2400 FTE Other: 600 FTE Harriet Wallberg-
Henriksson, The President of Karolinska Institutet
Karolinska Institutet - Research
2000 FTE Researchers and Teachers 4000 publications in international scientific journals each year 400 doctoral degrees are awarded annually
Karolinska Institutet Nobel Assembly handles the awarding of the Nobel Prize in Physiology or
Medicine.
Karolinska Institutet University Library - KIB
is situated on two campuses in Stockholm
KIB has around 3000 visitors/day
KIB has 120 employees 65% women and 35% men Average age: 47 years
”Important player in the collaboration of Swedish research libraries”
”One of the most innovative research libraries in Sweden!”
KIB was awarded the Swedish Library of the Year Prize in 2007!
Strong service focus
Ambitious human resource development
Meeting the challenge of the digital world
Does the management of electronic resources take more time than the management of print resources?
Acquisiton of print resources is straight forward!
Catalo
guing
Acquisitions
Acquisition of electronic resouces looks even more straight forward, but is not…
Print resources Electronic resources
Acquisition: buying a selected item once
Preservation: keeping it on the shelves of the library
Description: cataloguing it Access: borrowing it
The working process is an internal library business.
Acquisition: signing a license with a provider
Preservation: outsourced Description: metadata providers,
knowledge bases, large packages
Access: through providers’ servers
The working process lies in collaboration with providers.
0200400600800
100012001400160018002000
GBP
2003 2004 2005 2006
Year
Electronic
Acquisition of print resources as measured in meters of shelf-space
0
50
100
150
200
250
2003 2004 2005 2006 2007
Year
Me
ters
Usage of electronic resources in downloads (2007)
2 million fulltext articles/year …or over 5000 articles/day …or over 200 articles/hour …or 3,6 articles/minute!
also…
250 000 fulltext documents from ebooks
Media policy
Customer suggestions are first priority
Everything E-only!
Resources spent on print and electronic media (2006)
Money Working time
Print Media
4%
Electronic Media96%
Print media55%
Electronic media45%
A change was needed because of the imbalance!
We needed to: reallocate staff time but…
there was demarcation between staff working with e- and p-resources
lack of knowledge of electronic resources
assure quality in the work with e-resources but… lack of common understandning
of the working process for electronic resources
different people used different routines in the work with electronic resources
integrate the e- and p- resource work processes but…
demarcation between the working processes for e- and p-resources
”The spirit of KIB”
Non-hierarchical organisation Flexibility in working tasks Team orientation Tasks organised by functions
Invest in continous professional developmentInvolvement of all staff in library developmentCoaching important in leadership
”The spirit of KIB”
Delta i konferens
er
Ta emot inköpsförsl
ag
Lägga inköpsförsl
ag i Excelfil
Läsa individuella mail fr
mailinglistor o förlag Svara på
avtalserbjudanden
Bevaka o åtgärda
Databases-mailen
Bevaka o åtgärda E-
books-mailen
Bevaka o åtgärda Journal-mailen (R3)
Bevaka o åtgärda E-mediasup
port-mailen
Behandla e-resurser som byter leverantör
Uppdatera post i
ebesten
Behandla access-problem
Hantera missbruk
av e-media
Ordna provperiod
Undersöka villkor f pren. (site licence,
arkivrättigheter, pris,
format, tillgängligh
et)
Kartläggning inför nya ev
paketavtal
Undersöka vem vi
vill beställa
av/genom
Förhandling av avtal
Publicering av
webbsidor (konsortie
avtal)
Utskick av avtalserbjudande på upphandlingslistan (konsortie
avtal)
Administrera
erbjudandesvar –
pris, medlemm
ar (konsortie
avtal)
Korrekturläsa avtal
Beställa e-material
Meddela Libris vilka medl. Som
ska ha tillgång till
vilket bestånd i
SFX
Påskrift av avtal (ÖB)
Påskrift av avtal
(teamledare)
Aktivera e-resurser i
SFX
Meddela Katalog
om nya e-bokstitlar
(f en primärpost
)
Meddela Katalog om nya paket (f
katalogisering)
Ny post i ebsten (R2)
Meddela Katalog om nya enstaka
titlar i ebesten
Meddela proxygrup
pen om nya titlar
Arkivering och
åtkomst av avtal
Kontrollera att vi fått
beställt material
Aktivera tidskrift
hos aggregato
r (R1)
Ta emot/kontrollera/kontera fakturor f
egna pren el avtal vi
ej administre
ar (E2)
Ta emot/kontrollera/korrigera konsortief
akturor (E2)
Fakturera medlemm
ar i konsortiet
Dokumentera
fakturor (ebesten, pärmar)
(E2)
Förmedla avtalsvillk
or utåt
Meddela kund ny
el. återupprättad access
Marknadsföring av resurser
Kontakt med KI:s
IT-avdelning
Meddela kund
avslag
Tackar nej
Uppdatera databaslist
an
Analysera bestånd, statistik &
pris
Uppgradera från p till
e om möjligt o ej
f dyrt
Förhandla om
förnyelser av avtal
Skicka in förnyelseli
sta el meddelan
de t leverantör
Skicka uppsägningslista t KI
Skicka uppsägningslista till leverantör
Ta bort post ur
ebesten, databaslist
an & katalogen
Ta emot, hantera,
bevara cd-romskivor
f uppsagda
avtal
Samla in statistik
efter årsskiftet
Sammanställ statistik
Analysera statistik utifrån
mediabudgeten
Inte ok
Ok
Inte ok
Ok
Förlaget direkt/BIBSAM-avtal
Förlagetdirekt
Skicka konsortieförbindelse f påskrift t medlemm
ar
Skriva på konsortieförbindelse
BIBSAM
Agent
Inte ok
Ok
Skicka ut avtalet t
medlemmarna
Kontakta leverantörInte fått
Fått
PaketEnstaka poster
Goddkänna click-
through-avtalNytt avtal
Förnyelsebar
Uppsägningsbar
FörnyelsebarUppsägningsbar
Skicka in statistik till
SCB
E 1
Examples of problem areas identified by the flow analysis
Prioritizing problems of internal administration (for library staff) and access (for customers)
Handling access problems Updating of the home-grown journal list as well as SFX Communicating the licensing terms
Dealing with problems…er, challenges!
Priority Activity Problem definition Causes Suggested solutions
Problem areas
Purpose
The purpose of this guideline is to ensure good quality and customer focus. A purpose is also to fulfill the goal of e-media support which is: ”to give a fast and reliable service to our customers when they experience access problems with our e-resources”.
Description
Customers should receive a personal reply as soon as their message has been read.
As soon as access is restored or if any other progress (that is, of importance to the customer) has happened, a message will be sent to the customer.
Messages will be prioritized in the following order: 1. New incoming messages from customers
2. Older messages where new activities take place
3. Messages where no activity takes place in four business days
4. Other messages
Description continued…
E-media support will await an answer from suppliers for a maximum of four days. After that, a follow-up needs to be done by e-media support.
If a problem hasn’t been resolved within two months, a summary of the problem is sent to the Head of Department who decides how to move on.
Updating of the home-grown journal list as well as SFX
Journal list
Staff, tools, administration, IT etc.
Goals, policy, budget etc.
Evaluation measurement analysisNeeds
Demands
Customer
Satisfaction
Product
Customer
Decision/Purchase
Acquistions Quality Assurance System
G2
Decision/Purchase 1P
rint
Prin
tE
lect
roni
cE
lect
roni
cP
rint a
nd
Ele
ctro
nic
Prin
t and
E
lect
roni
c
Input
Input:
· Suggestions from end users and collegues
· ILL requests· Offers from
providers· Trials· Newsletters· Lists of text
books· Statistic
analysis·
Acquisition policy
Budget
If trial: usage
statistics
Select
Compare/Check terms
Check OPAC, national and local
Choose provider
Negotiate/read
license
Order
Sign agreement
Archive agreement
Inform customer
G2
Decision/Purchase 2
Prin
t and
E
lect
roni
c
Prin
t and
E
lect
roni
cE
lect
roni
cE
lect
roni
cP
rint
Prin
t
Output
· Licenses for e-resources
· Cancelled licenses
· Print resources
· List of resources to remove
Documentation of decision
Negotiate renewal
Order replacement
ex.
Send list of
cancellations to KI
Send list of renewals to
agent
Send list of candellations
to agent
Check ordered material
Yearly
If needed
Inform customer
Inform G3
Continual professional development
Regular workshops on practical tools e.g. SFX Focus on specific topics in departmental meetings
e.g. cataloguing, licensing, ERM
Informal knowledge sharing Generous conferences and course attendence policy Networking encouraged
We needed to:
reallocate staff time but…
We needed to:reallocate staff time… How did it go?
Resources spent on print and electronic media (2007)
Money Working time
Print resources
4%
Electronic resources
96%
Print resources
32%Electronic resources
68%
We needed to:assure quality in the work with e-resources… How did it go?
Staff, tools, administration, IT etc.
Goals, policy, budget etc.
Evaluation measurement analysisNeeds
Demands
Customer
Satisfaction
Product
Customer
Decision/Purchase
Acquistions Quality Assurance System
We needed to:integrate the e- and p- resource work processes How did it go?
G2
Decision/Purchase 1P
rint
Prin
tE
lect
roni
cE
lect
roni
cP
rint a
nd
Ele
ctro
nic
Prin
t and
E
lect
roni
c
Input
Input:
· Suggestions from end users and collegues
· ILL requests· Offers from
providers· Trials· Newsletters· Lists of text
books· Statistic
analysis·
Acquisition policy
Budget
If trial: usage
statistics
Select
Check terms
Check OPAC, national and local
Choose provider
Negotiate/read
license
Order
Sign agreement
Archive agreement
Inform customer
Some reflections…
Defining work flows is a time-consuming business Making guidelines helps staff to rethink and structure their tasks Easier to introduce new staff as the work flows are made
transparent Better communication since staff has a common language All customers are ensured the same level of support
More reflections…
Even if staff are positive, they adapt at their own pace It is important to assign roles that fit staff competence profiles Staff with good knowledge of e-resources spent perhaps too
much time sharing their knowledge
Challenges for the near future!
Implementing Verde ERM-system as a tool Developing the overall structure of roles and functions Measuring what we do? Continuing to adapt to changes Evaluating the resources – value for money? Improving licensing knowledge
Please share your thoughts?
top related