คู่มือ...

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 1 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

คมอ การปฏบตงานทเปนมาตรฐาน

(Standard Operating Procedure)

ชองาน การรบเอกสาร

(น.ส.อรอมา สบคา)

(น.ส.ทพยวมล ทพธญญา) ผจดท า (นางชตมา เรองวทยานนท) (รศ.ดร.ยพาพร รกสกลพวฒน)

ผบงคบบญชาระดบตน ผบงคบบญชาระดบเหนอขนไป

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 2 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

สารบญ

หนา

1. วตถประสงค 3 2. ขอบเขต 3 3. ค าจ ากดความ 3 4. หนาทความรบผดชอบ 4 5. ผงกระบวนการปฏบตงาน (Work Flow) 5 6. ขนตอนการปฏบตงาน 8 7. ระบบตดตามประเมนผล 21 8. เอกสารอางอง 21 9. แบบฟอรมทใช 21 10. ปญหา/ ความเสยง/ ขอควรระวงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา 22

ภาคผนวก ก. การรบเอกสารผานระบบ B-Office 25 ข. มตทประชมหวหนาฝาย ครงท 4/56 วนท 15 ก.ค. 2556 26 ค. ระเบยบมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร วาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. 2553 27 ง. ระเบยบมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร วาดวย งานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2555 27 จ. ระเบยบมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร วาดวย งานสารบรรณ (ฉบบท 3) พ.ศ. 2561 27 ฉ. หลกเกณฑการคดเลอกและตารางก าหนดการเกบเอกสารและจดหมายเหตมหาวทยาลย 27

เทคโนโลยสรนาร (ฉบบปรบปรงครงท 4)

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 3 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

1. วตถประสงค 1.1 เพอใหศนยบรการการศกษา มการจดท าคมอการปฏบตงานทชดเจน อยางเปนลายลกษณอกษร ทแสดงถงรายละเอยดขนตอนการปฏบตงานของหนวยงาน และสรางมาตรฐานการปฏบตงานทมงไปสการบรหารคณภาพทวทงองคกรอยางมประสทธภาพ เกดผลงานทไดมาตรฐานเปนไปตามเปาหมาย ไดผลตผลหรอการบรการทมคณภาพ และบรรลขอก าหนดทส าคญของกระบวนการ 1.2 เพอเปนหลกฐานแสดงวธการท างานทสามารถถายทอดใหกบผเขามาปฏบตงานใหม พฒนาใหการท างานเปนมออาชพ และใชประกอบการประเมนผลการปฏบตงานของบคลากร รวมทงแสดงหรอเผยแพรใหกบบคคลภายนอก หรอผใชบรการ ใหสามารถเขาใจและใชประโยชนจากคมอการปฏบตงานทมอยเพอขอ การรบบรการทตรงกบความตองการ 2. ขอบเขต คมอการปฏบตงานนครอบคลมการด าเนนงานการรบเอกสารจากหนวยงานภายใน ภายนอก หนวยงาน การน าเสนอเอกสารภายใน ภายนอกตอผบรหารงานหนวยงานเพอพจารณา สงการ การบนทกผลพจารณา สงการ และการน าสงเอกสารใหกบผทเกยวของ 3. ค าจ ากดความ มหาวทยาลย หมายถง มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร ศนยบรการการศกษา หมายถง ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลย สรนาร หนวยงานตางๆ หมายถง หนวยงานภายใน ภายนอก มหาวทยาลย อาทเชน สวนสารบรรณและนตการ ส านกวชาฯ ไปรษณยไทย หรอฝายตางๆ ภายในศนยบรการ การศกษา หวหนาหนวยงาน หมายถง ผอ านวยการศนยบรการการศกษา หรอผทไดรบ มอบหมายปฏบตหนาทแทน ผใชบรการ หมายถง บคลากรศนยบรการการศกษา เอกสาร หมายถง บนทกขอความ ประกาศ รายงานการประชม จดหมาย หนงสอ สอสงพมพ ไปรษณย ฯลฯ ระบบงานทะเบยนรบ-สงเอกสาร (B-Office) หมายถง ระบบการรบ-สงเอกสาร ผานระบบดวยวธทาง อเลกทรอนกส ฝายตางๆ หมายถง ฝายตามโครงสรางการบรหารงานศนยบรการ การศกษา

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 4 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

หวหนาส านกงานฯ หมายถง หวหนาส านกงานผอ านวยการศนยบรการ การศกษา เจาหนาทฝายบรหารงานทวไป หมายถง เจาหนาทฝายบรหารงานทวไป ศนยบรการ การศกษา เอกสารรบภายใน หมายถง เอกสารจากฝายตางๆ จดท าขนเพอตดตอกบ หนวยงานภายในหรอภายนอกมหาวทยาลย กบ คณะบคคลหรอบคคล เอกสารรบภายนอก หมายถง เอกสารจากหนวยงานภายในหรอภายนอก

มหาวทยาลย เพอตดตอกบศนยบรการการศกษา 4. หนาทความรบผดชอบ

1. หวหนาหนวยงาน : พจารณา สงการ เอกสารรบจากภายใน-ภายนอก 2. หวหนาส านกงานฯ : กลนกรองเอกสารรบจากภายนอกเบองตน กอนเสนอหวหนาหนวยงาน 3. เจาหนาทฝายบรหารงานทวไป : ตรวจสอบ คดแยกเอกสารรบกอนน าเสนอหวหนาหนวยงาน และน าสง

ฝายทเกยวของ เพอด าเนนการ 4. ฝายตางๆ ศนยบรการการศกษา : จดท าเอกสารเพอตดตอกบหนวยงานภายในหรอภายนอกมหาวทยาลย

กบคณะบคคลหรอบคคล 5. สวนสารบรรณและนตการ : น าสงเอกสารจากหนวยงานภายนอก เพอตดตอกบศนยบรการการศกษา

หรอคณะบคคลหรอบคคล 6. หนวยงานภายใน-ภายนอกมหาวทยาลย : จดท าเอกสาร เพอตดตอกบศนยบรการการศกษา หรอคณะ

บคคลหรอบคคล

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 5 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

ไมเรยบรอย

ไมครบถวน

ครบถวน

5. แผนผงการปฏบตงาน Work Flow

ล าดบ

ผงการปฏบตงาน รายละเอยดขนตอนการปฏบตงาน มาตรฐานคณภาพ

งาน

ผรบผดชอบ

ระยะ เวลา

เอกสารทเกยวของ

1

1. รบเอกสารจากหนวยงานตางๆ อาทเชน สวนสารบรรณและนตการ หนวยงานภายในหรอภายนอกมหาวทยาลย ไปรษณยไทย หรอฝายตางๆ ภายในศนยฯ

รบเอกสารครบถวน

ทพยวมล, อรอมา

1 นาท/เรอง

2

2. แยกเอกสารรบเปน 2 ประเภท ดงน 1. เอกสารรบภายใน 2. เอกสารรบภายนอก

แยกเอกสารถกตอง

ทพยวมล, อรอมา

2 นาท/เรอง

3

3. เอกสารรบภายใน ตรวจสอบรายละเอยดของเอกสารกอนเสนอหวหนาหนวยงาน ดงน - เรยบรอย : น าเอกสารเสนอหวหนาหนวยงาน ลงนาม สงการ

- ไมเรยบรอย : น าเอกสารสงฝาย ตางๆ เพอด าเนนการแกไข

ตรวจสอบเอกสารถกตอง

อรอมา 2 นาท/เรอง

4

4. พจารณาลงนาม สงการ ดงน - ลงนาม : น าเอกสารสงเจาหนาทฝายบรหารงานทวไป

- ไมลงนาม : น าเอกสารสงฝายตางๆ เพอด าเนนการแกไข

พจารณาเอกสารครบถวน

หวหนาหนวยงาน

5

5. ตรวจสอบการลงนามในเอกสาร - ครบถวน : น าเอกสารสงฝายตางๆ เพอด าเนนการ

- ไมครบถวน : น าเอกสารเสนอหวหนาหนวยงานพจารณาลงนาม สงการอกครง

เอกสารไดรบการพจารณาครบถวน

อรอมา 1 นาท/เรอง

6

6. น าเอกสารสงฝายตางๆ ฝายไดรบเอกสารถกตองครบถวน

อรอมา 1 นาท/เรอง

รบเอกสารจากหนวยงานตางๆ

แยกประเภทเอกสารรบ

เอกสารรบ ภายใน

เอกสารรบ ภายนอก

ตรวจสอบเอกสาร

เรยบรอย

น าสงฝายตางๆ

หวหนา หนวยงาน

ลงนาม/สงการ

ไมลงนาม

น าสงฝายตางๆ

ลงนาม

ตรวจสอบ การลงนาม

น าสงฝายตางๆ

A

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 6 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

ล าดบ

ผงการปฏบตงาน รายละเอยดขนตอนการปฏบตงาน มาตรฐานคณภาพ

งาน

ผรบผด

ชอบ

ระยะ เวลา

เอกสารทเกยวของ

7 7. เอกสารรบภายนอก ตรวจสอบคดแยกเอกสาร ดงน - เอกสารรบทเกยวของกบ ศบก. : ลงทะเบยนเลขรบ

- เอกสารรบทไมเกยวของกบ ศบก. : สงคนหนวยงานตนเรอง

คดแยกเอกสารถกตอง

ทพยวมล 2 นาท/เรอง

8

8. เอกสารรบทเกยวของกบ ศบก. ใหด าเนนการ ดงน 8.1 ลงทะเบยนเลขรบเอกสาร ในระบบงานทะเบยน รบ-สงเอกสาร (B-Office)

ลงทะเบยนเลขรบเอกสารถกตอง ครบถวน

ทพยวมล 2 นาท/เรอง

WI-CES-1-01 การรบเอกสาร ผานระบบ B-Office

8.2 เอกสารสงออกกลบคนหนวยงาน ด าเนนการดงน - บนทกผลการรบเอกสารสงออกกลบคนหนวยงาน - น าเอกสารสงฝายตางๆ

ฝายไดรบเอกสารถกตอง

ทพยวมล 1 นาท/เรอง

WI-CES-1-01 การรบเอกสาร ผานระบบ B-Office

9

9. คดแยกเอกสารรบ ทลงทะเบยนเลขรบในระบบ ดงน - เอกสารทเสนอหวหนาหนวยงาน เพอพจารณา สงการ : กอนเสนอหวหนาหนวยงาน ใหเสนอหวหนาส านกงานฯ เพอกลนกรองในเบองตน

- เอกสารทไมเสนอหวหนาหนวยงาน : บนทกผลการสงและน าเอกสารสงฝายทเกยวของเพอด าเนนการ

คดแยกเอกสารถกตอง

ทพยวมล 3 นาท/เรอง

มตทประชมหวหนาฝาย ครงท 4/2556 วนท 15 ก.ค.56

10 10. หวหนาส านกงานฯ กลนกรองเบองตน ประทบตรา มอบฝาย....... พรอมเสนอความเหน กอนเสนอหวหนาหนวยงาน

กลนกรองเบองตนครบถวน

หวหนาส านกงานฯ

ตรวจสอบคดแยกเอกสาร

ไมเกยวของ

เกยวของ

สงคนหนวยงาน ตนเรอง

A

ลงทะเบยนเลขรบในระบบ B-Office

เอกสารสงออกกลบคนหนวยงาน

บนทกผลการรบเอกสารสงออกคนหนวยงาน

น าสงฝายตางๆ

เสนอ

ไมเสนอ แยกเอกสาร เพอเสนอหวหนา

หนวยงาน

C

หวหนาส านกงานฯ กลนกรองเบองตน

1

B

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 7 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

ล าดบ

ผงการปฏบตงาน รายละเอยดขนตอนการปฏบตงาน มาตรฐานคณภาพ

งาน

ผรบผด

ชอบ

ระยะ เวลา

เอกสารทเกยวของ

11 11. ประทบตรา ชอ-ต าแหนง วนทเสนอ บนเอกสาร กอนเสนอหวหนาหนวยงานพจารณา สงการ

กลนกรองเบองตนครบถวน

หวหนาส านกงานฯ

12

12. หวหนาหนวยงานพจารณา สงการ ดงน - พจารณา : สงใหเจาหนาทฝายบรหารงานทวไป ตรวจสอบการลงนาม

- ไมพจารณา : สงใหหวหนาส านกงานตรวจสอบขอมลเพมเตม

พจารณาเอกสารครบถวน

หวหนาหนวยงาน

13

13. ตรวจสอบการลงนามพจารณา สงการในเอกสาร ดงน - ครบถวน : บนทกผลการพจารณา สงการ

- ไมครบถวน : น าเสนอหวหนาหนวยงานพจารณา สงการ อกครง

เอกสารไดรบพจารณาครบถวน

อรอมา 1 นาท/เรอง

14 14. บนทกผลการด าเนนงาน ดงน - เอกสารทเสนอหวหนาหนวยงาน บนทกผลการพจารณา สงการ - เอกสารทไมเสนอหวหนาหนวยงาน บนทกสงฝายตางๆ

เอกสารไดรบการบนทกถกตองครบถวน

ทพยวมล 1 นาท/เรอง

WI-CES-1-01 การรบเอกสาร ผานระบบ B-Office

15

15. น าสงเอกสารตามฝายทเกยวของ เพอด าเนนการ

ฝายไดรบเอกสารถกตองครบถวน

ทพยวมล 1 นาท/เรอง

ประทบตรา ชอ-ต าแหนง/วนทเสนอ

หวหนาหนวยงาน พจารณา/สงการ

พจารณา

1

ไมพจารณา

B C

ตรวจสอบการลงนามพจารณา/สงการ

ครบถวน

ไมครบถวน

บนทกผลการด าเนนงาน

น าสงฝายทเกยวของเพอด าเนนการ

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 8 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

6. ขนตอนการปฏบตงาน

ขนตอนการปฏบตงาน รายละเอยดงาน

1. รบเอกสารจากหนวยงานตางๆ

เจาหนาทฝายบรหารงานทวไปรบเอกสารจากหนวยงานตางๆ อาทเชน สวนสารบรรณและนตการ หนวยงานภายใน ภายนอกมหาวทยาลย ไปรษณยไทย หรอฝายตางๆ ภายในศนยบรการการศกษา

2. แยกเอกสารรบ เปน 2 ประเภท ดงน 1. เอกสารรบภายใน 2. เอกสารรบภายนอก

เจาหนาทฝายบรหารงานทวไป แยกประเภทการรบเอกสารเปน 2 ประเภท ดงน 1 เอกสารรบภายใน : เอกสารทฝายตางๆ ภายในศนยบรการการศกษา จดท าขนเพอตดตอกบหนวยงานภายในหรอภายนอกมหาวทยาลย 2 เอกสารรบภายนอก : เอกสารจากหนวยงานภายในหรอภายนอกมหาวทยาลย เพอตดตอกบศนยบรการการศกษา (กรณรบเอกสารจากสวนสารบรรณและนตการ รบ 2 ชวงเวลา คอ ชวงเชา เวลา 10.30 น. และ ชวงบาย เวลา 15.00 น.)

3. ตรวจสอบรายละเอยดของเอกสารรบภายใน กอนเสนอหวหนาหนวยงาน

เอกสารรบภายใน : ฝายตางๆ น าเอกสาร เพอเสนอหวหนาหนวยงานพจารณา ลงนาม เจาหนาทฝายบรหารงานทวไป ตรวจสอบรายละเอยดของเอกสารในเบองตน กอนน าเสนอหวหนาหนวยงาน ไดแก วน-เดอน-ป , ค าถก-ผด , ชอ-สกล ต าแหนง หวหนาหนวยงาน เปนตน - เรยบรอย : น าเอกสารเสนอหวหนาหนวยงานลงนาม สงการ - ไมเรยบรอย : น าเอกสารสงฝายตางๆ เพอด าเนนการแกไข

4. หวหนาหนวยงานพจารณา ลงนาม สงการ เอกสารรบภายใน

เมอหวหนาหนวยงานพจารณาลงนาม สงการ เอกสารรบภายใน - ลงนาม : น าเอกสารสงเจาหนาทฝายบรหารงานทวไป - ไมลงนามหรอมแกไข : น าเอกสารสงฝายตนเรอง เพอด าเนนการแกไข

5. ตรวจสอบการลงนามในเอกสารรบภายในครบถวน

เจาหนาทฝายบรหารงานทวไป ตรวจสอบการลงนาม พจารณาของหวหนาหนวยงาน ในเอกสารรบภายใน ดงน - ครบถวน : น าเอกสารสงฝายตนเรอง เพอด าเนนการตอไป

- ไมครบถวน : น าเอกสารเสนอหวหนาหนวยงานพจารณาลงนาม สงการ อกครง

6. น าเอกสารรบภายในสงฝายตางๆ

เจาหนาทฝายบรหารงานทวไป น าเอกสารรบภายในสงฝายตนเรอง

7. เอกสารรบภายนอก ตรวจสอบคดแยกเอกสารทเกยวของกบ ศบก.

รบเอกสารจากหนวยงานภายในหรอภายนอกมหาวทยาลย เจาหนาทฝายบรหารงานทวไป ด าเนนการคดแยกเอกสาร ดงน - เอกสารรบทเกยวของกบศนยบรการการศกษา : ลงทะเบยนเลขรบ หรอ บนทกผลการรบเอกสารสงออก - เอกสารรบทไมเกยวของกบ ศบก. : สงคนหนวยงานตนเรอง

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 9 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

8. เอกสารรบภายนอกทเกยวของกบ ศบก. ใหด าเนนการ 8.1 ลงทะเบยนเลขรบเอกสารในระบบงานทะเบยน รบ-สงเอกสาร (B-Office)

เอกสารรบภายนอกทเกยวของกบศนยบรการการศกษา เจาหนาทฝายบรหารงานทวไปด าเนนการ ดงน 1. ลงทะเบยนเลขรบเอกสาร ในระบบงานทะเบยน รบ-สงเอกสาร (B-Office) เขาสระบบโดยเขาไปทเวบไซต http://boffice.sut.ac.th/boffice/ คลกเลอกระบบทะเบยนรบสงเอกสาร

จะปรากฏหนาจอ Login การเขาใชโปรแกรม ใหกรอกรหสพนกงาน และรหสผาน เพอเขาสระบบทะเบยนรบ-สงเอกสาร

หลงจากปอนรหสเขาสระบบแลว จะปรากฏหนาจอหลกของระบบ ใหคลกทปม งานสารบรรณ ศนย ศบก. ศนยบรการการศกษา หนงสอรบ

2. กรอกกรอก

3. คลก

คลก

1. คลก

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 10 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

จากนนกจะปรากฏหนาลงทะเบยนหนงสอรบ ใหกรอกขอมลรายละเอยด เลขทหนงสอ นามผสงเอกสารรบ และชอเรองเอกสารรบ

หลงจากกรอกรายละเอยดเลขทะเบยนหนงสอรบเรยบรอยใหคลกทปม Save (F6) Send Now เพอท าการบนทกขอมล ลงในระบบ

4. คลก

คลก

5. กรอกเลขทหนงสอ

6. นามผสงเอกสารรบ

7. ชอเรองเอกสารรบ

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 11 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

เมอคลกปม Save (F6) Send Now ระบบกจะท าการจดเกบขอมลไปยงฐานขอมลรบเอกสาร ใหคลกปม OK

จากนนใหประทบตราเอกสารทมมขวาและเขยนเลขทะเบยนหนงสอรบลงบนชองรบท

8. คลก

เลขทะเบยนหนงสอรบรบ

9. คลก

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 12 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

ตวอยางเอกสาร ลงทะเบยนหนงสอรบ ใหประทบตราเอกสารทมมขวา ลงเลขทะเบยนหนงสอรบ วนท และเวลาทรบเอกสาร

8.2 เอกสารสงออกกลบคนหนวยงาน ด าเนนการดงน - บนทกผลการรบเอกสารสงออกกลบคนหนวยงาน - น าเอกสารสงฝายตางๆ

เอกสารสงออกกลบคนหนวยงาน บนทกผลการรบเอกสารสงออก ในระบบงานทะเบยน รบ-สงเอกสาร (B-Office) เขาสระบบโดยเขาไปทเวบไซต http://boffice.sut.ac.th/boffice/ คลก เลอกระบบทะเบยนรบ-สงเอกสาร Login รหสพนกงาน และรหสผาน เพอเขาสระบบทะเบยนรบ-สงเอกสาร จะปรากฏหนาจอหลกของระบบ ใหคลกทปมงานสารบรรณ ศนย ศบก. ศนยบรการการศกษา หนงสอสง (ภายใน)

ลงเลขทะเบยนหนงสอรบ/วนท/เวลา

1. คลก

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 13 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

คนหาเลขทะเบยนหนงสอสง โดยคลกปม คนหา

พมพหมายเลขหรอชอเรอง ทะเบยนหนงสอสงทตองการคนหา และกด Enter หรอคลกทปมคนหา

จะปรากฏหนาเลขทะเบยนหนงสอสงทตองการคนหา จากนนให คลกทชอง From

2. คลก

3. พมพ 4. คลก

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 14 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

จะปรากฏรายละเอยดหนงสอสงทคนหา

บนทกผลการรบเอกสารสงคนหนวยงานในชองหมายเหต จากนนใหคลกทปม Save (F6) Send Now และน าเอกสารสงฝายตนเรอง

5. คลก

7. คลก

6. บนทกผล

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 15 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

9. คดแยกเอกสารรบ ทลงทะเบยนเลขรบในระบบ B-Office

เจาหนาทบรหารงานทวไป คดแยกเอกสารรบ ทลงทะเบยนเลขรบในระบบงานทะเบยน รบ-สงเอกสาร B-Office ดงน 1. เอกสารทเสนอหวหนาหนวยงาน : เพอพจารณา สงการ 2. เอกสารทไมเสนอหวหนาหนวยงาน : บนทกผลการสงและน าเอกสารสงฝายทเกยวของเพอด าเนนการ (ตามมตทประชมหวหนาฝาย ครงท 4/2556 เมอวนท 15 กรกฎาคม 2556)

10. หวหนาส านกงานฯ กลนกรองเบองตน

เอกสารทเสนอหวหนาหนวยงาน เพอพจารณา สงการ : กอนเสนอหวหนาหนวยงาน ใหเสนอหวหนาส านกงานฯ เพอกลนกรองในเบองตน ประทบตรามอบฝาย..... พรอมเสนอความเหน

8. คลก

ผลการกลนกรองเบองตน

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 16 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

11. ประทบตรา ชอ-ต าแหนง วนทเสนอ บนเอกสาร กอนเสนอหวหนาหนวยงาน

เจาหนาทฝายบรหารงานทวไป ประทบตรา ชอ-ต าแหนง หวหนาหนวยงาน วนทเสนอ บนเอกสาร กอนเสนอหวหนาหนวยงานพจารณา สงการ

12. หวหนาหนวยงานพจารณา สงการ ในเอกสารรบ

เจาหนาทฝายบรหารงานทวไป ตรวจสอบการพจารณา สงการ ในเอกสารรบ ดงน - พจารณา : สงเอกสารใหเจาหนาทฝายบรหารงานทวไป - ไมพจารณา : สงเอกสารใหหวหนาส านกงานฯ ตรวจสอบขอมลเพมเตม

13. ตรวจสอบการลงนามพจารณา สงการ ในเอกสารรบ ครบถวน

เจาหนาทฝายบรหารงานทวไป ตรวจสอบการลงนามพจารณา สงการ ในเอกสารรบ ดงน - ครบถวน : บนทกผลการพจารณา สงการ - ไมครบถวน : น าเสนอหวหนาหนวยงานพจารณา สงการ อกครง

ตวอยางเอกสาร ทหวหนาหนวยงาน ลงนามพจารณา สงการ

14. บนทกผลการด าเนนงาน ดงน - เอกสารทเสนอหวหนาหนวยงาน บนทกผลการพจารณา สงการ

เจาหนาทฝายบรหารงานทวไปบนทกผลการพจารณา สงการ หรอ บนทกผลการสงฝายตางๆ ในระบบงานทะเบยน รบ-สงเอกสาร B-Office ดงน การบนทกผลการพจารณา สงการ ในระบบงานทะเบยน รบ-สงเอกสาร B-Office เขาสระบบโดยเขาไปทเวบไซต http://boffice.sut.ac.th/boffice/ คลก เลอกระบบทะเบยนรบสงเอกสาร Login รหสพนกงาน และรหสผาน เพอเขาสระบบทะเบยนรบ-

ผลการพจารณา สงการ

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 17 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

- เอกสารทไมเสนอหวหนาหนวยงาน บนทกผลน าสงฝายตางๆ

สงเอกสาร จะปรากฏหนาจอหลกของระบบ ใหคลกทปมงานสารบรรณ ศนย ศบก. ศนยบรการการศกษา หนงสอรบ

คนหาเลขทะเบยนหนงสอรบ โดยคลกปมคนหา

พมพหมายเลขทะเบยนหนงสอรบทตองการคนหา และกด Enter หรอ คลกทปมคนหา

1. คลก

2. คลก

3. พมพ 4. คลก

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 18 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

จะปรากฏหนาเลขทะเบยนหนงสอรบทตองการคนหา จากนนให คลกทชอง From

จะปรากฏรายละเอยดหนงสอรบทคนหา

บนทกผลการพจารณา สงการ หรอผลการน าสงฝายตางๆ ในชองหมายเหต หลงจากนน คลกทส าเนาเอกสารถง เพอสงอเมลไปยงฝายทไดรบมอบหมาย

5. คลก

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 19 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

จะปรากฏหนา Email To พมพชอฝายตาง ๆ ทไดรบมอบหมาย โดยระบบจะแสดง Email Address ใหอตโนมต จากนนคลกทปม Save เพอท าการบนทกขอมล และปมกลบหนาหลก

รายชอ Email Address ฝายตางๆ มดงน 1. ฝายบรหารงานทวไป ces01@sut.ac.th 2. ฝายรบนกศกษา stu_admissions@sut.ac.th 3. ฝายทะเบยนนกศกษา reg_58@sut.ac.th 4. ฝายตารางสอนตารางสอน exam2557@sut.ac.th 5. ฝายประมวลผลและขอมลบณฑต graduate@sut.ac.th 6. ฝายวเคราะหและพฒนาระบบ ces06@sut.ac.th

จากนนไป คลกทปม Save (F6) Send Now เพอสงขอมลไปยงฝายตางๆ ทไดรบมอบหมาย และระบบจะท าการจดเกบขอมลไปยงฐานขอมลทะเบยนเอกสารรบ ใหคลกปม OK

7. คลก

6. บนทกผล

9. คลก

10. คลก

8. พมพ

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 20 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

15. น าสงเอกสารรบตามฝายทเกยวของ เพอด าเนนการ

เจาหนาทฝายบรหารงานทวไปน าสงเอกสารรบตามฝายทเกยวของ เพอด าเนนการตอไป

11. คลก

12. คลก

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 21 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

7. ระบบตดตามประเมนผล ท วธการ ผรบผดชอบ ระยะเวลา 1 ประชมพนกงานในฝาย หวหนาฝายบรหารงาน

ทวไป ภาคการศกษาละ 1 ครง

2 ประชมหวหนาฝาย ผอ านวยการศนยบรการการศกษา

เดอนละ 1 ครง

3 ตรวจตดตามระบบคณภาพภายในหนวยงาน (Internal Audit)

QMRC ปละ 2 ครง

4 ตรวจตดตามเพอรกษาระบบคณภาพโดยหนวยงานภายนอก (Surveillance Visit)

QMRC ปละ 2 ครง

5 ประเมนความพงพอใจของผรบบรการ หวหนาฝายบรหารงานทวไป คณทพยวมล และคณอรอมา

ภาคการศกษาละ 1 ครง

8. เอกสารอางอง

1) มตทประชมหวหนาฝาย ครงท 4/56 วนท 15 ก.ค. 2556 2) WI-CES-1-01 วธการปฏบตงาน การรบเอกสาร ผานระบบ B-Office

9. แบบฟอรมทใช 1) การรบเอกสารผานระบบ B-Office

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 22 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

ไมเรยบรอย

ไมครบถวน

ครบถวน

10. ปญหา/ ความเสยง /ขอควรระวงส าคญทพบในการปฏบตงานและแนวทางการแกไขปญหา

ท ผงการปฏบตงาน ปญหา/ ความเสยง/ ขอควรระวงส าคญทพบในการปฏบตงาน

วธการแกไขปญหา/ ลดความเสยง

1

การรบเอกสาร เนองจากการรบเอกสารจากสวนสารบรรณฯ และไปรษณยบางครงมจ านวนมาก ท าใหการตรวจสอบไมครบถวนทกฉบบ และการสงมอบใหแตละฝายไมไดสงมอบใหกบบคคลโดยตรง ท าใหเอกสารสญหาย

ตรวจนบเอกสารใหครบตามจ านวนทรบเขา กอนลงนามรบเอกสารและการสงเอกสารใหมอบกบตวบคคล โดยใหตรวจนบจ านวนกอนสงมอบ เพอปองกนเอกสารสญหาย

2

3

4

5

6

รบเอกสารจากหนวยงานตางๆ

แยกประเภทเอกสารรบ

เอกสารรบ ภายใน

เอกสารรบ ภายนอก

ตรวจสอบเอกสาร

เรยบรอย

น าสงฝายตางๆ

หวหนา หนวยงาน

ลงนาม/สงการ

ไมลงนาม

น าสงฝายตางๆ

ลงนาม

ตรวจสอบ การลงนาม

น าสงฝายตางๆ

A

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 23 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

ท ผงการปฏบตงาน ปญหา/ ความเสยง/ ขอควรระวงส าคญทพบในการปฏบตงาน

วธการแกไขปญหา/ ลดความเสยง

7

8

ระบบขดของหรอไฟฟาดบ ท าใหไมสามารถลงทะเบยนรบเอกสารได

บนทกขอมลลงในสมดกอน ภายหลงจากระบบท างานไดปกตใหบนทกลงทะเบยนรบเอกสารในระบบภายหลง

9

10 - กรณเอกสารเปนเรองดวน ดวนมาก ดวนทสด

- กรณหวหนาหนวยงานตดภารกจ และเอกสารเปนเรองดวน ดวนมาก ดวนทสด

- แยกเอกสารออกจากแฟมเอกสารทวไป และน าเสนอหวหนาหนวยงานพจารณากอน

- ส าเนาเอกสาร ใหฝายทเกยวของด าเนนการกอน

ตรวจสอบคดแยกเอกสาร

ไมเกยวของ

เกยวของ

สงคนหนวยงาน ตนเรอง

A

ลงทะเบยนเลขรบในระบบ B-Office

เอกสารสงออกกลบคนหนวยงาน

บนทกผลการรบเอกสารสงออกคนหนวยงาน

น าสงฝายตางๆ

เสนอ

ไมเสนอ แยกเอกสาร เพอเสนอหวหนา

หนวยงาน

C

หวหนาส านกงานฯ กลนกรองเบองตน

1

B

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 24 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

ท ผงการปฏบตงาน ปญหา/ ความเสยง/ ขอควรระวงส าคญทพบในการปฏบตงาน

วธการแกไขปญหา/ ลดความเสยง

11

12

13

14

15

ประทบตรา ชอ-ต าแหนง/วนทเสนอ

หวหนาหนวยงาน พจารณา/สงการ

พจารณา

1

ไมพจารณา

B C

ตรวจสอบการลงนามพจารณา/สงการ

ครบถวน

ไมครบถวน

บนทกผลการด าเนนงาน

น าสงฝายทเกยวของเพอด าเนนการ

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 25 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

ภาคผนวก ก. การรบเอกสารผานระบบ B-Office

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 26 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

ข. มตทประชมหวหนาฝาย ครงท 4/56 วนท 15 ก.ค. 2556

คมอการปฏบตงาน : การรบเอกสาร รหสเอกสาร : XXXXXX แกไขครงท : 01 วนทบงคบใช : 29/06/2561 หนาท : 27 จาก 27

ศนยบรการการศกษา มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร

ค. ระเบยบมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร วาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. 2553 http://203.158.7.37/edcx/documents/22000/21986.pdf

ง. ระเบยบมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร วาดวย งานสารบรรณ (ฉบบท 2) พ.ศ. 2555

http://203.158.7.37/edcx/documents/28000/27033.pdf

จ. ระเบยบมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร วาดวย งานสารบรรณ (ฉบบท 3) พ.ศ. 2561 http://203.158.7.37/edcx/documents/42000/41381.pdf

ฉ. หลกเกณฑการคดเลอกและตารางก าหนดการเกบเอกสารและจดหมายเหตมหาวทยาลยเทคโนโลย

สรนาร (ฉบบปรบปรงครงท 4) http://archives.sut.ac.th/sut_archive/archive_manual.pdf