Решения компании Новософт на базе Lotus Notes & Domino

Решения компании Новософт на базе Lotus Notes & Domino

Сергей ТемниковНовософт, 2001 год

Решения

• Система поддержки бизнеса(Business Support System), компания Новософт

• Система документооборота «Руководство по качеству», компания Инмарко

• PATS, Papeless Applicant Tracking System, компания FKS

• Решение по интеграции приложений SAP с приложениями Lotus Notes в системе управления предприятием

Система поддержки бизнесаЦели системы

• Создание единого информационного пространства, в котором каждый сотрудник будет располагать нужной информацией для эффективной и качественной работы

• Поддержка эффективных бизнес-процессов в области управления проектами, материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами.

Система поддержки бизнеса Области деятельности компании

производствоуправлениересурсами

управлениефинасами

продажии

маркетинг

контролькачества

Система поддержки бизнесаТребования к системе

• Защищенность

• Надежность и оперативность

• Масштабируемость

• Предсказуемость расходов на сопровождение системы

Система поддержки бизнеса Компоненты системы

Управлениепроектами

Управлениеизменениямитребований

Управлениетребованиями Финансы

Portal

Подбор иУправлние

персоналом

Управлениеконтактами

Обработкасерверныхзапросов

ОборудованиеПостроение

отчетов

• Формирование информации о проекте• Динамическое управлением штатом проекта• Динамическое управление задачами• Управленние трудозатратами• Интеграция с MS Project• Возможность работы через web браузер• Гибко настраиваемый механизм workflow

Управление проектами (PM) Основные возможности продукта

PM PM PM PM PM

PM PM PM PM

Управление проектамикомпоненты подсистемы

проектыпроекты

задачизадачи

справочникисправочники

участникипроектов

участникипроектов

отчеты отрудозатратах

отчеты отрудозатратах

workflowengine

workflowengine

рассылкауведомлений и

протоколирование

рассылкауведомлений и

протоколирование

почтовый ящикпроекта

почтовый ящикпроекта

дискуссиипроекта

дискуссиипроекта

контроль качествапроекта

контроль качествапроекта

требования и ихизменения

требования и ихизменения

документация иdownload

документация иdownload

Domino DirectoryDomino Directory

каждый проект может иметь

MS ProjectMS Project SQL база данныхSQL база данных АрхивАрхив

LEI LEI

LEI Lotus Enterprise Integrator

управлениеперсоналом

управлениеперсоналом

управлениеконтактами

управлениеконтактами

финансыфинансы

интеграция с внешними системами

Учет финансовой деятельности предприятия (Accounting)

Основные возможности продукта

• Бюджетирование• Расчеты с персоналом• Расчеты с заказчиками• Расчеты с прочим контрагентами( суподрядчики,

комиссионеры )• Банковские операции• Операции по выдаче кредитов сотрудникам

Финансовая подсистемакомпоненты подсистемы

выплатысотрудникам

выплатысотрудникам

перечисленияперечисления

бюджеты отделов и проектов компаниибюджеты отделов и проектов компании

поступленияпоступления

счетасчета

workflowengine

workflowengine

рассылкауведомлений и

протоколирование

рассылкауведомлений и

протоколирование

Reporter SQLбаза данных

Reporter SQLбаза данных

LEI

LEI Lotus Enterprise Integrator

управлениепроектами

управлениепроектами

управлениеперсоналом

управлениеперсоналом

конатактыконатакты

интеграция с внешними системами

запросы навыплату

запросы навыплатуначисленияначисления

Управление производственными ресурсами (EQ)

Основные возможности продукта

• Формирование плана закупки оборудования • Формирование плана ввода новых рабочих мест • Формирование информации о приобретении

производственных мощностей• Формирование информации о движении оборудовании и

рабочих мест• Формирование информации о ликвидации оборудования• Начисление амортизации оборудования• Формирование информации о договорах аренды

оборудования и помещений• Формирование информации о заявках на ремонт или

замену оборудования

Управление человеческими ресурсами (HR)

Основные возможности продукта

• Создание, редактирование организационной структуры Компании.

• Формирование информации о сотруднике.

• Поддерживаемые Бизнесс – процессы 1. Прием сотрудника на работу

2. Поиск кандидатов на работу

3. Увольнение сотрудника

4. Блокировки\разблокировки аккаунтов сотрудника, сетевых, лотусовых, счетов и т.д., электронных пропусков.

Управление персоналом и подбор кадров

компоненты подсистемы

резюме и анкетыкандидатов

резюме и анкетыкандидатов

Domino DirectoryDomino Directory

SQL база данныхSQL база данных

LEI

LEI Lotus Enterprise Integrator

результатыинтервьюирования

кандидатов

результатыинтервьюирования

кандидатов

процедура приема наработу, увольнения иблокировки аккаунтов

процедура приема наработу, увольнения иблокировки аккаунтов

подбор кандидатовв проекты

подбор кандидатовв проекты

иерархическая структура компании (компания,директор, орг. единица, сотрудник, внешняя команда)

иерархическая структура компании (компания,директор, орг. единица, сотрудник, внешняя команда)

персональные карточкисотрудников и

удаленных команд

персональные карточкисотрудников и

удаленных команд

приказы, назначения,перемещения

приказы, назначения,перемещения

Формирование групп на основе

сотрудников отдела,

руководителей, заместителей,

должностей, ролей, групп

Обработка сервисных запросов Основные возможности продукта

• Формирование заявок на различные услуги

• Контроль процесса обработки заявок• Оценка качества оказанных услуг • Возможность расширения спектра

предоставляемых услуг

Управление требованиями и изменениями (RM & СM)

• Поддержка настраиваемого цикла обработки запросов.

• Интеграция с PM для планирования изменений и RM для прослеживания изменений.

• Cтатистика изменений как для участников проекта, так и для Reporter для глобального анализа.

• Управление качеством посредством мониторинга выполнения требований заказчика

Управление контактами (CRM)Основные возможности продукта

• Ведение базы потен-циальных кклиентов

• Маркетинговая деятельность.

1. Назначение ответственного маркетолога для работы с контактом.

2. Коммуникации с заказчиком.

3. Организация почтовых рассылок

4. Хранение истории переписки

5. Аудит деятельности маркетолога

• Предпроектная деятельность

• Назначение ответственного менджера для работы с потенциальным клиентом

• Переписка менеджера по продажам с потенциальным клиентом

• Согласование условий контракта

• Хранение переписки• Аудит деятельности

менеджера по продажам руководителями отдела продаж.

• Создание проекта

Построение отчетовархитектура

безопастностьна уровне записи

безопастностьна уровне записи

Reporter SQLбаза данных

Reporter SQLбаза данных

IIS (ASP)IIS (ASP)

LEI

ADO DB

LEI Lotus Enterprise Integrator

управлениепроектами

управлениепроектами шаблоны отчетовшаблоны отчетов

финансыфинансы

управлениеперсоналом

управлениеперсоналом

Notes DB

Notes DB

Notes DB

LEI

LEI

Crystal ReportsViewer

Crystal ReportsViewer

Notes DBLEI

CRRuntime

Web клиента

Построение отчетов (Repoter)

• Отчетность перед заказчиком

• Внутренняя очетность– финансовое состояние компании, отдела, проекта,– качество использования, планирования ресурсов, – данные для анализа и обобщения опыта, выработки

метрик и рекомендаций. – различные виды отчетов, включающие графики,

рисунки и т.д.

Система для обеспечения поддержки процессов

создания, распространения, пересмотра и утверждения документов «Руководство

по системе качества компании «Инмарко»

Цель

Построение иерахической структуры руководства качеством

Ïîëèòèêà

ÏðîöåäóðûÏðîöåäóðû

Ïðîöåäóðû

Òåõíîëîãè÷åñêèå èíñòðóêöèèÒåõíîëîãè÷åñêèå

íñòðóêöèèÒåõíîëîãè÷åñêèå иíñòðóêöèè

ÑïåöèôèêàöèèÑïåöèôèêàöèè

Ñïåöèôèêàöèè

ÔîðìûÔîðìû

Ôîðìû

Основные возможности продукта

• Иерархичность Руководства по качеству• Контроль за качеством и сроками подготовки

документов• Контроль целостности и непротиворечивости

утвержденных документов по системе качества• Визуальное моделирование бизнесс процессов• Разграничение доступа к документам• Бизнес- процесс разработки, проверки , согласования и

утверждения документа.• Планирование и проведение аудиторских проверок по

документам• Поддержка бизнес- процессов механизмом Domino

Workflow • Отчеты в формате RTF

Архитектурно значимые части системы

Domino Workflow ArchitectWindows-приложение для разработки и модификации процессов документооборота системы

Domino Workflow ViewerWindows-приложение для просмотра процесса документооборота и отслеживания состояния документа в этом процессе.

Структура организацииNotes-база данных для создания, модификации и хранения структуры организации и персональной информации об участниках документооборота; настроечной информации, необходимой для работы системы.

Design RepsitoryNots-база данных для хранения объектов документооборота и последующего их переиспользования при построении процессов.

Process DefinitionNotes-база данных для хранения созданных процессов.

Репозиторий документов систем качестваNotes-база данных для взаимодействия с участниками процесса документооборота (создание и модификация документов в соответствии с правилами процесса документооборота).

Audit TrailNotes-база данных для протоколирования событий документооборота.

ArchiveNotes-база данных для архивирования и хранения не активных документов, находящихся в конечном состоянии процесса документооборота.

Domino

Workflow

Architect

Domino

Workflow

ArchitectDomino

Workflow Viewer

Domino Workflow ViewerСтруктура

организации

Структура организации

Design Repsitory

Design Repsitory

Репозиторий документов

систем качества

Репозиторий документов

систем качества

Audit TrailAudit Trail

ArchiveArchiveProcess

Definition

Process Definition

read

write

write

Write &

read

readread

read

read

read

Paperless Applicant Tracking system (PATS)

Автоматизированная система отбора кадров и приема на

работу для школьных округов (США)

Проблемы:

• Сложная, регламентированная процедура отбора и найма персонала

• Большой объем документооборота

• Недоступность информации

Портфель кандидата:•История (проверена)•Автоматический индекс•Безбумажная форма•Интеграция с HRMS

Функции найма:•Выбор кандидата•Размещение вакансии•Предварительная публикация•Удаленная работа менеджера по персоналу

SSL Workflow

Безбумажный оборот

Доступ через webPATSPATS База данных отдела

кадров:•Безопасность•Правила публикаций•Динамическая оценка квалификации•Правила заполнения анкеты•Составление отчетов•Информация для руководства•Правила документооборота

Информация о кандидате:•Статус•География•Бумажная анкета•Электронная форма анкеты•Вакансия, на которую претендует кандидат

PATSотбор кандидатов и прием на работу

•документы•квалификации•позиции•вакансии•анкета

•документы•квалификации•позиции•вакансии•анкета

•вакансии•вакансии

workflowengine

workflowengine

рассылкауведомлений и

протоколирование

рассылкауведомлений и

протоколирование

НастройкиНастройки РегистрацияРегистрация РекрутментРекрутмент АрхивАрхив

LEI Lotus Enterprise Integrator

управлениеперсоналом

управлениеперсоналом

База данных DB2: Notes DB

Портфель кандидата

наниматель

LEI

Эл. Копиидокументов

Эл. Копиидокументов

сканер

Претенденты

Наниматель

Спец-т отдела кадров

Руководство

Рекрутеры

http = web клиент

nrpc = Notes клиент

Преимущества решения:

• Экономия затрат• Автоматизация административных

задач • Избавление от лишних посредников• Разделение уровней доступа

пользователей системы• Веб-интерфейс и другие преимущества

архитектуры Lotus Domino

Система интеграции приложений SAP с

приложениями Lotus Notes в интегрированной системе управления предприятием

SAP R/3 (ÿäðî ÈÑÓ)

Основные компоненты бизнес-процессов, реализуемых в проектируемой системе

• Ведение единой НСИ• Формирование плана МТО Ведение• Ведение договоров• Информационная система логистики

НСИ (Ведение основных и управляющих данных)

• Ведение заявок на создание, дополнение, изменение справочников материалов, дебиторов/ кредиторов, групп, классов материалов, справочников, образующих организационную структуру, прочие справочники. Предусматривается возможность автоматизированной генерации заявок.

• Обработка заявок (процедура утверждения заявок)• Ввод НСИ на основе утвержденных заявок в SAP с

помощью интерфейсных программ• Репликация созданных, измененных, дополненных

записей данных SAP в справочники / документы Lotus Notes.

Формирование плана МТО

• Ведение (создание, изменение, дополнение, просмотр) плана расхода материалов в Lotus Notes на любом уровне иерархии (центр ответственности, цех, участок, рабочее место)

• Свод плана расхода и формирование плана поступлений материалов в Lotus Notes на любом уровне иерархии

• Ввод плана расхода и поступлений материалов в SAP

• Ввод откорректированного плана расхода и поступлений материалов из системы R/3 в Lotus Notes

• Получение необходимой отчетности в Lotus Notes

Ведение договоров

• Ведение договоров• Ведение поступлений, счетов-фактур,

оплаты вручную, а также автоматизировано с помощью интерфейсных программ со смежными существующими системами

• Получение необходимой отчетности в Lotus Notes

Инфо-система логистики

• Ввод информации по запасам и их движению из смежной системы в Lotus Notes

• Ввод информации по запасам и их движению из Lotus Notes в SAP

• Ввод информации по закупочной деятельности структурного подразделения в разрезе договоров из Lotus Notes в SAP

• Получение необходимой отчетности в Lotus Notes