YOU ARE DOWNLOADING DOCUMENT

Please tick the box to continue:

Transcript
Page 1: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

SISTEM FAIL & KLASIFIKASI FAIL

1

Page 2: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

FAIL Satu folder yang mengandungi surat.

Fail rasmi - telah didaftar / surat dan dokumen yang telah di susun.

2

Page 3: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

SISTEM FAILProses meliputi pengelasan, penyusunan, penyimpanan,

pengawalan dan mengindeks fail untuk tujuan pengesanan

apabila diperlukan.

3

Page 4: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

MATLAMAT SISTEM FAIL

Memberi maklumat (fail) yang betulkepada orang yang memerlukan

pada masa yang ditetapkandengan kos / perbelanjaan yang terendah.

Bagaimana untuk mencapai matlamat di atas?

InputProsesOutput

4

Page 5: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

MATLAMAT SISTEMFAIL 3 R

Fail yang betul

Peminta yang betul

Masa yang ditetapkan5

Page 6: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

SISTEM

6

INPUT

SISTEM FAILManusiaPeruntukanProsedurPeralatanMasaMaklumat

Kelas SusunSimpanKawalIndeks

Pengesanan &Pengeluaran failR R R

PROSES

OUTPUT

Page 7: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

KONSEP SISTEM FAIL

KELAS

B A

H A G I AN

RE

G I STRI

Manusia

SUSUNAN FAIL(File Arrangement)

Peralatan

Peruntukan

Maklumat

FAIL

SUSUN &INDEKS

SIMPAN &KAWAL

Prosedur

7

Masa

Page 8: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

REGISTRISatu unit di dalam

jabatan/ agensi kerajaan yang bertanggungjawab

mengendalikan rekod-rekodnya.

8

Page 9: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT

REGISTRI Mewujudkan fail Mengedarkan fail Mengesan kembali fail Pelupusan fail

9

Page 10: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

CONTOH BILIK REGISTRI

10

Page 11: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

KLASIFIKASI FAIL

Page 12: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

KONSEP PENGURUSAN FAILMemo, Surat,Laporan, Bahan AV, Minit, Kertas Kerja dll.

TAWAN FAIL

PROSED

URSISTEM

FAILAKTIVITI

i. Pengkelasanii. Penyusunaniii. Penyimpananiv. Pengawalanv. Mengindeks

KAWAL SISTEM REGISTRI

AKTIVITI

i. Buka dan tutup failii. Kawalan pergerakan fail-kadiii. Simpan Dalam Perhatian (SDP)

Page 13: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

DEFINISI KLASIFIKASI

Penyusunan fail-fail ke dalam kumpulan-kumpulan yang mempunyai perkara yang sama di mana tiap-tiap fail dan kumpulan fail dikenali dengan identitinya tersendiri.

Page 14: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

DEFINISI KLASIFIKASIISO 15489 – Records Management:

Klasifikasi adalah satu proses kerja mengenalpasti dan menyusun aktiviti

urusniaga/rekod sesebuah organisasi ke dalam kategori/kumpulan mengikut

struktur yang lojik, kaedah dan peraturan yang ditetapkan oleh mana-mana sistem

klasifikasi.

Page 15: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

PERATURAN KLASIFIKASI FAIL

Menggunakan klasifikasi fungsi dengan memasukkan sistem blok nombor.

Lojik – ianya boleh dipadankan antara satu kumpulan fungsi dengan kumpulan fungsi yang lain, juga dengan aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi dalam organisasi.

Susunan mengikut hirarki tertentu bermula dari yang umum kepada yang lebih khusus

Page 16: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

SKIMA KLASIFIKASIPeringkat 1: Fungsi Umum

Peringkat 2: Sub-Fungsi Umum Peringkat 3: Aktiviti Khusus

Peringkat 4: Transaksi Khusus

Page 17: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

BAGAIMANA KLASFIKASI BEROPERASI?FUNGSI SUB-FUNGSI AKTIVITI TRANSAKSI

Pentadbiran Jawatankuasa J/Kuasa Dalam Jabatan

J/Kuasa Luar Jabatan

J/Kuasa Kebersihan

J/Kuasa Kualiti

J/Kuasa Hari Perpaduan

J/Kuasa Hari Kebangsaan

Page 18: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

KENAPA PERLU KLASIFIKASI?

Membolehkan dokumen disimpan dalam satu bekas / folder yang tepat dan betul.

Mempercepatkan akses kepada rekod dan dokumen dalam folder.

Rekod-rekod aktiviti sesebuah organisasi dapat diakses dan digunakan secara optimum.

Memudahkan penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR).

Menyediakan maklumat silang rujuk antara satu kumpulan fail dengan kumpulan yang lain.

Page 19: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

KLASIFIKASI: TARAF KESELAMATAN

Arahan Keselamatan TERBUKA TERHAD SULIT RAHSIA RAHSIA BESAR

Page 20: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

KLASIFIKASI: KITARAN HAYAT

Aktif / Semasa Separa aktif / Separa semasa Tidak aktif / Tidak semasa

Page 21: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

KAEDAH KLASIFIKASI:1. Ensiklopedia

PENGANGKUTANKenderaan Darat

Bas Kereta Lori Motosikal Van

Page 22: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

KAEDAH KLASIFIKASI: 2. Kod

Abjad Nombor Warna Simbol Kombinasi di atas

Page 23: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

i. Abjad Sesuai untuk Nama Khas

Contoh:

IndividuOrganisasiJabatan

Page 24: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

i. AbjadKelebihan:i. Jumlah yang kecilii. Mudah difahamiiii. Tidak perlu indeksiv. Mudah penyusunan

Kelemahan:v. Nama yang samavi. Bunyi samavii. Penggunaan ruang tidak ekonomik

Page 25: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

ii. NOMBOR Siri KronologiBlock Numeric

Page 26: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

BLOCK NUMERIC SYSTEM

ANM 100 : Pentadbiran ANM 200 : Tanah & Bangunan ANM 300 : Aset (Bekalan &

Kelengkapan) ANM 400 : Kewangan ANM 500 : Sumber Manusia

Page 27: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

KLASIFIKASI FAIL

(HOUSEKEEPING)

Page 28: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

PENTADBIRAN (100)1. Perundangan2. Perhubungan Awam3. Lawatan4. Kerjasama5. Kempen6. Laporan &

Perangkaan7. Mesyuarat8. Ucapan & Perutusan9. Keagamaan10. Pilihanraya

11. Kemudahan12. Persatuan/Pertubuhan/Kelab13. Parlimen14. Penerbitan/Percetakn15. Pengurusan Kualiti: ISO, KPI, KMK16. Kehadiran Bekerja17. Pengurusan Pejabat: Pengurusan Rekod18. Perayaan19. ICT20. Pusat Sumber21. Rancangan Malaysia22. Perancangan Kerja Jabatan

Page 29: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

TANAH & BANGUNAN (200)

1. Tanah2. Bangunan3. Sewaan4. Keselamatan Bangunan5. Penyenggaraan

Page 30: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

CONTOH (200)200 -1 Tanah

200-1/1Perolehan Tanah

200 -2 Bangunan200-2/1Bangunan Ibu Pejabat200-2/2Bangunan Cawangan

200-3 Sewaan

200-4 Keselamatan Bangunan

200-5 Penyenggaraan200-5/1Penyenggaraan Bangunan

200-5/2Penyenggaraan Peralatan

Page 31: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

ASET (BEKALAN & KELENGKAPAN)

(300)

1. Perolehan & Terimaan2. Pengurusan Stok3. Penyenggaraan4. Pelupusan & Hapus kira

Page 32: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

KEWANGAN (400)1. Akaun2. Audit3. Bank4. Bayaran5. Belanjawan / Bajet6. Cagaran & Wang

Jaminan7. Cek8. Cukai9. Elaun10. Penurunan Kuasa

11. Hasil12. Kumpulan Wang13. Penyata14. Pinjaman15. Perolehan16. Tanggungan/Hutang17. Wang Pendahuluan18. Yuran19. E-Perolehan20. E-SPKB

Page 33: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

CONTOH (400)

400 Kewangan400-9 Elaun

400-9/1Elaun Perjalanan400-9/1/1 Elaun Perjalanan Dalam

Negeri400-9/1/2 Elaun Perjalanan Luar Negeri

400-9/2Elaun Pakaian

400-10 Penurunan Kuasa

Page 34: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

SUMBER MANUSIA (500)

1. Organisasi Jabatan 2. Senarai Tugas3. Perjawatan4. Cuti5. Peperiksaan6. Kursus / Latihan7. Perhubungan Pekerja8. Personal9. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang10. Sistem Saraan11. HRMIS12. Pengurniaan / Pingat

Page 35: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

AKTIVITI 1

Page 36: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

FAIL-FAIL JABATAN MESRA RAKYAT

1. Ali bin Baba2. Kenaikan Pangkat3. Pembelian Tanah4. Penyerahan Tugas5. Akta Mesra Rakyat

20046. Pengambilan Pegawai7. Sebutharga8. Perayaan9. Harta Benda Kerajaan10. Kempen Mesra Rakyat11. Cukai Pendapatan12. Jemputan

13. Gaji14. Audit15. Kursus 16. Peperiksaan PTK17. Ucapan / Perutusan 18. Tanah19. Pilihanraya 20. Sewaan21. Senarai Tugas 22. Cuti23. Kebajikan 24. Kaunseling25. Kemudahan

Page 37: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

KLASIFIKASI FAIL (FUNCTIONAL)

Page 38: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

FAIL ‘FUNCTIONAL’

Mengikut Fungsi Jabatan Mengikut Fungsi Unit

38

Page 39: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

BAGAIMANA MEMBANGUN

KLASIFIKASI FUNGSI? Terdapat 4 langkah:

i. Menganalisa fungsi dan aktiviti organisasiii. Membina tesaurusiii. Pengkodan iv. Menyediakan indeks

Page 40: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

i. Menganalisa Fungsi & Aktiviti Organisasi

Berdasarkan kepada profil sesebuah organisasi:• Carta organisasi• Misi• Visi• Fungsi• Objektif

Page 41: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

ii. Membina Tesaurus Tesaurus ialah himpunan istilah yang

sama atau seakan-akan sama. Buku yang mengandungi senarai kata

seerti dan kata yang berkaitan maknanya yang disusun mengikut sistem atau olahan tertentu. (Kamus Dewan Edisi Empat)

Page 42: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

TESAURUS FUNGSI

Promosi Pemasaran PertanyaanAwam

Publisiti

AduanKerosakan PeralatanPejabat

AduanPelanggan

AduanKakitangan

AduanKeselamatan

Perundangan Perhubungan Awam

Lawatan Kerjasama Antara Jabatan

LaporanKemajuan Kerja

Aduan

PENTADBIRAN

AduanKebersihan

Page 43: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

iii. Pengkodan Satu aktiviti memberi ganti nama kepada

istilah / fungsi dalam tesaurus dengan menggunakan sistem Block Numeric.

Tujuan untuk memudahkan kita mengingati istilah / fungsi di setiap peringkat hirarki tesaurus.

Page 44: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

iii. Pengkodan Nombor yang di blok bagi Peringkat 2 hingga

4, adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinity

Tanda sengkang (-) digunakan untuk memisahkan nombor di Peringkat 1 dengan Peringkat 2

Tanda serong (/) digunakan memisah nombor di Peringkat 2 dengan Peringkat 3, Peringkat 3 dengan 4.

Contoh:• 600-1/1/1• 600-1/1/2

Page 45: SISTEM FAIL &  KLASIFIKASI FAIL

iv. IndeksFUNGSI KO

DAKTIVITI KOD SUB-

AKTIVITIKOD TRANSAKSI KOD

Pentadbiran 100 Perhubungan Awam

100-1

Aduan

Promosi

100-1/1

100-1/2

Aduan Kakitangan

Aduan Kebersihan

Aduan Keselamatan

Jawatan Kuasa Promosi

100-1/1/1

100-1/1/2

100-1/1/3

100-1/2/1


Related Documents