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Page 1: 2011 Sponsorship Packet

  

 

 

Town of Huntersville Parks and Recreation Department 

Sponsorship Package 

 

Dear Local Business, 

The Huntersville Parks and Recreation Department would like to announce our compiled list of sponsorship opportunities for 2011. It is our goal to improve the quality of life for Huntersville residents through excellent programs, facilities and events. As popular as our programs and facilities are, we still are heavily reliant on the support of local businesses that share our passion for enriching the community.  

We would like to use this Sponsorship Package to help gain outside support for the many events and programs that we facilitate. The package is designed to simplify the sponsorship process for our supporters by allowing them to check off the events and facilities that they would like to be involved with and at the level they choose. This process will eliminate the hassle of multiple requests throughout the year, while still reserving a sponsorship spot. Even payment becomes flexible, as you can choose to pay for the entire year in one payment or to make payments throughout the year. Whatever the choice, we want it to be easier on you. 

We are excited about our 2011 schedule of events and hope that you will partner with us to ensure their continued success and growth. Please take a moment to review our event portfolio. We hope you take this opportunity to consider supporting and working with the Town of Huntersville as we strive to keep Huntersville a “Nice Place to Live” and a “Nice Place to Play!” 

 

 

Respectfully, 

 

Pamela D. Royal, Recreation Superintendent 

Huntersville Parks and Recreation Department [email protected] 

 Parks&Recreation

Post Office Box 2879 • 105 Gilead Road, Third Floor • Huntersville, NC 28070 phone 704.766.2220 • fax 704.992.5528 • www.huntersville.org

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Table of Contents Park Signage……………………………………………………..………………………………3 Signage visibility potential in Bradford Park: 250,000 visitors in 2010

Signage visibility potential in Huntersville Athletic Park: 210,000 visitors in 2010 Signage visibility potential in North Mecklenburg Park: 240,000 visitors in 2010 Program Guide Advertisement…………………………………………………………………..4 Annual distribution : 36,000 Disc Golf Course Tee Boxes...……………………………………………………………..……5

Bradford Park: Opening summer 2011 Estimated attendance: 250,000 visitors

A Huntersville Christmas………………………………...………………………...….……..….6 December 10, 2011 Estimated attendance: 3,500 people

Location: Downtown Huntersville July 4th Celebration………………………………………………………..………………..…....7 July 4, 2011 Estimated attendance: 2,000 people Location: Birkdale Village Easter Eggstravaganza……………………….………………………………………………….8 April 23, 2011 Estimated attendance: 2,000 people Location: Birkdale Village Halloween Event………………………………………………………………………….…….9 October 31, 2011 Estimated attendance: 2,000 people Location: Birkdale Village Tournament Advertisement Program………………………………………………….……….10 Tournaments: 46 tournaments in 2010 Attendance: Over 46,000 spectators and players Individual Sports Teams/ Leagues………………………..……………………………………11 Seasonal Schedule (Spring & Fall) Estimated Patrons Volleyball: over 400 participants annually Estimated Patrons Adult Softball / Senior Softball: 1,600 participants annually Participant Program Scholarships…………………………………...…………………………12 Summer Camps / After School Program Sponsorship Commitment Form………………………………………………………………..13

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                                                  PPPaaarrrkkk SSSiiigggnnnaaagggeee   

 

Ball Field Fence Advertisements 

Bradford Park: Signage visibility potential: 250,000 visitors in 2010 Huntersville Athletic Park: Signage visibility potential: 210,000 visitors in 2010 North Mecklenburg Park:  Signage visibility potential: 240,000 visitors in 2010  For Huntersville Business • $500.00 per year • 4’ X 8’ sign • Installation & maintenance included  For Non‐Huntersville Business • $600.00 per year • 4’ X 8’ sign • Installation & maintenance included  All signs are made of aluminum and offer high‐visibility. Sponsor may create design for approval 

 

 

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2011  

 

PPPrrrooogggrrraaammm   GGGuuuiiidddeee AAAdddvvveeerrrtttiiissseeemmmeeennnttt

 

As part of the Town of Huntersville Parks and Recreation marketing plan, a complete listing of all programs/activities offered is provided to the community in a bi‐annual Program Guide. Over 14,000 Program Guides are distributed through an insert into local newspaper, directly into homes as well as another 4,000 for local distribution throughout the community. 36,000 total annually. 

• Spring/ Summer Program Guide Advertisement 

Huntersville Business $300.00 half page  / $600.00 full page  

 

• Spring/ Summer Program Guide Advertisement 

Non‐Huntersville Business $400.00 half page /  $800.00 full page ad 

 

• Fall/ Winter Program Guide Advertisement 

Huntersville Business $300.00 half page / $600.00 full page 

 

• Fall/ Winter Program Guide Advertisement 

Non‐Huntersville Business $400.00 half page / $800.00 full page 

 

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2011  

Bradford Park is home to Huntersville’s first Disc Golf Course • $500 (1 Hole) which pays for Hole Sign. 

Sponsorship for a hole will last 5 years at which time a sponsor can renew or the town may obtain a new sponsor for the hole.   

• All Tee Box signs are made of aluminum and offer high‐visibility.   

 

 

DDDiiisssccc   GGGooolllfff CCCooouuurrrssseee TTTeeeeee   BBBoooxxxeeesss

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December 10, 2011  

AAA   HHHuuunnnttteeerrrsssvvviiilllllleee CCChhhrrriiissstttmmmaaasssThis event is our largest community event.  There will be pony rides, magic shows, entertainment, horse and carriage rides, a bonfire, story telling, rides and games, children’s crafts, a visit from Santa, SNOW and so much more! 2010’s Attendance: Over 3,500 people. Deadline for sponsorship: Friday, November 4, 2011 

 Candy Cane Level = $150.00 • Logo on all advertisement (Website, newspaper, press releases) • Logo on the back of the program brochure • Small logo on the banners and T‐shirts 

 Christmas Tree Level =  $500.00 • Logo on all advertisement (Website, newspaper, press releases) • Logo on the front of the program brochure • Medium logo on the banners and T‐shirts • Set‐up a table at the event/activity you sponsor(First come first serve) 

 Santa’s Elf Level = $1000.00 • Logo on all advertisement (Website, newspaper, press releases) • Logo on the front of the program brochure • Logo on the map on the inside of the brochure at your location • Large logo on the banners and T‐shirts • Set‐up a table at the event/activity you sponsor(First come first serve) • Announcement of sponsorship on the Entertainment stage  

 Snow Flake Level = $2,500 (Limited to one sponsor) • Logo on all advertisement (Website, newspaper, press releases) • Logo on the front of the program brochure • Logo on the map on the inside of the brochure at your location • Large logo on the banners and T‐shirts • Set‐up at our MOST POPULAR spot, the SNOW AREA!!! • Announcement of sponsorship on the Entertainment stage during event 

 Santa Clause Level = Title Sponsorship of $5,000 (limited to one sponsor) • Event will be titled “ ‘your logo’ Presents a Huntersville Christmas” • Logo on all advertisement (Website, newspaper, press releases)  • Logo on the front of the program brochure as headline • May add an insert to the program brochure  • Logo on the map on the inside of the brochure at your location/headline • Title logo on the banners and T‐shirts • Set‐up a table at the event • Announcement of sponsorship and title of event on stage during event • Only one organization will be able to sponsor at this level • No competing business/organization will be a sponsor at any other level 

 

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July 4, 2011   

 

JJJuuulllyyy 444ttthhh CCCeeellleeebbbrrraaatttiiiooonnn

 

This will be the 8th Annual 4th of July Celebration. Activities will include bike decorating, face painting, a clown bounce, Children’s arts and crafts, a parade in Birkdale, a water fight between Fire Stations, music, food, and a whole lot of FUN! 2010’s Attendance: Over 2,000 people.  

Deadline for sponsorship: Friday, June 3, 2011 

 Fire Works Level = $250 • Table at the event for advertisement • Pass out goodies 

 American Flag Level = $500 • Logo on all advertisement (Website, newspaper, press releases) • Table at the event for advertisement • Pass out goodies • Host a game or activity 

 Uncle Sam Level = $800 • Logo on all advertisement (Website, newspaper, press releases) • Table at the event for advertisement • Pass out goodies • Host a game or activity • Participate in the parade/lead the parade 

 

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April 23, 2011  

 

EEEaaasssttteeerrr EEEggggggssstttrrraaavvvaaagggaaannnzzzaaa

 

 Birkdale Village will host Easter Eggstravaganza! Fun will include: Games with Radio Disney, a moon bounce, petting zoo, food, music and more! 2010’s Attendance: Over 1,500 people. Deadline for sponsorship: Friday, April 15, 2011 

     

   Carrot Level = $250 • Table at the event for advertisement • Pass out goodies 

 Easter Egg Level = $500 • Logo on all advertisement (Website, newspaper, press releases) • Table at the event for advertisement • Pass out goodies • Host a game or activity 

 Easter Bunny Level = $800 • Logo on all advertisement (Website, newspaper, press releases) • Pass out goodies • Set up a booth next to “Visit with the Easter Bunny” and hand out information • The Easter Bunny will be our MOST POPULAR location 

 

   

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October 31, 2011   

 

HHHaaallllllooowwweeeeeennn   EEEvvveeennnttt

 

Birkdale will host the Halloween Fun! Activities include: games, arts & crafts, balloons, clown bounce, hay rides, petting zoo, pony rides, Radio Disney will provide spooky tunes, food and FUN and more….! 

2010’s Attendance: Over 1,500 people.. Deadline for sponsorship: Friday, September 30, 2011 

 Trick‐or‐Treat Level = $250 

• Table at the event for advertisement • Pass out goodies 

 Pumpkin Level = $500 

• Logo on all advertisement (Website, newspaper, press releases) • Table at the event for advertisement • Pass out goodies • Host a game or activity 

 

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2011  

 

TTTooouuurrrnnnaaammmeeennnttt AAAdddvvveeerrrtttiiissseeemmmeeennntttPPPrrrooogggrrraaammm

 

The Town of Huntersville has become a mecca for hosting youth amateur sports tournaments.  In 2010, the town hosted 46 tournaments that attracted more than 1,100 teams and 46,000 players and spectators.  By participating in the tournament advertisement program you will reach a high volume of out of town visitors as well as locals.  Fliers with your selected info will be handed out at tournaments at the admission gate.  There will also be a map to identify your location.  The flier will be an 8.5 x 11 format front and back.   We have eight‐ 2.1” by  5.5” spots available.     

Huntersville Businesses 

$500 for all 2011 Tournaments 

Non‐Huntersville Businesses 

$600 for all 2011 Tournaments 

 

 

 

 

 

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Spring & Fall 2011  

 

Individual Sports Teams/Leagues 

 

 $2000 per season to Sponsor any of the following leagues: 

• Girls Volleyball • Adult Softball (Men’s and Co‐ed separate) • Boys Lacrosse • Senior Softball • Senior Adult Basketball   

Sponsorship of league includes: • Logo on schedule and rule/info packet • Signs/banner outside of facility on game days • One email to all participants sent through athletic 

department • Set up table onsite for game days 

 

$265 for individual team sponsors for any league  

Sponsorship of team includes: • Company name will be put on the back of team’s shirt • One email to all participants sent through athletic department  

 

 

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It is the policy of the Town of Huntersville Parks and Recreation Department  to provide recreational opportunities to all residents of Huntersville. Programs listed below require the payment of fees to cover the expenses. Realizing the need to include all residents we offer financial assistance to Huntersville residents meeting guidelines we have established. A contribution will insure additional space for more scholarships to be offered. 

 

• Youth Summer Camp ($90 per week per child) • Teen Adventure Camp ($700 per session per teen) • After School ($120 per month per child)

2011  

 

Participant Program Scholarships 

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2011 Sponsorship Commitment Form

(Check the event box and the sponsorship level you choose)

Total Events ________

Total Sponsorship $________

  Park Signage   Huntersville Business ($500per year)   Non‐Huntersville Business($600per year)  

   Program Guide Advertisement   Spring/Summer Program Guide  Huntersville Business($300half page/$600full)   Fall/Winter Program Guide  Huntersville Business($300half page/$600full)   Spring/Summer Program Guide  Non‐Huntersville Business($400half page/$800full)   Fall/Winter Program Guide  Non‐Huntersville Business($400half page/$800full)  

   Disc Golf Course Tee Boxes   Tee Sponsor ($500)  

   A Huntersville Christmas   Candy Cane Level ($150)   Christmas Tree Level ($500)   Santa’s Elf Level ($1000)   Snow Flake Level ($2,500‐limited to one)   Santa Clause Level ( $5000 Title Sponsorship) 

  

  Easter Eggstravaganz  Carrot Level ($250)  Easter Egg Level ($500)  Easter Bunny Level ($800) 

   July 4th Celebration   Fireworks Level ($250)   American Flag Level ($500)   Uncle Sam Level ($800) 

  Halloween Event  Trick‐or‐Treat Level ($250)  Pumpkin Level ($500) 

Tournament Advertisement Program  Huntersville Business ($500per year)  Non‐Huntersville Business($600per year) 

Individual Sports Teams/Leagues  Team Sponsor ($265)  League Sponsor ($2000) 

 

Participant Program Scholarships  Youth Summer Camp ($90 per week)  Teen Adventure Camp ($700 per session)  After School ($120 per month) 

 

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Make checks payable to the Town of Huntersville Parks and Recreation Department Tax I.D. # 56-6001252. Send Sponsorship Form to: Town of Huntersville Parks and Recreation Department PO Box 2879 Huntersville, NC 28070 For more information contact: Pamela D. Royal, Recreation Superintendent

704-766-2227 or [email protected]

SPONSOR INFORMATION Company Name: __________________________________________________________

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How to List Company Name: ________________________________________________

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