WISSEN.EINFACH.MACHEN Wissenstransfer pragmatisch, effizient und effektiv.

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WISSEN.EINFACH.MACHEN

Wissenstransfer

pragmatisch, effizient und

effektiv

Christine Gebler

Stadt Mannheim

WISSEN.EINFACH.MACHEN.

WISSENSMANAGEMENT

Lean around the clock

9./10. Februar 2017 in Mannheim

Christine Gebler

Fachbereich Organisations- und

Personalentwicklung

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7.800 BESCHFTIGTE

38 Dienststellen

Eigenbetriebe

1,102 Mrd HAUSHALTSVOLUMEN (Ergebnishaushalt Aufwand)

260 Berufe

Foto Stadt Mannheim; * FK Ebene 1 und 2: Fachbereiche/Abteilungen

176* Fhrungskrfte

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BERBLICK

Wissensmanagement

Ausgangssituation

Varianten des Wissenstransfers

Analyse von Wissensverlust-Risiken

Ausblick

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WISSENSMANAGEMENT

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Foto: Copyright Christine Gebler privat

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WIR HABEN NICHT ZU WENIG INFORMATIONEN,

SONDERN ZU VIELE. ODER DIE FALSCHEN.

ODER DIESE ZUM FALSCHEN ZEITPUNKT.

VIELE ANSTZE DES

WISSENSMANAGEMENTS

FOKUSSIEREN AUF

EXPLIZITES WISSEN.

Von Wissensmanagement spricht man seit den 80er Jahren,

zunchst bezogen auf Expertenwissen. Die Technisierung fhrte

zum Begriff Informations- bzw. Wissensgesellschaft. Peter

Drucker spricht schon 1959 von Wissensarbeitern.

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PRAXIS DES WISSENSMANAGEMENTS

und die passenden Methoden

ERFASSEN

Best Practice

Debriefing

Wissenslandkarte

Knowledge Flow Analysis

Wiki

Storytelling

World Caf

Wissens-modellierung

AUFBEWAHREN

Wissenstransfer

Projektdatenbank

Content Management System

Document Management System

Wiki

Selbsterklrende Ordnerstruktur

KM Cloud-Anwendung

ANWENDEN

Wissensmanager

Expertendaten-bank/Yellow Pages

Business Intelligence

Knowledge-Pod/Video-Cast

BEWERTEN

Suchmaschine

Tagging

Wissensaudit

Wissensbilanz

ENTWICKELN

Betriebs-begehung

Jobrotation

E-Learning

Open Space

VERTEILEN

Groupware System

Blog/Microblog

Forum/ Wissensmarkt-platz

Double-Loop-Learning

Newsgroup/ Feeds/RSS

Knowledge Management-Apps

Quelle: https://www.pumacy.de/publikationen/studien/wissensmanagement-trendstudie/#gf_6

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AUSGANGSSITUATION

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BEISPIEL 1: INTRANET DER STADT MANNHEIM

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BEISPIEL 2:

WIKI IM SERVICE CENTER 115 DER STADT MANNHEIM

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ZIELE DES WISSENSMANAGEMENTS

Relevante Informationen und Wissen werden von Fhrungskrften und MitarbeiterInnen der

Stadt Mannheim als wichtige Ressource fr eine effiziente Aufgabenerledigung, reibungslose Prozesse sowie exzellente Arbeitsergebnisse

angesehen.

Die entwickelten standardisierten Konzepte, Strukturen und Systeme werden von den jeweiligen

Zielgruppen umfnglich genutzt, um relevante Inhalte angemessen zu dokumentieren, aktuell zu halten, zugnglich zu machen und offen auszutauschen.

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WISSENSTRANSFER

Instrument zur Wissenssicherung

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ENTWICKLUNG STAMMPERSONAL GESAMT

96

67 64

88 77

164

182

227

197 200

176

208

227

171

222

0

50

100

150

200

250

2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030

Prognose Fluktuation Stammpersonal (ohne Personen in der ATZ-Freistellungsphase)

Stand: 31.12.2015

Quelle: FB 17.2 - Bei der Fluktuationsprognose im Bereich des Stammpersonals wurden nicht nur die altersbedingten Austritte bercksichtigt, sondern auch diejenigen, die bereits im SAP-System erfasst waren

(wie z.B. Kndigung Ang./Arb. Ohne Angabe von Grnden).

bis 2030: 2.366 MitarbeiterInnen

entspricht 37% des Stammpersonals

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RISIKO WISSENSVERLUST

Quelle: Stephanie Hofschlaeger / pixelio.de

Sachbearbeiterin, Kndigung zum

31.08.2017

Fachbereichsleitung, Ruhestand zum

31.12.2018

Teamleiterin, Altersteilzeit/Ruhephase zum 31.3.2017

Sachgebietsleitung, Ruhestand zum 30.06.2017

Sachbearbeiter, Elternzeit von 15.12.2016 bis 31.08.2017

Mitarbeiter Stabsstelle, interner Wechsel zum 15.04.2017

langfristig krank seit 13.03.2016 wegen eines

Unfalls

Fhrungskraft F1

Fhrungskraft F3

einzige Expertin

Stabstelleninhaber

ohne Vertretung

exklusives Wissen

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WARUM WISSENSTRANSFER?

Strukturen, Ablufe und Aufgaben werden stndig

verndert. Vor allem Erfahrungen sind implizit und nicht

direkt zugnglich.

Die Praxis fragt nicht

nur Faktenwissen ab,

sondern verlangt den

Transfer und die

kreative Lsung neuer

Fragestellungen

und/oder praktischer

Herausforderungen.*

*Erlach/Orians/Reisach in Wissenstransfer bei Fach- und

Fhrungskrftewechsel, Mnchen, 2013 Foto: Tony Hegewald_pixelio.de

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METHODIK UND VARIANTEN DES

WISSENSTRANSFERS

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Paten-konzept

employer branding

Wissens-Transfer

SYNERGIEEFFEKTE

Der Wissenstransfer ist ein strukturiertes Konzept, um Informationen zu sichern und in Kombination mit anderen Instrumenten des Personal- und Kompetenzmanagements (Auswahl) Beschftigte zu befhigen, die relevanten Aufgaben effektiv und effizient erledigen zu knnen.

Men-toring

CHANGE

Gemeinsam mehr

bewirken

Leitlinien fr

Fhrung und

Zusammen-arbeit

Fhrungs-kompetenz-Bewertung Strategisches

Zielsystem

Personal-entwicklung

strukturierte bergabe

Ein-arbeitungs-

plan

Stell-vertretung

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Anlassbezogen oder prventiv:

Wissenssicherung mit einem*r Mitarbeiter*in

individueller Wissenstransfer

Begleitung von Organisationsvernderungen,

Wechsel von Zustndigkeiten etc.:

Wissenssicherung mit Bereich, relevanten Mitarbeitenden, Team

struktureller Wissenstransfer

VARIANTEN DES WISSENSTRANSFERS

Je nach Situation knnen beide Vorgehen miteinander kombiniert und abgewandelt werden.

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INDIVIDUELLER WISSENSTRANSFER

FR EINZELNE BESCHFTIGTE

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SITUATIONEN FR EINEN INDIVIDUELLEN

WISSENSTRANSFER Besonders im Fokus stehen

Pause/Ende der aktiven

Berufsphase

Aufgaben-/

Stellenwechsel

Organisations-vernderungen

Abschluss eines Projekts

Wissens-Transfer

Fhrungskrfte

Experten, Projektbeteiligte

spezifische Aufgaben

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Margit Schwerdt,

bis 31.12.2016 Sachbearbeiterin

fr Verkehrsplanung und

Wegweisung

beim

Fachbereich Stadtplanung

BEISPIEL

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Plan

Do

Check

Act

VERLAUF DES INDIVIDUELLEN WISSENSTRANSFERS Der Workshop wird von einer*m Moderator*in durchgefhrt.

Der/die Wissensgeber*in ergnzt im Anschluss die entstandene Dokumentation.

Vorbereitung

Durchfhrung

Review/Qualittssicherung

ggfs. Abschluss/Prsentation

erste Information fr Fhrungskraft und WissensgeberIn, Besprechen des settings Dauer: ca. 45 Minuten

Workshop: gefhrtes Interview und Dokumentation auf Metaplantechnik, Vereinbarungen zum weiteren Vorgehen Dauer: vier Stunden

Ergnzen des Fotoprotokolls mit den wichtigsten Informationen , Qualittssichern der Dokumentation Aufwand: ein bis zwei Tage

Abschlussgesprch, ggfs. auch Prsentation der Ergebnisse in grerem Kreis; Aufbewahrung, Pflege und persnliche bergabe an Nachfolger*in

Evaluation

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ROLLEN IM INDIVIDUELLEN WISSENSTRANSFER -

WORKSHOP Wer am Wissenstransfer-Workshop teilnimmt, wird im Vorfeld mit Fhrungskraft und Wissensgeber/in abgestimmt (Auftragsklrung).

Wissensgeber*in (Beschftigter, der

Stelle verlsst)

Fhrungskraft/ Vorgesetzte*r

Fachkrfte aus dem Umfeld (z.B.

Prozessbeteiligte)

Stellvertreter

*innen

Moderator*in

optional optional

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Kompetenzrad

Blick auf ein Jahr

Sammlung, Netzwerkkarte

Sammlung

Zeitstrahl

Aufgabenfcher

Sammlung

Stelle

METHODEN IM INDIVIDUELLEN WISSENSTRANSFER-WORKSHOP

Die Module werden bei der Auftragsklrung entsprechend der Situation und Themen ausgewhlt.

Gesamtbild

Aufgaben, Projekte

Kompetenzen

Routinen

Gremien, Mitgliedschaften Kontakte/Netzwerk

TOP-5-Prozesse, Kunden, Projekte

strategische Ausrichtung

was ich sonst noch sagen mchte

Wissensbaum, Wissenslandkarte

Abstimmung der Nachbereitung/Dokumentation und Qualittssicherung

Person

5

3 1

2

9

7

8

4

6

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AUSZUG:

ERGEBNISSE UND NUTZEN DES INDIVIDUELLEN WISSENSTRANSFERS

Fotoprotokoll Teil I

Wissensbaum Aufgabenradar Kompetenzrad Routinen

Aufschrieb whrend des Workshops, Ergnzung und Qualittssicherung durch WissensgeberIn

persnliche Reflektion

Basis fr die folgenden

Teile

Check: Stand der

Dokumentation der

Aufgaben/Vorgnge und

Standorte von

Informationen

Darstellung der fr die

Stelle bentigten

Kompetenzen

Anlsse,

regelmige

Termine des

Bereichs kennen

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NEBENWIRKUNGEN

Foto Stadt Mannheim: Margit Schwerdt, FB 61, und Christine Gebler, FB 17, bei der Nachbesprechung

Der Wissenstransfer sensibilisiert fr wichtige Informationen und macht deutlich, wie das Arbeitsgebiet strukturiert fr die Nachfolge vorbereitet werden kann.

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STRUKTURELLER WISSENSTRANSFER

FR TEAMS UND

ORGANISATIONSEINHEITEN

Vernderungen begleiten

30 17. 1_Wissensmanagement WISSEN.EINFACH.MACHEN.

ABLAUF DES STRUKTURELLEN

WISSENSTRANSFERS

Identifizierung relevanter

Inhalte

kompakte Aufbereitung

der Informationen

Prsentation

Abarbeitung Themen-

speicher und Klrung offener Fragen

bergabe und Vollzug

der Organisations-vernderung

Themen-

speicher

Abstimm-

ung und

Auftrags-

klrung

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BERBLICK INHALTE DES STRUKTURELLEN

WISSENSTRANSFERS Vorbereitete Informationen werden prsentiert. Fragen, die sich ergeben, knnen direkt geklrt werden.

Zahlen, Daten, Fakten zum Thema/Arbeitsgebiet/ Kunden etc.

wichtigste Aufgaben sowie deren Stand; prioritre Projekte, Prozesse, Kunden, Budgets etc.

Inhaltliche Fragen, Kontakte, Kommunikation und Zusammenarbeit

Erfahrungen, Informelles und Empfehlungen

vergangene, derzeitige und zuknftige strategisch relevante Themen

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ANALYSE VON WISSENSVERLUST-RISIKEN

Grundlagen schaffen

33 17. 1_Wissensmanagement WISSEN.EINFACH.MACHEN.

VORBEUGEN VON WISSENSVERLUST

1. S

chri

tt

Analyse Relevanz des Wissens

2. S

chri

tt

Auswertung der Analyse mittels Portfolio priorisierter Handlungsbedarf wird sichtbar

3. S

chri

tt

Festlegung geeigneter Manahmen zur Sicherung von Wissen einzelner Beschftigter und Wissenstransfer im Bereich/Team

4. S

chri

tt

Vorgehensplanung zeitlich und inhaltlich

5.

Sch

ritt

Umsetzung der Manahmen

anschlieend Qualittssicherung der Manahmen und langfristige Pflege der Daten

Systematisches und umfassendes Vorgehen in Teams, Bereichen, Organisationseinheiten:

34

AUSBLICK

Wissen ist die wichtigste Ressource.

35 17. 1_Wissensmanagement WISSEN.EINFACH.MACHEN.

LEBENSPHASENBEGLEITENDE WISSENSSICHERUNG

die Herausforderung, kontinuierlich Erfahrungswissen zu teilen

Berufsleben/Ttigkeit

Start Ausstieg

Stellenneubesetzung

Tools:

Vertretungsregelungen

Prozessbeschreibungen, QM-Handbuch

Checklisten

Besprechungs- und Dialogformate

Mikroartikel

Hospitation/Rotation

Kollegiale Beratung

Wissen teilen lebensphasenbegleitend und als grundstzliche Haltung

36 17. 1_Wissensmanagement WISSEN.EINFACH.MACHEN.

Stadt Mannheim

Christine Gebler

Employer Branding und Wissensmanagement

Abteilung 17.1 Organisationsentwicklung,

Beratungsformate und Organisationskultur

O 2,10 | 68161 Mannheim

Tel +49 (0) 621 / 293 9626

christine.gebler@mannheim.de

www.mannheim.de

Danke fr Ihr Interesse.

Zeit fr Fragen

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Stadt Mannheim

Christine Gebler

Employer Branding und Wissensmanagement

Abteilung 17.1 Organisationsentwicklung,

Beratungsformate und Organisationskultur

O 2,10 | 68161 Mannheim

Tel +49 (0) 621 / 293 9626

christine.gebler@mannheim.de

www.mannheim.de