VNSG-september-2015 Heineken Danishrequirements.typepad.com/files/vnsg-september-2015-heineken_in... · MashZone fra Software AG. Dashboard’et viser en grafisk fremstilling af

Magazine maart/15 1

www.vnsg.nl

VNSG Magazine • september 2015jaargang 19 • nummer 3

‘Met process mining controleren we of de gewenste standaardisatie en consolidatie wordt bereikt.’Jan Plat en Bardo Schütz, HEINEKEN International

Het vakblad voor SAP-gebruikers

In dit nummer:

Integratie: orde

of chaos

Van SAP tenzij naar Cloud tenzijTilburg University integreert SAP HR met SuccessFactors.

SAP HANA Cloud IntegrationDe eerste succesverhalen als wonderlijm zijn er.

“Med process mining kontrollerer vi de ønskede standardiseringer og konsolideringerne er lykkedes”

Process Mining

Magasinet for SAP brugere

Dansk version af John Hansen (jha@project2.dk) www.processmining.dk

- i samarbejde med Vereniging Nederlandstalige SAP Gebruikers (VNSG)

HEINEKEN International is het meest internationale bierbedrijf in de wereld. Het heeft wereldwijd

meer dan 70 werkmaatschappijen en die hebben bij elkaar meer dan 250 IT-oplossingen voor

Business Intelligence. Lastig om in zo’n groot systeemlandschap te zien of alle werkmaatschappijen

werken volgens de processen zoals die zijn bedacht. Toch lukt HEINEKEN dat, dankzij ARIS PPM.

Met ARIS PPM verbetert HEINEKEN haar processenINTERVIEW Martin Putters • TEKST Jos Fluitsma • FOTOGRAFIE Jonas Briels

6 Magazine sept/15

PPM staat voor Process Performance Manager, de process mining-

applicatie van Software AG. Door PPM te koppelen met de diverse

ERP-systemen kan HEINEKEN bekijken hoe de processen verlopen.

Zijn er afwijkingen? Houden de medewerkers zich aan de standaard-

processtappen en afgesproken werkwijze? Zo haalt HEINEKEN

onvolkomenheden eruit en werkt het voortdurend aan standaardisatie

en verbetering van de processen.

Standaard procesmodelHEINEKEN gebruikte meer dan 50 ERP-systemen, vooral van SAP en

daarnaast van Microsoft Dynamics NAV en JD Edwards. Zo’n vijf jaar

geleden begon het bedrijf met de consolidatie van die systemen. Een

standaardprocesmodel moest ervoor zorgen dat overal op dezelfde

manier werd gewerkt. “We wilden natuurlijk weten of dat ook inderdaad

gebeurde”, vertelt Bardo Schütz, Center of Excellence Lead MDM/BI bij

HEINEKEN, onder meer verantwoordelijk voor Process Performance

Measurement en Process Improvement. “Met PPM controleren we of

bij de werkmaatschappijen de standaardisatie en consolidatie wordt

bereikt zoals we die willen.” Jan Plat, Business Intelligence Consultant

binnen het Center of Excellence en verantwoordelijk voor de PPM-

applicatie: “Met PPM kunnen we de werkmaatschappijen ook laten

zien of ze hun werk doen zoals ze het moeten doen en de performance

van verschillende procurement & sales units of brouwerijen met elkaar

vergelijken.”

Fouten eruitDe HEINEKEN Global Procurement-organisatie (HGP) en het Global

Shared Services Center (HGSS) zijn de grote drivers achter ARIS PPM

geweest. PPM wordt ingezet om de processen Procurement, Plant

maintenance, Supply planning en Order to Cash te monitoren. Plat: “HGP

gebruikt de informatie uit PPM voor processtandaardisatie en om samen

met de werkmaatschappijen in de verschillende landen de performance

omhoog te brengen. HGSS wil kunnen zien hoe lang het duurt om een

bepaald proces uit te voeren, wat de oorzaken van vertragingen zijn en

waar het proces beter, sneller of goedkoper kan. Plant maintenance en

Supply planning kijken op basis van de maandelijkse rapportages en

analyses uit PPM vooral wat misging en hoe ze structurele fouten eruit

kunnen halen om zo hun business te verbeteren.”

Technische uitdagingPPM maakt verbinding met de verschillende individuele systemen en

databases. Voor MS Dynamics NAV gaat dat via een JDBC-koppeling

met een SQL-database, voor SAP is het maken van de connectie

geïntegreerd in SAP. PPM importeert procesdata uit de systemen,

voegt die samen en voert berekeningen en analyses uit. “Het was

een fl inke technische uitdaging om binnen de complexiteit van ons

systeemlandschap te bepalen hoe de basisconfi guratie moest zijn”,

vertelt Plat. “Die moest er ten slotte voor zorgen dat we de resultaten

van landen met verschillende versies van SAP en MS Dynamics NAV

en met verschillende manieren van werken toch met elkaar kunnen

vergelijken. We moesten dus alle procesdata op dezelfde leest

schoeien om te voorkomen dat we appels met peren vergeleken. We

hebben dat samen met functionele collega’s en medewerkers van de

werkmaatschappijen gedaan, zodat die weten wat het systeem ingaat

en zich dan ook kunnen vinden in wat eruit komt.”

Niet vrijblijvendPPM verzamelt in het geval van HEINEKEN wekelijks de transactionele

data en bouwt gedurende de maand incrementeel de performance-

analyse op, inclusief wijzigingen uit het change-log, zodat een complete

audit trail van het gevolgde proces ontstaat. De verantwoordelijken

binnen de organisatie van de verschillende processen (Purchase-to-

Pay, Order-to-Cash, HGSS) krijgen vervolgens maandelijks rapportages

uit PPM. Daarin zien ze de scores op verschillende parameters voor

verschillende landen. “De rapportages zijn niet vrijblijvend”, zegt

Schütz. “Als de cijfers niet goed zijn, komt er een reactie vanuit

het hoofdkantoor in Amsterdam. We willen bijvoorbeeld dat de

inkoop netjes is geclassifi ceerd. Gebruikt een werkmaatschappij

ongeclassifi ceerde inkoopdata? Dan kan dat zelfs invloed hebben op

hun bonus.”

Heineken er det mest internationale øl selskab i verden. Med mere end 70 driftsselskaber, som tilsammen har mere end 250 it-løsninger til Business Intelligence. Det er vanskeligt at verificere, i et så stort system-landskab, om alle selskaber opererer i overensstemmelse med de processer, der er blevet fastlagt. Alligevel er HEINEKEN i stand til at styre dette, takket være ARIS PPM.

Med ARIS PPM forbedrer HEINEKEN processerne

PPM står for Process Performance Manager og er et process mining værktøj fra Software AG. Ved at koble PPM på de forskellige ERP-systemer, kan HEINEKEN se hvordan processerne udføres. Er der afvigelser? Holder medarbejderne sig til standard procestrinnene og den aftalte proces? Heineken identificerede uhensigtsmæssigheder og arbejder løbende på at standardisere og forbedre processerne.

Standard procesmodel

HEINEKEN benytter over 50 ERP-systemer, især SAP, men også Microsoft Dynamics NAV og JD Edwards. For omkring fem år siden begyndte virksomheden at konsolidere disse systemer. En standard procesmodel havde til formål at sikre, at de arbejdede på samme måde overalt. "Vi ønskede selvfølgelig, at følge op på om dette rent faktisk skete," fortæller Bardo Schütz, Center of Excellence Lead MDM / BI på Heineken, som er ansvarlig for Process Performance Måling og Procesforbedringer. "Med PPM, tjekker vi, om de enkelte selskaber opnåede den standardisering og konsolidering, som vi ønskede.” Jan Plat, Business Intelligence Konsulent i Center of Excellence og ansvarlig for PPM applikationen: "Med PPM, kan vi også vise datterselskaberne, om de udfører deres opgaver, som de burde gøre det, og de kan sammenligne de forskellige bryggeriers indkøbs- og salgsafdelingers performance".

Eliminere fejlHEINEKEN Global Organisation indkøb (HGP) og Global Shared Services Center (HGSS) har været de vigtigste drivkræfter bag ARIS PPM. PPM bruges til at overvåge processer fra indkøb, vedligeholdelse af driftsanlæg, planlægning af leveringer og ”Order to Cash”. Plat: "HGP brugte oplysningerne fra PPM til proces standardiseringer sammen med datterselskaberne i de forskellige lande for at øge performance. HGSS vil kunne se, hvor lang tid det tager at udføre en bestemt proces, hvad der forårsager forsinkelser og hvor processen kan gøres bedre, hurtigere eller billigere. Vedligeholdelse af driftsanlæg og

Supply planlægning baseres på de månedlige rapporter og analyser over hvad der gik galt, og især PPM afslører hvordan strukturelle fejl kan elimineres for at forbedre forretningen. "

Teknisk udfordring

PPM opretter forbindelse til de forskellige individuelle systemer og databaser. Fra MS Dynamics NAV er der, via JDBC, forbindelse til en SQL-database. I SAP er forbindelsen en integreret del af SAP. PPM importerer data fra systemerne, lægger dem sammen og udfører beregninger og analyser. "Det var en stor teknisk udfordring at fastlægge indenfor hvilken del af det komplekse systemlandskab, den grundlæggende konfiguration skulle være," siger Plat. "Opgaven var at sikre, at resultaterne fra lande med forskellige versioner af SAP og MS Dynamics NAV, og forskellige måder at arbejde på, stadig kunne sammenlignes. Så vi havde alle procesdata i samme konverterede format for at undgå at sammenligne æbler med appelsiner. Det har vi gjort sammen med funktionelle kolleger og medarbejdere i datterselskaberne, så de ved, hvad der går ind i systemet - og dermed er i stand til at finde rundt i det, der kommer ud af analyserne,”

Ikke valgfrit

PPM samler, i Heinekens tilfælde, ugentlige transaktionsdata og opbygger trinvist i løbet af måneden performance analyser, herunder ændringer i ændringsloggen, således at et komplet revisionsspor skabt af processen kan følges. De proces ansvarlige i organisationen (indkøb til betalingskanaler, Order-to-Cash, HGSS) modtager månedlige rapporter fra PPM. I dem kan de se målinger på forskellige parametre for forskellige lande. "Rapporterne er ikke valgfrie," siger Schütz. "Hvis tallene ikke er gode, vil der være en reaktion fra hovedkontoret i Amsterdam. Vi ønsker for eksempel, at indkøbet er korrekt klassificeret. Bruger et datterselskab ikke-klassificerede indkøbsdata? Så kan det endda påvirke deres bonus."

Magazine sept/15 7

PPM blijft belangrijkHEINEKEN heeft met ARIS PPM een prima hulpmiddel bij de uitvoering

van diverse verbeteringsprogramma’s. PPM heeft zaken inzichtelijk

gemaakt, wat heeft bijgedragen aan de oplossing van problemen. Het

aantal systemen van Dynamics en JD Edwards is fl ink teruggebracht.

Alle grote werkmaatschappijen, die samen meer dan 75% van de

organisatie vertegenwoordigen, zijn aangesloten op PPM. “We werken

verder aan de consolidatie van de ERP-systemen”, vertelt Schütz. “We

willen alle systemen over de wereld met elkaar verbinden om zo betere

procesinformatie te krijgen en op kosten te kunnen besparen. Daarom

blijft PPM enorm belangrijk.” Plat: “We merken dat de business PPM

gaat zien als een toegevoegde waarde. HGSS bijvoorbeeld heeft de

kwaliteit van haar service ermee kunnen verbeteren. We krijgen

steeds meer vragen om data uit PPM te kunnen gebruiken voor extra

metingen. De inzet van PPM heeft dus aanvullende positieve effecten.”

Inzicht in procesverloopPPM gaat een stap verder dan BI, dat veel bedrijven gebruiken voor

hun rapportages. “BI geeft inzicht in het resultaat aan het eind van het

proces”, zegt Plat. “Maar wil je weten hoe dat resultaat is ontstaan, dus

hoe het proces is verlopen, dan moet je PPM gebruiken. Het is Process

Intelligence. Door gebruik van PPM zie je direct waar je processtappen

kunt verbeteren.” Schütz: “BI gaat over de uitkomst van het proces,

PPM gaat over het proces zelf. Daarom is PPM voor ons zo belangrijk.

HEINEKEN moet meer een analytisch bedrijf worden. Plan-do-check-

act. We moeten de juiste competenties in onze organisatie hebben om

analyses uit te voeren en daarmee verbeterslagen te kunnen maken.

Daarbij kan PPM ons helpen. PPM maakt samen met ons nieuwe

platform B1 (Enterprise Data Warehouse en Data Hub) uiteindelijk de

vele BI-systemen op het hoofdkantoor en bij de werkmaatschappijen

overbodig. Minder is meer!”

In de pas blijvenDe komende jaren gaat PPM ook het programma voor verdere

standaardisering van processen ondersteunen. “We werken vooral

naar harmonisatie op procesniveau en minder naar harmonisatie op

systeemniveau”, vertelt Schütz. “Ik denk dat we uiteindelijk nog drie

grote ERP-backbones hebben. Sommige kleinere werkmaatschappijen

zullen met Navision of JD Edwards blijven werken. Maar hun processen

moeten wel gelijk lopen met die van andere werkmaatschappijen om

schaalvoordelen te realiseren. Er blijven dus verschillen, daarom blijft

PPM nodig om te zien of we met z’n allen in de pas blijven lopen. Door

de noodzaak van het benutten van schaalgrootte zullen we steeds

meer processen in PPM onderbrengen, bijvoorbeeld op het gebied

van HR en Salesforce Automation. Daarbij kunnen we de informatie

die we tot nu toe uit PPM hebben gekregen, goed gebruiken. Dat

helpt allemaal om ons complexe systeemlandschap simpeler en onze

bedrijfsprocessen beter te maken.”

Naast ARIS PPM voor de meting en analyse van de process

performance, gebruikt HEINEKEN dashboard-applicatie

MashZone van Software AG. Het dashboard toont een

grafi sche weergave van de resultaten en hun samenhang, de

process performance indicators (PPI’s). Via een website met

een link naar documentatie zijn de resultaten online zichtbaar

op bijvoorbeeld een tablet. Verantwoordelijken kunnen op

basis van die PPI’s bepalen welke dwarsdoorsneden ze willen

zien. Van daaruit is het mogelijk ARIS PPM in te gaan voor een

diepere analyse.

Jan Plat Bardo Schütz

Udover ARIS PPM til måling og analyse af proces performance, bruger HEINEKEN dashboard applikationen MashZone fra Software AG. Dashboard’et viser en grafisk fremstilling af resultaterne og deres sammenhæng, som proces indikatorer (PPI). Gennem et website med et link til dokumentationen er resultaterne synlige online, for eksempel via en tablet. Ledere kan på basis af disse PPI’er, selv bestemme hvilke detaljer, de ønsker at se. Derfra er det muligt at gå til ARIS PPM for en dybere analyse.

PPM fortsat vigtigt

HEINEKEN har med ARIS PPM et fantastisk værktøj til gennemførelsen af flere forbedringprojekter. PPM har synliggjort tingenes tilstand, hvilket har bidraget til løsning af problemer. Antallet af systemer fra Dynamics til JD Edwards er reduceret betydeligt. Alle større selskaber, der tilsammen repræsenterer mere end 75% af organisationen, er forbundet med PPM. "Vi fortsætter med at arbejde på en konsolidering af ERP-systemerne," siger Schütz. "Vi ønsker at forbinde alle systemer rundt omkring i verden med hinanden for at få bedre proces information og for at spare omkostninger. PPM er derfor fortsat ekstremt vigtigt." Plat: ”Vi mærker, at forretningen ser PPM som en merværdi. HGSS vil for eksempel kunne forbedre kvaliteten af sin service. Vi får flere og flere spørgsmål om at kunne bruge data fra PPM til yderligere målinger. Anvendelsen af PPM har flere positive indvirkninger."

Indsigt i processen

PPM går et skridt videre end BI, som mange virksomheder bruger til deres rapporter. "BI giver indsigt i resultatet ved afslutningen af processen," siger Plat. "Men hvis du vil vide, hvordan dette resultat opstod, og hvordan processen er udført, skal du bruge PPM. Det er Process Intelligence. Ved at bruge PPM ser du straks, hvor du kan forbedre processen. "Schütz". BI handler om udfaldet af processen, PPM handler om selve processen. Derfor er PPM så vigtigt for os.

HEINEKEN skal være en mere analytisk virksomhed. Plan-Do-Check-Act. Vi skal have de rette kompetencer i vores organisation til at lave analyser og dermed lave forbedringer. Det kan PPM hjælpe os med. PPM, sammen med vores nye B1 platform (Enterprise Data Warehouse og Data Hub) vil efterhånden gøre de mange BI-systemer i hovedkvarteret og i driftsselskaberne overflødige. Less is more! "

Næsen i sporet

Det næste år vil PPM også støtte programmet for yderligere standardisering af processer. "Vi arbejder primært i retning af en harmonisering på procesniveau og mindre på en harmonisering på systemniveau," siger Schütz. "Jeg tror, at vi endelig har tre store ERP-backbones. Nogle mindre selskaber vil fortsætte med at arbejde med Navision eller JD Edwards. Men de processer skal køre parallelt med de andre selskaber for at opnå stordriftsfordele. Så der vil fortsat være forskelle, derfor er PPM fortsat nødvendigt for at kunne se, om alle er synkroniserede. På grund af behovet for at udnytte stordriftsfordele, vil vi se på flere processer i PPM, f.eks inden for HR og Sales Force Automation. Dermed kan vi bruge de informationer vi allerede har og få noget brugbart ud af dem med PPM. Alt dette er med til at gøre vores komplekse system landskab lettere og vores forretning bedre."