Top Banner
Tatakelola Program Modernisasi UKPBJ Menuju UKPBJ sbg Pusat Unggulan Pengadaan (CoE)
39

Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Jun 23, 2019

Download

Documents

lamkhuong
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Tatakelola Program Modernisasi UKPBJ

Menuju UKPBJ sbg Pusat Unggulan Pengadaan (CoE)

Page 2: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Arah & Strategi ProgramModernisasi UKPBJ Menuju Pusat Keunggulan Pengadaan

Page 3: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Latar Belakang Program Modernisasi UKPBJ

• UKPBJ belumpermanen

• Pokja tidak bekerjapenuh waktu

• UKPBJ yang harusmengelola operasionalpengadaan di beberapa lokasigeografis

• Mengelola pemilihandengan kualitasperencanaan yang kurang baik

• Ecatalog lokal• Ecatalog sectoral• Agen pengadaan

• Membentuk UKPBJ yang permanen danmandiri

• Mitigasi risiko hukum

Kendala UKPBJ Tantangan UKPBJ Mendukung Program Strategis LKPP

Mendukung Program Stranas PK dari KPK

Page 4: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Arah dan Target Program Modernisasi UKPBJ

• UKPBJ sbg motor penggerak reformasi Pemerintah• Mendukung program strategis LKPP• Mendukung program strategis Stranas PKARAH

• 2024 : 78%• 2023 : 62%• 2022: 47%• 2021: 32%• 2020: 17% = 100• TOTAL K/L/PEMDA : 617

TARGET level-3 (CoE)

Page 5: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram
Page 6: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram
Page 7: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Pemangku Kepentingan Modernisasi UKPBJ

ModernisasiUKPBJ

LKPP

MAIN Sister

PAIR SisterMentor CoE

LembagaPelatihan / Konsultan

CoE

UKPBJ ProvinsiUKPBJ K/L PercontohanUKPBJ Percontohan MCAI

Page 8: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Pengorganisasian Program Modernisasi UKPBJ

PelaksanaProgram

Pembina Regional/Sektoral

Penanggungjawab Nasional LKPP

UKPBJ Provinsi

UKPBJ Kabupaten

UKPBJ Kota

LKPP

UKPBJ K/L

UKPBJSbg CoE

Main Sister

Mentor CoEKonsultan CoE

PengendaliMutu

Page 9: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Struktur Pembinaan dalamModernisasi UKPBJ

Pembinaan Regional oleh Pemprov

• Kabupaten• Kota

Pembinaan olehLKPP

• Kementerian• Lembaga

Pembinaan olehUKPBJ Percontohan

• Lanjutan program sistering MCAI

Mekanisme Sistering CoE

Page 10: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

PENGORGANISASIAN PROGRAM

LKPP Main Sister UKPBJ

Operasional

Koordinasi

Strategis

LINGKUP

PERAN

Page 11: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

PERAN dalam Program ModernisasiPengadaan

STRATEGIS

• Kebijakan• Strategi• Tatakelola• Sistem• Standar• Pengakuan &

Penghargaan

KOORDINASI

• Koordinasi mentee• Mentoring• Monitoring kemajuan• Pengendalian mutu

OPERASIONAL

• Tim pelaksana• Anggaran program

kerja• Pengembangan

(Kelembagaan, Proses, SDM, SI)

• Koordinasi internal K/L/PD

Page 12: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Kolaborasi Nasional Pengembangan UKPBJ menjadi Pusat Keunggulan Pengadaan

LKPP

Main Sister

UKPBJ / Pair Sister

KPKKemenpan RBKemendagriKemenkeu

KSP

Mentor CoEKonsultan CoE

PusatPelatihan CoE

Page 13: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Mekanisme Pengendalian Program Modernisasi

UKPBJ

Pengendalian jadwal

Laporan kemajuan per triwulan

Laporan pencapaian CoE

Pengendalian mutu

Laporan verifikator atas bukti dukung

Laporan surveyor atas perilaku organisasi

Eskalasi permasalahan & Penyelesaiannya

Sosialisasi

Pengembangan kebijakan

Layanan Pelanggan/Pemangku Kepentingan

Apresiasi

UKPBJ menjadi CoE

UKPBJ sbg main sister

Pimpinan K/L/Pemda

Mentor CoE

Prestasi di bidang tertentu

Benchmark kelembagaan

Benchmark SDM

Benchmark Proses bisnis

Benchmark Sistem Informasi

Page 14: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Mekanisme PelaksanaanProgram Modernisasi UKPBJ

Page 15: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Mekanisme Pelaksanaan Program Modernisasi UKPBJ

INISIASI• Komitmen memulai

program ModernisasiUKPBJ

PERENCANAAN• Membuat strategi

implementasi danmempersiapkan sumberdaya yang diperlukan

PELAKSANAAN• Melakukan serangkaian

aktifitas penguatanorganisasi baik dariaspek kelembagaan, SDM, proses kerja dansistem informasi

PENGENDALIAN• Menyampaikan

kemajuan program modernisasi UKPBJ, analisis permasalahandan langkahpenyelesaiannya

PEMBELAJARAN• Berbagi pengalaman

atas keberhasilan ataupengalaman mengatasimasalah

Page 16: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

INISIASI Program oleh UKPBJ

• Pembuatan MOU dengan Main SISTER• MOU Sistering CoE (bila diperlukan)• MOU dapat dijadikan dasar untuk menyusun program kerja Modernisasi

UKPBJ• Kick-off Program Modernisasi UKPBJ Menuju Pusat Keunggulan

Pengadaan• Mandat dari pimpinan daerah / kementerian (Sekda/Sekjen) kepada pimpinan

program UKPBJ Menuju CoE• Komitmen pimpinan daerah / kementerian atas program UKPBJ menuju CoE• Sosialisasi kepada pemangku kepentingan internal K/L/Pemda atas program

UKPBJ menuju CoE

Page 17: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Menetapkan tim Modernisasi UKPBJ

Ketua

Tim Pengembangan

Proses

Tim PengembanganKelembagaan

Tim Pengembangan

SDM

Tim Pengembangan

Sistem Informasi

Sekretariat

Dewan Pengarah:Pimpinan, Sekjen/Sekda

Main SisterMain Sister

Mentor CoE

Konsultan CoE

Page 18: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Perencanaan Program Sistering CoE

1. Asesmen Kematangan UKPBJ menggunakan Model Kematangan UKPBJ untuk 4 domain dan 9 variabel

2. Membuat peta jalan dan rencana aksi menuju level-3 (CoE), dari kondisihasil tingkat kematangan UKPBJ

3. Menetapkan urutan prioritas rencana aksi• Sesuai kebutuhan K/L/Pemda• Sesuai strategi pencapaian ke kematangan level-3

4. Menunjuk penanggung jawab kegiatan untuk setiap aktifitas dalamrencana aksi (PIC)

5. Mempersiapkan anggaran dan sumber daya yang diperlukan6. Analisis risiko yang mungkin timbul dan membuat rencana mitigasinya

Page 19: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Struktur Program Modernisasi UKPBJ

Program Modernisasi

UKPBJ

ProyekPengembangan

Proses

Training & Pembuatan SOP

Mgmt Kinerja

Pembuatan SOP PengadaanTerintegrasi

ProyekPengembanganKelembagaan

Pembuatan SOTK UKPBJ

ProyekPengembangan

SDM

ProyekPengembangan

Sistem Informasi

Program

Proyek

Kegiatan

Page 20: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Peta Jalan – Menuju UKPBJ sbg CoE

No Area Kegiatan2019 2020

Estimasi BiayaQ1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

1 PengembanganKelembagaan

Rp. 250.000.000,-

2 Pengembangan FungsiSDM

Rp. 300.000.000,-

3 Pengembangan Tata Kelola PBJ

4 PengembanganPerlindungan Hukum PBJ

5 PengembanganKetrampilan Manajerial

6 Pengembangan LPSE

Nama Program : MODERNISASI UKPBJUKPBJ : ……………………………..Program Manager : ……………………………..Tujuan : Menjadi Pusat Unggulan Pengadaan Barang/Jasa

contoh

Page 21: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Contoh Rencana Aksi Penyusunan SOP

No. Aktifitas Target Penyelesaian PIC1 TAHAP PERSIAPAN

A. Pembentukan tim penyusunan SOP

B. Analisis kondisi eksiting dan gap dengan Perpres 16 Tahun 2018

C. Identifikasi kebutuhan pengembangan SOP serta keterkaitandengan SOP dari fungsi lain (jika ada)

D. Identifikasi stakeholder SOP

E. Riset/benchmark SOP dari UKPBJ lain

2 TAHAP PENGEMBANGAN

A. Pengembangan SOP bersama tim dan fungsi terkait

B. Workshop review dan perbaikan SOP

C. Penyusunan rencana implementasi SOP

D. Pengajuan dan pengesahan SOP

3 TAHAP IMPLEMENTASI

A. Sosialisasi/pelatihan SOP kepada stakeholder terkait

B. Dimulainya penerapan SOP

C. Penyediaan Helpdesk/Coaching Clinic bagi stakeholder terkait

D. Monitoring dan evaluasi implementasi

Nama Proyek : Penyusunan SOP UKPBJ: ……………………………..

Area : Tata Kelola Project Manager: ……………………………..

Tujuan : Menyusun, memformalkan dan mensosialisasikan SOP ..... sebagai panduan pelaku proses di lingkungan K/L/PD

Target penyelesaianbisa berbeda2 untukSOP yang dibuat

Pertimbangkan perlunyakebijakan utama yang memayungi seluruh SOP yang akan dibuat

Page 22: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Contoh Penggambaran Proses Bisnis

Level 0

Level 1

Level N

Peta Proses Bisnis (BPMN)PermenpanRB No. 19 Tahun 2018

SOPPermenpanRB No. 35 Tahun 2012

Peta Proses

Peta Proses Bisnis (Gambar Peta)

Peta Sub-Proses

Peta Lintas Fungsi

PermenpanRB No. 19 Tahun 2018

Page 23: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Siklus Pelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ

AsesmenKematangan & Buat Renaksi

Training Manajerial UKPBJ

PengembanganUKPBJ

Kendali Mutuoutput

PengembanganUKPBJ

Sosialisasi Internal Pengembangan

UKPBJ

1. Proses2. Kelembagaan3. SDM4. Sistem Informasi

12 CBT Modul Manajerial

Verifikasi oleh Mentor CoE, Konsultan atau LKPP

Mengkomunikasikan hasilpengembangan UKPBJ ke pemangku

kepentingan

Siklus update kematangan UKPBJ per triwulan

Page 24: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Pengendalian Program Modernisasi UKPBJ

• Melaporkan kemajuan program per 3 bulan• Membandingkan kemajuan vs perencanaan• Membuat rencana aksi 3 bulan mendatang

LaporanTriwulan

• Melaporkan output pengembangan UKPBJ yang diselesaikan di perioda 3 bulan

• Menyampaikan hasil verifikasi oleh Mentor CoE/Konsultan/LKPPLaporan Hasil

• Menyampaikan kendala program yang tidak bisa diselesaikansecara internal K/L/Pemda

• Mengusulkan alternatif solusi untuk dibahas dengan LKPP

EskalasiPermasalahan

Page 25: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Pelaporan Kemajuan Proyek

No. Aktifitas Target

PenyelesaianProgres

PenyelesaianEstimasi

PenyelesaianPenanggung Jawab

(PIC)

1 KEGIATAN X

1. Aktifitas X1 10 Mar 2019 12 Mar 2019

2. Aktifitas X2 20 Mar 50% 10 Apr 2019

Aktifitas Xn ……

2 KEGIATAN Y

1. Aktifitas Y1 20 Apr 2019 25%

2. Aktifitas Y2 15 Mei 2019

Aktifitas Yn ……

3 KEGIATAN Z

1. Aktifitas Y1

2. Aktifitas Y2

Aktifitas Yn ……

Nama Proyek : ……………. UKPBJ : ……………………………..Area : ………… Project Manager : ……………………………..Tujuan : …………………………. Period Pelaporan : Maret 2019

contoh

Page 26: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Penutupan dan Pembelajaran

• Penutupan Proyek• Untuk setiap proyek yang sudah

mencapai level-3 kematanganUKPBJ agar dilakukan penutupanproyek• Pengarsipan semua dokumentasi• Melaporkan ke pimpinan atas

capaian yang sudah dilakukan

• Pembelajaran Proyek• Pembelajaran positif yang dapat

ditularkan ke UKPBJ lain• Pembelajaran negatif yang dapat

diinformasikan kepada UKPBJ lain sehingga menjadi pustaka risikoprogram modernisasi UKPBJ

Page 27: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Teknik yg digunakan dalamModernisasi UKPBJ

Page 28: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Beberapa Teknik dalam Program ModernisasiUKPBJ

Model KematanganUKPBJ

Alat ukur yang digunakan untukmengetahuikemajuan program modernisasi UKPBJ

Program Sisteringmenuju CoE

Mekanisme pembinaandalam program modernisasi UKPBJ, denganmemberdayakan UKPBJ yg sudah menjadi PusatKeunggulan Pengadaan(CoE) dan Mentor CoE

Workshop UKPBJ

• Forum UKPBJ untukupdate kemajuanprogram modernisasiUKPBJ

• Sarana berbagipengalaman dari Main Sister dan Pair Sister dalam Program Sistering CoE

Page 29: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

MK-UKPBJ: Tingkatan Kematangan untukUKPBJ

Dasar usulan:• Behaviour

Approach• Memastikan

konsistensipenjabaran kesetiap variable• Menjadi alat

bantu bagiK/L/PD untukmelakukanperbaikan

Esensi

Proaktif

Strategis

Unggul

Low

High Penciptaan nilai tambah dan penerapan praktik terbaik yang berkelanjutan sehinggamenjadi panutan dan mentor untuk UKPBJ lainnya

Proses/pola pikir pengelolaan pengadaan inovatif yang terintegrasi dan strategis untukmendukung pencapaian kinerja organisasi

Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsiperencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal

Memfokuskan pada fungsi dasar UKPBJ dalam proses pemilihan, namun masih tersegmentasidan belum terbentuk kolaborasi antar pelaku proses PBJ yang efektif

Inisiasi Pasif dalam merespon setiap permintaan dengan bentuk yang masih adhoc dan belummerefleksikan keutuhan perluasan fungsi dalam organisasi pengadaan barang/jasa (UKPBJ)

Page 30: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

MK-UKPBJ: Domain dan VariabelMenggambarkan area kunci (attributes) yang dianggap penting dan wajib ada dalam pelaksanaan sebuahmodel yang saling terkait sehingga menjadi sebuah kesatuan kerangka berpikir yang logis dan sistematisuntuk memberikan nilai tambah bagi organisasi.

Proses Kelembagaan SDM Sistem Informasi

Manajemen Pengadaan Pengorganisasian

Tugas & Fungsi

Perencanaan

Pengembangan

Manajemen Kinerja

Manajemen Penyedia

Manajemen Risiko

Domain

Variabel Sistem Informasi

KEY DRIVER:

• Setiap variable di atas akan dideskripsikan untuk setiap tingkatan kematangan

• Hal tersebut dicirikan oleh beberapa key driver, dimana setiap key driver akan memiliki karakter yang berbeda-bedadi setiap tingkatan kematangan.

• Pencapaian organisasi atas tingkat tertentu di setiap variabel bersifat menyeluruh, artinya bahwa apabila ada key driver yang belum terpenuhi, maka organisasi tidak dapat mengakui sudah berada di tingkatan tersebut.

Page 31: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Kriteria CoE – Domain Proses

Variabel Definisi Bukti DukungManajemenPengadaan

Pengelolaan proses PBJ terintegrasi di seluruhmata rantai proses pengadaan denganberkolaborasi dengan pihak terkait

1. SOP Pengadaan Terintegrasi, meliputi:- SOP Perencanaan- SOP Persiapan Pengadaan- SOP Pemilihan- SOP Pelaksanaan Pekerjaan

2. Standar layanan Helpdesk pengadaan secara elektronik3. Standar kebijakan layanan pengadaan secara elektronik4. Berita acara/notulensi rapat dengan pelaku pengadaan dan atau

pelaku usahaManajemenPenyedia

Pengelolaan penyedia meliputi proses registrasi, kualifikasi dan pemantauan ketersediaanpenyedia untuk memastikan keberhasilanproses pemilihan

1. SOP Pengelolaan Penyedia2. Program pembinaan penyedia berdasarkan hasil analisis ketersediaan

penyedia3. Notulensi rapat progress pelaksanaan pekerjaan untuk mencatat

kinerja penyediaManajemen

KinerjaSudah ada sistem pengelolaan kinerja yang mencakup perencanaan dan pengendaliankinerja

1. SOP Pengelolaan Kinerja2. Dok. perencanaan kinerja3. Laporan pencapaian indikator kinerja utama UKPBJ

ManajemenRisiko

Sudah diterapkan SOP perencanaan dan mitigasi risiko pengadaan serta pelaporan untukmendukung tercapai target kegiatan pengadaan, termasuk risiko hukum

1. SOP Manajemen Risiko (mengakomodir berbagai jenis risiko, sepertirisiko hukum, gagal tender, keterlambatan penyelesaian pekerjaan)

2. Standar Pengelolaan Risiko layanan pengadaan secara elektronik3. Dokumen Mitigasi Risiko Pengadaan4. Kode etik pengelola UKPBJ

Level 3Proaktif

Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal

Page 32: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Kriteria CoE – Domain Kelembagaan

Variabel Definisi Bukti DukungPengorganisasian UKPBJ struktural yang melakukan fungsi

penyediaan barang/jasa1. Permen/Perka/ Perkada terkait SOTK yang mengatur

pengelolaan pengadaan barang/jasa2. Standar Pengorganisasian layanan pengadaan secara

elektronik

Tugas dan Fungsi Mengelola fungsi pengelolaan PBJ, fungsipengelolaan layanan pengadaan secaraelektronik serta fungsi pembinaan dan advokasi PBJ dengan memastikan kebutuhanbarang/jasa terpenuhi dengan baik

1. Tusi UKPBJ sesuai dengan amanat Perpres 16 Tahun 20182. Pembinaan hubungan dengan pemangku kepentingan

melalui analisis stakeholder PBJ dan engagement plan dengan pihak internal (PPK, PPHP, APIP) serta eskternal(penyedia, APH)

3. Laporan koordinasi UKPBJ dengan pihak terkait dalampelaksanaan paket

4. Standar Pengelolaan Hubungan dengan Pengguna layananpengadaan secara elektronik

Level 3Proaktif

Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal

Page 33: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Kriteria CoE – Domain SDM

Variabel Definisi Bukti DukungPerencanaan SDM Perencanaan SDM berupa Anjab dan ABK

SDM Pengadaan yang berbasis kompetensidan program kerja UKPBJ

1. Dokumen Anjab dan ABK berbasis kompetensi untuk PokjaPBJ, PP dan seluruh staf UKPBJ berbasis program kerjaUKPBJ

2. Surat Penempatan Jabfung PPJB di Pokja dan PP

PengembanganSDM

Pengembangan SDM berbasis kompetensidengan metoda pelatihan dan mentoring serta diselaraskan dengan kinerja staf UKPBJ dan Jabfung PPJB

1. Training Need Analysis untuk Unit Kompetensi Nasional PBJ2. Laporan Pelatihan dan Mentoring berbasis kompetensi

bagi Pokja, PP dan Seluruh Staf UKPBJ3. Laporan Evaluasi Kinerja Staf UKPBJ & Jabfung PPJB

Level 3Proaktif

Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal

Page 34: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Kriteria CoE – Domain Sistem Informasi

Variabel Definisi Bukti DukungSistem Informasi Pengelolaan sistem informasi pengadaan

sudah terkendali dengan baik shgpelayanan pengadaan secara elektronikkepada pengguna dan penyedia berjalandengan baik serta bebas dari fraud

1. Laporan penggunaan Sistem Informasi Pengadaansecara penuh

2. Laporan pengendalian risiko sistem informasipengadaan

3. Sertifikasi Standar layanan pengadaan secaraelektronik

Level 3Proaktif

Berorientasi pada pemenuhan kebutuhan pelanggan melalui kolaborasi, penguatan fungsi perencanaan bersama pelanggan internal maupun eksternal

Page 35: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Sistem Pengelolaan Kematangan UKPBJ

Page 36: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram
Page 37: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Beberapa Segmen Workshop UKPBJ

1. Workshop UKPBJ – tingkat Nasional, dikelola oleh LKPP2. Workshop UKPBJ – tingkat Provinsi, dikelola oleh Pemprov3. Workshop UKPBJ – Kementerian/Lembaga, dikelola oleh LKPP4. Workshop UKPBJ – per Main Sister, dikelola oleh Main Sister5. Workshop UKPBJ – per spesialisasi domain• Area proses bisnis dan manajemen• Area kelembagaaan• Area SDM• Area sistem informasi

Page 38: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

Agenda Workshop UKPBJ1. Pengkinian Informasi

• Peraturan / Pedoman• Alat bantu program modernisasi UKPBJ

2. Monitoring Kemajuan Program• Laporan kemajuan program• Analisis kendala dan masalah• Perencanaan program perioda berikutnya• Kendali risiko• Manajemen Perubahan terkait Program Modernisasi UKPBJ

3. Apresiasi & Pembelajaran• Pemberian award kepada UKPBJ berprestasi dalam Modernisasi UKPBJ• Berbagi pengalaman dari UKPBJ yang sudah menjadi Pusat Unggulan Pengadaan• Berbagi pengalaman

Page 39: Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ · Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi. MekanismePelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ. MekanismePelaksanaanProgram

selesai