Top Banner

of 39

Tatakelola Program ModernisasiUKPBJ .Benchmark SDM Benchmark Proses bisnis Benchmark Sistem Informasi

Jun 23, 2019

ReportDownload

Documents

lamkhuong

  • Tatakelola Program Modernisasi UKPBJ

    Menuju UKPBJ sbg Pusat Unggulan Pengadaan (CoE)

  • Arah & Strategi ProgramModernisasi UKPBJ Menuju Pusat Keunggulan Pengadaan

  • Latar Belakang Program Modernisasi UKPBJ

    UKPBJ belumpermanen

    Pokja tidak bekerjapenuh waktu

    UKPBJ yang harusmengelola operasionalpengadaan di beberapa lokasigeografis

    Mengelola pemilihandengan kualitasperencanaan yang kurang baik

    Ecatalog lokal Ecatalog sectoral Agen pengadaan

    Membentuk UKPBJ yang permanen danmandiri

    Mitigasi risiko hukum

    Kendala UKPBJ Tantangan UKPBJ Mendukung Program Strategis LKPPMendukung Program Stranas PK dari KPK

  • Arah dan Target Program Modernisasi UKPBJ

    UKPBJ sbg motor penggerak reformasi Pemerintah Mendukung program strategis LKPP Mendukung program strategis Stranas PKARAH

    2024 : 78% 2023 : 62% 2022: 47% 2021: 32% 2020: 17% = 100 TOTAL K/L/PEMDA : 617

    TARGET level-3 (CoE)

  • Pemangku Kepentingan Modernisasi UKPBJ

    ModernisasiUKPBJ

    LKPP

    MAIN Sister

    PAIR SisterMentor CoE

    LembagaPelatihan / Konsultan

    CoE

    UKPBJ ProvinsiUKPBJ K/L PercontohanUKPBJ Percontohan MCAI

  • Pengorganisasian Program Modernisasi UKPBJ

    PelaksanaProgram

    Pembina Regional/Sektoral

    Penanggungjawab Nasional LKPP

    UKPBJ Provinsi

    UKPBJ Kabupaten

    UKPBJ Kota

    LKPP

    UKPBJ K/L

    UKPBJSbg CoE

    Main Sister

    Mentor CoEKonsultan CoE

    PengendaliMutu

  • Struktur Pembinaan dalamModernisasi UKPBJ

    Pembinaan Regional oleh Pemprov

    Kabupaten Kota

    Pembinaan olehLKPP

    Kementerian Lembaga

    Pembinaan olehUKPBJ Percontohan

    Lanjutan program sistering MCAI

    Mekanisme Sistering CoE

  • PENGORGANISASIAN PROGRAM

    LKPP Main Sister UKPBJ

    Operasional

    Koordinasi

    Strategis

    LINGKUP

    PERAN

  • PERAN dalam Program ModernisasiPengadaan

    STRATEGIS

    Kebijakan Strategi Tatakelola Sistem Standar Pengakuan &

    Penghargaan

    KOORDINASI

    Koordinasi mentee Mentoring Monitoring kemajuan Pengendalian mutu

    OPERASIONAL

    Tim pelaksana Anggaran program

    kerja Pengembangan

    (Kelembagaan, Proses, SDM, SI)

    Koordinasi internal K/L/PD

  • Kolaborasi Nasional Pengembangan UKPBJ menjadi Pusat Keunggulan Pengadaan

    LKPP

    Main Sister

    UKPBJ / Pair Sister

    KPKKemenpan RBKemendagriKemenkeu

    KSP

    Mentor CoEKonsultan CoE

    PusatPelatihan CoE

  • Mekanisme Pengendalian Program Modernisasi

    UKPBJ

    Pengendalian jadwal

    Laporan kemajuan per triwulan

    Laporan pencapaian CoE

    Pengendalian mutu

    Laporan verifikator atas bukti dukung

    Laporan surveyor atas perilaku organisasi

    Eskalasi permasalahan & Penyelesaiannya

    Sosialisasi

    Pengembangan kebijakan

    Layanan Pelanggan/Pemangku Kepentingan

    Apresiasi

    UKPBJ menjadi CoE

    UKPBJ sbg main sister

    Pimpinan K/L/Pemda

    Mentor CoE

    Prestasi di bidang tertentu

    Benchmark kelembagaan

    Benchmark SDM

    Benchmark Proses bisnis

    Benchmark Sistem Informasi

  • Mekanisme PelaksanaanProgram Modernisasi UKPBJ

  • Mekanisme Pelaksanaan Program Modernisasi UKPBJ

    INISIASI Komitmen memulai

    program ModernisasiUKPBJ

    PERENCANAAN Membuat strategi

    implementasi danmempersiapkan sumberdaya yang diperlukan

    PELAKSANAAN Melakukan serangkaian

    aktifitas penguatanorganisasi baik dariaspek kelembagaan, SDM, proses kerja dansistem informasi

    PENGENDALIAN Menyampaikan

    kemajuan program modernisasi UKPBJ, analisis permasalahandan langkahpenyelesaiannya

    PEMBELAJARAN Berbagi pengalaman

    atas keberhasilan ataupengalaman mengatasimasalah

  • INISIASI Program oleh UKPBJ

    Pembuatan MOU dengan Main SISTER MOU Sistering CoE (bila diperlukan) MOU dapat dijadikan dasar untuk menyusun program kerja Modernisasi

    UKPBJ Kick-off Program Modernisasi UKPBJ Menuju Pusat Keunggulan

    Pengadaan Mandat dari pimpinan daerah / kementerian (Sekda/Sekjen) kepada pimpinan

    program UKPBJ Menuju CoE Komitmen pimpinan daerah / kementerian atas program UKPBJ menuju CoE Sosialisasi kepada pemangku kepentingan internal K/L/Pemda atas program

    UKPBJ menuju CoE

  • Menetapkan tim Modernisasi UKPBJ

    Ketua

    Tim Pengembangan

    Proses

    Tim PengembanganKelembagaan

    Tim Pengembangan

    SDM

    Tim Pengembangan

    Sistem Informasi

    Sekretariat

    Dewan Pengarah:Pimpinan, Sekjen/Sekda

    Main SisterMain Sister

    Mentor CoE

    Konsultan CoE

  • Perencanaan Program Sistering CoE

    1. Asesmen Kematangan UKPBJ menggunakan Model Kematangan UKPBJ untuk 4 domain dan 9 variabel

    2. Membuat peta jalan dan rencana aksi menuju level-3 (CoE), dari kondisihasil tingkat kematangan UKPBJ

    3. Menetapkan urutan prioritas rencana aksi Sesuai kebutuhan K/L/Pemda Sesuai strategi pencapaian ke kematangan level-3

    4. Menunjuk penanggung jawab kegiatan untuk setiap aktifitas dalamrencana aksi (PIC)

    5. Mempersiapkan anggaran dan sumber daya yang diperlukan6. Analisis risiko yang mungkin timbul dan membuat rencana mitigasinya

  • Struktur Program Modernisasi UKPBJ

    Program Modernisasi

    UKPBJ

    ProyekPengembangan

    Proses

    Training & Pembuatan SOP

    Mgmt Kinerja

    Pembuatan SOP PengadaanTerintegrasi

    ProyekPengembanganKelembagaan

    Pembuatan SOTK UKPBJ

    ProyekPengembangan

    SDM

    ProyekPengembangan

    Sistem Informasi

    Program

    Proyek

    Kegiatan

  • Peta Jalan Menuju UKPBJ sbg CoE

    No Area Kegiatan2019 2020

    Estimasi BiayaQ1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4

    1 PengembanganKelembagaan

    Rp. 250.000.000,-

    2 Pengembangan FungsiSDM

    Rp. 300.000.000,-

    3 Pengembangan Tata Kelola PBJ

    4 PengembanganPerlindungan Hukum PBJ

    5 PengembanganKetrampilan Manajerial

    6 Pengembangan LPSE

    Nama Program : MODERNISASI UKPBJUKPBJ : ..Program Manager : ..Tujuan : Menjadi Pusat Unggulan Pengadaan Barang/Jasa

    contoh

  • Contoh Rencana Aksi Penyusunan SOP

    No. Aktifitas Target Penyelesaian PIC1 TAHAP PERSIAPAN

    A. Pembentukan tim penyusunan SOP

    B. Analisis kondisi eksiting dan gap dengan Perpres 16 Tahun 2018

    C. Identifikasi kebutuhan pengembangan SOP serta keterkaitandengan SOP dari fungsi lain (jika ada)

    D. Identifikasi stakeholder SOP

    E. Riset/benchmark SOP dari UKPBJ lain

    2 TAHAP PENGEMBANGAN

    A. Pengembangan SOP bersama tim dan fungsi terkait

    B. Workshop review dan perbaikan SOP

    C. Penyusunan rencana implementasi SOP

    D. Pengajuan dan pengesahan SOP

    3 TAHAP IMPLEMENTASI

    A. Sosialisasi/pelatihan SOP kepada stakeholder terkait

    B. Dimulainya penerapan SOP

    C. Penyediaan Helpdesk/Coaching Clinic bagi stakeholder terkait

    D. Monitoring dan evaluasi implementasi

    Nama Proyek : Penyusunan SOP UKPBJ: ..

    Area : Tata Kelola Project Manager: ..

    Tujuan : Menyusun, memformalkan dan mensosialisasikan SOP ..... sebagai panduan pelaku proses di lingkungan K/L/PD

    Target penyelesaianbisa berbeda2 untukSOP yang dibuat

    Pertimbangkan perlunyakebijakan utama yang memayungi seluruh SOP yang akan dibuat

  • Contoh Penggambaran Proses Bisnis

    Level 0

    Level 1

    Level N

    Peta Proses Bisnis (BPMN)PermenpanRB No. 19 Tahun 2018

    SOPPermenpanRB No. 35 Tahun 2012

    Peta Proses

    Peta Proses Bisnis (Gambar Peta)

    Peta Sub-Proses

    Peta Lintas Fungsi

    PermenpanRB No. 19 Tahun 2018

  • Siklus Pelaksanaan Program ModernisasiUKPBJ

    AsesmenKematangan & Buat Renaksi

    Training Manajerial UKPBJ

    PengembanganUKPBJ

    Kendali Mutuoutput

    PengembanganUKPBJ

    Sosialisasi Internal Pengembangan

    UKPBJ

    1. Proses2. Kelembagaan3. SDM4. Sistem Informasi

    12 CBT Modul Manajerial

    Verifikasi oleh Mentor CoE, Konsultan atau LKPP

    Mengkomunikasikan hasilpengembangan UKPBJ ke pemangku

    kepentingan

    Siklus update kematangan UKPBJ per triwulan

  • Pengendalian Program Modernisasi UKPBJ

    Melaporkan kemajuan program per 3 bulan Membandingkan kemajuan vs perencanaan Membuat rencana aksi 3 bulan mendatang

    LaporanTriwulan

    Melaporkan output pengembangan UKPBJ yang diselesaikan di perioda 3 bulan

    Menyampaikan hasil verifikasi oleh Mentor CoE/Konsultan/LKPPLaporan Hasil

    Menyampaikan kendala program yang tidak bisa diselesaikansecara internal K/L/Pemda

    Mengusulkan alternatif solusi untuk dibahas dengan LKPP

    EskalasiPermasalahan

  • Pelaporan Kemajuan Proyek

    No. Aktifitas

    Target Penyelesaian

    ProgresPenyelesaian

    EstimasiPenyelesaian

    Penanggung Jawab(PIC)

    1 KEGIATAN X

    1. Aktifitas X1 10 Mar 2019 12 Mar 2019

    2. Aktifitas X2 20 Mar 50% 10 Apr 2019

    Aktifitas Xn

    2 KEGIATAN Y

    1. Aktifitas Y1 20 Apr 2019 25%

    2. Aktifitas Y2 15 Mei 2019

    Aktifitas Yn

    3 KEGIATAN Z

    1. Aktifitas Y1

    2. Aktifitas Y2

    Aktifitas Yn

    Nama Proyek : . UKPBJ : ..Area : Project Manager : ..Tujuan : . Period Pelaporan : Maret 2019

    contoh

  • Penutupan dan Pembelajaran

    Penutupan Proyek Untuk setiap proyek yang sudah

    mencapai level-3 kematanganUKPBJ agar dilakukan penutupanproyek Pengarsipan semua dokumentasi Melaporkan ke pimpinan atas

    capaian yang sudah dilakukan

    Pembelajaran Proyek Pembelajaran positif yang dapat

    ditularkan ke UKPBJ lain Pembelajaran negatif yang dapat