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Paperless Office ProjectSubsecretaría de Educación Media Superior

Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información

Resumen Ejecutivo

Paperless Office Project

El alto consumo de papel y la poca gestión de la información dentro de la Subsecretaría de Educación Media Superior provocan gastos excesivos en la compra de material y demás servicios relacionados a la impresión documental.

El diseño de una solución informática permitirá a la Subsecretaría eficientar sus procesos de gestión documental y provocar un ahorro sustancial en costos relacionados al uso de papel.

Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información

Se tiene un sistema administrado de servicios el cual es sumamente honeroso. ($405,000 al mes)

27 dispositivos de Impresión distribuidos en todas las áreas.

Sin atributos de seguridad para la impresión sin limites.

Se tienen estadísticas que indican que 1 sólo documento se copia hasta en 12 ocasiones.

Se tiene un porcentaje de alrededor del 20% de la información almacenada en forma digital.

La poca información digitalizada no es accesible a todo el personal.

Se tienen 3 almacenes con grandes volúmenes de papel en constante crecimiento.

Descripción de la Problemática

Paperless Office Project

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Paperless Office ProjectObjetivo General

Maestría en Tecnologías de la Información - Sistemas y Tecnologías de la Información

Diseñar una solución informática que gestione y controle el acervo documental existente y el posterior en las diversas áreas administrativas de la SEMS, misma que contribuya a un mejor acceso, seguridad y eficiencia de la información que se maneja.

Esto debe permitir entre otras cosas:

Implementar un modelo de oficina sin papel en la que coadyuve con el acuerdo de austeridad y reduzca significativamente el consumo de papel en la institución

Mejorar el proceso actual de gestión documental en la Subsecretaría e identificar vicios existentes

Alcance del producto

Paperless Office Project

Diseñar una solución informática que permita a la Subsecretaría dar cumplimiento a lo establecido en el DECRETO en el que se “regulan las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal”, particularmente en materia de reducción de papel a través de la utilización de la gestión electrónica de documentos.

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Principales actividades por fase

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Planeación 29 17/09/2013 28/10/2013 $104,725

Análisis 70 30/10/2013 11/02/2014 $149,889

Diseño 15 07/02/2014 27/02/2014 $27,392

Desarrollo 55 28/02/2014 16/05/2014 $59,282

Implementación 18 13/05/2014 05/06/2014 $134,375

Entrega 5 28/05/2014 05/06/2014 $16,272

Etapas y Costos del Proyecto

Paperless Office Project

DuraciónEn

Días

CostoFecha De

Inicio

Fecha deFin

Ahorro

Acceso

Sensib

ilizació

n

Capacitación

WBS

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Ahorro

Acceso

Sensib

ilizació

n

Capacitación

WBS

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Ahorro

Acceso

Sensib

ilizació

n

Capacitación

WBS

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Ahorro

Acceso

Sensib

ilizació

n

Capacitación

WBS

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Situación deseadaPaperless Office Project

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Autentificación

Conclusiones

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Bene

ficio

1

Ahorro en Almacenamiento de la Información.

Bene

ficio

2

Bene

ficio

3

Seguridad e integridad de los documentos digitales.

Resguardo Efectivo de la información Previniendo Desastres

Bene

ficio

4

Ahorro sustancial en el gasto derivado del uso eficiente de papel y gestión documental.

67 % en Total

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Sección de preguntas

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http://www.slideshare.net/duran_carlos/proyect-paperless-office

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