Top Banner

Click here to load reader

of 46

SISTEM FAIL & KLASIFIKASI FAIL

Feb 16, 2016

ReportDownload

Documents

sage

SISTEM FAIL & KLASIFIKASI FAIL. Satu folder yang mengandungi surat. Fail rasmi - telah didaftar / surat dan dokumen yang telah di susun. FAIL. Proses meliputi pengelasan, penyusunan, penyimpanan, pengawalan dan mengindeks fail untuk tujuan pengesanan apabila diperlukan. SISTEM FAIL. - PowerPoint PPT Presentation

KONSEP SISTEM FAIL

SISTEM FAIL & KLASIFIKASI FAIL

1

FAILSatu folder yang mengandungi surat.Fail rasmi - telah didaftar / surat dan dokumen yang telah di susun.2

SISTEM FAILProses meliputi pengelasan, penyusunan, penyimpanan, pengawalan dan mengindeks fail untuk tujuan pengesanan apabila diperlukan.3

MATLAMAT SISTEM FAILMemberi maklumat (fail) yang betulkepada orang yang memerlukanpada masa yang ditetapkandengan kos / perbelanjaan yang terendah.

Bagaimana untuk mencapai matlamat di atas?

InputProsesOutput4MATLAMAT SISTEMFAIL3 R

Fail yang betul Peminta yang betul

Masa yang ditetapkan5SISTEM6INPUTSISTEM FAILManusiaPeruntukanProsedurPeralatanMasaMaklumatKelas SusunSimpanKawalIndeksPengesanan &Pengeluaran failR R RPROSESOUTPUTKONSEP SISTEM FAILKELASB AHAGIANREGISTRIManusiaSUSUNAN FAIL(File Arrangement)PeralatanPeruntukan MaklumatFAILSUSUN &INDEKSSIMPAN &KAWAL Prosedur7 MasaREGISTRISatu unit di dalam jabatan/ agensi kerajaan yang bertanggungjawab mengendalikan rekod-rekodnya.8

FUNGSI ASAS BAHAGIAN/UNIT REGISTRIMewujudkan failMengedarkan failMengesan kembali failPelupusan fail

9

CONTOH BILIK REGISTRI 1010KLASIFIKASI FAIL11KONSEP PENGURUSAN FAILMemo, Surat,Laporan, Bahan AV, Minit, Kertas Kerja dll.TAWANFAILPROSEDURSISTEM FAILAKTIVITIPengkelasanPenyusunanPenyimpananPengawalanMengindeksKAWALSISTEM REGISTRIAKTIVITIBuka dan tutup failKawalan pergerakan fail-kadSimpan Dalam Perhatian (SDP)

DEFINISI KLASIFIKASI Penyusunan fail-fail ke dalam kumpulan-kumpulan yang mempunyai perkara yang sama di mana tiap-tiap fail dan kumpulan fail dikenali dengan identitinya tersendiri.DEFINISI KLASIFIKASIISO 15489 Records Management:

Klasifikasi adalah satu proses kerja mengenalpasti dan menyusun aktiviti urusniaga/rekod sesebuah organisasi ke dalam kategori/kumpulan mengikut struktur yang lojik, kaedah dan peraturan yang ditetapkan oleh mana-mana sistem klasifikasi. 14PERATURAN KLASIFIKASI FAIL Menggunakan klasifikasi fungsi dengan memasukkan sistem blok nombor.Lojik ianya boleh dipadankan antara satu kumpulan fungsi dengan kumpulan fungsi yang lain, juga dengan aktiviti, sub-aktiviti dan transaksi dalam organisasi.Susunan mengikut hirarki tertentu bermula dari yang umum kepada yang lebih khusus

15SKIMA KLASIFIKASIPeringkat 1: Fungsi Umum Peringkat 2: Sub-Fungsi Umum Peringkat 3: Aktiviti Khusus Peringkat 4: Transaksi KhususBAGAIMANA KLASFIKASI BEROPERASI?FUNGSISUB-FUNGSIAKTIVITITRANSAKSIPentadbiranJawatankuasaJ/Kuasa Dalam Jabatan

J/Kuasa Luar JabatanJ/Kuasa Kebersihan

J/Kuasa Kualiti

J/Kuasa Hari Perpaduan

J/Kuasa Hari KebangsaanKENAPA PERLU KLASIFIKASI? Membolehkan dokumen disimpan dalam satu bekas / folder yang tepat dan betul.Mempercepatkan akses kepada rekod dan dokumen dalam folder. Rekod-rekod aktiviti sesebuah organisasi dapat diakses dan digunakan secara optimum.Memudahkan penyediaan Jadual Pelupusan Rekod (JPR).Menyediakan maklumat silang rujuk antara satu kumpulan fail dengan kumpulan yang lain.18KLASIFIKASI: TARAF KESELAMATANArahan KeselamatanTERBUKATERHADSULITRAHSIARAHSIA BESAR

KLASIFIKASI: KITARAN HAYATAktif / SemasaSepara aktif / Separa semasaTidak aktif / Tidak semasaKAEDAH KLASIFIKASI:1. EnsiklopediaPENGANGKUTANKenderaan DaratBasKeretaLoriMotosikalVanKAEDAH KLASIFIKASI: 2. KodAbjadNomborWarnaSimbolKombinasi di atasi. AbjadSesuai untuk Nama Khas

Contoh:IndividuOrganisasiJabatan

i. AbjadKelebihan:Jumlah yang kecilMudah difahamiTidak perlu indeksMudah penyusunan

Kelemahan:Nama yang samaBunyi samaPenggunaan ruang tidak ekonomikii. NOMBORSiri KronologiBlock NumericBLOCK NUMERIC SYSTEMANM 100 : Pentadbiran ANM 200 : Tanah & Bangunan ANM 300 : Aset (Bekalan & Kelengkapan)ANM 400 : KewanganANM 500 : Sumber Manusia

KLASIFIKASI FAIL (HOUSEKEEPING)PENTADBIRAN (100)PerundanganPerhubungan AwamLawatanKerjasamaKempenLaporan & PerangkaanMesyuaratUcapan & PerutusanKeagamaanPilihanrayaKemudahanPersatuan/Pertubuhan/KelabParlimenPenerbitan/PercetaknPengurusan Kualiti: ISO, KPI, KMKKehadiran BekerjaPengurusan Pejabat: Pengurusan RekodPerayaanICTPusat SumberRancangan MalaysiaPerancangan Kerja Jabatan

TANAH & BANGUNAN (200)TanahBangunanSewaanKeselamatan BangunanPenyenggaraanCONTOH (200)200 -1Tanah200-1/1Perolehan Tanah

200 -2 Bangunan200-2/1Bangunan Ibu Pejabat200-2/2Bangunan Cawangan

200-3 Sewaan

200-4 Keselamatan Bangunan

200-5 Penyenggaraan200-5/1Penyenggaraan Bangunan 200-5/2Penyenggaraan PeralatanASET (BEKALAN & KELENGKAPAN) (300)Perolehan & TerimaanPengurusan StokPenyenggaraanPelupusan & Hapus kira

KEWANGAN (400)AkaunAuditBankBayaranBelanjawan / BajetCagaran & Wang JaminanCekCukaiElaunPenurunan Kuasa HasilKumpulan WangPenyataPinjamanPerolehanTanggungan/HutangWang PendahuluanYuranE-PerolehanE-SPKB

CONTOH (400)400Kewangan400-9Elaun400-9/1Elaun Perjalanan400-9/1/1 Elaun Perjalanan Dalam Negeri400-9/1/2 Elaun Perjalanan Luar Negeri

400-9/2Elaun Pakaian

400-10Penurunan KuasaSUMBER MANUSIA (500)Organisasi Jabatan Senarai TugasPerjawatanCutiPeperiksaanKursus / LatihanPerhubungan PekerjaPersonalAnugerah Perkhidmatan CemerlangSistem SaraanHRMISPengurniaan / Pingat AKTIVITI 135

FAIL-FAIL JABATAN MESRA RAKYAT

Ali bin BabaKenaikan PangkatPembelian TanahPenyerahan TugasAkta Mesra Rakyat 2004Pengambilan PegawaiSebuthargaPerayaanHarta Benda KerajaanKempen Mesra RakyatCukai PendapatanJemputanGajiAuditKursus Peperiksaan PTKUcapan / Perutusan TanahPilihanraya SewaanSenarai Tugas CutiKebajikan KaunselingKemudahanKLASIFIKASI FAIL (FUNCTIONAL)FAIL FUNCTIONALMengikut Fungsi JabatanMengikut Fungsi Unit38BAGAIMANA MEMBANGUN KLASIFIKASI FUNGSI?Terdapat 4 langkah:Menganalisa fungsi dan aktiviti organisasiMembina tesaurusPengkodan Menyediakan indeksi. Menganalisa Fungsi & Aktiviti OrganisasiBerdasarkan kepada profil sesebuah organisasi:Carta organisasiMisiVisiFungsiObjektifii. Membina TesaurusTesaurus ialah himpunan istilah yang sama atau seakan-akan sama.Buku yang mengandungi senarai kata seerti dan kata yang berkaitan maknanya yang disusun mengikut sistem atau olahan tertentu. (Kamus Dewan Edisi Empat)TESAURUS FUNGSIPromosiPemasaranPertanyaanAwamPublisitiAduanKerosakan PeralatanPejabatAduanPelangganAduanKakitanganAduanKeselamatanPerundanganPerhubungan Awam

LawatanKerjasama Antara JabatanLaporanKemajuan KerjaAduanPENTADBIRANAduanKebersihaniii. PengkodanSatu aktiviti memberi ganti nama kepada istilah / fungsi dalam tesaurus dengan menggunakan sistem Block Numeric.Tujuan untuk memudahkan kita mengingati istilah / fungsi di setiap peringkat hirarki tesaurus.iii. PengkodanNombor yang di blok bagi Peringkat 2 hingga 4, adalah bermula dengan nombor yang kecil sehingga yang besar secara infinityTanda sengkang (-) digunakan untuk memisahkan nombor di Peringkat 1 dengan Peringkat 2Tanda serong (/) digunakan memisah nombor di Peringkat 2 dengan Peringkat 3, Peringkat 3 dengan 4.Contoh:600-1/1/1600-1/1/2iv. IndeksFUNGSIKODAKTIVITIKODSUB-AKTIVITIKODTRANSAKSIKODPentadbiran100Perhubungan Awam100-1Aduan

Promosi

100-1/1

100-1/2

Aduan Kakitangan

Aduan Kebersihan

Aduan Keselamatan

Jawatan Kuasa Promosi

100-1/1/1

100-1/1/2

100-1/1/3

100-1/2/1

TERIMA KASIH

www.arkib.gov.my

[email protected]

Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.