Rws vnsg 2010 presentatie elektronisch inkoopdossier

9 april 2010

RWS toonaangevend opdrachtgever met SAP Records Management

Rex ToornvlietJohn MuijselaarFemke Meijer

RijkswaterstaatVNSG 20102

• Veel losse systemen naast elkaar• Relatief grote beheersorganisatie

• Samenwerken over locaties heen lastig• Systemen voor registratie maar niet voor procesondersteuning• Transparantie en verantwoording versnipperd, niet volledig beschikbaar

en te vaak incompleet

• Niet uniform werken/conform regelgeving werken• Steeds opnieuw het wiel uitvinden bij het opstellen van contracten

• Onvoldoende handvatten voor besturing• Management informatie op corporate niveau is arbeidsintensief of niet

beschikbaar• Onvoldoende benutting van bestaande inkoopcontracten

Situatie 2005

• Dossiers alleen decentraal, fysiek beschikbaar

Inkoopdossier


Daarom Inkoopdossier in PSRM

Professionalisering

inkoop

VerbeterenVerplichtingen

beheer

Inkoopdossier


• Overheid– veel partijen, soms conflicterende belangen– intern politiek getinte sturings- en verantwoordingslijn – weinig aanspreekcultuur

• Rijkswaterstaat– vijftien RWS diensten, ieder met zijn eigen directieteam – twee interne leveranciers: voor SAP en voor kantoor automatisering

netwerk

• Impact– veel gebruikers: zo’n 3.700 (ruim 1/3e van de organisatie)– risico op gebruik van work-arounds

4

Context bepaalt keuze van PSRM en implementatiestrategie


Veranderaanpak• implementatie PSRM is een organisatie verandertraject• geen big bang, maar gefaseerde aanpak met ruimte voor direct gebruik van

leerervaringen• elke RWS dienst is zelf verantwoordelijk voor de lokale implementatie

Sturing• centraal (landelijk) aangestuurd• centraal projectteam dat ontwikkelt, faciliteert en ondersteunt• RWS-brede Stuurgroep

Technologie• koppeling aan financiële administratie binnen SAP (PSRM)• PSRM is in te richten zonder hard controls• PSRM ondersteunt workflow

5

Implementatie sluit aan op de context


Inkoopdossier in 2010

Professionalisering inkoop

VerbeterenVerplichtingenbeheer

Inkoopdossier

Managementinformatie- is nu uniform van en

voor geheel RWS beschikbaar

Standaard contracten-goed uitgangspunt

Elektronisch dossier- één dossier voor

geheel RWS

Contractenregister in SAP - één register voor geheel

RWS

Procesondersteuning- duidelijke traceerbare

audittrail

deze transparantie maakt veel los op diverse

managementniveauswordt niet lichtvoetig als

volledige vervanger voor papier geaccepteerd

mensen vinden het nog steeds fijn om met papier

te werken

het kost tijd voordat ieder hier daadwerkelijk mee

werkt

in de praktijk brengen binnen de dergelijk

omvangrijk systeem met veel gebruikers is lastig

SAP PSRM

• lastig data model• gebruikersvriendelijkheid is

betrekkelijk


Conclusies

• Je kan bij de overheid succesvol IT implementerenKanttekening

– Management commitment is key voor een succesvolle implementatie– Bouw ruimte in voor tussentijdse aanpassingen aan het systeem en proces

• SAP PSRM kan voor documentintensieve processen gebruikt wordenKanttekening

– Onder de motorkap: PSRM blijkt ingewikkeld datamodel te hebben– SAP is voor specialisten cq voor intensieve SAP gebruikers;

kijk voor de rest naar een gebruikersvriendelijke interface– PSRM is een aardig idee, bij implementatie krijg je tegengas

´waar zit de harde controle op ingevulde velden´• Inkoop is goed met IT te ondersteunen

Kanttekening– Effect van transparantie; maakt veel los op diverse managementniveaus dat als

bedreigend kan worden ervaren– Mensen blijven van nature (nog steeds) papier verzamelen– IT maakt transparant hoe bureaucratisch en complex aanbestedingstrajecten zijn


Conclusies bruikbaarheid van SAP PSRM bij

8

• Inkoopintensieve bedrijven– Defensie– Rijksgebouwendienst– Watersector

• Dossierintensieve bedrijven– UWV– COA– Informatie Beheer Groep

• Bij organisaties waar wordt gewerkt met een combinatie van– een inkoopproces zoals bij RWS– combinatie van dossiers met harde data zoals facturering


Contactgegevens

9

Rex ToornvlietAdviseur Informatie & Rapportage [email protected]+31(0)6 5184 8078

John MuijselaarProjectleider Inkoopdossier Rijkswaterstaat [email protected]@imouse.nl+31(0)6 1404 8642

Femke MeijerProject Inkoopdossier Rijkswaterstaat PA Consulting [email protected]@paconsulting.com+31(0)6 – 1138 2454

Rijkswaterstaat heeft SAP PSRM geïmplementeerd met de volgende partners:

• Deloitte.• Atos Consulting• PA Consulting Group


Opbouw Inkoopdossier


Ingekomen poststukken

Project documentatie

Contract(en)

P.123xx corridor snelweg B3Dossier

Renovatie kunstwerk bij knooppunt Knoop

Voorbereiding

Marktbenadering en gunning

Uitvoering

Afronding

Wijzigingen / Geschillen

Voorbereiding

Marktbenadering en gunning

Uitvoering

Afronding

(Sub)zaak Wijzigingscontract - 1e staat meerwerk

Zaak

Indeling mappenstructuurVoorbeeld


Indeling mappenstructuur


Circulaires


Rapportages in BW


Voorbeeld BW-rapportageMeer-minderwerk

Rws vnsg 2010 presentatie elektronisch inkoopdossier

Business