RINGKASAN EKSEKUTIF AUDITAN TERHADAP …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/seksyenkewangan/2013/... · sistem adalah tidak sama dengan nombor yang mengemaskinikan maklumat tersebut.

RINGKASAN EKSEKUTIF

AUDITAN TERHADAP PERBELANJAAN PENGUNAANTELEFON DI UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA

BIL. ISU SYOR / CADANGAN MAKLUMBALAS

1/15

5.1 Masalah Penyelenggaraan Dan Menaiktaraf Sistem Telekomunikasi PABX / Call Billing / Operator Work Station (OWS) Dan Dynamic Network Administration (DNA) Di Universiti

5.1.1 Sebutharga Penyelenggaraan Dan Menaiktaraf Sistem Telefon Ditolak

Sebutharga untuk melakukan penyelenggaraan dan menaiktaraf sistem telefon UTHM telah dibatalkan di peringkat pelantikan kontraktor sebanyak 2 kali oleh Jawatankuasa Sebutharga Universiti atas alasan tidak memenuhi kehendak perolehan sebutharga Universiti. Akibatnya kerja-kerja penyelenggaraan dan menaiktaraf sistem telefon Universiti tidak dapat dilaksanakan. Sekiranya DNA server dan OWS tidak dinaiktaraf bagi menampung kapasiti talian telefon sedia ada, ia akan menyebabkan berlakunya gangguan kepada sistem telefon dan akan kerap berlakunya “congested call” (kesesakan talian telefon).

Kesan :

i) Dengan berlakunya gangguan sistem (system disruption) dalam kekerapan yang tinggi, secara tidak langsung ia akan memberi kesan kepada Call Billing System, di mana sistem ini tidak dapat mengesan nombor telefon yang tiada di dalam CPU memory direktori DNA sedia ada. Ini kerana DNA server yang digunakan sekarang ini kapasitinya sudah tidak dapat lagi menampung jumlah talian telefon yang sedia ada di Universiti. Sekiranya keadaan ini dibiar berlarutan, dikhuatiri akan menyebabkan kerosakan pada keseluruhan

i) Sebutharga membekal, menghantar, memasang dan mengujilari Dynamic Network Administration (DNA) serta membekal dan menaiktaraf Operator Work Station (OWS) wajar disegerakan proses perolehannya dengan mengambilkira kesesakan talian yang dihadapi selain kapasiti DNA server yang tidak dapat menampung jumlah talian telefon dan faks sedia ada di Universiti. Ianya sebagai usaha menyediakan perkhidmatan telefon yang lebih baik dan mengelakkan gangguan dalam sistem telefon Universiti.

ii) DNA dan OWS ini dapat memberikan data-data maklumat yang berguna bagi tujuan pemantauan oleh pihak bertanggungjawab. Ianya juga sebagai mekanisme kawalan terhadap penggunaan telefon di kalangan semua staf.

RINGKASAN EKSEKUTIF



2/15

sistem telefon Universiti selain menyebabkan memori direktori mengalami kerosakan kekal (permanent damage).

ii) Berikutan daripada masalah yang dihadapi ini, pihak audit juga gagal mendapatkan data panggilan telefon yang dijana daripada sistem bagi setiap bulan. Ini kerana DNA server sedia ada hanya dapat merekodkan sebahagian sahaja nombor talian telefon yang mencatatkan bil panggilan yang tinggi berdasarkan kepada penetapan bil maksimum yang ditentukan oleh pihak Unit Telefon PPH. Keadaan ini telah mengganggu kelancaran proses auditan yang dijalankan dalam menentukan kesahihan / ketetapan dan kewajaran sesuatu panggilan dibuat yang boleh diperolehi daripada data-data yang sepatutnya boleh dijana daripada sistem yang dinaiktaraf (upgrade) tersebut.

5.2 Ketiadaan Juruteknik ICT Untuk Menyelesaikan Masalah (Troubleshooting) Sistem Telefon Di UTHM

Apabila berlakunya masalah konfigurasi, khidmat Juruteknik ICT yang mahir dalam program aplikasi Internet Protocol (IP) adalah amat diperlukan untuk mengatasi dan menyelesaikan masalah yang timbul.

Buat masa ini, Universiti terpaksa bergantung sepenuhnya kepada khidmat teknikal IT daripada pihak pembekal untuk melakukan pembaikan sistem telefon di UTHM. Oleh kerana terlalu bergantung kepada khidmat teknikal IT pihak

Wujud keperluan menyediakan seorang Juruteknik ICT yang mahir dalam aplikasi rangkaian Internet Protocol untuk membantu Unit Telefon PPH menambahbaik perkhidmatan dan melakukan penyelenggaraan mudah sistem telefon Universiti. Juruteknik ini juga akan ditugaskan untuk menyelia dan mengemaskini direktori DNA server dan Call Billing System pada setiap bulan untuk

RINGKASAN EKSEKUTIF



3/15

pembekal, PPH kerap menghadapi masalah dari segi maklumbalas dari pembekal selain tempoh pembaikan yang memakan masa yang lama kerana mereka mempunyai komitmen kerja di luar kawasan atau bercuti.

Keadaan ini juga menyebabkan gangguan sistem telefon dalam tempoh yang lama kerana Juruteknik Elektrik sedia ada tidak berpengetahuan dalam bidang IT dan troubleshooting masalah konfigurasi aplikasi sistem utama telefon UTHM.

dikemukakan kepada Pejabat Pendaftar.

5.3

Maklumat Nombor Telefon Di Dalam Server Tidak Sama Dengan Direktori Telefon Di Laman Web UTHM

Nombor-nombor telefon yang diekstrak daripada sistem adalah tidak sama dengan nombor yang dipaparkan di dalam direktori telefon di laman web UTHM. Keadaan ini berlaku kerana pihak PTj tidak mengemaskini maklumat pengguna sebenar sesuatu talian tersebut. Kesannya ianya telah menyukarkan pihak Unit Telefon, PPH untuk mengesan dan mengemaskini talian individu PTj sama ada talian masih digunakan atau sebaliknya sedangkan pengguna asalnya sedang bercuti belajar atau telah berpindah ke PTj lain.

Mekanisme mengesan pengguna talian telefon secara manual amat tidak praktikal kerana memakan masa yang lama. Beberapa sampel nombor daripada sistem yang didapati tidak sama dengan direktori telefon di laman web UTHM :-

i) Unit Telefon, PPH perlu memaklumkan kepada setiap PTj terhadap keperluan mengemaskinikan maklumat tersebut. Semakan dari masa ke semasa antara maklumat pengguna di direktori dan sebagainya juga perlu dibuat bagi memastikan maklumat sentiasa lengkap dan kemaskini. Ia bagi tujuan kawalan dan tindakan mengesan pengguna mengenai tujuan tuntutan bayaran telefon dan tindakan terhadap kesalahan yang dilakukan oleh mereka.

ii) Pihak PTj juga perlu memberikan kerjasama kepada Unit Telefon, PPH untuk mengemaskini maklumat nombor telefon sedia ada berserta maklumat pengguna terkini untuk diselaraskan

RINGKASAN EKSEKUTIF



4/15

BIL. NOM-BOR

SAMBU-NGAN

MAKLUMAT PENGGUNA DI

DIREKTORI - LAMAN WEB

UTHM

MAKLUMAT PENGGUNA DI

SISTEM

1. 3302 Aizan Halmie bt. Mohammad

Noorulazleen bt. Malek

2. 7039 Abdul Aziz bin Hashim

Zamri bin Ahmad

3. 7106 Ariah bt. Alias Rafizatul bt. Rabu

4. 7045 Ng Wee Fern Muhammad Radzi bin Kamaruddin

5. 7187 Izat Sani bin Sewito Fakarul Hakim bin Mohd. Hanizan

6. 7151 Asmah bt. Jailani Noorulazleen bt. Malek

7. 7051 Muhammad Ahyar bin Zulkefli

Zainizan bin Md. Esa

Sarif bin Amin

8. 7214 Aminuddin bin Amin

Yuslizar bin Kamaruddin

9. 7203 Misliza bt. Mohamad Ihsan

Radziah bt. Md. Isa

10. 7276 Bilik Jubah Pejabat Pendaftar

Ustaz Kamal Izhar bin Kamarul

Zaman

dengan direktori telefon di laman web UTHM. Oleh itu, sebarang perpindahan atau pertukaran pengguna talian hendaklah dimaklumkan kepada pihak PPH untuk memastikan penyelenggaraan maklumat yang lebih kemaskini dan tepat.

RINGKASAN EKSEKUTIF



5/15

5.4 Kelemahan Di Dalam Pengurusan / Kawalan Penggunaan Telefon Universiti

5.4.1 Tiada Diwujudkan Peraturan / Pekeliling / Garis Panduan Penggunaan Telefon Di UTHM

UTHM masih belum mewujudkan satu peraturan / pekeliling / garis panduan yang khusus berkenaan tatacara dan kawalan di dalam penggunaan telefon di pejabat. Peraturan ini penting dan amat perlu diwujudkan untuk dijadikan sebagai panduan dan rujukan kepada PTj dalam usaha mewujudkan kawalan dalaman yang lebih kemas dan teratur.

i) Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon Universiti perlu mewujudkan satu peraturan / pekeliling / garis panduan khusus berkenaan tatacara pengurusan dan penggunaan telefon di UTHM. Ini termasuklah dari segi tempoh panggilan, waktu panggilan serta had caj panggilan yang dibenarkan. Ianya sebagai langkah kawalan selain bagi mengelakkan bertambahnya kes-kes panggilan telefon yang tidak munasabah untuk tujuan peribadi.

ii) Universiti perlu menguatkuasakan peraturan yang membolehkan pihak Universiti mengutip bayaran bagi setiap caj panggilan peribadi yang dilakukan oleh staf. Ianya bertujuan menjaga kepentingan Universiti selain memastikan talian telefon pejabat hanya digunakan untuk tujuan rasmi sahaja.

5.4.2 Penggunaan Telefon Pejabat Secara Tidak Berhemah

Kesan daripada tiadanya sebarang pekeliling atau peraturan berkenaan penggunaan telefon di UTHM, pihak audit mendapati telah berlaku beberapa kes penggunaan telefon pejabat secara tidak berhemah. Melalui pemeriksaan yang

Pejabat Pendaftar dan Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon perlu memainkan peranan dan fungsinya dengan lebih efektif di dalam menangani dan membendung perkara ini daripada berleluasa. Tindakan

RINGKASAN EKSEKUTIF



6/15

dijalankan terhadap bil-bil telefon daripada pihak Telekom Malaysia Berhad (TM Berhad) bagi tempoh bulan Januari hingga Disember 2012, didapati beberapa kes panggilan telefon menggunakan telefon pejabat telah dilakukan dalam tempoh yang lama sehingga melebihi tempoh dua jam dan kos bagi panggilan tersebut mencecah sehingga puluhan ringgit bagi setiap panggilan yang dibuat. Keadaan ini juga jelas menunjukkan kurangnya kawalan dan pemantauan di PTj berkenaan terhadap penggunaan telefon pejabat. Keadaan ini juga tidak selaras dengan Panduan Pengurusan Pejabat oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia di Bahagian 1 (Pengurusan Pejabat) para 1.8 yang telah menyatakan :-

“Alat komunikasi yang disediakan oleh Kerajaan adalah untuk memudahkan pegawai melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan. Oleh itu ianya hendaklah digunakan dengan berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja.”

Contoh-contoh panggilan telefon yang telah dilakukan dalam tempoh melebihi satu jam adalah seperti Lampiran 1 berkembar.

lebih tegas hendaklah diambil terhadap staf yang membuat panggilan-panggilan telefon yang dilakukan dalam tempoh masa yang panjang yang lebih bersifat peribadi.

RINGKASAN EKSEKUTIF



7/15

5.4.3 Panggilan Telefon Tidak Munasabah

Pihak audit mendapati telah berlaku penyalahgunaan kemudahan telefon pejabat dari nombor Pilot Number 07-4564000 iaitu Pilot Number bagi Fakulti Pendidikan Teknik & Vokasional (FPTV) pada bulan Mac sehingga Oktober 2012. Berdasarkan butiran maklumat bil dari pihak TM Berhad, pihak audit menemui sebanyak 144 panggilan telefon tidak munasabah telah dilakukan. Butirannya mengenainya adalah seperti berikut :-

i) Panggilan dilakukan hampir setiap hari dalam jarak / tempoh masa yang singkat bagi setiap panggilan melibatkan jumlah kos caj panggilan sebanyak RM5,277.50.

ii) Kekerapan mendail nombor yang sama adalah sekitar 2 hingga 3 kali sehari.

iii) Tempoh panggilan (call duration) bagi setiap panggilan adalah sekitar 30 minit sehingga 2 jam.

iv) Panggilan yang dibuat selepas waktu bekerja (selepas jam 5 petang).

v) Panggilan dibuat sebelum waktu bekerja.

vi) Panggilan dibuat pada hari Sabtu dan Ahad.

Menurut Panduan Pengurusan Pejabat oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia di

i) Peraturan atau pekeliling mengenai tatacara penggunaan kemudahan telefon pejabat perlu diwujudkan segera di UTHM bagi menjadi rujukan dan panduan kepada staf tentang peraturan dan kawalan di dalam penggunaan telefon Universiti.

ii) Selaras dengan peraturan yang telah ditetapkan di dalam Panduan Pengurusan Pejabat oleh Jabatan Perkhidmatan Awam, sebarang caj panggilan telefon atas urusan peribadi perlu dibayar oleh staf terbabit dan kegagalan untuk menjelaskannya boleh dikenakan tindakan surcaj. Ini sebagai langkah untuk membendung amalan tidak elok di kalangan staf yang suka menghabiskan banyak masa menggunakan kemudahan telefon pejabat untuk tujuan peribadi.

iii) Setiap PTj perlu mewujudkan buku daftar yang khusus untuk mencatatkan rekod panggilan telefon bagi urusan kerajaan dan peribadi sebagai kawalan dalaman serta memudahkan urusan membuat tuntutan bayaran terhadap caj panggilan persendirian setiap bulan. Dengan cara itu, setiap individu yang menggunakan telefon pejabat bagi tujuan peribadi dapat dituntut bayaran sewajarnya walaupun amalan ini tidak

RINGKASAN EKSEKUTIF



8/15

Bahagian 1 (Pengurusan Pejabat) para 1.8 yang menyatakan seperti berikut :-

“..... (alat komunikasi) hendaklah digunakan dengan berhemah dan dihadkan kepada urusan rasmi sahaja. Penggunaan untuk urusan peribadi tidak digalakkan. Sekiranya digunakan, kosnya hendaklah ditanggung oleh pegawai.”

Butiran panggilan telefon tidak munasabah yang diambil daripada bil TM Berhad adalah seperti di Lampiran 2 berkembar.

pernah dilaksanakan sebelum ini.

iv) Ketua-ketua PTj perlu mewujudkan pemantauan dan kawalan dalaman yang kukuh di dalam penggunaan kemudahan telefon Universiti. Staf bawahan perlu diingatkan agar menggunakan kemudahan tersebut hanya untuk tujuan rasmi serta secara berhemah bagi mengelakkan pembaziran.

5.4.4 Panggilan Antarabangsa Melebihi Tempoh 30 Minit

Terdapat juga panggilan antarabangsa yang dilakukan dalam tempoh masa yang agak lama, iaitu melebihi 30 minit dengan kos panggilan mencecah puluhan ringgit bagi setiap panggilan yang dibuat. Menurut Panduan Pengurusan Pejabat oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia di Bahagian 1 para 1.13 yang menyatakan :-

“Panggilan jarak jauh hendaklah dihadkan kepada perkara yang mustahak sahaja dan memerlukan tindakan segera. Pegawai juga hendaklah meringkaskan percakapan. Setiap panggilan yang dibuat hendaklah direkodkan dalam fail (jika perlu) dan sekiranya memerlukan tindakan susulan hendaklah diikuti surat”.

Contoh panggilan antarabangsa yang dilakukan adalah seperti di Lampiran 3 berkembar.

Pejabat Pendaftar perlu mengeluarkan peringatan umum kepada staf supaya sentiasa mengamalkan sikap berhemah di dalam penggunaan telefon Universiti, terutamanya yang melibatkan panggilan ke luar negara. Setiap panggilan antarabangsa selain kategori talian yang dibenarkan maka perlulah melalui operator Pejabat Pendaftar dan direkodkan. Juga perlu dipastikan kebenaran membuat panggilan antarabangsa adalah atas urusan rasmi sahaja dan jika terdapat juga sebarang panggilan atas urusan persendirian yang terlalu penting maka perlulah direkodkan dan dikenakan bayaran sewajarnya.

RINGKASAN EKSEKUTIF



9/15

5.4.5 Nombor Sambungan (Extention Number) Yang Kerap Mencatatkan Caj Panggilan Yang Tinggi Setiap Bulan - Data Summary Report Highest Cost By Extention Oleh PPH

Berdasarkan data Summary Report Highest Cost By Extention oleh pihak PPH, pihak audit mendapati beberapa nombor sambungan (extention number) yang merekodkan jumlah kos atau caj panggilan yang tinggi iaitu melebihi RM100 hampir setiap bulan. Pihak audit sedia maklum bahawa kemungkinan bil panggilan telefon yang tinggi ini adalah selari dengan tugas hakiki yang digalas oleh individu terbabit. Walau bagaimanapun, elemen kawalan dan pemantauan wajar diberi perhatian dan penekanan di dalam memastikan telefon pejabat tidak disalahguna untuk tujuan peribadi. Dengan mengambilkira syarat yang ditetapkan oleh Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon UTHM seperti mesyuarat bil. 2/2012 mengenai kelulusan penaiktarafan kategori talian telefon di PTj dengan menetapkan had penggunaan adalah sebanyak RM100.00 sahaja. Maklumat lanjut adalah seperti di Lampiran 4 berkembar.

-Rujuk syor / cadangan di para 5.4.3-

5.4.6 Kategori Talian Telefon Tidak Mengikut Kelayakan Staf

Daripada data Summary Report Highest Cost By Extention di Lampiran 4 dan pengesahan terhadap pengguna talian yang diaudit, didapati beberapa talian telefon staf yang sering mencatatkan caj panggilan yang tinggi adalah

Kebenaran penggunaan talian telefon yang tidak selaras dengan kelayakan jawatan staf wajar diberi perhatian dan dikaji semula oleh Pejabat Pendaftar dan Unit Telefon, PPH. Penaiktarafan kategori kelayakan

RINGKASAN EKSEKUTIF



10/15

daripada kategori talian yang tidak selaras dengan kelayakan talian telefon mengikut gred jawatan yang telah ditetapkan oleh Jawatankuasa Fasiliti Telefon Universiti.

Ketidakselarasan ini juga tidak disokong oleh sebarang permohonan menaiktaraf talian telefon oleh PTj berkenaan dan juga tidak termasuk di dalam permohonan penaiktarafan kategori talian telefon yang diluluskan oleh Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon UTHM. Perkara ini wajar diberi perhatian kerana keadaan ini menunjukkan kawalan dalaman dan penguatkuasaan yang longgar dan ianya boleh terdedah kepada risiko penyalahgunaan kemudahan telefon Universiti yang tidak terkawal. Contoh-contoh kes adalah seperti di Lampiran 5 berkembar.

talian telefon mestilah disokong dengan justifikasi yang kukuh, contohnya mengambilkira keperluan tugas harian yang banyak berhubung dengan pihak luar. Di antara perkara yang perlu dipertimbangkan sebelum meluluskan permohonan menaiktaraf talian adalah bidang tugas, had kuasa pegawai serta kekerapan berhubung dengan pihak luar atas urusan rasmi Universiti.

5.4.7 Panggilan Yang Disambungkan Tidak Direkod Oleh Operator Pejabat Pendaftar

Tiada rekod khusus yang diselenggara dengan baik dan kemaskini oleh Operator Telefon di Pejabat Pendaftar untuk merekodkan data panggilan yang dihubungkan kepada pihak luar yang merekodkan sama ada ianya untuk tujuan rasmi atau peribadi.

Difahamkan sebelum ini amalan merekod butiran pemanggil dan nombor yang disambung pernah dilakukan oleh Operator Telefon, namun ianya tidak diteruskan memandang mereka tidak menerima sebarang arahan lanjut daripada pegawai atasan selain kurangnya kesedaran tentang kepentingan menyelenggara rekod

i) Disarankan agar Operator Telefon Pejabat Pendaftar dapat mewujudkan satu daftar / rekod panggilan yang lengkap, meliputi maklumat tarikh, nombor pemanggil, nombor yang disambungkan dan tujuan panggilan (sama ada tujuan rasmi atau peribadi). Ianya bertujuan untuk memudahkan semakan yang dilakukan selain dapat mengesan nombor (extention) pemanggil agar kutipan caj panggilan dapat dilakukan bagi panggilan telefon yang bukan bertujuan rasmi.

RINGKASAN EKSEKUTIF



11/15

panggilan yang lengkap dan kemaskini. Kesannya, pihak audit menghadapi kesukaran untuk menyemak dan tidak dapat mengesan bukti untuk dijadikan asas bagi tindakan mengutip caj panggilan atas urusan peribadi yang berlaku.

ii) Pada setiap akhir bulan, satu maklumat caj telefon atas urusan peribadi oleh staf yang berkenaan perlu dikemukakan agar kutipan atau kenaan bayaran sewajarnya dapat dibuat terhadap panggilan peribadi tersebut. Tindakan ini amat penting kerana sekurang-kurangnya ia dapat mengurangkan beban perbelanjaan telefon yang selama ini terpaksa dijelaskan kesemuanya oleh pihak Universiti.

5.4.8 Tuntutan Bayaran Terhadap Caj Panggilan Peribadi

i) Daripada Summary Report Highest Cost By Extention oleh Unit Telefon PPH, didapati tiada sebarang tindakan serius diambil oleh Pejabat Pendaftar seperti mengeluarkan surat memohon justifikasi atau menyemak bil dan seterusnya melakukan tuntutan terhadap individu bagi caj panggilan telefon yang bertujuan peribadi. Keadaan ini menyebabkan Universiti terpaksa menanggung kesemua caj panggilan telefon termasuklah panggilan yang bukan untuk tujuan rasmi.

ii) Bagi memudahkan pihak Pejabat Pendaftar melakukan tuntutan, ianya perlu disokong dengan maklumat data panggilan yang lengkap merangkumi maklumat nombor pemanggil, nombor didail, tarikh, masa panggilan, tempoh panggilan serta kos panggilan yang dibuat. Ini akan menjadi

Penyelenggaraan dan menaiktaraf sistem PABX / Call Billing / Operator Work Station (OWS) dan Dynamic Network Administration (DNA) perlu disegerakan kerana ianya amat penting dan diperlukan bagi memastikan sistem telefon Universiti beroperasi secara efektif, ia juga akan memantapkan kawalan dan memudahkan pemantauan terhadap penggunaan telefon di kalangan staf.

RINGKASAN EKSEKUTIF



12/15

asas dan bukti sokongan tuntutan bayaran yang dikeluarkan oleh Pejabat Pendaftar kepada PTj terbabit. Daripada maklumat yang diedarkan tersebut, maka ianya juga akan membantu PTj meneliti dan mengenalpasti pihak yang membuat panggilan peribadi.

iii) Sehubungan itu, sistem telefon sedia ada di UTHM perlu diselenggara dan dinaiktaraf supaya pengurusan call billing dapat dilakukan dengan mudah dan sistematik. Pihak PPH dapat membuat analisa dengan mengekstrak data panggilan tertinggi setiap bulan untuk dikemukakan kepada Pejabat Pendaftar untuk tindakan selanjutnya. Data ini amat diperlukan sebagai asas dan bukti sokongan untuk menuntut bayaran bil panggilan peribadi yang dilakukan oleh staf.

iv) Tuntutan bayaran terhadap caj panggilan peribadi amat wajar dikuatkuasa dan dilakukan di UTHM kerana ianya telahpun termaktub di dalam Panduan Pengurusan Pejabat yang digariskan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia di Bahagian 1, Para 1.8. Selain itu ianya juga telah sekian lama dipraktikkan di IPTA-IPTA lain seperti Universiti Malaysia Sabah (UMS), Universiti Malaysia Terengganu (UMT) dan Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM).

RINGKASAN EKSEKUTIF



13/15

5.4.9 Bayaran Sewaan Talian Telefon Yang Tidak Digunakan

Bagi tempoh bulan Februari hingga November 2012 dianggarkan Universiti telah membayar sewaan bagi 91 talian telefon dengan jumlah kos sebanyak RM2,532.14 sebulan untuk talian telefon yang tidak digunakan. Ianya merupakan satu pembaziran kerana Universiti tidak menggunakan sepenuhnya talian telefon yang terangkum di dalam pakej yang telah ditawarkan oleh pihak TM Berhad. Maklumat mengenainya adalah seperti di Lampiran 6(a) berkembar.

Pihak audit dimaklumkan oleh Unit Telefon PPH bahawa sebahagian talian yang dinyatakan sebagai tidak digunakan tersebut merupakan talian untuk kediaman felo di Kolej Kediaman Perwira dan Kolej Kediaman Taman Melewar.

Namun pengesahan dan temubual yang dilakukan terhadap beberapa orang felo di Kolej Kediaman Perwira dan Kolej Kediaman Taman Melewar mendapati kediaman mereka tidak disediakan dengan kemudahan telefon walaupun mempunyai port talian telefon yang belum digunakan di kediaman mereka. Kenyataan ini dilihat bercanggah dengan maklumat yang diberikan oleh pihak PPH.

Felo-felo tersebut juga mengesahkan bahawa mereka berhubung menggunakan telefon bimbit masing-masing. Felo-felo yang

Dicadangkan agar talian yang dibayar sewa setiap bulan agar dapat digunakan secara optima dan sebaiknya. Sekiranya tiada wujud keperluan bagi penyewaan talian tersebut, pihak Jawatankuasa Penilai Fasiliti Telefon Universiti perlu memainkan peranannya membincangkan isu ini bersama pihak TM Berhad, sama ada untuk memohon mengurangkan kadar caj sewaan atau pihak Universiti mengurangkan sewaan talian bagi mengelakkan berlakunya pembaziran.

RINGKASAN EKSEKUTIF



14/15

dimaksudkan adalah seperti di Lampiran 6(b) berkembar.

5.4.10 Kelewatan Pembayaran Bil Telekom Malaysia

i) Menurut Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007, pembayaran bil perlu dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari tarikh ianya diterima di PTj. Walau bagaimanapun daripada semakan yang dijalankan terhadap baucar pembayaran bil-bil Telekom Malaysia Berhad (TM Berhad), pihak audit mendapati telah berlaku kelewatan di dalam pembayaran bil-bil telefon yang kebanyakannya disebabkan kelewatan oleh pihak PTj terutamanya di Kolej-kolej Kediaman, UTHM Business Centre dan Pusat Pendidikan Berterusan (CEC). Terdapat juga pembayaran bil ini sehingga mencecah tempoh 8 bulan malah ada juga yang menerima notis peringatan oleh pihak TM Berhad. Keadaan ini secara langsung telah menjejaskan reputasi Universiti kerana menurut pekeliling berkenaan bil-bil yang diterima sepatutnya diproses di peringkat PTj dalam tempoh 7 hari dari tarikh ianya diterima. Contoh-contoh kes kelewatan yang berlaku adalah seperti di Lampiran 7 berkembar.

ii) Selain itu juga, didapati Pejabat Pendaftar dan PTj tidak mengecop “tarikh terima” pada bil-bil tersebut lantas menyebabkan pihak audit sukar untuk mengesan tempoh kelewatan yang berlaku. Amalan ini jelas tidak selaras dengan para 4.1.1 Pekeliling Bendahari Bil.

Semua PTj terbabit terutamanya Pejabat Pendaftar perlu menguruskan bil-bil telefon selaras dengan ketetapan Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007 agar tiada lagi berlaku kelewatan atau bil-bil telefon tertunggak.

RINGKASAN EKSEKUTIF



15/15

2/2007 yang secara jelas menyatakan :-

“Bil dari pembekal yang diterima oleh PTJ perlu dicop tarikh terima apabila ianya diterima sama ada melalui pos atau serahan tangan oleh Pejabat Pentadbiran PTJ.”

RINGKASAN EKSEKUTIF AUDITAN TERHADAP …uad.uthm.edu.my/v2/dokumenauditan/seksyenkewangan/2013/... · sistem adalah tidak sama dengan nombor yang mengemaskinikan maklumat tersebut.

Documents