Top Banner
1 Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de candidature CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIÈRES (CCTP) Version modifiée - V6 - 02/11/2011 La date limite pour candidater est repoussée jusqu'au 14 novembre 2011 - 17h. Considérant les délais très courts de réalisation demandés, les sociétés répondant à cette publicité pourront présenter un calendrier échelonné et justifié des réalisations. Il est cependant indispensable de respecter les dates de livraison suivantes : - 3 janvier 2012 : site web comportant les parties du site permettant la publicité et la communication autour du projet, ainsi que le dépôt de dossiers d'éligibilité des candidats - 31 mars 2012 - Modèle de workflow : les fonctionnalités autour du dépôt de dossier devront être livrées et validées jusqu'au workflow 2: soumission du dossier complet décrit p. 23 et l'accès par les experts aux dossiers (partie 5.4.3 du workflow 3 décrit p. 24) Avec phase de pré-validation fonctionnelle comme décrit dans article 9, 10 et 11 du CCAP - 30 juin 2012 - livraison complète de l'application. Compléments d'informations - La base internationale d'experts est décrite à titre indicatif dans l'appel d'offre ci-dessous et sa livraison est prévue pour début janvier 2012. « Constitution d’une base de données d'experts internationaux (IEDB) - Paris 59 id: 20221 ». http://www.inra.fr/fournisseurs/modules/wfsection/article.php?page=1&articleid=20221 - La base des laboratoires sera disponible également à cette date. Des éléments déjà structurés sont néanmoins déjà disponibles sous demande. Institut National de la Recherche Agronomique Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique placé sous la tutelle conjointe des ministères chargés de la recherche et de l’agriculture 147, rue de l’Université 75 338 Paris cedex 07
37

Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

Sep 10, 2018

Download

Documents

hoangbao
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

1

Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la

gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de candidature

CAHIER DES CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIÈRES (CCTP)

Version modifiée - V6 - 02/11/2011

La date limite pour candidater est repoussée jusqu'au 14 novembre 2011 - 17h. Considérant les délais très courts de réalisation demandés, les sociétés répondant à cette publicité pourront présenter un calendrier échelonné et justifié des réalisations. Il est cependant indispensable de respecter les dates de livraison suivantes : - 3 janvier 2012 : site web comportant les parties du site permettant la publicité et la communication autour du projet, ainsi que le dépôt de dossiers d'éligibilité des candidats - 31 mars 2012 - Modèle de workflow : les fonctionnalités autour du dépôt de dossier devront être livrées et validées jusqu'au workflow 2: soumission du dossier complet décrit p. 23 et l'accès par les experts aux dossiers (partie 5.4.3 du workflow 3 décrit p. 24) Avec phase de pré-validation fonctionnelle comme décrit dans article 9, 10 et 11 du CCAP - 30 juin 2012 - livraison complète de l'application. Compléments d'informations

- La base internationale d'experts est décrite à titre indicatif dans l'appel d'offre ci-dessous et sa livraison est prévue pour début janvier 2012. « Constitution d’une base de données d'experts internationaux (IEDB) - Paris 59 id: 20221 ». http://www.inra.fr/fournisseurs/modules/wfsection/article.php?page=1&articleid=20221

- La base des laboratoires sera disponible également à cette date. Des éléments déjà structurés sont néanmoins déjà disponibles sous demande.

Institut National de la Recherche Agronomique

Établissement Public à caractère Scientifique et Technologique

placé sous la tutelle conjointe des ministères chargés de la recherche et de l’agriculture

147, rue de l’Université 75 338 Paris cedex 07

Page 2: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

2

Sommaire

Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de

dossiers de candidature .......................................................................................................................... 1

INTRODUCTION ....................................................................................................................................... 5

1. CONTEXTE DU PROJET : présentation générale .............................................................................. 6

2. EXPRESSION DU BESOIN ................................................................................................................ 12

3. OBJET DU MARCHE ........................................................................................................................ 14

4. DESCRIPTION GENERALE DE LA DEMANDE ................................................................................... 15

4.1. Description des volets 1,2 ..................................................................................................... 15

4.2. Typologie des utilisateurs de la solution ............................................................................... 16

4.3. Sécurité et confidentialité ..................................................................................................... 16

4.4. Hébergement de l’application ............................................................................................... 17

5. Volet 1 : Proposition d’une solution adaptée ............................................................................... 18

5.1. Description générale du volet 1 ............................................................................................ 18

5.2. Eléments de description du fonctionnement de l’application .............................................. 19

5.3. Les bases d’experts et des laboratoires ................................................................................ 21

5.4. Les processus ......................................................................................................................... 22

5.4.1. Workflow 1 Le circuit d’un dépôt de dossier ................................................................ 22

5.4.2. Workflow2 Le Processus de soumission du dossier complet ........................................ 23

5.4.3. Workflow 3 le processus de sélection du dossier complet ........................................... 24

5.4.4. Workflow 4 .................................................................................................................... 24

5.5. Pendant la durée du programme .......................................................................................... 24

5.6. Après le programme .............................................................................................................. 25

5.7. Reporting ............................................................................................................................... 25

5.8. Communication autour de AgreenSkills ................................................................................ 25

6. Volet 2 : réalisation........................................................................................................................ 25

6.1. Documentation et Assistance ................................................................................................ 26

7. Volet 3 : Bons de commande/ Unités d’œuvre ............................................................................. 26

Page 3: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

3

8. Phasage et délais de livraison........................................................................................................ 26

9. Conditions générales ..................................................................................................................... 27

9.1. Achat de licence et propriété des développements ............................................................. 27

9.2. Sécurité et confidentialité ..................................................................................................... 27

9.3. Conditions de fonctionnement.............................................................................................. 28

9.4. Conception graphique et ergonomique ................................................................................ 29

10. Modalités de réponse et critères de choix ............................................................................... 30

10.1. Modalités de réponse ........................................................................................................ 30

10.2. Critères de choix du prestataire ........................................................................................ 30

Annexes ................................................................................................................................................. 32

Annexe 1 éléments indicatifs du dossier d’éligibilité ........................................................................ 32

Annexe 2 Liste des documents .......................................................................................................... 33

Annexe 3 Lexique : liste des mots métiers utilisé dans ce document ............................................... 33

Annexe 4 : Deux exemples d’interfaces d’application ayant à peu près les mêmes fonctionnalités 35

Annexe 5 Environnement technologique et architecture de AgreenSkills ....................................... 36

Page 4: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

4

Page 5: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

5

INTRODUCTION

Le présent document s’inscrit dans le cadre général d’une consultation des marchés publics réalisée

par l’Inra. Il constitue le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP) du dossier de

consultation.

Il comprend des annexes qui font partie intégrante du CCTP.

Annexe 1 : Eléments du dossier d’éligibilité

Annexe 2 : Liste des documents

Annexe 3 : Lexique, liste des mots métiers utilisés dans ce document

Annexe 4 : Deux exemples d’interfaces d’application ayant à peu près les mêmes fonctionnalités

Annexe 5 : Environnent technologique et architecture d’AgreenSkills

Les schémas, listes de documents et workflows sont présentés à titre informatif et sont non

contractuels. Ces éléments seront précisés dans la phase de spécifications détaillées.

L’Inra est l’Institut National de la Recherche Agronomique, sis au 147rue de l’Université, 75338 Paris

cedex 07

Agreenium est le consortium national pour l'agriculture, l'alimentation, la santé animale et

l'environnement. Il associe l’Inra, le Cirad, AgroParisTech, Agrocampus Ouest, Montpellier SupAgro,

l’ENV de Toulouse.

L’Inra coordonne un programme intitulé AgreenSkills de mobilité internationale du FP7 programme

européen Cofund, d’une durée de 4 ans (2012-2015). Ce programme vise à offrir à de jeunes

chercheurs sélectionnés un accueil privilégié dans un laboratoire de recherche français ou étranger,

ainsi qu’un ensemble de mesures d’accompagnement pendant la durée de leur séjour. La mise en

œuvre d’AgreenSkills est portée par l’Inra, Agreenium étant un co-coordinateur en charge du WP

(Work Package) sur la dissémination (communication autour du programme).

Le programme AgreenSkills est décrit dans la présentation générale qui décline les principes et

objectifs, les acteurs et parties prenantes, la sémantique ainsi que les volumétries du programme.

Cette consultation vise à choisir un soumissionnaire en mesure de mettre à disposition de l’équipe de

management d’AgreenSkills, les produits plus ou moins intégrés, permettant la mise en place d’un

site web à travers lequel ils assureront la diffusion des informations, l’animation du programme,

l’inscription des candidats et la gestion de leurs dossiers pendant toute la durée du programme

Page 6: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

6

1. CONTEXTE DU PROJET : présentation générale

AgreenSkills

Note d’information, 23 septembre 2011

Rédacteurs : G Aumont, O. Vilotte

AgreenSkills est un programme de mobilité internationale de jeunes chercheurs qui a été

proposé à l’appel d’offres COFUND du programme People du 7ème PCRD en 2010.

Ce programme d’une durée de 4 ans (2012-2015) vise à inciter la mobilité entrante et

sortante de jeunes chercheurs1, du monde entier vers les membres d’Agreenium et

d’Agreenium vers des laboratoires à l’étranger. Il a également pour objectif d’apporter les

éléments de formation et d’expérience permettant une meilleure intégration de ces

jeunes chercheurs dans les carrières de la recherche publique comme privée. Il est fondé

sur des principes de sélection compétitive, de suivi des séjours post doctoraux et de plan

de formation au niveau international.

La phase de négociation a été engagée avec la Commission dès mi-juillet et doit

s’achever fin 2011 pour un démarrage le plus rapide possible du programme. Le

programme débutera au premier recrutement pour une durée de 4 années. Les

premières sélections de candidatures sont programmées dès le premier trimestre 2012.

Ce calendrier implique une phase préalable de mise en place et le recrutement ou

mobilisation du personnel nécessaire à la mise en œuvre du programme dès début

octobre 2011. L’objectif est donc de disposer en tout début 2012 d’un dispositif

opérationnel pour les processus principaux : communication, réception de candidature,

éligibilité des propositions, matching, évaluation et sélection.

Les informations apportées par cette note sont donc encore susceptibles d’évoluer à la

marge, jusqu’à finalisation du contrat avec la Commission.

1 – Les caractéristiques du programme AgreenSkills

L’Inra est bénéficiaire (« beneficiary ») du programme AgreenSkills pour les membres

d’Agreenium, comme porteur et coordinateur (G. Aumont). Agreenium est partenaire et

1 Dans le programme AgreenSkills, le terme « jeunes chercheurs » englobe chercheurs et enseignants

chercheurs, l’Europe et la plupart des autres organisations au niveau international ne faisant pas la différence des statuts. En revanche, le terme « projet du candidat » désigne un projet de recherche dans le programme.

Page 7: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

7

co-coordinateur (O. Vilotte), en charge du WorkPackage concernant la promotion et la

dissémination du programme. Les autres membres d’Agreenium sont impliqués dans le

programme en tant qu’établissements d’accueil entrant (ou sortant) des jeunes

chercheurs (« hosting institutions »).

Le principe de financement du programme est celui d’un co-financement par le

bénéficiaire (60 %) complété par la subvention de la Commission Européenne (40 %).

Dans AgreenSkills, la subvention européenne sera totalement dédiée au versement de

primes de mobilités entrantes et sortantes et au financement de formations et actions

d’appui au développement de la carrière des jeunes chercheurs. AgreenSkills permettra

le co-financement de 142 années-postdoc sur la durée du programme (2012 - 2015).

AgreenSkills n’a pas pour objectif de recruter un nombre plus élevé de jeunes chercheurs

dans nos laboratoires. Il constitue un programme sélectif, basé sur l’excellence des

candidats et des projets qu’ils établiront avec un laboratoire d’accueil.

Les jeunes chercheurs concernés devront avoir de 4 jusqu’à 10 années d’expérience

après le master, et disposer d’un PhD. L’excellence étant un principe de base du

programme COFUND, AgreenSkills s’adresse aux jeunes chercheurs excellents devant

proposer leur propre projet de recherche compatible avec les champs thématiques

d’Agreenium pour des séjours de mobilité jusqu’à 24 mois.

Les jeunes chercheurs de toute nationalité sont éligibles à la mobilité entrante sous

condition de ne pas avoir séjourné plus de 12 mois dans les 3 dernières années en

France et proposant un projet de séjour dans un laboratoire des membres d’Agreenium.

Seuls les jeunes chercheurs et enseignants-chercheurs (titulaires et non titulaires) des

membres d’Agreenium sont éligibles à la mobilité sortante. Celle-ci est possible dans tous

les pays sans exception ; mais le co-financement est soumis à des conditions de retour

d’au moins 6 mois en Europe après la période de mobilité.

Le respect des règles éthiques dans les projets recherches est une exigence

particulièrement forte dans le programme COFUND ; elle sera prise en compte dans le

cadre de la sélection des projets puis lors des séminaires et sessions de formation.

2 - Les principes de déroulement du programme

Organisation et principes généraux

L’Inra s’engage pour les membres d’Agreenium vis-à-vis de la Commission Européenne,

comme coordonnateur du programme. A ce titre, il est le seul interlocuteur de la

Commission et s’engage sur la capacité globale à assurer la part de co-financement sur

l’ensemble du programme. Les justificatifs financiers à apporter sont uniquement les

contrats de travail2. L’Inra pourra assurer directement les recrutements pour les

membres d’Agreenium (cas des UMR en particulier) ou verser la subvention

correspondant à la prime de mobilité au membre d’Agreenium qui en assurera le

recrutement.

2 Toutefois, en raison de contrôles fréquents sur ces programmes de mobilité, il est demandé de conserver tous

les éléments de justificatifs comme pour tout autre projet européen de recherche.

Page 8: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

8

La diffusion des informations du programme, la mise en œuvre de l’évaluation,

le suivi des parcours de mobilité sont assurés par une plate-forme (site web,

outil de dématérialisation des processus, outil de gestion et de reporting) inséré

dans la Plateforme d’Information et de Service d’Agreenium.

Une des composantes majeures du programme est le « matching » entre les offres de

projets des candidats et les capacités d’accueil et les objectifs des équipes. Il s’agit, si le

candidat le souhaite, de lui proposer plusieurs équipes correspondant à son projet et

ayant les capacités d’accueil, notamment en termes de financement du salaire de base.

Le programme débutera au premier recrutement pour une durée de 4 années. Les

premières sélections de candidatures sont programmées dès le premier trimestre 2012.

Ce calendrier implique une phase préalable de mise en place et le recrutement ou

mobilisation du personnel nécessaire à la mise en œuvre du programme dès début

octobre 2011.

La mise en œuvre programme sera assurée par une équipe en charge du projet et une

organisation décrite au point 3. Il prévoit une démarche d’auto-évaluation, pour

améliorer les processus.

Un processus de sélection par des comités d’experts internationaux

Le processus d’appel à candidatures sera continu durant les 3 premières années du

programme, entrecoupé par 2 séquences par an de sélection. La troisième année et

surtout la quatrième année seront réservées à l’ajustement du programme.

Le processus de sélection s’appuiera sur une base d’experts internationaux d’au moins

250 experts à partir de laquelle seront constitués 7 panels d’experts thématiques.

Chaque panel sera présidé par 1 panel’s chair et 1 panel’s deputy chair qui constitueront

le Scientific committee.

Un délai de 10 semaines est nécessaire pour l’évaluation et le classement des candidats,

réalisés par le Scientific committee, puis leur sélection par le Steering Committee (cf.

infra). Une liste complémentaire sera établie à chaque sélection pour tenir compte des

contraintes de parité et d’équilibre thématique fixée par la Commission.

Le dossier de sélection comporte un volet sur le mérite académique du candidat

(publications), sur l’intérêt scientifique du projet et sur les modalités d’accueil et de

formation. Il est accompagné d’éléments d’engagement mutuel de l’équipe d’accueil et

du candidat, sur les financements, le projet, son déroulé, l’accueil, le respect des règles

d’éthique, …

L’accompagnement et la formation durant la mobilité ponctués par des

évènements

Le programme comporte la mise en place d’un plan de formation et de développement de

carrière personnalisé « à la carte » (Training and career development plan, TCDP) et

cherchera à développer un passeport « AgreenSkills pass », voire un label.

Les modules de formation complémentaire aux formations apportées au niveau des

structures accueillant les chercheurs (au niveau des centres Inra, par les membres

d’Agreenium, …) seront mis en œuvre dans le cadre du programme.

Page 9: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

9

Le programme contribuera à la création d’une communauté par la mise en place d’actions

de formation, de séminaires partagés entre experts, « mentor » et post docs

bénéficiaires du programme.

Des séminaires de présentation des post docs bénéficiaires seront organisés pour les

futurs employeurs privés comme publics.

Principe de rémunération des post-doctorants durant la période de mobilité

Les primes de mobilité (« mobility allowance ») entrantes sont du niveau d’un SMIC

chargé. Compte-tenu des règles de rémunération des chercheurs en CDD dans

l’établissement, une prime d’un tel niveau amène à une augmentation très significative

du salaire moyen actuellement accordé, mais reste légèrement inférieure au salaires des

bourses Marie-Curie de même niveau.

Les primes de mobilité sortantes sont assimilées au régime des frais de mission longue

durée sur la base d’une évaluation pondérées effectuées sur les MLD de l’Inra depuis les

10 dernières années.

Le programme ne prévoit pas de prime de voyage (« travel allowance ») eu égard au

niveau des primes de mobilité.

3 - La gouvernance du programme

Les établissements impliqués dans AgreenSkills sont les organismes de recherche (Inra,

Cirad) et les Etablissements d’enseignement supérieur agronomique et vétérinaire (ACO,

APT, MSA, ENVT) membres d’Agreenium à la date de la proposition3.

Le programme est managé par une équipe de management du projet

Coordinateurs : G Aumont (Inra) + O Vilotte (Agreenium) ; Un gestionnaire ingénieur projet (Inra, à recruter et financé sur le programme) ;

Une demi-secrétaire (Inra, financée sur le programme) ; Un web master (Agreenium).

Le Steering committee a en charge la constitution des panels, la décision de recrutement,

le suivi de la démarche qualité du projet et la bonne observance des règles éthiques.

G Aumont (Inra et coordinateur) ; O Vilotte (Agreenium et co-coordinatrice); 3 personnalités désignées par l’Inra ; 1 personnalité désignée par le Cirad ; 1 personnalité désignée en commun par les 4 EESA d’Agreenium.

Le déploiement du processus de sélection s’appuiera de plus sur un réseau

d’interlocuteurs dit « Matching network », animé par le coordonnateur du programme,

3 Il sera examiné en accord avec le « Scientific Officer » et tenant compte du déroulement du programme, de

l’intérêt et de la possibilité d’intégrer de nouveaux membres (des composantes de l’INPT par exemple).

Page 10: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

10

pour identifier les équipes et co-financements potentiels au regard des candidatures et

propositions des candidats. Il est proposé que ce réseau comprenne

G. Aumont (Inra, coordinateur) ; Les CDs (chefs de département) de l’Inra et PCs (présidents de centre) de l’Inra ; Les CDs (chefs de département) du CIRAD (ou autres suggestions) ; Des représentants des 4 EESA ;

Toutes personnes ressources.

Le Scientific Committee est constitué de chercheurs étrangers (n=14) répartis en 7

panels4 (1 chair expert et 1 chair expert deputy par panel). Il disposera d’une base

d’experts très large (210 au minimum, renouvelée tous les 2 ans). Il est nommé par le

steering committee.

La commission d’éthique (Ethical commission) a en charge le suivi du respect de la

réglementation en matière d’éthique, de l’analyse de la déontologie et de l’éthique du

programme en lui-même et l’organisation de formation en éthique dans les champs de

l’agronomie. Elle est composée de personnalités qualifiées, (2 PQ d’Agreenium, un

membre du COMEPRA, et 3 personnalités européennes).

5 - Les enjeux du programme pour l’Inra et Agreenium, conséquences

AgreenSkills oblige à la création immédiate d’un annuaire en anglais coordonné « a

minima » des unités et équipes des membres d’Agreenium. Cet annuaire informatisé doit

être accessible pour le programme AgreenSkills en priorité mais devrait aussi servir à

d’autres fins d’affichage et de lisibilité sur la PFIS d’ Agreenium.

Agreenium a planifié la mise en place d’un annuaire d’experts et de compétences

internationales, qui pourra être utilisé à des fins multiples : AgreenSkills, Eranets, Méta-

programme, toutes autres évaluations. L’outil informatique devra donc être accessible

sur un support de l’Inra mais connectable aisément par différents services et collectifs de

l’Inra selon des règles compatibles avec la confidentialité et la CNIL.

AgreenSkills établit des processus d’évaluation et de recrutement en accord avec la

charte « the European Charter for Researchers and the Code of Conduct for the

Recruitment of Researchers” à laquelle l’Inra et Agreenium ont adhéré, s’engageant à la

promouvoir chez leurs partenaires et à la traduire dans des politiques d’accueil et de

recrutement. Sans en faire une tâche identifiée, AgreenSkills mettra en œuvre de facto

4 7 Panels d’experts selon le niveau d’intégration, de la cellule aux (éco) systèmes :

• Infra-tissue level: microbiology, structural, molecular, cellular biology, biology systems;

• Biological individual and tissue level, simple entity level: plant or animal biology, soil sciences, pathology, immunology, parasitology and symbiosis, genetics, etc.

• Population level: ecology, environmental science, agronomy, animal sciences, epidemiology, etc.

• Food and nutrition, toxicology, metabolic and nutritional diseases;

• Bioprocess, green technology, food technology, material science, etc.

• Modelling, biomathematics, bioinformatics; • Economic and social sciences;

Page 11: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

11

un suivi de l’application de la charte au sein des membres d’Agreenium pour répondre

aux exigences de recrutements à l’international

AgreenSkills en quelques données

Estimation planifiée des recrutements dans le programme AgreenSkills

Etablie sur la base de séjours de mobilité (entrante comme sortante) de 2 ans

2012 2013 2014 2015 Total

Nr of new recruitments (2 years

fellowships)

21 24 26 0 71

Incoming 17 20 20 0 57

Outgoing 4 4 6 0 14

Nr of fellowships person*years 21 45 50 26 142

Incomming 17 37 40 20 114

Outgoing 4 8 10 6 28

Quelques caractéristiques du programme

Incoming Outgoing

Condition d’éligibilité / expérience

de la recherche

4 à 10 ans après le Master Avoir un PhD (ou thèse) + selection sur dossier

Condition d’éligibilité /mobilité ne pas avoir séjourné

plus de 12 mois dans les

3 dernières années en

France

jeunes chercheur et EC

rémunérés par un

membre d’Agreenium

Durée de la mobilité (1 à) 2 ans 6 mois min./2 ans max.

Prime de mobilité apportée par le

programme, s’ajoutant au salaire

de base

Smic chargé Indemnités séjour

longue durée

Aide à l’installation Selon besoins après évaluation du dossier

Suivi de carrière Un plan de formation et suivi personnalisé

Animation scientifique et

formation

De séminaires annuels (2 participations min. durant

la période de mobilité)

Création d’une communauté Un réseau d’alumni

Page 12: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

12

Compte tenu des ratios estimés, les dimensions et volumétrie du programme

sont les suivantes (données indicatives) :

• Environ 1000 « reviewers » répartis dans les 7 panels et devant être dans la base

d’experts

• Environ 800 laboratoires d’accueil potentiels dans les unités des membres

d’Agreenium

• 1000 propositions dont l’éligibilité doit être estimée

• 500 candidats éligibles devant être évalués

• 142 recrutements (130 AgreenSkills passeport)

• 150 projets scientifiques et de développement de carrière à « suivre » (formation,

éthique, production scientifique)

• 6 à 10 évènements nationaux devant être organisés

2. EXPRESSION DU BESOIN

Pour assurer la mise en œuvre et la coordination du programme AgreenSkills, l’équipe de

management du programme souhaite disposer d’une plateforme web permettant :

• La communication : support de la communication et de la promotion d’AgreenSkills,

proposant des fils RSS permettant à d'autres organismes de diffuser facilement l'information

sur leurs propres sites, l’édition d’une Web Newsletter, etc……

• La diffusion de toutes les informations et documents types destinés aux candidats,

évaluateurs, responsables du programme, comités du programme, et toute partie prenante

concernée par le programme AgreenSkills ;

• Le support de façon dématérialisée et sécurisée, en continuité de service assurée durant 4

années, conforme aux règles de la CNIL et de la commission européenne, des processus

d’AgreenSkills ;

• Toutes correspondances et échanges de documents entre acteurs du programme : candidats,

fellows (bénéficiaires du programme), comités du programme, experts, personnes ressources

pour le suivi personnalisé de la formation ;

• La réception des candidatures ;

• Le contrôle de l’éligibilité (recevabilité) des candidatures ;

• La mise en correspondance des propositions des candidats et des laboratoires d’accueil

(matching process) ;

• L’évaluation des propositions éligibles avec interactions confidentielles entre comité

scientifique et experts ;

• L’évaluation ex post du programme et des projets par les laboratoires d’accueil, les experts

et les fellows ;

• Un processus de contrôle d’adhésion aux règles d’éthique en recherche agronomique ;

• La mise en place de web conférence ;

• La constitution et la gestion d’une base des informations recueillies sur les experts et les

fellows, en tenant compte des règles de protection de la CNIL ;

Page 13: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

13

• La constitution d’une base de type annuaire des laboratoires d’accueil potentiels au sein des

organismes partenaires membres d’Agreenium ;

• La mise en place d’un espace d’information et d’échange destiné aux jeunes chercheurs

sélectionnés dans le cadre du programme et aux parties prenantes pour faciliter le devenir

professionnel de ces jeunes chercheurs (Alumni) ;

• La capacité de faire un reporting et monitoring des dossiers des candidats puis jeunes

chercheurs sélectionnés ;

• La capacité de produire des états à un moment donné, précisé par les délivrables des WP (en

cours de négociation avec le REA) ;

• La capacité de produire des états pour les évènements principaux (run de sélection, session

de formation, meeting annuel, etc..) ;

• La capacité d’importer/d’exporter toutes ou partie des données selon des formats standards

(csv, txt, pdf, …) pour des interfaces dans d’autres outils ;

• Créer des sauvegardes récurrentes des données, fonctionnellement restaurables

La solution devrait pouvoir échanger avec un logiciel standard de gestion de projet qui sera utilisé par

l’équipe de management (au moins par des imports/exports aux formats du logiciel).

La plateforme web AgreenSkills sera destinée à un public international, en langue anglaise

uniquement.

La solution recherchée sera hébergée chez le prestataire choisi par Agreenium pour le

développement de sa plateforme d’information et de services (PFIS) en tenant compte des outils

choisis (CMS Ez Publish, supports divers, …) par Agreenium dans ce cadre.

La plateforme web AgreenSkills devra être suffisamment générique et modulable pour permettre à

l’équipe de management du programme d’intervenir sur la création des formulaires de recueil de

données, sur l’attribution des rôles et droits, la constitution de groupes d’utilisateurs, les workflows

de traitement des dossiers...

Quel que soit le rôle de l’utilisateur de l’outil, les interfaces doivent pouvoir être prises en main

rapidement par des non informaticiens.

Destiné à supporter le site vitrine du programme AgreenSkills, l’outil devra permettre le

développement d’interfaces Web conviviales et ergonomiques.

Il n’est pas demandé le développement de charte graphique.

Il devra tenir compte des contraintes fixées par les processus impliqués et leur cadre européen

(programme CoFund, Charte européenne du recrutement des jeunes chercheurs) :

- La durée totale du programme AgreenSkills est de 4 ans (2012-2015) durant laquelle il faut

assurer la continuité de service ;

- La transparence des informations doit être assurée avec un reporting pour toutes parties

prenantes selon des règles claires ;

- L’équité de traitement des candidats ;

- La confidentialité ;

Page 14: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

14

- Le respect des règles de la CNIL et de protection informatique des libertés de la commission

européenne.

3. OBJET DU MARCHE

L’objet de ce marché est donc :

Volet 1 - proposition d’une solution adaptée

Ce volet comprend :

• La justification du choix de la solution par rapport aux besoins décrits dans ce document.

• L’écriture des spécifications détaillées, qui sera réalisée conjointement et le mode

d’organisation pour réaliser et valider ces spécifications détaillées dans les délais impartis.

Volet 2 - : Réalisation de la solution et des paramétrages,

Ce volet comprend la réalisation des spécifications fonctionnelles détaillées décrites dans le volet 1

et les conditions de livraison, tests, éventuellement prototypage de l’application.

Il comprend :

• le développement et/ou le paramétrage, des différents modules pour AgreenSkills ;

• l’installation et la mise en fonction ;

• les phases de test et de validation des modules livrés. Les différents modules sont (ou

pourront être) des workflows sécurisés, le module d’édition de newsletters, de l’espace

collaboratif, de l’espace communautaire ;

• l’accompagnement : la formation initiale et la maintenance pendant au moins 5 ans.

Volet 3 - Bon de commandes/ Unités d’œuvre

Outre les volets 1 et 2, l’Inra se réserve la capacité de commander des prestations auxquelles il

n’aurait pas, au jour de la conclusion du marché, défini avec exactitude la quantité. Ces prestations

représentent le volet 3 du marché, qui fera l’objet de bons de commande ou d’unités d’œuvre.

Ces bons de commande seront toutefois réservés à des modifications mineures : ajout d’une

fonctionnalité, changement de paramétrage d’un workflow, modification de l’emplacement des

rubriques, modification ou création de templates pour la mise en page.

Le soumissionnaire peut également proposer des prestations par unités d'œuvre, selon plusieurs

niveaux d’engagement (simple, moyenne, complexe).

Pour les deux options : bon de commande ou unité d’œuvre, le soumissionnaire proposera sa

tarification et son mode de fonctionnement.

Page 15: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

15

4. DESCRIPTION GENERALE DE LA DEMANDE

4.1. Description des volets 1,2

Le Volet 1 permettra d’aboutir sur un choix justifié de la solution technique et de la solution

d’hébergement de l’application retenue. Il contient également la phase de spécifications détaillées

qui sera menée conjointement avec l’Inra.

A l’issue de cette phase sera remis un document de spécifications détaillées et une description

détaillée et argumentée de la solution technique proposée.

Pour la partie gestion documentaire, la solution proposée devra préférentiellement s'appuyer sur un

outil Open Source ou sous licence, de type ECM (Electronic Content Management). Mais il sera

possible de proposer des solutions argumentées, plus axées sur un développement spécifique. Le site

web sera conçu avec le CMS (Content Management System) EZ Publish (voir ci-dessous).

La modularité, l'évolutivité et la facilité de paramétrage de la solution seront des paramètres pris en

compte.

Le soumissionnaire justifiera son choix dans la réponse au cahier des charges, en s’appuyant en

particulier sur ses expériences antérieures.

Le volet 2 constituera une phase plus classique de réalisation de l’application qui comportera les

modules suivants.

Création d’un modèle de site adapté avec le CMS EzPublish

• Incluant les fonctions classiques du CMS (création et de mise à jour de pages

« statiques » sans connaissance HTML) ;

• Espace Internet et Intranet ;

• Espaces sécurisés pour différents groupes d’utilisateurs (les groupes peuvent être définis

et modifiés par l’équipe de management) ;

• Rubriques et sous-rubriques personnalisables ;

• Génération de flux RSS à partir d’éléments contenus dans les pages Web ;

• Statistiques d’utilisation du site sur les pages et les documents téléchargés ;

• Edition de newsletter ;

Module de Workflow et de Gestion électronique de Documents

• Dépôt électronique de documents et de messages ;

• Circulation automatisée et conditionnelle de l’information entre des acteurs identifiés selon

un processus sécurisé ;

• Mécanisme d’envoi par e-mail sur les tâches à effectuer par le destinataire ;

• Mécanisme d’alerte en cas de retard dans les étapes de la circulation de l’information ;

Page 16: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

16

• Mécanisme de sécurité des échanges (confidentialité, sécurité des échanges) ;

• Traçabilité possible de tous les échanges en mode administrateur ;

• Accès sous forme d’une base de données à toutes les informations circulant sur le Workflow ;

• Utilisation d’un agenda (gestion d’évènements et déclenchement d’envois de message) ;

• Impression (en PDF) possible en un seul document de l’ensemble du dossier ou d’un

ensemble de documents selon leur type.

4.2. Typologie des utilisateurs de la solution

• Les candidats (“ applicants”) postdoctorants pour la soumission des dossiers ;

• Les postdoctorants sélectionnés (“ fellows”) pour le suivi de leur dossier et l’animation du

réseau (“alumni ”);

• L’équipe de management du programme pour l’animation du site, la diffusion d’informations

et de documents ;

• Les “chair experts“ (ou “panel’s chairs“ et “panel’s deputy chairs“) pour l’organisation de

l’évaluation des dossiers ;

• Les experts (“reviewers”) en charge de l’évaluation des dossiers ;

• Les acteurs du « Matching Network » ;

• Les membres du Steering Committee (comité de pilotage) ;

• Les référents des postdoctorants (Mentor scientifique et correspondant RH) pour vision de

certains documents du dossier des doctorants dont ils sont les référents ;

• Les membres de la Commission d’éthique ;

• Accès pour tous : les documents du projet, les dates, les nouveautés ...

4.3. Sécurité et confidentialité

La sécurisation à différents niveaux est primordiale pour le fonctionnement du projet :

• espaces candidats sécurisés pour le dépôt de leurs données et documents de candidature ;

• espaces experts sécurisés pour la gestion de leurs grilles de notation, commentaires ;

• espaces sécurisés des équipes administratives pour la compilation des résultats, la gestion de

documents confidentiels ;

• bases nominatives d’experts, de candidats ;

• etc.

Le cœur du dispositif est la mise en œuvre d’une procédure dématérialisée pour le dépôt et l’examen

des dossiers. Cette procédure doit garantir :

• La transparence du processus (informations sur les modalités de traitement et de sélection,

publication de la liste des chair experts sur le site web, liste des laboratoires d'accueil…

• La sécurité des échanges, le respect de la confidentialité et de l'anonymat (gestion rigoureuse

et sûre des utilisateurs et de leurs rôles dans le projet : candidat, expert, panel’s chair,

Page 17: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

17

laboratoire d’accueil, steering commitee…) sur serveur sécurisé, en conformité avec les

exigences de la Commission Nationale d’Informatique et Liberté.

• La traçabilité de toutes les interventions relatives à un dossier (égalité de traitement,

objectivité…).

LDAP : Agreenium aura accès un annuaire LDAP généralisé pour la gestion des droits d’accès à

certaines applications. La solution proposée devra pouvoir accéder à cet annuaire.

Sécurité : Le soumissionnaire indiquera quelles garanties sa plateforme offre en matière de sécurité

(protection des données).

Le niveau de sécurité et de confidentialité doit être suffisant pour de la gestion informatisée de

données individuelles. Pour autant, les données sensibles comme les feuilles de paye, les données

bancaires, etc. ne seront pas intégrées dans les bases de données. Celles-ci resteront gérées par des

dispositifs propres aux membres d’Agreenium.

4.4. Hébergement de l’application

La plateforme sera hébergée par la société KALIOP (KALIOP INTERACTIVE MEDIA, Immeuble Arche

Jacques Cœur - 222 Place Ernest Granier - 34000 MONTPELLIER) qui a été choisie par Agreenium.

Cette société garantit dans sa prestation :

• la disponibilité des serveurs ;

• la continuité de service ;

• les droits d’accès administrateurs ;

• la sécurité et l’assistance en ligne ;

• la modification des paramètres et l’assistance à résolution de problème, sous forme de

coupons horaires.

Cette société a été choisie dans le cadre d’un appel d’offre pour le cadre plus global de la PFIS

(Plateforme d’Information et de Services) qui rassemblera, toutes les applications d’Agreenium.

Elle offrira 2 serveurs dédiés, l’un pour l’environnement de production et l’autre pour un

environnement de test et de développement où il est possible d’installer d’autres outils sans affecter

le fonctionnement de l’environnement de production.

Sur les serveurs seront installés toutes les couches logicielles « systèmes et réseau » nécessaires à

son exploitation :

• Linux

• MySQL

• Apache

• PHP

• Serveur de messagerie

Page 18: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

18

En majeure partie, les outils utilisés fonctionneront en architecture LAMP, mais l’évaluation régulière

de nouveaux produits entraînera l’installation d’autres standards tel JAVA, J2EE, web services.

Le soumissionnaire devra indiquer quel sera le site de développement (interne au soumissionnaire

ou hébergé par Kaliop) et les modalités de livraison de l’application finale chez Kaliop.

Il lui appartiendra de vérifier l’architecture matérielle disponible et de faire les préconisations

adaptées si nécessaire, mais il n’est pas demandé la fourniture de matériel. Il devra également

préciser les modalités envisagées pour les interventions de maintenance et il lui reviendra de

s’accorder avec l’hébergeur Kaliop sur ces conditions.

5. Volet 1 : Proposition d’une solution adaptée

5.1. Description générale du volet 1

Ce volet comprend la justification du choix de la solution par rapport aux besoins décrits dans ce

document, l’écriture des spécifications détaillées qui sera réalisée conjointement, et le mode

d’organisation pour réaliser et valider ces spécifications détaillées dans les délais impartis.

La modularité, l'évolutivité et la facilité de paramétrage de la solution seront des paramètres pris en

compte.

La plateforme AgreenSkills se décomposera en 3 sous parties

• Une partie de gestion et de diffusion de l’information sur le programme AgreenSkills :

Objectifs, actualités, modalités de mise en œuvre et de candidature, documents pour les

candidats et différentes parties prenantes, documents pour les laboratoires d’accueils,

chiffres clés, projets en cours, etc.

Plusieurs rubriques du site seront construites lors de la phase de spécifications détaillées,

après quoi le paramétrage adéquat du CMS EZ Publish ainsi réalisé permettra l’ajout de

rubriques et pages à façon.

• Une connexion aux données d’une base externe d’experts et d’une base externe de

laboratoires d’accueil, dont le développement ne fait pas partie de ce cahier des charges.

• Une partie de soumission et de validation des dossiers des candidats.

Besoins fonctionnels

Fonctionnalités de publication de contenus web pour la partie statique du site avec EZPublish :

• publication d’objets rédactionnels (brèves, articles) ;

• rangés dans des rubriques ;

• la navigation se met automatiquement à jour ;

Page 19: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

19

• indexation des objets rédactionnels par des mots clés ;

• rubrique actualités ;

Fonctionnalités liées aux dépôts de dossier :

• identifiant par dossier ;

• Les dossiers seront constitués de données renseignées par questionnaire en ligne (ou import

de fichiers CSV), ou de différents documents up-loadés ;

• données de formulaire : les informations sur le candidat, son affiliation ;

• dépôts de documents à joindre au dossier. évolution selon l’étape dans lequel se trouve le

dossier du candidat ;

• gestion de l’état du dossier ;

• renommage des fichiers déposés. Les fichiers déposés doivent être renommés

automatiquement par le système. Il devra être possible de choisir une nomenclature très

simple du genre : type-document (3 lettres)-nomcandidat (max 10 lettre)-identifiant-dossier (

4 chiffres)- datedépot. La création des nomenclatures fera l’objet d’un dialogue ;

• Certains fichiers devront être automatiquement protégés pour empêcher leur modification

(selon contrôles à définir) ;

Fonctionnalités liées à la gestion de workflows :

• Les worflows doivent être très simples et facilement paramétrables/modifiables ;

• Le système doit également gérer l’affectation du dossier à une ou plusieurs personnes pour

évaluation et différents ajouts.

• Les workflows intégrés permettront la gestion documentaire ;

Fonctionnalités liées à la gestion électronique et à l’archivage des documents

• Sécurité et gestion de l'état des documents

• Conformité - gestion sécurisée des cycles de vie d'un document

• Les dossiers et les documents sont archivés sans possibilité de modifications.

• Impression (en PDF) possible en un seul document de l’ensemble du dossier ou d’un

ensemble de documents selon leur type.

La solution devra disposer d’outils de traçabilité des processus.

5.2. Eléments de description du fonctionnement de l’application

La plupart des documents types seront échangés en format Word ou RTF, éventuellement PDF.

• Identification du candidat : dès que la personne se déclare. Le système lui donne accès à son

espace de travail. S’il n’en a pas le système lui en crée un automatiquement.

• Le dossier du candidat :

Le dossier du candidat doit s’incrémenter au fur et à mesure de l’évolution de celui-ci dans

l’outil.

Page 20: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

20

Rappel : un candidat peut créer plusieurs dossiers de candidature.

Il doit pourvoir modifier sa situation administrative, principalement son adresse e-mail qui

pourra changer (mais le responsable du programme doit aussi pouvoir le faire) ;

Le dossier suivra un cycle de vie voir les schémas suivants (non contractuels). Il sera composé d’un

formulaire qui serait stocké dans une base de données.

Schéma 2 : Cycle de vie du dossier pendant la phase de sélection

Page 21: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

21

Schéma 4 : Cycle de vie du dossier pendant la durée du programme

Travail collaboratif du Scientific committee .

L'espace collaboratif du Scientific committee (les 7 panel’s chair et 7 panel’s deputy chair experts)

correspond à leur outil de travail partagé. Il permettra le dépôt de documents comme les rapports de

synthèse sur les évaluations, les listes communes classées des candidats, les propositions, mais aussi

des documents sur les méthodes de travail. Les échanges d'information entre experts se feront par

courriel. (éventuellement avec des listes de messageries). Il peut s’agir simplement d’un espace

Intranet sécurisé, réservé à certaines personnes dans lequel l’équipe de management pourra déposer

des documents qui leur sont réservés.

5.3. Les bases d’experts et des laboratoires

Le répertoire des laboratoires (« Research labs’ directory ») et la base de données des experts

doivent être considérés comme des entités indépendantes, fournisseuses de données pour

AgreenSkills et pour Agreenium et ses membres.

La base experts

La base de données des experts n'est pas encore complètement définie. Mais comme l'alimentation

de la base sera centralisée, il n'y aura pas à homogénéiser des sources diverses.

Page 22: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

22

Ensuite cette base sera accessible soit par des Web Services ou par des livraisons périodiques plus

classiques ou encore par des requêtes directement dans la base de données. Le soumissionnaire

devra proposer des solutions d’échanges de données avec cette application dans ce volet 1.

La base laboratoires

Le répertoire des structures (ou laboratoires d’accueil) sera issu des bases de données d’au moins 2

établissements, qui seront homogénéisées dans un format unique.

Dans un premier temps cette base sera consultée indépendamment de la plateforme AgreenSkills

(rappel : cette PF doit être très rapidement opérationnel) et l’information sera renseignée

manuellement dans les dossiers des candidats par les coordinateurs du programme.

Dans un deuxième temps cette base pourra être accessible de façon transparente via la plateforme

AgreenSkills.

Le soumissionnaire devra proposer des solutions d’échanges de données avec cette application dans

ce volet 1.

5.4. Les processus

Le dossier du candidat est un objet référence qui fait l’objet du flux, constitué de données entrées

en ligne ou de fichiers « up- loadés ». Il faut pouvoir y adjoindre de façon dynamique autant

d’éléments que nécessaire.

5.4.1. Workflow 1 : Le circuit d’un dépôt de dossier

Il s’agit d’un processus en continu auquel les candidats (« applicants ») doivent pouvoir se connecter

de manière permanente.

Si un candidat souhaite déposer plusieurs dossiers, ceux-ci-seront gérés de manière distincte. (un

candidat, n dossier possibles : concrètement 1-3 dossiers)

Phase d’identification et d’éligibilité

Le candidat

• Crée un compte ;

• Remplit les champs du formulaire d’éligibilité ;

• Dépose son dossier et remplit le formulaire ;

Liste des documents demandés : Un summary (court descriptif du projet), un CV, une liste

des publications ….

• Choisit les thématiques auxquelles se rattachent son projet (facultatif à ce stade) ;

• Indique éventuellement des laboratoires d’accueil (optionnel) ;

• Soumet son dossier (accusé de réception par e-mail avec identifiant du dossier pour suivi) ;

Page 23: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

23

L’équipe de management du programme

• Vérifie les critères d’éligibilité (de recevabilité) : acceptation/rejet du dossier ;

• Interagit nominativement avec le candidat si besoin d’éclaircissements (extérieur au

système) ;

Une fois vérifiée l’éligibilité du dossier, l’équipe :

• recherche et sélectionne des laboratoires d’accueil correspondant au profil du candidat :

phase de matching network (consultation de la base laboratoires). A ce niveau l’interfaçage

éventuel avec la base laboratoires doit permettre de mettre en mémoire les laboratoires

sélectionnés et d’envoyer une annonce par e-mail aux responsables des laboratoires les plus

pertinents.

• envoie au candidat des propositions de laboratoires d’accueil s’il n’en a pas déjà.

• Le cas échéant, l’équipe demande au candidat de compléter le formulaire initial pour faciliter

le matching (notamment projet de recherche potentiel) ;

La liste des candidats éligibles est accessible par les membres du matching network

(responsables des laboratoires partenaires, Directions Scientifiques, Chefs de Département,…).

Cette liste est mise à jour deux fois par mois ;

Les laboratoires entrent en relation avec les candidats, et vice versa (en dehors du système) ;

Une fois un projet d’accueil élaboré :

• Le candidat doit passer un entretien avec son futur laboratoire d’accueil.

• Un document d’accord est établi entre le candidat et le laboratoire d’accueil e ;

• Deux référents sont désignés par le laboratoire d’accueil : un référent scientifique (Mentor)

et un correspondant RH .

5.4.2. Workflow2 : Le Processus de soumission du dossier complet

Soumission

Le candidat a tous les éléments pour soumettre son dossier.

Il se connecte.

Rappel : le dossier existe déjà et a un identifiant.

Le dossier complet contient :

• La fiche d’identification

• Le projet scientifique du candidat et le choix d’un(de) panel(s) thématique(s)

• Un document d’accord du laboratoire d’accueil

• Une lettre d’engagement du candidat

• Un compte rendu de l’entretien avec le laboratoire d’accueil

Le dossier passe ensuite dans le workflow 3

La sélection des dossiers se fait deux fois par an. Un mail de rappel est adressé aux candidats un

mois puis 15 jours et 1 jour avant la fermeture de la soumission (proposition).

Page 24: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

24

5.4.3. Workflow 3 : Le processus de sélection sur la base du dossier complété

Le panel’s chair (lié au panel thématique) dispose d’un moteur de recherche pour rechercher les

experts dans la base externe « Experts ». Il contacte plusieurs experts par dossier. Au minimum 3

experts doivent être désignés pour expertiser chaque dossier.

Le panel’s chair ayant choisi les experts, il envoie les dossiers complets à chacun des experts. Il serait

souhaitable que l’équipe de management puisse également de façon simple communiquer au panel’s

chair des suggestions d’experts à partir d’un choix effectué dans la base externe des experts.

Les experts ont 15 jours pour expertiser les dossiers.

Chaque expert dispose d’un espace de travail. Cet espace de travail contient les documents

nécessaires à l’évaluation. Il affecte les notations sur les dossiers avec la grille de notation (voir

annexe) et renvoie le dossier au panel’s chair.

Le panel’s deputy chair avec le panel’s chair préparent le rapport global d’évaluation du dossier ,

comprenant les 3 rapports d’expertise.

Tous les rapports d’évaluation sont retournés au Scientific Committee, qui dispose d’une espace de

travail partagé.

L’évaluation finale a lieu en réunion présentielle du Scientific Committee ou en web conference.

Les dossiers sont acceptés, refusés ou inscrits en liste complémentaire pour étapes intermédiaires à

décrire.

Le résultat de l’évaluation est renvoyé au candidat avec son numéro de dossier. Celui-ci n’a aucune

connaissance des personnes ayant évalué son dossier.

NB. Il n’est pas demandé l’intégration d’un dispositif de Web conférence, sauf si la solution proposée

par le soumissionnaire en dispose déjà. L’Inra et Agreenium se proposent éventuellement de

souscrire à un service de ce type et de l’ouvrir aux acteurs du programme. Le soumissionnaire le

prendra en compte si nécessaire.

5.4.4. Workflow 4

Le Steering committee reçoit les dossiers acceptés par le Scientific Committee ; il statue sur les

attributions financières et apporte une validation finale.

5.5. Pendant la durée du programme

Pendant une durée de 5 ans après le début du programme, les doctorants sélectionnés (fellows)

seront suivis et pourront échanger par l’intermédiaire de l’outil. Ils recevront des annonces de

formations réalisées par le programme ou sélectionnées parmi l’offre de formation des partenaires

Agreenium. Deux séminaires annuels seront organisés.

Ils pourront participer à un forum interne de discussion et d’échanges.

Page 25: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

25

Il y aura un espace communautaire accessible entre les post docs. Ils pourront mettre en ligne

notamment leur CV selon des conditions d’accès modulés.

La Communauté AgreenSkills sera constituée par les personnes ayant participé aux séminaires.

Une évaluation a posteriori sera conduite à deux niveaux : au niveau du dossier du fellow (rapport

d’activité du fellow, avis du mentor ,..) ; au niveau du programme (par les fellows notamment).. Pour

cela, le dossier individuel sera suivi d’un dossier d’évaluation pouvant être renseigné de façon

confidentielle.

De même la commission d’éthique pour s’assurer du bon engagement aux règles d’éthique en

suivant chaque dossier. Il faut donc prévoir d’adjoindre un volet éthique sur le dossier.

5.6. Après le programme

Les dossiers seront archivées et visibles uniquement par les responsables d’AgreenSkills.

Différents documents administratifs peuvent être ajoutés au dossier.

5.7. Reporting

Le système doit être capable de fournir un tableau de bord sur les états des dossiers des candidats.

ou a minima de permettre une recherche dans les dossiers et leurs états pour élaborer des

indicateurs. Le système doit pouvoir fournir des états selon les évènements et étapes essentielles :

par sélection, par formation, etc…

5.8. Communication autour de AgreenSkills

Lettre électronique d’information à destination des fellows, et des participants à tous niveaux au

programme, mais aussi aux personnes intéressées (abonnement possible via le site ou inscription par

e-mail).

2 Forums de discussion ont été pressentis :

- Un Forum pour les fellows– avec modération

- Un Forum pour les experts – non modéré

Idéalement l’outil (EZ Publish) pourra créer génériquement des forums à façon.

6. Volet 2 : réalisation

Ce volet comprend la réalisation des spécifications fonctionnelles détaillées décrites dans le volet 1

et les conditions de livraison, tests, de la plateforme en cours de développement. Il comprend :

• Le développement et/ou le paramétrage, des différents modules pour Agreenskills ;

• L’ installation et la mise en fonction ;

• Les phases de test et de validation des modules livrés ;

Page 26: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

26

• Les différents modules sont (ou pourront être) des workflows sécurisés, du module d’édition

de newsletters, de l’espace collaboratif, de l’espace communautaire.

• L’accompagnement : formation, assistance technique et maintenance.

6.1. Documentation et Assistance

Assistance technique

Le soumissionnaire s’engage à assurer une assistance à l’utilisation et à l’administration de la

plateforme par téléphone et/ou par courriel. Il indiquera dans son offre les modalités et les délais de

réponse de son service d’assistance. Il indiquera les modalités de suivi de ces interventions (Mantis

ou autre).

Assistance informatique

Le portail AgreenSkills sera hébergé chez Kaliop. Cependant, le soumissionnaire assurera une

assistance au plan fonctionnel et technique, en continu pour une durée qu'il devra indiquer. Le

soumissionnaire précisera également s’il intervient à ce moment sur site ou à distance par assistance

téléphonique.

7. Volet 3 : Bons de commande/ Unités d’œuvre

L’application devra être évolutive. Après réception de celle-ci, des bons de commande ou des unités

d’œuvre pourront être réalisés, pour améliorer l’application au niveau fonctionnel, ergonomique ou

graphique.

Ces bons de commande seront toutefois réservés à des modifications mineures : ajout d’une

fonctionnalité, changement de paramétrage d’un workflow, modification de l’emplacement des

rubriques.

Le soumissionnaire peut également proposer des prestations par unités d'œuvre, selon plusieurs

niveaux d’engagement (simple, moyen, complexe).

Pour les deux options : bon de commande ou Unité d’œuvre, le soumissionnaire proposera sa

tarification et son mode de fonctionnement.

8. Phasage et délais de livraison

Important : Certaines fonctionnalités de l’application AgreenSkills devront absolument être

opérationnelles pour le 20 décembre 2011. ���� cf. page de garde, calendrier échelonné et

échéancier.

Ces fonctionnalités sont :

• Le site web et les rubriques d’informations ;

Page 27: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

27

• La partie dépôt et traitement des dossiers des candidats : phase d’éligibilité et phase de

soumission puis de sélection des dossiers.

L’application complète devra être livrée pour le 29 février 2012. ���� cf. page de garde, calendrier

échelonné et échéancier.

Le soumissionnaire présentera un phasage du projet (spécifications détaillées, réalisation et phase de

test VABF et VSR qui permettra de remplir cet objectif).

9. Conditions générales

L’outil utilisé pour développer le portail AgreenSkills devra respecter les standards en matière de

développements d’applications informatiques, de documents et de métadonnées.

9.1. Achat de licence et propriété des développements

Les développements devront appartenir à l’INRA qui en sera propriétaire et/ou être produits sous

licence libre. Le soumissionnaire indiquera les coûts d’achat de licence pour des progiciels

propriétaires s’il y a lieu ou le type de licence libre proposé.

9.2. Sécurité et confidentialité

La sécurisation à différents niveaux est primordiale pour le fonctionnement du projet.

- espaces candidats sécurisés pour le dépôt de leurs données et documents de candidature ;

- espaces experts sécurisés pour la gestion de leurs grilles de notation, commentaires ;

- espace des équipes administratives, sécurisé pour la compilation des résultats, la gestion de

documents confidentiels ;

- bases nominatives d’experts, de candidats. ;

Le cœur du dispositif est la mise en œuvre d’une procédure dématérialisée pour le dépôt et l’examen

des dossiers. Cette procédure doit garantir :

La transparence du processus (informations sur les modalités de traitement et de sélection,

publication de la liste des chair experts sur le site web, liste des laboratoires d'accueil…

La sécurité des échanges, le respect de la confidentialité et de l'anonymat (gestion rigoureuse et sûre

des utilisateurs et de leurs rôles dans le projet : candidat, experts, panel’s chair expert, laboratoires

d’accueil, steering committee) sur serveur sécurisé, en conformité avec les exigences de la

Commission Nationale d’Informatique et Liberté.

La traçabilité de toutes les interventions relatives à un dossier (égalité de traitement, objectivité…).

Sécurité : Le soumissionnaire indiquera quelles garanties sa plateforme offre en matière de sécurité

(protection des données).

Page 28: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

28

9.3. Conditions de fonctionnement

Le soumissionnaire indiquera les navigateurs et les versions de navigateurs avec lesquels il n’est pas

compatible. L'application devra fonctionner à 100 % de ses possibilités (y compris pour l’affichage, le

copier/coller d’images…) sur les navigateurs les plus courants au minimum dans leur version N-1.

Il est souhaité que les écrans affichés dans le navigateur prennent en compte automatiquement la

résolution du poste client. Si cela n'est pas le cas, la résolution par défaut de 1280 x 800 sera choisie.

La possibilité de consultation sur un terminal mobile serait un plus, mais n’est pas exigée.

Quelle que soit l’option retenue, l’application devra pouvoir être accessible 24h/24 et 7J/7 sauf

période de maintenance des serveurs et les temps de réponse devront être identiques à ceux d’une

recherche sur internet.

Item Description

1 Qualité

1.1 Rapidité de manipulation

L’application répondra à la « règle des 3 clics »

1.2 Intuitivité et ergonomie

Fonctionnalités et comportement de l’outil proche des outils de bureautique

1.3 Moteur de recherche : indexation

Les données seront indexées dès leur collecte afin d’être accessibles immédiatement à l’aide du moteur de recherche

2.4 Langue de l’interface Interface en anglais uniquement

2 Performances

2.1 Temps de réponse de l’ordre de la seconde lors de la saisie de données dans la base et lors des recherches.

2.2. Montée en charge L’outil devra supporter l’accès simultané d’au moins une trentaine d’utilisateurs sans perte de performances. Le soumissionnaire précisera quelle est sa limite d’accès simultanés

Sauvegarde

Sauvegarde : rythme Le contenu de la plateforme devra être sauvegardé au minimum quotidiennement

Sauvegarde : mode La sauvegarde se fera de manière automatique

Enregistrement Lors du traitement des informations brutes, les enregistrements se feront de manière à perdre le minimum de données en cas de plantage de l’application ; idéalement, en temps réel

Restauration Les données doivent être restaurables et exportables facilement

Evolution et Maintenance

Evolution logicielle Le soumissionnaire s’engage à fournir sans délai au client toutes les nouvelles versions et à le former aux nouvelles fonctionnalités

Maintenance Les tarifs de maintenance annuels seront précisés par le soumissionnaire dans son offre de base

Frais de licence Les tarifs annuels de licence du soumissionnaire pour son produit ainsi que ceux des outils externes qui pourraient être proposés par le soumissionnaire (pour certains traitements statistiques élaborés )

Page 29: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

29

9.4. Conception graphique et ergonomique

Agreenium dispose d’une charte graphique et a déjà retenu un prestataire pour la conception de la

charte Web pour son site institutionnel et de certains sites projets déclinés sur sa plateforme

d’information et de services.

Le site AgreenSkills aura son identité visuelle propre, qui sera en accord avec l’esprit et les

« fondamentaux » de la charte graphique de l’Inra et d’Agreenium, portera les identifiants du 7ième FP

et sera adaptée au public ciblé.

C’est donc l’équipe de management qui fournira au soumissionnaire les éléments graphiques qui

devront être intégrés dans le site d’AgreenSkills.

Le soumissionnaire proposera quelques maquettes de mise en page simples (pour page d’accueil et

pages rubriques, newsletter, actualités…). Le cadrage final de la mise en page sera effectué au cours

d’une phase de dialogue « légère » entre Agreenium et le soumissionnaire.

A titre d’exemple les maquettes intégreront :

• Un espace personnalisable de type bandeau en haut de page (images, logo, titre du site…) ;

• Un espace (à gauche ou en haut) pour le menu du site : rubriques principales avec sous-

rubriques accessibles (soit par passage de la souris soit par clic sur la rubrique principale) ;

• Une boîte permettant la recherche à l’intérieur du site ;

• Une boite login/password ;

• Un menu secondaire en bas de page (pour les mentions légales, contacts, droit sur les

informations nominatives…) ;

• Eventuellement un pied de page de type « plan du site » ;

• Eventuellement une colonne à droite permettant l’affichage de liens directs vers certaines

pages, ou l’affichage de certaines « news » ;

• Un chemin de fer facilement accessible ;

• Des liens illustrés pour « imprimer », « envoyer à un ami », « flux rss », les liens vers les

réseaux sociaux, « « s’abonner aux actualités », « s’abonner à la newsletter ».

Les actualités les plus récentes apparaîtront dès la page d’accueil.

Il n’est pas recherché l’emploi d’éléments techniques sophistiqués (type flash par exemple).

Le prestataire assurera la création des modèles de mise en page (templates) et feuilles de style (CSS)

et les intégrera à l’outil CMS Ez Publish utilisé pour réaliser le site.

Exigences

Respect des standards techniques (version HTML, CSS…), des règles de nommage des fichiers, des

éléments de feuille de style.

Intégration des règles d’accessibilité.

Intégration des éléments nécessaires à un référencement pertinent. Des suggestions sont attendues

sur ce point.

Page 30: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

30

Intégration des éléments nécessaires à l’édition de statistiques sur la consultation des pages et le

déchargement de certains documents.

Pour tous ces points, le soumissionnaire précisera et justifiera ses choix.

10. Modalités de réponse et critères de choix

10.1. Modalités de réponse

Le coût total TTC sera clairement indiqué. Il précisera le chiffrage du mode hébergé chez l’hébergeur

d’Agreenium avec maintenance sur 5 ans.

Dans le cadre de son offre, le soumissionnaire précisera les modalités et ses engagements dans le

traitement des incidents et anomalies. Il précisera également l’outillage mis en place.

Date limite de dépôt des dossiers : vendredi 4 novembre ���� lundi 14 novembre 2011

Dossiers à envoyer à :

INRA

à l’attention de Gilles Aumont

Délégué scientifique à l’international

147, rue de l’Université 75 338 Paris cedex 07

Personnes à contacter pour informations complémentaires :

Hubert Pampouille : [email protected]

Pascal Aventurier : [email protected]

10.2. Critères de choix du prestataire

Le choix du prestataire se fera après une évaluation interne des réponses par l’équipe projet

Inra/Agreenium, qui auditionnera à son initiative, et si elle le juge nécessaire, quelques-uns des

soumissionnaires dans les 2 semaines suivant la date limite de dépôt des dossiers.

Les critères utilisés pour pondérer ce choix sont dans l’ordre de priorité décroissante :

• La compréhension du besoin et la proposition d’une solution répondant aux attentes du

cahier des charges ;

• La capacité d’engagement sur les délais ;

• Le prix de la prestation ;

Page 31: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

31

• La souplesse, l’évolutivité et la portabilité de la solution proposée ;

• La capacité à travailler sur des produits et une solution en langue anglaise ;

• La méthode de travail proposée.

Page 32: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

32

Annexes

Annexe 1 : Eléments indicatifs du dossier d’éligibilité

Celui comprend un curriculum vitae détaillé :

Partie académique

- Publications (uniquement auteur correspondant, premier auteur ou dernier auteur) ou brevet - Présentation en tant que conférencier invité - auteur de livre ou de chapitre de livre - Participation in open calls for proposals as contributor or leader - Enseignement - prix et récompense (optionnel)

Collaboration and networking

- Participation dans des projets collaboratifs – si possible en tant que leader et financé par des programmes compétitifs - Partenariat ou expérience en Entreprise - University or post-graduate programme leader - Graduate teaching as lecturer or training coordinator - Membres de comité professionnel ou de recherche

Research management

- Transfert de Technologie, communication - gestion d’équipe - Gestion de plateforme technologique - consultance pour le secteur public ou privé - Autre expérience ou compétences que le candidat estime pertinent pour son dossier - Nom et contact de 2 scientifiques référents - Names and contact details of two scientific referees - Courte présentation du projet de recherche du candidat : objectif, approche, ressources

nécessaires, caractère innovant et impact attendu - Objectif de carrière sur le moyen et long terme - condition de mobilité requise : durée du séjour, calendrier - Liste des laboratoires préférés s’il y en a - Ethical issues table and the commitment to conform to the European Group on Ethics and

Science and New Technologies of the European Commission; - Autorisation pour un traitement électronique des informations personnelles pour

AgreenSkills

Page 33: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

33

Annexe 2 : Liste des documents

La plupart des documents seront échangés en format word ou RTF. Des documents types seront

disponibles. Ils seront fournis par Agreenium.

Liste indicative des documents disponibles pour les candidats en français ET en anglais

• Hosting descriptions: list of INRA and national hosting institutions/organisations and

laboratories

• with scientific activities and skills, details of hosting conditions, relocation services etc.

· Guides:

• Guide for fellow applicants related to eligibility- and selection stages;

• Guide for applying fellow and hosting laboratory related to the interview;

• Guide for experts related to the evaluation of applications;

• Guide for the evaluation of project, fellows and programme;

• Guide for hosting laboratories related to the rights/duties of researchers, and hosting

conditions;

• Guide for experts related to the evaluation of the fellowships, based on the final reports

Liste des documents types disponibles

• Eligibility-stage application templates (fellow’s CV and project outline) for applying fellows;

• Selection-stage application templates (fellow’s curriculum vitae, project description including

ethical issues, and fellow-laboratory interview) for applying fellows and hosting laboratory;

• Templates for the evaluation of eligibility and selection-stage applications;

• Template for fellowship evaluation;

• Conflicts of interest declaration template;

Annexe 3 Lexique : liste des mots métiers utilisé dans ce document

Post-doctorant : les personnes ayant obtenu récemment un Doctorat.

Applicant : post-doctorant candidat

Fellow : post-doctorant sélectionné, puis accueilli et financé dans le cadre du programme

Scientific Comittee : Comité Scientifique se réunissant pour examiner les dossiers. Il sera composé de

7 panel’s chairs et 7 panel’s deputy chairs

Panel thématique ou thematic panel : 1 panel par grande discipline (7 panels)

Page 34: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

34

Expert Panel : les membres du panel (environ 30 membres).

Expert : un expert de la base de donnée Experts

Reviewer : un expert tiré de la base de données Experts et auquel un dossier d’applicant a été confié

pour expertise.

Panel’s chair et panel’s deputy chair : les 2responsables de chaque panel thématique ..

Scientific Committee : regroupe les 7 panel’s chairs et 7 panel’s deputy chairs

Steering Committee : comité de pilotage du programme

Laboratoire d’accueil : laboratoire qui accueillera le fellow.

Condition pour

Mentor : une personne du laboratoire d’accueil responsable du travail scientifique du fellow

Correspondant RH : personne désignée par le laboratoire d’accueil pour le suivi formation du fellow.

Responsable Administratif : une personne du laboratoire d’accueil responsable du dossier

administratif du fellow

Responsables du programme - Programme Coordinateur et co-coordinateur - Equipe de

management du projet: les animateurs de la plateforme

Page 35: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

35

Annexe 4 : Deux exemples d’interfaces d’application ayant à peu près les

mêmes fonctionnalités

NUFFIC programme des pays-bas

http://www.nuffic.nl/international-students/scholarships/scholarships-administered-by-

nuffic/the-netherlands-fellowship-programmes/fellowships-for-masters-degree-

programmes/application-procedure

-

UCLA (Université US)

http://www.gdnet.ucla.edu/asis/flap/apply.htm

Page 36: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

36

Annexe 5 : Environnement technologique et architecture de AgreenSkills

Vue d’ensemble d’AgreenSkills.

Page 37: Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet ... · Réalisation d’une plateforme web Internet/Intranet incluant la gestion sécurisée et l’archivage de dossiers de

37

Voir les deux schémas ci-dessous qui sont donnés à titre d’exemple.

Schéma 1 – les différentes composantes d’AgreenSkills

Schéma 2 – Architecture d’AgreenSkills