Quick Start

1

This tutorial is an introduction to Monarch 11 and is intended for new users. It does not include complete information for using the software but it will give you a good head start, and save you some self study time. 

There are sample lesson files available for download, so you can practice using the same files shown here.

2

3

In this tutorial you will be exploring four views of Monarch starting with the report view. And you will see how this report will be transformed into Data View, Summary View and Chart View.

4

5

Monarch is a report analytics software that extracts data from existing reports created by any information system; existing reports are a valuable and reliable source of data. Monarch lets you customize, analyze, and visualize your data in Monarch Enterprise Server for distributing and publishing dynamic reports over the web. In addition, you can export to Excel, Access, PDF files and more.  And this is all without re‐keying, without programming, and without help from IT.  So, Monarch leverages your investment in the reports and systems you already have in place.

6

The Datawatch Monarch Report Analytics Platform makes it easy for you to incorporate vital information from mainframe greenbar reports, ERP reports, PDFs, invoices, statements and more.Text files, in their various forms, are the most common. 

Again, Monarch enables you to use your existing reports as a source of live, actionable data.

7

There are over 40,000 Monarch customers. Although they are all working with varied and unique report formats they are able to use Monarch successfully.This is because of Monarch’s ability to apply structure to unstructured data. 

Here is one example of a source report – an employee listing for a fictitious company called Maynard Corporation.

There are many things you may want to do with a report like this ‐ such as analyze these numbers, or sort and group the information differently.  Or perhaps there’s just too much information here and you want to focus on only the portions that interest you.

All the information you need is here but it is buried or, as we like to say, “hiding in plain sight”, but Monarch is going to help you easily and quickly get to the information you need from this report.

8

What information would you like to pull from this employee listing?Imagine you need all the data you see here, plus…

•A count of how many employees there are in each department•The total salary for each department•Number of employees for each city – even though the report is grouped by department•What would salaries look like if we gave pay increases to certain employees•And finally you may wish to export this to Excel or pdf or txt or another format for use by others

9

With Monarch’s report analytics capabilities you will be able to accomplish everything you need and more, and without re‐keying or programming.Here are several different views derived from that original report.

Let’s take a look at the process that makes this happen.

10

Overview of the Monarch model building process:

1. First, open your source report from wherever it may be – your hard drive, a network server, your disk drive etc. Opening a source report in Monarch is simple, it’s really no different than opening files in other applications.

2. Then build a unique model file for your report.3. The first step in building a model file is to Decide what data in the report is important to you and select a 

sample of that target data.4. Assign a Role for that sample – this tells Monarch how this particular sample relate to other parts of the 

report.5. Set a trap to select all the lines that are like the sample. 6. Highlight the field or fields you want in your data table; click OK and you’ve built your template.7. If  your report has grouping levels, they are captured in the same way, so you just repeat the steps for 

each grouping level. 8. The report is transformed into a live data table.9. If you like, you can further enhance the data by adding some sorts, filters, and calculated fields.10. Analyze and Present the data by adding various summaries and charts.11. Export to Excel or other applications if you like.12. Finally, save the model for repeated use. Simply apply the model file to future iterations of this report. 

11

12

Monarch is going to turn this source report into live data you can work with.

13

The report will be turned into this data table.

In order to turn a report into a data table you must create data extraction templates. There are some simple steps to follow. First, open the source report.

14

Opening your source report in Monarch is easy; simply select File>Open>Report.

Navigate to the report you want to process, wherever it may be – your desktop, somewhere on a network, your hard drive – simply select the file you want to work with and click “open”. For example: open MaynardNov.txt

15

Before you begin building your templates there is an important preliminary step that shouldn’t be overlooked. You should take a close look at your source report and become familiar with the layout and contents.  This will help ensure that you are building your templates correctly.

You may want to ask yourself…•Which fields do I want in my table?•What is consistent and constant – what varies and changes?•What repeats most often – what is the hierarchy?

Getting familiar with your report’s layout will help you create effective templates.

16

Here we are looking at that same report within the context of Monarch.

In Report view you can scroll up and down, copy, paste, search, print, and build templates. 

Before you start building the templates, get familiar with the report layout. Notice how the department Accounting appears only once, yet all 12 people are in accounting. The same is true for building.

As human beings, when we look at this report, we have no trouble understanding that William Daley works in Accounting and his location is Building 9 and he earns $39,600. Data is scattered on the page but our human brains can make sense of it and form one record out of it. 

You must create data extraction templates so that the relationships you see can be recognized and interpreted by Monarch. You need to communicate to Monarch that accounting should copy downward to all 12 employees here. Likewise, Building 9 should copy upward to all 12 employees.

You will use templates to explain these relationships to Monarch.

17

The colored areas you see here are data extraction templates.  Each template appears as a different color on the screen, and these colored areas are the portions of the report that will form the data table. There is a setting within Monarch that allows you to select your own template colors.

You will be creating a set of templates for each unique source report you want to process with Monarch.

Templates are created only once per report and stored in a model file – there is no need to create new templates each time you process your report. So, whether it takes you 10 minutes or 3 hours to create your model file, it is time well spent because you will not need to repeat those steps again.

18

19

Templates extract the data from the various regions of the source report and organize it to form a Data Table. There are four template types or roles that work together to capture all the data in the report. Your specific report will dictate which templates are needed. You may need several or only one.

The Detail Template is required because it generates records for the data table. Every report contains detail data. To locate the Detail, look for text representing the lowest level in the report, essentially the core data or line items. Append Templates copy their field values DOWN to the records generated by the detail template.Group Footer Templates copy their field values UP to the records generated by the detail template.The Page Header Template is a special form of append template that also defines page breaks and can interrupt other templates. It is generally used to extract data from the top of every report page.

20

Here you can see the source report on the left, with templates applied, and the resulting table on the right.When building a Monarch Model File, your first objective is to identify the Detail information and build a detail template.

The Detail template (yellow) generates records for the data table. You can see that William, Mary Beth and Kelly are individual records in the table. So, if there are 102 employees listed in the report, the resulting data table will have 102 rows. 

Department (orange) is captured using an Append template. You can see a column for department was added to the table and the department has copied DOWN to the records generated by the detail template.

Office Location (green) is captured using a Group Footer template, and a column for location was added to the table and location has copied UP to the records generated by the detail template. 

The Run Date (blue) was captured using the Page Header template. A column showing rundate was added to the table and a page break was inserted in the report right above the header template. Controlling page breaks in this way can be helpful in certain situations.

You can use the Detail and Header template only once per model file, but the append and footer templates can be used multiple times as needed. For example, if there were a division grouping with several departments within it, you would need a second append template to extract the division.

21

All of the templates work together to produce the resulting data table.

21

There are four main steps for creating a template. All templates are created using these steps. It’s a good idea to start with the detail template.

First, select the sample. William Daley is a good sample but any employee line will do. Click to the left of the line and it will become highlighted. Then select the template button in the report ribbon and choose NEW.

22

The next thing you see is the template editor and this is where you build the template.

The sample – William Daley – is shown at the top of the template editor in what is called the sample box.

Right above the sample box is the trap line. And above that is Role – select the appropriate Role for this template. The employee lines are detail data so you would select Detail as the role.

23

To “collect” or “trap” the detail information you indicate what is unique about it.  Find a character within the sample that is consistent, type in a matching trap character in the trap line, and Monarch will collect the data for you. 

Here the slash is consistent for every record so a slash is set as the trap. Only the lines with a slash in that position are selected and highlighted.

If you are wondering what other traps would work here we’ll explore that in the demonstration, but for now just remember that step 2 of the process requires you to identify something unique and consistent – there are actually several potential traps in this example.

24

Now that Monarch knows which lines are Detail lines, define the fields for your data table by highlighting each one with the mouse within the sample box. Select only the fields you want in yourdata table. 

Then double click each field, one at a time, to give it a name and adjust the field’s properties. Fields can be: character, numeric, date/time, or memo.

Finally, click ”OK” to accept the detail template and close the template editor.

25

The detail template is complete, that is the yellow areas. Just repeat the process to capture the remaining data that is not part of the detail, such as department, office location, and run date.

Some reports will require several templates while others may require only Detail.

26

27

Now that the templates are complete you can open the table, also referred to as “Data View”. Expand the Table node on the Document Explorer to activate Data View. You now have two tabs in your document window: the report and the data view.

All 102 employees from the report are in the data table. Department has copied down to the appropriate detail records. Likewise Location has copied up to the appropriate detail records.

Now there is virtually nothing you can’t do with this data. You can export the whole table to another application as it is, or even better, you can manipulate this data by moving and hiding columns, sorting, filtering, and adding calculated fields.

28

Calculated fields, filters and sorts are three important ways to manipulate your data. The tools for creating them are found in the Table ribbon.

29

Calculated fields add more columns to the table. This is a way of adding Data that was not even in the original report.

Here is a calculation for a  “new salary” column; the accounting salaries have been increased by 3%. The expression includes the “IF” function; there are many functions like the “IF” function available in Monarch.

Other examples of calculated fields that could be constructed here might be to calculate the number of years each employee has been with the company, or to assign each hire date to a fiscal quarter. Calculated Fields can also be used to cleanup and fix difficult data.

Like everything else you have seen, calculated fields are saved in the Monarch model file, and they are there for you to use repeatedly. They can be part of your exported data as well.

30

With Filters, you can isolate records of interest and view data in manageable and meaningful groups. For example if you want to see only the Accounting employees  you would create a filter expression like this.

You can create several different filters, turn them on and off as needed, save them, and they will be there for you the next time you run your model file. Simply select the filter you want from the filter list.

31

You can sort the data table based on any one column or combination of columns. Here, a descending sort on salary has sorted the highest paid employees to the top of the table.

32

33

If you want to analyze the data, such as totaling the salaries or counting the number of records in a group, you create a summary.

Here are two summaries side‐by‐side, but you can have dozens of individual summaries – each presenting the data in a unique way. Summaries can be high level and general, or very detailed, or anything in between.

Simply select the fields you want to include in the summary from a list. Even the calculated fields and filters that you’ve created can be added to your summaries.

34

35

Charts provide graphical representation of your data in a variety of formats: Pie Charts, Bar Charts, Line Charts and more.

You can view one or many charts at the same time, and they are EASY to create.

36

37

In the full function version of Monarch you are able to Export. So, once you have the data the way you like it, with filters, sorts, calculated fields, summaries and charts, you can export any or all of it to other applications such as Excel.

The Export Wizard will walk you through the simple steps, providing several powerful export options and variations along the way. 

38

39

Models can be applied to individual reports or a series of reports. Simply open the report or reports, open the corresponding model file, and everything will fall into place.

And if you want to make your data accessible over the web save to the Monarch Enterprise Server platform. 

Best of all, you need to create the model only once then simply save it for repeated use. The next time you encounter the report, or another report in the series, you will have what you need within seconds.

40

Video demonstration of Monarch 11

41

42

Your source report may not be as consistent and well laid out as the employee listing report youhave just seen.

You need to know that although we have seen an introduction to Monarch and have successfully built a model for a relatively simple report, there are tools and features within Monarch for a multitude of problems and variations. Here are just a few.

You may encounter a report with records that wrap onto more than one line – here each payroll record is two lines.

Because each record is consistently two lines, the trap that was set – “prj” – is successfully capturing both lines within one template. Monarch allows you to select a template sample of up to 256 lines.

If the number of lines per record is not consistent, there are methods for dealing with that as well.

43

Here are two examples of a common situation, these reports contain variable data like this block address on the left, and the Remarks field on the right. These fields vary, some will be longer or shorter than others. But adjusting the advanced field propertieswill take care of this.

44

Sometimes reports contain records that wrap like newspaper columns. This is a listing of music composers wrapping into three columns – notice the numbering.

Although Pachebel, Mozart, and Weekles are on the same line they are not related. We need them to be separate records in the data table. There is a feature in Monarch that can interpret a multi‐column region like this.

45

Even if fields float within the report there is a special trapping feature that will capture floating data and parse it into perfect columns in the data table.

46

Once a model is created, you can apply the model to one report, or to multiple iterations of a report in a series, and merge them to produce a compilation of information, such as a year end analysis.

In this way you can view and analyze data over an extended time period, or from multiple sources such as branch offices or regional locations.

47

48

Here is a quick view of several sample reports – each with a unique layout.Notice the different colored templates capturing the various regions of each report; in every case you will see there is a yellow detail template.

This example shows detail, three append templates and a header template. Notice the block address – every customer address in this report varies but Monarch was able to extract all of them successfully and ultimately parse them out fully.

49

This is an example of another report with an inconsistent format – it is a listing of book titles. Notice the variable fields for the address and for the review field. The reviews for some books wrap to multiple lines, while for the second book title listed there isn’t any review at all. But Monarch11 has features built in for dealing with inconsistent data.

50

Here is an example where several templates were needed.

The green footer fields float – notice conference number and duration are “floating”. Also, notice the orange appends ‐ some records have more append levels than others.

In short, the data is everywhere and very inconsistent, but there is nothing Monarch 11 can’t handle.

Every report is unique, but now you have the information you need to begin building Monarch Model files for your reports.

51

52

53

54