Project Charter

0134M Manajemen Proyek

LECTURE NOTES

The Project Charter


LEARNING OUTCOMES

Setelah menyelesaikan pertemuan ini, mahasiswa dapat:

Memahami project integration management dan peranannya dalam pengembangan

perencanaan proyek, eksekusi proyek, dan change control.

Mendeksripsikan lima proses dalam manajemen proyek.

Merencanakan langkah-langkah/tahapan-tahapan dalam manajemen proyek

Menghitung biaya, waktu, dan sumber daya serta memahami hubungannya dengan MOV

Membuat sebuah dokumen project charter dan memahami hubungannya dengan

perencanaan proyek

OUTLINE MATERI :

- Project Integration Management

- Project Management Process

- The Project Charter

- Project Planning Framework

- The Kick-Off Meeting


ISI MATERI

1. Proses Manajemen Proyek

Empat kata yang sering kita dengan adalah Proyek dimulai,proyek selesai,

kedengarannya sangat sederhana. Tetapi diantara awal suatu proyek dan akhir dari proyek,

banyak hal yang dapat terjadi.

Sebelum lebih jauh berbicara tentang manajemen proyek, mari dipahami terlebih dahulu

hal-hal yang terkait dengan proyek. Seperti yang sudah disampaikan pada pertemuan pertama

terkait dengan definisi proyek, sebenarnya masih banyak definisi-definisi tentang proyek. Tetapi

dari sekian banyak definisi, pada umumnya dapat disimpulkan menjadi kegiatan sementara yang

dilakukan dengan batasan waktu tertentu yang mengalokasilan sumber daya untuk

menghasilkan produk (deliverable) yang sudah disepakati bersama. Dengan defines tersebut,

terlihat sepintas bahwa proyek mirip dengan proses. Kedua hal ini berbeda. Karena proses

bersifat rutin dan dilakukan secara terusmenerus, relatif statis, penggunaan waktu dan biaya

tidak terlalu ketat, tenaga kerja relatif homogen dan koordinasi biasanya biasanya dilakukan

secara vertikal.

Tetapi proyek dan proses mempunyai hubungan erat, yaitu proses merupakan komponen

sistem yang tersusun membentuk sebuah proyek dan merupakan turunan dari sebuah proyek

sedangkan proyek adalah hasil integrasi dari beberapa proses. Seperti yang digambarkan pada

gambar 3.1.

Gambar 3.1. Project Processe


Proyek dapat dibagi menjadi bagian yang lebih kecil yang disebut dengan tahap/fase.

Menurunkan aktivitas yang ada di tiap tahap menjadi aktivitas terkecil, dapat membuat proyek

lebih mudah dimengerti dan dikelola. Keseluruhan tahap yang dilakukan secara bersama-sama

dikenal sebagai daur hidup proyek. Setiap tahap umumnya terdiri dari sekumpulan aktivitas yang

harus dikerjakan termasuk personil yang akan mengerjakan. Setiap tahap yang dilakukan harus

menghasilkan output (deliverable) yang akan digunakan pada tahap berikutnya (lihat gambar 3.2

dibawah ini dan sudah sempat disinggung pada materi sebelumnya). Contohnya, tahap desain

hanya dapat dilakukan setelah dokumen tahap analisa selesai dilakukan. Tahapan pada daur

hidup proyek harus mengikuti urutan yang sudah ditetapkan dan tidak dapat diubah-ubah sesuai

dengan keinginan.

Gambar 3.2. Daur Hidup Proyek

Hal yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan proses manajemen proyek adalah

karakteristiknya. Berikut ini merupakan karakteristik dari daur hidup proyek adalah:

a. Biaya dan tingkatan staff sangat rendah diawal proyek, tinggi diakhir dan turun dengan

cepat pada saat proyek akan selesai.


b. Kemungkinan berhasilnya proyek dilaksanakan rendah pada saat awal, mengandung resiko

dan ketidakpastian yang tinggi pada saat itu.

c. Kemampuan stakeholder untuk mempengaruhi hasil akhir dari proyek sangat tinggi di awal

dan sangat rendah di akhir proyek

Proses di dalam manajemen proyek terbagi menjadi 5 kelompok, yaitu:

a. Inisiasi yang merupakan awal dari proses

b. Perencanaan meliputi identifikasi tujuan dan memilih alternative yang terbaik

c. Eksekusi merupakan proses untuk melakukan koordinasi dari sumber daya yang sudah

direncanakan.

d. Pengawasan dan Pengendalian. Proses pengendalian didesain untuk mengawasi dan

mengukur kemajuan selama eksekusi dijalankan dengan tujuan untuk mencari penyimpangan

yang terjadi dan langkah-langkah perbaikan yang perlu dilakukan.

e. Penutupan. Proses penutupan terjadi jika proyek secara formal selesai dan diterima

Daur Hidup Pengembangan Sistem adalah metodologi umum untuk pengembangan

sistem di banyak organisasi. Ditandai dengan fase/langkah pengembangan sistem informasi.

Setiap organisasi menggunakan model daur hidup yang berbeda untuk setiap langkahnya. Pada

umumnya tahapan Daur Hidup Proyek terdiri dari 5 tahap, yaitu Inisiasi, Perencanaan, Eksekusi,

Monitoring dan Controlling dan Penutup (lihat gambar 3.3). Untuk penjelasannya dapat dilihat di

pertemuan sebelumnya.


Gambar 3.3. Project Management Processes and ITPM Phases

2. Project Integration Management

Dalam PMBOK guide, integrasi projek merupakan salah satu hal yang terpenting dalam

area pengetahuan. Hal ini disebabkan integrasi proyek akan mempengaruhi dan dipengaruhi

oleh seluruh knowledge area dalam proses manajemen yang berdasarkan pada daur hidup proyek

dan melibatkan koordinasi seluruh knowledge area.

Project integration management ini merupakan salah satu kompetensi dasar yang harus

dimiliki oleh seorang proyek manajer. Dimana seorang proyek manajer harus mampu

mengkoordinasi semua anggota proyek dalam menjalankan rencana dan mengontrol pekerjaan

yang harus dilakukan selama proyek berlangsung.

Komunikasi merupakan proses dimana terjadi pertukaran informasi diantara individu

melalui symbol, tanda atau tingkah laku. Komunikasi merupakan kehidupan dari suatu tim

proyek. Project Management Institute telah mengidentifikasi 4 proses penting dalam komunikasi

proyek

a. Communication Planning. Suatu proses untuk mengembangkan rencana komunikasi yang

lebih luas termasuk mengidentifikasi stakeholder proyek, informasi yang mereka


butuhkan, kapan dibutuhkan, dan seperti apa format yang harus diberikan. Proses ini

termasuk: kapan dan bagaimana laporan tertulis atau lisan disampaikan kepada anggota

tim, bagaimana anggota tim melakukan koordinasi, pesan seperti apa yang harus dikirim

untuk memberitahukan milestone dari proyek, serta informasi apa yang harus disebarkan

kepada vendor dan eksternal kontraktor yang terlibat di dalam proyek.

b. Information Distribution. Proses yang meliputi penyediaan informasi kepada seluruh

stakeholder yang terkait dengan waktu yang tepat.

c. Performance Reporting. Proses untuk mengumpulkan mendstribusikan informasi status

proyek. Terdiri dari tiga jenis laporan yaitu: Status report yang menggambarkan

informasi terkini tentang proyek seperti jadwal proyek atau informasi anggaran proyek.

Progress report yang menggambarkan apa yang harus diselesaikan oleh anggota tim. Dan

yang terakhir adalah Forecasting report yang membuat prediksi tentang status dan

kemajuan proyek berikutnya. Secara umum Performance Reporting harus menyediakan

informasi tentang lingkup proyek, jadwal, biaya dan kualitas.

d. Administrative Closure. Proses untuk merinci dokumentasi dari proyek atau tahap proyek

pada saat akan dihentikan.

Project integration management menjadi penting karena, didalam proses ini tercakup

tentang kemampuan untuk develop project charter, develop preliminary scope statement,

develop project management plan, direct & manage project execution, monitor and control

project work, integrate change control dan close project.

3. Project Charter

Mulai bagian ini sudah masuk didaerah pembahasan tentang bagaimana

mengelola proyek. Pada awalnya, apabila sebuah perusahaan atau organisasi akan

mengembangkan sebuah proyek maka perusahaan atau organisasi tersebut perlu

mendefinisikan apa yang mereka butuhkan. Kebutuhan mereka tersebut akan tercantum

dalam project charter.

Secara umum, project charter ini bisa didefiniskan sebagai sebuah dokumen yang berisi

tentang tujuan proyek, bentuk dari proyek dan indikator yang mendukung proyek. Di Indonesia,

project charter ini lebih dikenal dengan istilah KAK (Kerangka Acuan Kerja) atau TOR (Term of


Reference). Dalam sebuah project charter harus berisi informasi tentang; Nama proyek, Sponsor

proyek, Manager proyek, Tujuan proyek, Penjelasan proyek, Hasil Akhir, Deliverables, Strategi

global dalam pelaksanaan proyek, Perkiraan waktu penyelesaian proyek, Staff proyek, Sumber

daya proyek dan, Perkiraan biaya. Template dokumen project charter :


Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 3.4 berikut ini.

Gambar 3.4 Contoh Project Charter

Catatan. Dapat didownload template dari project charter di http://office.microsoft.com/en-

us/templates/project-charter-TC001141418.aspx

Dari gambar 3.4. diatas terlihat bahwa project charter mempunyai kegunaan sebagai berikut:

a. Pendefinisian awal proyek secara jelas

b. Mengenali atribut-atribut suatu proyek

c. Identifikasi autoritas suatu proyek (sponsor, manajer, anggota utama tim kerja)

d. Peran kerja orang-orang utama yang terlibat dan kontak informasinya

e. Pondasi yang menopang jalannya proyek dimana terdapat batasan awal dari visi dan misi

proyek.

f. Tanggung jawab dari manajer dan kerja sama dari tim kerja serta kepemilikan proyek


4. Project Planning Framework

Project planning framework ini merupakan bagian dari metodologi proyek teknologi

informasi yang memberikan gambaran tentang langkas-langkah dam kemungkinan proses yang

dapat digunakan dalam pembangunan project secara detail. Dalam framework ini bisa digunakan

juga sebuah document yang berbentuk check list. Untuk bentuk checklistnya bisa dilihat di

http://it.toolbox.com/blogs/enterprise-solutions/project-planning-framework-checklist-5005

Bentuk umum dari project planning framework dapat dilihat pada gambar 3.5

Gambar 3.5. Project Planning Framework

Tujuan utama dari frame work ini adalah memberikan tuntunan akan waktu dan biaya

yang dibutuhkan oleh proyek. Oleh sebab itu, dalam frame work ini harus bisa menjawab tentang

bagaimana proyek diorganisir, bagaimana manajemen dan proses teknis yang digunakan dalam

proyek, pekerjaan-pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana waktunya dan bagaimana

dengan jadwal serta informasi biaya proyek.

5. Kick Off Meeting

Dalam sebuah proyek, kick off meeting merupakan sebuah proses yang wajib untuk

dilakukan. Karena aktifitas ini merupakan sebuah pertemuan/rapat diawal proyek yang

mempunyai tujuan untuk menyamakan presepsi terhadap semua pihak yang terkait dalam

pelaksanaan proyek. Selain itu, juga akan disepakati semua yang terkait dengan prosedur dan

teknis pelaksanaan proyek.


Secara umum, maksud dilaksanakannya Kick off meeting adalah untuk

a. Mengumumkan kepada semua pihak terkait bahwa proyek sudah dimulai.

b. Menyampaikan secara ringkas tujuan proyek dan tanggung jawab setiap pihak yang terlibat

dalam proyek guna pencapaian tujuan tersebut.

c. Memberikan klarifikasi tentang harapan setiap pihak yang berperan dalam proyek.

d. Membentuk dan menumbuhkan komitmen bersama dalam mensukseskan proyek.

Tidak ada waktu baku dalam pelaksanaan kick off meeting ini. Waktu yang diperlukan

bervariasi tergantung dari kebutuhan kick off meeting tersebut. Ada yang dilaksanakan dengan

singkat bersamaan dengan makan siang, ada juga yang menggunakan waktu beberapa hari.

Semua tergantung pada skala dan kompleksitas proyek. Biasanya yang hadir dalam kick off

meeting adalah semua pihak yang terlibat, baik itu pemilik proyek, pengelola proyek,

kontraktor dan sub-kontraktornya.


SIMPULAN

Kegagalan proyek dapat terjadi akibat diabaikannya daur hidup pengembangan sistem oleh

tim proyek. Berapapun ukuran suatu proyek, daur hidup pengembangan sistem layak untuk

dilakukan. Hal yang kadang-kadang diabaikan dengan dilewatkannya suatu tahap dari daur

hidup tersebut untuk lanjut ke tahap berikutnya. Misalnya suatu tim mengabaikan proses

pengujian sistem dikarenakan waktu yang tersedia untuk menyelesaikan suatu proyek sudah

terlampau. Bisa dibayangkan akibat yang terjadi jika salah satu proses tidak dilaksanakan.

Keberhasilan suatu proyek yang dikerjakan dipengaruhi oleh metodologi pengembangan

sistem yang dilakukan. Seperti sudah dijelaskan diatas, bahwa pada umunya daur hidup

pengembangan sistem terdiri dari aktivitas perencanaan, analisa, desain, implementasi dan

pemeliharaan. Pada kenyataan, metodologi pengembangan sistem berubah sesuai dengan

perkembangan jaman dan teknologi.

Perkembangan teknologi dan kondisi bisnis organisasi mendorong para praktisi untuk

menyusun sebuah metodologi baru yang dikenal dengan nama Service Oriented Enterprise

dimana, pada metodologi ini dimungkinkan melakukan perubahan aturan bisni tanpa harus

melakukan perubahan besar terhadap sistem yang ada.

Seorang manajer proyek wajib memiliki pengetahuan terkait dengan stakeholder dan harus

memiliki kemampuan interpersonil yang cukup untuk dapat menggerakkan organisasi

proyek. Tanpa pengetahuan dan kemampuan yang cukup, dapat berakibat gagalnya suatu

proyek. Jangan dilupakan bahwa manajer proyek juga harus menguasai software pendukung

untuk melakukan perencanaan serta teknik-teknik untuk melakukan manajemen proyek. Bisa

dibayangkan jika proses monitoring dilakukan tanpa bantuan teknologi.


DAFTAR PUSTAKA

Borysowich, C. (2005, 07 18). Project Planning Framework Checklist. Retrieved 01 15, 2012,

from Tool box for IT: http://it.toolbox.com/blogs/enterprise-solutions/project-planning-

framework-checklist-5005

Fuller, M. A., Valacich, J. S., & George, J. (2008). Information Systems Project Management.

Washington: Prentice Hall.

Marchewka, J. T. (2013). Information Technology Project Management (4 ed.). Chinnei: Wiley.

Pcubed. (n.d.). Project charter. Retrieved January 14, 2012, from http://office.microsoft.com/en-

us/templates/project-charter-TC001141418.aspx: http://office.microsoft.com

Schmidt, M. J. (2011, December 23 ). Business case / Business case analysis. Retrieved January

05, 2012, from Solution Matrix Cost-Benefit-Analysis : http://www.solutionmatrix.com

SSCX Online. (2011, February 27). Project Charter. Retrieved January 14, 2012, from Green

Belt and Black Belt Training Modules for Six Sigma in Indonesia:

http://www.sixsigmaindonesia.com

Project Charter

Documents