Top Banner
PROCESY PROJEKTOVÉHO MANAGEMENTU Doc. Ing. Hana Bartošová, CSc. Ing. Mgr. Jan Bartoš Přednášky 7 - 11
87

PROCESY PROJEKTOVÉHO MANAGEMENTU

Dec 30, 2015

Download

Documents

Samantha Cook

PROCESY PROJEKTOVÉHO MANAGEMENTU. Přednášky 7 - 11. Doc. Ing. Hana Bartošová, CSc. Ing. Mgr. Jan Bartoš. Plánování projektu. Jedním z hlavních předpokladů efektivního řízení projektu je dělat věci správně hned napoprvé Projektový plán zahrnuje: CO KDO KDY. Plánování projektu. - PowerPoint PPT Presentation
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript

PLNOVN PROJEKTU

PROCESY PROJEKTOVHO MANAGEMENTUDoc. Ing. Hana Bartoov, CSc.Ing. Mgr. Jan Barto

Pednky 7 - 11

Plnovn projektuJednm z hlavnch pedpoklad efektivnho zen projektu je dlat vci sprvn hned napoprvProjektov pln zahrnuje:COKDOKDY

Plnovn projektuCo kdy? Identifikace rizik Pravdpodobnost vskytuCo? Strukturovan dekompoziceinnost projektuKdo? Dekompozice organizanstrukturyCo a kdo? Matice zodpovdnostiKdy? asov plnovn (as innosta logick vazby)Za kolik? Pln zdroj a nkladeho se m doshnout? Cle Strategie

Plnovn projektucle, vstupy, pnosy2Vytvoen projektu3Odhad rizik5Kontrola a hodnocen6Rozpoet a finance1Problm4

Vytvoen plnu projektu1.Identifikovn projektovch innost2.Odhad doby trvn innost3.Uren poadavk na zdroje4.Vytvoen/analza sovho grafu5.Pprava nvrh pro projekt

asov plnovn1.Identifikace logickch vazeb mezi innostmi2.Uren pracnosti jednotlivch innost3.Stanoven doby trvn jednotlivch innost4.Uren poadavk na zdroje a sestaven rozpotu nklad

Plnovn projektuVkldn rezerv?1.Individuln odhady asovch a finannch rezerv jednotlivmi pracovnky (rezervy se pak vr)2.Rezerva 5-10% u kadho kolu v sti3.Pidn neplnovanch (doufme, e fakticky nepotebnch) innost4.Pidn vrohodnch, ale ne nutnch kol ke konci projektu5.Pidn co nejpesnj rezervy v %

Dvody pro vkldn rezerv1. Poruchy komunikace2. Prodlevy v procesu schvalovn3. Chyby / omyly4. Pracovn neschopnost / dovolen5. Administrativn prtahy6. Nefunknost novch nvrh7. Prostoje a poruchy (PC, technika)8. Zpodn dodavatel...Plnovn projektu

Rozpad podle:asov posloupnosti innostRozpadu produktu do hlavnch stPodle funkc produktuPodle struktury nkladPodle organizan strukturyRozpad (dekompozice) projektu(Work Breakdown Structure)

Je vchodiskem pro: piazen zdroj sestaven rozpotu asov a kapacitn rozvrh posouzen rizik evidenci nklad kontrolu stavuRozpad (dekompozice) projektu(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Rozpad (dekompozice) projektu(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)Blok A.1A.2.1Popis koluA.2.2.1Popis koluA.2.2.2Popis koluA.2.2Popis koluA.2.3Popis kolu Blok A.2Blok A.3Etapa AB.1B.2Etapa BC.1C.2Etapa CPROJEKTDekompoziceRealizaceV kad etap se podrobn plnujepouze etapa nsledujc. Ostatn etapy se plnuj orientan.

Rozpad (dekompozice) projektu(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

Funkn rozpad (dekompozice)innostiNkladyPlnovnKonstr.prceTPVVvojVrobadlMontVrobaZkueb.letypravadokum.OvovaczkoukyVroba prototypuultra lehkho letounu

Funkn rozpad (dekompozice)innostiNkladyPlnovnIdentifikacepotebScreeningPpravn fzeNrtosnovNplRealizacePilotnkursypravaosnovOvovaczkoukyVytvoen komplexnhovzdlvn managernabdkykursna trhu

Pedmtov rozpadRmSkeletKabinaRmPotahyKdlaPepkyPotahTrupPHlavnPodvozekVroba prototypuultra lehkho letounu

Pedmtov rozpadprojektppravaKurs I. - Projektov ppravamotivaceodmovnKurs II. - zen lidskch zdrojvyjednvnkomunikaceKurs III. - Dovednosti managera Vytvoen komplexnhovzdlvn managernborpravomocitime managementprezentacerealizacelogframe

Hierarchick rozpadZsobovaiMarket.prac.ObchodKonstr.Vr.dlnciVrobaMechaniciPilotiProvozSttninspekceIntern.kontrolaKontrolaVroba prototypuultra lehkho letounu

Hierarchick rozpadnborinforman.kampamarketingosnovynplpednekpprava kurzzajitnlektoikolenzptnvazbavlastnkontrolakontrolaVytvoen komplexnhovzdlvn managerprezentaceprostor

lenn do fzPodle minulch zkuenostPodle ablon pro typick projektyPodle hlavnch kontrolnch termn pedepsanch zadavatelemPodle princip dekompozice

lenn do fzVhody:Uiten pro zen projektu z pohledu vych vedoucchPi plnovn projektu zpsob jak jt od vtch celk k detailuNa nkter fze meme aplikovat podprojekty (i formou subdodvky)Efektivn vytven variantnch plnZlepen kontroly dlch vsledk

Ganttv diagram (sekov graf)

Ganttv diagram (sekov graf)innosti

A

B

C

D

E1. 2.3.4.5.6.7.

Sov graf - CPMCPM popis Ploha 2CPM vsledek ala baant

Nejdve mon zatekNejdve mon konec

innost 4innost 5innost 6innost 7

Nejpozdji mon zatekNejpozdji mon konec

Celkov rezervaSov graf - CPM

zen nklad projektuCl: zajistit dokonen dle rozpotu 1. Plnovn zdroj2. Odhady nklad 3. Stanoven rozpotu4. zen a kontrola nklad

Plnovn nklada)Slou ke stanoven ve nklad, kter bude zapoteb vynaloit na realizaci projektu.b)2 kroky:1.Plnovn celkovch nklad na projekt2.Plnovn nklad na realizaci jednotlivch projektovch innost

Odhad nkladVyplv z naplnovanch zdroj k proveden innost projektu:a) odhad nklad odliit od stanoven cenyb) jednotkov sazby uit zdroj (hod, dny, kg, m2, K, )c) zkuenost, etnictv, parametrick modely (K/kg, K/m3, K/hod, ...)d) pedpokldan rozptyl (+/-, od-do), alternativy.

Odhad zdrojPro odhadovat zdrojepodklad pro rozpoetefektivn projektov zen zdroj

Co je dobr odhadnejpesnj prognza, jak zdroje budou spotebovny v projektustejn pravdpodobnost odchylky nahoru i dol

Odhad zdrojCo nen odhadhdndvj odhad plus dvj chybaoekvan odpovvytouen cl

Metody odhadovn bottom-uptop-downodhadovac databze

Plnovn zdrojVyplv z definice innost, jejich sekvence a jejich dlky k dosaen cle projektu:1. popis dostupnch zdroj a jejich mnostv2.odhad dle minulch projekt, zkuenosti3.vlastn zdroje, outsourcing, koup, apod.4.alternativy

Plnovn zdrojMateriln zdrojecestovnnkup vybaven reijn nklady subdodvky

Je mon pout njak softwarov produkt (nap. MS Project), kter kjednotlivm innostem piad zdroje ze seznamu nklad podle rozsahu innost.

Plnovn zdrojlidsk zdrojemzdov nkladylovkodny = persondays vyuiteln pracovn doba = utilization ratediety/ubytovn astravn kalkuluje se podle zkona ocestovnch nhradchprac. dny75% URprac. hodiny75% URrok258,0193,51935,01451,3Msc21,516,1161,3120,9tden5,03,837,528,1den1,00,87,55,6

a)Vyplv z odhadu nklad; piazuje nklady jednotlivm innostem (kumuluje je v ase)b) St vechny odhadovan nklady po etapch i celkem (v K, pp. v jinch parametrech)c)Slou k men, sledovn a vyhodnocovn nklad (pp. toku hotovosti) projektu.Tvorba rozpotu

Tvorba rozpotuNklady FinancovnProblematick poloky:zisky nepm nklady nklady za proveden obchodunklady na veobecnou administrativunklady na vvoj novch produkt aslueb nklady na financovn

Tvorba rozpotuRozpoet pro projektovho managera

podrobnjklasick forma je vsoftwarovm proveden

Tvorba rozpotuRozpoet pro zadavatelestrukturovan rozpoet uruje zadavatel jen souhrnn kategorievzn smlouvou azvazn

FinancovnLedennorBezenDubenKvtenbudouc nklady450005000personln nklady2300023000230002300023000veobecn personln nkladyvcn nklady1200014324178902345612001veobecn vcn nkladyextern nklady45000234561245602300123454503457investin nklady123456123461200000SOUET203456101970886915936238458Prbh financovnLedennorBezenDuben

Kvten

souet203456101970886915936238458pchod plateb100000130000disponibiln saldo-55426-4411726521likvidita46544-55426-4411726521-11937200146544

Prbh a ukonen projektu

Zahjen realizace plnu1.Jmenovn a zorganizovn projektovho tmu2.Ustanoven provoznch pravidel tmu3.Pizpsoben zdrojm pro projekt4.Rozvren pracovnch etap5. Matice odpovdnosti6.Zdokumentovn pracovnch etap

Monitorovn a kontrola prbhu1.Stanoven systmu informovn o prbhu2.Zaveden nstroj nebo proces kontroly prbhu3. Definovn zpsobu een problm a konflikt4.Monitorovn postupu vs. pln5.Revize projektovch pln6. Prezentace po etapch

Uzaven projektu1.Odsouhlasen vsledk zadavatelem2.Kompletace projektov dokumentace3.Po-projektov audit4.Vydn zvren zprvy o projektu

Mon intern rizika1.Neochota vych vedoucch delegovat pslun pravomoci na Projekt Manaera2.Nedocenn pnosu spnch projekt3.Neposkytnut osobn podpory lenm tmu ze strany vych vedoucch4.Vytvoen malho asov prostoru5.Nepimen sankce v ppad nespchu

zen rizik

zen rizikzen rizik je prostedkem, pomoc nho je systematicky zena neuritost za elem zven pravdpodobnosti dosaen zmru projektu a projektovch clVeker zen projekt je zenm rizikChopit se pleitosti, znamen podstoupit riziko.

Charakteristika rizikaRiziko projektu je nejist udlost nebo podmnka, kter kdy nastane m pozitivn nebo negativn vliv na cle projektu (PMBOK)

Charakteristika rizikaRiziko m pinu a nsledekRizika jsou vnj a vnitnRizika maj vztah k bu k procesm nebo produktm projektuRizika existuj vdyPedchzet pravdpodobnm rizikm je efektivnj ne eit jejich nsledkyNe vechna rizika jsou pedvdateln.

Druhy rizikTechnickEkonomickPolitickSociologickManarsk PrvnOrganizanFinannOsobnostn

Kdo se m riziky zabvat?Manar projektulenov projektovho tmuTen, kdo financuje projekt (sponzor)Uivatel projektuKdokoli z dalch zainteresovanch stranKad ze sv pozice hj sv zjmy.

Tvorba rozvrhua rozpotuzen rizikVazba Riziko - PlnovnDEFINOVNPLNOVNVichnizainteresovanodsouhlaspravidlaprojektu Prohlen o prci Matice zodpovdnosti Komunikan plnZmny v rmci, dodn, zodpovdnostech,nkladech a rozvrhu,komunikanm plnu Schopnost dodn Pstup k dodn Zodpovdnosti Monitorovn rizikaNov rizika

Proces zen rizikaIdentifikacerizikaKontrolaVytvoenodezvyAnalyzujte projekt a identifikujte zdroje rizik Definujte riziko, v. potencilnch negativnch vliv Piate k riziku pravdpodobnost jeho vskytu Vytvote strategii ke snen mon kody Implementujte strategii snen rizika Pokraujte ve sledovn projektu a hledn novch rizikNovrizikaNovrizika

Krok 1 Identifikace rizikIdentifikovn rizik vyaduje dovednosti, zkuenosti a dokonal znalosti technik zen projektu tedy jak vdu, tak i umn4 techniky identifikace rizika:1.dotazovn zainteresovanch stran2.vytvoen seznamu monch rizik (profil rizik)3.pouen se z minulch, podobnch projekt4.zamen se na rizika v asovm rozvrhu a rozpotu

Krok 1 Identifikace rizikkol: Jak mohou jednotliv skupiny ve Va organizaci psobit?Typick skupiny rizikovch faktor:Cle projektuPostojeOekvnOrganizace projektuRealizaceOdhady a pedpokladyStet z liniovm systmem zen organizace

Krok 1 Identifikace rizikVysoce pravdpodobn rizika:Nestabiln poadavkyChybyPecenn prbhu realizaceOpomenut v plnuOdchody a pchody len tmuNepedvdan dopady na dal zainteresovan stranyChybjc vdomostiRozdlovn kol, nerovnomrn vkonnost len tmuZmny v organizaci

Krok 2 Rozvoj strategie odezvyProjektov manaei mus vdt, jak rozpoznat dleitost rizika a jak vytvoit vhodnou strategii naloen s tmto rizikem.Vytvoen odezvy m ti sti:1.Definovn rizika v. vnosti negativnho dopadu2.Piazen pravdpodobnosti danmu riziku3.Vytvoen strategie k omezen mon kody

Krok 2 Rozvoj strategie odezvyMra negativnho dopadu(potencil pokozen pp):rozsah pokozen, kter riziko me zpsobit v hlavnch parametrech projektu (nap. cl, rozpoet, as, poadavky zadavatele)Stupnice:1 = velmi mal pokozen10 = pokozen velkho rozsahu

Krok 2 Rozvoj strategie odezvyPravdpodobnost rizika pr:pravdpodobnost, e riziko nastanePopisprpr %velmi vysok0,9-1,090-100vysok0,7-0,8970-89stedn0,3-0,6930-69nzk0,1-0,2910-29velmi nzk0-0,090-9

Krok 2 Rozvoj strategie odezvyStanovte poad podle mry dleitosti rizika(md=pp*pr):Rizikopr%ppsouinpoadA202B807C19D506E901F904G606

Jak redukovat riziko1.Akceptovn rizika2.Vyhnut se riziku3.Sledovn rizika a pprava eventualit4.Pesunut rizika5.Zmrnn rizika

Krok 3 - KontrolaJde o proveden zvolen strategie, sledovn rizik a hledn rizik novchSledovn rizik je teba provdt stejnm zpsobem jako sledovn projektu vybrnm mtek, kter budou indikovat zvanost a pravdpodobnost vskytu.

Prce s rizikemPrevence,pdavnasy anklady Selektivnrozhodnouto opatenchdnopatenPeloitriziko,pojitn Prevencepdavnasy anklady Selektivnrozhodnouto opatenchPeloitriziko,pojitnPeloitriziko,pojitnPrevencepdavnasy ankladyPravdpodobnost vskytu rizikaVelikost dopadu na projektnzkstednvysoknzk stedn vysok

Shrnut zen rizikKad projekt v sob nese rizika.Je nutn rozliovat vnj a vnitn rizika.Zkladn kroky pi zen rizik je: identifikace, ohodnocen, pprava odezvy a operativn zen.Rizika se vyskytuj v celm ivotnm cyklu zen projektu.Nklady spojen s ppravou odezvy nesm bt vy ne dopad rizika samotnho.Rozliujte, co je bn riziko a co hazard.zen rizika je normln aktivita v kadm projektu.

Hodnocen vsledk projektu

Hodnocen vsledk projektu1.Pro Kvalitu, as a Nklady se stanov rzn hranice, podle dleitosti jednotlivch kritri.2.Pi splnn je to 1. Pi nesplnn se hodnocen oblasti sniuje nap. jeden tden zpodn -0,1; pekroen nklad o 10% -0,05.3.Vynsoben tchto t sel zskme Celkovou efektivnost projektu (obdoba Celkov efektivnosti zazen).Celkov hodnocen je vdy na zadavateli.

Projekt manaer

Mtko spchu Projekt manaera1.Zkladnm mtkem spchu projekt manaera je doshnout cl projektu v oblasti nklad, asu a kvality bez pokozen lid a vztah.2. Znamen to, e projekt zenm zpsobem skon a vytvo se nebo udr vborn vztahy se zastnnmi, kte se nebudou moci dokat prce s vmi na dalm projektu.

Dovednosti Projekt manaeraTechnick dovednostiZnalost metod, proces a postup - tzv. manaersk technikyLidsk dovednostiSchopnost pracovat s lidmi - skupinov a tmov prce, motivace, komunikaceKoncepn dovednostiSchopnost vidt celkov obraz Projekn dovednostiSchopnost eit problmy

Dovednosti Projekt Manaerazen projektPodnikatelsk zenTechnick

Projekt manar1.Plnuje2.Organizuje3.Koordinuje4.Kontroluje5.Vyjednv6.Vede

Zodpovdnost Projekt manaera1.zen realizace implementanch pln2.Navrhovn a realizace opaten v ppad odchylek3.Informovn o postupu realizace4.Formulovn a pedkldn poadavk nad rmec jeho pravomoc5.Pedvdn a een problm6.Sledovn nklad7.Vytven potebnch kontakt

Role Projekt manaeraDvat se nahoru dit zadavateleDvat se doldit tm maximalizovat vkonnostDvat se dozaduMonitorovat uit se z chybDvat se kupeduPlnovat prodat cleDvat se dovnitdit sebe sama kriticky analyzovat vkonnostDvat se vendit klienta, konenho uivatele, ext.zjmov sk.

Management jako procesProces tvorby a udrovn prostedSkupinov nebo tmov prceDosahovn cl

ZDROJELidMaterilStrojeKapitlMetodyCLEPlnovnOrganizovnKomunikovnRozhodovnMotivovnKontrola

Organizan struktura

Organizan struktura vers. Projektov zenFunkcionlnPravomocprojektovhomanaeraMalVelkTyp organizan strukturyMaticovProjektov

Vliv na manaera projektu1.Vbr sprvn struktury me pinst organizaci konkurenn vhodu2.Struktura m vak tak vliv na projektovho manaera, zejmna pokud jde o:pravomockomunikacipriority (mnostv projekt si asto konkuruje vzhledem k omezenmu mnostv zdroj lid, zazen, financ) zamenpkazov etzec

Zainteresovan strany projektuIdentifikovat zainteresovan strany projektu je primrnm kolem, nebo vechna dleit rozhodnut bhem definin a plnovac fze projektu jsou inna tmito zainteresovanmi stranami.Bhem vodnch fz projektu mus projektov manaer neustle vyjasovat:1.Kdo jsou zainteresovan strany.2.Jakou roli budou tito zainteresovan hrt.Kdo bude pispvat k (spchu) projektu?

Tm a tmov prce

Tm a tmov prceTM je skupina lid, kter sdl spolen (projektov) cle a potebu pracovat spolu (na projektu), aby tchto cl mohlo bt dosaeno.TMOV PRCE je spolen prce jednotlivc (v projektu) na dosaen (projektovho) cle, kterho by nemohl doshnout kad sm. Mla by bt:1. podncujc2. uspokojujc3. zbavn

Charakteristiky efektivn tmov prce1.Vyvenost rol (znalosti, dovednosti, schopnosti, aspirace)2.Jasn a odsouhlasen cle3.Otevenost a konfrontace mylenek4.Osobn vztahy (dvra a vzjemn podpora)5.Produktivn a stimulujc porady tmu6.Velk draz na osobn rozvoj7.Extern pomoc je vtna8.Pravideln revize cl, poteb a proces9. Dobr komunikace10.Vhodn veden

INOVTOR (PL)Individualista, neortodoxn, vn, tvr.Pnos tmu:Vytv nov mylenky a strategie.Zamuje zvltn pozornost na ir souvislosti.e sloit problmy.Mon slabiny:Inklinuje k tomu, e podceuje praktick detaily nebo diplomacii.Slab v komunikaci s nadzenmi.Mv hlavu v oblacch.

VYHLEDVA ZDROJ (RI)Extrovertn, entuziastick, komunikativn, zvdav.Schopnost vyut pleitost.Pnos tmu:Odhaluje nov monosti.Rozvj kontakty mimo tm.M schopnost kontaktovat se s lidmi.Um reagovat na vzvu.Mon slabiny:Ztrc zjem, pokud ho pejde poten naden a entuziasmus.

KOORDINTOR (CO)Uvliv, spolehliv a sebevdom.Siln vnitn odpovdnost za plnn cl.Pnos tmu:Rozeznv siln/slab strnky tmu.Maximalizuje potencil len tmu a zdroj.Organizuje ve tak, aby bylo dosaeno cl. Poaduje pspvky ostatnch a hodnot je podle cl tmu.Mon slabiny:Men tvoivost.Obvykle nepevyuje prmr intelektu.

FORMOVA (SH)Dynamick, oteven, zce zamen.Pnos tmu:Hled monosti jak pekonvat pekky.Uvd vci do pohybu a formuje tmov sil urovnm cl a priorit.Vyzv ostatn a motivuje k dosaen cl.Mv chu bojovat se setrvanost, neefektivnost, samolibost a sebeklamem.Mon slabiny:Nchylnost k provokaci, hnvu, podrdnosti.Bv netrpliv.

PORADCE - HODNOTITEL (ME)Stzliv, racionln, opatrn.Pnos tmu:Analyzuje problmy, hodnot mylenky a nvrhy.Pomh tmu pijmout uven rozhodnut.Mon slabiny:Me mu chybt inspirace a schopnost inspirovat a motivovat druh.

TMOV PRACOVNK (TW)Spoleensky orientovan, mrn a citliv.Orientovan na lidi a vztahy.Pnos tmu:Naslouch, zvld jednn s obtnmi lidmi.Zlepuje komunikaci mezi leny tmu.Podporuje leny tmu v jejich snaen.Minimalizuje konflikty a pedchz tenicm.Podporuje ducha tmu.Mon slabiny:Me bt nerozhodn v momentech krize.

REALIZTOR (IM)Konzervativn, disciplinovan, spolehliv.Organizan schopnosti, smysl pro praxi.Pnos pro tm:Organizuje a petv mylenky do pln a na uskuteniteln akce.Systematicky a efektivn dodruje pln.Pracuje tvrd a disciplinovan.Mon slabiny:Mon mal flexibilita a nevmavost k nevyzkouenm mylenkm.Mon neochotna reagovat na nov mylenky.

DOKONOVATEL (CF)Usilovn, svdomit dotahova prce.Perfekcionista.Pnos tmu:Odstrauje chyby, opomenut a pehldnut.Vyvj tlak na ostatn k dodren termn a pln.M schopnost pivst vci do konce.Mon slabiny:Ztrc uspokojen z prce, pokud se koly nedokon.Me bt malichern.

Limity a omezen tmov prceVsledek Dotaznku zbran:1.patn vbr lid2.Matouc organizan struktura3.Nedostatek kontroly4.Nedostatek trninku5.Mal motivace6.Nzk rove tvoivosti7.Nevhodn manaersk filozofie8.Nedostatek nslednho plnovn a rozvoje9.Nejasn cle10.patn (nefr) odmovn11.Stagnace lid