Top Banner
122

POB Program Internasional

Dec 30, 2016

Download

Documents

lebao
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: POB Program Internasional
Page 2: POB Program Internasional

PROSEDUR OPERASIONAL BAKU PROGRAM INTERNASIONAL

Tim Penyusun:

Muhamad AgilEdy HartulistiyosoEko Hari PurnomoNachrowiAjen Mukarom Rahadian PratamaHudriUceu NurmaliaSoleh Hidayat

Tata Letak Isi dan Desain Sampul:

Ajen MukaromAndri Alamsyah

Diterbitkan oleh:

Direktorat Kerjasama dan Program InternasionalInstitut Pertanian BogorGedung Andi Hakim Nasoetion Lantai 2, Kampus IPB Dramaga Bogor 16680Telp/faks. (0251) 8622 638

Cetakan pertama, Desember 2013

@Hak Cipta dilindungi oleh Undang-UndangDilarang memperbanyak buku ini tanpa izin tertulis dari Penerbit

Page 3: POB Program Internasional

KATA PENGANTARSejalan dengan visi Institut Pertanian Bogor (IPB) untuk menjadi

perguruan tinggi bertaraf internasional, IPB terus meningkatkan jumlah dan mutu kerjasama internasional. Untuk menunjang hal tersebut, buku Prosedur Operasional Baku Program Internasional (POB-PI) disusun sebagai panduan bagi unit kerja di lingkungan IPB dalam merencanakan dan melaksanakan program internasional. Buku yang berisi 19 POB terkait mahasiswa asing, peneliti asing, dan dokumen kerjasama merupakan bagian dari program Direktorat Kerjasama dan Program Internasional (KSPI) IPB untuk meningkatkan mutu pelayanan.

Ucapan terima kasih disampaikan kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam penyusunan buku POB-PI ini. Semoga buku ini dapat dimanfaatkan dengan baik oleh semua pihak yang memerlukannya.

Bogor, Desember 2013

Tim Penyusun

Page 4: POB Program Internasional
Page 5: POB Program Internasional

DAFTAR ISIPOB PI 001 Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri ........ 1

POB PI 002 Perpanjangan Tugas Belajar Bagi Staf IPB yang Belajar di Universitas Mitra Luar Negeri........................................... 10

POB PI 003 Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Asing Reguler di IPB....................................... 13

POB PI 004 Penerimaan Mahasiswa Asing dan Tenaga Ahli Asing Peneliti ke IPB .................................................................. 20

POB PI 005 Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka Credit Earning, Magang (Internship) atau Praktek Kerja dengan Fasilitas VITAS/KITAS ..................................................... 26

POB PI 006 Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka Credit Earning, Magang (Internship) atau Praktek Kerja dengan Fasilitas VKSB .................................................................. 31

POB PI 007 Mendatangkan Mahasiswa Asing Dan Tenaga Ahli Asing ke IPB kurang dari atau sama dengan 5 (Lima) Bulan (≤ 150 Hari) dengan VKSB .............................................. 34

POB PI 008 Perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) Mahasiswa Asing Reguler di IPB ........................................................ 38

POB PI 009 Perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) bagi Tenaga Ahli Asing di IPB .............................................................. 41

POB PI 010 Perpanjangan Izin Penelitian bagi Mahasiswa Asing dan Tugas Tenaga Ahli Asing di IPB ........................................ 45

POB PI 011 Proses Konversi Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB/ VISA Indeks 211) menjadi KITAS bagi Mahasiswa dan Tenaga Ahli Asing ............................................................. 49

POB PI 012 Pengurusan Penerbitan Ulang KITAS Karena Hilang........ 53

POB PI 013 Penandatanganan Naskah Kerjasama Internasional ........... 59

Page 6: POB Program Internasional

POB PI 014 Impor Barang Tanpa Angka Pengenal Impor (API) dan Pembebasan Bea Masuk dan Cukai ..........................72

POB PI 015 Inisiasi dan Pembentukan Program Gelar Bersama/ Gelar Ganda ...................................................................89

POB PI 016 Pengajuan Izin Kerjasama Penyelenggaraan Program Gelar Bersama/Gelar Ganda ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI) ............................................97

POB PI 017 Mahasiswa Inbound Program Gelar Bersama/ Gelar Ganda .................................................................106

POB PI 018 Mahasiswa Outbond Program Gelar Bersama/ Gelar Ganda .................................................................110

POB PI 019 Pengajuan Permohonan Tinggal di Asrama Internasional bagi Mahasiswa Asing ..............................113

Page 7: POB Program Internasional

1

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-01

JUDUL

PENGURUSAN DOKUMEN PERJALANAN DINAS LUAR NEGERI

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. Tujuan

1.1. Memudahkan dosen untuk mendapatkan dokumen perjalanan ke luar negeri.1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen perjalanan dinas.

2. Ruang lingkupProses pengurusan dokumen perjalanan dinas staf IPB yang akan berangkat ke luar negeri meliputi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di DIKTI dan BPKLN, KEMDIKBUD2.3. Pengurusan administrasi di SETNEG2.4. Pengurusan administrasi di KEMLU2.5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar Negara Tujuan

3. Definisi3.1. Keberangkatan dosen ke luar negeri yang dimaksud dalam hal ini adalah

keberangkatan dosen ke luar negeri dalam rangka tugas belajar, kunjungan singkat, seminar dan lain sebagainya yang memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

3.2. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

3.3. SEKJEN KEMDIKBUD adalah Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan

3.4. BKTLN adalah Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri Sekretariat Negara3.5. SETNEG adalah Sekretariat Negara3.6. DITJEN DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi3.7. KEMLU adalah Kementerian Luar Negeri

4. Informasi dan Ketentuan Umum4.1. Keberangkatan dosen ke luar negeri harus mendapatkan ijin dari unit tempat

bekerja di IPB, DIKTI, BPKLN, SETNEG dan KEMLU.4.2. Dosen yang akan ke luar negeri untuk kunjungan singkat dapat menggunakan

paspor hijau atau paspor dinas (biru) namun disarankan proses ijin keberangkatan (SP SETNEG) dan exit permit dari KEMLU tetap diproses walaupun menggunakan paspor hijau (sangat dianjurkan menggunakan paspor dinas). Untuk kunjungan dalam jangka waktu lama (> 90 hari) harus menggunakan paspor dinas dan administrasi harus tercatat di Direktorat SDM IPB.

Page 8: POB Program Internasional

2

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-01

JUDUL

KEBERANGKATAN STAF IPB KE LUAR NEGERI (Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri)

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

4.3. Proses adminsitrasi keberangkatan dosen ke luar negeri memerlukan waktu 15 (lima belas) hari kerja terhitung sejak pengusulan surat dari Wakil Rektor bidang Akademik dan Kemahasiswaan IPB ke DIKTI sampai diperolehnya exit permit dari KEMLU.

4.4. Proses pengajuan visa di Kedutaan Besar (KEDUBES) negara tujuan sangat beragam dari 3 sampai 15 hari kerja untuk negara selain USA. Pengajuan visa untuk USA memerlukan waktu antara 10 hari kerja sampai tak terhingga.

4.5. Pengajuan visa ke KEDUBES negara tujuan harus mengikuti ketentuan yang berlaku di masing-masing KEDUBES (lihat lampiran persyaratan visa).

4.6. Dokumen yang digunakan dalam proses pengurusan dokumen perjalanan luar negeri bagi staf IPB antara lain: surat pengajuan, surat ijin/rekomendasi, formulir isian, surat pengantar dari WRAK, Surat persetujuan DIKTI, Surat pengantar dari KEMDIKBUD, dokumen/surat ijin dari SETNEG, paspor, exit permit, dan rekomendasi visa.

5. Referensi5.1. Undang-Undang Nomor 9 tahun 1992 yang sudah diperbaharui dengan

Undang-Undang Nomor 6 tahun 2011 tentang Keimigrasian.5.2. Peraturan Pemerintah Nomor 36 tahun 1994 tentang Surat Perjalanan

Republik Indonesia5.3. Peraturan Pemerintah Nomor 53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin

Pegawai Negeri Sipil.5.4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 tahun 2009 tentang

Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi PNS di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

5.5. PP Nomor 36 tahun 1994 pasal 12 dan Surat Keputusan Menteri Luar Negeri Nomor 089 tahun 1995 tentang Paspor Dinas.

6. Lampiran6.1. Diagram alir pengurusan dokumen perjalanan dinas luar negeri bagi staf IPB.6.2. Contoh surat permohonan paspor dinas6.3. Contoh daftar riwayat hidup6.4. Contoh surat persetujuan keberangkatan ke luar negeri6.5. Contoh surat pernyataan6.6. Contoh surat perjanjian bagi staf yang akan berada di luar negeri lebih dari 3

bulan

Page 9: POB Program Internasional

3

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-01

JUDUL

KEBERANGKATAN STAF IPB KE LUAR NEGERI (Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri)

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

7. Prosedur7.1. Staf IPB mengajukan usul keberangkatan kepada pimpinan di unit kerja7.2. Unit kerja mengeluarkan ijin dan rekomendasi7.3. Staf IPB menyampaikan berkas ke Dit.KSPI/ICO7.4. Dit. KSPI/ICO meneliti kelengkapan berkas staf yang akan berangkat7.5. Petugas Dit. KSPI membuat draf surat pengantar yang ditandatangani oleh

WRAK untuk ditujukan ke DIKTI7.6. WRAK atas nama Rektor menandatangani surat pengantar (untuk masa tugas

lebih dari 3 bulan, tembusan ke Direktur SDM sebagai pemberitahuan)7.7. Petugas Dit. KSPI mengirimkan dokumen ke DIKTI7.8. DIKTI melalui Direktur Pendidik dan Tenaga Kependidikan mengeluarkan surat

persetujuan7.9. SEKJEN KEMDIKBUD melalui BPKLN membuat surat pengantar ke BKTLN

SETNEG7.10. SETNEG mengeluarkan Surat Persetujuan Sekretariat Negara (SP Setneg) (1

berkas fotokopi kepada yang bersangkutan, 1 berkas fotokopi ke Direktur SDM untuk masa tugas >3 bulan, 2 berkas fotokopi untuk arsip ICO)

7.11. KEMLU mengeluarkan paspor, exit permit dan rekomendasi visa 7.12. Staf IPB mengajukan permohonan visa ke KEDUBES negara yang dituju7.13. KEDUBES negara tujuan memproses dan menerbitkan visa bagi staf IPB

Page 10: POB Program Internasional

4

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRANPOB PI 001

Diagram Alir Pengurusan Dokumen Perjalanan Dinas Luar Negeri

tidak lengkap

lengkap

STAF IPB DIKTI/KEMDIKBUDIPB KEMLUSETNEG

Mulai

KEDUBES

Usul keberangkatan dari

staf/dosen

Ijin & rekomen

dasi

Penyampaian berkas ke Dit.KSPI

Surat ijin & rekomendasi

Berkas keberangkatan

Penela-ahan di

Dit. KSPI

Dit. KSPI menerima berkas keberangkatan

Dit. KSPI membuat surat pengantar di ttd

WRAK

Petugas Dit.KSPI mengirimkan

berkas ke Dikti

Persetu-juan dari

Dikti

1

1

Surat persetujuan

Sekjen Kemdikbud mengeluarkan surat

pengantar ke BTKLN SETNEG

Surat pengantar

Persetuju-an

Surat persetujuan SETNEG

KEMLU mengeluarkan

paspor, exit permit dan rekomndasi

Visa

Paspor, exit permit,

rekomendasi visa

Proses Visa di KEDUBES Paspor, exit

permit, rekomendasi

visa

2

2

Page 11: POB Program Internasional

5

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRANPOB PI 001

Contoh Permohonan Paspor Dinas

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONALINSTITUT PERTANIAN BOGOR

Kampus IPB Dramaga, 16680 Bogor Telp. (0251) 8622638/8622642 ext. 214, Faksimile (0251) 8622638

PERMOHONAN PASPOR DIPLOMATIK/DINAS

Nama lengkap : .......................................................................................................Pekerjaan/jabatan : .......................................................................................................Tempat dan tanggal lahir : .......................................................................................................Alamat rumah sekarang : .......................................................................................................Alamat kantor/instansi : ......................................................................................................Alamat keluarga di Indonesia : .......................................................................................................

TANDA - TANDA

Rambut : .................................................... Kumis : ...................................................Alis : .................................................... Janggut : ...................................................Mata : ................................................... Tinggi : ...................................................Hidung : .................................................... Lain – lain : ...................................................

Surat keputusan dari : ......................................................................................................Tanggal dan No. surat keputusan : ......................................................................................................Negara yang dituju : ......................................................................................................Keperluan : ......................................................................................................Berangkat paling lambat : ......................................................................................................Lamanya di luar negeri : .....................................................................................................Visa transit yang diperlukan : ......................................................................................................Keterangan lain – lain : ......................................................................................................

Jakarta, ……………………………………Tanda tangan pemohon,

……………………………………………NIP.

PERHATIAN :Diisi dengan lengkap dan jelas(tidak ada singkatan nama)

Page 12: POB Program Internasional

6

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRANPOB PI 001

Contoh Daftar Riwayat Hidup

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

1. Nama lengkap (pakai gelar) : ..........................................................................................2. Departemen/Direktorat Jenderal : ..........................................................................................3. Alamat kantor dan No. Telepon : ..........................................................................................4. Alamat rumah dan No. Telepon : ..........................................................................................5. Tempat dan tanggal lahir : ..........................................................................................6. a. Jabatan/golongan : .......................................................................................... b. NIP : ..........................................................................................7. a. Kawin/belum kawin : .......................................................................................... b. Tanggungan keluarga : ..........................................................................................8. Kemampuan bahasa : ..........................................................................................

9. Riwayat pendidikan dan tahun : ..........................................................................................

..........................................................................................

..........................................................................................

10. Negara yang dituju : ..........................................................................................11. Lapangan pelajaran yang diinginkan : ..........................................................................................12. Lamanya belajar di luar negeri : ..........................................................................................13. Untuk tugas ini belum/sudah pernah diminta bantuan juga dari negara donor : .......................................................................................... badan asing : .......................................................................................... Kapan : ..........................................................................................14. Sudah pernah ke luar negeri : .......................................................................................... Negara : .......................................................................................... Kapan : .......................................................................................... Untuk apa : ..........................................................................................15. Surat keputusan No. dan tanggal : ..........................................................................................

Bogor,

Mengetahui Dibuat dengan sebenarnyaRektor/Dekan, Calon yang bepergian,

.................................................... ..............................................................NIP. NIP.

Mengetahui,Departemen Pendidikan Nasional

Kepala Biro Perencanaan dan KLN

.............................................................................

Page 13: POB Program Internasional

7

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRANPOB PI 001

Contoh Surat Persetujuan Keberangkatan ke Luar Negeri

Nomor : /I3.31/LN/20.....Lampiran : 1 (satu) berkasPerihal : Keberangkatan dosen ke luar negeri

Kepada Yth.Direktur KetenagaanDirektorat Jenderal Pendidikan TinggiKementerian Pendidikan NasionalJl. Jenderal Sudirman, SenayanJakarta

Kami beritahukan dengan hormat bahwa:Nama : ............................................................NIP : ........................................................dosen pada Fakultas : .........................................................................Institut Pertanian Bogor, mendapat tugas ke luar negeri untuk,melaksanakan program : .........................................................................dalam bidang : .........................................................................berlangsung selama : .........................................................................sejak tanggal : .........................................................................di negara/Universitas : .........................................................................biaya/sponsor dari : .........................................................................

Oleh karena itu kepergiannya tersebut sangat penting untuk perkembangan pendidkan di Institut Pertanian Bogor, maka kamimohon bantuan Saudara agar dapat memberikan persetujuan bagi kepentingan termaksud di atas serta proses selanjutnya.

Atas perhatian dan bantuannya kami ucapkan terima kasih.

A.n. RektorWakil Rektor,Bidang Akademik dan Kemahasiswaan,

Prof. Dr. Ir. Yonny Koesmaryono, MSNIP. 19581228 198503 1003

Tembusan :1. Yth. Dirjen Dikti Jakarta2. Yth. Karo. Perencanaan dan KLN, Depdiknas Jakarta3. Kasubdit. KPT Dit. P2TK2PT Jakarta4. Yth. Dekan Fakultas ............................................IPB5. Yth. Direktur Sumberdaya Manusia IPB6. Arsip

Page 14: POB Program Internasional

8

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRANPOB PI 001

Contoh Surat Pernyataan

PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : ....................................................................................................................................NIP : ....................................................................................................................................Jabatan : ....................................................................................................................................Alamat : ....................................................................................................................................

Menyatakan bahwa selama di luar negeri dalam rangka :...........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

1. Biaya perjalanan pulang pergi dan biaya hidup di luar negeri di tanggung sendiri;2. Biaya perawatan jika menderita sakit, kecelakaan dll, di tanggung sendiri;3. Akan menyampaikan laporan ke Sekretariat Negara RI setelah kembali ke Indonesia

Demikian agar yang berkepentingan maklum adanya.

Jakarta, .......................................................

Materai 6000....................................................................NIP.

Mengetahui Departemen Pendidikan Nasional

Kepala Biro Perencanaan dan KLN

........................................................................

Page 15: POB Program Internasional

9

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRANPOB PI 001

Contoh Surat Perjanjian

SURAT PERJANJIAN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Pangkat/Jabatan :Departemen/non – dept :

Dengan ini sungguh sungguh atau kehendak saya sendiri dan semata – mata untuk mendapatkan tugas belajar di luar negeri, bahwa saya menerima syarat – syarat dan perjanjian dan memenuhi kewajiban – kewajiban dalam peraturan Presiden No. 12 tahun 1961 dan Surat Keputusan Menteri pertama tanggal 16 Mei 1961 Nomor : 24/MP/1961, dan berjanji pula bahwa saya akan menghindarkan segala perbuatan tercela baik sebagai pegawai /pelajar maupun sebagai anggota masyarakat (misalnya tidak memenuhi kewajiban untuk membayar hutang –hutang) dan apabila dikemudian hari terjadi perbuatan tercela tersebut, maka saya bersedia mendapatkan sesuatu hukuman jabatan menurut peraturan – peraturan pemerintah No. 30 tahun 1980 atau menurut peraturan – peraturan yang berlaku bagi anggota angkatan bersenjata.

Jakarta, .......................................20...

Mengetahui :Sekretariat JenderalDepartemen Pendidikan dan KebudayaanKepala Biro Kerjasama Luar Negeri,

Materai 6000

( ...................................................................) ( .................................................................)NIP. NIP.

Page 16: POB Program Internasional

10

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-02

JUDUL

PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR BAGI STAF IPB YANG BELAJAR DI UNIVERSITAS MITRA LUAR NEGERI

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. Tujuan1.1. Membantu pengurusan ijin perpanjangan tugas belajar di luar negeri bagi staf

IPB yang belajar di universitas mitra di luar negeri1.2. Melancarkan proses studi staf IPB

2. Ruang lingkupProses pengajuan perpanjangan tugas belajar di luar negeri bagi dosen IPB mencakup :2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD2.4. Pengurusan administrasi di SETNEG

3. Definisi3.1. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan3.2. SEKJEN KEMDIKBUD adalah Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan

dan Kebudayaan3.3. SETNEG adalah Sekretariat Negara Republik Indonesia3.4. DITJEN DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi

4. Ketentuan UmumStaf IPB yang mengajukan perpanjangan ijin/tugas belajar harus menyertakan:4.1. Laporan kemajuan studi4.2. Rencana studi lanjutan4.3. Surat rekomendasi dari supervisor dan surat keterangan beasiswa dari sponsor

5. Referensi5.1. Peraturan Pemerintah Nomor 53 tahun 2010 tentang Peraturan Disiplin

Pegawai Negeri Sipil5.2. Peraturan Pemerintah Nomor 48 tahun 2005 Tentang Pengangkatan Tenaga

Honorer Menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 tahun 2009 tentang

Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi PNS di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional

Page 17: POB Program Internasional

11

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-02

JUDUL

PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR BAGI STAF IPB YANG BELAJAR DI UNIVERSITAS MITRA LUAR NEGERI

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

6. LampiranDiagram alir perpanjangan tugas belajar bagi staf IPB yang belajar di universitas mitra luar negeri

7. Prosedur7.1. Staf IPB mengajukan perpanjangan tugas belajar di luar negeri ke unit kerja7.2. Unit kerja mengeluarkan ijin dan rekomendasi bagi staf yang mengajukan

perpanjangan ijin tugas belajar di luar negeri7.3. Staf IPB menyampaikan berkas ke Dit.KSPI/ICO7.4. Petugas Dit.KSPI meneliti berkas persyaratan dan menyiapkan draf surat

permohonan yang untuk ditandatangani WRAK7.5. WRAK atas nama Rektor membuat surat permohonan ke DIKTI7.6. DIKTI melalui Direktur Pendidik dan Tenaga Kependidikan mengeluarkan surat

persetujuan 7.7. SEKJEN KEMDIKBUD melalui BPKLN KEMBDIKBUD membuat surat

pengantar ke SETNEG7.8. SETNEG (atas nama pemerintah) mengeluarkan surat ijin perpanjangan Tugas

Belajar di luar negeri 7.9. Surat ijin perpanjangan tugas belajar di luar negeri diterima oleh staf/dosen

(tembusan kepada Dir. SDM IPB sebagai pemberitahuan).

Page 18: POB Program Internasional

12

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 002

Diagram Alir Perpanjangan Tugas Belajar Bagi Staf IPB Yang Belajar di Universitas Mitra Luar Negeri

STAF IPB IPB DIKTI/KEMDIKBUD SETNEG

Berkas persyaratan

mulai

Pengajuan ijin tugas belajar ke

unit kerja

Rekomen-dasi dari unit kerja

Penelaahan berkas oleh Dit. KSPI dan pembuatan

draf surat

WRAK a.n Rektor membuat surat permohonan ke

Dikti

Surat permohonan

Persetujuan

Surat persetujuan dari Dikti

Surat Pengantar Sekjen

Kemdikbud

Keputusan tugas

belajar

Surat perpanjangan tugas belajar

Surat rekomendasi

Penyampaian berksa ke Dit. KSPI cq. ICO

Page 19: POB Program Internasional

13

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-03

JUDUL

PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. Tujuan

Mempermudah pengurusan administrasi bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa Institut Pertanian Bogor.

2. Ruang lingkup2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI2.3. Pengurusan administrasi di Biro PKLN KEMDIKBUD2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi2.5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara

asal mahasiswa.

3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah warga negara asing yang mengikuti pendidikan di

Institut Pertanian Bogor.3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri

maupun yang tinggal di Indonesia.3.3. Direktur Jenderal adalah Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan.3.4. KITAS adalah Kartu Izin Tinggal Terbatas.3.5. VITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas.3.6. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri, Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan.3.7. SEKJEN KEMDIKBUD adalah kependekan dari Sekretaris Jenderal

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.3.8. Ditjen DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.3.9. Ditjen Imigrasi adalah Direktorat Jenderal Imigrasi.3.10. STTB adalah Surat Tanda Tamat Belajar

4. Ketentuan Umum4.1. Calon Mahasiswa Asing

Calon mahasiswa asing yang mendaftar ke IPB dibedakan atas dua kelompok:4.1.1. Calon mahasiswa asing yang mendaftar masuk mulai tahun pertama

program pendidikan yaitu yang baru lulus SLTA atau setara dengan lulusan program diploma di luar negeri dan akan mendaftar ke program Program Diploma, Sarjana atau Sekolah Pascasarjana (SPs) IPB.

Page 20: POB Program Internasional

14

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-03

JUDUL

PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

4.1.2. Mahasiswa asing yang telah menjadi mahasiswa di salah satu perguruan tinggi di luar negeri dan akan pindah mengikuti pendidikan di IPB dengan tujuan (1) melanjutkan (mentransfer) pendidikan, (2) mengambil mata kuliah tertentu atau (3) melaksanakan tugas khusus/penelitian.

4.2. Persyaratan Warga negara asing dapat melanjutkan pendidikan di IPB dengan memenuhi persyaratan sebagai berikut:4.2.1. Lulusan sederajat SLTA dan memiliki STTB dengan prestasi yang

dipandang cukup. Khusus bagi mahasiswa transfer harus memiliki transkrip dari perguruan tinggi asal yang telah terakreditasi/terdaftar pada Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud) RI.

4.2.2. Memperoleh izin belajar dari Kemdikbud RI yang dimohonkan melalui perwakilan RI di negaranya bagi yang tinggal di luar negeri, atau melalui perwakilan negaranya di Indonesia bagi yang tinggal di Indonesia.

4.2.3. Lolos seleksi dan atau ujian masuk

4.3. Proses penerimaan4.3.1. Calon mahasiswa atau mahasiswa asing dapat mendaftar ke IPB

dengan membuat surat lamaran kepada Rektor IPB dengan melampirkan suatu rangkap berkas-berkas sebagai berikut:a. Fotokopi paspor yang masih berlaku minimal 1 (satu) tahunb. Daftar Riwayat Hidupc. Surat Ijin belajar dari KEMDIKBUD RId. Fotokopi ijazah termasuk daftar prestasi yang sudah dilegalisasi

pejabat yang berwenang, atau transkrip matakuliah yang telah diambil di PT asalnya, serta bagi mahasiswa transfer menyertakan pasfoto ukuran 4 x 6 cm sebanyak 3 lembar.

e. Surat keterangan jaminan biaya hidup dan biaya pendidikan orangtua/instansi penjamin dana

f. Surat pernyataan tidak akan bekerja selama menjadi mahasiswa di Indonesia

g. Surat pernyataan tidak akan ikut campur dalam kegiatan politik di Indonesia dan akan mematuhi perundang-undangan yang berlaku di Indonesia.

h. Surat keterangan berbadan sehati. Memiliki visa

Page 21: POB Program Internasional

15

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-03

JUDUL

PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

4.3.2. Berkas persyaratan yang harus dilengkapi pada saat pendaftaran (berkas persyaratan) adalah:a. Surat permohonan menjadi mahasiswa di IPB ditujukan ke Wakil

Rektor bidang Akademik dan Kemahasiswaan (WRAK) untuk program diploma dan sarjana, sedangkan untuk program pascasarjana ditujukan kepada Dekan Sekolah Pascasarjana

b. Daftar riwayat hidup (curriculum vitae)c. Fotocopy/salinan ijazah termasuk transkrip akademik yang

dilegalisird. Surat keterangan jaminan biaya pendidikan dan biaya hidup

selama pendidikan

4.4. Status dan Rencana Studi Mahasiswa Asing4.4.1. Dengan mempertimbangkan kesulitan dalam menyesuaikan

penggunaan Bahasa Indonesia selama mengikuti pendidikan di IPB, mahasiswa asing pertama kali akan diterima sebagai mahasiswa berstatus khusus. Selama berstatus khusus mahasiswa asing wajib mengikuti perlatihan Bahasa Indonesia baik di IPB maupun di luar IPB yang diakui oleh IPB.

4.4.2. Setelah dinyatakan lulus dari pelatihan Bahasa Indonesia yang diberi bobot setara 2 sks dan meraih IPK ≥ 2.00 dalam waktu maksimum 4 (empat) semester, status mahasiswa asing beralih dari status khusus ke status reguler dan apabila IPK kurang dari 2.00, maka mahasiswa tersebut dikeluarkan dari IPB.

4.4.3. Mahasiswa asing yang dapat mencapai nilai IPK minimum dalam waktu yang ditetapkan diberi kesempatan untuk menyelesaikan seluruh pendidikan tidak lebih dari 16 semester.

4.4.4. Mahasiswa asing yang mengambil Program Sarjana tidak wajib mengambil matakuliah PPKN, Bahasa Indonesia, Agama, serta Olahraga dan seni. Ketentuan matakuliah yang wajib diambil diatur dalam ketentuan khusus dan ditetapkan oleh Ketua Departemen atau Tim yang ditunjuk. Total jumlah sks minimum yang harus diambil oleh mahasiswa asing tanpa matakuliah pengecualian di atas adalah 144 sks. Bagi mahasiswa pindahan dengan mempertimbangkan matakuliah yang dapat ditransfer/diakreditasi dari PT asalnya. Jumlah maksimum kredit yang dapat ditransfer adalah 50 persen dari total kredit yang harus dipenuhi di IPB.

Page 22: POB Program Internasional

16

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-03

JUDUL

PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.5.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 dan Nomor 19

tahun 2005 Standar Nasional Pendidikan.5.3. Peraturan Presiden Nomor 94 tahun 2006 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,

Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara RI (sebagai perubahan presiden Nomor 9tahun 2005).

5.4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 25 Tahun 2007 tentang Persyaratan dan Prosedur bagi Warga Negara Asing untuk Menjadi Mahasiswa pada Perguruan Tinggi di Indonesia

5.5. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)

5.6. Keputusan Rektor Institut Pertanian BogorNomor 069/K13/PP/2003.

6. LampiranDiagram alir penerimaan warga negara asing untuk menjadi mahasiswa reguler di IPB

7. Prosedur 7.1. Warga Negara Asing (WNA) mengajukan permohonan untuk menjadi

mahasiswa IPB ditujukan ke WRAK untuk S0 dan S1, dan ke Dekan Sekolah Pascasarjana (SPs) untuk program Pascasarjana.

7.2. WNA menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/SPs/Rektor cq. WRAK 7.3. Tim yang ditetapkan oleh WRAK (PPMB & Dit. AP) atau Dekan SPs melakukan

seleksi terhadap berkas aplikasi mahasiswa dan WRAK menerbitkan letter of acceptance bagi WNA yang diterima.

7.4. Rektor cq. WRAK atau Dekan SPs membuat permohonan ijin belajar ke Dikti7.5. Dit. KSPI mengirimkan surat permohonan ijin belajar bagi calon mahasiswa

asing beserta data pendukungnya ke Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Ditjen Dikti

7.6. Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Ditjen DIKTI mengeluarkan surat rekomendasi ijin belajar ke BPKLN (tembusan Rektor IPB)

7.7. BPKLN mengadakan clearence dan mengeluarkan persetujuan ijin belajar 7.8. Petugas Dit. KSPI mengambil persetujuan ijin belajar ke BPKLN7.9. Petugas Dit. KSPI mengajukan calling visa bagi calon mahasiswa asing

tersebut ke Ditjen Imigrasi

Page 23: POB Program Internasional

17

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-03

JUDUL

PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA REGULER DI IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

7.10. Ditjen imigrasi mengeluarkan surat rekomendasi Vitas (calling visa) dan Dit. KSPI menyampaikan kepada calon mahasiswa asing

7.11. Calon mahasiswa asing mengajukan Vitas ke Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara asalnya.

7.12. Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal Republik Indonesia di negara asal mahasiswa asing mengeluarkan Vitas

7.13. Mahasiswa asing berangkat ke IPB, setiba di IPB yang bersangkutan melapor ke Dit. KSPI untuk diberikan pengarahan terkait perijinan

7.14. Dit. KSPI memberikan pengarahan kepada mahasiswa asing (proses pembuatan Kitas di Kantor Imigrasi Bogor maksimal 7 hari setelah tiba di Indonesia).

7.15. Petugas Dit. KSPI membantu mahasiswa asing melakukan konversi visa ke Kantor Imigrasi Bogor

7.16. Kantor Imigrasi Bogor akan mengeluarkan Kitas untuk yang bersangkutan dan diberikan melalui petugas Dit.KSPI

7.17. Petugas Dit. KSPI akan menyerahkan Kitas kepada mahasiswa asing dan menahan buku biru keimigrasian yang bersangkutan

7.18. Mahasiswa asing mengajukan permohonan pembuatan Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) ke Mabes Polri.

Page 24: POB Program Internasional

18

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 003

Diagram Alir Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Reguler di IPB

MAHASISWA IPB DIKTI/KEMDIKBUD BPKLN IMIGRASI KEDUBES MABES POLRI

Mulai

Pengajuan berkas

permohaonan

Penerimaan berkas

Seleksi berkas

Letter of Acceptance

Stop

Pengiriman letter of

Acceptance

Pengajuan ijin belajar ke Dikti

Permohonan ijin belajar

Surat Rekomendasi

Clearance

Surat persetujuan

Surat persetujuan

Pengajuan calling visa

Dokumen persyaratan

Memproses rekomendasi

calling visa

Surat rekomendasi

Pengambilan surat

rekomendasi

Surat rekomendasi

Surat penolakan

Surat penolakan

Pengajuan visa Penerbitan visa

1

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 003

Diagram Alir Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Reguler di IPB

MAHASISWA IPB DIKTI/KEMDIKBUD BPKLN IMIGRASI KEDUBES MABES POLRI

Mulai

Pengajuan berkas

permohaonan

Penerimaan berkas

Seleksi berkas

Letter of Acceptance

Stop

Pengiriman letter of

Acceptance

Pengajuan ijin belajar ke Dikti

Permohonan ijin belajar

Surat Rekomendasi

Clearance

Surat persetujuan

Surat persetujuan

Pengajuan calling visa

Dokumen persyaratan

Memproses rekomendasi

calling visa

Surat rekomendasi

Pengambilan surat

rekomendasi

Surat rekomendasi

Surat penolakan

Surat penolakan

Pengajuan visa Penerbitan visa

1

Page 25: POB Program Internasional

19

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 003

Diagram Alir Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Reguler di IPB

MAHASISWA IPB DIKTI/KEMDIKBUD BPKLN IMIGRASI KEDUBES MABES POLRI

visa

1

2 2 visa

Berangkat ke Indonesia

Melapor ke Dit. KSPI

Memberikan pengarahan

Membantu proses

konversi

Penerbitan KITAS

KITAS KITAS KITAS

Pengajuan SKLD

Berkas persayaratan

Dit. KSPI Membuat surat

pengantar

Surat Pengantar

Membantu pengajuan

SKLD

Pembuatan SKLD

SKLD SKLD

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 003

Diagram Alir Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Reguler di IPB

MAHASISWA IPB DIKTI/KEMDIKBUD BPKLN IMIGRASI KEDUBES MABES POLRI

visa

1

2 2 visa

Berangkat ke Indonesia

Melapor ke Dit. KSPI

Memberikan pengarahan

Membantu proses

konversi

Penerbitan KITAS

KITAS KITAS KITAS

Pengajuan SKLD

Berkas persayaratan

Dit. KSPI Membuat surat

pengantar

Surat Pengantar

Membantu pengajuan

SKLD

Pembuatan SKLD

SKLD SKLD

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 003

Diagram Alir Penerimaan Warga Negara Asing untuk menjadi Mahasiswa Reguler di IPB

MAHASISWA IPB DIKTI/KEMDIKBUD BPKLN IMIGRASI KEDUBES MABES POLRI

visa

1

2 2 visa

Berangkat ke Indonesia

Melapor ke Dit. KSPI

Memberikan pengarahan

Membantu proses

konversi

Penerbitan KITAS

KITAS KITAS KITAS

Pengajuan SKLD

Berkas persayaratan

Dit. KSPI Membuat surat

pengantar

Surat Pengantar

Membantu pengajuan

SKLD

Pembuatan SKLD

SKLD SKLD

Page 26: POB Program Internasional

20

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-04

JUDUL

PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. Tujuan

1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia.

1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing.

2. Ruang lingkupProses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di KEMRISTEK2.3. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi2.4. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik

Indonesia di negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing.2.5. Pengurusan konversi VKSB ke VISA penelitian melalui persetujuan Kanwil

Imigrasi Jawa Barat dan Ditjen Imigrasi2.6. Pengurusan visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik

Indonesia di Negara terdekat untuk peneliti yang sudah masuk Indonesia dengan visa on arrival.

3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar

negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu.

3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.

3.3. VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya.3.4. VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas.

4. Informasi dan Ketentuan Umum4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti berdasarkan

pengajuan dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut.4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti di IPB harus

mendapatkan izin penelitian dan VISA penelitian, yang akan di ubah menjadi KITAS setelah tiba di Indonesia sesuai lama tinggal di Indonesia.

Page 27: POB Program Internasional

21

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-04

JUDUL

PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti harus melalui proses pengajuan izin penelitian ke Sekretariat Izin Peneliti Asing Kementerian RISTEK 2 (dua) bulan sebelum kedatangan.

4.4. Pengajuan VISA ke Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing peneliti tersebut dilakukan setelah mendapatkan izin penelitian dari RISTEK dan rekomendasi VISA dari Ditjen Imigrasi.

4.5. Untuk mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti yang sudah tiba di Indonesia sebelum izin penelitiannya diperoleh, dapat mengajukan izinpenelitian dan dapat melakukan konversi VKSB ke VISA penelitian dengan merubahnya menjadi KITAS.

4.6. Jenis VISA yang dapat dikonversi menjadi VISA penelitian adalah hanya VKSB. Peneliti yang sudah masuk ke Indonesia dengan visa on arrival sebelum izin penelitian diajukan, maka yang bersangkutan harus keluar Indonesia terlebih dahulu untuk mendapatkan visa penelitian setelah izinpenelitiannya disetujui dan memperoleh calling visa.

4.7. Persayaratan:4.7.1. Pengajuan Surat Izin Penelitian: Surat permohonan dan proposal

penelitian rinci4.7.2. Persetujuan Vitas : Surat Izin Penelitian, Fotokopi Paspor, dan surat

pengantar4.7.3. Pengajuan SKLD: Surat permohonan, Fotokopi paspor, Kitas, dan foto4.7.4. Izin Kesbang Kemdagri: Surat permohonan, Fotokopi paspor, Kitas,

fotokopi SKJ dan SIP4.7.5. Pengajuan SKJ: surat permohonan, fotokopi paspor, foto dan Visa4.7.6. Pengajuan Simaksi: Surat SPP dari Kesbang Kemdagri, SKJ, SKLD,

Kitas, SIP, Surat pernyataan dan proposal penelitian

5. Referensi:5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);

5.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 41 Tahun 2006 tentang Perizinan Melakukan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;

5.3. Keputusan Presiden Republik Indonesia :

Page 28: POB Program Internasional

22

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-04

JUDUL

PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

5.4. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen

5.5. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia Bersatu5.6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun

20075.7. Peraturan Menteri Negara Riset dan Teknologi :

5.7.1. Nomor 08/M/PER/IX/2007 tentang pelaporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;

5.7.2. Nomor 09/M/PER/XII/2007 tentang Tim Koordinasi, Pengawasan dan Sanksi Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;

5.8. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3).

5.9. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003.

6. LampiranDiagram alir penerimaan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing peneliti ke IPB

7. Prosedur7.1. Unit kerja menyampaikan usul mendatangkan mahasiswa/tenaga ahli asing

peneliti dari koordinator kerjasama atau instansi luar negeri7.2. Unit kerja mengirimkan berkas ke Dit. KSPI/ICO untuk diproses lebih lanjut7.3. Dit. KSPI/ICO mengkonfirmasi ke unit kerja dan counter part peneliti terkait di

IPB7.4. Dit. KSPI/ICO membuat surat permohonan izin penelitian ke KEMRISTEK7.5. KEMRISTEK mengeluarkan surat izin penelitian7.6. Ditjen Imigrasi mengeluarkan Vitas (calling visa) dan dikirim ke KBRI/KONJEN

dan ke IPB7.7. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti memproses aplikasi Vitas ke

KBRI/KONJEN setempat.7.8. KBRI/KONJEN setempat mengeluarkan Visa untuk mahasiswa/tenaga ahli

asing peneliti 7.9. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti memproses pembuatan KITAS di Kantor

Imigrasi Bogor (tidak boleh lebih dari 7 hari sejak kedatangan)

Page 29: POB Program Internasional

23

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-04

JUDUL

PENERIMAAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING PENELITI KE IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

7.10. Kantor Imigrasi Bogor menerbitkan KITAS7.11. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti melapor ke kepolisian, mengajukan izin

melakukan kegiatan di lapangan ke Kesbang Kemdagri, dan mengajukan Surat Keterangan Jalan (SKJ)

7.12. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan Izin Masuk Kawasan Konservasi

Page 30: POB Program Internasional

24

Inst

itut P

erta

nian

Bog

or

LAM

PIR

ANP

OB

PI 0

04

Dia

gram

Alir

Pen

erim

aan

Mah

asis

wa

Asi

ng d

an T

enag

a Ah

li A

sing

Pen

eliti

ke

IPB

PEN

GU

SUL

IPB

K

EM

RIS

TE

K

DIT

JEN

. IM

IGR

ASI

K

BR

I/K

ON

JEN

K

AN

TO

R

IMIG

RA

SI

MAB

ES

POLR

I

Mul

ai

Peng

ajua

n be

rkas

pe

rmoh

aona

n

Pene

rimaa

n be

rkas

KE

SBA

NG

K

EM

DA

GR

I PH

KA

KE

MH

UT

Kon

firm

asi

ke u

nit k

erja

Mem

buat

sura

t pe

rmoh

onan

iji

n pe

nelit

ian

Sura

t pe

rmoh

onan

Cle

ar-a

nce

Pers

etu

-juan

Su

rat

pers

etuj

uan

Sura

t pe

rset

ujua

n

1

Page 31: POB Program Internasional

25

Inst

itut P

erta

nian

Bog

or

LAM

PIR

ANP

OB

PI 0

04

Dia

gram

Alir

Pen

erim

aan

Mah

asis

wa

Asi

ng d

an T

enag

a Ah

li A

sing

Pen

eliti

ke

IPB

PEN

GU

SUL

IPB

K

EM

RIS

TE

K

DIT

JEN

. IM

IGR

ASI

K

BR

I/K

ON

JEN

K

AN

TO

R

IMIG

RA

SI

MAB

ES

POLR

I K

ESB

AN

G

KE

MD

AG

RI

PHK

A K

EM

HU

T

1

Mhs

/ten

aga

ahli

asin

g m

empr

oses

ap

likas

i Vita

s ke

K

BRI/

KO

NJE

N

Pros

es P

ener

bita

n V

isa

visa

M

hs/t

enag

a ah

li as

ing

mem

pros

es

pem

buat

an K

itas

di K

anim

Bog

or

Pros

es

Pene

rbita

n K

itas

kita

s M

hs/t

enag

a ah

li as

ing

mel

apor

ke

kepo

lisia

n

Pr

oses

Pen

erbi

tan

SKJ

Mhs

/ten

aga

ahli

asin

g m

enga

juka

n iji

n m

elak

ukan

ke

giat

an d

i la

pang

an

Pros

es P

ener

bita

n Iji

n ke

giat

an

Mhs

/ten

aga

ahli

asin

g m

enga

juka

n iji

n m

emas

uki

kaw

asan

kon

serv

asi

Pros

es P

ener

bita

n Si

mak

si

SKJ

SKJ

IK

IK

SIM

AK

SI

SIM

AK

SI

Page 32: POB Program Internasional

26

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-05

JUDUL

PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA MAGANG ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS

VITAS/KITAS

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. Tujuan

1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia.

1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen izin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing.

2. Ruang lingkupProses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di beberapa instansi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI dan/atau LIPI2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi2.5. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik

Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing.

3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar

negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu.

3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.

3.3. VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya.3.4. VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas.3.5. SPP adalah kependekan dari Surat Pemberitahuan Praktek/Penelitian.3.6. SIMAKSI adalah kependekan dari Surat Izin Memasuki Kawasan Konservasi.

4. Ketentuan Umum4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing berdasarkan pengajuan

dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut.4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan

Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB) atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia.

4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu tinggal <180 hari dapat dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit KSPI atas nama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau

Page 33: POB Program Internasional

27

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-05

JUDUL

PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA MAGANG ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS

VITAS/KITAS

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing (prosedur mengacu pada POB PI-06).

4.4. Bagi mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang akan tinggal di Indonesia untuk program magang (internship) >4 bulan disarankan untuk menggunakan fasilitas calling visa agar mendapatkan fasilitas VITAS/KITAS.

4.5. Fasilitas VITAS/KITAS harus mendapatkan izin dari Ditjen DIKTI dan persetujuan dari Ditjen Imigrasi.

5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);

5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia :5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi

dan Tata Kerja Departemen5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia

Bersatu5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun

20075.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-

IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3).5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003.

6. LampiranDiagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dalam rangka magang (internship) atau praktek kerja dengan fasilitas Kitas/Vitas

7. Prosedur 7.1. Usul mendatangkan mahasiswa/tenaga ahli asing dari koordinator kerjasama

atau instansi luar negeri7.2. Mahasiswa/tenaga ahli asing menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO7.3. Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan oleh

mahasiswa/tenaga ahli asing7.4. Dit. KSPI melakukan konfirmasi ke unit kerja terkait di IPB7.5. Bila unit kerja menerima mahasiswa asing untuk magang/praktek kerja maka

Dit. KSPI menyiapkan surat penerimaan (Letter of Acceptance) dan dikirimkan

Page 34: POB Program Internasional

28

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-05

JUDUL

PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA MAGANG ATAU PRAKTEK KERJA DENGAN FASILITAS

VITAS/KITAS

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

kepada mahasiswa asing calon peserta magang dan atau ke institusi asal mahasiswa asing. Surat tersebut ditembuskan kepada Rektor, WRAK,WRRK, Dekan terkait, depertemen terkait, pembimbing dari departemen terkait.

7.6. Dit. KSPI selanjutnya membuat surat permohonan izin magang/praktek kerja bagi mahasiswa asing ke Dikti cc. BPKLN

7.7. Dit. Kelembagaan Dikti mengeluarkan rekomendasi dan BPKLN mengeluarkan surat izin magang/praktek kerja lapang bagi mahasiswa asing

7.8. Dit. KSPI mengajukan calling visa ke Ditjen Imigrasi7.9. Ditjen imigrasi mengeluarkan surat persetujuan Vitas7.10. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti memproses aplikasi Vitas ke

KBRI/Konjen setempat7.11. Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal RI di negara asal mahasiswa/tenaga

ahli asing mengeluarkan Visa untuk mahasiswa/tenaga ahli asing yang akan ke IPB

7.12. Mahasiswa asing/tenaga ahli asing mengajukan permohonan pembuatan Kitas ke Kantor Imigrasi Bogor. Proses pengajuan permohonan dapat dibantu oleh petugas Dit. KSPI

7.13. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti melapor ke Mabes Polri difasilitasi oleh petugas Dit. KSPI

7.14. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan SPP ke KESBANG KEMDAGRI untuk praktek kerja/magang di luar kampus IPB (jika diperlukan)

7.15. Mahasiswa/tenaga ahli asing peneliti mengajukan SIMAKSI ke Ditjen PHKA (untuk praktek kerja/magang di kawasan konservasi)

Page 35: POB Program Internasional

29

Inst

itut P

erta

nian

Bog

or

LAM

PIR

ANP

OB

PI 0

05

Dia

gram

Alir

Pen

erim

aan

Mah

asis

wa

Asi

ng d

alam

Ran

gka

Mag

ang

ata

u Pr

akte

k K

erja

den

gan

Fasi

litas

Vita

s/K

itas

PE

NG

USU

L IP

B

DIK

TI/

BPK

LN

DIT

JEN

. IM

IGR

ASI

K

BR

I/K

ON

JEN

K

AN

TO

R

IMIG

RA

SI

MAB

ES

POLR

I

Mul

ai

Peng

ajua

n be

rkas

pe

rmoh

aona

n

Pene

rimaa

n &

pe

mer

iksa

an

berk

as

KE

SBA

NG

K

EM

DA

GR

I PH

KA

KE

MH

UT

Kon

firm

asi

ke u

nit k

erja

Mem

buat

sura

t pe

rmoh

onan

iji

n m

agan

g

Sura

t pe

rmoh

onan

Rek

omen

dasi

Sura

t ijin

m

agan

g Su

rat i

jin

mag

ang

pers

etuj

uan

calli

ng v

isa

Peng

ajua

n ca

lling

vi

sa

1

Page 36: POB Program Internasional

30

Inst

itut P

erta

nian

Bog

or

LAM

PIR

ANP

OB

PI 0

05

Dia

gram

Alir

Pen

erim

aan

Mah

asis

wa

Asi

ng d

alam

Ran

gka

Mag

ang

atau

Pra

ktek

Ker

ja d

enga

n Fa

silit

as V

itas/

Kita

s

PEN

GU

SUL

IPB

K

EM

RIS

TE

K

DIT

JEN

. IM

IGR

ASI

K

BR

I/K

ON

JEN

K

AN

TO

R

IMIG

RA

SI

MAB

ES

POLR

I K

ESB

AN

G

KE

MD

AG

RI

PHK

A K

EM

HU

T

Mhs

/ten

aga

ahli

asin

g m

empr

oses

ap

likas

i Vita

s ke

K

BRI/

KO

NJE

N

Pros

es P

ener

bita

n V

isa

visa

M

hs/t

enag

a ah

li as

ing

mem

pros

es

pem

buat

an K

itas

di K

anim

Bog

or

Pros

es

Pene

rbita

n K

itas

kita

s M

hs/t

enag

a ah

li as

ing

mel

apor

ke

kepo

lisia

n

Pr

oses

Pen

erbi

tan

SKJ

Mhs

asin

g m

enga

juka

n iji

n pr

akte

k la

pang

an

di lu

ar IP

B

Pros

es P

ener

bita

n Iji

n ke

giat

an

Mhs

/ten

aga

ahli

asin

g m

enga

juka

n iji

n m

emas

uki

kaw

asan

kon

serv

asi

Pros

es P

ener

bita

n Si

mak

si

SKJ

SKJ

IK

IK

SIM

AK

SI

SIM

AK

SI

1

Page 37: POB Program Internasional

31

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-06

JUDUL PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA CREDIT EARNING, MAGANG (INTERNSHIP) ATAU PRAKTEK KERJA

DENGAN FASILITAS VKSB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. Tujuan

1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia.

1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing.

2. Ruang lingkupProses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 2 instansi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik

Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing.

3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar

negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu.

3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.

3.3. VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya.3.4. Dit. KSPI adalah Direktorat Kerjasama dan Program Internasional3.5. ICO adalah International Collaboration Office3.6. SIMAKSI adalah Surat Ijin Memasuki Kawasan Konservasi

4. Ketentuan Umum4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing berdasarkan pengajuan

dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut.4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan

Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB) atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia.

4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu tinggal <180 hari dapat dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit KSPI atasnama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing (prosedur mengacu pada POB PI-07).

Page 38: POB Program Internasional

32

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-06

JUDUL PENERIMAAN MAHASISWA ASING DALAM RANGKA CREDIT EARNING, MAGANG (INTERNSHIP) ATAU PRAKTEK KERJA

DENGAN FASILITAS VKSB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 0

5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);

5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia :5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi

dan Tata Kerja Departemen5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia

Bersatu5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun

20075.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-

IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3).5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003.

6. LampiranDiagram alir penerimaan mahasiswa asing dalam rangka credit earning, magang (internship) atau praktek kerja dengan fasilitas VKSB

7. Prosedur7.1. Usul mendatangkan mahasiswa asing dari koordinator kerjasama atau instansi

luar negeri7.2. Mahasiswa asing menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO7.3. Petugas Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan

oleh mahasiswa7.4. Petugas Dit. KSPI atas nama WRRK membuat surat undangan kepada

mahasiswa asing7.5. Dir. KSPI atas nama WRRK membuat surat permohonan VKSB kepada bagian

konsuler di Kedubes RI atau Konjen RI7.6. Mahasiswa asing mengajukan VKSB ke KBRI/Konjen RI di negaranya7.7. KEDUBES atau KONJEN RI di negara asal mahasiswa mengeluarkan VKSB

untuk mahasiswa asing yang akan ke IPB7.8. Mahasiswa mengurus Surat Tanda Melapor (STM) di kepolisian setempat

(Polres/Polresta)7.9. Mahasiswa mengajukan SIMAKSI (apabila diperlukan untuk yang akan masuk

ke kawasan konservasi)

Page 39: POB Program Internasional

33

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRANPOB PI 006

Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dalam Rangka Credit Earning, Magang (Internship), atau Praktek Kerja dengan Fasilitas VKSB

PENGUSUL KEDUBES/KONJENIPB PHKAPOLRI

Mulai

Usul mendatangkan

mahasiswa asing

Penyampaian berkas ke Dit.KSPI

Invitation Letter

Surat permohonan

VKSB

Dit. KSPI membuat dan mengirimkan Invitatton letter

Dit.KSPI membuat surat permohonan

VKSB

Proses aplikasi VKSB ke KBRI/KONJEN Penerbitan VKSB

VKSB VKSB

Berangkat ke IPB

Membuat STM di kepolisian setempat

Proses pembuatan STM

STM STM

Mengajukan SIMAKSI

Penerbitan SIMAKSI

STM STM

Page 40: POB Program Internasional

34

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-07

JUDUL MENDATANGKAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI

ASING KE IPB KURANG DARI ATAU SAMA DENGAN 5 (LIMA) BULAN (≤ 150 HARI) DENGAN VKSB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. Tujuan

1.1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia.

1.2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing.

2. Ruang lingkupProses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 5 instansi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI 2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD2.4. Pengurusan administrasi di Ditjen Imigrasi2.5. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik

Indonesia di Negara asal mahasiswa asing/tenaga ahli asing

3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar

negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu.

3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.

3.3. VKSB adalah Visa Kunjungan Sosial Budaya.3.4. VITAS/KITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas/Kartu Izin Tinggal Terbatas.

4. Informasi dan Ketentuan Umum4.1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing berdasarkan pengajuan

dari penanggungjawab (koordinator) kerjasama tersebut.4.2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan

VKSB atau VITAS/KITAS sesuai lama tinggal di Indonesia.4.3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu

tinggal <150 hari dan tidak melakukan kegiatan penelitian di luar kampus IPB atau di luar fasilitas milik IPB bisa dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Dit. KSPI atas nama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing.

Page 41: POB Program Internasional

35

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-07

JUDUL MENDATANGKAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI

ASING KE IPB KURANG DARI ATAU SAMA DENGAN 5 (LIMA) BULAN (≤ 150 HARI) DENGAN VKSB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

4.4. Untuk mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang akan tinggal di Indonesia untuk waktu>150 hari harus menggunakan fasilitas VITAS / KITAS.

4.5. VKSB yang diperoleh dapat diperpanjang selama tinggal di Indonesia kurang dari atau sama dengan 150 hari, dengan catatan perpanjangan yang ketiga harus di proses untuk mendapatkan persetujuan dari Kanwil Imigrasi Bandung.

5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);

5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia :5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi

dan Tata Kerja Departemen5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia

Bersatu5.3. Peraturan menteri pendidikan nasional republik indonesia nomor 25 tahun

2007 tentang persyaratan dan prosedur bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa pada perguruan tinggi dl indonesia

5.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)

5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003.

6. LampiranDiagram alir penerimaan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB kurang dari atau sama dengan 5 bulan dengan VKSB

7. Prosedur7.1. Koordinator kerjasama atau instansi luar negeri mengajukan usul kedatangan

mahasiswa asing ke Dit. KSPI/ICO7.2. Koordinator kerjasama atau instansi luar negeri atau mahasiswa asing

menyampaikan berkas ke Dit. KSPI/ICO. Berkas dapat disampaikan melalui email [email protected]

7.3. Dit. KSPI melakukan pemeriksaan terhadap berkas yang dikirimkan oleh mahasiswa

7.4. Dit. KSPI atas nama WRRK membuat surat undangan kepada mahasiswa asing

Page 42: POB Program Internasional

36

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-07

JUDUL MENDATANGKAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI

ASING KE IPB KURANG DARI ATAU SAMA DENGAN 5 (LIMA) BULAN (≤ 150 HARI) DENGAN VKSB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

7.5. Dir. KSPI atas nama WRRK membuat surat permohonan VKSB kepada bagian konsuler di Kedubes RI atau Konjen RI

7.6. Mahasiswa /tenaga ahli asing mengajukan VKSB ke KBRI/Konjen RI di negaranya

7.7. Kedubes atau Konjen RI di negara asal mahasiswa mengeluarkan VKSB untuk mahasiswa asing yang akan ke IPB

7.8. Mahasiswa mengurus Surat tanda melapor (STM) di kepolisian setempat (Polres/Polresta)

7.9. Mahasiswa mengajukan SIMAKSI (apabila diperlukan untuk yang akan masuk ke kawasan konservasi)

Page 43: POB Program Internasional

37

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRANPOB PI 007

Diagram Alir Penerimaan Mahasiswa Asing dan Tenaga Ahli Asing ke IPB Kurang Dari atau Sama Dengan 5 (Lima) Bulan (≤ 150 Hari) dengan VKSB

IPBPENGUSUL KEDUBES/KONJEN PHKAPOLRI

Mulai

Usul mendatangkan

mahasiswa asing

Penyampaian berkas ke Dit.KSPI

Invitation Letter

Surat permohonan

VKSB

Dit. KSPI membuat dan mengirimkan

Invitatton letter

Dit.KSPI membuat surat permohonan

VKSB

Proses aplikasi VKSB ke KBRI/KONJEN Penerbitan VKSB

VKSB VKSB

Berangkat ke IPB

Membuat STM di kepolisian setempat

Proses pembuatan STM

STM STM

Mengajukan SIMAKSI

Penerbitan SIMAKSI

STM STM

Page 44: POB Program Internasional

38

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-08

JUDUL

PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI MAHASISWA ASING REGULER DI IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. Tujuan

1.1. Membantu pengurusan perpanjangan ITAS bagi mahasiswa asing di IPB.1.2. Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi mahasiswa asing yang sedang

melaksanakan studi di IPB.

2. Ruang lingkupProses perpanjangan ITAS mahasiswa asing di IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 3 instansi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di Kantor Imigrasi Bogor2.3. Pengurusan Perpanjangan ITAS di Kantor Imigrasi Bogor.

3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar

negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu.

3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.

3.3. ITAS adalah kependekan dari Izin Tinggal Terbatas.3.4. WRAK adalah Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

4. Informasi dan Ketentuan Umum4.1. Proses perpanjangan ITAS bagi mahasiswa asing reguler pada dasarnya

adalah wewenang dan tanggungjawab pihak perguruan tinggi (IPB).4.2. Pengusulan perpanjangan izin tinggal terbatas bagi mahasiswa asing reguler

kepada Kanim Imigrasi Bogor difasilitasi oleh IPB.4.3. Proses administrasi perpanjangan ITAS diperlukan waktu sekurang-kurangnya

5 hari kerja 4.4. Berkas persyaratan yang harus disiapkan mahasiswa asing/tenaga ahli :

4.4.1. Laporan kemajuan belajar bagi mahasiswa asing dari Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk pertimbangan pembuatan surat rekomendasi Rektor

4.4.2. Surat rekomendasi dan persetujuan dari Rektor4.4.3. Surat jaminan dan foto kopi KTP sponsor4.4.4. Foto kopi dan paspor asli4.4.5. Foto kopi kartu KITAS/VITAS

Page 45: POB Program Internasional

39

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-08

JUDUL

PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI MAHASISWA ASING REGULER DI IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

4.4.6. Mengisi formulir keimigrasian PERDIM nomor 24, 26, dan 27

5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);

5.2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2007

5.3. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)

5.4. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/20035.5. Surat Edaran Ditjen Imigrasi Nomor: IMI-IZ.01.10-1217 tentang Persyaratan

Visa dan Izin Tinggal Terbatas Bagi Pelajar/Mahasiswa Asing.5.6. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003.

6. LampiranDiagram alir perpanjangan ITAS bagi mahasiswa asing reguler di IPB

7. Prosedur7.1. Koordinator/penanggungjawab kerjasama atau mahasiswa asing mengajukan

usulan perpanjangan ITAS ke Dit. KSPI7.2. Mahasiswa menyampaikan berkas persyaratan perpanjangan ITAS ke Dit.

KSPI7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas persyaratan pembuatan

ITAS7.4. Rektor/WRAK membuat surat pernyataan status aktif mahasiswa untuk

perpanjangan ITAS mahasiswa asing (Petugas Dit. KSPI membuatkan draf surat tersebut)

7.5. Mahasiswa dibantu petugas Dit. KSPI mengurus perpanjangan ITAS ke Kantor Imigrasi Bogor

7.6. Kantor Imigrasi Bogor mengeluarkan perpanjangan ITAS mahasiswa asing

Page 46: POB Program Internasional

40

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRANPOB PI 008

Perpanjangan Izin Tinggal Terbatas (ITAS) Mahasiswa Asing Reguler di IPB

PENGUSUL KANTOR IMIGRASI

Mulai

Usul perpanjangan ITAS

IPB

Persyaratan Pemerik

-saan

Membuat draf surat pernyataan status mahasiwa

Surat pernyataan status

mahasiswa

Proses Penerbitan

ITAS

Pengajuan ITAS

KITAS KITAS

Page 47: POB Program Internasional

41

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-09

JUDUL

PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI TENAGA AHLI ASING DI IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. Tujuan

1.1. Membantu pengurusan perpanjangan ITAS bagi tenaga ahli asing di IPB.1.2. Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi tenaga ahli asing yang

sedang melaksanakan studi dan tugas di IPB.

2. Ruang lingkupProses perpanjangan izin tugas tenaga ahli asing di IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 5 instansi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di Ditjen DIKTI, BPKLN KEMDIKBUD2.3. Pengurusan administrasi di DITJEN Imigrasi atau Kantor Imigrasi2.4. Pengurusan administrasi di KEMENAKERTRAN2.5. Pengurusan Perpanjangan VITAS/KITAS di Kantor Imigrasi Bogor.

3. Definisi3.1. Tenaga ahli asing adalah tenaga ahli yang berasal dari luar negeri yang karena

suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu.

3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.

3.3. ITAS adalah kependekan dari Izin Tinggal Terbatas.3.4. TA-01 adalah rekomendasi untuk mendapatkan visa bagi tenaga ahli asing

tenaga ahli asing

4. Ketentuan Umum4.1. Proses perpanjangan ITAS bagi tenaga ahli asing pada dasarnya adalah

wewenang dan tanggungjawab pihak perguruan tinggi (IPB).4.2. Pengusulan persetujuan perpanjangan ITAS tenaga ahli asing kepada Ditjen

DIKTI, BPKLN KEMDIKBUD dan Ditjen Imigrasi dapat oleh IPB.4.3. Proses Pengurusan TA-01 di Kemenakertrans4.4. Proses administrasi perpanjangan VITAS/KITAS diperlukan waktu 1,5 bulan

apabila pengajuan usul dari Rektor IPB dilakukan sebelum tgl. 5 pada bulan berjalan. Sedangkan apabila pengajuan dilakukan setelah tanggal 5 diperlukan waktu 2 bulan untuk prosesnya.

4.5. Berkas persyaratan yang harus disiapkan mhs.asing/tenaga ahli :4.5.1. Kegiatan tenaga ahli asing dan rencana selanjutnya.4.5.2. Surat rekomendasi dan persetujuan dari counterpart

Page 48: POB Program Internasional

42

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-09

JUDUL

PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI TENAGA AHLI ASING DI IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

4.5.3. Surat Izin tugas dari KEMDIKBUD4.5.4. Surat jaminan dan foto kopi KTP sponsor4.5.5. Foto kopi dan passpor asli4.5.6. Foto kopi kartu KITAS/VITAS4.5.7. Mengisi formulir keimigrasian PERDIM nomor 24, 26, dan 27

5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

(Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);

5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia :5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi

dan Tata Kerja Departemen5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia

Bersatu5.3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun

20075.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-

IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003

6. LampiranDiagram alir perpanjangan ITAS bagi tenaga ahli asing

7. Prosedur 7.1. Koordinator/penanggungjawab kerjasama (unit kerja host tenaga ahli asing)

mengajukan usul perpanjangan ITAS/Izin tugas tenaga ahli asing ke Dit. KSPI c.q. ICO

7.2. Pengusul menyampaikan berkas persyaratan perpanjangan ITAS ke Dit. KSPI7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas persyaratan pembuatan

ITAS7.4. Petugas Dit. KSPI membuat surat permohonan perpanjangan penugasan

tenaga ahli asing ke Dikti7.5. Dikti akan mengirimkan surat rekomendasi perpanjangan Izin penugasan

tenaga ahli asing ke BPKLN, Kemdikbud7.6. BPKLN, Kemdikbud mengeluarkan Izin perpanjangan tugas tenaga ahli asing

Page 49: POB Program Internasional

43

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-09

JUDUL

PERPANJANGAN IZIN TINGGAL TERBATAS (ITAS) BAGI TENAGA AHLI ASING DI IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

7.7. Dit. KSPI membuat surat pengantar permohonan perpanjangan Izin TinggalTerbatas (ITAS) Tenaga Ahli Asing ke Kanim Bogor

7.8. Kantor Imigrasi Bogor mengeluarkan perpanjangan ITAS tenaga ahli asing yang diusulkan oleh IPB

Page 50: POB Program Internasional

44

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRANPOB PI 009

Perpanjangan ITAS Bagi Tenaga Ahli Asing

PENGUSUL DIKTI

Mulai

Usul perpanjangan ITAS/Tugas TAA

IPB

Persyaratan Pemerik

-saan

Membuat draf surat permohonan

perpanjangan penugasan

Surat permohonan

Proses Penerbitan

ITAS

Pengajuan ITAS

KITAS KITAS

KANTOR IMIGRASI

Dikti membuat surat rekomendasi

ke BPKLN

Surat rekomendasi

BPKLN mengeluarkan ijin

perpanjangan tugas

Surat ijin

Surat ijin

Page 51: POB Program Internasional

45

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-10

JUDUL

PERPANJANGAN IZIN PENELITIAN BAGI MAHASISWA ASING DAN TUGAS TENAGA AHLI ASING DI IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. Tujuan

1.1. Membantu pengurusan perpanjangan izin penelitian bagi mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB.

1.2. Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang sedang melaksanakan penelitian di IPB.

2. Ruang lingkupProses perpanjangan izin penelitian mahasiswa dan tugas tenaga ahli asing di IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 5 instansi:2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurus administrasi di DIKTI2.3. Pengurusan administrasi di Kementerian Negara Riset dan Teknologi

(KEMRISTEK/RISTEK) untuk izin penelitian2.4. Pengurusan administrasi di DITJEN Imigrasi atauKantor Imigrasi2.5. Pengurusan Perpanjangan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal

Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa/tenaga ahli asing

3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar

negeri yang karena suatu maksud dan tujuan kegiatan penelitian di IPB selama kurun waktu tertentu.

3.2. Tenaga ahli asing adalah tenaga ahli yang berasal dari luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan kegiatan penelitian di IPB selama kurun waktu tertentu.

3.3. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di Indonesia.

3.4. VKSB adalah kependekan dari Visa Kunjungan Sosial Budaya.3.5. VITAS/KITAS adalah kependekan dari Visa/Kartu Izin Tinggal Terbatas.3.6. RISTEK adalah Kementerian Riset dan Teknologi3.7. SKJ adalah Surat Keterangan Jalan3.8. SKLD adalah Surat Keterangan Lapor Diri

4. Ketentuan Umum4.1. Proses administrasi perpanjangan izin penelitian diperlukan waktu 2 minggu

(10 hari kerja) apabila pengajuan usul perpanjangan izin penelitian dilakukan sebelum tanggal 1 pada bulan berikutnya. Sedangkan apabila pengajuan dilakukan setelah tanggal 1, maka diperlukan waktu 1 bulan untuk prosesnya.

Page 52: POB Program Internasional

46

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-10

JUDUL

PERPANJANGAN IZIN PENELITIAN BAGI MAHASISWA ASING DAN TUGAS TENAGA AHLI ASING DI IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

4.2. Permohonan perpanjangan izin penelitian ke RISTEK harus disampaikan paling lambat 30 hari kalender sebelum berakhirnya jangka waktu izinpenelitian yang telah diberikan sebelumnya.

4.3. Proses administrasi perpanjangan ITAS atas perpanjangan izin penelitian diperlukan waktu 2 minggu dan proses perpanjangan harus melalui persetujuan Kanwil Imigrasi Jawa Barat.

4.4. Berkas persyaratan yang harus disiapkan mahasiswa asing/tenaga ahli :4.4.1. Laporan kemajuan penelitianbagi mahasiswa asingatau tenaga ahli

asing dan rencana selanjutnya.4.4.2. Surat rekomendasi dan persetujuan dari mitra kerja4.4.3 Surat permohonan perpanjangan izin penelitian4.4.4. Foto kopi paspor4.4.5. Foto kopi KITAS/VITAS4.4.6. Pas Foto 4x6 cm, 2 lembar

5. Referensi5.1. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 41 Tahun 2006 tentang

Perizinan Melakukan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;

5.2. Keputusan Presiden Republik Indonesia :5.2.1. Nomor 9 tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi

dan Tata Kerja Departemen5.2.2. Nomor 31/P tahun 2007 mengenai pembentukan Kabinet Indonesia

Bersatu5.3. Peraturan Menteri Negara Riset dan Teknologi :

5.3.1. Nomor 08/M/PER/IX/2007 tentang pelaporan Hasil Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;

5.3.2. Nomor 09/M/PER/XII/2007 tentang Tim Koordinasi, Pengawasan dan Sanksi Pelaksanaan Kegiatan Penelitian dan Pengembangan oleh Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing dan Orang Asing;

5.4. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)

5.5. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003

Page 53: POB Program Internasional

47

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-10

JUDUL

PERPANJANGAN IZIN PENELITIAN BAGI MAHASISWA ASING DAN TUGAS TENAGA AHLI ASING DI IPB

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

6. LampiranDiagram alir perpanjangan izin penelitian bagi mahasiswa asing dan tugas tenaga ahli asing di IPB

7. Prosedur7.1. Koordinator/penanggungjawab kerjasama (unit kerja host tenaga ahli asing)

mengajukan usul perpanjangan ITAS/izin tugas tenaga ahli asing ke Dit. KSPI c.q. ICO

7.2. Pengusul menyampaikan berkas persyaratan perpanjangan ITAS ke Dit. KSPI7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas persyaratan7.4. Petugas Dit. KSPI membuat draf surat pengantar ke KEMRISTEK dan

ditandatangani oleh WRAK atas nama Rektor dan dikirimkan ke Kemristek.7.5. KEMRISTEK mengeluarkan persetujuan7.6. Ristek membuat surat pengantar yang ditujukan ke Kanim Bogor untuk

perpanjangan Kitas, Mabes Polri untuk SKJ/SKLD, Kemdagri untuk SPP7.7. ICO atau mahasiswa asing/tenaga ahli asing memproses surat ke ke Kanim

Bogor untuk Perpanjangan Kitas7.8. Kanim Bogor mengeluarkan surat rekomendasi ke Kanwil Jawa Barat7.9. Kanwil Jawa Barat (di Bandung) mengeluarkan persetujuan ke Kanim Bogor

untuk perpanjangan izin tinggal7.10. ICO atau mahasiswa asing/tenaga ahli asing memproses SKJ dan SKLD bagi

mahasiswa asing/tenaga ahli asing7.11. ICO atau mahasiswa asing/tenaga ahli asing memproses SPP ke Kemdagri7.12. Kemdagri menerbitkan SPP bagi mahasiswa asing/tenaga ahli asing

Page 54: POB Program Internasional

48

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 010

Diagram Alir Perpanjangan Ijin Penelitian Bagi Mahasiswa Asing dan Tugas Tenaga Ahli Asing di IPB

PENGUSUL IPB KEMRISTEK KANIM BOGOR KANWIL JABAR MABES POLRI KEMDAGRI

Mulai

Pengajuan berkas

permohaonan

Penerimaan berkas

Pemerik-saan

berkas

Dit. KSPI membuat surat

pengantar

Surat pengantar

Kermristek membuat

persetujuan

Persetu-juan

Surat persetujuan

Surat pengantar

Dit.KSPI/ MA memproses

surat perrpanjangan

KITAS

Kanim mengeluarkan rekomendasi

1

1

Surat rekomendasi

Persetu-juan

Surat persetujuan

Penerbitan KITAS

KITAS

2

2

KITAS

Memproses SKJ dan SKLD

Penerbitan SKJ &SKLD

SPP

SKJ/ SKLD

Memproses SPP Penerbitan

SPP

SKJ/ SKLD

SPP

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 010

Diagram Alir Perpanjangan Ijin Penelitian Bagi Mahasiswa Asing dan Tugas Tenaga Ahli Asing di IPB

PENGUSUL IPB KEMRISTEK KANIM BOGOR KANWIL JABAR MABES POLRI KEMDAGRI

Mulai

Pengajuan berkas

permohaonan

Penerimaan berkas

Pemerik-saan

berkas

Dit. KSPI membuat surat

pengantar

Surat pengantar

Kermristek membuat

persetujuan

Persetu-juan

Surat persetujuan

Surat pengantar

Dit.KSPI/ MA memproses

surat perrpanjangan

KITAS

Kanim mengeluarkan rekomendasi

1

1

Surat rekomendasi

Persetu-juan

Surat persetujuan

Penerbitan KITAS

KITAS

2

2

KITAS

Memproses SKJ dan SKLD

Penerbitan SKJ &SKLD

SPP

SKJ/ SKLD

Memproses SPP Penerbitan

SPP

SKJ/ SKLD

SPP

Page 55: POB Program Internasional

49

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-11

JUDUL

PROSES KONVERSI VISA KUNJUNGAN SOSIAL BUDAYA (VKSB/VISA INDEKS 211) MENJADI KITAS BAGI MAHASISWA

DAN TENAGA AHLI ASING

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. Tujuan

Mempermudah pengurusan administrasi bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa Institut Pertanian Bogor.

2. Ruang lingkup2.1. Pengurusan administrasi di IPB2.2. Pengurusan administrasi di Dirjen DIKTI2.3. Pengurusan administrasi di BPKLN KEMDIKBUD2.4. Pengurusan administrasi di Dirjen Imigrasi2.5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara

asal mahasiswa.

3. Definisi:3.1. Mahasiswa asing adalah warga negara asing yang mengikuti pendidikan di

Institut Pertanian Bogor.3.2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri

maupun yang tinggal di Indonesia.3.3. KITAS adalah Kartu Izin Tinggal Terbatas.3.4. VITAS adalah Visa Izin Tinggal Terbatas.3.5. BPKLN adalah Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri.3.6. Sekjen KEMDIKBUD merupakan kependekan dari Sekretaris Jenderal

Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.3.7. Ditjen DIKTI adalah Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.3.8. Dirjen Imigrasi adalah Direktorat Jenderal Imigrasi.

4. Ketentuan Umum:Tidak ada

5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.5.2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 60 tahun 1999 dan Nomor 19

tahun 2005 Standar Nasional Pendidikan.5.3. Peraturan Presiden Nomor 94 tahun 2006 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,

Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara RI (sebagai perubahan presiden Nomor 9 tahun 2005).

Page 56: POB Program Internasional

50

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-11

JUDUL

PROSES KONVERSI VISA KUNJUNGAN SOSIAL BUDAYA (VKSB/VISA INDEKS 211) MENJADI KITAS BAGI MAHASISWA

DAN TENAGA AHLI ASING

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

5.4. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 25 Tahun 2007 tentang Persyaratan dan Prosedur bagi Warga Negara Asing untuk Menjadi Mahasiswa pada Perguruan Tinggi di Indonesia

5.5. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)

5.6. Keputusan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor 069/K13/PP/2003.

6. LampiranDiagram alir proses konversi Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB/Visa Indeks 211) menjadi KITAS bagi mahasiswa dan tenaga ahli asing

7. Prosedur: 7.1. WNA dengan VKSB yang berada di lingkungan IPB melapor ke unit pengampu

di IPB7.2. Unit pengampu di IPB menyampaikan berkas ke Dit.KSPI 7.3. Petugas Dit. KSPI memeriksa kelengkapan berkas7.4. Petugas Dit. KSPI membuat surat permohonan ijin belajar ke Dikti (diagram alir

surat ijin belajar dapat dilihat pada POB 03)/Ijin penelitian ke Kemristek (diagram alir surat ijin penelitian dapat dilihat pada POB 04)

7.5. Dikti/BPKLN melakukan clearance bagi mahasiswa asing yang akan studi di IPB dan clearance di Kemristek bagi tenaga ahli/peneliti asing yang akan melakukan penelitian di luar area IPB.

7.6. Dikti/BPKLN menerbitkan Surat Ijin Belajar (SIB) bagi mahasiswa asing yang studi di IPB, Kemristek menerbitkan Surat Ijin Penelitian (SIP) bagi mahasiswa asing/tenaga ahli asing/peneliti asing yang akan melakukan penelitian di luar area kampus IPB.

7.7. Mahasiswa asing/tenaga ahli asing/peneliti asing dibantu oleh petugas Dit. KSPI (bila diperlukan) menyampaikan berkas persyaratan konversi Visa ke Kantor Imigrasi Bogor untuk mendapatkan rekomendasi dari Kantor Wilayah Imigrasi Jawa Barat di Bandung.

7.8. Kanwil Imigrasi Jawa Barat membuat surat rekomendasi konversi VKSB ke Dirjen Imigrasi di Jakarta

7.9. Dirjen Imigrasi mengeluarkan surat persetujuan konversi VKSB ke Kantor Imigrasi Bogor

7.10. Kantor Imigrasi Bogor mengkoversi VKSB ke KITAS

Page 57: POB Program Internasional

51

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-11

JUDUL

PROSES KONVERSI VISA KUNJUNGAN SOSIAL BUDAYA (VKSB/VISA INDEKS 211) MENJADI KITAS BAGI MAHASISWA

DAN TENAGA AHLI ASING

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

7.11. Mahasisa asing/tenaga ahli asing/ peneliti asing mengajukan permohonan pembuatan Surat Keterangan Jalan (SKJ) dan Surat Keterangan Lapor Diri (SKLD) ke Mabes Polri

7.12. Mabes Polri menerbitkan SKJ dan SKLD

Page 58: POB Program Internasional

52

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 011

Diagram Alir Proses Konversi Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB/Visa Indeks 211) menjadi Kitas Bagi Mahasiswa dan Tenaga Ahli Asing

DIKTI/BPKLN/ KEMRISTEK IPB PENGUSUL KANIM BOGOR KANWIL JABAR DIRJEN IMIGRASI MABES POLRI

Mulai

Pengajuan berkas

permohaonan

Penerimaan berkas

Pemerik-saan

berkas

Dit. KSPI membuat surat permohonan

Surat permohonan

Clearance

Penerbitan SIB/SIP

SIB/SIP

Dit.KSPI/ MA menyampaikan

berkas persyaratan ke Kanim Bogor

Kanim mengeluarkan rekomendasi

1

1

Surat rekomendasi

Persetu-juan

Surat rekomendasi

Proses Konversi

KITAS

2 2

KITAS

Memproses SKJ dan SKLD

Penerbitan SKJ &SKLD

SKJ/ SKLD

SKJ/ SKLD

stop Surat pemberitahuan

Persetu-juan

Surat persetujuan

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 011

Diagram Alir Proses Konversi Visa Kunjungan Sosial Budaya (VKSB/Visa Indeks 211) menjadi Kitas Bagi Mahasiswa dan Tenaga Ahli Asing

DIKTI/BPKLN/ KEMRISTEK IPB PENGUSUL KANIM BOGOR KANWIL JABAR DIRJEN IMIGRASI MABES POLRI

Mulai

Pengajuan berkas

permohaonan

Penerimaan berkas

Pemerik-saan

berkas

Dit. KSPI membuat surat permohonan

Surat permohonan

Clearance

Penerbitan SIB/SIP

SIB/SIP

Dit.KSPI/ MA menyampaikan

berkas persyaratan ke Kanim Bogor

Kanim mengeluarkan rekomendasi

1

1

Surat rekomendasi

Persetu-juan

Surat rekomendasi

Proses Konversi

KITAS

2 2

KITAS

Memproses SKJ dan SKLD

Penerbitan SKJ &SKLD

SKJ/ SKLD

SKJ/ SKLD

stop Surat pemberitahuan

Persetu-juan

Surat persetujuan

Page 59: POB Program Internasional

53

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-12

JUDUL

PENGURUSAN PENERBITAN ULANG KITAS KARENA HILANG

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. TujuanMembantu mahasiswa asing IPB dalam pengurusan penerbitan ulang Kartu Izin Tinggal Terbatas (KITAS) yang hilang.

2. Ruang lingkupProses penerbitan ulang KITAS mahasiswa asing IPB meliputi:2.1. Pengurusan administrasi di ICO IPB.2.2. Pengurusan administrasi di Kantor Imigrasi

3. Definisi3.1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari luar negeri yang

karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu dan secara resmi terdaftar sebagai mahasiswa IPB.

3.2. Wasdakim adalah Pengawasan dan Penindakan Keimigrasian yangbertugas melakukan pengawasan dan penindakan keimigrasian terhadap orang asing.

3.3. KITAS adalah Kartu Izin Tinggal Terbatas

4. Ketentuan UmumMahasiswa asing yang kehilangan KITAS, harus segera mengurus penerbitan ulang KITAS dengan terlebih dahulu melaporkan kehilangan KITAS kepada petugas Dit. KSPI/ ICO. Pengurusan penerbitan ulang KITAS dilaksanakan oleh mahasiswa asing dibantu Petugas Dit. KSPI IPB di kantor Imigrasi dan Kepolisian Republik Indonesia.Berkas persyaratan yang harus disiapkan untuk penerbitan ulang KITAS: Surat Izin Belajar

Salinan KITAS Paspor dan Salinannya Buku Biru dan Salinannya Surat Kehilangan dari Kepolisian RI Surat Permohonan Penerbitan Ulang KITAS yang ditujukan kepada Kepala

Imigrasi RI Surat Kuasa Pengurusan KITAS Salinan KTP Penjamin

Salinan KTP yang dikuasakan Pengisian Formulir Perdim 24,26 dan 27

Page 60: POB Program Internasional

54

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-12

JUDUL

PENGURUSAN PENERBITAN ULANG KITAS KARENA HILANG

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

5. Referensi5.1. Undang-undang Nomor 30 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional (Lembaran Negara Republik Indonesia tahun 2003 Nomor 78, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4301);

5.2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25 tahun 2007

5.3. Surat Edaran Ditjen Imigrasi Nomor: IMI-IZ.01.10-1217 tentang Persyaratan Visa dan Izin Tinggal Terbatas Bagi Pelajar/Mahasiswa Asing.

5.4. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 31 tahun 2013 tentang peraturan pelaksanaan UU No.6 Tahun 2011 tentang keimigrasian.

6. Lampiran6.1. Diagram alir penerbitan ulang KITAS yang hilang6.2. Format Formulir Keimigrasian.(Perdim 24, 26, 27)

7. Prosedur7.1. Mahasiswa asing melaporkan kehilangan KITAS ke Dit. KSPI IPB dengan

melampirkan Surat Ijin Belajar, Salinan Paspor, KITAS, dan salinan Buku Biru.7.2. Petugas Dit. KSPI IPB membuat surat permohonan penerbitan ulang KITAS,

Surat Kuasa dan mengisi formulir Perdim 24, 26 dan 27 (lampiran 1,2 dan 3)7.3. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing mengurus Surat

Keterangan Kehilangan dari Kepolisian RI.7.4. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing untuk mengajukan

penerbitan KITAS pengganti ke Kantor Imigrasi 7.5. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing untuk membuat Berita

Acara Pemeriksaan (BAP) di kantor Imigrasi seksi Wasdakim.7.6. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing ke Kanwil Imigrasi Jawa

Barat untuk melaporkan kehilangan kitas dengan membawa rekomendasi dari Kanim Bogor dan salinan dokumen persyaratan

7.7. Petugas Dit. KSPI mendampingi mahasiswa asing untuk mengambil surat persetujuan dari kanwil

7.8. Mahasiswa Asing didampingi petugas Dit. KSPI menyerahkan surat persetujuan dari Kanwil ke kantor Imigrasi untuk proses pembuatan duplikat KITASi.

7.9. Mahasiswa asing mengambil duplikat KITAS di loket pengambilan Kantor Imigrasi.

7.10. Mahasiswa asing menyerahkan copy duplikat KITAS ke petugas pendamping dari Dit. KSPI

Page 61: POB Program Internasional

55

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRANPOB PI 012

Diagram Alir Pengurusan Penerbitan Ulang KITAS Karena Hilang

MAHASISWA DIT.KSPI

Berkas Persyaratan pengurusan kehilanga KITAS

Pelaporan kehilangan dan penyerahan dokumen persyaratan

Mendampingi mhs mengurus BAP kehilangan KITAS

KEPOLISIAN

Membuat surat & Mendampingin mhs mengurus srt. Ket . Kehilangan dr Kepolisian

Mulai

Selesai

IMIGRASI

Proses penerbitan BAP kehilangan KITAS

1

1

Proses penerbitan surat keterangan kehilangan.

Surat Keterangan Kehilangan

Surat Keterangan Kehilangan Surat BAP

Kehilangan KITAS

2

Surat BAP Kehilangan KITAS

2

Mendampingi mhs mengurus ijin penerbitan Duplikat KITAS

KANWIL

3

Proses penerbitan Ijin penerbitan duplikat KITAS

3

Surat Ijin Penerbitan Duplikat KITAS

4

Surat Izin Penerbitan Duplikat KITAS 4

Mendampingi mhs mengurus penerbitan Duplikat KITAS

5

Proses penerbitan duplikat KITAS

5

Duplikat KITAS

6

Duplikat KITAS

6

Surat BAP Kehilangan KITAS

Surat Keterangan Kehilangan

Surat Ijin Penerbitan Duplikat KITAS

Page 62: POB Program Internasional

56

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRANPOB PI 012

Format Formulir Keimigrasian a. Formulir Izin Tinggal Terbatas dan Tetap (Perdim 24)

Page 63: POB Program Internasional

57

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRANPOB PI 0012

b. Formulir Pendaftaran Orang Asing (Perdim 26)

Page 64: POB Program Internasional

58

INSITUT PERTANIAN BOGOR

LAMPIRANPOB PI 0012

c. Formulir Perubahan Data Orang Asing (Perdim 27)

Page 65: POB Program Internasional

59

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-13

JUDUL

PENANDATANGANAN NASKAH KERJASAMA INTERNASIONAL

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. TujuanMemberikan panduan proses penyusunan dokumen kerjasama seperti MoU dan MoA dengan mitra kerjasama internasional

2. Ruang lingkup:Ruang lingkup Prosedur Operasi Baku (POB) ini meliputi tahapan penyusunan naskah kerjasama internasional antara IPB dengan mitra kerjasama luar negeri.

3. Definisi3.1. Kerjasama Internasional adalah kerjasama yang dijalin antara IPB dengan

pihak mitra kerjasama luar negeri baik berupa lembaga pendidikan tinggi, perusahaan swasta, pusat penelitian, atau institusi lain yang relevan.

3.2. Memorandum of Understanding adalah perjanjian pendahuluan,yang nantinyaakan dijabarkan dan diuraikan dengan perjanjian lainnya yang memuat aturan dan persyaratan secara lebih detail.

3.3. Memorandum of Agreement (MoA) adalah bentuk tertulis dari para pihak untuk sepakat (bukan hanya sepaham) untuk melakukan ataupun tidak melakukan sesuatu.

4. Ketentuan UmumTidak ada

5. Dasar Hukum5.1. Undang-undang no. 37 Tahun 1999 tentang hubungan luar negeri5.2. Undang-undang no. 24 tahun 2000 tentang perjanjian internasional5.3. Permendiknas No 26 Tahun 2007 tentang Kerja sama perguruan Tinggi di

Indonesia dengan Perguruan Tingg atau Lembaga Pendidikan lai di Luar Negeri

5.4. PP No 41 Tahun 2006 tentang Perizinan melakukan kegiatan penelitian dan Pengembangan asing, badan usaha asing dan orang asing

5.5. Prosedur Operasi Baku Institut Pertanian Bogor

6. Lampiran6.1. Diagram Alir penandatanganan naskah kerjasama internasional6.2. Contoh naskah kerjasama internasional (MoU dan MoA)

Page 66: POB Program Internasional

60

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-13

JUDUL

PENANDATANGANAN NASKAH KERJASAMA INTERNASIONAL

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

7. Prosedur7.1. Unit kerja atau mitra kerjasama internasional menyampaikan usulan

penandatanganan naskah kerjasama internasional kepada Direktorat Kerjasama dan Program Internasional.

7.2. Direktur Kerjasama dan Program Internasional menetapkan tim pengkaji naskah kerjasama internasional.

7.3. Tim pengkaji naskah kerjasama internasional membahas aspek legal dan isi dari naskah kerjasama internasional.

7.4. Tim pengkaji menyerahkan naskah kerjasama internasional yang telah ditelaah ke Direktorat Kerjasama dan Program Internasional.

7.5. Direktorat Kerjasama dan Program Internasional memproses penandatanganan naskah kerjasama internasional.

7.6 Direktorat Kerjasama dan Program Internasional mengarsipkan dan mengirimkan naskah kerjasama internasional kepada pihak terkait.

Page 67: POB Program Internasional

61

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 013

Diagram Alir Penandatanganan Naskah Kerjasama Internasional

PENGUSUL DIT. KSPI

Menerima usulan penyusunan dan penandatanganan dok. legal

Penyampaian pemberitahuan dan atau usulan ke Direktorat Kerjasama dan Program

Internasional

TIM PENGKAJI

Dir. KSPI menetapkan tim pengkaji

Mulai Tim Pengkaji membahas aspek legal dan isi dari naskah kerjasama internasional

Dit. KSPI menerima naskah kerjasama internasional yang telah ditelaah tim pengkaji

Tim Pengkaji Menyerahkan naskah kerjasama internasional yang sudah di telaah

Dit. KSPI memproses penandatangan naskah kerjasama Internasional

Dit. KSPI cq. ICO mengirimkan naskah kerjasama internasionalkepada pihak terkait dan mengarsipkan(photo copy dan arsip digital)

Dit. KSPI memproses penandatangan naskah kerjasama Internasional

Pengusul/pihak terkait menerima naskah kerjasama internasional yang telah ditandatangani

Page 68: POB Program Internasional

62

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 013

Contoh Naskah Kerjasama Internasional (MoU)

GENERAL MEMORANDUM FORACADEMIC COOPERATION AND EXCHANGE BETWEEN

KYOTO UNIVERSITYAND

BOGOR AGRICULTURAL UNIVERSITY

The President of Kyoto University and the Rector of Bogor Agricultural University hereby conclude an agreement for academic cooperation and exchange between the two universities (referred to hereafter as ‘the two parties’).

1. The two parties will promote in particular the following activities:[1] Exchange of scientific materials, publications, and information[2] Exchange of faculty members[3] Exchange of students[4] Joint research and meetings for research[5] Development and promotion of other academic cooperation as mutually agreed

2. The development and implementation of each program based upon this agreement shall be negotiated and agreed upon by both parties under a separate agreement prior to the initiation of the particular program. All programs and activities under this agreement will be operated in accordance with the laws and regulations of the respective countries.

3. All financial arrangements to pursue any of the above activities are to be negotiated for each specific case.

4. The details of and arrangements for any publication of research results produced through collaboration under this agreement must be decided and agreed upon in advance in writing by the two parties.

5. The two parties agree that, in the event of research collaboration leading to patent rights, copyrights, or other intellectual property rights, a further agreement must be negotiated in each case in accordance with the policies of the two parties on intellectual property.

6. Amendment of this general memorandum is to be effected upon deliberation by the two parties.

7. This general memorandum shall be effective upon signature by the two parties and shall remain in force for a period of five years. Thereafter it may be reviewed and extended upon agreement by the two parties.

Page 69: POB Program Internasional

63

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0013

8. Termination of this general memorandum may be effected upon deliberation by the two parties. Either party has the right to terminate the memorandum without liability by giving six months notice in writing of such intent.

9. The general memorandum is written in English.

Date Date

[Signed] [Signed] Hiroshi Matsumoto Herry Suhardiyanto President Rector Kyoto University Bogor Agricultural University

Page 70: POB Program Internasional

64

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0013

Contoh Naskah Kerjasama Internasional (MoA)

MEMORANDUM OF AGREEMENTbetween

THE CONSORTIUM OF BOGOR AGRICULTURAL UNIVERSITY, UNIVERSITY OF JAMBI AND TADULAKO UNIVERSITY

andUNIVERSITY OF GOETTINGEN

ConcerningCollaborative Research Centre 990: Ecological and Socioeconomic Functions of Tropical Lowland Rainforest Transformation Systems in Sumatra, Indonesia

Bogor Agricultural University (IPB) as the coordinator of the consortium of three Indonesian universities: Bogor Agricultural University, University of Jambi(UNJA) and Tadulako University (UNTAD) hereinafter referred to as The Consortium and University of Goettingen (UGOE), together hereinafter referred to as the Parties;

Desiring to strengthen scientific research cooperation based on the principle of mutual benefit and to develop research projects under the cooperation of The Consortium and UGOE.

Bearing in mind The Agreement between the Government of the Republic of Indonesia and theGovernment of the Federal Republic of Germany regarding Technical Cooperation dated 9 April 1984, the Agreement on Scientific Cooperation between the Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG) and the Directorate General for Higher Education of the Department for National Education of Indonesia (DGHE) and the Joint Guidelines for the Implementation of the Agreement, signed on November 21, 2000 in Bonn, and Jakarta Declaration signed on July 12, 2012 in Jakarta,

Referring to the Convention on Biological Diversity that has been signed and ratified by The Government of Indonesia in August 23, 1994and by The Government of Germany in December 21, 1993, as well as the Nagoya Protocol signed by The Government of Indonesia in May 2011 and The Government of Germany in June 2011.

Pursuant to the prevailing laws and regulations in Indonesia and in Germany, as well as the procedures and policies of both Governments concerning international scientific and technological cooperation;

Page 71: POB Program Internasional

65

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0013

Have agreed as follows:

Article 1Objective

The objective of the research cooperation under this Memorandum of Agreement (MoA) is to promote mutual research cooperation and develop scientific capabilities of the two Parties on the Collaborative Research Centre 990 with the topic “Ecological and Socioeconomic Functions of Tropical Lowland Rainforest Transformation Systems in Sumatra, Indonesia” (hereinafter referred to as CRC 990).

Article 2Joint Research Activities

Joint research activities on CRC990 will include the following scientific project groups:1. Research in relation to environmental processes (hereinafter referred to as Group A)2. Research in relation to biota and ecosystem services (hereinafter referred to as Group B)3. Research in relation to human dimensions (hereinafter referred to as Group C)

Article 3Scope of Activity

The activities to be conducted in relation to joint research program mentioned in Article 2 shall include but not limited to:1. Exchange of researchers and graduate students in the projects of (a) environmental processes,

(b) biota and ecosystem services, and (c) human dimensions. The number of researchers or graduate students to be exchanged and other related issues will be mutually determined and agreed by both parties on a case-by-case-basis.

2. Exchange of scientific materials, publications, and information.3. Joint publication and scientific meetings.4. Joint fund raising for related activities from public and private sources.5. Joint research and development in the field of ecological and socioeconomic functions of

tropical lowland rainforest transformation systems.6. Facilitate and support educational programs.7. Facilitate and support language-training programs.8. Other activities mutually agreed upon by the Parties.

Article 4Contribution of the Parties

In accordance with the prevailing laws and regulations in both respected countries, and subject to the availability of funds, The Consortium and UGOE shall:1. Provide facilities for the execution of the joint research and education activities.2. Assign qualified researchers, graduate students, and technicians for the implementation of

activities under this MoA.3. Provide supports for other activities agreed upon by both parties.

Page 72: POB Program Internasional

66

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0013

Article 5Funding System and Mechanism

1. Funding for activities of CRC990, especially for administrative support, infrastructure and research, will be mainly provided by UGoe and German Research Foundation (DFG). Its disbursement mechanism will be arranged in separate financial agreements according to the approved proposal by DFG in accordance to the regulations of DFG and/or UGOEas well as cost and tariff standards of the Ministry of Finance, Republic of Indonesia.

2. The Parties further acknowledge that due to the funding provided by the DFG, the rights of the DFG as the sponsor of this Cooperation Project, particularly its entitlement to report on the work and the results achieved within the scope of DFG funding, shall not be affected.

Article 6Mechanism for Cooperation

1. The development and implementation of each program or project based upon this agreement shall be negotiated and agreed upon by both parties under a separate agreement prior to the initiation of the particular program or project which carry out these activities in accordance with the laws and regulations of the respective countries.

2. In every Program or Project Document, the following topics will be dealt with by mutual consent: aims, duration, results, input, budget, management, publication, benefit sharing and intellectual property right. Both parties will appoint Principal Investigator (PI) or Counterpart responsible for the formulation and implementation of the concerned program or project.

3. The Parties agree to establish “Joint Management Board (JMB)” which consists of three representatives from each Party. The JMB is set up to finalize, review, stimulate and evaluate the cooperation regularly. The JMB will meet at least once every year either in Germany or in the Republic of Indonesia

Article 7Responsibilities

In accordance with the prevailing laws and regulations in both respected countries, and subject to the availability of funds,

A. The Consortium shall:1. Assist in arranging the necessary permits for the approved UGOE personnel for the purpose

of entering and leaving Indonesia whenever necessary.2. Assist in arranging the necessary permits and the Material Transfer Agreement (hereinafter

as MTA) for research material transfer within Indonesia and from Indonesia to Germany and to other countries that agreed upon by both parties.

3. Assist in obtaining custom duties and tax exemption according to the applicable tax laws and regulations.

4. Facilitate language training programs

Page 73: POB Program Internasional

67

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0013

B. UGOE shall:1. Provide advice and help to the approved The Consortium personnel concerning the necessary

permit for the purpose of entering and leaving Germany whenever necessary (i.e., invitation letters, recommendations).

2. Support fundraising activities for the collaboration.3. Support the Indonesian Counterparts to arrange necessary permits as described in article

7A.2 4. Assist and provide support to The Consortium personnel entering Germany with jointly

collected soil samples and other research materials for the purpose of joint research.5. Facilitate language training programs

Article 8Access to Research Material and Location

1. In the implementation of the Joint Research Program under this MoA, the Parties will respect the principles given in the Convention on Biological Diversity (“CBD”) concerning research materials and the locations related to Genetic Resources and Traditional Knowledge associated with Genetic Resources (hereinafter “GR and TKGR”).

2. The Parties will acquire Prior Informed Consent (PIC) from the relevant authorities of the providing Party and will establish Mutually Agreed Terms (MAT), in compliance with Nagoya Protocol and National Legislation of the country providing GR and TKGR.

Article 9Genetic Resources and Traditional Knowledge Associated with Genetic Resources

1. The Parties shall recognize the value of GR and TKGR, and recognize the rights of GR and TKGR holders;

2. The Parties shall protect GR and TKGR against misuse and misappropriation, particularly the misuse for commercial purposes.

3. Any collection, use or utilization (including commercialization) of GR and TKGR in an unfair or illicit manner, is considered ass wrong do and will be treated under the law of the Republic of Indonesia;

4. Compliance with the obligations referred to in clause (3) of this Article, means that each Party shall protect intellectual property of GR and TKGR in the location, independent of whether (i) the local person is a citizen of or domiciled in the location or not, and (ii) independent of legal rights of a Party;

5. Any GR and TKGR access to and use of each Party in the implementation oft his Partnership Agreement will require permit approval from the relevant authorities. Parties should ensure that local communities should be informed prior to agree with the access and information to the results of the cooperative or collaborative activities hat use these GR and TKGR;

6. When a cooperative and collaborative activities under this Memorandum of Agreement, GR and TKGR are exploited for any commercial purposes, however in compliance with para 4 and 5 of this clause, the Party, on behalf of the local communities concerned, be entitled to intellectual property rights, where applicable, and related benefit-sharing;

7. The benefits of protection which the holder has the right GR and TKGR include a fair and equitable sharing of benefits arising from commercial use of GR and TKGR in industry;

Page 74: POB Program Internasional

68

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0013

8. The parties commit themselves to pursue their best endeavors to respect the Convention onBiological Diversity in the Conduct of the Joint activities under this agreement, particularly as regards the benefit sharing with a view to local communities and GR and TKGR holders.

Article 10Transfer of Research Material

1. Research materials are collected materials in the projects, which will be defined in the Material Transfer Agreement (MTA) of each research project between the researchers from The Consortium and UGOE.

2. Transfer of any research materials collected by all project members and to be used in the Joint Research Program and used by any third party shall in principle be made by preparing MTA following the CBD and Nagoya Protocol guidelines and be approved by the Parties.

3. The Parties will form a team to monitor the compliance to regulation for the transfer process of the research materials. The monitoring team will be comprised of representative from The Consortium, UGOE and National Scientific Authority (LIPI).

Article 11Intellectual Property Rights, Results and Publication

1. Any Intellectual Property Rights (IPR) brought by the Parties for the implementation of activities under this MoA shall remain the property of that Party. Further details as to Intellectual Property Rights, if appropriate, shall be governed in the respective separate agreements specifying the activities taken under this MoA. For the avoidance of doubt, the Parties agree that no warranty or representation of any kind is made or given by the Parties concerning the absence of any infringement of any proprietary rights of any third party, particularly no warranty is given that the IPR brought or the results achieved are free from third party rights. For the avoidance of doubt, each Party shall be solely liable for the use of another Party’s information or data. However, to the extent legal protections to the contrary or infringements of third party rights are known to the Party that brought IPR for the implementation of activities under this MoA, said party shall be obliged to immediately inform the other Parties.

2. Any IPR, data and information resulting from research activities conducted under this MoA shall be jointly owned by both Parties, and both Parties shall be allowed to use such property for non-commercial purpose free of royalty. Should the intellectual property right, data, and information resulting from the research activities under this MoA be used for commercial purpose by one Party, the other Party shall be entitled to the royalties obtained from the exploitation of such property on the basis of principle of equitable contribution. The detail on commercialization has to be agreed by both parties in separate agreement document. The value of the object as part of contribution will be measured by taking into account the following factors:

a. The scarcity of the object (the rarer the objects, the higher its value will be);b. The commercial value of the result of the research (the higher its commercial value is

the higher its worth as part of the contribution will be);3. The utilization of the object of the research and their findings under this MoA outside the

territories of the Republic of Indonesia and the Germany by one of the Parties requires prior

Page 75: POB Program Internasional

69

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0013

written approval from the other Party on a case-by-case basis and shall not be unreasonably withheld.

4. The Parties agree that all information, of whatever kind and in whatever form that is marked as confidential by the disclosing Party, shall be treated as confidential information and may not be disclosed to any third party without the prior written consent of the disclosing party.

5. Referring to clause no. 4, the Parties are entitled to use the results of their scientific cooperation for further educational, scientific and conservation purposes, including the right to publish the results upon agreed by the Parties.

6. Any publication shall be developed as joint publication with significant sicentific contribution of both parties and with recognized authorship according to the appropriate share on the publication and in respect to good scientific practice. The publication initiating party shall inform the other party about intended manuscript, inorder to give the other party the opportunity to contribute to draft the publication jointly. In case of the other party can or will not contribute to such publication in an appropriate manner, it must be declared in written form to the initiator in due time.

7. Due to the funding provided by the DFG, the Consortium acknowledges that all publications shall explicitly refer to the Cooperation Project as the origin of the published results and to the DFG as the sponsor providing the funds.

8. Termination of this MoA shall not affect rights and/or obligation under this Article.

Article 12Confidentiality

Subject to the governing law of each institution’s jurisdiction regarding public records, the universities agree not to use or disclose to anyone information belonging to the other party which is disclosed in connection with this Agreement which is of confidential nature and agree not to make any announcements of any nature in respect to this Agreement without the consent of the other party hereto.

Article 13Benefit Sharing

1. The Parties shall note that benefits include both non-monetary and monetary benefits.2. Non-monetary benefits may include, but not limited to, joint publications, education,

training, technology transfer and granting equipment.3. Monetary benefits may include grant, salary, compensation payment, and others in

accordance with the procedure to be jointly developed and agreed upon by the Parties.4. Benefit sharing shall also include other parties such as owner of research location or

concession holder.

Article 14Settlement of Dispute

Any dispute arising out of the interpretation or implementation of this MoA shall be settled amicably by consultation or negotiation among The Parties. In case the Parties can not reach amicable settlement of the dispute, the dispute shall be referred to and finally settled by BANI; details thereof shall be governed in a separate agreement. The place of arbitration shall be Indonesia. However, taking into consideration the cooperation, the parties – in case it proves

Page 76: POB Program Internasional

70

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0013

necessary due to conflicting Indonesian laws – will seek for a solution taking into account reasonable interests both of the Consortium and UGOE.

Article 15Official Address and Person in Charge

Any notice, request or other communication to be given or served pursuant to this Agreement shall be in writing and dealt with as follows:

1. The Consortium: marked for the attention of MoA for the Indonesian University Consortium:

Prof. Dr. Anas M. FauziCoordinator, The ConsortiumBogor Agricultural UniversityIPB Darmaga Campus Bogor 16680IndonesiaPhone: +62 251 8622637Email: [email protected]

2. The UGOE: marked for the attention of MoA for UGOE:Prof. Dr. Stefan ScheuSpeaker CRC990c/o Georg August University of GoettingenBerliner Strasse 28, 37073 GöttingenGermanyPhone : +49 551 39 5445Email: [email protected]

Article 16Limitation of Personnel

1. UGOE will ensure its best endeavors to raise its involved personnel‘ awareness for Indonesian culture and local customs and take reasonable precautions to provide for its personnel to have due regard for respective local traditions and custom.

2. Either The Consortium or UGOE may terminate this MoA or any program and project in pursuance thereof in case the other Party’s personnel or expert violates any agreed conditions for the implementation of activities, programs, or projects under this MoA

Article 17Amendments, Duration, and Termination

1. Any amendment to this MoA can only be made in writing by mutual consent of The Parties.2. The MoA shall be effective as of 1 January 2012 and be valid for a period of 5 (five) years

and can be extended or renewed in writing by mutual consent of the parties, unless one of the Parties notifies in writing of its intention to terminate this MoA at least 6 (six) months in advance.

Page 77: POB Program Internasional

71

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0013

3. The termination of this MoA shall not prejudice the completion of any on-going programs and project made under this MoA until the completion of such programs or projects. Terminated MoA can be amended in order to support the continuation of CRC 990 as mentioned above.

IN WITNESS THEREOF, the undersigned, the Authorized Representatives, have signed this MoA

Signed at Bogor (INDONESIA), on ..., 2013, in five (5) original texts in the English language, all five texts being equally authentic.

The Parties

ForUniversity of Goettingen - Germany

Prof. Dr. Hiltraud Casper-HehneVice President

Implementing Institution

Prof. Dr. Stefan ScheuSpeaker CRC 990

ForThe Consortium Universities - Indonesia

Prof. Dr. Anas M. FauziCoordinator of ConsortiumBogor Agricultural University

Witnessby

Prof. Dr. Ir. H. Zulkarnain, M.Hort.ScVice Rector for Collaboration AffairsUniversity of Jambi

Prof. Ir. Zainuddin, PhDVice Rector for Collaboration AffairsTadulako University

Page 78: POB Program Internasional

72

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-14

JUDUL

IMPOR BARANG TANPA ANGKA PENGENAL IMPOR (API) DAN PEMBEBASAN BEA MASUK DAN CUKAI

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. TujuanMemberikan panduan prosedur impor dan pembebasan bea masuk barang bantuan/hibah untuk kegiatan pendidikan dan penelitian.

2. Ruang lingkupRuang lingkup Prosedur Operasi Baku (POB) ini meliputi tahapan persiapan dokumen dan tata cara proses impor dan pembebasan bea masuk barangbantuan/hibah ke IPB.

3. Definisi3.1. Impor adalah proses transportasi barang atau komoditas dari suatu negara ke

negara lain secara legal.3.2. Pabean adalah instansi (jawatan, kantor) yang mengawasi, memungut, dan

mengurus bea masuk (impor) dan bea keluar (ekspor), baik melalui darat, laut, maupun melalui udara.

3.3. Kepabeanan adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan pengawasanatas lalu lintas barang yang masuk atau keluar daerah pabean sertapemungutan bea masuk dan bea keluar.

3.4. Invoice adalah bukti pembayaran barang yang di impor yang meliputi harga barang, biaya jasa pengiriman beserta pajak.

3.5. Air Waybill/Bill of Lading adalah pemberitahuan dari jasa pengangkutan

4. Ketentuan Umum4.1. Pengurusan dokumen kepabeanan sebaiknya dilakukan sebelum barang yang

diimpor sampai ke Indonesia untuk menghindari biaya kelebihan waktu berlabuh (demurrage).

4.2. Dokumen pendukung yang harus dilengkapi untuk impor barang bantuan/hibah adalah:4.2.1. Data daftar barang yang akan di impor beserta estimasi harga barang

yang sudah dilengkapi biaya pengiriman, pajak dan lainnya, 4.2.2. Surat keterangan hibah/bantuan dari Universitas pemberi barang di luar

negeri4.2.3. Surat keterangan barang yang akan di impor dari Atase Perdagangan

KBRI di negara institusi pengirim. 4.2.4. Invoice4.2.5. Daftar Barang (Packing List)4.2.6. Air Waybill/Bill of Lading

Page 79: POB Program Internasional

73

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-14

JUDUL

IMPOR BARANG TANPA ANGKA PENGENAL IMPOR (API) DAN PEMBEBASAN BEA MASUK DAN CUKAI

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

5. Dasar Hukum5.1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 17 Tahun 2006 tentang perubahan

atas undang-undang No. 10 Tahun 1995 tentang Kepabeanan5.2. Keputusan Menteri Keuangan Nomor 70/PMK.04/2012 tentang Pembebasan

Bea masuk dan Cukai Atas Impor Barang Kiriman, Hadiah/Hibah untukKeperluan Ibadah Umum, Amal, Sosial, dan Kebudayaan.

5.3. Prosedur Operasi Baku Institut Pertanian Bogor

6. Lampiran6.1. Diagram Alir Prosedur Impor Barang Bantuan/Hibah6.2. Contoh surat permohonan bebas bea masuk dan pungutan impor6.3. Contoh surat permohonan impor tanpa API6.4. Contoh surat keterangan importasi barang bantuan untuk penelitian dan

pendidikan6.5. Contoh Invoice6.6. Contoh Airway bill6.7. Contoh surat rekomendasi bebas bea 6.8. Contoh surat balasan impor tanpa API6.9. Contoh surat keterangan dari KBRI6.10. Contoh surat keterangan hibah dari institusi pengekspor

7. Prosedur7.1. Unit kerja menyampaikan permohonan impor barang bantuan/hibah dengan

melengkapi dokumen yang dibutuhkan kepada Direktorat Kerjasama dan Program Internasional Up. Subdit Program Internasional

7.2. Direktorat Kerjasama Program Internasional (Dit. KSPI) memprosespermohonan rekomendasi bebas bea dan cukai beserta dokumen pendukung lainnya yang ditujukan kepada Direktur Kelembagaan Pendidikan Tinggi,Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (KEMDIKBUD) serta memprosespermohonan impor tanpa API ke Direktur Impor, Kementerian Perdagangan(KEMDAG).

7.3. KEMDIKBUD menerbitkan surat Rekomendasi Bebas Bea dan Cukai.7.4. KEMDAG mengeluarkan Surat Impor Tanpa API.7.5. Dit. KSPI mengambil surat Rekomendasi Bebas Bea dan Cukai dan Surat

Impor Tanpa API.

Page 80: POB Program Internasional

74

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-14

JUDUL

IMPOR BARANG TANPA ANGKA PENGENAL IMPOR (API) DAN PEMBEBASAN BEA MASUK DAN CUKAI

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

7.6. Dit. KSPI membuat surat permohonan bebas bea masuk dan pajak dalam rangka impor dengan melampirkan surat Rekomendasi Bebas Bea dan Cukai dan Surat Impor Tanpa API yang ditujukan ke Direktur Jenderal Bea dan Cukai Up. Direktur Fasilitas Kepabeanan.

7.7. DirektoratJenderal Bea Cukai menerbitkan Surat Pemberitahuan Bebas Bea Masuk dan Cukai.

7.8. Dit. KSPI mengambil surat Pemberitahuan Bebas Bea Masuk dan Cukai.7.9. Dit. KSPI menyampaikan pemberitahuan ke Unit Kerja tentang surat

Pemberitahuan Bebas Bea Masuk dan Cukai.7.10. Unit Kerja memproses Pemberitahuan Impor Barang (PIB)/custom sendiri atau

melalui Pengusaha Pengangkutan Jasa Kepabeanan atau Forwarder.

Page 81: POB Program Internasional

75

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 014

Diagram Alir Prosedur Impor Barang Tanpa Angka Pengenal Impor (API) dan Pembebasan Bea dan Cukai

PENGUSUL DIT. KSPI

Menerima permohonan pemerosessan impor barang

Unit Kerja/ pengusul menyampaikan permohonan impor barang ke Dit. KSPI

KEMDIKBUD

Dit. KSPI memproses permohonan rekomendasi bebas bea dan cukai ke KEMDIKBUD serta impor tanpa API ke KEMDAG

Mulai KEMDIKBUD mengeluarkan rekomendasi bebas bea dan cukai

Surat Rekomendasi

Dit. KSPI memproses surat bebas bea masuk dan pajak dalam rangka impor ditujukan ke Ditjen Bea dan Cukai

Dit. KSPI mengambil Surat Rekomendasi dari Kemdikbud dan Surat impor tanpa API dari KEMDAG

Pemberitahuan pembebasan bea masuk dan cukai dari Dit. KSPI

KEMDAG DITJEN. BEA CUKAI

KEMDAG menerbitkan mengeluarkan surat impor tanpa API

Surat impor tanpa API1

1

Ditjen Bea dan Cukai menerbitkan surat Bebas Bea masuk dan cukai

Surat bebas bea masuk dan cukai

Dit. KSPI mengambil surat pembebasan bea masuk dan cukai dan menyampaikan pemberitahuan tersebut ke unit kerja

Unit kerja memproses PIB/costum sendiri atau melalui PPJK (forwarder)

Page 82: POB Program Internasional

76

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 014

Contoh Surat Permohonan Bebas Bea Masuk dan Pungutan Impor

Bogor, 17 Oktober 2013Nomor : /1T3.18/LN/2013Lampiran : 1 (satu) berkasPerihal : Permohonan bebas bea masuk

dan pungutan impor lainnya

Kepada Yth : Direktur Kelembagaan dan Kerjasama Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Jl. Pintu I Senayan Jakarta

Dalam rangka kerjasama University of Goettingen German dengan Institut Pertanian Bogor (IPB). IPB mendapat bantuan bahan dan peralatan laboratorium (daftar terlampir) melalui udara dengan daftar invoice sebagai berikut.

Nama barang : Calibration Gas MixturesInvoice nomor : 1/46961Waybill No. : MHG00008690Banyaknya : 1 Carton/190 Kg.Harga : € 6.142,40Dikirim melalui : Kapal Udara

Sehubungan dengan hal tersebut di atas, kami mohon bantuan kiranya berkenan memberikan rekomendasi dari Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Rekomendasi tersebut ditujukan kepada Kementerian Keuangan up. Direktur Jenderal Bea dan Cukai agar dapat memberikan pembebasan bea masuk dan pungutan impor lainnya terhadap bahan dan alat untuk penelitian.

Sebagai bahan pertimbangan Saudara bersama ini kami lampirkan surat-surat yang diperlukan.

Atas perhatian dan bantuan Saudara diucapkan terima kasih.

Wakil Rektor Bidang Akademik dan Kemahasiswaan

Yonny KoesmaryonoNIP. 19581228 198503 1 003

Tembusan :1. Yth. Rektor IPB (sebagai laporan)2. Yth. Wakil Rektor Bidang Riset dan Kerjasama - IPB 3. Yth. Koordinator Konsorsium Universitas

Page 83: POB Program Internasional

77

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0014

Contoh Surat Permohonan Impor Tanpa API

Bogor, 21 Oktober 2013Nomor : /IT3.31/LN/2013Lampiran : 1(satu) berkasPerihal : Permohonan impor tanpa API

Kepada Yth. : Bapak Direktur Impor Kementerian Perdagangan RI Jl. M.I. Ridwan Rais No. 5 Jakarta Pusat

Yang bertanda tangan di bawah ini:Nama : Prof. Dr. Anas M. Fauzi, M. EngJabatan : Wakil Rektor Bidang Riset dan Kerjasama IPBAlamat : Gedung Rektorat IPB Lt 2,

Jl. Lingkar Kampus IPB Darmaga, Bogor

Menerangkan bahwa dalam rangka kerjasama penelitian antara antara Institut Pertanian Bogor (IPB) dengan University of Goettingen, Jerman, IPB mendapat bantuan berupa bahan dan peralatan laboratorium untuk kegiatan pendidikan dan penelitian di IPB dengan keterangan sebagai berikut :

Nama/Jenis barang : Calibration Gas MixturesNomor HS : 38220000 dan 84811099

Pelabuhan muat : Mannheim, German

Pelabuhan tujuan : Bandara Soekarno Hatta Jakarta

Sehubungan dengan itu kami memohon untuk mendapatkan ijin impor tanpa API untuk proses pengeluaran barang (dokumen terlampir) dari Pabean.

Demikian surat permohonan kami. Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Wakil Rektor

Bidang Riset dan Kerjasama,

Prof. Dr. Anas M. Fauzi, M. EngNIP.: 19600419 198503 1002

Page 84: POB Program Internasional

78

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0014

Contoh Surat Keterangan Importasi Barang Bantuan untuk Penelitian dan Pendidikan

Page 85: POB Program Internasional

79

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0014

Contoh Invoice (part 1)

Page 86: POB Program Internasional

80

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0014

Contoh Invoice (part 2)

Page 87: POB Program Internasional

81

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0014

Contoh Packing list

Page 88: POB Program Internasional

82

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0014

Air Way bill (part 1)

Page 89: POB Program Internasional

83

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0014

Airway bill (part 2)

Page 90: POB Program Internasional

84

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0014

Contoh surat rekomendasi bebas bea dan cukai dari Kemdikbud

Page 91: POB Program Internasional

85

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0014

Contoh surat impor tanpa API dari KEMDAG

Page 92: POB Program Internasional

86

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0014

Contoh surat keterangan dari KBRI (1)

Page 93: POB Program Internasional

87

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0014

Contoh surat keterangan dari KBRI (2)

Page 94: POB Program Internasional

88

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 0014

Surat Keterangan Hibah dari Institusi Pengekspor

Page 95: POB Program Internasional

89

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-15

JUDUL

INISIASI DAN PEMBENTUKAN GELAR BERSAMA/GELAR GANDA

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. TujuanMembantu unit kerja di IPB dalam menginisiasi kerjasama program bersama/gelar ganda.

2. Ruang lingkupRuang lingkup Prosedur Operasi Baku (POB) ini meliputi tahapan inisiasi kerjasama internasional antara IPB dengan mitra kerjasama luar negeri untuk pengembangan bersama/gelar ganda.

3. Definisi3.1. Program Gelar Bersama (Joint Degree) adalah program kembaran yang

merupakan satu kesatuan program (major) dimana pelaksanaannya melibatkan IPB dan satu atau lebih perguruan tinggi lain.

3.2. Program Gelar Ganda (Double Degree) adalah program kembaran yang merupakan dua program (major) yang berbeda yang diselenggarakan bersama oleh IPB dan satu atau lebih perguruan tinggi lain dan diutamakan menghasilkan dua atau lebih tesis atau disertasi. Program Gelar Ganda terdiri dari dua jenis yaitu Program Gelar Ganda Reguler dan Program Gelar Ganda Percepatan.

3.3. Memorandum of Agreement (MoA) dalam Program Gelar Bersama atau Program Gelar Ganda adalah dokumen kesepakatan kerjasama antara masing-masing pihak yang ditulis secara rinci dan sekurang-kurangnya mencakup Program Educational Objectives (PEO) atau yang setara, Student Outcomes (SO) atau yang setara, kurikulum dengan penyetaraan (ekivalensi) dan total beban SKS masing-masing pihak, pembagian jumlah beban (SKS) di masing-masing pihak, masa studi, persyaratan in-take, registrasi, tuition fee, proses dan metode pembelajaran, proses pembimbingan, tesis, ijasah, gelar termasuk pencantumannya, hak karya tulis yang akan dihasilkan, hak paten yang mungkin dihasilkan, tata cara terminasi program, dan penyelesaian perselisihan.

3.4. Mitra IPB adalah perguruan tinggi luar negeri yang telah memiliki naskah kesepahaman dengan IPB (MoU)

3.5. PTDN adalah Perguruan Tinggi Dalam Negeri3.6. PTLN adalah Perguruan Tinggi Luar Negeri

4. Ketentuan Umum4.1. Ketentuan Program Gelar Bersama

4.1.1. Dilakukan sekurang-kurangnya oleh dua perguruan tinggi

Page 96: POB Program Internasional

90

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-15

JUDUL

INISIASI DAN PEMBENTUKAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

4.1.2. Program studi sama, jenjang sama 4.1.3. Menghasilkan satu gelar S-1 atau S-2 4.1.4. Harus memperhatikan kedekatan bidang ilmu (bidang serumpun);4.1.5. Kesetaraan akreditasi PTDN dan PTLN sekurang-kurangnya B atau

kategori “baik”;4.1.6. Apabila Program Pertukaran Mahasiswa dan/atau Dosen dilaksanakan

dalam rangka melakukan Program Gelar Bersama, pertukaran diupayakan seimbang

4.1.7. Hak cipta atas kurikulum, HAKI (paten), legalisasi ijazah, dan hal lain yang bersifat fundamental wajib dituangkan dalam MOA

4.1.8. Mahasiswa menjalankan Gelar Bersama apabila telah menempuh beban studi kurikulum inti sesuai dengan kompetensi utama, atau telah menempuh beban studi sedikitnya 50% dari total beban studi yang dipersyaratkan di PT asal

4.1.9. Lulusan program Gelar Bersama memperoleh dua ijazah (diploma) yang diterbitkan oleh PT asal dan PT mitra untuk satu jenjang kualifikasi (degree)

4.1.10. Setiap ijazah wajib dilengkapi dengan Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI)/ Diploma Supplement.

4.1.11. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Gelar Bersama harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan.

4.1.12. Kedatangan mahasiswa asing peserta Gelar Bersama dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program Internasional.

4.2. Ketentuan Program Gelar Ganda Reguler4.2.1. Program Gelar Ganda dilakukan bersama oleh PTDN dan PTLN untuk

program studi berbeda 4.2.2. Program Gelar Ganda Reguler dilakukan oleh satu atau dua PT atau

lebih pada program studi yang berbeda dengan jenjang yang sama untuk menghasilkan dua gelar (degree) yang merupakan pengakuan atas hasil pendidikan pada strata1 (S-1) atau strata2 (S-2).

4.2.3. Program Gelar Ganda Reguler dapat dilaksanakan apabila program studi yang bekerja sama memiliki kesamaan minimum 50% dari total beban studi;

Page 97: POB Program Internasional

91

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-15

JUDUL

INISIASI DAN PEMBENTUKAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

4.2.4. Program studi yang melaksanakan Program Gelar Ganda Reguler wajib memiliki ijin operasional dan akreditasi sekurang-kurangnya B;

4.2.5. PTLN yang melakukan Program Gelar Ganda Reguler dengan PTDN wajib berakreditasi baik atau sangat baik di negaranya;

4.2.6. Beban studi yang wajib diambil oleh mahasiswa peserta program Gelar Ganda Reguler pada PT-PT yang bermitra, serta hak cipta atas kurikulum, HAKI, legalisasi ijazah, dan hal lain yang bersifat fundamental wajib dituangkan dalam Perjanjian Kerja Sama (Memorandum of Agreement, MOA) dan wajib mengikuti aturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia dan di negara PT mitra;

4.2.7. Mahasiswa peserta program Gelar Ganda Reguler tidak dapat ditentukan di awal mahasiswa masuk di jenjang yang lebih rendah

4.2.8. Mahasiswa yang mengikuti Program Gelar Ganda Reguler harus telah menempuh minimum 25% dari total beban sks program studi ke I di perguruan tinggi A, dengan IPK minimum 3,51. Mahasiswa yang memenuhi persyaratan tersebut dapat melamar perolehan gelar kedua pada perguruan tinggi B. Apabila mahasiswa sudah menempuh seluruh beban sks di program studi ke II di perguruan tinggi B, dan telah menyelesaikan sisa beban sks di program studi I di perguruan tinggi A, maka mahasiswa yang bersangkutan dapat memperoleh dua gelar dalam waktu yang lebih singkat

4.2.9. Lulusan Program Gelar Ganda Reguler dapat memperoleh dua gelar (degree) dengan dua ijazah (diploma) yang diterbitkan oleh PT A dan PT B untuk satu jenjang kualifikasi (degree) yang sama;

4.2.10. Dua ijazah (diploma) dari dua gelar (degree) yang diperoleh ditandatangani oleh pimpinan masing-masing PT, dan setiap ijazah dilengkapi dengan Keterangan Tambahan Ijazah (Diploma Supplement)yang dapat menjelaskan proses dan keluaran (outcomes) dari Gelar Ganda Reguler

4.2.11. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Double Degree harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan.

4.2.12. Kedatangan mahasiswa asing peserta Double Degree dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program International.

Page 98: POB Program Internasional

92

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-15

JUDUL

INISIASI DAN PEMBENTUKAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

4.3. Ketentuan Program Gelar Ganda Percepatan:4.3.1. Oleh satu atau dua PT (atau lebih) pada program studi yang sama

dengan jenjang yang berbeda, misalnya S-1 dan S-2, atau S-2 dan S-3 4.3.2. Dapat dilaksanakan oleh satu PTDN atau oleh dua PTDN dengan satu

PTLN dengan mutu setara atau lebih tinggi4.3.3. PTDN dan program studi yang melaksanakan wajib memiliki akreditasi

sedikitnya B4.3.4. PTLN wajib berakreditasi baik atau sangat baik di negaranya4.3.5. Kriteria kualifikasi calon mahasiswa untuk Program Gelar Ganda

Percepatan wajib dinyatakan sejelas-jelasnya sebagai persyaratan penerimaan mahasiswa melalui jalur ini;

4.3.6. Mahasiswa peserta program Program Gelar Ganda Percepatan tidak dapat ditentukan di awal mahasiswa masuk di jenjang yang lebih rendah

4.3.7. Peserta Program Gelar Ganda Percepatan adalah mahasiswa yang telah menempuh minimum 50% dari total beban sks di PS 1, dengan IPK minimum 3,0 dan lulus seleksi untuk mengikuti program tersebut.

4.3.8. Seleksi penetapan kelulusan untuk menjadi peserta program gelar ganda percepatan dilakukan oleh tim-bersama dari PT yang melakukan program tersebut; mahasiswa yang lolos dapat menjalani program percepatan dari S1 ke S2 (Gambar 2) atau program percepatan dari S2 ke S3 (Gambar 3). Bagi mahasiwa yang tidak lolos test akan tetap mengikuti program regular (bukan program percepatan) seperti saat awal mahasiswa yang bersangkutan mendaftar.

4.3.9. Lulusan Program Gelar Ganda Percepatan akan memperoleh dua ijazah (diploma) yang menunjukkan perolehan dua gelar (degree) akademik.

4.3.10. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Double Degree harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan.

4.3.11. Kedatangan mahasiswa asing peserta Double Degree dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan ProgramInternational.

Page 99: POB Program Internasional

93

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-15

JUDUL

INISIASI DAN PEMBENTUKAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

5. Syarat Administrasi Melakukan ProgramPersyaratan Program Studi yang Melakukan Kerjasama:5.1. Perguruan Tinggi Dalam Negeri (PTDN) dan Perguruan Tinggi Luar Negeri

(PTLN) yang akan melaksanakan Program Gelar Bersama dan Gelar Ganda harus memenuhi persyaratan sekurang-kurangnya yaitu:

5.2. Kedua PS yang akan bekerja sama masih memiliki ijin operasional5.3. Akreditasi PS pada PT dalam negeri (PTDN) minimum B5.4. Akredidasi PS pada PT luar negeri (PTLN) yang menjadi PT Mitra harus baik

atau sangat baik di negaranya yang dituliskan dalam surat pernyataan. 5.5. PS yang melaksanakan program Gelar Ganda Reguler harus memiliki

kesamaan beban studi minimum 50%.

6. Dokumen Kelayakan Program, Naskah Akademik, dan Kontrak Kerja Sama:PTDN yang akan melakukan program kerja sama wajib menyampaikan dokumen kelayakan program, naskah akademik, dan kontrak kerja sama sebagai dasar yang dapat digunakan oleh Kementerian Pendidikan Nasional untuk memantau pelaksanaan program kerja sama.6.1. Dokumen kelayakan program kerja sama sekurang-kurangnya memuat:

6.1.1. Misi program, 6.1.2. Target program, 6.1.3. Penjelasan tentang dasar pemilihan mitra kerja sama, 6.1.4. Prinsip-prinsip kerja sama, 6.1.5. Benefit dan tantangan dari pelaksanaan program, 6.1.6. Kesiapan masing-masing PS dalam melaksanakan program kerja

sama, terkait dengan SDM dan Sarana Prasarana.

6.2. Naskah Akademik minimum memuat:6.2.1. Tujuan kerja sama6.2.2. Identitas pihak-pihak yang bekerja sama6.2.3. Deskripsi program kerja sama secara rinci yang sekurang-kurangnya

memuat tentang:a. Kurikulum (learning outcomes, proses belajar, beban belajar,

evaluasi dan yudisium) dan sistim pelaksanaannya b. Jumlah sks yang di-kerjasama-kan di antara 2 PT dan mata kuliah

atau kredit yang diakui;c. Sarana dan prasarana yang akan dipakai dari PT asal dan PT mitra

Page 100: POB Program Internasional

94

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-15

JUDUL

INISIASI DAN PEMBENTUKAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

d. Tempat pelaksanaan program kerja sama yang menjelaskan tempat dimana setiap peserta wajib menempuh semua beban studi untuk peraihan satu buah gelar bersama (Joint Degree) atau dua buah gelar ganda (Double Degrees)

e. Hal-hal yang harus dimuat dalam Keterangan Tambahan Ijasah (Diploma Supplement) Kriteria input dan proses rekrutmen

f. Parameter keberhasilan penyelenggaraan program kerja samag. Sistim koordinasi pelaksanaan program kerjasama h. Skema pembiayaani. Keberlanjutan program untuk studi lanjut

6.3. Dokumen kontrak kerja sama, sekurang-kurangnya memuat :6.3.1. Gelar yang akan diterima oleh lulusan6.3.2. Jumlah Ijasah /Diploma yang akan diterima oleh lulusan6.3.3. Penandatang Ijasah6.3.4. Hak dan kewajiban kedua belah pihak6.3.5. Kepemilikan Hak Cipta Kurikulum, HAKI, Legalisasi Ijazah, dituangkan

dalam MoA6.3.6. Durasi kerja sama6.3.7. Pertukaran atau kerja sama yang sepadan 6.3.8. Keberlanjutan kerja sama

7. Dasar Hukum7.1. Undang-Undang RI Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;7.2. Peraturan Pemerintah RI Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas

Peraturan Pemerintah RI Nomor 17 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;

7.3. Peraturan Presiden Nomor 44 tahun 2012 tentang penetapan IPB sebagai Perguruan Tinggi yang diselenggarakan oleh Pemerintah;

7.4. Permendiknas No. 26 tahun 2007 ttg kerja sama PT di Indonesia dengan PT atau lembaga lain di LN

7.5. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 169/MPK.A4/KP/2012, tentang Pengangkatan Rektor ITB Periode 2010 –2014;

Page 101: POB Program Internasional

95

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-15

JUDUL

INISIASI DAN PEMBENTUKAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

7.6. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerjasama Perguruan Tinggi di Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga Lain di Luar Negeri;

7.7. Surat Edaran Dirjen Dikti No. 152/E/T/2012 tentang Publikasi Karya Ilmiah;

8. Lampiran8.1. Diagram alir inisiasi pengembangan Gelar Bersama/Gelar Ganda8.2. Format usulan kerjasama akademik Gelar Bersama/Gelar Ganda8.3. Contoh diploma supplement8.4. Pedoman kerjasama akademik Gelar Bersama/Gelar Ganda dari Direktorat

Kerjasama dan Kelembagaan Ditjen Dikti.

9. Prosedur 9.1. Program Studi melakukan komunikasi awal dengan mitra IPB9.2. Program Studi mengadakan pertemuan internal untuk membahas

kemungkinan pengembangan kerjasama akademik JDP/DDP9.3. Program Studi bersama dengan mitra menyusun draf naskah akademik9.4. Program Studi menyampaikan draf naskah akademik JD/DD ke Sekolah

Pascasarjana atau Fakultas dengan tembusan ke Dit. KSPI.9.5. Sekolah Pascasarjana/Fakultas bersama-sama dengan Dit. PPA melakukan

penelaahan naskah akademik dan kesesuaian program dengan ketentuan program akademik yang berlaku di tingkat nasional dan IPB.

9.6. Sekolah Pascasarjana/Fakultas, Program Studi dan mitra bersama-samamembahas keberlanjutan dan unit cost program.

9.7. Sekolah Pascasarjana/Fakultas mengeluarkan keputusan kelayakan naskahakademik.

9.8. Sekolah Pascasarjana/Fakultas menyusun draf naskah kerjasama (MoA) Gelar Bersama/Gelar Ganda.

9.9. Sekolah Pascasarjana/Fakultas menyerahkan draf MoA ke Dit. KSPI untuk ditelaah (prosedur diatur di POB PI 0012).

Page 102: POB Program Internasional

96

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 015

Diagram Alir Inisiasi Kerjasama Pengembangan Gelar Bersama/Gelar Ganda

PROGRAM STUDI SPS

Mengadakan pembahasan internal

kemungkinan kerjasama DDP/JDP

DIT. PPA

Mulai (komunikasi dg mitra)

DIT. KSPI

1

Bersama-sama mitra menyusun draf

Naskah Akademik

Menyampaikan draf Naskah Akademik

Draf Naskah Akademik

Penelahaan

Bersama-sama mitra membahas

keberlanjutan dan unit cost program

Bersama-sama mitra membahas

keberlanjutan dan unit cost program

Penelahaan

Draf Naskah Akademik

ya

tidak

Menyusun draf MoA

Menyerahkan draf MoA

Draf MoA

POB PI 0012

Page 103: POB Program Internasional

97

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16

JUDUL

PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. TujuanMembantu unit kerja di IPB dalam pengurusan izin pengembangan kerjasama akademik Gelar Bersama/Gelar Ganda.

2. Ruang lingkupRuang lingkup Prosedur Operasi Baku (POB) ini meliputi tahapan pengajuan izinkerjasama internasional antara IPB dengan mitra kerjasama luar negeri untuk pengembangan Gelar Bersama/Gelar Ganda.

3. Definisi3.1. Program Gelar Bersama (Joint Degree) adalah program kembaran yang

merupakan satu kesatuan program (major) dimana pelaksanaannya melibatkan IPB dan satu atau lebih perguruan tinggi lain.

3.2. Program Ganda (Double Degree) adalah program kembaran yang merupakan dua program (major) yang berbeda yang diselenggarakan bersama oleh IPB dan satu atau lebih perguruan tinggi lain dan diutamakan menghasilkan dua atau lebih tesis atau disertasi. Program Gelar Ganda terbagi atas dua jenisProgram Gelar Ganda Reguler dan Program Gelar Ganda Percepatan.

3.3. Memorandum of Agreement (MoA) dalam Program Joint Degree atau Program Double Degree adalah dokumen kesepakatan kerjasama antara masing-masing pihak yang ditulis secara rinci dan sekurang-kurangnya mencakup Program Educational Objectives (PEO) atau yang setara, Learning Outcomes(LO) atau yang setara, kurikulum dengan penyetaraan (ekivalensi) dan total beban SKS masing-masing pihak, pembagian jumlah beban (SKS) di masing-masing pihak, masa studi, persyaratan in-take, registrasi, tuition fee, proses dan metode pembelajaran, proses pembimbingan, tesis, ijasah, gelar termasuk pencantumannya, hak karya tulis yang akan dihasilkan, hak paten yang mungkin dihasilkan, tata cara terminasi program, dan penyelesaian perselisihan.

4. Ketentuan Umum4.1. Ketentuan Program Gelar Bersama

4.1.1. Dilakukan sekurang-kurangnya oleh dua perguruan tinggi4.1.2. Program studi sama, jenjang sama 4.1.3. Menghasilkan satu gelar S-1 atau S-2 4.1.4. Harus memperhatikan kedekatan bidang ilmu (bidang serumpun);

Page 104: POB Program Internasional

98

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16

JUDUL

PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

4.1.5. Kesetaraan akreditasi PTDN dan PTLN sekurang-kurangnya B atau kategori “baik”;

4.1.6. Apabila Program Pertukaran Mahasiswa dan/atau Dosen dilaksanakan dalam rangka melakukan Program Gelar Bersama, pertukaran diupayakan seimbang

4.1.7. Hak cipta atas kurikulum, HAKI (paten), legalisasi ijazah, dan hal lain yang bersifat fundamental wajib dituangkan dalam MOA

4.1.8. Mahasiswa menjalankan Gelar Bersama apabila telah menempuh beban studi kurikulum inti sesuai dengan kompetensi utama, atau telah menempuh beban studi sedikitnya 50% dari total beban studi yang dipersyaratkan di PT asal

4.1.9. Lulusan program Gelar Bersama memperoleh dua ijazah (diploma) yang diterbitkan oleh PT asal dan PT mitra untuk satu jenjang kualifikasi (degree)

4.1.10. Setiap ijazah wajib dilengkapi dengan Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI)/ Diploma Supplement.

4.1.11. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Gelar Bersama harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan.

4.1.12. Kedatangan mahasiswa asing peserta Gelar Bersama dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program Internasional.

4.2. Ketentuan Program Gelar Ganda Reguler4.2.1. Program Gelar Ganda dilakukan bersama oleh PTDN dan PTLN untuk

program studi berbeda 4.2.2. Program Gelar Ganda Reguler dilakukan oleh satu atau dua PT atau

lebih pada program studi yang berbeda dengan jenjang yang sama untuk menghasilkan dua gelar (degree) yang merupakan pengakuan atas hasil pendidikan pada strata1 (S-1) atau strata2 (S-2).

4.2.3. Program Gelar Ganda Reguler dapat dilaksanakan apabila program studi yang bekerja sama memiliki kesamaan minimum 50% dari total beban studi;

4.2.4. Program studi yang melaksanakan Program Gelar Ganda Reguler wajib memiliki ijin operasional dan akreditasi sekurang-kurangnya B;

Page 105: POB Program Internasional

99

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16

JUDUL

PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

4.2.5. PTLN yang melakukan Program Gelar Ganda Reguler dengan PTDN wajib berakreditasi baik atau sangat baik di negaranya;

4.2.6. Beban studi yang wajib diambil oleh mahasiswa peserta program Gelar Ganda Reguler pada PT-PT yang bermitra, serta hak cipta atas kurikulum, HAKI, legalisasi ijazah, dan hal lain yang bersifat fundamental wajib dituangkan dalam Perjanjian Kerja Sama (Memorandum of Agreement, MOA) dan wajib mengikuti aturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia dan di negara PT mitra;

4.2.7. Mahasiswa peserta program Gelar Ganda Reguler tidak dapat ditentukan di awal mahasiswa masuk di jenjang yang lebih rendah

4.2.8. Mahasiswa yang mengikuti Program Gelar Ganda Reguler harus telah menempuh minimum 25% dari total beban sks program studi ke I di perguruan tinggi A, dengan IPK minimum 3,51. Mahasiswa yang memenuhi persyaratan tersebut dapat melamar perolehan gelar kedua pada perguruan tinggi B. Apabila mahasiswa sudah menempuh seluruh beban sks di program studi ke II di perguruan tinggi B, dan telah menyelesaikan sisa beban sks di program studi I di perguruan tinggi A, maka mahasiswa yang bersangkutan dapat memperoleh dua gelar dalam waktu yang lebih singkat

4.2.9. Lulusan Program Gelar Ganda Reguler dapat memperoleh dua gelar (degree) dengan dua ijazah (diploma) yang diterbitkan oleh PT A dan PT B untuk satu jenjang kualifikasi (degree) yang sama;

4.2.10. Dua ijazah (diploma) dari dua gelar (degree) yang diperoleh ditandatangani oleh pimpinan masing-masing PT, dan setiap ijazah dilengkapi dengan Keterangan Tambahan Ijazah (Diploma Supplement)yang dapat menjelaskan proses dan keluaran (outcomes) dari Gelar Ganda Reguler

4.2.11. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Double Degree harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan.

4.2.12. Kedatangan mahasiswa asing peserta Double Degree dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program International.

Page 106: POB Program Internasional

100

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16

JUDUL

PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

4.3. Ketentuan Program Gelar Ganda Percepatan:4.3.1. Oleh satu atau dua PT (atau lebih) pada program studi yang sama

dengan jenjang yang berbeda, misalnya S-1 dan S-2, atau S-2 dan S-3 4.3.2. Dapat dilaksanakan oleh satu PTDN atau oleh dua PTDN dengan satu

PTLN dengan mutu setara atau lebih tinggi4.3.3. PTDN dan program studi yang melaksanakan wajib memiliki akreditasi

sedikitnya B4.3.4. PTLN wajib berakreditasi baik atau sangat baik di negaranya4.3.5. Kriteria kualifikasi calon mahasiswa untuk Program Gelar Ganda

Percepatan wajib dinyatakan sejelas-jelasnya sebagai persyaratan penerimaan mahasiswa melalui jalur ini;

4.3.6. Mahasiswa peserta program Program Gelar Ganda Percepatan tidak dapat ditentukan di awal mahasiswa masuk di jenjang yang lebih rendah

4.3.7. Peserta Program Gelar Ganda Percepatan adalah mahasiswa yang telah menempuh minimum 50% dari total beban sks di PS 1, dengan IPK minimum 3,0 dan lulus seleksi untuk mengikuti program tersebut.

4.3.8. Seleksi penetapan kelulusan untuk menjadi peserta program gelar ganda percepatan dilakukan oleh tim-bersama dari PT yang melakukan program tersebut; mahasiswa yang lolos dapat menjalani program percepatan dari S1 ke S2 (Gambar 2) atau program percepatan dari S2 ke S3 (Gambar 3). Bagi mahasiwa yang tidak lolos test akan tetap mengikuti program regular (bukan program percepatan) seperti saat awal mahasiswa yang bersangkutan mendaftar.

4.3.9. Lulusan Program Gelar Ganda Percepatan akan memperoleh dua ijazah (diploma) yang menunjukkan perolehan dua gelar (degree) akademik.

4.3.10. Fakultas/Sekolah di IPB yang menyelenggarakan Program Double Degree harus menyusun SOP pelaksanaan secara rinci yang tidak bertentangan dengan MoA dan dikonsultasikan kepada Direktorat Administrasi Pendidikan IPB untuk mendapat persetujuan dan disosialisasikan.

4.3.11. Kedatangan mahasiswa asing peserta Double Degree dikomunikasikan dan dikoordinasikan dengan Direktorat Kerjasama dan Program International.

Page 107: POB Program Internasional

101

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16

JUDUL

PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

5. Syarat Administrasi Melakukan ProgramPersyaratan Program Studi yang Melakukan Kerjasama:5.1. Perguruan Tinggi Dalam Negeri (PTDN) dan Perguruan Tinggi Luar Negeri

(PTLN) yang akan melaksanakan Program Gelar Bersama dan Gelar Ganda harus memenuhi persyaratan sekurang-kurangnya yaitu:

5.2. Kedua PS yang akan bekerja sama masih memiliki ijin operasional5.3. Akreditasi PS pada PT dalam negeri (PTDN) minimum B5.4. Akredidasi PS pada PT luar negeri (PTLN) yang menjadi PT Mitra harus baik

atau sangat baik di negaranya yang dituliskan dalam surat pernyataan. 5.5. PS yang melaksanakan program Gelar Ganda Reguler harus memiliki

kesamaan beban studi minimum 50%.

6. Dokumen Kelayakan Program, Naskah Akademik, dan Kontrak Kerja Sama:PTDN yang akan melakukan program kerja sama wajib menyampaikan dokumen kelayakan program, naskah akademik, dan kontrak kerja sama sebagai dasar yang dapat digunakan oleh Kementerian Pendidikan Nasional untuk memantau pelaksanaan program kerja sama.6.1. Dokumen kelayakan program kerja sama sekurang-kurangnya memuat:

6.1.1. Misi program, 6.1.2. Target program, 6.1.3. Penjelasan tentang dasar pemilihan mitra kerja sama, 6.1.4. Prinsip-prinsip kerja sama, 6.1.5. Benefit dan tantangan dari pelaksanaan program, 6.1.6. Kesiapan masing-masing PS dalam melaksanakan program kerja

sama, terkait dengan SDM dan Sarana Prasarana.

6.2. Naskah Akademik minimum memuat:6.2.1. Tujuan kerja sama6.2.2. Identitas pihak-pihak yang bekerja sama6.2.3. Deskripsi program kerja sama secara rinci yang sekurang-kurangnya

memuat tentang:a. Kurikulum (learning outcomes, proses belajar, beban belajar,

evaluasi dan yudisium) dan sistim pelaksanaannya b. Jumlah sks yang di-kerjasama-kan di antara 2 PT dan mata kuliah

atau kredit yang diakui;

Page 108: POB Program Internasional

102

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16

JUDUL

PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

c. Sarana dan prasarana yang akan dipakai dari PT asal dan PT mitrad. Tempat pelaksanaan program kerja sama yang menjelaskan

tempat dimana setiap peserta wajib menempuh semua beban studi untuk peraihan satu buah gelar bersama (Joint Degree) atau dua buah gelar ganda (Double Degrees)

e. Hal-hal yang harus dimuat dalam Keterangan Tambahan Ijasah (Diploma Supplement) Kriteria input dan proses rekrutmen

f. Parameter keberhasilan penyelenggaraan program kerja samag. Sistim koordinasi pelaksanaan program kerjasama h. Skema pembiayaani. Keberlanjutan program untuk studi lanjut

6.3. Dokumen kontrak kerja sama, sekurang-kurangnya memuat :6.3.1. Gelar yang akan diterima oleh lulusan6.3.2. Jumlah Ijasah /Diploma yang akan diterima oleh lulusan6.3.3. Penandatang Ijasah6.3.4. Hak dan kewajiban kedua belah pihak6.3.5. Kepemilikan Hak Cipta Kurikulum, HAKI, Legalisasi Ijazah, dituangkan

dalam MoA6.3.6. Durasi kerja sama6.3.7. Pertukaran atau kerja sama yang sepadan 6.3.8. Keberlanjutan kerja sama

6.4. Muatan diploma supplement:6.4.1. Informasi tentang Identitas Penyandang Kualifikasi: Nama, Tempat dan

tanggal lahir, NIM6.4.2. Informasi tentang Identitas Kualifikasi

a. Nama kualifikasi dan (jika ada) gelar yang dianugerahkan (dalam bahasa asli)

b. Bidang studi utama untuk kualifikasi tersebutc. Nama dan status PT pemberi suplemen (dalam bahasa asli)d. Bahasa pengantar dalam perkuliahan/ujian

6.4.3. Informasi ttg Level Kualifikasi: level, masa program secara resmi, persyaratan akses

Page 109: POB Program Internasional

103

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16

JUDUL

PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

6.5. Informasi tentang Muatan dan Hasil yang Diraih: 6.5.1. Mode studi6.5.2. Persyaratan program6.5.3. Perincian program (mis. modul atau unit yang dipelajari), dan nilai/kredit

yang diperoleh (jika informasi ini tersedia pada transkrip resmi, harus digunakan di sini)

6.5.4. Cara penilain dan jika ada, pedoman distribusi nilai6.5.5. Klasifikasi kualifikasi secara keseluruhan (dalam bahasa asli)

6.6. Informasi tentang Fungsi Kualifikasi: Akses untuk studi lanjut, Status profesional (jika ada)

6.7. Informasi Tambahan: Informasi tambahan, Sumber informasi lebih lanjut6.8. Sertifikasi atas Suplemen: Tanggal, Tanda tangan, Kapasitas, Cap atau

stempel6.9. Informasi tentang Sistem Pendidikan Tinggi Nasional

7. Dasar Hukuma. Undang-Undang RI Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional;b. Peraturan Pemerintah RI Nomor 66 Tahun 2010 tentang Perubahan atas

Peraturan Pemerintah RI Nomor 17 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan;

c. Peraturan Presiden Nomor 44 tahun 2012 tentang penetapan IPB sebagai Perguruan Tinggi yang diselenggarakan oleh Pemerintah;

d. Permendiknas No. 26 tahun 2007 ttg kerja sama PT di Indonesia dengan PT atau lembaga lain di LN

e. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 169/MPK.A4/KP/2012, tentang Pengangkatan Rektor ITB Periode 2010 –2014;

f. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 26 Tahun 2007 tentang Kerjasama Perguruan Tinggi di Indonesia dengan Perguruan Tinggi atau Lembaga Lain di Luar Negeri;

g. Surat Edaran Dirjen Dikti No. 152/E/T/2012 tentang Publikasi Karya Ilmiah;

8. LampiranDiagram alir pengajuan izin kerjasama Program Gelar Bersama/Gelar Ganda ke Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI)

Page 110: POB Program Internasional

104

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-16

JUDUL

PENGAJUAN IZIN KERJASAMA PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE

DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

9. Prosedur9.1. Sekolah Pascasarjana/Fakultas menyerahkan Naskah Akademik Program

Gelar Bersama/Gelar Ganda ke Dit. KSPI.9.2. Dit. KSPI atas nama IPB mengajukan Naskah Akademik ke Direktorat

Kerjasama dan Kelembagaan (Dit. Kerma), Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (DIKTI)

9.3. Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi melakukan penelaahan administrasi dan substansi terhadap usulan dari perguruan tinggi (IPB).

9.4. Apabila disetujui, Direktorat Kelembagaan dan Kerjasama, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi akan mengeluarkan rekomendasi ke Kemdikbud.

9.5. Apabila tidak disetujui, maka perguruan tinggi (IPB) harus melengkapi/memperbaiki Naskah Akademik sesuai dengan masukan dari Dit. Kerma

9.6. Menteri Pendidikan dan Kebudayaan melalui Dirjen DIKTI mengeluarkan Izinpenyelenggaraan kerjasama.

9.7. IPB c.q SPs menerima izin penyelenggaraan Program Gelar Bersama/Gelar Ganda

Page 111: POB Program Internasional

105

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 016

SOP PENGAJUAN IZIN PENYELENGGARAAN PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA KE DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI (DIKTI)

SPS/FAKULTAS DIT.KSPI

Menerima usulan Kerma

dari IPB

DIKTI

Penelaahan

Mulai

KEMDIKBUD

Rekomendasike Mendikbud

Ijin penyelenggaraan

Kerma

Mendikbud melalui Dirjen Dikti

menerbitkan ijin pelaksanaan kerma

ya

Ijin penyelengga-raan Kerma

Menyerahkan Naskah Akademik

Naskah Akademik

Mengajukan Naskah Akademik

Ijin Penyelenggaraan

tidak

Page 112: POB Program Internasional

106

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-17

JUDUL

MAHASISWA INBOUND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. TujuanMembantu mahasiswa asing yang mendaftar ke IPB melalui Gelar Bersama/Gelar Ganda

2. Ruang lingkup2.1. Pengurusan proses administrasi di IPB2.2. Proses pengurusan ijin belajar, ijin tinggal, dan ijin penelitian2.3. Hospitality di IPB

3. DefinisiMahasiswa asing Program Gelar Bersama/Gelar Ganda adalah mahasiswa yang berasal dari luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu dan secara resmi terdaftar sebagai mahasiswa IPB Program Gelar Bersama/Gelar Ganda.

4. Ketentuan UmumTidak ada

5. ReferensiProsedur Operasional Baku, Institut Pertanian Bogor

6. LampiranDiagram Alir penerimaan mahasiswa asing Program Gelar Bersama/Gelar Ganda.

7. Prosedur7.1. Mahasiswa dari universitas mitra mengirimkan berkas lamaran ke IPB c.q. Dit.

KSPI7.2. Dit. KSPI menyampaikan berkas lamaran ke Sekolah Pascasarjana (SPs)7.3. SPs melakukan seleksi berkas bersama dengan program studi terkait7.4. SPs mengeluarkan Letter of Acceptance (LoA) dan dikirimkan ke Dit. KSPI7.5. Dit. KSPI mengirimkan Letter of Acceptance dengan dilengkapi dokumen

persyaratan untuk proses perijinan (lampiran 1, 2, 3)7.6. Mahasiswa mengisi dan mengirimkan kembali berkas persyaratan proses

perijinan ke Dit. KSPI minimal 2 bulan sebelum kedatangan7.7. Dit. KSPI melakukan pengurusan ijin belajar/ijin penelitian dan keimigrasian

dengan merujuk pada POB PI-03 dan POB PI-04

Page 113: POB Program Internasional

107

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-17

JUDUL

MAHASISWA INBOUND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

7.8. Dit. KSPI menyampaikan kepada mahasiswa bahwa pengurusan visa telah dapat dilakukan di KBRI/KJRI setempat

7.9. Mahasiswa menginformasikan jadwal kedatangan ke Dit. KSPI 7.10. Dit. KSPI meneruskan informasi kedatangan mahasiswa ke SPs 7.11. Dit. KSPI menyiapkan proses penjemputan dan akomodasi sementara7.12. Dit. KSPI menyerahkan mahasiswa ke SPs7.13. SPs membantu mahasiswa dalam mendapatkan kartu mahasiswa dan akses

internet7.14. Mahasiswa mengikuti proses pembelajaran sesuai dengan aturan yang berlaku

di IPB7.15. SPs menyerahkan transkrip dan atau ijazah ke mahasiswa di akhir masa

studinya di IPB7.16. Mahasiswa kembali ke universitas asal setelah menyelesaikan Program Gelar

Bersama/Gelar Ganda.

Page 114: POB Program Internasional

108

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 017

DIAGRAM ALIR MAHASISWA INBOUND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA

SPSDIT. KSPI

Mulai

MHS ASING

Mengirimkan berkas lamaran

Berkas lamaran

Menerima berkas lamaran

Menyampaikanberkas lamaran

Berkas lamaran

Proses seleksi

Menerbitkan LoA

LoAMengirimkan LoA dan berkas persyaratan

untuk perijinan

LoA & Berkas lamaran

Mengisi dan mengirimkan

persyaratan untuk perijinan

Berkas perijinan

Melakukan proses pengajuan perijinan

bagi mhs asing

Menerima berkas lamaran

Menyampaikan informasi pengurusan visa

Memproses visa di KBRI/KJRI setempat

Menginformasikan jadwal kedatangan

Meneruskan informasi jadwal kedatangan

Menerima informasi jadwal kedatangan

12

Page 115: POB Program Internasional

109

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 017

DIAGRAM ALIR MAHASISWA INBOUND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA

SPSDIT. KSPIMHS ASING

1

Menyiapkan penjemputan &

akomodasi sementara

Menyerahkan mahasiswa ke SPs

Membantu mahasiswa mengurus KTM dan

akses internet

Mengikuti proses pembelajaran di IPB

Menyerahkan transkrip dan atau ijazah

Kembali ke Universitas asal

Transkrip dan atau ijazah

Selesai

Page 116: POB Program Internasional

110

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-18

JUDUL

MAHASISWA OUTBOND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. TujuanMembantu mahasiswa asing yang mendaftar ke IPB melalui Program Gelar Bersama/Gelar Ganda

2. Ruang lingkupPengurusan proses administrasi di IPB

3. Definisi3.1. Mahasiswa asing Program Gelar Bersama/Gelar Ganda adalah mahasiswa

yang berasal dari luar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu dan secara resmi terdaftar sebagai mahasiswa IPB Program Gelar Bersama/Gelar Ganda.

3.2. SPs adalah Sekolah Pascasarjana IPB

4. Ketentuan Umum4.1. Persyaratan melamar:

4.1.1. Sertifikat kemampuan bahasa inggris4.1.2. Letter of Acceptance4.1.3. Keterangan sponsorship

4.2. Mahasiswa wajib membuat laporan kemajuan belajar untuk keperluan pemantauan

5. ReferensiProsedur Operasional Baku, Institut Pertanian Bogor

6. LampiranDiagram Alir penerimaan mahasiswa asing Program Gelar Bersama/Gelar Ganda.

7. Prosedur 7.1. SPs mengumumkan penerimaan calon mahasiswa peserta Program Gelar

Bersama/Gelar Ganda.7.2. Mahasiswa mengajukan lamaran lengkap ke SPs 7.3. SPs bersama dengan penyandang dana/pemberi grant melakukan proses

seleksi7.4. SPs mengumumkan hasil seleksi7.5. SPs mengirimkan daftar mahasiswa terpilih ke Dit. KSPI7.6. Dit. KSPI mengirimkan daftar mahasiswa terpilih ke universitas mitra

Page 117: POB Program Internasional

111

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-18

JUDUL

MAHASISWA OUTBOND PROGRAM GELAR BERSAMA/GELAR GANDA

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

7.7. Dit. KSPI memfasilitasi pengurusan dokumen perjalanan ke LN (mengacu pada POB PI-001)

7.8. SPs dan Dit. KSPI bersama pihak terkait memberikan pembekalan kepada mahasiswa

7.9. Mahasiswa Berangkat ke LN7.10. Mahasiswa mengikuti proses pembelajaran dengan mengikuti peraturan yang

berlaku di universitas mitra7.11. Mahasiswa kembali ke IPB setelah masa belajar selesai untuk menyelesaikan

studinya.7.12. Mahasiswa melaporkan kepulangannya ke SPs dan Dit. KSPI

Page 118: POB Program Internasional

112

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 018

Diagram Alir Mahasiswa Outbond Program Gelar Bersama/Gelar Ganda.

SPS MAHASISWA DIT KSPI UNIV. MITRA

Pengumuman penerimaan mhs

DDP/JDP

Mengajukan lamaran lengkap

ke SPs

Berkas lamaran

Mulai

Proses seleksi

Pengumuman hasil seleksi

Hasil seleksi

Mengirimkan daftar hasil seleksi

Hasil seleksi

Mengirimkan daftar hasil seleksi

Hasil seleksi

Fasilitasi pengurusan

dokumen mhs

Memberikan pembekalan

Mengikuti pembekalan

Berangkat ke Universitas mitra

Mengikuti proses pembelajaran di

Universitas mitra

Kembali ke IPB

Melapor ke SPs & Dit. KSPI

Laporan Laporan

Selesai

Page 119: POB Program Internasional

113

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-19

JUDUL

PENGAJUAN PERMOHONAN TINGGAL DI ASRAMA INTERNASIONAL BAGI MAHASISWA ASING

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

1. TujuanMembantu mahasiswa asing yang ke IPB dalam pengurusan tempat tinggal selama melakukan studi di IPB.

2. Ruang lingkupProses pengurusan administrasi asrama internasional

3. DefinisiMahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari uar negeri yang karena suatu maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu dan secara resmi terdaftar sebagai mahasiswa IPB.

4. Informasi Umum:4.1. Proses Booking Asrama internasional dilakukan maksimum 1 minggu sebelum

kedatangan4.2. Tarif kamar per 9 Desember 2013:

4.2.1. Tarif Harian untuk tipe deluxe Rp 190.000 (AC, single badroom, indoor bathroom), tipe standard Rp 140.000 (fan, single badroom, indoor bathroom).

4.2.2. Tarif Bulanan untuk tipe deluxe Rp 1.375.000; tipe standard Rp 1.075.000.

5. ReferensiTidak ada

6. LampiranDiagram alir pengajuan tinggal di asrama internasional bagi mahasiswa asing

7. Prosedur7.1. Mahasiswa Asing mengisi dan mengajukan permohonan tinggal di asrama

internasional yang disediakan di International Collaboration Office (ICO).7.2. International Collaboration Office meneruskan permohonan mahasiswa asing

ke Direktorat Bisnis dan Kemitraan7.3. Direktorat Bisnis dan Kemitraan mengkonfirmasi International Collaboration

Office. (a) jika aplikasi diterima; International Collaboration Officemenyampaikan informasi kepada mahasiswa asing dan pihak asrama internasional. (b) Jika aplikasi tidak diterima maka, mahasiswa asing wajib memenuhi ketentuan yang ditetapkan sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh

Page 120: POB Program Internasional

114

INSTITUT PERTANIAN BOGOR DOKUMEN LEVEL

Prosedur Operasional Baku KODE: POB-PI-19

JUDUL PENGAJUAN TINGGAL DI ASRAMA INTERNASIONAL BAGI

MAHASISWA ASING

TANGGAL DIKELUARKAN : 11 Desember 2013

AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO. REVISI : 00

Dit.BK, kemudian diajukan kembali ke Direktorat Bisnis dan Kemitraan melalui International Collaboration Office.

7.4. Mahasiswa Asing melakukan check in dan Pembayaran ke Asrama Mahasiswa Internasional sebesar biaya yang disetujui oleh Direktorat Bisnis dan Kemitraan(Dit. BK).

7.5. ICO dan Dit.BK tidak menjamin semua aplikasi akan disetujui, disesuaikan dengan kapasitas kamar dan persyaratannya.

7.6. Proses persetujuan akan diberikan sesuai dengan azas first come, first service.

Page 121: POB Program Internasional

115

Institut Pertanian Bogor

LAMPIRANPOB PI 019

DIAGRAM ALIR PENGAJUAN PERMOHONAN TINGGAL DI ASRAMA INTERNASIONALBAGI MAHASISWA ASING

DIT. BKICO

Menerima permohonan

tinggal di asrama

Mulai

Pengajuan permohonan tinggal di asrama internasional

Permohonan tinggal dari mhs asing

diteruskan ke Dit. BK

Formulir permohonan tinggal

MHS ASING

Menerima permohonan

tinggal di asrama

Dit. BK mengkonfirmasi ke International

Collaboration Office

ASRAMA INT.

ICO Menyampaikan informasi ke Mhs Asing

dan Asrama InternasionalSurat

pemberitahuan

Surat pemberitahuan

Mhs Asing melakukan check in dan payment di Asrama Internasional

Menerima proses check in dan payment Mahasiswa asing

Page 122: POB Program Internasional