Top Banner
DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku KODE POB-PI-01 JUDUL PENYUSUNAN NASKAH PERJANJIAN KERJASAMA INTERNAS TANGGAL DIKELUARKAN : 17 Juli 2009 AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional NO.REVISI : 05 Rektor INSTITUT PERTANIAN BOGOR TUJUAN 1. Memudahkan dosen atau unit di IPB untuk membuat dokumen perjajian kerjasama internasional 2. Memberikan pelayanan dalam penyusunan, penelaahan dan koreksi (clearance) dokumen perjanjian kerjasama internasional DESKRIPSI 1. Perguruan tinggi di Indonesia dapat menjalin kerja sama dengan perguruan tinggi dan/atau lembaga lain di luar negeri 2. Kerjasama tersebut bertujuan untuk meningkatkan kinerja pendidikan tinggi 3. Kerjasama dilaksanakan berdasarkan prinsip: a. Kesetaraan, saling menghormati, dan saling mengunungkan; b. Memperhatikan baik hukum nasional dan hukum internasional; dan c. Tidak mengganggu kebijakan pembangunan bangsa dan negara, pertahanan dan keamanan nasional ISTILAH Kerja sama adalah kesepakatan antara perguruan tinggi (IPB) dengan perguruan tinggi atau lembaga lan di luar negeri dalam bentuk kesepakatan bersama dan/atau perjanjian kerja sama dan memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. RUANG LINGKUP 1. Pengurusan administrasi di FAKULTA 2. Pengurusan administrasi di Direktorat KSPI 3. Pengurusan administrasi di Kantor Hukum dan Organisasi 4. Pengurusan administrasi di Wakil Rektor bidang Riset dan Kerjasama REFERENSI 1. Undang-undang Republik Indonesia nomor 24 tahun 2000 2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia nomor 26 tahun 2007
23

POB PI IPB

Dec 16, 2015

Download

Documents

AnnieDahlan

Pendidikan Tinggi
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE POB-PI-01

    JUDUL PENYUSUNAN NASKAH PERJANJIAN KERJASAMA INTERNAS

    TANGGAL DIKELUARKAN : 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    TUJUAN 1. Memudahkan dosen atau unit di IPB untuk membuat dokumen perjajian kerjasama internasional 2. Memberikan pelayanan dalam penyusunan, penelaahan dan koreksi (clearance) dokumen perjanjian

    kerjasama internasional

    DESKRIPSI 1. Perguruan tinggi di Indonesia dapat menjalin kerja sama dengan perguruan tinggi dan/atau lembaga lain

    di luar negeri 2. Kerjasama tersebut bertujuan untuk meningkatkan kinerja pendidikan tinggi 3. Kerjasama dilaksanakan berdasarkan prinsip:

    a. Kesetaraan, saling menghormati, dan saling mengunungkan; b. Memperhatikan baik hukum nasional dan hukum internasional; dan c. Tidak mengganggu kebijakan pembangunan bangsa dan negara, pertahanan dan keamanan nasional

    ISTILAH Kerja sama adalah kesepakatan antara perguruan tinggi (IPB) dengan perguruan tinggi atau lembaga lan di luar negeri dalam bentuk kesepakatan bersama dan/atau perjanjian kerja sama dan memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

    RUANG LINGKUP 1. Pengurusan administrasi di FAKULTA 2. Pengurusan administrasi di Direktorat KSPI 3. Pengurusan administrasi di Kantor Hukum dan Organisasi 4. Pengurusan administrasi di Wakil Rektor bidang Riset dan Kerjasama

    REFERENSI 1. Undang-undang Republik Indonesia nomor 24 tahun 2000 2. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia nomor 26 tahun 2007

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE POB-PI-01

    JUDUL PENYUSUNAN NASKAH PERJANJIAN KERJASAMA INTERNASIONAL

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    PROSEDUR

    Kegiatan No. Unit

    Dokumen yang digunakan

    Ket. Waktu (hari)

    Staf/Dosen IPB KSPI KHO KSPI WRRK

    Usul MoU dari Dosen/Staf/Departemen/Fakultas (PIC)

    1 Surat pengajuan

    -

    Surat rekomendasi/permohonan dari Unit Kerja

    2 Surat ijin/ rekmendasi

    -

    Penyampaian berkas ke Direktorat KPI, Kelengkapan naskah kerjasama diteliti

    3 Formulir isian KPI

    1

    Dir. KPI a.n. WRRK membuat pengantar ke KHO (permohonan untuk pemeriksaan legal aspek dan untung-rugi bagi IPB)

    4 Surat Pengantar

    1

    A

    PI - 2

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE POB-PI-01

    JUDUL PENYUSUNAN NASKAH PERJANJIAN KERJASAMA INTERNASIONAL

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    Kegiatan No.

    Dokumen yang digunakan

    Ket. Waktu (hari)

    Staf/Dosen IPB KSPI KHO KSPI WRRK

    KHO melalui Kepala KHO Mengeluarkan surat persetujuan

    5 Surat persetujuan

    DIKTI

    5

    Kepala KHO menyampikan hasil koreksi naskah kerjasama ke Dir. KSPI untuk mendapatkan persetujuan

    6 Surat Pengantar

    Dir. KSPI menyampaikan hasil evaluasi naskah kerjasama ke WRRK untuk mendapatkan persetujuan

    7 Dokumen / Surat Ijin

    4

    WRRK menyampaikan hasil persetujuan naskah kerjasama ke Dir. KSPI

    8 Dokumen perjalanan / Paspor, Exit

    permit, Rekomen-dasi

    Visa

    3

    Dir. KSPI menyerahkan draft naskah kerjasama yang telah disetujui IPB kpd PIC di IPB (Apabila tdk disetujui kembali ke tahap 1 stlh perbaikan draft)

    9 Visa 3-21

    PI - 3

    A

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 02

    JUDUL PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR DI LUAR NEGERI

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    TUJUAN 1. Membantu pengurusan ijin perpanjangan tugas belajar di luar negeri bagi dosen IPB 2. Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi dosen IPB yang sedang melaksanakan tugas belajar di luar

    negeri

    DESKRIPSI 1. Perpanjangan tugas belajar di luar negeri pada dasarnya adalah wewenang dan tanggungjawab pihak

    perguruan tinggi 2. Pengusulan persetujuan perpanjangan tugas belajar di luar negeri kepada Ditjen DIKTI, Sekjen DIKNAS

    melalui Biro KLN dan Humas DIKNAS dan Sekneg RI oleh IPB

    ISTILAH

    KLN : Kerjasama Luar negeri

    RUANG LINGKUP

    Proses pengajuan perpanjangan tugas belajar di luar negeri bagi dosen IPB mencakup :

    1. Pengurusan administrasi di IPB 2. Pengurusan administrasi di Dirjen DIKTI 3. Pengurusan administrasi di Biro KLN dan Humas Dept. DIKNAS 4. Pengurusan administrasi di SETKAB

    REFERENSI 1. Peraturan Presiden 12/1961 tentang Pemberian Tugas Belajar 2. Peraturan Pemerintah Nomor 30/1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil

    CATATAN Proses administrasi pengajuan perpanjangan tugas belajar di luar negeri membutuhkan waktu 1 (satu) bulan terhitung sejak surat pengajuan dikirimkan oleh IPB ke Dirjen DIKTI.

    PI - 4

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 02

    JUDUL PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR DI LUAR NEGERI

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    PROSEDUR

    Kegiatan No. Unit Dokumen

    yang digunakan

    Ket. Waktu (hari)

    Staf/Dosen IPB IPB

    DIKTI/ DIKNAS

    SETNEG

    Laporan kemajuan, rencana selanjutnya, surat rekomendasi dari supervisor dan surat keterangan beasiswa dari sponsor

    1 Dokumen Laporan,

    dll

    -

    Ijin dan rekomendasi dari Unit Kerja

    2 Surat Ijin/reko-mendasi

    -

    Penyampaian berkas ke Direktorat KPI, Kelengkapan persyaratan diteliti dan penyiapan surat pengantar

    3 Formulir isian KPI

    1

    Rektor menandatangani surat pengantar ke DIKTI (tembusan ke Dir. SDM IPB sebagai pemberitahuan)

    4

    Surat Pengantar

    1

    PI - 5

    A

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 02

    JUDUL PERPANJANGAN TUGAS BELAJAR DI LUAR NEGERI

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    Kegiatan No. Unit Dokumen

    yang digunakan

    Ket. Waktu (hari)

    Staf/Dosen IPB IPB

    DIKTI/ DIKNAS

    SETNEG

    DIKTI melalui Direktur P2TK KPT Mengeluarkan surat persetujuan

    5 Surat persetujuan

    DIKTI

    7

    Sekjen Dept. DIKNAS melalui biro KLN dan Humas DIKNAS membuat surat pengantar ke SEKAB

    6 Surat Pengantar

    SEKNEG mengeluarkan surat ijin perpanjangan Tugas belajar di luar negeri (an. Pemerintah)

    7 Surat Ijin 4

    Surat ijin perpanjangan tugas belajar di luar negeri diterima oleh Staf/Dosen (tembusan kepada Dir. SDM IPB sebagai pemberitahuan)

    8 Dokumen Surat Ijin

    2-5

    PI - 6

    A

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 03

    JUDUL PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI

    MAHASISWA DI IPB

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI :05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    TUJUAN Mempermudah pengurusan administrasi bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa Institut Pertanian Bogor

    DESKRIPSI Institut Pertanian Bogor memberikan kesempatan kepada warga negara asing untuk menjadi mahasiswa IPB dengan menetapkan prosedur-prosedur permohonan melanjutkan pendidikan di IPB yang harus dipenuhi oleh para calon mahasiswa asing.

    ISTILAH 1. Mahasiswa asing adalah warga negara asing yang mengikuti pendidikan di Institut Pertanian Bogor 2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di

    Indonesia 3. Rektor adalah Rektor Institut Pertanian Bogor 4. Direktur Jenderal adalah Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional 5. KITAS merupakan kependekan dari ijin tinggal menetap terbatas

    RUANG LINGKUP 1. Pengurusan administrasi di IPB 2. Pengurusan administrasi di Dirjen DIKTI 3. Pengurusan administrasi di Biro KLN dan Humas Dept. DIKNAS 4. Pengurusan administrasi di Dirjen Imigrasi 5. Pengurusan administrasi di Kedutaan Besar/Konsulat Jenderal RI di negara asal mahasiswa.

    REFERENSI 1. Undang-undang Nomor 2 tahun 1989 sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 30 tahun

    2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 57 tahun 1998; PP nomor 60 tahun 1999 tentang

    Pendidikan Tinggi 3. Keputusan Presiden Republik Indonesia

    a. Nomor 44 tahun 1974 tentang Pokok-pokok Organisasi Departemen

    b. Nomor 102 tahun 1998 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen

    4. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 224/U/1998 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25/2007

    5. Keputusan Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 183/DIKTI/Kep/1992

    6. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3) 7. Keputusan Rektor Institut Pertanian BogorNomor 069/K13/PP/2003

    CATATAN 1. Calon Mahasiswa Asing

    Calon mahasiswa asing yang mendaftar ke IPB dibedakan atas dua kelompok:

    PI - 7

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 03

    JUDUL PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI

    MAHASISWA DI IPB

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI :05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    Calon mahasiswa asing yang mendaftar masuk mulai tahun pertama program pendidikan baik yang akan mendaftar ke Program Diploma, Sarjana atau Pasca Sarjana IPB

    Mahasiswa asing yang telah menjadi mahasiswa di salah satu perguruan tinggi di luar negeri yang mendaftar mengikuti pendidikan di Program Sarjana atau Pasca Sarjana IPB dengan tujuan (1) melanjutkan (mentransfer) pendidikan, (2) mengambil mata kuliah tertentu, atau (3) melaksanakan tugas khusus/penelitian

    2. Persyaratan Persyaratan umum bagi calon mahasiswa asing yang akan melanjutkan pendidikan di Institut Pertanian Bogor adalah sebagai berikut:

    Tamatan sederajat SLTA dan memiliki STTB atau tamatan sederajat Sarjana atau Magister dan memiliki ijazah dengan prestasi yang dipandang cukup.

    Khusus bagi mahasiswa transfer harus memiliki transkrip dari perguruan asalnya yang telah terakreditasi/terdaftar pada Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas) RI.

    Berkas persyaratan yang harus dilengkapi pada saat pendaftaran (berkas persyaratan) adalah:

    Surat permohonan menjadi mahasiswa di IPB ditujukan ke WRAK untuk program diploma dan sarjana, sedangkan untuk program Pascasarjana ditujukan kepada Dekan Sekolah Pascasarjana

    Daftar riwayat hidup (curriculum vitae) Fotocopy/salinan ijazah termasuk transkrip akademik Surat keterangan jaminan biaya pendidikan dan biaya hidup selama pendidikan Surat keterangan jaminan dari pihak sponsor apabila seluruh biayanya ditanggung oleh sponsor Surat keterangan penjamin (warga negara Indonesia) sebagai penanggung jawab di Indonesia atau

    keterangan deposit bank bagi mahasiswa asing dengan biaya sendiri Surat persetujuan dari atasan bagi calon mahasiswa yang sudah bekerja Fotocopy paspor yang masih berlaku minimal 1 tahun Surat pernyataan yang bersangkutan tidak akan bekerja selama belajar di Indonesia Surat pernyataan yang bersangkutan akan mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku

    di Indonesia Surat keterangan kesehatan (Health Certificate) Pasfoto ukuran 4X6 sebanyak 3 lembar

    PROSEDUR

    Keterangan lengkap ada di halaman berikutnya

    PI - 8

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 03

    JUDUL PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA DI IPB

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI :05

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    Kegiatan No. Unit Dokumen

    yang digunakan

    Ket. Waktu (hari)

    Mahasiswa Asing IPB

    DIKTI/ DIKNAS

    BIN Dirjen Imigrasi Kedutaan

    Besar

    Permohonan menjadi mahasiswa IPB dari WNA Ke WR I untuk program S0 dan S1, ke Dekan Sekolah Pascasarjana untuk program pascasarjana

    1 Dokumen

    persyaratan Dan

    Formulir isian dari KPI

    Penyampaian berkas ke Direktorat KPI (Kelengkapan persyaratan diteliti), dan hasil seleksi oleh team WR I atau Dekan Sekolah Pascasarjana

    2 5

    Rektor/WR I membuat pengantar ke DIKTI

    3 Surat pengantar

    1

    Dirjen DIKTI Mengeluarkan surat persetujuan

    4 Surat persetujua

    DIKTI

    5

    Biro KLN mengajukan proses clearence house ke BIN Rektor menerima surat persetujuan Dari Biro KLN dan Humas DIKNAS

    5 Dokumen surat

    Persetujuan

    14-21

    Kegiatan No. Unit Dokumen

    yang Ket.

    Waktu Mahasiswa IPB DIKTI/ BIN Dirjen Kedutaan PI - 9

    A

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 03

    JUDUL PENERIMAAN WARGA NEGARA ASING UNTUK MENJADI MAHASISWA DI IPB

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI :05

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    Asing DIKNAS Imigrasi Besar digunakan (hari) IPB melalui Direktorat KPI mengajukan ijin tinggal di Indonesia bagi mhs asing tersebut ke Dirjen Imigrasi

    6 Surat pengantar

    2

    Dirjen Imigrasi mengeluarkan surat persetujuan

    7 Dokumen Ijin Imigrasi/

    Surat persetujuan

    5

    Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mhs asing mengeluarkan VISA

    8 Dokumen Visa / Visa

    3-6

    Proses pembuatan KITAS di Kantor Imigrasi Bogor setelah Mhs. Asing tiba di Bogor dan lapor diri ke POLRI sama dgn proses mendatangkan Mhs. Asing

    4

    A

    PI - 10

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 04

    JUDUL MENDATANGKAN MAHASISWA PENELITI ASING DAN TENAGA

    AHLI ASING KE IPB

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    TUJUAN 1. Memudahkan mahasiswa dan tenaga ahli asing untuk mendapatkan dokumen ijin tinggal sementara di

    Indonesia 2. Memberikan pelayanan dalam pengurusan dokumen ijin tinggal sementara di Indonesia bagi mahasiswa

    dan tenaga ahli asing.

    DESKRIPSI 1. Kedatangan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing berdasarkan pengajuan dari penanggungjawab

    (koordinator) kerjasama tersebut. 2. Kehadiran mahasiswa asing dan tenaga ahli asing di IPB harus mendapatkan Visa Kunjungan Sosial Budaya

    (VKSB) atau Visa Berdiam Sementara (VITAS/KITAS) sesuai lama tinggal di Indonesia 3. Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing untuk waktu tinggal < 120 hari dan tidak

    melakukan kegiatan penelitian di luar Kampus IPB atau di luar Fasilitas milik IPB cukup dengan menggunakan fasilitas VKSB yang diajukan oleh IPB (Direktorat KPI atas nama WRRK IPB) melalui Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa atau tenaga ahli asing.

    4. Untuk mahasiswa asing dan tenaga ahli asing yang akan tinggal di Indonesia untuk waktu > 120 hari harus menggunakan fasilitas VITAS (Visa Terbatas) dan fasilitas KITAS untuk tinggal > 6 bulan.

    5. Fasilitas VITAS/KITAS harus mendapatkan ijin dari Dirjen DIKTI, dan persetujuan dari Dirjen Imigrasi.

    ISTILAH 1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu

    maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu 2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di

    Indonesia 3. VKSB adalah kependekan dari Visa Kunjungan Sosial Budaya 4. VITAS/KITAS adalah kependekan dari Visa Berdiam Sementara/Kartu Ijin Tinggal Sementara

    RUANG LINGKUP

    Proses mendatangkan mahasiswa asing dan tenaga ahli asing ke IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 6/7 instansi:

    1. Pengurusan administrasi di IPB 2. Pengurusan administrasi di Dirjen DIKTI dan/atau MENRISTEK 3. Pengurusan administrasi di Biro KLN dan Humas DIKNAS 4. Pengurusan administrasi di BIN 5. Pengurusan administrasi di Dirjen Imigrasi 6. Pengurusan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara asal mahasiswa

    asing/tenaga ahli asing 7. Pengurusan KITAS di kantor Imigrasi Bogor dan Lapor Diri ke Mabes Polri/Polres

    PI - 11

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 04

    JUDUL MENDATANGKAN MAHASISWA PENELITI ASING DAN TENAGA

    AHLI ASING KE IPB

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    REFERENSI 1. Undang-undang Nomor 2 tahun 1989 sebagaimana telah diubah dengan Undang-undang Nomor 30 tahun

    2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 tahun 2006 tentang Perizinan Melakukan Kegiatan

    Penelitian dan Pengembangan bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing, dan Orang Asing

    3. Keputusan Presiden Republik Indonesia a. Nomor 44 tahun 1974 tentang Pokok-pokok Organisasi Departemen

    b. Nomor 102 tahun 1998 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen

    4. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 224/U/1998 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25/2007

    5. Keputusan Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 183/DIKTI/Kep/1992

    6. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3) 7. Keputusan Rektor Institut Pertanian BogorNomor 069/K13/PP/2003

    CATATAN - PROSEDUR Keterangan lengkap ada di halaman berikutnya

    PI - 12

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 04

    JUDUL A. MENDATANGKAN MAHASISWA PENELITI ASING DAN TENAGA AHLI ASING KE

    IPB DENGAN VITAS/KITAS

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    Kegiatan

    No.

    Unit Dokumen

    yang digunakan

    Ket. Waktu (hari)

    Unit kerja/ institusi LN/mhs/

    tenaga asing

    IPB DIKTI/ DIKNAS RISTEK BIN Dirjen Imigra

    -si

    Keduta- an Besar

    Kantor Imigrasi

    Kepolisian setempat

    Usul mendatangkan mahasiswa/tenaga ahli asing dari koordinator kerjasama atau instansi luar negeri

    1 Surat per- mohonan, Dokumen

    persyaratan

    Penyampaian berkas ke Direktorat KPI, Kelengkapan persyaratan diteliti

    2 Formulis isian

    KPI

    1

    Rektor membuat pengantar ke DIKTI dan/atau ke RISTEK

    3 Surat pengantar

    2

    Dirjen DIKTI Mengeluarkan surat rekomendasi Dan/atau RISTEK mengeluarkan surat rekomendasi untuk proses clearence

    4 Surat rekomendasi DIKTI / Matrix

    clearence RISTEK

    DIKTI (5 hr)

    PI - 13

    B

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 04

    JUDUL A. MENDATANGKAN MAHASISWA PENELITI ASING DAN TENAGA AHLI ASING KE

    IPB DENGAN VITAS/KITAS

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    Kegiatan

    No.

    Unit Dokumen

    yang digunakan

    Ket. Waktu (hari)

    Unit kerja/ institusi LN/mhs/

    tenaga asing

    IPB DIKTI/ DIKNAS RISTEK BIN Dirjen Imigra

    -si

    Keduta- an Besar

    Kantor Imigrasi

    Kepolisian setempat

    Sekjen DIKTI melalui biro KLN atau RISTEK membuat surat pengantar ke Badan Intelijen Nasional untuk clearence

    5 Biro KLN (2)

    Badan Intelijen Nasional mengeluarkan surat persetujuan

    6 Surat Ijin 14-30

    Dirjen Imigrasi mengeluarkan surat persetujuan

    7 Dokumen/ Surat ijin

    5

    C

    PI - 14

    A

    B

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 04

    JUDUL A. MENDATANGKAN MAHASISWA PENELITI ASING DAN TENAGA AHLI ASING KE

    IPB DENGAN VITAS/KITAS

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    Kegiatan

    No.

    Unit Dokumen

    yang digunakan

    Ket. Waktu (hari)

    Unit kerja/ institusi LN/mhs/

    tenaga asing

    IPB DIKTI/ DIKNAS RISTEK BIN Dirjen Imigra

    -si

    Keduta- an Besar

    Kantor Imigrasi

    Kepolisian setempat

    Kegiatan No

    Unit

    Dokumen Ket.waktu (hari)

    Unit kerja/ institusi LN/mhs/

    tenaga asing

    IPB DIKTI/ DIKNAS LIPI BIN Dirjen Imigra

    -si

    Keduta- an Besar

    Kantor Imigrasi

    Kepolisian setempat

    Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal RI di Negara asal mhs./tenaga ahli asing mengeluarkan VISA untuk mhs./tenaga ahli yang akan ke IPB

    8 3-4

    Proses pembuatan VITAS/KITAS di Kantor Imigrasi Bogor

    9 Surat Ijin Tinggal

    Terbatas

    5

    C

    PI - 15

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 04

    JUDUL A. MENDATANGKAN MAHASISWA PENELITI ASING DAN TENAGA AHLI ASING KE

    IPB DENGAN VITAS/KITAS

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    Kegiatan

    No.

    Unit Dokumen

    yang digunakan

    Ket. Waktu (hari)

    Unit kerja/ institusi LN/mhs/

    tenaga asing

    IPB DIKTI/ DIKNAS RISTEK BIN Dirjen Imigra

    -si

    Keduta- an Besar

    Kantor Imigrasi

    Kepolisian setempat

    Lapor diri ke kepolisian

    10 Dokumen/ Kartu Lapor Diri

    4

    Ijin Melakukan Kegiatan di Lapangan ke KESBANG Depdagri

    Dokumen ijin perpanjangan dari KLN/RISTEK

    2-3

    Pengajuan Traveling Permit

    Dokumen ijin perpanjangan dari KLN/RISTEK Dan KESBANG

    2-3

    Pengajuan Ijin Memasuki Kawasan Konservasi

    Dokumen ijin perpanjangan dari RISTEK, Traveling Permit dan KESBANG

    4-5

    PI - 16

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 05

    JUDUL B. MENDATANGKAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING DI IPB DGN VKSB

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    Kegiatan

    No.

    UNIT/INSTANSI Dokumen yang

    digunakan Ket. Waktu

    (hari) Unit kerja/

    institusi LN/mhs/

    tenaga asing

    IPB

    Keduta-

    an Besar/ KONJEN

    Kepolisian setempat

    PHKA

    (SIMAKSI)

    Usul mendatangkan mahasiswa/tenaga ahli asing dari koordinator kerjasama atau instansi luar negeri

    1 Surat per- mohonan, Dokumen

    persyaratan

    Penyampaian berkas ke Direktorat KPI, Kelengkapan persyaratan diteliti

    2 Formulis isian

    KPI

    1

    Dir. KPI atas nama WRRK membuat surat undangan kepada mahasiswa/tenaga ahli asing dan Dir. KPI atas nama WRRK membuat surat permohonan VKSB kepada Bagian Konsuler di KEDUBES RI atau KONJEN RI

    3

    Surat undangan dan permohonan VKSB dari Dir. KPI

    1

    4 Mhs/Tenaga Ahli Asing mengajukan permohonan VKSB ke KEDUBES/KON-JEN

    C

    PI - 17

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 05

    JUDUL B. MENDATANGKAN MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING DI IPB DGN VKSB

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    Kegiatan

    No.

    UNIT/INSTANSI Dokumen yang

    digunakan Ket. Waktu

    (hari) Unit kerja/

    institusi LN/mhs/

    tenaga asing

    IPB

    Keduta-

    an Besar/ KONJEN

    Kepolisian setempat

    PHKA

    (SIMAKSI)

    Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal RI di Negara asal mhs./tenaga ahli asing mengeluarkan VKSB untuk mhs./tenaga ahli yang akan ke IPB

    Mhs/Tenaga Ahli Asing akan menerima Visa Sosial dan Budaya

    Lapor diri dan travelling permit ke kepolisian

    10 Dokumen/ Kartu Lapor Diri

    4

    Pengajuan SIMAKSI (apabila diperlukan untuk yang akan masuk ke kawasan konservasi)

    Dokumen/ijin SIMAKSI

    2-3

    C

    PI - 18

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 06

    JUDUL PERPANJANGAN WAKTU STUDI BAGI MAHASISWA ASING DAN

    TENAGA AHLI ASING DI IPB

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    TUJUAN 1. Membantu pengurusan ijin perpanjangan waktu studi mahasiswa asing dan tugas tenaga ahli asing di IPB 2. Melancarkan dan memberikan ketenangan bagi dosen IPB yang sedang melaksanakan tugas belajar di luar

    negeri

    DESKRIPSI 1. Proses perpanjangan perpanjangan waktu studi mahasiswa asing dan tugas tenaga ahli asing pada

    dasarnya adalah wewenang dan tanggungjawab pihak perguruan tinggi (IPB) 2. Pengusulan persetujuan perpanjangan waktu studi mahasiswa asing dan tugas tenaga ahli asing kepada

    Ditjen DIKTI, Biro Kerslugri/KLN DIKNAS dan Dirjen Imigrasi oleh IPB

    ISTILAH 1. Mahasiswa asing adalah mahasiswa yang berasal dari perguruan tinggi luar negeri yang karena suatu

    maksud dan tujuan akademik akan berada di IPB selama kurun waktu tertentu 2. Warga negara asing adalah warga negara asing yang tinggal di luar negeri maupun yang tinggal di

    Indonesia 3. VKSB adalah kependekan dari Visa Kunjungan Sosial Budaya 4. VITAS/KITAS adalah kependekan dari Visa Berdiam Sementara

    RUANG LINGKUP

    Proses perpanjangan waktu studi mahasiswa dan tugas tenaga ahli asing di IPB melalui prosedur pengurusan administrasi di 5 instansi:

    1. Pengurusan administrasi di IPB 2. Pengurusan administrasi di Dirjen DIKTI, Biro Kerslugri/KLN DIKNAS dan Humas DIKNAS. 3. Pengurusan administrasi di Badan Intelijen Negara (BIN) 4. Pengurusan administrasi di Kementerian Negara Riset dan Teknologi (MENRISTEK/RISTEK) untuk ijin

    penelitian murni 5. Pengurusan administrasi di DIRJEN Imigrasi atauKantor Imigrasi 6. Pengurusan Perpanjangan Visa di Kedutaan Besar atau Konsulat Jenderal Republik Indonesia di Negara

    asal mahasiswa/tenaga ahli asing.

    REFERENSI 1. Undang-undang Nomor 2 tahun 1989 2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 tahun 2006 tentang Perizinan Melakukan Kegiatan

    Penelitian dan Pengembangan bagi Perguruan Tinggi Asing, Lembaga Penelitian dan Pengembangan Asing, Badan Usaha Asing, dan Orang Asing

    3. Keputusan Presiden Republik Indonesia a. tentang Pokok-pokok Organisasi Departemen

    b. Nomor 102 tahun 1998 tentang Kedudukan, Tugas, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen

    4. Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 224/U/1998 sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 25/2007

    5. Keputusan Jenderal Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 183/DIKTI/Kep/1992

    6. Ketetapan Majelis Wali Amanat Institut Pertanian Bogor Nomor 17/MWA-IPB/2003, Bab XIV pasal 101 (3)

    PI - 19

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 06

    JUDUL PERPANJANGAN WAKTU STUDI BAGI MAHASISWA ASING DAN

    TENAGA AHLI ASING DI IPB

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    Keputusan Rektor Institut Pertanian BogorNomor 069/K13/PP/2003

    CATATAN 1. Proses administrasi perpanjangan VITAS/KITAS diperlukan waktu 1,5 bulan apabila pengajuan usul dari

    Rektor IPB dilakukan sebelum tgl. 10 pada bulan berjalan. Sedangkan apabila pengajuan dilakukan setelah tanggal 10 diperlukan waktu 2 bulan untuk prosesnya.

    2. Berkas persyaratan yang harus disiapkan mahasiswa asing/tenaga ahli : a) Laporan kemajuan belajar bagi mahasiswa asing, atau laporan kemajuan penelitian, atau kegiatan

    tenaga ahli asing dan rencana selanjutnya.

    b) Surat rekomendasi dan persetujuan dari counterpart/sponsor

    c) Foto kopi passpor

    d) Foto kopi kartu KITAS/VITAS

    e) Foto kopi surat lapor diri dari kepolisian

    f) Riwayat Hidup

    PROSEDUR Keterangan lengkap ada di halaman berikutnya

    PI - 20

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 06

    JUDUL PERPANJANGAN WAKTU STUDI BAGI MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING DI

    IPB

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    Kegiatan

    No.

    Unit Dokumen

    yang digunakan

    Ket. Waktu

    Unit kerja, L/O (Mhs/tenaga asing)

    IPB DIKTI/DIKNAS RISTEK BIN Kantor Imigrasi

    Kepolisian setempat

    Usul perpanjangan tinggal mahasiswa/tenaga ahli asing dari koordinator/penanggung jawab kerjasama

    1 Surat permohonan,

    Dokuman persyaratan

    Penyampaian berkas ke Direktorat KPI, Kelengkapan persyaratan diteliti

    2 Formulir Isian KPI

    WRAK atas nama Rektor membuat pengantar ke DIKTI Atau ke MENRISTEK

    3 Surat pengantar

    Dirjen DIKTI Mengeluarkan surat persetujuan Atau MENRISTEK

    4 Surat persetujuan DIKTI / Surat ijin RISTEK

    PI - 21

    A B

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 06

    JUDUL PERPANJANGAN WAKTU STUDI BAGI MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING DI

    IPB

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    Kegiatan

    No.

    Unit Dokumen

    yang digunakan

    Ket. Waktu

    Unit kerja, L/O

    (Mhs/tena ga asing)

    IPB DIKTI/DIKNAS RISTEK BIN Kantor Imigrasi

    Kepolisian setempat

    Sekjen DIKTI melalui biro KERSLUGRI/KLN atau RISTEK membuat surat pengantar ke Badan Intelijen Nasional

    5

    Badan Intelijen Nasional mengeluarkan surat persetujuan melalui MENRISTEK atau Biro KLN DIKNAS

    6 Surat Ijin 14-21

    Kantor Imigrasi Jawa Barat/Bogor memberikan perpanjangan KITAS (bisa dibantu oleh Peg. KPI)

    7 Dokumen Iin /Surat Ijin

    (KITAS)

    3-5

    Lapor diri dan Traveling Permit ke kepolisian, dan SIMAKSI (bisa dibantu oleh Pegawai Dit. KPI)

    8 Surat keterangan lapor diri

    1-2

    A

    B

    PI - 22

  • DOKUMEN LEVEL Prosedur Operasional Baku

    KODE : POB-PI 06

    JUDUL PERPANJANGAN WAKTU STUDI BAGI MAHASISWA ASING DAN TENAGA AHLI ASING DI

    IPB

    TANGGAL DIKELUARKAN 17 Juli 2009

    AREA Direktorat Kerjasama dan Program Internasional

    NO.REVISI : 05

    Rektor

    INSTITUT PERTANIAN BOGOR

    PI - 19