Pengelolaan Perbekalan Farmasi.pdf

PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI

Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan

suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara

satu dengan yang lain. Pengelolaan perbekalan farmasi harus dikelola secara efektif karena

merupakan komponen terbesar dalam pengeluaran rumah sakit (±40-50%) dan dana kebutuhan

obat rumah sakit tidak selalu sesuai dengan kebutuhan. Pengelolaan perbekalan farmasi yang

efektif dan efisien akan mendukung mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Keberhasilan

pengelolaan perbekalan farmasi tergantung pada kondisi, ketaatan, kebijakan, tugas pokok dan

fungsi.

Tugas pokok pengelolaan perbekalan farmasi :

1. Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien

2. Menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan

3. Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi

4. Mewujudkan sistem informasi manajemen berdayaguna dan tepatguna

5. Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan

Fungsi pengelolaan perbekalan farmasi :

1. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit

2. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal

3. Mengadakan perbekalan berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai ketentuan

yang berlaku

4. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan rumah

sakit

5. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku

6. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian

7. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumahsakit

8. Melakukan pencatatan dan pelaporan persediaan farmasi di rumahsakit

9. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap persediaan perbekalan farmasi di rumah sakit

1. Perencanaan

Perencanaan adalah seluruh proses pemilihan dan penentuan secara matang tentang hal-

hal yang akan dikerjakan di masa yang akan dating dalam rangka pencapaian tujuan yang

telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk

menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan

pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi:

1. Pemilihan

Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar

diperlukan sesuai dengan jumlah pasien atau kunjungan dan pola penyakit dirumah sakit.

Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik meliputi :

Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan menghindari kesamaan jenis

Hindari penggunaan obat kombinasi kecuali obat kombinasi mempunyai efek

yang lebih baik dibanding obat tunggal

Apabila jenis obat banyak, maka dipilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice)

dari penyakit yang prevalensinya tinggi

Rumah Sakit Stroke Nasional Bukittinggi merupakan rumah sakit tipe B yang

pemilihan obat-obatnya merujuk pada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) sesuai

dengan kelas masing-masing rumah sakit, Formularium RS, Daftar Plafon Harga Obat

(DPHO) Askes dan Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek). Sedangkan untuk pemilihan

alat kesehatan di RSSN dapat didasarkan pada data pemakaian, standar ISO, daftar harga

alat, daftar alat kesehatan yang dikeluarkan oleh Ditjen Binfar dan Alkes serta spesifikasi

yang ditetapkan oleh rumah sakit.

2. Kompilasi penggunaan

Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui penggunaan

bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun dan

sebagai data pembanding bagi stok optimum.

Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi, memberikan informasi bahwa :

Jumlah penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi pada masing-masing unit

pelayanan

Presentase penggunaan tiap jenis perbekalan farmasi terhadap total penggunaan

setahun seluruh unit pelayanan

Penggunaan rata-rata untuk setiap jenis perbekalan farmasi

3. Penghitungan kebutuhan

Penghitungan kebutuhan dapat dilakukan dengan beberapa metoda meliputi :

a. Metoda konsumsi

Metoda yang didasarkan pada data riil konsumsi perbekalan periode yang lalu dengan

berbagai penyesuaian dan koreksi.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menghitung jumlah perbekalan farmasi yang

dibutuhkan adalah :

1. Pengumpulan dan pengolahan data

2. Analisa data untuk informasi dan evaluasi

3. Perhitungan perkiraan kebutuhan perbekalan farmasi

4. Penyesuaian jumlah kebutuhan perbekalan farmasi dan alokasi dana

Data yang diperlukan untuk menyusun perencanaan dengan metoda konsumsi adalah:

Pemakaian tahun lalu

Stok on hand

Waktu tunggu

Harga obat dan alat kesehatan

Dana yang tersedia

Ada 9 langkah untuk menghitung perencanaan obat dengan metoda konsumsi yaitu :

1. Menghitung Pemakaian Nyata pertahun

adalah jumlah obat yang dikeluarkan untuk jangka waktu 1 tahun (datanya bisa

didapat dari laporan bulanan atau tahunan)

Rumus :

Pemakaian = (Stock awal tahun + penerimaan) – (sisa stock akhir tahun - jumlah obat yang

hilang/rusak/exp.date)

2. Menghitung Pemakaian Rata-rata perbulan

Rumus :

Pemakaian rata-rata 1 bulan =

3. Menghitung Kekurangan Obat

merupakan jumlah obat yang diperlukan selama bulan yang kosong

Rumus :

Kekurangan obat = pemakaian rata-rata/bulan x jumlah bulan yang kosong

4. Menghitung Pemakaian Obat Sesungguhnya

Rumus :

Pemakaian obat sesungguhnya = Pemakaian nyata + kekurangan obat

5. Menghitung kebutuhan obat tahun yang akan datang

merupakan ramalan kebutuhan obat yang sudah mempertimbangkan peningkatan

jumlah pelanggan yang akan dilayani. Jumlah pelanggan dihitung dengan

persamaan regresi dari data peningkatan minimal dari 5 tahun sebelumnya.

Rumus :

Misalkan tren peningkatan kunjungan adalah A%, maka :

Kebutuhan obat yang akan datang=kebutuhan sesungguhnya+(kebutuhan sesungguhnya x A%)

6. Menghitung kebutuhan Lead Time (Waktu tunggu)

Lead time adalah jangka waktu mulai dari perencanaan diajukan sampai barang

diterima.

Rumus :

Kebutuhan lead time = Pemakaian rata-rata/bulan x waktu tunggu (bulan)

7. Menentukan buffer stock

Buffer stock ditentukan dengan 2 cara:

Berdasarkan waktu tunggu

Waktu tunggu Stock Pengaman

1 bulan 2 minggu

2 bulan 4 minggu

3 bulan 5 minggu

4 bulan 6 minggu

6 bulan 8 minggu

8 bulan 9 minggu

12 bulan 12 minggu

Berdasarkan sistem VEN

V : Vital / very essential => 20% stock kerja

(kelompok obat untuk memperpanjang hidup, untuk mengatasi penyebab

kematian ataupun pelayanan pokok kesehatan => stock tidak boleh

kosong)

E : Esensial => 10% stock kerja

(obat yang bekerja pada sumber penyakit, obat yang digunakan paling

banyak dalam pengobatan penyakit terbanyak => kekosongan dapat

ditolerir < 48 jam)

N : Non-Esensial => 0-5% stock kerja

(obat penunjang agar jadi lebih baik => kekosongan dapat ditolerir > 48

jam)

8. Menghitung jumlah obat yang diprogramkan tahun yang akan datang

Rumus :

Jumlah obat yang diprogramkan = Kebutuhan obat tahun yang akan datang + lead time + buffer stock

9. Menghitung jumlah obat yang akan dianggarkan

Rumus :

Jumlah obat yang dianggarkan = Jumlah obat yang diprogramkan – stock akhir tahun

b. Metoda morbiditas/epidemiologi

Untuk menyusun perencanaan dengan metoda epidemiologi selain membutuhkan data

dengan perhitungan metoda konsumsi juga dibutuhkan data-data berikut :

Pola penyakit

Standard terapi

Jumlah kunjungan

Perbandingan metoda konsumsi dan epidemiologi:

Konsumsi Morbiditas/Epidemiologi

Pilihan pertama dalam

perencanaan dan pengadaan

Lebih mudah dan cepat dalam

perhitungan

Kurang tepat dalam

penentuan jenis dan jumlah

Mendukung ketidakrasionalan

dalam penggunaan

Lebih akurat dan mendekati

kebutuhan sebenarnya

Pengobatan lebih rasional

Perhitungan lebih rumit

Tidak dapat digunakan untuk

semua penyakit

Data yang diperlukan lebih

banyak (kunjungan pasien,

sepuluh besar pola penyakit,

persentase dewasa dan anak)

Untuk Rumah Sakit Stroke Nasional Bukittinggi metoda yang digunakan adalah

metoda konsumsi. Metoda konsumsi memiliki kelemahan yaitu sulitnya menentukan obat

yang prioritas karena tidak adanya standard obat yang seragam dan formularium rumah

sakit yang tidak menentukan nama paten obat yang diresepkan sehingga akan terjadi

banyak permintaan untuk satu jenis obat yang mengakibatkan seringnya terjadi

ketidakefektifan obat.

4. Evaluasi perencanaan

Jumlah kebutuhan yang telah diperoleh pada perhitungan idealnya diikuti dengan evaluasi.

Cara evaluasi yang dapat dilakukan antara lain :

Analisa nilai ABC untuk evaluasi aspek ekonomi

Pertimbangan kriteria VEN untuk menganalisa aspek medik/terapi

Kombinasi ABC dan VEN

Revisi daftar perbekalan farmasi

2. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan

dan disetujui. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga

yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan

lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan.

Proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan:

Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan “biaya tinggi”

Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk menjaga agar

pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya persyaratan masa kadaluarsa,

sertifikat analisa/standar mutu, harus mempunyai Material Safety Data Sheet

(MSDS), untuk bahan berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai

certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak dan lain-lain.

Order pemesanan agar barang dapat sesuai maca, waktu dan tempat.

Beberapa jenis obat, bahan aktif, yang mempunyai masa kadaluarsa relatif pendek harus

diperhatikan waktu pengadaannya. Untuk itu, harus dihinari pengadaan dalam jumlah besar.

Pengadaan perbekalan farmasi dapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu :

1. Pembelian

Pembelian merupakan rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan

farmasi. Ada 4 metoda pada proses pembelian :

Tender terbuka

Tender terbuka berlaku untuk seluruh rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan

kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga, metoda ini lebih

menguntungkan, tapi memerlukan staf yang kuat, waktu yang lama dan perhatian

penuh.

Tender terbatas

Tender terbatas dikenal juga dengan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan

tertentu yang sudah terdaftar dan mempunyai riwayat yang baik. Harga masih dapat

dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan dengan tender

terbuka.

Pembelian dengan tawar menawar

Pembelian tawar menawar dilakukan bila item tidak penting dan tidak banyak.

Biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu.

Pembelian langsung

Pembelian langsung biasanya dilakukan untuk pembelian dalam jumlah kecil dan

perlu segera tersedia. Harga tertentu dan realtif lebih mahal.

2. Produksi/pembuatan sediaan farmasi

Produksi sediaan farmasi dirumah sakit merupakan kegiatan membuat, mengubah bentuk

dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non-steril untuk memenuhi

kebutuhan pelayanan kesehatan dirumah sakit.

Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi dirumah sakit adalah:

Sediaan farmasi dengan formula khusus

Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standard dengan harga lebih murah

Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil

Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran

Sediaan farmasi untuk penelitian

Sediaan nutrisi parenteral

Rekonstruksi sediaan obat kanker

Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru

Jenis sediaan farmasi yang diproduksi :

a. Produksi steril

Kegiatan Sterilisasi alat kesehatan dan lainnya di RSSN, berada dibawah taggung

jawab instalasi farmasi. Di bagian ini lakukan sterilisasi terhadap alat kesehatan,

pembuatan aquadest, NaCI 0,9 % dengan mengunakan peralatan yang menunjang

pelaksanaannya. Untuk sterilisasi digunakan autoklaf, untuk pembuatan aquadest

digunakan alat destilasi, sedangkan pembuatan NaCl 0,9 % dibuat dengan

menggunakan larutan aquadest. Kegiatan produksi dilakukan untuk obat yang diracik

atau recentus parantus. Kegiatan farmasi digudang meliputi perencanaan, penerimaan

penyimpanan, pendistribusian, pelaporan. Gudang juga berada di bawah instalasi

farmasi yang dikepalai oleh seorang Apoteker.

Persyaratan teknis untuk produksi steril:

a. Ruangan aseptis

b. Peralatan: contohnya Laminar air flow, autoclave, oven, alat pelindung diri

c. SDM: petugas terlatih

Unit Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) Stroke Nasional Bukittinggi memiliki

empat sub-unit yang masing-masingnya dikepalai oleh apoteker. Sub-unit yang

dimaksud adalah :

1. Sterilisasi, produksi dan apotek rawat inap.

2. Apotek rawat jalan, terdiri dari apotek rawat jalan umum dan apotek rawat jalan

askes.

3. Logistik (gudang farmasi).

4. Farmasi klinis dan pendidikan yang menitikberatkan pada konseling, pendidikan

dan penyuluhan.

b. Produksi non-steril

Pembuatan puyer

Pembuatan sirup (contoh: OBH, OBP)

Pengemasan kembali (contoh: alkohol, H2O2)

Pengenceran (contoh: antiseptik, desinfektan)

Persyaratan teknis produksi nonsteril:

a. Ruangan khusus untuk pembuatan

b. Peralatan: peracikan, pengemasan

c. SDM: petugas terlatih.

3. Sumbangan/dropping/hibah

Pada prinsipnya pengelolaan perbekalan farmasi dari hibah mengikuti kaidah umum

pengelolaan perbekalan farmasi regular.

3. Penerimaan

Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan

sesuai dengan aturan kefarmasiaan, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau

sumbangan. Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai

kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua perbekalan farmasi

yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order pembelian rumah

sakit. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Hal

yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:

Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya

Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin

Sertifikat Analisa Produk

4. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara

menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian

serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah memelihara

mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab, menjaga

ketersediaan dan memudahkan pencarian dan pengawasan.

Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan

dan alfabetis dengan menerapkan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First

Out). Penyusunan obat-obatan hendaklah berdasarkan susunan alphabet.

Pertimbangkan hal berikut ketika merancang sebuah fasilitas penyimpanan:

Kapasitas / ruang: fasilitas penyimpanan harus memiliki kapasitas yang cukup untuk

penyimpanan dan penanganan. Idealnya, ruang harus merata dibagi antara keduanya. Inovasi

produk baru dan kemasan, serta peningkatan produk yang berhubungan dengan pencegahan dan

pengobatan penyakit seperti HIV / AIDS, malaria, TBC, dan hepatitis B, telah meningkatkan

volume produk dan bahan habis pakai medis yang mengalir melalui gudang. Ini termasuk

barang-barang seperti kelambu dan insektisida untuk mencegah malaria dan lebih banyak obat-

obatan untuk mengobati TB karena meningkatnya jumlah kasus TB karena HIV / AIDS. Ketika

merancang sebuah fasilitas baru, jangan meremehkan persyaratan penyimpanan.

Rencanakan toko medis dengan pementasan daerah untuk mempersiapkan pengiriman

(mengeluarkan) dan mengisi pengiriman (menerima). Pisahkan daerah penerima dan pengiriman

untuk menghindari kebingungan dan untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan.

Jika fasilitas akan dilakukan pengemasan ulang produk, merencanakan area persiapan

terpisah yang bersih untuk melakukan pengemasan ulang. Cobalah untuk menemukan area dekat

dengan daerah yang ditetapkan.

Penyimpanan dingin: dalam fasilitas yang lebih besar lebih efisien untuk menggunakan

ruangan dingin dibandingkan lemari es atau freezer banyak (dimana dapat menghasilkan panas).

idealnya, fasilitas yang lebih besar harus memiliki satu ruangan dengan suhu negatif untuk

produk beku (-20 ° C) dan ruangan lain dengan suhu positif tetapi dingin (2 - 8 ° C) untuk

produk yang memerlukan pendinginan.

Penyimpanan yang terjaga: Semua toko medis harus memiliki area penyimpanan yang

terjaga untuk produk yang kemungkinan akan mencuri atau disalahgunakan. Sebuah lemari

terkunci atau lemari mungkin cukup untuk beberapa fasilitas, sedangkan fasilitas lainnya,

mungkin memerlukan lemari besi atau pagar.

Ventilasi: lokasi dan desain harus memastikan sirkulasi udara yang maksimum untuk

menghindari konsentrasi uap atau gas dan untuk mencegah kondensasi uap lembab pada produk

atau dinding. Gunakan kipas ekstraktor untuk menghilangkan asap, gas, dan kelembaban.

Atap: rancang atap miring untuk memungkinkan air turun ke bawah. Perpanjangan atap

di atas jendela untuk memberikan perlindungan ekstra dari hujan dan sinar matahari langsung.

Langit-langit: memasang plafon ganda untuk memberikan isolasi dan memastikan

bahwa pasokan disimpan dingin.

Dinding dan lantai: dinding dan lantai toko medis harus bersifat permanen dan halus

untuk memudahkan pembersihan. Dinding sebaiknya harus untuk balok batu bata atau beton.

batu bata berlubang mungkin dapat digunakan untuk bagian atas dari dinding untuk

memungkinkan ventilasi, tetapi ini harus diskrining untuk mencegah masuknya tikus dan hama

lainnya. Membangun atau merawat lantai fasilitas yang lebih besar untuk memastikan mereka

dapat menahan gerakan sering produk berat dan peralatan. Hal ini harus dilakukan dengan

panduan seorang insinyur.

Pintu: pintu direncanakan cukup lebar untuk memungkinkan gerakan bebas dan mudah

dari persediaan dan penanganan peralatan. Fasilitas besar, seperti yang di tingkat pusat, sering

menggunakan forklift dan peralatan penanganan lainnya. Pastikan pintu yang kuat dan diperkuat

untuk memberikan keamanan yang memadai. Lengkapi pintu dengan dua kunci yang kuat, dan

menginstal grill logam untuk perlindungan ekstra.

Listrik: rencana gudang dengan sebanyak mungkin cahaya alami (sinar matahari) pada

hari mungkin untuk menghindari penggunaan baik pencahayaan lampu neon atau lampu pijar.

Lampu fluorescent memancarkan sinar ultraviolet, yang memiliki efek negatif pada produk

tertentu. Lampu pijar memancarkan panas. Pada saat yang sama, harus berhati-hati untuk

memastikan produk yang tidak terkena sinar matahari langsung.

Jendela: Rencana jendela yang tinggi dan lebar untuk memungkinkan ventilasi yang

memadai. Mereka harus cukup tinggi untuk tidak diblokir oleh rak, memiliki jaring kawat untuk

mencegah serangga, dan mengantisipasi pencuri.

Lemari: Menyediakan lemari untuk penyimpanan produk tertentu yang harus dijaga agar

bebas dari debu atau cahaya.

Pertolongan pertama: simpan perlengkapan pertolongan pertama yang lengkap untuk

karyawan atau pengunjung yang terluka di fasilitas anda. Tempatkan perlengkapan pertolongan

pertama di lokasi pusat yang mudah diakses untuk semua karyawan. Pastikan itu jelas ditandai

dan bahwa seluruh karyawan sadar akan lokasi dan isinya.

Rak: Atur rak dan rak di baris dengan jalan dengan lebar tidak kurang dari 90 cm.

Hindari menempatkan rak hanya sekitar tepi ruang, yang mensia-siakan banyak ruang.

Tempatkan rak 90 cm dari dinding gudang untuk memastikan mereka rak 90 cm dari dinding

gudang untuk memastikan mereka rak 90 cm dari dinding gudang untuk memastikan mereka

dapat diakses dari kedua sisi. Idealnya, gunakan penyesuaian yang dapat diakses dari kedua sisi.

Idealnya, gunakan rak yang dapat disesuaikan.

Penanganan Bahan Peralatan Dan Media Penyimpanan:

a. Rak dan lemari

Gunakan rak dan lemari untuk menyimpan produk yang lebih kecil. Rancang rak sesuai

kebutuhan untuk memungkinkan paket yang berbeda ukuran.

b. Tabel di area pengepakan

Sediakan meja besar di area pengemasan untuk staf untuk digunakan saat pemasangan dan

pengepakan kiriman. Jaga meja tetap bersih.

c. Palet

Palet digunakan untuk menyimpan barang-barang besar dan karton yang lebih besar. Mereka

menjaga barang-barang dari lantai dan dapat menggunakan forklift atau dollys untuk

memindahkan kelompok barang yang lebih besar. Palet pada umumnya hanya dilakukan di

fasilitas yang lebih besar karena menyimpan dan memindahkan palet bisa mahal. Fasilitas yang

lebih kecil mungkin memiliki palet yang tersisa di tempat untuk memastikan sirkulasi udara dan

menjaga produk dari lantai.

Jika Anda menggunakan fasilitas palet, ingatlah untuk:

• Selalu periksa palet sebelum memuat mereka dengan materi. Pastikan bahwa palet yang kuat

dan kokoh tanpa papan longgar atau pecah-pecah dan tidak ada paku menonjol. Palet yang rusak

dapat patah saat diangkat dan menyebabkan cedera serius dan kerusakan produk.

• Susun palet kosong dengan rapi dan di luar gang.

• Jika mungkin, menjaga palet dalam ruangan, jauh dari unsur-unsur yang secara bertahap dapat

memecah kayu.

Terlepas dari materi yang mereka terbuat dari, palet meningkatkan resiko kebakaran karena

mereka memberikan ruang terbuka untuk oksigen untuk bahan bakar api dan area permukaan

besar untuk api untuk membakar.

Rak, lemari, meja, dan palet dapat dibuat dari kayu, logam, dan plastik. Logam rak, lemari, dan

palet mungkin baja, stainless steel, atau aluminium. Ini cenderung lebih mahal, tetapi lebih kuat,

lebih tahan lama, dan kurang mudah terbakar dari plastik atau kayu. Juga, mereka tidak rentan

terhadap masalah serangga, hewan pengerat, atau jamur.

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan dan pencarian serta

pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktor-

faktor yang diperlukan dalam merancang bangunan gudang adalah sebagai berikut :

Kemudahan bergerak

Sirkulasi udara yang baik

Rak dan pallet

Kondisi penyimpanan khusus

Pencegahan kebakaran

Perlindungan terhadap hama/tikus

Pengaturan suhu dan temperatur

Perlindungan terhadap sinar matahari dan panas

Penyimpana produk-produk tertentu yang sensitif dalam refrigerator dan freezer:

o Disimpan dalam kondisi beku: beberapa produk seperti vaksin tertentu

disimpan pada suhu -20°C. penyimpana ini biasanya untuk penyimpanan

jangka panjang pada fasilitas dengan level yang lebih tinggi.

o Disimpan pada suhu 2-8°C: beberapa produk yang sangat sentitif terhadap

panas tapi tidak boleh dibekukan.

o Suhu dingin/sejuk: disimpan pada suhu 8-15°C.

o Pada suhu ruangan: disimpan pada suhu 15-25°C.

Penyusunan stok perbekalan farmasi:

Perbekalan farmasi disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk memudahkan

pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out).

2. Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar diatas pallet secara rapi dan teratur.

3. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.

4. Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya,

sesuai.

5. Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan perbekalan

farmasi dalam dengan perbekalan farmasi untuk penggunaan luar.

6. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.

7. Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalan farmasi

tetap dalam boks masing-masing.

8. Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan rotasi

stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada di belakang sehingga dapat

dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis.

9. Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari sumber

anggaran yang berbeda.

5. Distribusi

Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumahsakit, untuk

pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk

pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di unit – unit

pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis, dan jumlah.

Ada beberapa metoda yang digunakan oleh IFRS dalam mendistribusikan perbekalan

farmasi di lingkungannya, seperti

1. IDD ( Induvidual Dose Dispensing)/ individual prescription

IDD adalah order atau resep yang dituliskan dokter untuk tiap pasien. Dalam sistem ini

perbekalan farmasi disiapkan dan didistribusikan oleh IFRS sesuai yang tertulis pada

resep.

Keuntungan resep perorangan yaitu:

a. Semua resep atau order dikaji langsung oleh apoteker yang kemudian memberikan

keterangan atau informasi kepada pasien secara langsung

b. Memberikan kesempatan interaksi professional antara apoteker, dokter, perawat, dan

pasien.

c. Memungkinkan pengendalian yang lebihdekat

d. Mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi bagi pasien

Kelemahan :

a. Memerlukan waktu yang lama

b. Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan

2. Sistem floor stock lengkap

Yaitu suatu sitem distribusi dimana semua obat yang dibutuhkan pasien tersedia dalam

ruang penyimpanan obat di ruang tersebut, disiapkan oleh perawat dengan mengambil

dosis atau unit secara langsung dan diberikan kepada pasien di ruang tersebut.

Keuntungan:

a. Pelayanan lebih cepat

b. Menghindari pengembalian perbekalan farmasi yang tidak terpakai ke IFRS

c. Mengurangi penyalinan order

Kelemahan:

a. Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena order perbekalan farmasi

tidak dikaji oleh apoteker

b. Persedian perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas ruangan

yang sangat terbatas.

c. Penambahan modal investasi, untuk menyediakan fasilitas penyimpanan perbekalan

farmasi yang sesuai disetiap ruangan perawatan pasien

d. Diperlukan waktu tambahan bagi perawat untuk menangani perbekalan farmasi

e. Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi

3. Sistem distribusi dosis unit (UDD)

Yaitu resep dokter yang disiapkan yang terdiri atas beberapa jenis obat yang masing-

masingnya dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk

satu waktu tertentu.

Keuntungan:

a. Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja

b. Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS

c. Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi

d. Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan

e. Meningkatkan pemberdayaan petugas professional dan nonprofessional yang lebih

efisien

f. Mengurangi resiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi

g. Memperluas cakupan dan pengendalian IFRS

h. System komunikasi pengorderan dan distribusi bertambah baik

i. Apoteker dapat dating ke unit perawatan, untuk melakukan konsultasi dan membantu

memberikan masukan pada tim

j. Peningkatan pengendalian dan pemantauan penggunaan perbekalan farmasi

menyeluruh

k. Memberipeluanguntukprosedurkomputerisasi

Kelemahan:

a. Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi

b. Meningkatnya biaya operasional

4. Sistem distribusi kombinasi

Yaitu kombinasi resep perorangan dengan distribusi persediaan di ruangan (floor stock).

Keuntungan:

a. Semua resep atau order perorangan dikaji langsung oleh apoteker

b. Adanya kesempatan interaksi professional

c. Perbekalan farmasi yang dibutuhkan dapat segera tersedia

Alur distribusi perbekalan

6. Pemberian Obat

Melalui apotek rawat inap yang diserahkan ke perawat dan kemudian dibagikan

kepada pasien

Melalui apotek rawat jalan yang menyerahkan langsung ke pasien.

7. Pengendalian

Salah satu pelayanan penunjang medik yang terpenting dalam proses pelayanan pasien

adalah pelayanan farmasi, yang merupakan salah satu komponen biaya operasional yang

besar dari seluruh biaya operasional rumahsakit, sehingga harus dikelola dengan efisien agar

rumah sakit tidak mengalami kerugian. Salah satu caranya adalah dengan melakukan

pengawasan dan pengendalian. Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan kekosongan

perbekalan farmasi di unit unit pelayanan. Kegiatan pengendalian yang dilakukan adalah:

1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata rata periode tertentu

2. Menentukan stok pengaman di gudang

3. Menentukan waktu pemesanan sampai obat diterima

Permintaan dari unit yang membutuhkan

(ada buku bon)

Petugas gudang melayani sesuai

permintaan

Menyerahkan barang

(bukti tanda terima)

Memberikan informasi tertulis apabila ada yg tak

terlayani

Petugas menyalin permintaan barang pada buku mutasi

entry data mutasi pada komputer

Selain itu, beberapa pengendalian yang perlu diperhatikan dalam pelayanan kefarmasian

adalah sebagai berikut:

Rekaman pemberian obat

o Rekaman/ catatan pemberian obat adalah formulir yang digunakan perawat untuk

menyiapkan obat sebelum pemberian. Dengan formulir ini perawat dapat

langsung merekam/ mencatat waktu pemberian dan aturan yang sebenarnya sesuai

petunjuk.

Pengembalian obat yang tidak digunakan

Pengendalian obat dalam ruang

8. Penghapusan

Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai

karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar. Tujuannya adalah menjamin

perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar yang

berlaku. Penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko

terjadinya penggunaan obat sub standar. Penghapusan perbekalan farmasi yang tidak terpakai

di RSUD Kota dilaksanakan di Instalasi Sanitasi dengan menggunakan alat insenerator

limbah medis sesuai prosedur yang berlaku, kemudian Dimintakan ijin penghapusan ke

Walikota dan dikeluarkan Surat Keputusan Penghapusan dan Tim Pelaksana Penghapusan

dari Walikota. Selanjutnya dibuat berita acara penghapusan perbekalan farmasi.

Metode Pemusnahan:

Penimbunan dan enkapsulasi tepat pada lokasi tanpa sumber air yang dangkal dan untuk sampah

dengan volume kecil.

a. Lubang penimbunan: dasar lubang seharusnya 1,5 m di atas permukaan air, dengan

kedalaman 3-5 m, dan dilapisi dengan substansi permebeabilitas rendah seperti: tanah

liat. Kelilingi permukaan lubang dengan gundukan untuk mencegah air memasuki

lubang, dan bangun pagar di sekitar area. Secara berkala, tutupi permukaan dengan 10-15

cm tanah.

b. Enkapsulasi: Lubang yang dilapisi semen atau penampung plastic densitas rendah atau

drum, diisi hingga 75% dari kapasitasnya dengan pembuangan yang memperhatikan

kesehatan. Pemampung kemudian diisi dengan plastik busa, pasir, semen, tanah liat untuk

menghentikan pergerakan sampah. Sampah yang dienkapsulasi kemudian dibuang pada

daerah pembuangan atau ditinggalkan di tempat dimana penampung itu dikonstruksikan

di tanah.

c. Insenerasi: Peralatan insenerasi temperatur medium dan tinggi memerlukan suatu modal

investasi dan suatu dana operasi pemeliharaan, Mereka beroperasi dengan bahan bakar,

kayu, atau material lain yang mudah terbakar dan memproduksi abu dan gas. Polutan

yang dihasilkan bervariasi. Abu bersifat toksik dan harus dikuburkan dalam lubang yang

dilindungi. Sampah mudah terbakar dapt menjadi sampah tidak mudah terbakar dengan

suatu penurunan volume. Suhu yang tinggi dapat membunuh mikroorganisme.

Insenerator temperature medium, pada umumnya mempunyai design dua ruang

atau insenerator pirolitik, bekerja pada proses pembakaran temperature medium (800-

1000°C). Sedangkan insenerator etemperatur tinggi, yang direkomendasikan oleh WHO,

diperlakukan dengan pembuangan yang memperhatikan kesehatan ada temperature >

1000°C.

Ketika dioperasikan oleh staf yang terlatih pada penggunaan dan pemeliharaan

yang tepat, insenerasi merupakan suatu peralatan yang dapat berguna sebagai:

- Menghancurkan secara sempurna jarum dan syringe.

- Membunuh mikroorganisme.

- Mengurangi volume sampah.

- Menghasilkan lebih sedikit polusi udara dibandingkan dengan pembakaran temperature

rendah.

d. Pembakaran temperature rendah: Alat pembakaran tidak lebih dari 400°C terdiri dari

tungku bata beruang satu, drum pembakaran, dan lubang pembakara. Mereka tidak

terbakar secara sempurna tidak menghancurkan sampah sepenuhnya. Mereka mungkin

tidak membunuh mikroorganisme. Pembakaran temperature rendah seharusnya

digunakan sebagai solusi jangka pendek.

e. Pembakaran dan penguburan: Lubang pembakaran memppunyai biaya rendah tapi

tidak efektif untuk memusnahkan sampah. Pagar seharusnya mengelilingi lubang untuk

mencegah anak-anak, binatang, dan yang lain untuk berkontak dengan sampah. Lokasi

lubang seharusnya menghindari jalan. Api, biasanya dimulai dengan bahan bakar

berdasarkan petroleum, harus disupervisi oleh staf dan dilokasikan pada dengan angin

yang rendah dari fasilitas dan area pemukiman. Api temperature rendah menghasilkan

polutan dan abu dan material yang tersisa harus ditutupi dengan 10-15 cm tanah.

f. Metode lain: Metode lain yang digunakan dalam beberapa peengaturan, seperti

penghapusan/penghancuran jarum, pelelehan syringe, sterilisasi uap (autoklaf dan

hidroklaf), dan microwave (dengan penggirisan).

Sampah yang tidak bisa diinsenerasi:

- Penampung yang diberi tekanan udara.

- Sejumlah besar sampah kimia reaktif.

- Garam perak dan sampah fotografik atau radiografik.

- Plastik terhalogenasi seperti polivinil klorida (PVC).

- Sampah dengan kandungan merkuri atau cadmium tinggi., seperti thermometer

rusak, baterai yang telah terpakai dan panel kayu berlapis timah.

- Ampul bersegel atau ampul ynag mengandung logam berat.

Pemusnahan yang tidak tepat dapat menyebabkan:

- Sumber air terkontaminasi.

- Disversi dan penjualan obat yang kadaluarsa ataui tidak aktif.

- Produk yang tidak terinsenerasi dengan tepat dapat melepaskan polutan yang toksik ke

udara.

Tabel berbagai kategori metode pemusnahan:

Kategori Metode Pemusnahan Komentar

Padat

Semi solid

Serbuk

Daerah pembuangan

Enkapsulasi sampah

Pelembaman sampah

Insenerasi temperatur medium

Tidak lebih dari 1% sampah

kota bisa dibuang tanpa

pengolahan di daerah

pembuangan.

dan tinggi

(insenerator berbahan semen)

Cairan

Saluran pembuangan air

Insenerasi temperatur medium

dan tinggi

Antineoplastik tidak boleh

dibuang di saluran

pembuangan air

Ampul

Hancurkan ampul dan siram

cairan yang telah diencerkan

ke dalam saluran pembuangan

air

Antineoplastik tidak boleh

dibuang di saluran

pembuangan air

Obat antiinfeksi

Enkapsulasi sampah

Pelembaman sampah

Insenerasi temperatur medium

dan tinggi

(insenerator berbahan semen)

Antibiotik cair dapat

diencerkan dengan air,

dibiarkan beberapa minggu

dan dialirkan ke saluran

pembuangan air

Antineoplastik

Kembalikan kepada pabriknya

Enkapsulasi sampah

Pelembaman sampah

Insenerasi temperatur medium

dan tinggi

(insenerator berbahan semen)

(dekomposisi kimia)

Tidak dibuang di derah

pembuangan kecuali

dienkapsulasi

Tidak dibuang di saluran air

Tidak diinsenerasi pada

temperature medium

Obat yang diawasi

Enkapsulasi sampah

Pelembaman sampah

Insenerasi temperatur medium

dan tinggi

(insenerator berbahan semen)

Tidak dibuang di daerah

pembuangan kecuali

dienkapsulasi

Caniste aerosol

Dibuang di daerah

pembuangan

Enkapsulasi sampah

Tidak boleh dibakar: dapat

meledak

Disinfektan

Gunakan

Dibuang di saluran

pembuangan air atau aliran air

yang cepat: kuantitas kecil

dari disenfektan yang telah

diencerkan (maksimum 50

liter perhari dibawah

pengawasan)

Jangan membuang disinfektan

yang belum dencerkan pada

saluran pembuangan air atau

aliran air.

Jangan membuang disinfektan

pada air yang mengalir lambat

atau tidak mengalir.

Plastik PVC, kaca

Daerah pembuangan sampah

Jangan dibakar pada

penampung yang terbuka

Kertas, kartu nama Daur ulang, bakar, dibuang di

daerah pembuangan sampah

Perhatian khusus harus diberikan untuk memusnahkan kategori farmaceutikal seperti:

- Bahan yang diawasi seperti obat narkotika dan psikotropik.

- Obat antiinfektif

- Antineoplastik

- Obat antikanker sitotoksik, obat toksik.

- Antiseptik dan disinfektan.

9. Pelaporan

a. Pencatatan

Pencatatan bertujuan memonitor transaksi perbekalan farmasi yang masuk dan

keluar

Pencatatan secara manual (buku & kartu Stok) dan komputerisasi

b. Pelaporan

Kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi

Tujuannya adalah:

Tersedianya data yang akurat untuk bahan evaluasi

Tersedianya informasi yang akurat

Tersedianya data yang lengkap untuk membuat perencanaan

Jenis laporan yang dibuat di gudang perbekalan farmasi

1. Laporan pembelian

2. Laporan mutasi

3. Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani

4. Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak di tulis dokter)

5. Laporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa( maksimal 6 bulan sebelum

kadaluarsa) untuk di informasikan ke dokter penulis resep

6. Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa

7. Laporan ketersediaan obat

8. Laporan stok opname

10. Evaluasi

Merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan

farmasi dan sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan.