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LA ORGANIZACION

Concepto e Importancia

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Organizacin es el establecimiento dela estructura necesaria para la

sistematizacin racional de losrecursos, mediante la determinacin dejerarquas, disposicin, correlacin yagrupacin de actividades, con el fin depoder realizar y simplificar lasfunciones del grupo social.

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CONCEPTO DE ORGANIZACIN

Proceso de arreglar la estructura de una organizacin y decoordinar sus mtodos gerenciales y empleo de los recursospara alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente establede personas en un sistema estructurado y en evolucincuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto alcanzar

metas en ambiente dinmico. Segn esta definicin, las empresas productoras y de

servicios son organizaciones, como tambin lo sonescuelas, hospitales, iglesias, unidades, militares, tiendasminoristas, departamentos de polica y los organismos delos gobiernos locales, regionales y estatales. Las personas

que supervisan las actividades de otras, que sonresponsables de que las organizaciones alcancen estasmetas, con sus administradores (aunque en ocasiones seles llama gerentes, en particular en organizaciones nolucrativas).

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Importancia de la Organizacin.

Los fundamentos bsicos que demuestran laimportancia de la organizacin son:

Es de carcter continuo; jams se puede decirque ha terminado, dado que la empresa y susrecursos estn sujetos a cambios constantes(expansin, contraccin, nuevos productos),

lo que obviamente redunda en la necesidadde efectuar cambios en la organizacin.

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Es un medio a travs del cual se establece lamejor manera de lograr los objetivos del gruposocial.

Suministra los mtodos para que se puedandesempear las actividades eficientemente, conun mnimo de esfuerzo.

Evita la lentitud e ineficiencia de las actividades,reduciendo los costos e incrementando laproductividad.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, aldelimitar funciones y responsabilidades

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Funcin:Las organizaciones deben estar

preparadas para manejar las necesidades

del cliente.Las relaciones entre individuos y gruposque participan en una organizacin creanexpectativas para el comportamiento delos individuos.

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ORGANIZACIN FORMAL

La organizacin formal de la empresa sita acada trabajador en un puesto que va adeterminar el estatus que tiene esa personaen la estructura y sus actividades respecto al

resto de trabajadores.

A su vez, este tipo de organizacin determina

una serie de relaciones entre los miembros dela estructura, en funcin de sus actividades osu posicin jerrquica.

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Organizacin informal:

Es la organizacin que emerge espontnea ynaturalmente entre las personas que ocupanposiciones en la organizacin formal y a partir de lasrelaciones que establecen entre s como ocupantesde cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de

antagonismo o del surgimiento de grupos informalesque no aparecen en el organigrama, o en cualquierotro documento formal.

La organizacin informal se constituye deinteracciones y relaciones sociales entre las personas

situadas en ciertas posiciones de la organizacinformal. Surge a partir de las relaciones e interacciones

impuestas por la organizacin formal para eldesempeo de los cargos.

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La organizacin informal comprende todosaquellos aspectos del sistema que no han sido

planeados, pero que surgen espontneamenteen las actividades de los participantes, por tanto,para funciones innovadoras no previstas por laorganizacin formal.

La estructura formal de la empresa utiliza 3canales de comunicacin:

-Descendente (parte de la alta direccin y bajahasta los niveles inferiores)

-Ascendente (de los niveles inferiores a lossuperiores)-Horizontal (entre miembros del mismo nivel)

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Relacin de cohesin o de antagonismo. Status.

Colaboracin espontnea. Posibilidad de oposicin a la organizacin

formal.

Patrones de relaciones y actitudes.

Cambios de nivel y alteraciones de los gruposinformales.

Trasciende a la organizacin formal.

Caractersticas que posee la

organizacin informal:

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DISEO DE LA EMPRESA

El diseo es un sistema de organizacin,es el paso ms importante en el procesode reorganizacin de una empresa.

El diseo de la organizacin ideal debeconsiderar lo mejor que se haya escritosobre la materia y que sea adaptable a lasnecesidades de la empresa.

Lo primordial para el diseo deorganizaciones es el conocimiento actualde la empresa.

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ESPECIALIZACION Y DIVISION

DEL TRABAJO

La forma mas utilizada por todas lasorganizaciones para dividir el trabajo es ladivisin por funciones.

Agrupar actividades relacionadas facilita lasupervisin, porque disminuye la cantidadde conocimientos que el jefe de undepartamento debe dominar a fin de

supervisar eficientemente.

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GRAFICAS DE ORGANIZACION

ORGANIGRAMA: Es la grfica que muestra la estructura orgnica interna de la

organizacin.

Los organigramas son tiles instrumentos de la organizacin y nosrevelan:

Divisiones de Funciones. Niveles jerrquicos.

Lneas de autoridad y responsabilidad.

Canales formales de comunicacin.

Naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.

Los jefes de cada grupo de empleados. Relaciones entre los diversos puestos de la empresa en cada

departamento.

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VENTAJAS Y DESVENTAJAS DEL USO

DE ORGANIGRAMAS

VENTAJAS

Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.

Puede apreciarse a simple vista la estructura general.

Muestra quin depende de quin.

Se utiliza como gua para planear una expansin. DESVENTAJAS

No muestra mas que relaciones funcionales.

Indica las relaciones que se supone que existen y nonecesariamente las que realmente existen.

Imponen una rigidez innecesaria.

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CONTENIDO DE LOS ORGANIGRAMAS

Ttulos de descripcin condensada de las actividadesFecha de Formulacin

AprobacinExplicacin de lneas y smbolos especialesTIPOS DE ORGANIGRAMASOrganigramas maestros.

Organigramas suplementarios.ORGANIGRAMAS MAESTROSMuestran la estructura completa.ORGANIGRAMAS SUPLEMENTARIOS

Muestran solo un departamento o uno de los componentesprincipales.

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POR SU PRESENTACIN LOS ORGANIGRAMAS PUEDEN SER:VerticalesHorizontales

CircularesORGANIGRAMAS VERTICALESEn estos las jerarquas supremas se presentan en la parte superior, ligadaspor lneas que representan la comunicacin de autoridad y responsabilidad alas dems jerarquas que se colocan hacia abajo a medida que decrece suimportancia.

ORGANIGRAMAS HORIZONTALESColocan las jerarquas supremas a la izquierda y los dems niveles a laderecha, segn su importancia.ORGANIGRAMAS CIRCULARESSe encuentran formado por crculos concntricos, correspondiendo el central

a las autoridades mximas. Y alrededor se encuentran otros que se hallarnmas o menos alineados con relacin a su jerarqua.

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ORGANIGRAMA VERTICAL

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ORGANIGRAMA HORIZONTAL

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ORGANIGRAMA CIRCULAR

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RECURSOS EN LA EMPRESA

Los recursos son los medios o el conjunto deelementos que se utilizan para lograr losobjetivos fijados. Por tanto, es muy importante

que cada miembro de la empresa estconsciente de la importancia de planificar,utilizar y controlar apropiadamente cadarecurso de la empresa que le ha sido confiado,porque de esa manera, contribuir al logro delos objetivos establecidos.

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RECURSOS DE LAS ORGANIZACIONES:Son losnecesarios para desarrollar sus actividades al llevar acabo su fin, difieren segn sus actividades.

RECURSOS MATERIALES: Dinero para adquirir losrecursos. Materias primas o insumos que setransforman en un proceso y se convierte enproductos denominados bienes o servicios.

Inmuebles, instalaciones y rodados necesarios parallevar a cabo el proceso productivo y las actividades.Maquinaria y herramientas utilizadas en el procesoproductivo.

RECURSOS HUMANOS: el elemento activo (dueos,accionistas, socios, trabajadores).

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RECURSOS TECNOLOGICOS: medios para lograrun objetivo. Son los modos de obrar, hacer o producir(mtodos, tcnicas y procedimientos utilizados en la

organizacin).RECURSOS NATURALES: tierra, agua, aire, gas, yenerga en todas sus formas (elctrica, solar, hdrica,combustible).

RECURSOS COGNITIVOS: deas, conocimientos einformacin originadas en el intelecto humano y en elavance tecnolgico y cientfico.RECURSOS INTANGIBLES: marcas, nombres y

prestigio para acceder y posicionarse en el mercado.

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JERARQUA Y AUTORIDAD

La divisin del trabajo dentro de la empresa significano slo participacin en el proceso de produccin,sino tambin diferenciacin en trabajo intelectual ycorporal, en trabajo directivo indicativo y ejecutivo.Toda jerarqua es un orden, y presupone en elsubordinado el "factor de la aceptacin". En vez dehablar de la superioridad y subordinacin jerrquicasformales, se habla de la organizacin de lnea de laempresa. La lnea recorre una escala de relacionesde autoridad "desde las ms altas fuerzas directivashasta los ltimos trabajadores". Junto a laorganizacin jerrquica de lnea, se pone en prcticacada vez con ms intensidad, al menos ennumerosos sectores parciales de las empresasindustriales impuestos por la evolucin de la

produccin

, la solucin funcional.

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Se puede definir la autoridaden una empresa como "la facultad de mandar y laobligacin correlativa de ser obedecido por otros". Una definicin ms completasera "la facultad para tomar decisiones que produzcan efectos".

Veamos cuatro requisitos para que la autoridad sea aceptada por lossubordinados:

Primero: Los subordinados debern ser capaces de entender la comunicacin. Segundo: El subordinado tiene que tener muy claro que lo que se le pide, no

es inconsistente con los propsitos generales de la organizacin. Tercero: El subordinado tiene que tener claro que lo que se le pide es

compatible con sus principios ticos y morales, las peticiones inmorales o faltasde tica deben ser desobedecidas. Cuarto: El subordinado tiene que tener la capacidad profesiones, fsica y

mental para cumplir lo solicitado por el Mando superior. Una demanda fuera delcontexto profesional, fsico o mental del subordinado, no podr ser cumplida ypor lo tanto no cumplir los objetivos propuestos.

TIPOS DE AUTORIDAD - Autoridad de lnea - Autoridad de personal - Autoridad funcional

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*Autoridad de lnea

Se denomina autoridad de lnea la que detecta un mando para dirigirel trabajo de un subordinado. Es la relacin directa de superior-subordinado que se extiende de la cima de la organizacin hasta el

escaln ms bajo, y se le denomina "cadena de mando".

* Autoridad de personal

Es cuando la autoridad es delegada progresivamente en terceros, yasea por la especializacin de los mismos o por los recursos con quecuentan. Es necesario crear funciones especficas de autoridad de

personal para apoyar, ayudar y aconsejar. Un ejemplo podra ser: Elresponsable de un supermercado no puede manejar en formadirecta y eficiente la administracin y las compras, para lo cual creael departamento de compras, con un responsable directo y conautoridad sobre los trabajadores de ese departamento.

* Autoridad funcional Es la autoridad que tendra en administrador del supermercado

sobre todos los empleados del mismo. Esta autoridad complementala de lnea y la de personal. Es una forma de autoridad muy limitada,porque su uso rompe la denominada "cadena de mando".