Navegacion SAP

Proyecto SGFT

INT – 00 Navegación SAP

Introducción al sistema R/3 de SAP

Febrero de 2006

SAP Andina y del Caribe 2005, MinHacienda – SGFT

Agenda

Reglas

Metodología

Objetivos del Curso

Que es un ERP ?

Que es significa SAP ?

Estructura

Módulos

Ingreso al sistema

Navegación

Conceptos Ampliados

Evaluación


Reglas

Apagar el celular

Evitar salir durante el curso

Respetar el horario del curso

Respetar los intervalos

No ingresar bebidas y/o alimentos a la sala de capacitación

Tener actitud participativa

Preguntar toda duda por más obvia que sea

Serán anotadas las preguntas que estuviesen fuera del alcance del curso

Prestar atención a las pregunta, contribuyen a aclarar sus propias dudas

Prestar atención en el curso

Tener en cuenta el objetivo del mismo


Metodología

1Introducción

2Presentación

Conceptual

4Preguntas

y Respuestas

3Demostración

En SAP

5Práctica yEjercicios

6Preguntas

y Respuestas

7Evaluaciones

4Cierre


Objetivos del Curso

Al final del curso el participante será capaz de:

Identificar los elementos necesarios para la interacción con SAP R/3

Identificar los elementos de una ventana típica

Navegar por el sistema

Personalizar las parametrizaciones del sistema

Entrar, navegar y obtener ayuda en SAP R/3

Conocer algunos conceptos básicos de SAP R/3

Describir el propósito y definición de los elementos organizacionales, datos maestros y transacciones de SAP


Que es un ERP ?

El termino ERP significa: Planeación Empresarial de Recursos, expresando que afecta a toda la empresa y

que controla los recursos necesarios para la gestión integral de la misma.

Planeación del Recurso de la Empresa (ERP) es un sistema de software modular e integrado con una flexible arquitectura que soporta la operación de los negocios apoyando la planeación, producción, ventas, procesos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, distribución, contabilidad y recursos humanos, entre otros.

Un ERP es un sistema de información que integra aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones a través de una compañía que pueda responder a las necesidades particulares de todos los diversos departamentos, incrementando la productividad empresarial al estandarizar procesos e integrarlos; mejorando la toma de decisiones por estar compartiendo información a través de la organización


Que significa SAP ???

Compañía alemana, las iniciales SAP significan: Sistemas, Aplicaciones y Productos

especializados en procesar datos (Systems, Applications and Products in Data Processing.)

Es un sistema integrado que logra incorporar las mejores prácticas de negocio a los diferentes procesos de industria, optimizando el manejo de la información mediante una solución modular, donde cada modulo maneja una función diferente (gestión financiera, gestión de materiales, entre otros).

A pesar que cada uno maneja funciones específicas, esta totalmente integrado.


R/3. Sistema que proporciona funcionalidades integradas para apoyar los procesos organizacionales.

Estas iniciales se refieren a que SAP trabaja en tiempo real en tres niveles:

Presentación (GUI Graphics User Interface) Aplicación Base de datos

Versión del software o Release para Gobernación de Antioquia es MySAP ERP-2005 (ECC6)

Producto R/3


Clientes/Servidor

SAP AG 1999

Vista orientada al hardwareVista orientada al software

Aplicación

Base de datos

Presentación

. . . . . . Accesibilidad . . . . . .

Despachador

SAPGUI

Procesode trabajo

Procesode trabajo

BDBD

Beneficios cliente/servidor


Sistema Parametrizable

????


R/3 base de procesos de negocio

Modelo de ProcesosModelo de Procesos

Modelo de DatosModelo de Datos

FIFI

COCO

AMAM HRHR

WFWF

PSPS

PMPM

PPPP

MMMM

SDSD

QMQMISIS

Vista FuncionalVista Funcional


Estructura

R/3R/3Cliente / ServidorCliente / Servidor

ABAP - WEBABAP - WEB

FIFIFinance

COControlling

AMAMFixed

Assetts

PSProjects

OCOCOffimatics

ISIS

SolutionsVertical

MM

HRHR

ResourcesHuman

SD

PPPP

QMQMQuality

PMPMMaintenance

MMMaterials

SDSales &

Distribution

ProductionProduction

MMMaterials

SDSales &

Distribution

Quality

Maintenance

SolutionsVertical

Offimatics

Libro MayorImpuestos

Cuentas por PagarCuentas por Cobrar

Tesorería – CajaTesorería – Deuda e

inversiones


Estructura



FIFIFinance

COControlling

AMAMFixed

Assetts

PSProjects

OCOCOffimatics

ISIS

SolutionsVertical

MM

HRHR

ResourcesHuman

SD

PPPP

QMQMQuality

PMPMMaintenance

MMMaterials

SDSales &

Distribution


MMMaterials

SDSales &

Distribution

Quality

Maintenance

SolutionsVertical

Offimatics

PS-CD Rentasy

IPS Presupuesto


Estructura

Procesos de Negocios

Sistemas Abiertos

Arquitectura Cliente / servidor

Tiempo Real

Diseñado para soluciones de

Industria

MultinacionalMultimonedaMultilenguaje

Multicompañia

ExtensaFuncionalidad

Internet



FIFIFinance

COControlling

AMAMFixed

Assetts

PSProjects

OCOCOffimatics

ISIS

SolutionsVertical

MM

HRHR

ResourcesHuman

SD

PPPP

QMQMQuality

PMPMMaintenance

MMMaterials

SDSales &

Distribution


MMMaterials

SDSales &

Distribution

Quality

Maintenance

SolutionsVertical

Offimatics


Alcance Gobernación de Antioquia



FIContabilidad

COCostos

AMActivosFijos

ISSolucionesIndustriales

MMMateriales

PS-CD Rentasy

IPS Presupuesto

Libro MayorImpuestos

Cuentas por PagarCuentas por Cobrar

Tesorería – CajaTesorería – Deuda e

inversiones


FI

El modulo de aplicación FI esta diseñado para la administración automatizada y reporteo externo de la contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otras cuentas de libros auxiliares con un catálogo de cuentas definible por el usuario.

Contabilidad Financiera (FI)

Estructura


Estructura

Donde se define el Catalogo de cuentas contables.

Proporcionar un cuadro general de la contabilidad

Administración por partidas abiertas para ciertos procesos

(cuentas puentes, provisiones, diferencia en cambio, etc.)

GLGeneral Ledger

Libro Mayor - GL (General Ledger )

Contabilización automática y simultánea de todas las partidas auxiliares en las

correspondientes cuentas de mayor de las operaciones ocurridas en los

diferentes módulos de integración.

Actualización simultánea de las áreas del libro mayor y contabilidad de costes

(Controlling)

Evaluación en tiempo real y gestión de informes sobre los datos actuales de

contabilidad, en forma de visualizaciones de cuentas, cierres con diferentes

versiones de balances y análisis adicionales.


Estructura

Administra el maestro de proveedores-acreedores

El módulo de proveedores FI-AP registra y administra los

datos contables de todos los proveedores.

Cuentas por Pagar - AP

APCuentas

por Pagar

Además es parte integrante del Módulo MM (Gestión de Materiales

– Compras), dónde las entradas de mercancias / servicios con

facturas son registradas para cada proveedor.

El sistema efectúa contabilizaciones en el Módulo FI-GL

automáticamente en respuesta a estos movimentos.

Para ayudar al usuario a mantenerse informado sobre las partidas

abiertas, existen previsiones de vencimentos e informes de control

que pueden ser ejecutados.


Estructura

Administra el maestro de clientes - deudores

El módulo de Cuentas a cobrar registra y administra los datos contable de los clientes (deudores).

Cuentas por Cobrar - AR

ARCuentas

por Cobrar

Es parte integrante del Módulo SD (Modulo Comercial-Ventas) que le efectua registros automáticos en el momento de la facturación .

Contiene un conjunto de herramientas que puede ser utilizado para el análisis de partidas abiertas, como por ejemplo: análisis de cuentas, cuadros de vencimentos.


Estructura

Administra los datos maestros de bancos Propios.

Tiene como objetivo garantizar una gestión eficaz de la liquidez tanto para cubrir los pagos obligatorios al vencimiento de las obligaciones.

Tesorería Gestión de Caja TR-CM

Deuda e Inversiones TR-LO

TRTesorería

Monitorea las entradas y salidas de caja. (Previsión y Posición de Tesorería)

Gestiona las operaciones financiares que componen el portafolio de inversiones y deuda pública

Administra el manejo de las cajas a través de operaciones. Libros de cajas

Realiza el manejo de conciliaciones bancarias automáticas y manuales


Estructura

El componente de Contabilidad de activos fijos se utiliza para gestionar y supervisar activos fijos.

En la Gestión financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve de libro auxiliar del libro mayor de FI, suministrando información detallada sobre los movimientos relacionados con activos fijos.

Activos Fijos - AM

AMActivos

Fijos

Calcula depreciación y amortización

Administra y maneja obras en proceso y diferidos

Maneja diferentes tipos de valoración

Calcula ajuste por inflación


Estructura

El Controlling le proporciona la información para facilitar las decisiones de gestión.

Controlling (CO) y Gestión financiera (FI) son componentes que funcionan de forma autónoma dentro del sistema SAP

Costos - CO

COCostos

Todos los datos pertinentes a los costes fluyen automáticamente desde la Gestión financiera hacia el Controlling.

El sistema asigna costes e ingresos a objetos de imputación a cuentas CO, como centros de coste, proyectos u órdenes.

En el Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la Gestión financiera como clases de coste o clases de ingreso.


Estructura

Contiene funciones del sistema de consolidación que se pueden usar para presentación de cuentas externa (establecida por la ley) así como para gestión de informes interna.

Considera que existan un plan único de cuentas para las entidades a consolidar

Consolidación - EC

ECConsolida

ción

Las funciones del sistema de integración permiten lo siguiente:

Creación de las unidades organizativas de consolidación, según las unidades (estructura jerárquica) en el sistema operativo.

Recopilación automatizada de datos de movimiento: existen métodos de transferencia de datos (Uploads)

Permite la definición de distintos métodos para trasladar los datos de movimiento al sistema de consolidación: manuales o automáticos


Es el módulo en el cual se realiza el control de los materiales y/o servicios por diversos criterios principalmente por el concepto Centro el cual esta dado en función de aspectos de producción, suministro, mantenimiento y planificación de necesidades

Está totalmente integrado con los demas módulos, soportando todas las fases de Administracion de materiales/servicios: Planeacion y Control de materiales, compras, recepcion de mercancias, Administracion de Stock y verificacion de facturas.

Estructura

Factura Recepción Orden de

Compra Requisición de

Compras

Gestión de ComprasAdministración de Materiales – MM

MMAdmon

Materiales


Estructura

La Gestión presupuestaria se encarga de presupuestar todos los ingresos y gastos a través de una dirección presupuestal (Datos maestros).

Permite controlar los futuros movimientos de recursos de acuerdo con el presupuesto disponible y prevenir excesos en el presupuesto, tanto en el presupuesto de comprometido como en el presupuesto de Caja (PAC)

Control Presupuestario - IPS

IPSControl

Presupuestario

Se puede adaptar el presupuesto a las modificaciones en las condiciones: mediante liberaciones, suplementos, devoluciones y traslados

En el control presupuestario la sociedad FI toma el nombre de Entidad de Control Presupuestario

Cuenta con transacción de cierre de ejercicios independiente al del cierre Financiero-contable

Esta integrado con todos los módulos del sistema


Estructura

Controla el maestro de la cuenta única del ciudadano (Contribuyente) o interlocutor comercial.

Controla y gestiona las operaciones de facturación y recaudos de los contribuyentes a través de cuentas contrato, las cuales permiten actualizar la información contable. Ej. impuesto de predial, registro, etc.

Ingresos - Rentas - PS-CD

PSCDRentas

Actualiza el modulo financiero por medio de claves de reclasificación


Plan deCuenta

s

Presupuesto

Cuentas x Pa

gar

Activos

Fijo

s

Rentas

CuentasX C

obrar

ComprasCon

trat

aci

ón

TesoreríaCostos

Estructura

Contabilidad


Navegación: Ingreso al Sistema

Hacer doble click en el icono de SAP logon

• Aparecerá la pantalla de ingreso a SAP



El Sistema R/3 es un sistema de mandantes. El concepto de mandante permite a diferentes empresas independientes entre sí en términos empresariales llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema.

En un modo de usuario sólo podrá acceder a los datos de cliente que haya seleccionado en el momento de entrar al sistema.

En términos comerciales, organizativos, y técnicos un mandante es una unidad independiente en el Sistema R/3. Cada mandante posee su propio entorno de datos y, por tanto, datos maestros y datos variables propios, registros maestros de usuario asignados, gráficos de cuentas y parámetros específicos de parametrización: definida por el levantamiento de unos macroprocesos y sus respectivos procesos. Es un ambiente independiente de datos.

Constituye el nivel superior de la jerarquía del Sistema R/3

Debe crearse un registro maestro de usuario vinculado al mandante en cuestión para que el usuario pueda entrar al sistema.


Ambiente de SAP

DES QAS PRD

DES: (Desarrollo) Donde se realizan todas las parametrizaciones, programas y ajustes a objetos de SAP (Objetos: Programas, pantallas, tablas, funciones)

QAS (Pruebas): Se realizan pruebas con datos similares a los reales

PRD (Productivo): Ambiente de trabajo real.


Ingrese el usuario

Si es la primera vez que ingresa el sistema le pedirá que cambie la clave.

Reglas para crear la contraseña:

1. Debe tener al menos 3 caracteres y no más de 8

2. Pueden utilizarse letras y/o números; también son

válidos los signos de puntuación

3. No debe iniciar con signos de admiración, signos de

interrogación, espacio en blanco ni con 3 caracteres

idénticos.

4. No debe ser igual a otra contraseña anterior del

usuario

<ENTER>

Ingresar password. Por seguridad, se mostraran asteriscos

Seleccione el idioma de trabajo. Si lo deja en blanco, tomara el idioma por defecto (en este caso Español)

Ingrese el mandante



Si intenta ingresar al sistema y ya lo había hecho, el sistema le muestra este mensaje en donde usted recibe la información de cuando se ingresó y debe seleccionar la acción a seguir.


Navegación: Salir del Sistema

Por barra de menú desde cualquier pantalla: Sistema>Salir del sistema

Aparecerá una leyenda para confirmar que se perderán los datos no grabados. Si está seguro presione SI


Navegación


Barra de Títulos

Encabezado de la

Pantalla

Cuerpo de la

Pantalla

Barra de Menú

Barra de Herramientas

Barra de Estado

Imagen

Menú

Navegación


Navegación: Barra de Estado

Sistema de Mensajes


Navegación: Barra de Estado

Sistema de Información


En R/3 las transacciones y acciones que se requieran al ejecutar una transacción pueden accederse a través de menú o a dando click sobre Iconos.

A continuación se da una breve descripción de algunos íconos básicos que le ayudarán en su interacción con el sistema.

Navegación: Iconos Básicos


[ENTER]

[Ctrl+S]

[F3]

[Shift F3]

[F12]

[Ctrl+P]

[Ctrl+F]

[Ctrl+G]

Enter

Grabar

Pantalla Anterior

Pantalla Inicial

Cancelar

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Primera Hoja

Hoja Anterior

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Ultima Hoja

Crear Modo

Ayuda

Navegación: Iconos Básicos


Selección de menú

Menú de Usuario: Trae sólo las transacciones autorizadas para el usuario.

Menú SAP: Estándar del sistema.

Cuando se ingresa por primera vez el sistema le asigna el Menú de Usuario, para facilidad de navegación en el sistema se recomienda utilizar el Menú SAP.

Navegación


Transacciones empresariales

SAP AG 1999

11 El usuario ha accedidoonline con el sistemaa la transacción

Pantalla deresultado de latransacción

22 Duda SQL44

Transferir yeditar unacantidad resultante

33Relacional

Base de datosRelacional

Base de datos

AplicaciónComponente

ABAP Dictionary

Transacciones empresariales


Conceptos Ampliados Del Sistema: Transacciones

Las transacciones son programas de aplicación que ejecutan procesos de negocio en el Sistema SAP. Cuántas veces sea posible, los datos maestros son copiados y los elementos organizacionales aplicables deben ser ingresados.


Como seleccionar tareas

Vía Menú:Navegar hasta llegar a la transacción requerida.

Vía Campo Comando:Digitar el código de la transacción.

Todas las tareas en el sistema están identificadas con un código de transacción. Usted puede acceder a ellas:

Navegación


Modos o Sesiones

Navegación


Navegación: Múltiples Modos

Máximo 6: Tenga en cuenta que el rendimiento del

sistema disminuye a mayor número de modos abiertos.

Para crear un modo: 1. Desde el menú:

Sistema> Crear Modo

2. Por medio del botón


Navegación

/n Cierra la transacción en la que se está trabajando.

/o Crea un nuevo modo.

/i Cierra el modo en el que se está trabajando.


Favoritos

Insertar carpeta para organizar submenus.Insertar transacción: si conoce el código. Si no la conoce ubicarse en la transacción en el Menú SAP y dar click sobre el íconoPara borrar

Navegación


Configuración Personalizada

Navegación


Navegación: Ayuda

SAP AG 1999

Campo Ayuda: F1, F4

ClienteCliente de visualización: de visualización: ImagenImagen inicial inicial

Cliente de visualización: Imagen inicial

Cliente

Sociedad

1000

1000 IDES

Becker Berlín

Número de cuenta del clienteUna única clave que se utiliza para identificar confacilidad al cliente dentro del sistema SAP.

ProcedimientoAl crear un registro maestro de cliente, el usuariointroduce el número de cuenta del cliente o hace que elsistema determine el número cuando se ha grabado elregistro en función del tipo de asignación de númerosque se utilice.

Ayuda p. aplicación Datos técnicos

F1 F4

Entradasposibles

FD03 iwdf4042 INSMensaje

Lista de aciertosLista de aciertos

Cliente de visualización: Imagen inicial

Ayuda - Cliente de visualización: Imagen inicial Restricciones

Cliente

Sociedad

Nombre de la empresa

Ciudad

Moneda

Número restringido a Sin restricción

Intervalo Restringido de Valores


Tecla de Función F1

Ubicado sobre cualquier campo en el sistema si tiene inquietud sobre su utilización, presione F1 y el sistema le mostrará la documentación que tenga sobre éste.

Navegación: Ayuda


Búsqueda de datos o posibles entradas:

Tecla de Función F4

Ubicado sobre cualquier campo en el sistema que requiera una entrada, presione F4 y el sistema le dará los datos posibles para su selección o lo llevará a una búsqueda de acuerdo a parámetros que se relacionen con el campo.Utilice * para ayudar a la delimitación de la búsqueda.

Puede llamar la función dando un click sobre el Matchcode

Navegación: MatchCode


Funciones del Sistema: Servicios


Funciones del Sistema: Perfil del Usuario


Conceptos Ampliados Del Sistema: Elementos Organizativos

Los elementos organizacionales son los

mecanismos para definir una estructura corporativa de una compañía dentro del sistema SAP para propósitos legales

y/o relacionados con el negocio.

Cada elemento organizacional, como el centro, es primero definido en la parametrizacion y entonces asignado (enlazado) a otros elementos organizacionales (p.e. Planta a Sociedad), de esa manera se representa toda la estructura corporativa.



Es el organismo o entidad cuyo objeto esencial es producir bienes y/o prestar servicios que satisfagan necesidades de una comunidad.

Sociedad FI

Activos

xxxxxxxxxxxxxx______

Pasivos

vvvvvvvvvvvvvv______

Patrimo

zzzzzzz

______

Sociedad FI



Agrupaciones dentro de las Compañías

Representa un Área separada de Operaciones o Responsabilidades dentro de una Organización

División

Puede ser compartida entre Compañías o puede ser específica para una Compañía en particular

El más bajo nivel dentro de FI que en un Balance y un Estado de Resultados se puede desarrollar



División

SOCIEDAD FI

División GANT

DivisiónDSSA

DivisiónFLA



Están compuestas de elementos que representan la parte legal y las vistas organizacionales de una empresa, en función de los procesos empresariales, las áreas de responsabilidad y los requerimientos de informes. Cada módulo tiene las propias.

Estructuras Organizativas


Estructuras Organizativas

Sociedad CO

Sociedad CP

Sociedad FI

La entidad CP es una unidad organizativa que clasifica la empresa desde el punto de vista del control de fondos y del control presupuestario.

La sociedad CO es una unidad organizativa que estructura la empresa desde el punto de vista de la contabilidad de costos o Controlling.

Unidad Organizacional para la cual se define un Plan de Cuentas, con el propósito de reportar tanto interna como externamente los resultados de la Empresa y que clasifica la empresa conforme a los requerimientos de la legislación.

Sociedad GL


Plan de Cuentas

Sociedad1000

Sociedad2000

Sociedad3000

Sociedad4000

Plan de cuentas

Es una lista ó catálogo de las cuentas de mayor usadas por una ó varias empresas. Es necesario asignar un plan de cuentas a cada sociedad. Este plan de cuentas es el plan de cuentas operativo y se usa para las contabilizaciones diarias en esta sociedad


Elementos Organizativos

Mandante

Sociedad FI

Organización de Compras

Centro

Almacén 0001Imprenta

0002SSSA

0003SSSA-

Plaguicidas

0004DAPARD

0005Educación

Mandante Productivo

GANTGob. de

Antioquia

0001Gob. de

Antioquia

0001Gob. de

Antioquia

Mandante

Sociedad FI

Organización de Compras

Centro

Almacén 0001Imprenta

0002SSSA

0003SSSA-

Plaguicidas

0004DAPARD

0005Educación

Mandante Productivo

GANTGob. de

Antioquia

0001Gob. de

Antioquia

0001Gob. de

Antioquia


Conceptos Ampliados Del Sistema: Datos Maestros

Los datos maestros son un conjunto de registros de datos que permanecerán un largo periodo de tiempo en la base de datos. Estos registros se almacenan y procesan centralizadamente, para de esta forma evitar redundancias y para que todas las aplicaciones utilicen la misma información.

Datos maestros

Ej.: Proveedores

Datos generales

Datos contabilidad

Datos compras

Vistas


Conceptos Ampliados Del Sistema: Salida


Conceptos Ampliados Del Sistema: Reportes

Los tipos de reportes disponibles en SAP son:

Reportes estándar que listan documentos, datos maestros y combinaciones de estos objetos (características) para ser seleccionados en la solicitud de reporte.

Los reportes a través de sistemas de información en las aplicaciones: Análisis estándar desde FIS (Finanzas), LIS (Logística), HIS (Recursos Humanos)

Reportes a través de sistemas de información con bases de datos separadas y herramientas para generación flexible de estructuras de reportes: EIS (Sistema de información Gerencial) y BW (Business Warehouse)


Conceptos Ampliados Del Sistema: Reportes (2)

Las herramientas de reportes claves disponibles en SAP incluyen los Sistemas de Información disponibles dentro de cada una de las aplicaciones (como Logística, Contabilización, Recursos Humanos). La información detallada de la transacción es almacenada en el sistema SAP y agregada a los Sistemas de Información para propósitos estadísticos. Los datos de otros sistemas pueden también ser ingresados para propósitos estadísticos.


Evaluación

Diligenciar la evaluación del curso/instructor


Muchas gracias por su atención!!!

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