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Msc. Mirian Vega 1 LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS. MSC MIRIAN VEGA

Jan 24, 2016

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  • LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS.MSC MIRIAN VEGA

  • LOS MANUALES ADMINISTRATIVOSEl manual como medio de comunicacinObjetivos de los manuales Posibilidades y limitaciones de los manuales administrativos.Clasificacin de los manuales.Planeacin y elaboracin de manuales.El proceso de elaboracin.El proceso de actualizacin

  • INTRODUCCION.La ciencia administrativa ha desarrollado un gran nmero de tcnicas que coadyuvan a lograr una adecuada sistematizacin, tanto del nivel estratgico, del administrativo y del operativo.Un manual es un documento elaborado sistemticamente que indicar las actividades a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas debern ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente.

  • MANUAL ADMINISTRATIVOSignifica un folleto, libro, capeta, etc., donde se concentran en forma sistemtica, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano en la empresa". "El Manual presenta sistemas y tcnicas especficas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un mtodo estndar para ejecutar algn trabajo."

  • El objetivo de los manuales administrativos es el de instruir al personal, acerca de: funciones, relaciones, procedimientos, polticas, objetivos, normas, etc., para una mayor eficiencia en el trabajo. Los manuales administrativos deben reservarse para informacin de carcter estable referida a la estructura funcional, la estructura procedimental, aspectos tcnicos, etc.El manuales es auxiliar para obtener el control deseado del personal de una organizacin y las polticas, estructura funcional, procedimientos y otras prcticas del organismo para el que est trabajando pueda drsele de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada mediante los manuales.

  • EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACION

    Un manual administrativo hace que las instrucciones sean definitivas, proporcionan un arreglo rpido de las malas interpretaciones.Muestra a cada uno de los empleados cmo encaja su puesto en el total de la organizacin.Indica la manera en que el empleado puede contribuir tanto al logro de los objetivos, como al establecimiento de buenas relaciones con otros empleados de la empresa.

  • Los manuales evitarn a los jefes de tener que repetir informaciones, instrucciones, procesos. El entrenamiento de personal recin llegado se aumenta y facilita porque el manual les proporciona la informacin que necesita en forma sistematizada.

  • OBJETIVOS DE LOS MANUALES

    De acuerdo con la clasificacin y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

    Instruir al personal acerca de: objetivos, funciones, relaciones, polticas, procedimientos, normas.Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.Coadyuvar a la ejecucin correcta de las labores asignadas al personal, y proporcionar la uniformidad en el trabajo.Servir como medio de integracin y orientacin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin a las distintas funciones operacionales.Proporcionar informacin bsica para la planeacin e implantacin de reformas administrativas.

  • POSIBILIDADES Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

    POSIBILIDADES

    LIMITACIONES

    Es una fuente permanente de informacin sobre el trabajo a ejecutar.

    Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las polticas, los procedimientos, las funciones, normas

    Evitan discusiones y malentendidos, de las operaciones

    Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a travs del tiempo

    Son instrumentos tiles en la capacitacin del personal

    Incrementan la coordinacin en la realizacin del trabajo.

    Posibilitan una delegacin efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepcin.

    Su deficiente elaboracin provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones

    El costo de produccin y actualizacin puede ser alto.

    Si no se les actualiza peridicamente pierde efectividad.

    Incluyen slo los aspectos formales de la organizacin, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

    Muy sintticas carecen de utilidad; muy detallados los convierten en complicados.

  • CLASIFICACION DE LOS MANUALESExisten dos tipos de manuales uno por su contenido y otro por su funcin especifica.Por su contenido se dividen en: Manual de historia Manual de organizacinManual de polticas.Manual de procedimientos. Manual de contenido mltipleManual de adiestramiento o instructivo Manual tcnico

  • Por su funcin especifica se dividen en:Manual de produccinManual de comprasManual de ventasManual de finanzasManual de contabilidadManual de crdito y cobranzaManual de personalManuales generales

  • Las principales categoras del manual son: 1. Organizacin. Este manual explica con detalle la estructura de organizacin de la empresa y seala los puestos y la relacin que existe entre ejecutivos y departamentos. Las grficas de organizacin, las de descripcin de trabajo, generalmente constituyen el contenido de este manual.2. Procedimientos. El manual de procedimientos presenta sistemas y tcnicas especficas. Tpico de stos es el de la mecangrafa, las instrucciones para usar el equipo y los manuales que sealan el procedimiento preciso a seguir para lograr el trabajo de todo personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempea responsabilidades especficas.

  • PLANEACION Y ELABORACION DE MANUALES

    Es imprescindible una planeacin cuidadosa si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertido en ellos y que se distribuyan oportunamente.

    Para la creacin de un manual, es importante crear un departamento centralizado que se encargue de la racionalizacin administrativa, tal unidad orgnica es conocida con las denominaciones siguientes: organizacin y mtodo, sistemas y procedimientos, servicios administrativos, planeacin y organizacin.

    Cuando no hay dentro de la empresa una unidad orgnica para este tipo de trabajo por motivos presupuestales, la opcin es disponer de los servicios profesionales de un despacho de consultores externos, que se encargarn de realizar este tipo de trabajo tcnico.

  • La preparacin de un plan est basada en dos motivos importantes:

    El conocimiento de los objetivos que se requieren alcanzar.El conocimiento de la situacin efectiva de la empresa y, en particular, de sus principales componentes: medios financieros, instrumentos, personal, grado de organizacin.

    Una planeacin, permite determinar con ciertas facilidades lo que en el futuro se deber hacer, quin deber hacerlo, cundo, dnde y cmo.

    PROGRAMACION DEL PLAN

    Existen dos tcnicas de programacin aplicables para la elaboracin de manuales, las grficas de PERT y CPM. Estas tcnicas dan buen resultado por separado pero son ms eficaces cuando se combinan.

    Las siglas PERT significa tcnica de evaluacin y revisin de programa, las siglas CPM significan mtodo de camino critico. Que en realidad se trata de un diagrama de flujo del proyecto en el que se incluyen periodos.

  • PRESUPUESTO

    La formulacin de un presupuesto es el paso final en la planeacin del manual. Si la planeacin se hizo con esmero, el presupuesto debe ser totalmente congruente. Cuando se solicite las estimaciones de tiempo par cada etapa del proceso de elaboracin, solicite tambin una estimacin de costos y cunto tiempo tendr efecto tal estimacin.

    Cualquiera que sea el sistema presupuestal, el problema principal, sobre todo si es la primera vez que se elaboran manuales, ser necesario incluir todos los costos pertinentes, para apoyar esta labor.

    Hay que tomar en cuenta en el presupuesto las actividades, ya que es necesario hacerlas y son tambin un costo. Si no se le presupuesta desde ahora, es frecuente que ms tarde no se permita tal gasto. Cuando se tenga que presentar un presupuesto de manualizacin ante la gerencia, incluya la grfica PERT. Para que el funcionario responsable vea con claridad cmo cada costo se relaciona con el proceso su, elaboracin y por qu son necesarios.

  • EL PROCESO DE ELABORACION

    En la elaboracin de los manuales administrativos, no existe un modelo fijo, se presentan las circunstancias en la prctica, con variaciones sustanciales, de acuerdo a criterios especficos.

    Para el proceso de elaboracin existen los siguientes pasos: Recopilacin de la informacin Procesamiento de la informacin Redaccin Elaboracin de grficas Formato y composicin Revisin y aprobacin Distribucin y controlLos mtodos para recolectar informacin son:

    Investigacin documental Observacin Cuestionarios Entrevistas

  • PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION

    Despus de reunir todos los datos, el paso siguiente es organizarlos en forma lgica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual. Lo primero que debe hacerse es un anlisis y depuracin de la informacin, con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de la que debe incluirse en el contenido del manual.

    Para la integracin de cada manual es importante uniformar los criterios tanto en terminologa como en la presentacin de la informacin, con el propsito de que se mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad. Tambin es importante indicar las contradicciones a medida que se van presentando, a fin de poder eliminarlos posteriormente; para ello es necesario realizar reuniones con los representantes de las reas que van a ser incluidas en el manual.

    REDACCION

    Es conveniente que un especialista

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