1 Měření kvality a výkonu činnosti veřejných knihoven Projekt „Benchmarking knihoven“ CASLIN 2006 12. června 2006 Národní knihovna ČR [email protected] Tel. 603 223 627
Jan 03, 2016
1
Měření kvality a výkonu činnosti veřejných knihoven
Projekt „Benchmarking knihoven“
CASLIN 200612. června 2006
Národní knihovna Č[email protected]. 603 223 627
2
Hlavní témata
Proč měřit kvalitu činnosti knihovny?Drobné problémy měření výkonu a kvality v ČRCo je to „benchmarking“Měření výkonu knihoven v SRN – BIX–
BibliotheksindexProjekt „Benchmarking knihoven“
3
Knihovny pod dvojím tlakem
Uživatelé
Kvalitní službyNezájem o služby
Provozovatel
Efektivní využívání rozpočtu
Snižování rozpočtuZbytnost instituce
Knihovna
4
Knihovna musí:
Poskytovat kvalitní službyZískat kladné hodnocení od svých uživatelůProkázat, že knihovna je užitečnou a využívanou
institucíProkázat svou ekonomickou efektivnost
Jak měřit výkon a kvalitu svých služeb?Jak prokázat svou efektivnost?Jak a s čím se srovnávat?
5
Problémy měření výkonu a kvality
Ze statistických dat nelze vždy odvodit kvalitativní ukazatele Sbíráme velké množství statistických dat, ale to samo o sobě
nic nevypovídá o výkonu a kvalitěStatistický výkaz pro veřejné knihovny = 130 údajůChyběla obsluhovaná populace, ekonomické údaje
Statistická data knihoven nejsou veřejnáNelze provádět vzájemné srovnání knihoven stejné velikosti
a funkceZnáme pouze celostátní či krajské průměry
Nelze efektivně použít pro knihovny různých velikostí
6
Úskalí veřejných statistických dat
STATISTICKÁ DATA BY MĚLA BÝT VEŘEJNÁHospodaříme s veřejnými prostředky –
maximální průhlednostProvozovatel i veřejnost je informován, jak a k
čemu jsou peníze využity
ALE MÁME OBAVU:Výsledky měření výkonu mohou být zneužity
jako zbraň proti knihovně
7
2 metody srovnávání a měření
Porovnávání se „standardem nejlepší možné praxe“Metodicky pokyn MK - standard kvality poskytování
VKIS v ČRMezikrok k vzájemnému porovnávání mezi
knihovnami
Porovnávání s jinou knihovnou - benchmarking
8
Indikátory standardu VKIS
Provozní doba knihovny (hod./týden) Doplňování knihovního fondu (sv./rok) Výdaj na doplňování knihovního fondu (Kč/obyvatele) Počet veřejně přístupných stanic připojených
k internetu Studijní místa a prostory pro uživatele knihovny Obecné principy dostupnosti:
Rovný přístup Webová stránka + blind friendly Docházková vzdálenost Pobočky
9
Co je BENCHMARKING?
Benchmarking = Standard Značka zeměměřiče pro měření výšky Komparativní bod Porovnávací ukazatel
Srovnávání vlastní výkonnosti s nejlepší praxí Je to neustále pokračující činnost, která se snaží nalézt nejlepší
praktické postupy uvnitř knihovny a jejím smyslem je dosáhnout lepších výkonů ve vlastní knihovně
Poprvé použit v r. 1979 – Xerox Corporation Benchmarking – externí, interní, odvětvový, funkční
10
CO MY DĚLÁME?JAK TO MY DĚLÁME?JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME?
CO DĚLAJÍ JINÍ?JAK TO DĚLAJÍ JINÍ?JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ?
PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ
SROVNEJTEA UČTE SE
Co je BENCHMARKING?
Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE
11
Postup benchmarkinguAnalýza vlastních výkonů a situace
Nalézt knihovnu, která je nejlepší
Porovnat vlastní situaci, využít postupy a řešení
Měřit dosažené výsledky
Analýza nejlepšího, proč je úspěšný?
Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!
12
Přínosy benchmarkingu
Definuje nejlepší výkonyPružná metoda pro srovnávání – možnost zjistit silné a
slabé stránkyDává včasné varování, pokud knihovna zaostáváPodporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesechPodporuje inovační chováníPomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových
dynamických kontaktůV ČR používá: veřejná správa, sociální služby, ČD,
CzechInvest: Český benchmarkingový index
13
Omezení benchmarkingu
Každá knihovna pracuje v jiném kontextu – omezení vypovídací hodnoty zjištění
Sdílení strategických informací – může přinést problémy
Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěchNemusí se vždy podařit najít inspirativní partneryPokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i
celá knihovna vnímat jako něco užitečného – participace
14
Příklad využití benchmarkingu
http://www.bix-bibliotheksindex.de/
15
BIX – Bibliotheksindex Podporováno Berstelmannovou nadací Projekt trvá již 7 let, účast cca 245 knihoven BIX – Bibliotheksindex
Veřejné knihovny – 5 velikostních kategorií knihoven - (cca 200 knihoven) Vědecké (vysokoškolské) knihovny - (cca 45 knihoven)
Nejsou stanoveny standardy Provádí se vzájemné srovnání kvantitativních akvalitativních
parametrů, které dosahují konkrétní knihovny Určuje se pořadí knihoven – zjištěná data jsou převáděna na
indexy Vstup knihovny do projektu je dobrovolný ale placený 170,- EUR Každá knihovna vyplní dotazník: statistická data + slovní popis Poskytnutá data jsou veřejná - databáze
16
Bibliotheksindex pro veřejné knihovny
4 cílové dimenze, 17 indikátorůZákladní podmínky pro uspokojení požadavků
uživatelůOrientace na uživateleEkonomická efektivnostPracovníci knihovny
Přepočet hodnoty indikátoru na počet bodůKaždý indikátor má svůj váhový koeficientLze vypočítat celkový index a pořadí
17
Základní podmínky pro uspokojení požadavků uživatelů
Střed Maximum Minimum
Knihovní fond na obyvatele 2,4 4,5 1,4
Plocha m2 na 1000 obyvatel 46 97 12
Počet pracovníků na 1000 obyvatel 0,26 0,60 0,13
% obnovy knihovního fondu 11,2 34,5 5,5
Nabídka počítačů v hodinách na obyvatele 0,59 1,41 0,13
Internetové služby 3 6 0
Pro uspokojení oprávněných požadavků uživatelů jsou nezbytné určitézdroje. Zajištění těchto zdrojů je úkolem provozovatelů knihoven.
18
Orientace na uživatele
Střed Maximum Minimum
Počet návštěv na obyvatele 4,2 14,2 1,5
Počet výpůjček na obyvatele 9,2 17,6 4,5
Obrat knihovního fondu 4,1 7,0 2,0
Týdenní provozní doba pro veřejnost 23,4 42,0 6,7
Počet obslužných míst 1 3 1
Odpovídá nabídka médií a služeb přáním a požadavkům uživatelů? Vysokámíra využívání knihovny je závislá na tom, zda jsou posouzeny všechnyuživatelské potřeby.
19
Ekonomická efektivnost
Střed Maximum Minimum
Výdaj na nákup KF na výpůjčku 0,23 0,46 0,06
Počet pracovních hodin na jednu otevírací hodinu 4,1 9,7 1,7
Počet návštěv na jednu otevírací hodinu 35,3 105,5 7,6
Výdaje na jednu návštěvu (EUR) 4,29 8,57 1,39
Knihovny jako nevýdělečná zařízení nemohou pracovat na pokrytí svýchnákladů. Jsou ale povinny využívat všechny zdroje s maximální efektivností. Cílem je, aby veškeré vybavení a využívání zdrojů bylo ve vzájemné rovnováze se službami knihovny.
20
Pracovníci knihovny
Střed Maximum Minimum
Čistá pracovní kapacita knihovny 97,2 99,8 77,6
Procento pracovní kapacity věnované na zvyšování kvalifikace pracovníků 2,2 20,8 0,0
Míra fluktuace7,7 33,3 0,0
Pro plnění úkolů knihovny musí být k dispozici dostatečné množství kvalifikovaných pracovníků. Vysoká fluktuace, například na základě termínovaných úvazků nebo vysoký podíl důchodců způsobují růst nákladůna organizaci a zajištění činnosti.
21
22
23
24
Bibliotheksindex – vědecké knihovny
25
Cílová dimenze: NABÍDKA Plocha knihovny pro uživatele v m² na 1000 členů
obsluhované populace Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 členů obsluhované
populace Výdaje na literaturu a informační zdroje na 1000 členů
obsluhované populace Podíl výdajů na elektronické informační zdroje na celkových
nákladech na nákup inf. zdrojů Týdenní provozní doba
Obsluhovaná populace = studenti + vědecký personál, tj. profesoři a vědečtí pracovníci, ale nikoliv vědecké pomocné síly
26
Cílová dimenze: VYUŽÍVÁNÍ
Počet návštěv na člena obsluhované populacePočet virtuálních návštěv člena obsluhované
populacePočet hodin informační výchovy uživatelů na
1000 členů obsluhované populace% okamžitých výpůjček z celkového počtu
výpůjček (včetně rezervací a žádanek MVS)Podíl kladně vyřízených on-line dotazů
27
Cílová dimenze: EFEKTIVITA
Výdaje na registrovaného uživatelePoměr výdajů na nákup informačních zdrojů a
personálních nákladůPracovní produktivita (počet získaných
médií/počet pracovníků)
28
Cílová dimenze: ROZVOJ
Počet dní školení na jednoho pracovníkaPodíl výdajů na knihovnu na celkových výdajích
školyPodíl příjmů z vlastní činnosti a grantů na
celkových příjmech knihovnyPodíl pracovníků technického rozvoje a
elektronických sloužen na celkovém počtu pracovníků
29
Projekt „Benchmarking knihoven“ příprava, postup, výběr indikátorů
Garant projektu: Národní knihovna ČR
30
Cíle projektu
1. Vytvořit a testovat benchmarkingový systém pro hodnocení činnosti veřejných knihoven.
2. Pomoci veřejným knihovnám různých velikostních kategorií analyzovat metodou benchmarkingu vlastní výkony a porovnat je s jinými knihovnami a nalézt nejlepší způsoby řešení.
3. Efektivně využít existující statistická data 4. Ověřit možnost využití metody benchmarkingu pro
knihovny v oblasti zdravotnictví
Doba trvání projektu: Listopad 2005 – březen 2007
31
Hlavní kroky projektu – co jsme udělali?
Zjištění zájmu knihoven o projektZískání NIPOS pro spolupráci – grant z VISK3 Informační příprava projektu, elektronická konference
„Mereni“, webová stránka http://knihovnam.nkp.cz/sekce.php3?page=15_Vykon.htm
Vytvoření řídícího týmu projektuProškolení pracovního týmu projektu - seminář „Měření
výkonu knihoven“ – Goethe-InstitutPřijetí pravidel spolupráceKategorizace knihovenAnalýza statistických dat spolupracujících knihovenNávrh indikátorů
32
Co a kdy ještě musíme udělat?
Výběr indikátorů, definice indikátorů (ISO11620) 30.6.2006
Testování, výběr nejlepšího řešení, zpracování formulářů = data+komentáře 10.9.2006
Zadání pro vybudování databáze Benchmarking pro NIPOS 10.9.2006
Vytvoření a zprovoznění databáze Benchmarking 31.12.2006
Sběr dat, zpracování dat, analýza, výsledky, porovnávání 31.3.2007
Prezentace výstupů z projektu na odborných seminářích a v tisku 2007
Optimalizace indikátorů 2007…
33
Jaké zvolit velikostní kategorie?Základní východisko: kategorizace dle standardu VKIS
Smilovice u Třince (okr. FM) 612
Žabeň 606
Jarošov nad Nežárkou 1067
Hnojník 1427
Řepiště 1610
Volyně 3190
Paskov 3747
Vratimov 6554
Kaplice 7195
Sedlčany 7836
Bystřice pod Hostýnem 8727
Třeboň 8862
Říčany 11329
Rokycany 13826
Chodov 14454
Ústí nad Orlicí 15031
Slaný 15070
Jičín 16328
Žďár nad Sázavou 24030
Vsetín 28575
Šumperk 28768
Strakonice 34545
Třinec 38415
Třebíč 38785
Prostějov 47374
Jihlava 50100
Chomutov 50251
Děčín 52000
Opava 60252
Karviná 63677
Most 67905
Karlovy Vary 51807
Zlín 79177
HK 95195
Ústí nad Labem 94105
Plzeň 164180
Olomouc 101268
Brno 369559
Ostrava 313088
34
Kategorizace knihoven
Počet obyvatel obce
1 – 500
501 - 1 000
1 001 - 3 000
3 001 - 5 000
5 001 - 10 000
10 001 - 20 000
20 001 - 40 000
Více než 40 001
Krajská knihovna
Krajská knihovna s městskou funkcí
35
Jaké indikátory charakterizují výkon a kvalitu?
Indikátor musí být „zrcadlem“ kvality čí výkonu = validita
Indikátor musí být měřitelnýIndikátor musí být jednoznačně vymezenIndikátor musí být spolehlivý, ověřitelný - nízká míra
subjektivity Indikátor musí být praktický - měření nesmí být časově
a personálně náročnéIndikátor musí splnit očekávání knihovny i jejího
provozovatele
36
Kolik indikátorů vybrat? Indikátory by měly odpovídat stanoveným cílům Pokrýt celé spektrum služeb, vyloučit duplicity Zvolit indikátory, které mohou knihovny ovlivnit (obrat, pracovní
kapacita, provozní doba) Skupiny indikátorů – všeobecné podmínky pro činnost,
efektivita, hospodaření, služby, zaměstnanci, učení a růst, interní procesy, rozvoj… Společné indikátory Specifické indikátory pro různé typy a kategorie knihoven (velké a malé
knihovny, krajské knihovny, zdravotnické knihovny) Optimální počet 15 – 25
Indikátory uplatňované standardem VKIS Indikátory vycházející ze statistického výkazu – není nutno redukovat Další indikátory – problémy s měřením
37
Návrh indikátorů pro benchmarking
Druhé kolo návrhů: 30 indikátorů
Tři skupiny
Podmínky pro činnost knihovny: 9 indikátorůUživatelé, služby: 13 indikátorůFinancování - výdaje – efektivita: 9 indikátorů
38
Podmínky pro činnost knihovny
1) Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel2) % obnovy knižního fondu3) Počet exemplářů docházejících periodik na registrovaného
uživatele4) Internetové služby: webová stránka, OPAC, interaktivní funkce,
soubor odkazů, virtuální informační služba, elektronické informační zdroje, pro-aktivní informační služby (email, SMS, newsletter)
5) Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel6) Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 registrovaných čtenářů7) Počet internetových stanic na 1000 obyvatel8) Plocha knihovny pro uživatele v m² na 1000 obyvatel9) Počet studijních míst na 1000 obyvatel
39
Uživatelé - služby1. Registrovaní čtenáři – % z obsluhované populace2. Registrovaní čtenáři do 15 let – % z obsluhované populace
mládeže do 14 let3. Počet hodin pro veřejnost týdně4. Počet návštěv na jednoho obyvatele5. Počet virtuálních návštěv na obyvatele6. % návštěvníků internetu z obsluhované populace7. Počet výpůjček na jednoho obyvatele ???8. Počet výpůjček na registrovaného čtenáře9. Obrat knihovního fondu10. Doba zpřístupnění nového přírůstku11. Vzdělávací a výchovné kolektivní akce12. Semináře, odborné porady a konzultace13. Průzkum spokojenosti uživatelů
40
Financování - výdaje - efektivita
1. Podíl financování knihovny na rozpočtu obce2. Celkové výdaje v přepočtu na jednoho obyvatele3. Výdaje na nákup knihovního fondu na jednoho obyvatele4. Výdaj na nákup knihovního fondu na výpůjčku5. Výpůjčky na zaměstnance (pracovní úvazek)6. % čistých provozních nákladů (bez osobních nákladů a nákladů
na knihovní fond)7. % nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových
provozních nákladů8. % osobních nákladů z celkových provozních nákladů9. Školení pro zaměstnance % z celkové pracovní kapacity
41
Dílčí problémy
Krajské knihovny – zvláštní kategorieKrajská knihovna s nebo bez městské funkceObsluhovaná populace: město – kraj, mládežPovinný výtisk, archivní funkce, % naučné literatury
Regionální funkce – redukce zjištěných údajůFinancování malých knihoven – nezjišťuje seDefinice indikátorů
Návštěvy – nepřesná definice, různé systémy evidenceMládež – statistický výkaz=15 let, ČSÚ=14 let
42
Proč měřit výkon: Když se neměří výsledky, potom není možné rozeznat úspěch
od neúspěchu
Když nelze rozeznat úspěch, potom není možné za něj odměnit
Když se neodměňuje úspěch, potom se pravděpodobně odměňuje neúspěch
Když se nerozpozná úspěch, potom se z něj není možné poučit
Když se nerozpozná neúspěch, potom není možné ho napravit
Když není možné seznámit veřejnost s výsledky, potom není možné získat podporu veřejnosti oproti tomu - co se dá měřit dá se i realizovat
43
Měření kvality a výkonu činnosti veřejných knihoven
Projekt „Benchmarking knihoven“
CASLIN 200612. června 2006
Národní knihovna Č[email protected]. 603 223 627