Medarbeidersamtaler på UiS

Aslaug Mikkelsen 2003

Medarbeidersamtaler på UiS

Aslaug Mikkelsen


Innvendinger mot mas

• Bare selvsagtheter

• Fører ikke til noe (leder følger ikke opp)

• Leder kan misbruke informasjon

• Tar for mange ressurser

• Vi snakker så mye med hverandre til daglig

• Det er så spesielt hos oss

• Individrettet mas undergraver kollektivet


Verdier og mål

• Helse for alle ansatte (fysisk, psykisk og sosialt velvære)

• Kvalitet og volum på kjerneaktivitetene (produktivitet,effektivitet og lønnsomhet)

• Friske og fornøyde studenter og samarbeidspartnere

• Samfunnsansvar


Strategiske mål

• Strategiske overordnede mål nås ved innsatsen til hver enkelt

• Mål og resultatindikatorer (Balanced score cards el KPI)

• Tiltak (hvordan kommer vi dit?)


Organisasjonslæring (Argyris and Schön, 1978; 1996)

Organisasjonslæring (Argyris and Schön, 1978; 1996)

Vi har innlært atferd som vi ikke tenker så mye på

Det skjer noe som vi ikke forventer, en overraskelse (Surprise).

Overraskelsen får oss til å stille spørsmål (Inquiry).


Definisjon

• En medarbeidersamtale er en godt forberedt, systematisk og personlig utvikling- og planleggingssamtale mellom leder og medarbeider en eller flere ganger per år


Forberedt

• Vite hva som skal tas opp

• Tenke gjennom problemstillingene fra flere ståsteder


Systematisk

• Noen faste tema (baseline) som en kan måle framgang i forhold til

• Gir forutsigbarhet


Personlig

• Det er medarbeiderens samtale

• Mange problemer er felles i en avdeling (og skal behandles i felles fora), men din situasjon er spesiell


Utvikling

• Ta i bruk erfaringen for å tilrettelegge for læring og kompetanseutvikling

• Kontinuerlig læring og utvikling for å møte nye krav

• Utvikling skaper trygghet ved endring


Planlegging

• Oppsummering og vurdering av resultater og utvikling

• Fastsette nye realistiske arbeids- og utviklingsmål (arbeidsplanlegging og personlige utviklingsmål) (jfr KPI og ”behavior”)


Hensikten med medarbeidersamtaler

• utforme, oppnå enighet om arbeidsmål• vurdering av resultater og kvalifikasjoner• kartlegging av kompetansebehov • å gi grunnlag for beslutninger om utviklingstiltak,

karriere, lønn og belønninger • forbedre prestasjoner/sikre arbeidsevne • motivere • identifisering av kandidater med spesielt potensial• livsfaseorientert personalpolitikk• samarbeid, utvikling og forbedring av forholdet

mellom leder og medarbeider• bedre trivsel og arbeidsmiljø


Medarbeidersamtalen og årshjulet

J F M A M J J A S O N D

Strategier og mål

Budsjett

Mas x

*måling av resultater x x x

*vurdering av result.

*målutforming

*kompetanseplanlegg

*HMS-arbeid

Oppfølgingssamtaler x

Løpende kontakt


Ingen fasit på mas-system

• Det viktigste er at ledere og ansatte blir enige om hva medarbeidersamtalen skal dekke

• At det satses over tid• At systemet evalueres etter hver gjennomgang• At det finnes en kobling mellom det som skjer

med den enkelte og den aktivitet det er i avdelingen


Hva bør medarbeidersamtalen inneholde?

• Vurdering av resultater (også til bruk i vurdering av opprykk)

• Arbeidsmål (arbeidsplanlegging)• Arbeidssituasjon (prioritering og belastning)• Kompetanseutvikling og karriereplanlegging• Samarbeid inkl forholdet til leder• HMS • Oppsummering og tiltak (utover de som går inn i

arbeidsplanen)


Arbeidsmål og resultatvurdering• Forskning:

– Søknader om eksterne midler– Innhentede eksterne midler– Publisering– Formidling– Internt og eksternt (inkl internasjonalt) samarbeid

• Undervisning– Emner (sp), studenter og gjennomføring?– Studenttilfredshet?– Internt og eksternt (inkl internasjonalt) samarbeid– Veiledning

• EVU– Kronikker– Kurs, foredrag o a

• Personlige mål– Kompetanseutvikling (eks PhD)– Bidrag til erfaringsoverføring/deling av kunnskap– Bidrag til arbeidsmiljøet– Spesielle utviklingsmål (undervisningskvalitet?)


Når skal lønn være tema i mas:

• Når lønn knyttes til prestasjoner (økonomiske eller andre kvantitativt målbare resultater, atferd, holdninger)

• Når lønn knyttes til formell kompetanse

• Når lønn knyttes til uformell kompetanse


Kriterier for lønnsvurdering

• Bli enige om kriterier• Bli enige om hvordan de skal måles• Bli enige om hvem som skal måle• Bli enige om når og hvordan det skal måles• Bli enige om hvordan en skal håndtere

svakheter ved målene• Bli enige om hvem som bestemmer og

hvilken klagerett som finnes


Hvilke lønnstema skal tas opp:

• Kriterier for lønnsvurdering (i avdelingen først)

• Forventninger til lønn

• Begrunnelser for lønn

• Hva som skal til for å gjøre det like godt eller bedre


Kommunikasjonstips

• Vær beskrivende heller enn fordømmende.* Hvordan kunne du gjøre noe så dumt?

* Kan du forklare hva som forårsaket ulykken?

• Vær støttende heller enn autoritær.* I framtida skal vi gjøre det på denne måten.* Hva vil du foreslå vi skal gjøre med

dette i framtida?


Kommunikasjonstips• Tenk på likeverdighet og ikke overlegenhet.

* Jeg har gjort det på denne måten siden lenge før du ble født.

* Vi har gjort det på denne måten i alle år, men har du noen ideer til hvordan vi kan gjøre det annerledes?”

• Vær aksepterende og ikke dogmatisk *Dette er den beste løsningen. *Dette er den beste løsningen jeg kunne komme på. Ser du andre muligheter?


Gjennomføring

• Medarbeidersamtalen skal ikke inneholde noe nytt eller gi noen overraskelser

Dette skaper trygghet, motivasjon og fellesskap


Gjennomføring – før samtalen

• Sørg for at samlede resultater og kvalifikasjoner er målt og vurdert

• Ha drøftet avdelingens mål og vær forberedt på hvordan disse skal brytes ned for den enkelte

• Innkall til samtalen i god tid på forhånd

• Sørg for at medarbeideren har de nødvendige skjema


Gjennomføring – før samtalen• Sørg for at medarbeideren har den

informasjon om rammer, retningslinjer, vurderinger og mål som trengs for god forberedelse

• Bruk et forberedelsesskjema på forhånd og kontroller at alle de viktige punktene.

• Finn et skjermet sted til å gjennomføre samtalen og sørg for at dere får sitte uforstyrret

• Sett av god tid (minst 2 timer)• Sørg for at det er en kopp kaffe, te eller vann

(+ “noe å bite i??”)


Gjennomføring – under samtalen

• Det er medarbeiderens samtale, la han eller hun stå for det meste av snakkingen

• Ikke lov mer enn det som kan holdes, og ikke si noe du ikke mener

• Lytt, spør og gjerne forklar, men ikke anklag, angrip eller gå i forsvar

• Gjennomgå måling av resultater og kvalifikasjoner og gi tilbakemelding. Medarbeiders tilbakemelding skal også tas opp.


Gjennomføring – under samtalen

• Bli enige om arbeidsmål og utviklingsmål• (Bli event enige om en treningsplan og

oppfølging)• Sett opp en skriftlig avtale som inneholder

arbeidsmål (arbeidsplanlegging), utviklingsmål, treningsplan og oppfølging og som både leder og medarbeider signerer


Gjennomføring – etter samtalen

• Noter alle avtaler og oppfølgingspunkter inn i en 7. sans

• Korriger egne oppfatninger og treningsplan i forhold til den tilbakemelding du har fått

• Send den skriftlige avtalen til leders leder som også skal signere på avtalen

• Oppbevar skjemaene som fortrolige dokumenter

• Være aktiv i støtte og oppfølging og med egen treningsplan gjennom året


Målstyring

• S – spesifikke mål

• M – målbare mål

• A – ansporende mål

• R – realistiske mål

• T – tidsbestemte mål

• E – enkle mål


Balanse mellom utfordringer og ferdigheter

Kilde: Kjell Schou Andreasssen


Krav-kontroll-sosial støtte

Krav


Mål, tilbakemelding og prestasjoner

• Mål uten tilbakemelding gir ikke langtidsvirkning på prestasjoner

• Tilbakemelding uten mål gir ikke bedre prestasjoner

• Tilbakemelding er en forutsetning for mestring

• Fravær av positiv forsterkning fører til passivitet


Kritiske punkter for å lykkes:• Helhjertet støtte og oppfølging fra toppledelsen og

de ansattes organisasjoner• Vilje til å innføre og opprettholde systemet over tid • Vilje til å revidere systemet• Vilje til å tåle svakheter og at implementering tar

tid• Oppfølging (systematisk støtte gjennom året)• Integrering i andre systemer• Opplæring av både ledere og medarbeidere• Støtteapparat i stab


Beyond the quick fix!


Gruppeoppgave FSG 2.10.07

• Hvilke resultater vil du snakke med dine medarbeidere om og hvordan?

• Hvilken type arbeidsmål utforme sammen med dine medarbeidere?

• Hvilke andre områder vil du medarbeidersamtalen på ditt institutt/senter skal inneholde?

Medarbeidersamtaler på UiS

Documents