Manual goop. planificación de proyectos orientada a objetivos.

Planificación de proyectos orientada a objetivos

Preparado porRónald Miranda

El contenido de este documento está basado enLittle and van de Geer. 1994. Goal-oriented project plannig. Manual for individual procedures.In 8th International Course on local level management of trees and forest for sustaibable land use. Wageningen (The Netherlands).

Escuela de Ciencias AmbientalesUNIVERSIDAD NACIONAL

Heredia, Costa Rica.Setiembre del 2008

Visión general del procesoAnálisis de la situación Planeamiento del proyecto

Árbol de problemas

Árbol de objetivos SupuestosMedios de

verificaciónIndicadores

Objetivoglobal

SupuestosMedios de

verificaciónIndicadores

SupuestosCostosRecursos

Precondiciones

Propósito

Resultados

Actividades

Matriz de planeamiento

Fases del proceso

1. Definir la entidad.

2. Analizar las partes interesadas (actores).

3. Identificar los problemas.

4. Construir el árbol de problemas.

5. Construir el árbol de objetivos.

6. Agrupamiento y alcance.

7. Formulación de objetivos del proyecto.

8. Identificación de condiciones de logro.

9. Determinar las actividades y recursos.

10.Definir los indicadores y medios de verificación.

1 Definir la entidad

• Describa la situación cuyo problema debe ser analizado y cuáles son las partes involucradas.

La cuestión es

“La situación de los pequeñosreforestadores en Guanacaste”.

1 Definir la entidad1. Determine la situación involucrada: sectorial, geográfica o

demográficamente.

2. Determine la naturaleza y el alcance de los problemas en los que se enfocará el análisis (todos los problemas, los de un sector, grupo meta).

3. Decida cuales son las partes interesadas (dolientes, stakeholders).

4. Escriba la entidad en una frase.

5. Verifique que esa definición sea aceptable por las partes involucradas.

6. Verifique si es aceptable por los donantes o patrocinadores del proyecto.

7. Reescríbala si es necesario.

2. Analizar las partes involucradas

• Los problemas se analizan desde el punto de vista de las partes interesadas. Explicitar cuáles son las partes ayuda a tener en mente sus perspectivas.

Interesados Pequeños reforestadores.

Parceleros del IDA.

Miembros del centro agrícola.

Grupo de mujeres.

Estudiantes del colegio

Oficina del ministerio.

∆ Ingenieros y técnicos de la zona.

∞ La universidad

λ Asociación de desarrollo.

Categorías Productores agrícolas y forestales

Organizaciones locales

Instituciones y cooperantes

∆ Profesionales

Estudiantes

Lluvia de ideasy papelógrafo

Lluvia de ideasy papelógrafo

2. Analizar las partes involucradas

1. Hacer una lluvia de ideas para identificar a todas las partes posibles que habitan dentro de la comunidad o que están fuera de ella, incluyendo entidades o instituciones externas.

2. Identificar categorías similares y marcarlas con signos similares ( ∆ ∞ λ).

3. Dar un nombre a cada categoría (productores, instituciones).

4. Para cada categoría, determine qué aporta o provee a otras partes.

5. Para cada categoría, determine qué recibe de otras partes.

6. Integre la infomación en la hoja de trabajo A.

2. Analizar las partes involucradas

Hoja A

Entidad

Partes involucradas

Lista de lluvia de ideas

Categorías Aportan a otros Reciben de otros

3. Identificación de problemas

• El proyecto se diseña en función de un problema real o en problemas existentes que pertenecen a las partes involucradas.

Problema:

Las Áreas de Recarga Acuífera de la Fila Tinamastes se

están deteriorando.

3. Identificación de problemas

1. Lluvia de ideas por tarjetas: identificar tantos como sea posible.

– Un problema por tarjeta: Use frases cortas de tres o cuatro palabras.

– Exprese problemas reales y actuales (no abstractos ni posibles en el futuro).

– Expresarlos de modo muy concreto (no usar conceptos amplios ni explicaciones).

1. Verificar cada problema a la vez. Revise y reexprese enunciados que son “soluciones ausentes” (“falta de...).

Solución ausente Problema reexpresado

No se disponen vehículos para el proyecto. Áreas inaccesibles para el personal del proyecto.

3. Revise la entidad, la las categorías de interesados y los problemas enunciados. Pregúntese ¿Hay algún otro problema que debe ser agregado a la lista?

4. Leer cada problema y verificar que cumple con los criterios de los pasos 1. y 2

3. Identificación de problemas

Hoja B

4. Construir el árbol de problemas• Todos los problemas se articulan en un árbol que jerarquiza los

problemas mediante relaciones causa efecto.• EL árbol permite que todas las partes interesadas reconozcan que

su perspectiva está presente.

Sedimentación en quebradas, ríos y

el mar. Destrucción de la

capa fértil del suelo

Riesgo de reducción del

abastecimiento de agua potable.

Erosión del suelo

Disminución del

caudal en nacientes y ríos.

Las Áreas de Recarga Acuífera de la Fila

Tinamastes son objeto de destrucción

Deforestación en las laderas de la

fila.

Bajo interés por gestionar

alternativas de desarrollo

Los pobladores desconocen los

problemas ambientales

Uso inadecuado del suelo.

Expansión agrícola.

Pérdida de oportunidad de reforestar con

incentivos.

Desconocimiento

de canales crediticios

Desconocimiento

de fuentes de asistencia técnica

La educación formal omite el

tema de Recursos Naturales

4. Construir el árbol de problemas

1. Seleccionar un problema inicial tentativo, que sea relevante. Ubicarlo en el centro de la hoja de trabajo C.

2. Buscar en la Hoja B aquellos problemas que sean causas directas del problema inicial y colocarlos debajo de él. Repetir el proceso hasta que no se detecten más causas directas.

3. Verificar que cada una de las causas directas se dirigen al problema central y que cada una es independiente de las otras.

4. Buscar aquellas tarjetas que expresen efectos directos del problema central inicial y colocarlos encima de él. Repetir el proceso hasta que no se detecten más efectos directos.

5. Verificar que cada uno de los efectos directos sea independiente de los otros.

4. Construir el árbol de problemas

6. Para la causa directa ubicada a la izquierda, busque las causas correspondientes; verifique la independencia entre unas subcausas y otras.

7. Repita el proceso para cada causa principal hasta agotar todas las tarjetas de la lluvia de ideas de problemas.

8. Para efecto directo ubicada a la izquierda, busque los efectos correspondientes; verifique la independencia entre unos efectos y otros.

9. Repita el proceso para cada efecto principal hasta agotar todas las tarjetas de la lluvia.

10. Verificar la validez del diagrama y trazar las líneas de conexión de las relaciones - causa efecto para concluir el diagrama del árbol.

4. Validar el árbol de problemas

Analizar y discutir en plenario:

1. Justifique cada línea de relación y explique cómo cada problema elemental se dirige hacia el problema superior.

2. Verifique que tiene sentido establecer las hipótesis de Si o dado que...(se presenta...) entonces ocurre que...

4. Validar el árbol de problemas• ¿Los problemas están expresados con las palabras correctas y como situaciones

negativas existentes?

• ¿Cada tarjeta contiene un único problema o complejo problemático?

• ¿No hay “soluciones ocultas” enunciadas en los problemas?

• ¿Las relaciones causa – efecto son lógicas? ¿Se establecen todas las relaciones pertinentes?

• ¿Lo anotado en el nivel inferior de un problema es siempre una causa directa? ¿No se ha omitido algún paso intermedio?

• ¿Lo anotado en el nivel superior a un problema es un efecto real y no un simple encabezado o resumen de lo que está debajo?

• ¿Se han analizado las diferentes alternativas en los enlaces “causa – efecto”?

• ¿Prevalecen solo aquellos vínculos causa - efecto analizados que son relevantes para el problema?

• ¿Es apropiado el grado de detalle o de abstracción del problema?

Haga los ajustes necesarios después de este análisis.

5. Construir el árbol de objetivos• El árbol de objetivos muestra todos los posibles objetivos que se podrían

necesitar para resolver todos los problemas analizados. Sin embargo, no todos ellos se convierten en objetivos del proyecto.

• Un objetivo se expresa como un estado o situación futura realizada (salvo que sea incompatible con una ley natural o un principio ético social).

La erosión del

suelo se reduce

Se mantiene el

caudal en nacientes y ríos.

Las Áreas de Recarga Acuífera de la Fila Tinamastes se encuentran recuperadas

La deforestación en las laderas de la fila es revertida

Alta capacidad para gestionar alternativas de

desarrollo

Los pobladores conocen los problemas

ambientales

5. Construir el árbol de objetivos

1. Refrasear cada problema contenido en el árbol, para transformarlo en una situación resuelta o superada.

2. Verifique si es lograble realista y éticamente.

3. Si algún problema no se puede transformar en objetivo (una situación superada) sáquelo.

4. Use el árbol de problemas como patrón para construir el árbol de objetivos.

5. Al finalizar verifique nuevamente la validez de la lógica establecida entre unos objetivos y otros y finalmente agregue las líneas de conexión.

6. Agrupamiento y alcance

• El agrupamiento de objetivos se hace para crear un vista general acerca de varios objetivos en atención a similitudes en cuanto al sector, las actividades o experticia.

• El alcance o enfoque permite centrar la escogencia de objetivos para el proyecto haciendo explícitas las prioridades asumidas.

Objetivo

Objetivo Objetivo Objetivo

Objetivo

Objetivo

Objetivo

Objetivo Objetivo

Objetivo

Objetivo

Forestación

Suelos

Aguas

Organización

6. Agrupamiento y alcance

1. Revise los objetivos partiendo desde la base del árbol y compárelos con otros. Pregúntese: ¿En el logro de estos objetivos involucra los mismos sectores, actividades o competencias (experticias)?

2. Cuando no hayan objetivos que respondan a los mismos sectores, actividades o competencias, trace una línea punteada para separarlos de otros grupos de objetivos.

3. Dé un nombre al grupo con un título de una palabra (anótelo en rojo en una tarjeta y ubíquela en una esquina).

4. Repita el proceso hasta completar todos los objetivos contenidos en el árbol.

6. El alcance o enfoque1. Establezca criterios para la selección de los objetivos. Pueden ser de 6

a 10; si hay más se deben priorizar y seleccionar los pertinentes.

2. Prepare una matriz: en las filas los grupos y en las columnas los criterios.

3. Revise los grupos y decida si alguno no se considera un tema que deba ser tratado en el proyecto. Márquelo con un asterisco y anote las razones de la exclusión.

4. Escriba en la matriz los nombres de los grupos que serán considerados.

5. Tomando un criterio a la vez, califique ordinalmente los grupos de objetivos (1 el de mayor importancia o prioridad, 2 el siguiente...).

6. Observe los valores finales de la matriz ¿hay un tema “núcleo”? ¿Hay temas obviamente con un bajo puntaje que no deberían ser parte del proyecto?

7. Escriba la justificación para excluir unos aspectos del proyecto y para asignar alta prioridad a uno o más grupos de objetivos. Esto servirá para explicar el enfoque asumido en la estrategia del proyecto.

Matriz de selección de grupos de objetivos

Criterio 1 Criterio 2 Criterio ... Criterio n Suma

Grupo A

Grupo B

Grupo C

Grupo...

Grupo N

7. Formulación de los objetivos del proyecto

• A partir de todos los objetivos contemplados en el árbol, se establecen:– Un objetivo global del proyecto: efectos o impacto del proyecto en el

desarrollo.

– Un propósito del proyecto: logro que se genera en los beneficiarios al final de la vida del proyecto.

– Resultados esperados. Se dan a lo largo de la vida del proyecto.

Resultados

esperados

Objetivo global

Propósito del proyecto

A lo que contribuye el proyecto.

Logros que debe alcanzar el proyecto.

7 Determinar el propósito del proyecto

Es el objetivo de más alto nivel en el árbol, al cual convergen los grupos seleccionados.

1. Revise un grupo prioritario de objetivos. Siga las líneas medios – fines de abajo hacia arriba en el árbol de objetivos. Determine en cuál objetivo convergen todos los demás.

2. Revise el enunciado y reescríbalo apropiadamente como propósito. Verifique lo siguiente:

• Su logro se alcanza al final del ciclo de vida del proyecto.

• Se expresa en términos de la utilización, por parte de los beneficiarios, de los servicios que genera el proyecto.

1. Si los diferentes grupos de objetivos no convergen en uno sólo, trate de re expresar los objetivos superiores para integrarlos en un solo enunciado. Excepcionalmente puede seleccionar dos propósitos.

2. Escriba el propósito del proyecto en la primera columna de la matriz de planeamiento.

7 Determinar el objetivo de desarrollo

Los objetivos globales o de desarrollo están fuera del ámbito de responsabilidad y control del proyecto pero este contribuye a alcanzarlo.

1. Siga hacia arriba las líneas medios – fines partiendo del objetivo establecido como propósito del proyecto.

2. Identifique los objetivos que expresan elementos menos tangibles pero se relacionan con el desarrollo (bienestar, calidad de vida, desarrollo social).

3. Escriba uno o dos objetivos globales ye incorpórelos en la matriz de planeamiento.

7 Determinar los resultados esperados del proyecto

Resultados: son los logros por alcanzar bajo la responsabilidad, con los recursos y en el tiempo de vigencia del proyecto.

1. Revise, progresivamente hacia abajo, todos los objetivos que están bajo el nivel del propósito.

2. Pregúntese ¿Este objetivo se alcanza con esfuerzos al interior del proyecto o por parte de otros actores externos?

• Si es un logro interno, se convierte en un resultado esperado.

• Si no, se traslada a una hoja de trabajo aparte con el título de “condicionescondiciones”.

1. Repita el proceso con cada objetivo hasta completar la matriz de propósito, objetivo global y resultados esperados del proyecto.

8. Condiciones de éxito• Hay factores claves para el logro de los objetivos de un proyecto. Si

no están presentes, el proyecto podría fracasar; por eso es necesario identificar las pre-condiciones y supuestos.

Propósito del proyecto

Resultados

Objetivo global

Propósito del proyecto

Actividades

Objetivo global

Propósito del proyecto

Objetivo global

Propósito del proyecto

Propósito del proyecto

Supuestos

Supuestos

Pre-condiciones

Supuestos

EntornoInterno

Propósito del proyecto

8. Pre condiciones y supuestos

Para ejecutar actividades, deben estar presentes requerimientos tales como:

• Recursos materiales: infraestructura, equipamiento, insumos, tecnología y financiamiento.

• Recursos operativos: destrezas productivas o para manipular objetos de trabajo, logística y mantenimiento.

• Recursos de organización: personas suficientes con capacidades, disponibilidad y compromiso.

• Capacidad gerencial: toma de decisiones, programación, de ejecución, seguimiento y control operativo y financiero. Apoyo técnico y administrativo.

• Recursos financieros: financiamiento, presupuesto flujo de caja y liquidez.

• Apoyo externo: institucional, político, directivos o dirigentes locales.

8. Pre condiciones y supuestosModelo lógico del análisis

Nuestro esfuerzo

El efecto deseado

Sus esfuerzos

Entidades externas

Interno

Más Nuestros recursos

Aportes

Lo que ponemos dentro del proyecto Lo que otros tributan al proyecto.

• “Estos (objetivos) dentro del proyecto...”

• “Más (esta condición) externa al proyecto...”

• “Nos lleva a lograr (el nivel superior del objetivo)...”

8. Pre condiciones y supuestos• Si un requerimiento es aportado por ente externo, entonces se

establece como una PRE CONDICIÓN.

• Si un requerimiento puede obtenerse dentro del proyecto, se establece como una de las ACTIVIDADES.

• Si el proyecto lleva a cabo exitosamente sus actividades y además, las entidades externas aseguran el aporte de un requerimiento que constituye un SUPUESTO importante, entonces hay certeza de poder alcanzar un resultado.

• Si el proyecto tiene éxito en alcanzar los resutaldos, y si además, los agentes externos aseguran el aporte de un importante supuesto, entonces el propósito del proyecto puede ser alcanzado.

• Si el propósito del proyecto se alcanza al final del ciclo de vida establecido, y si además se asegura que los entes externos aporten los supuestos importantes, entonces el proyecto puede alcanzar su objetivo central.

8. Identificar las condiciones de éxito

Iniciar en el nivel de resultados.

1. Revisar los resultados. Preguntarse ¿Si logramos estos resultados, tenemos certeza de que se alcanzará el propósito del proyecto? ¿Qué otras condiciones debemos agregar para lograr el propósito?

2. Anotar las condiciones en una hoja aparte. Luego se analizan y se decide si caen dentro o fuera del proyecto.

3. Revisar el propósito del proyecto. Preguntarse: ¿Si logramos este propósito, qué otras condiciones debemos asegurar para el logro del objetivo global?

4. Anotar las nuevas condiciones en una hoja aparte.

5. Conforme surjan nuevas condiciones, verifique que estén ubicadas en el nivel correcto.

6. Verifique si las condiciones mencionadas están completas. ¿Cubren todos los aspectos del proyecto?

8. Analizar las condiciones• Las condiciones se analizan para determinar si se ubican como supuestos

o si pueden ser incluidas dentro del ámbito de influencia de los objetivos y actividades del proyecto.

• Se identifican los supuestos que si fallan, pueden afectar la ejecución de actividades del proyecto.

• Si son altamente importantes, se pueden agregar actividades u objetivos al proyecto para asegurar el control.

• Identificar también “supuestos críticos o fatales” que es probable que fallen y que no pueden ubicarse bajo el ámbito de control e influencia del proyecto.

• Determinar los riesgos de los supuestos fatales y valorar si:

– Se debe re-enfocar el proyecto.

– Se pueden especificar acciones de más alto nivel de coordinación con las partes externas.

– Explicitar la autorización de ejecutar el proyecto a pesar de los riesgos.

Árbol de decisiones para analizar las condiciones

9. Determinar las actividades y recursos

Al enunciar las actividades conviene anotar detalles de responsabilidades, del uso de recursos y de costos.

Planear las actividades requiere de insumos de especialistas en el campo concerniente (educación, forestal, agrícola, salud...).

Resultados

esperados

Objetivo global

Propósito del proyecto

Actividades

---------------------------------

Objetivos del proyecto

Recursos Costos

Esfuerzos y aportes del proyecto

9. Determinar las actividades e insumos

1. Hacer una lluvia de ideas de las actividades dirigidas a obtener cada resultado. Agrúpelas en categorías mayores y colóquelas en orden cronológico.

2. Verifique que las actividades propuestas son suficientes y agregan valor. Si hay duda, agregar actividades adicionales o incluir nuevas condiciones.

3. Verifique que todas las actividades propuestas se pueden ejecutar al interior del proyecto, si alguna se ejecuta por un ente externo, se traslada a los supuestos.

4. Cuando se han identificado las actividades para todos los resultados, se verifica la “lógica de zig – zag”.

– “Si hacemos estas actividades...

– Y contamos con las condiciones aseguradas por otros...

– Tenemos seguridad de que el resultado se logrará con certeza.”

9. Determinar las actividades e insumos

5. Pregúntese si en la matriz están contempladas todas las precondicones para iniciar o llevar a cabo todas las actividades. Acerca de cada precondición decida:

– Si se descarta.

– Si se incluye como supuesto.

– Si se transforma en actividad.

5. Simultáneamente, registrar los principales recursos requeridos por las actividades (personal, equipo, materiales...)

6. Estimar los costos de los rubros principales requeridos en cada actividad.

7. Anotar el tiempo de ejecución requerido para las diferentes actividades en grandes categorías (v.gr. mes, trimestre).

Los pasos 6, 7, y 8 no reemplazan la programación y presupuestación detalladas.

10. Identificar indicadores

• Los indicadores describen las variables de cada objetivo que deberán cambiar con el tiempo. Deben ser objetivamente verificables.

• Se usan para monitorear los logros los objetivos y de los resultados del proyecto.

• Especifican las cualidades y cantidades como grupos meta, qué producir, por quién, con qué medios, mejorar o incrementar de qué a qué o de cuánto a cuánto; el alance (finca, región, sector), plazos, etc.

Resultados

esperados

Objetivo global

Propósito del proyecto

Actividades Recursos Costos

Indicadores Medios de verificación

10. Identificar indicadores

1. Comenzar con los resultados. Para cada uno defina la calidad y cantidad involucrada.

2. Si un resultado no puede ser cualificado o cuantificado, verifique si es un resultado significativo. Haga cambios en los resultados si se requiere.

3. Cuando se han identificado todos los indicadores de resultados, se definen las cualidades del propósito del proyecto en términos de calidad, cantidad, tiempo, ubicación geográfica, sectores (productivos o sociales) y grupos meta.

4. Si se requiere, ajuste la definición del propósito del proyecto.

5. Para cada indicador de resultados y de propósito, se identifican las fuentes o medios de verificación. La documentación correspondiente debe ser localizable y debe estar disponible.

10. Identificar indicadoresPaso Ejemplo

1. Identifique el objetivo

Se incrementa el campo de cultivo de café ecológico de pequeños propietarios.

2. Cuantifique 5000 pequeños productores, propietarios menores de 7 Ha. La producción incrementa un 50%.

3.Establezca la cualidad

Los 10000 propietarios incrementan la producción de café ecológico conservando la calidad de cosecha del 2005.

4. Especificar el tiempo

Entre enero del 2009 y enero del 2012.

5. Establezca la localización

El Valle de Los Santos.

6. Integre 5000 caficultores del Valle Los Santos propietarios de fincas menores de 7 Ha, incrementan su cultivos de café en un 50% entre enero de 2009 y enero del 2012, sin disminuir la calidad alcanzada en la cosecha del 2005.

La presentación del proyecto

Con toda la información generada durante la fase de concepción del proyecto, se redacta el documento del proyecto de acuerdo con la estructura, las normas y los términos de referencia para la presentación de proyectos que establezca la institución o el ente financiador.

1. Introducción.2. Antecedentes y justificación.3. Objetivos y resultados esperados.4. Estrategia metodológica.5. Cronograma de actividades.6. Organización del proyecto.7. Seguimiento, control y evaluación.8. Recursos y presupuesto.9. Supuestos, riesgos y viabilidad del proyecto.

Créditos

Este documento fue preparado por Rónald Miranda de la Escuela de Ciencias Ambientales de la Universidad Nacional.

El contenido está basado enLittle and van de Geer. 1994. Goal-oriented project plannig. Manual for individual procedures.In 8th International Course on local level management of trees and forest for sustaibable land use. Wageningen (The Netherlands).

Los ejemplos sobre caso de Fila Tinamastes están basados en

Porras, G.; Chacòn, R.; Quirós, S. 1992. Desarrollo integral de la Fila Tinamastes.. Puntarenas. Programa de Capacitación Forestal FTP - FINNIDA.

Adaptación del contenido al español y adaptación de la presentación.