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Manual de uso básico
22

Manual de Uso Básico excel

Jan 05, 2016

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Page 1: Manual de Uso Básico excel

Manual de uso básico

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2Manual de Excel 2010

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Índice

Herramientas Informáticas

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3Manual de Excel 2010

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1 Introducción a Excel

¿Qué es y para qué sirve Excel 2010?

Excel 2010 es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo, que se encuentra

integrada en el conjunto de programas de Microsoft Office.

Una hoja de cálculo sirve para trabajar con números de forma más sencilla. Para ello

se utiliza una cuadrícula donde en cada celda se pueden introducir números, letras y

gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo

de otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle

a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima.

Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero qué

ocurre si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que

volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al

introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a

calcularlo todo.

Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que

estás haciendo la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías

que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.

Esta característica de recalculo automático te permite también hacer simulaciones

fácilmente. Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir

un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo diferentes cantidades en el

importe del préstamo para que veas lo que tendrías que pagar en cada caso.

Concretamente Excel, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear

modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos,

dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráficos

con aspecto profesional.

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Entre los escenarios más comunes de uso de Excel se incluyen:

Contabilidad    Se pueden usar las eficaces características de cálculo de Excel en

muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo,

balances de ingresos o estados de resultados).

Definición de presupuestos    Ya sea que sus necesidades sean personales o

empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes

de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilación).

Facturación y ventas    Excel también es útil para administrar datos de ventas y

facturación, y en éste se pueden crear fácilmente los formularios que se necesiten (por

ejemplo: facturas de ventas, albaranes u órdenes de compra).

Informes    Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar

resúmenes o análisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los

proyectos, que muestran la variación entre los resultados reales y los proyectados, o que

se pueden usar para pronosticar datos).

Planeación    Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u

organizadores útiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de

marketing, planes de impuestos para fin de año u organizadores para ayudarlo con la

planificación de comidas semanales, fiestas o vacaciones).

Seguimiento    Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una

planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un

seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al

inventario).

Uso de calendarios     Gracias a su área de trabajo con cuadrícula, Excel se presta

para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios académicos para hacer

el seguimiento de las actividades durante el año escolar o calendarios del año fiscal para

hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).

Herramientas Informáticas

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En este manual se darán a conocer algunos de los usos más comunes de Excel 2010,

facilitando al usuario algunas tareas que en principio puedan parecer complejas, pero

que al irlas desarrollando de manera clara se podrán tornar sencillas, así como las

novedades y mejoras respecto a versionas anteriores de Excel.

2 Algunas Mejoras de Excel 2010

2.1 Cree gráficos de datos en una sola celda.

Se pueden usar minigráficos (gráficos muy pequeños que se ajustan dentro de una

celda) para resumir visualmente las tendencias junto a los datos. Dado que los

minigráficos muestran tendencias en un espacio reducido, son especialmente útiles

para paneles u otros lugares donde necesite mostrar una instantánea de su empresa

en un formato visual de fácil comprensión. En la siguiente imagen los minigráficos que

aparecen en la columna Tendencia permiten mostrar de un vistazo el rendimiento de

cada departamento en mayo.

2.2 La segmentación de datos

La Segmentación de datos son controles visuales que permiten filtrar datos

rápidamente en una tabla dinámica de forma interactiva e intuitiva. Cuando se inserta

una segmentación de datos, se usan botones para segmentar y filtrar rápidamente los

Herramientas Informáticas

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datos para mostrar únicamente lo que se necesita. Además, cuando se aplica más de

un filtro a la tabla dinámica, ya no es necesario abrir una lista para ver cuáles son los

filtros que se aplican a los datos. En la segmentación de datos, se muestra

directamente en la pantalla. Es posible aplicar formato a la segmentación de datos para

que coincida con el formato del libro y usarla de nuevo fácilmente en otras tablas

dinámicas, gráficos dinámicos y funciones de cubo.

2.3 Realice tareas de forma más rápida y sencilla con la vista Backstage.

Haga clic en la pestaña Archivo para abrir la vista Backstage que reemplaza al menú

archivo tradicional y permite crear nuevos archivos, abrir archivos existentes, guardar,

enviar, proteger, ver una vista previa e imprimir archivos, establecer opciones para

Excel, etc.

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2.4 Nuevos y más interactivos gráficos dinámicos.

Ahora es más fácil interactuar con los informes de gráfico dinámico. Concretamente, es

más fácil filtrar datos directamente en un gráfico dinámico y agregar o quitar campos

para reorganizar el diseño del gráfico. Del mismo modo, con un solo clic se pueden

ocultar todos los botones de campos en el informe de gráfico dinámico.

2.5 Mejoras en el rendimiento

Las mejoras en el rendimiento en Excel 2010 pueden ayudarle a interactuar con los

datos de forma más eficiente. Entre las mejoras específicas se incluyen:

Mejoras generales     En respuesta a los comentarios de los clientes, Excel 2010 mejora

el rendimiento en varias áreas. Por ejemplo, Excel 2010 responde mejor al mover y

cambiar el tamaño de los gráficos, al trabajar en la vista Diseño de página y al

interactuar con formas en la hoja de cálculo.

Compatibilidad para grandes conjuntos de datos      Excel 2010 controla los libros

que contienen grandes cantidades de datos de forma más eficiente. Concretamente,

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tarda menos en realizar las actividades habituales con conjuntos grandes de datos,

como filtrar y ordenar los datos, copiar y pegar de una hoja de cálculo a otra, y usar la

característica de relleno para copiar fórmulas.

Mejoras multinúcleo     Las mejoras de multithreading en Excel 2010 ayudan a agilizar

el proceso de recuperar, ordenar y filtrar datos en tablas dinámicas y tablas de Excel.

Además, en general, es posible abrir y guardar archivos de gran tamaño de forma más

rápida que antes.

Cálculo más rápido     Si los libros son importantes para los procesos de negocio clave

de la organización, es importante que la velocidad de cálculo no resulte un impedimento.

Para lograr un rendimiento de cálculo más rápido, Excel 2010 ofrece compatibilidad para

funciones asincrónicas definidas por el usuario, que se pueden ejecutar

simultáneamente sin usar varios subprocesos de cálculo de Excel. Esto es muy útil al

importar datos en hojas de cálculo de formas personalizadas y en escenarios de

sistemas de alto rendimiento.

Estas son solo algunas de las mejoras de Excel 2010, a esto le sumamos un mejor

aspecto visual, mayor contenido y diversidad de temas, así como la posibilidad de

descargar el Complemento Power Pivot para Excel, el cual puede importar millones de

filas de datos de varios orígenes de datos en un único libro de Excel, crear relaciones

entre datos heterogéneos, crear medidas y columnas calculadas mediante fórmulas,

crear tablas dinámicas y gráficos dinámicos y, a continuación, analizar con mayor

detalle los datos de manera que pueda realizar decisiones empresariales oportunas.

3 Iniciar Excel 2010

1. Desde el botón Inicio situado en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el

cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay

instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre

Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

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2. Desde el icono de Excel del escritorio.

Dar doble clic sobre el icono.

Para cerrar Excel solo basta hacer clic en el botón cerrar, ubicado en

la parte superior derecha de la pantalla.

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4 La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, a continuación se muestran sus

componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes

elementos.

1. Barra de título: muestra el nombre de archivo de la hoja de cálculo que se está

editando y el nombre del software que está usando.

2. Botón de Office: haga clic en este botón cuando esté usando comandos básicos,

tal como Nuevo, Abrir, Guardar como, Imprimir y Cerrar.

3. Barra de herramientas de acceso rápido: aquí se encuentran los comandos que

se usan frecuentemente como Guardar y Deshacer. También puede agregar sus

comandos favoritos.

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4. Cinta de opciones: en ella se encuentran los comandos necesarios para el

trabajo que va a realizar. Es lo mismo que “Menús” o “barras de herramientas”

en otro software.

5. Ventana Editar: muestra la hoja de cálculo que está editando. Las hojas de

cálculo están compuestas de filas y columnas. Puede escribir o editar datos. Los

cuadrados de las hojas de datos reciben el nombre de “celdas”.

6. Botones de vista: permiten cambiar el modo de visualización de la hoja de

cálculo que está editando para satisfacer sus necesidades.

7. Barra de desplazamiento: permite cambiar la posición dentro de la hoja de

cálculo que está editando.

8. Control deslizante del zoom: permite cambiar la configuración de zoom de la

hoja de cálculo que está editando.

9. Barra de estado: muestra información sobre la hoja de cálculo que está

editando.

5 Comenzando a manejar Excel

5.1 Conceptos Básicos de Excel

Libro de trabajo

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos

en este programa se almacenará formando el libro de trabajo.

Los libros de trabajo de Excel tienen la extensión .XLSX para que el ordenador los

reconozca como tal.

Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de

trabajo con el nombre provisional de Libro1.

Un libro de trabajo está formado por varias hojas, en principio constará de 3 hojas

aunque el número de éstas puede variar entre 1 y 255, Si miras en la parte inferior de

la ventana de Excel encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de

ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

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Hoja de cálculo

La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de

trabajo. Es una herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con

gran cantidad de números y necesiten realizar cálculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.

Columnas y filas

Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente.

Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.

Cada fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una hoja de datos.

La intersección de una columna y una fila se denominan Celda y se nombra con el

nombre de la columna a la que pertenece y a continuación el número de su fila, por

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ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1 por lo tanto la celda se

llama A1. Cuando el cursor está posicionado en alguna celda preparado para trabajar

con ésta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque aparece más

remarcada que las demás.

De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa y columna

activa, columna de la celda activa.

5.2 Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o fórmulas.

En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos

que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como se

observa en la siguiente imagen:

Modificar datosSe puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo

o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede

modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la

izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la

tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, Seleccionaremos la

celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o

iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a

modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma,

ahora es cuando podemos modificar la información.

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Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón

introducir.

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea

restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del

teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Así no se

introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la

celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre ésta.

5.3 Tipos de datos

En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una

celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a

otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis

de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de

cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En una fórmula se pueden mezclar constantes,

nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en

la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

5.4 Errores en los datos

Cuando se introduce una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.

Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

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Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o

rechazar utilizando el botón No.

Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo

en la esquina superior izquierda tal como esto:

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO ,

siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se

utiliza una fecha o una hora negativa.

#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando

incorrecto, como puede ser sumar textos.

#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.

#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.

#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.

#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.

#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o

función.

#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se

interceptan.

6 Manipulando archivos

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Bibliografías:

https://support.office.com/es-mx/article/Introducci%C3%B3n-a-Excel-2010-d8708ff8-

2fbd-4d1e-8bbb-5de3556210f7?ui=es-ES&rs=es-MX&ad=MX

https://support.office.com/es-mx/article/Novedades-en-Excel-2010-44316790-a115-

4780-83db-d003e4a2b329

https://support.office.com/es-mx/article/Inicio-r%C3%A1pido-Representar-datos-en-una-

hoja-de-c%C3%A1lculo-45af7d1b-4a45-4355-9698-01126488e689?ui=es-ES&rs=es-

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