Makalah sistem pelaporan keuangan

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Penelitian

Informasi salah satu faktor penting yang sangat berpengaruh di dalam

pelaporan keuangan yang jujur dan transparan. Informasi mengenai pengelolaan

keuangan di suatu departemen menjadi sangat penting yang di dalamnya

mendukung proses keputusan manajemen dan dituntut untuk dapat dikelola secara

teliti serta kehati-hatian yang tinggi. Sistem komputerisasi dengan bahasa

pemogramannya yang kompleks adalah suatu cara terbaik untuk menghindari

terjadinya kesalahan/meminimalisir keterlambatan informasi dan menuntut

keakuratan data. Untuk mengolah data-data yang ada diperlukan suatu sistem baik

secara manual atau komputerisasi. Untuk itu dibutuhkan suatu analisa terhadap

sistem dan kemudian melakukan perancangan Sistem Pelaporan Keuangan pada

Departemen Kebudayaan dan Pariwisata, Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni

dan Film yang terkomputerisasi.

Surat Perintah Membayar atau yang dikenal SPM yang diterbitkan oleh

Ditjen NBSF dan Surat Perintah Pencairan Dana atau SP2D yang diterbitkan oleh

Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN Jakarta IV) pada Direktorat

Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film menjadi hal penting yang harus ditangani

secara ser ius agar pelaporan keuangan menjadi benar-benar valid .

Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film adalah Satuan kerja di

salah satu Kementerian Kebudayaan dan Pariwisata yang mempunyai 5 (lima)

Direktorat dan satu Sekretariat yang diantaranya ada Direktorat Kesenian,

2

Direktorat Kepercayaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa, Direktorat Tradisi,

Direktorat Pembangunan Karakter dan Pekerti Bangsa dan Direktorat Perfilman

adapun di Kesekretariatan Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film

mempunyai 4 (empat) bagian diantaranya Bagian Perencanaan dan Hukum, Bagian

Kepegawaian, Bagian Keuangan dan Bagian Umum, disini penulis tertarik

membuat Analisis Sistem Infomasi pada Bagian Keuangan untuk memudahkan

pelaporan keuangan yang sangat dibutuhkan kevalidannya dan kebenarannya.

1.2 Identifikasi Masalah

Dalam penyusunan dan penulisan ini penulis melihat adanya permasalahan yang

ada pada penelitian yaitu :

1. Pembuatan Laporan Keuangan yang tidak valid dan memakan waktu;

2. Kesalahan penggunan AKUN dan SUB KEGIATAN yang berakibat tidak

sinkronnya laporan keuangan;

3. Kesulitan di dalam mengontrol realisasi daya serap keuangan yang diminta

oleh pimpinan dan juga hambatan unit kerja yang tidak berada di dalam satu

tempat.

3

1.3 Pembatasan Masalah

Mengingat begitu luasnya ruang lingkup permasalahan dan dengan adanya

keterbatasan data, waktu dan kemampuan yang dimiliki serta menghindari

pembahasan yang melebar, maka batasan masalah adalah Kesalahan penggunan

AKUN dan SUB KEGIATAN yang berakibat tidak sinkronnya laporan keuangan

dalam memberikan laporan yang akurat, sesuai dengan kenyataan yang ada.

Pembuatan laporan yang efisien waktu dan mempermudah penyajian laporan pada

periode-periode tertentu.

1.4 Perumusan Masalah

Untuk memperjelas dan mempermudah pemahaman dalam penulisan kerja

Praktik, maka rumusan masalah yang akan dibahas adalah :

Bagaimana analisis Sistem Informasi Laporan Keuangan berdasarkan

AKUN dan Sub Kegiatan pada Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film.

1.5 Tujuan dan Kegunaan

1.5.1 Tujuan

Tujuan mengadakan penelitian adalah untuk melakukan analisis sistem

informasi keuangan pada Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film.

4

1.5.2 Kegunaan

1. Memudahkan Satuan Kerja Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan

Film dalam proses pelaporan keuangan berdasarkan Surat Perintah

Membayar (SPM) dan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

2. Pengefisiensian waktu dalam pembuatan laporan pada periode tertentu.

1.6 Metodologi Penelitian

Dalam penyusunan riset ini, penulis menggunakan metode penelitian dan

pemecahan masalahnya dengan cara :

1. Metode Wawancara

Dilakukan tanya jawab kepada PUM (pemegang uang muka kerja)

tiap-tiap Direktorat serta Bendahara Pengeluaran di Direktorat

Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film guna mendapatkan informasi,

sehingga data-data yang diperoleh dapat dijadikan bahan dalam

penulisan.

2. Metode Observasi

Dilakukan suatu pengamatan langsung ke lapangan pada sistem

yang sedang berjalan, mulai dari pengecekan daya serap per

kegiatan, sub kegiatan dan Akun sampai dengan pembuatan

laporan.

5

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Informasi

2.1.1 Sistem

Pada dasarnya suatu sistem adalah sekelompok sistem yang erat hubungan satu

dengan yang lainnya, yang bersama-sama berfungsi untuk mencapai tujuan tertentu. Dari

definisi ini dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem, menurut pendapat

mulyadi (1993, hal 2-3) adalah sebagai berikut :

1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur

Unsur-unsur suatu sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula

dari sekelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.

2. Unsur-unsur merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan

Unsur-unsur berhubungan erat satu dan yang lainnya dan sifat kerjasama antar

unsur tersebut mempunyai bentuk tertentu.

3. Unsur-unsur tersebut bekerjasama untuk mencapai tujuan sistem

Setiap sistem mempunyai maksud, tujuan dna sasaran tertentu, dan unsur-unsur

bekerja sama satu dengan lainnya dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan

tersebut.

4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar

6

Menurut pendapat Goordon B. Davis (1991, hal :67-68 : “Sistem dapat berbentuk

abstrak maupun fisik. Sebuah sistem abstrak adalah suatu susunan teratur. Dari

gagasan atau konsepsi yang saling tergantung, sedangkan sistem fisik tidak hanya

terbentuk konsptual, karena dapat memperlihatkan kegiatan dan perilaku. Sebuah

sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama

untuk mencapai sebuah maksud, tujuan atau sasaran”.

Menurut Drs. Moekijat (1991, hal 4) : “Sistem adalah suatu kebulatan/keseluruhan

yang kompleks atau terorganisasi; Suatu kumpulan atau perpaduan hal-hal atau

bagian yang membentuk suatu kebulatan/keseluruhan yang kompleks atau utuh”.

2.1.2 Informasi

Goordon B. Davis (1993, hal : 27) berpendapat bahwa : “Informasi adalah data

yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau saat mendatang”.

Berdasarkan pendapat Wilkinson (1993 hal : 3) : “Pengertian informasi adalah

informasi yang terdiri dari data yang telah ditransformasi dan dibuat lebih bernilai

melalui pemprosesan. Idealnya informasi adalah pengetahuan yang berarti dan

berguna untuk mencapai sasaran”.

7

Berdasarkan pendapat Berry E. Chusing (1982, hal : 11) :” Informasi adalah hasil

pemprosesan data yang terorganisasi dan mempunyai arti bagi yang

menerimanya”.

Kualitas dari suatu informasi, pendapat dari Jhon Bruch dan Gary Grudriitski

(1986, hal 10-11) :” adalah sebagai berikut :

1. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan

maksudnya atau tidak menyesatkan.

2. Tepat Waktu

Informasi bagi pemakainya harus tepat pada waktunya karena informasi yang

usang tidak akan mempunyai nilai lagi.

3. Relevan

Informasi harus bermanfaat bagi pemakainya sehingga informasi yang

ditujukan pada orang yang tepat karena manfaat informasi bagi tiap orang

adalah berbeda.

Jogiyanto H.M (1989, hal 25) berpendapat bahwa : Informasi adalah data yang

diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi penerimanya,

Sumber data informasi adalah sebuah data yang menggambarkan suatu

kejadian nyata pada saat tertentu, ditunjang dengan akurat, tepat waktu,

relevannya informasi tersebut”.

8

2.1.3 Sistem Informasi

Definisi sistem informasi yaitu suatu rangkain informasi yang di dalamnya

terdapat bagian-bagian yang berhubungan dan saling bertergantungan satu

sama lain, mulai dari bagian yang besar ke bagian yang lebih kecil, yaitu dari

sub-sub, dan seterusnya sampai yang terkecil.

Berdasarkan pendapat Wilkonson (1993, hal : 14) “Sistem Informasi adalah

suatu kerangka kerja dengan sumber daya manusia (manusia, komputer)

dikoordinasikan untuk mengubah masukan (data) menjadi keluaran (informasi),

guna mencapai sasaran suatu Depertemen”.

Pendapat Robert A. Leitch dan K. Rosccoe Davis (1984, hal : 11) “ Sistem

Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat menajerial

dan kegiatan. Strategi dari suatu organisasi dan menyediakan untuk pihak luar

tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Drs. Zulkifli Amsyah, MLS (1996, hal : 9) “ Sistem Informasi disini diartikan

sebagai suatu mekanisme yang mengatur data dan informasi mulai dari

pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali,

penyajian, pendistribusian kepada para manajemen dan mengambil keputusan”.

9

2.2 Analisis Sistem

Tahap analisis sistem merupakan tahap yang paling kritis dan sangat penting,

karena kesalahan pada tahap ini akan menimbulkan masalah pada tahap-tahap berikutnya.

2.3 Pengertian Analisis Sistem

Analisis sistem menurut Yogiyanto (1995, hal : 129) adalah penguraian dari sistem

informasi yang utuh dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasi

dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-

hambatan yang terjadi dan kebutuhan- kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat

diusulkan perbaikannya.

2.4 Perancangan Sistem

Desain Sistem menurut Rovert J. Verzello/Jhon Reuter III dalam buku Jogiyanto :

tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem, pendefinisian dari kebutuhan-

kebutuhan fungsional dan persiapan rancang bangun implementasi : menggambarkan

bagaimana suatu sistem dibentuk.

Menurut Jhon Burch dan Gary G, desain adalah sebagai perencanaan dan

pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam suatu

yang utuh dan berfungsi.

Menutut George M.Scoot desain adalah bagaimana menentukan sistem, akan

menyelesaikan apa yang diselesaikan, tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari

komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga

10

setelah instalasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah

ditetapkan pada akhir anaalisis sistem.

Dari ketiga definis diatas, dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem adalah

suatu tahapan yang mempersiapkan rancangan implementasi dan menggambarkan sistem-

sistem usulan yang dikembangkan

Perancangan sistem di bagi menjadi 2(dua) yaitu :

1. Perancangan sistem secara umum

Tujuan dari perencanaan sistem secara umum adalah untuk memberikan gambaran

secara umum kepada use tentang sistem yang baru. Perencanaan sistem secara

umum mengidentifikasikan komponen-komponen sistem informasi yang akan

dirancang adalah model, output, input, database, teknologi dan kontrol.

2. Perancangan sistem terinci

Pada tahap perancangan output secara umum, perancangan outputnya hanya

dimaksudkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru, output apa saja

yang dibutuhkan untuk sistem yang baru ? perancangan output secara umum

dimaksudkan untuk menjawab pertanyaan ini sedangkan “bagaimana dan seperti

apa bentuk dari output-output tersebut”. Perancangan output terrinci dimaksudkan

untuk menjawab pertanyaan itu, misalkan bagaimana bentuk laporan yang ingin

ditampilkan baik dilayar keluaran dalam bentuk dokumen keras, dan bagaimana

bentuk input data layar komputer.

11

Tahap perancangan sistem mempunyai dua maksud atau tujuan utama, yaitu :

1. Untuk memenuhi kebutuhan pada pemakai;

2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang baru yang lengkap.

2.5 Peralatan Perencanaan Sistem

2.5.1 Kamus Data

Pendapat Jogiyanto H.M (1999, hal : 725-728) : “ Kamus data adalah katalog fakta

tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.

Dengan menggunakan kamus data analisis sistem dapat mendefinisikan data yang

mengalir di sistem dengan lengkap, kamus data dibuat pada tahap analisis sistem

dan digunakan baik pada analisis sistem maupun pada tahap perancangan sistem.

Pada tahap analisis, kamus data dapat digunakan sebagai alat komunikasi antar

analisis sistem dengan memakai sistem tentang data mengalir di sistem yaitu

tentang data tahap perencanaan sistem, kamus data digunakan untuk merancang

input, merancang laporan-laporan dan database. Kamus data dibuat berdasarkan

arus data yang ada di diagram yang ada diagram arus data.

Kamus data mencerminkan keterangan yang jelas, tentang data yang dicatatnya.

Untuk maksud keperluan ini, maka kamus data berisi hal-hal berikut :

12

- Nama Arus Data

Nama dari arus data yang ada di kamus data harus sesuai dengan arus data

yang ada di diagram arus data.

- Struktur Data

Struktur data menunjukan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari

item-item data apa saja.

Nama Field Type Description

2.5.2 Data Flow Diagram

Data flow diagram adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional

sistem yang menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang

dihubungkan satu sama lain dengan alur data baik secara manual maupun

komputerisasi.

Komponen Data Flow Diagram ada empat yaitu :

1. Komponen Terminator

Kesatuan luar, disimbolkan dengan kotak , merupakan kesatuan (entity) di

lingkungan luar sistem dapat berupa orang, departemen atau sistem lain yang

berada di lingkungan yang akan memberikan input atau menerima input dari

sistem.

13

Gambar 2.1 Simbol Terminator

2. Komponen Data Flow/Alur Data

Arus data disimbolkan dengan panah, ini mengalir diantara proses, simpan data

dan kesatuan luar. Arus data ini menunjukan arus dari data yang dapat berupa

masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Gambar 2.2 Simbol alur data

2.6 Pengertian AKUN

2.6.1 Arti AKUN

Akun atau sering disebut juga MAK (mata anggaran kegiatan) adalah jenis-

jenis kode pengeluaran 6 (enam) digit yang mempunyai PAGU tersendiri

pada tiap-tiap kegiatan yang ada di dalam suatu K/L (kementerian/lembaga)

pemerintahan yang penggunaannya secara umum dipergunakan oleh tiap

institusi Pemerintahan di seluruh tanah air.

Pada dasarnya AKUN/MAK memudahkan suatu K/L untuk memonitoring

berapa kebutuhan dana pada tiap-tiap K/L tersebut sehingga tidak terjadi

ketumpang tiindihan di dalam penyerapan dana yang telah terpakai.

14

Untuk membantu monitoring pengeluaran-pengeluaran yang lalu

dipergunakan sistem yang terkomputerisasi. Yang dimaksud dengan

komputerisasi adalah “ Perubahan sistem lama yang digunakan secara

manual menjadi sistem yang baru dengan menggunakan alat bantu

komputer “ dalam pengamat komputer dan komputerisasi oleh Sanyoto

Gandodiyoto (1998, hal 28) “Komputer itu sendiri pada dasarnya

merupakan sistem , yaitu sistem rangkaian sub sistem yang terdiri dari

peralatan dan fasilitas berupa komponen perangkat keras (hardware)

maupun perangkat lunak (soft ware).

2.6.2 Jenis-Jenis AKUN

KODE AKUN NAMA AKUN

511111 Belanja Gaji Pokok PNS

511119 Belanja Pembulatan Gaji PNS

511121 Belanja Tunj. Suami/Istri PNS

511122 Belanja Tunj. Anak PNS

511123 Belanja Tunj. Struktural PNS

511125 Belanja Tunj. PPh PNS

511126 Belanja Tunj. Beras PNS

511129 Belanja Uang Makan PNS

511151 Belanja Tunjangan Umum PNS

512211 Belanja uang lembur

512412 Belanja Pegawai Transito

521111 Belanja Keperluan Perkantoran

521115 Honor yang terkait dengan operasional Satuan Kerja

521119 Belanja Barang Operasional Lainnya

521211 Belanja Bahan

521213 Honor yang terkait dengan output kegiatan

521219 Belanja Barang Non Operasional Lainnya

522113 Belanja Jasa Konsultan

522114 Belanja Sewa

522115 Belanja Jasa Profesi

523111 Belanja Biaya Pemeliharaan Gedung dan Bangunan

523121 Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan dan Mesin

523129 Belanja Biaya Pemeliharaan Peralatan dan Mesin Lainnya

15

523199 Belanja Biaya Pemeliharaan Lainnya

524111 Belanja perjalanan biasa (DN)

524119 Belanja perjalanan lainnya (DN)

524219 Belanja perjalanan lainnya (LN)

532111 Belanja Modal Peralatan dan Mesin

Akun adalah kode yang disediakan oleh unit kerja yang khusus menangani

permintaan suatua K/L tertentu terhadap suatu kegiatan atau perencanaan

kegiatan yang akan dilaksanakan menyangkut besaran dana yang akan

diberikan, apabila permintaan melebihi dari anggaran yang telah diberikan

maka permintaan dana suatu kegiatan tidak dapat diberikan.

2.6.3 Metode Pengawasan Pengendalian AKUN

Umumnya metode pengawasan pengendalian ini terdiri atas :

1). Pengendalian Sistem SPM (surat perintah membayar)

Dalam pengendalian sistem SPM ini, K/L akan dapat melihat berapa

besaran yang telah dimintakan oleh suatu Direktorat di dalam suatu

kegiatan yang akan dilaksanakan.

2). Pengendalian Sistem SP2D (surat perintah membayar)

Adalah kelanjutan dari SPM diatas yang selanjutnya diajukan ke suatu

institusi yang khusus menangani permintaan pencairan anggaran K/L

(kementerian/lembaga) tertentu yang dikenal dengan KPPN (kantor

pelayanan perbendaharaan negara).

16

Berdasarkan dua pengendalian tadi akan terpantau dan diketahui secara

riil dan jelas berapa dana atau anggaran suatu K/L telah dilaksanakan

baik permintaan harian, mingguan dan bulanan.

17

BAB III

TINJAUAN UMUM DITJEN NILAI BUDAYA, SENI DAN FILM

3.1 Sejarah Singkat

Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film merupakan Unit Kerja pada

Kementerian Kebudayaan dan Pariwisata yang membawahi 5 (lima ) unit kerja pusat dan

13 BPSNT (Balai Pelestarian Nilai Tradisional) 11 (sebelas) berada di Daerah dan dua

diantaranya berada di pusat (Jakarta) GNI (Galeri Nasional Indonesia) LSF (Lembaga

Sensor Film), Direktorat Kesenian, Direktorat Perfilman, Direktorat Kepercayaan

Terhadap Tuhan Yang Maha Esa, Direktorat Tradisi, Direktorat Pembangunan Karakter

dan Pekerti Bangsa, dan satu Kesekretariatan Jenderal.

Direktorat Jenderal NBSF (Nilai Budaya, Seni dan Film) merupakan unit kerja

eselon I pada Kementerian Kebudayaan dan Pariwisata yang secara rutin melaporkan

perkembangan maju mundurnya suatu kegiatan baik yang berada di pusat maupun di

daerah, dan juga melaporkan realisasi anggaran pada tiap-tiap unit kerja yang dibawahinya

yang pada akhirnya menjadi laporan pertanggung jawaban Presiden pada DPR-RI.

Direktorat Jenderal NBSF secara khusus menangani masalah-masah yang berada di

pusat maupun di daerah, mulai dari pelestarian kesenian, HaKI, Perfilman, Penyensoran

Film (iklan dan film-film (baik milik sendiri maupun luar negeri), aliran kepercayaan yang

berada di tanah air, dan yang masih hangat-hangatnya masalah keris dan batik yang sudah

di akui dunia Internasional.

18

Dengan memilikinya 13 BPSNT yang sebelas berada di daerah Ditjen NBSF

seringkali mengalami kendala tentang laporan keuangan, atau yang biasa disebut

disclemer itu terjadi karena antara pusat dan daerah sering kali tidak sinkron, khusus

mengenai masalah BMN (Barang Milik Negara) yang permasalahannya sampai sekarang

belum selesai, sebagain dikarnakan seringkali terjadi perubahan-perubahan struktur

organisasi pada masa-masa yang lalu dan belum lagi mengenai bencana alam besar yang

menimpa beberapa daerah tempat BPSNT berada, yag berakibat hilangnya data.

Apabila kita melihat pada latar belakang dan sejarah Ditjen Nilai Budaya, Seni

dan Film berada, maka salah tugas pokoknya adalah membangun masyarakat yang

mencintai kesenian, mencintai kekayaan alam atau melestariakan peninggalan-peninggalan

sejarah dengan cara merawat dan menjaganya, mengenal budaya nenek moyangnya dan

dapat melestarikan jangan sampai di akui oleh bangsa-bangsa lainnya dan juga mendidik

masyarakat tentang aliran kepercayaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa yang sebagain

besar berada di daerah (pelosok-pelosok). Sekretariat Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film

mempunyai tugas melakukan koordinasi, memberikan pelayanan teknis dan administrasi

kepada seluruh satuan kerja di lingkungan Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film Dalam

melaksanakan tugas tersebut, Sekretariat Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film

menyelenggarakan fungsi :

19

a. Pengkoordinasian Penyusunan rencana dan peraturan perundang-

undang di lingkungan Direktorat Jenderal;

b. Pengelolaan urusan Kepegawaian serta Penataan Organisasi dan

terlaksananya di lingkungan Direktorat Jenderal;

c. Pengelolaan urusan keuangan di lingkungan Direktorat Jenderal;

d. Pengelolaan urusan tata persuratan, rumah tangga dan perlengkapan di

lingkungan Direktorat Jenderal;

Dalam melaksanakan tugas dan fungsi yang dijabarkan diatas, perlu dirinci

dalam uraian tugas sebagai berikut :

(1) Mengkoordinasikan penyusunan rencana dan program kerja tahunan di

lingkungan Direktorat Jenderal;

(2) Melakukan koordinasi, pelayanan teknis dan administrasi di lingkungan

Direktorat Jenderal;

(3) Mengkoordinasikan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan

langsung sesuai tugasnya masing-masing;

3.2 Struktur Organisasi

Merupakan suatu bagan yang menggambarkan bentuk organisasi yang akan

memperhatikan tentang susunan fungsi-fungsi dan departementasi yang menunjukkan

hubungan kerja sama. Dan juga dikatakan sebagai pola hubungan yang mapan antara

komponen-konponen bagan-bagan dari organisasi, serta suatu kerangka yang mewujudkan

suatu pola tetap dari hubungan antara kedudukan dan peranan dalam suatu lingkungan

organisasi.

20

STRUKTUR ORGANISASI SEKRETARIAT

DIREKTORAT JENDERAL NILAI BUDAYA, SENI DAN FILM

3.3 Deskripsi Pekerjaan

1. Sekretaris Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film mempunyai tugas :

memberikan pelayanan teknis administrasi kepada seluruh Satuan

Organisasi di lingkungan Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan

Film.

2. Kepala Bagian Keuangan mempunyai tugas :

melaksanakan pengelolaan keuangan Direktorat Jenderal Nilai Budaya,

Seni dan Film.

KASUBBAG

Perbendaharaan Negara

SEKRETARIS DITJEN

NILAI BUDAYA, SENI DAN FILM

KEPALA BAGIAN

KEUANGAN

KASUBBAG

Verifikasi Anggaran

KASUBBAG

Pelaksanaan Anggaran

21

2.1. Kepala Subbag Pelaksanaan Anggaran mempunyai tugas :

melakukan pengelolaan, penggunaan, pengeluaran dan

penerimaan anggaran dilingkungan Direktorat Jenderal Nilai

Budaya, Seni dan Film serta revisi anggaran di Bagian

Keuangan.

2.2. Kepala Subbag Perbendaharaan Anggaran mempunyai tugas:

melakukan urusan Perbendaharaan Anggaran dan tata usaha

keuangan di lingkungan Direktorat Jenderal Nilai Budaya,

Seni dan Film.

2.3. Kepala Subbag Verifikasi Anggaran mempunyai tugas :

melakukan urusan Verifikasi Anggaran di lingkungan

Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film.

22

BAB IV

ANALISA SISTEM INFORMASI LAPORAN KEUANGAN

DIREKTORAT JENDERAL NILAI BUDAYA, SENI DAN FILM

4.1 Sistem Berjalan

Pada bagian ini penulis menguraikan secara detail sistem berjalan pada DITJEN Nilai

Budaya, Seni dan Film terurama pada transaksi SPM (surat perintah membayar) dan SP2D

(surat perintah pencairan dana). Unit yang terlibat dalam sistem simpan pinjam ini adalah

Bendahara Pengeluaran Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film dan Kantor Pelayanan

Perbendaharaan Negara Jakarta IV.

1. Proses Surat Perintah Membayar (SPM)

Bendahara pengeluaran Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film membuat pengajuan

anggaran dengan memasukkan kode program, kode kegiatan dan Akun kedalam Surat

Perintah Membayar (SPM);

2. Proses Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)

Setelah kelengkapan berkas Surat Perintah Membayar sesuai dengan persyaratan

Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN), maka dikeluarkan lah Surat

Perintah Pencairana Dana (SP2D)

3. Proses Laporan

Bagian Keuangan membuat laporan bulanan berdasarkan arsip Surat Perintah

Membayar (SPM) dan Surat Perintah Pencaiaran Dana (SP2D) yang dibuat setiap

23

bulan berdasarkan jenis SPM dan Direktorat kemudian diserahkan kebendahara

pengeluaran Ditjen Nilai Budaya, Seni dan Film.

Gambar III.2

Diagram Konteks Sistem Berjalan

Bagian Keuangan

Kantor KPPN

Jakarta IV

Bendahara

Pengeluaran

Sistem

Informasi

Laporan

Keuangan

Diagram Konteks

SPM

SP2D

Laporan SP2D

24

Gambar III.3

Diagram Nol Sistem Berjalan

Bagian Keuangan

1.

Input

SPM

SP

2D

Kantor KPPN

Jakarta IV

2.

Input

SP2D

Bendahara

Pengeluaran

3.

Laporan

SP2D

SPM

SP2D

LAPORAN

SP2D

DIAGRAM LEVEL O

Keterangan :

SPM : Surat Perintah Membayar

SP2D : Surat Perintah Pencaiaran Dana

KPPN : Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara

25

4.2 Kamus Data Sistem Berjalan

A. Kamus Data Masukan (Input) Sistem Berjalan

1. Nama arus data : Surat Perintah Membayar

Alias : SPM

Bentuk data : Berkas / Kertas cetakan

Arus data : Bagian Keuangan – Proses 1.0

Proses 1.0 – Bagian Keuangan

Penjelasan : Pengajuan pembuatan SPM

Volume : 1 lembar

Isi = Nomer SPM+ Tgl SPM + Kode Program + Jenis SPM +

Kode Kegiatan + Kode Sub Kegiatan + Kode AKUN/MAK +

Jumlah SPM + Jumlah Pajak + Uraian SPM + Unit Kerja

2. Nama arus data : Surat Perintah Pencairan Dana

Alias : SP2D

Bentuk data : Berkas / Kertas cetakan

Arus data : KPPN – Proses 1.0

Proses 1.0 – Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara

Penjelasan : Digunakan untuk permohonan SP2D yang telah di

ACC

Volume : 1 lembar

Isi = Nomer SPM + Tgl SPM + Satker + Nomor SP2D + Tgl

SP2D + Klasifikasi Belanja + Jumlah Uang Setelah dipotong pajak

+ Bank/pos + Uraian SP2D

26

B. Kamus Data Keluaran ( Output ) Sistem Berjalan

1. Nama arus data : Laporan SP2D

Alias : SP2D

Bentuk data : Berkas / Kertas cetakan

Arus data : SP2D – Proses 1.0

Proses 1.0 – Bendahara Pengeluaran

Penjelasan : SPM yang telah dikeluarkan SP2Dnya

Volume : 1 lembar

Isi = Nomer SPM + Tgl SPM + Nomer SP2D + Tgl SP2D +

Uraian SP2D+ Jumlah SPM + Pajak + Jumlah SP2D +

Kode Program + AKUN + Unit Kerja

27

4.3 Permasalahan

Setiap Unit kerja baik instansi pemerintah maupun swasta didalam menjalankan

kegiatannya seringkali menghadapi masalah. Dan masalah itu menjadi penghambat

jalannya kegiatan, keberhasilan dan tujuan yang ditetapkan. Demikian halnya dengan

Direktorat Jenderal Nilai Budaya, Seni dan Film adalah:

1. Penyediaan informasi yang tidak akurat mengenai laporan transaksi harian,

mingguan dan bulanan sehingga dalam pembuatan laporan sering mengalami

kesulitan.

2. Sering terjadi kesalahan dalam memasukan data sehingga terjadi kehilangan

pada data.

4.4 Analisa masalah

4.4.1 Analisa Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia yang dimiliki oleh Ditjen Nilai Budaya, Seni dan

Film yang dalam hal ini Bagian Keuangan saat ini seluruh pegawai Bagian

Keuangan telah memiliki standarisasi kerja sesuai dengan prosedur yang

ada. Sehingga pegawai bagian keuangan telah dapat melakukan

pekerjaannya sesuai dengan tugasnya masing - masing dengan baik.

28

4.4.2 Analisa Teknologi

Teknologi yang digunakan dalam proses pencatatan Surat Perintah

Membayar (SPM) pada Bagian Keuangan Direktorat Jenderal Nilai

Budaya, Seni dan Film menggunakan Microft Excel, pada saat ini

penggunaan Microsoft Excel pada Bagian Keuangan Ditjen Nilai Budaya,

Seni dan Film dianggap sudah cukup baik.

4.4.3 Analisa Dokumen

Dokumen yang digunakan dalam pembuatan laporan keungan pada

Bagian Keungan adalah berupa Surat Perintah Membayar (SPM) dan

Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). Dokumen ini menerangkan

tentang pengajuan unit kerja yang akan dimintakah pencaiaran dana.

Dokumen ini merupakan sumber inputan bagi proses-proses berikutnya

seperti untuk pembuatan laporan harian, laporan bulanan dan laporan

akhir tiap tahunnya. Pada saat ini dokumen tersebut telah cukup dan

dilengkapi dengan baik.

4.4.4 Analisa Laporan

Laporan yang dihasilkan oleh sistem yang ada pada saat ini adalah laporan

harian, laporan bulanan dan laporan tahunan. Laporan-laporan ini

memberikan informasi hasil pemasukan yang diperoleh oleh Bagian

Keuangan, sebagai arsip yang nantinya diberikan kepada Bendahara

Pengeluaran. Pada saat ini informasi laporan pemasukan yang dihasilkan,

29

yang nantinya diberikan kepada Bendahara Pengeluaran sudah cukup

baik.

4.4.5 Analisa Sistem

Dalam analiasa sistem ada masalah yang dihadapi pada saat ini,sebagai

berikut:

Pada proses input laporan harian dalam pembuatan laporan harian harus

mencatat satu per satu SP2D yang diterima dari KPPN per harinya, mulai

dari pencatatan nomor SP2D, tanggal SP2D, nilai rupiah di SP2D, nomor

SPM, tanggal SPM dan jumlah potongan (pajak) di SPM kedalam laporan

harian. Sehingga pada tahap ini sering terjadi ketidak akuratan mengenai

SPM yang dikeluarkan oleh Bendahara Pengeluaran Ditjen NBSF,

khususnya pencatatan MAK/AKUN (mata anggaran kegiatan), nama

Direktorat, dan nama kegiatan yang sering salah dalam memasukan data

dan perhitungan serta memerlukan waktu yang lama.

4.5 Pemecahan masalah

Dalam mengatasi masalah seperti apa yang disebutkan pada bagian analiasa

masalah, diperlukan adanya sistem komputerisasi. Dengan sistem komputerisasi terhadap

sistem yang lama atau sistem yang sedang berjalan diharapkan dapat mengurangi atau

bahkan menghilangkan kesalahan dalam pencatatan dan perhitungan yang dilakukan

secara manual yang sifatnya rutin dan berulang-ulang.

30

Keuntungan-keuntungan yang diharapkan dapat diperoleh jika menggunakan sistem

komputerisasi, yaitu:

1. Mempermudah dalam pencarian data sehingga lebih efektif dan efisien.

2. Mempercepat proses pencatatan.

3. Mempercepat proses pembuatan laporan akhir.

31

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 KESIMPULAN

1. Dalam Sistem yang berjalan dapat disimpulkan :

1. Masih sering terjadi kesalahan dalam penginputan data pada MAK/AKUN

kegiatan;

2. Pembuatan laporan Realisasi daya serap pada masing-masing Direktorat

yang kurang cepat dan akurat ;

3. Teknologi yang digukan untuk mengolah data pada umumnya sudah baik,

namum masih perlu diperbaharui dikarenakan semakin meningkatnya

kebutuhan akan data yang lebih cepat dan akurat.

5.2 SARAN

Untuk lebih memudahkan serta mempercepat proses transaksi kegiatan maka

penulis memberikan saran yaitu :

1. Dapat dikembangkannya sebuah aplikasi laporan keuangan tersebut menjadi

sistem informasi yang berbasis clien dan server.

2. Sebaiknya penginputan data SPM dan SP2D yang ada di Direktorat Jenderal

Nilai Budaya Seni dan Film dilakukan setiap kali ada data baru yang masuk,

untuk menghindari penumpukkan dan keterlambatan laporan yang dibutuhkan.

32

DAFTAR PUSATA

Mulyadi, Sistem Akutansi, Jakarta Penerbit STIE YKPN 1993.

Gordon B. Davis, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Jakarta :

Penerbit PPM, 1991.

Moekijat, Pengantar Sistem Informasi Manajemen”, Penerbit : PT. Remaja

Rosdakarya, 1991.

Wilkinson, Sistem Akunting dan Informasi Terjemahan Marinus Sing, Edisi 3,

Penerbit : Bina Rupa Aksara, Jakarta 1993;

Berry E. Chusing, Sistem Informasi Management, Ensiklopedia Adm, Jakarta,

1982;

Jhon Burch, Gary Grudritski, Informasi Sistem Theory and Practice, New York :

Penerbit Jhon Wiley, Sons, 1986;

Jogiyanto, H.M, Analisis dan Disain Sistem Informasi, Pendekatan Terstruktur

Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis , Yogyakarta : Andi Offset, 1991;

Robert A. Leitch, K. Rosccoe Davis, Accounting Information System Englewood

Cliff“, New Jersey : Penerbit Prentice-Hall, Inc, 1984;

Jogiyanto, H.M, Analisis dan Desain Sistem Informasi 1989, Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset, 1995;

Sanyoto Gandodiyoto, Sistem Komputer : 1998.