LEGEA nr
LEGEA nr. 16 din 2 aprilie 1996 (*republicat*)privind Arhivelor
Naionale
EMITENT: PARLAMENTUL
PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL nr. 293 din 22 aprilie 2014
Data intrarii in vigoare : 22 aprilie 2014
Forma actualizata valabila la data de : 19 martie 2015Prezenta
forma actualizata este valabila de la 22 aprilie 2014 pana la data
selectata-----
*) Republicat n temeiul art. 248 din Legea nr. 187/2012 pentru
punerea n aplicare a Legii nr. 286/2009 privind Codul penal,
publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 757 din 12
noiembrie 2012, rectificat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea
I, nr. 117 din 1 martie 2013, cu modificrile ulterioare, dndu-se
textelor o nou numerotare.
Legea nr. 16/1996 a fost publicat n Monitorul Oficial al
Romniei, Partea I, nr. 71 din 9 aprilie 1996 i ulterior a fost
modificat i completat prin:
- Legea nr. 358/2002 pentru modificarea i completarea Legii
Arhivelor Naionale nr. 16/1996, publicat n Monitorul Oficial al
Romniei, Partea I, nr. 476 din 3 iulie 2002;
- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 39/2006 pentru modificarea
i completarea Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, publicat n
Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 486 din 5 iunie 2006,
aprobat cu modificri prin Legea nr. 474/2006, publicat n Monitorul
Oficial al Romniei, Partea I, nr. 1.016 din 21 decembrie 2006;
- Legea nr. 329/2009 privind reorganizarea unor autoriti i
instituii publice, raionalizarea cheltuielilor publice, susinerea
mediului de afaceri i respectarea acordurilor-cadru cu Comisia
European i Fondul Monetar Internaional, publicat n Monitorul
Oficial al Romniei, Partea I, nr. 761 din 9 noiembrie 2009, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 138/2013 pentru modificarea i completarea Legii
Arhivelor Naionale nr. 16/1996, publicat n Monitorul Oficial al
Romniei, Partea I, nr. 253 din 7 mai 2013.
CAP. I Dispoziii generale
ART. 1 Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic
Naional al Romniei documentele create de-a lungul timpului de ctre
organele de stat, organizaiile publice sau private economice,
sociale, culturale, militare i religioase, de ctre persoane fizice
autorizate, profesioniti care i desfoar activitatea n baza unei
legi speciale i persoane fizice. Acestor documente statul le asigur
protecie special, n condiiile prezentei legi.
ART. 2 Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei, n sensul prezentei legi, se nelege: acte
oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii,
manuscrise, proclamaii, chemri, afie, planuri, schie, hri, pelicule
cinematografice i alte asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i
nregistrri foto, video, audio i informatice, cu valoare istoric,
realizate n ar sau de ctre creatori romni n strintate.
ART. 3 (1) Administrarea, supravegherea i protecia special a
Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz de ctre
Arhivele Naionale, care se nfiineaz prin hotrre a Guvernului**) la
nivel de direcie, n subordinea Ministerului Afacerilor Interne.
(2) Arhivele Naionale i exercit atribuiile prin compartimentele
sale specializate i prin serviciile judeene ale Arhivelor
Naionale**).
-----
**) A se vedea Hotrrea Guvernului nr. 1.376/2009 privind
nfiinarea, organizarea i funcionarea Arhivelor Naionale, publicat n
Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 805 din 25 noiembrie
2009, cu modificrile ulterioare.
(3) Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se
realizeaz n condiii de pace, potrivit prevederilor prezentei legi,
iar n caz de rzboi sau de calamiti naturale, de ctre creatori i
deintori, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuii speciale n
asemenea situaii i cu asistena de specialitate a Arhivelor
Naionale.
ART. 4 Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i
deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional
al Romniei, denumite n continuare creatori i deintori de documente,
rspund de evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea i
folosirea documentelor n condiiile prevederilor prezentei legi.
CAP. II Atribuiile Arhivelor Naionale n administrarea i protecia
special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei
ART. 5 Arhivele Naionale acord asisten de specialitate i asigur
desfurarea unitar a operaiunilor arhivistice la nivelul tuturor
creatorilor i deintorilor de documente, ndeplinind urmtoarele
atribuii:
a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi,
norme i metodologii de lucru pentru organizarea i desfurarea
ntregii activiti arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i
includerea n Fondul Arhivistic Naional al Romniei a documentelor
prevzute la art. 2, care se dau publicitii, dup caz;
b) controleaz aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare pe
linia muncii de arhiv i stabilete msurile ce se impun potrivit
legii;
c) preia de la creatorii i deintorii de arhiv documentele care
fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n condiiile i
la termenele prevzute n prezenta lege;
d) asigur evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea i
folosirea documentelor pe care le deine;
e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de
reproducere adecvate;
f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Naionale i
reeaua automatizat de informare i documentare arhivistic, stabilete
msuri pentru corelarea tehnic i metodologic i pentru colaborarea
serviciilor de informare i documentare arhivistic i a
compartimentelor similare din cadrul Sistemului naional de
informare i documentare;
g) elaboreaz i editeaz "Revista Arhivelor" i alte publicaii de
specialitate, destinate informrii i sprijinirii cercetrii
tiinifice, precum i punerii n valoare a documentelor care fac parte
din Fondul Arhivistic Naional al Romniei;
h) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Naional de
Perfecionare Arhivistic, pregtirea i specializarea personalului
necesar desfurrii activitilor arhivistice;
i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu
face parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei;
j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care
fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, n scopul
expunerii sau documentrii cu ocazia unor manifestri tiinifice sau
culturale internaionale;
k) ntreine i dezvolt relaii cu organele i instituiile similare
din strintate, n vederea informrii reciproce n domeniul arhivistic
i al schimbului de documente i de reproduceri de pe acestea; asigur
aplicarea conveniilor i acordurilor internaionale privind domeniul
arhivistic i particip la congrese, conferine, reuniuni i consftuiri
arhivistice internaionale;
l) asigur aplicarea prevederilor legislaiei n vigoare n
realizarea proteciei documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei, respectiv n aprarea secretului de
stat, paza i conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct
i la mobilizare sau rzboi.
ART. 6 n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz un consiliu
tiinific, format din specialiti ai Arhivelor Naionale, cercettori,
cadre didactice universitare i specialiti din ministerele
interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme
privind normele i metodologiile specifice de lucru, publicaiile de
specialitate, precum i dezvoltarea ntregii activiti arhivistice.
Modul de organizare i funcionare, precum i componena consiliului
tiinific se stabilesc prin regulament de organizare i funcionare,
aprobat de directorul Arhivelor Naionale.
CAP. III Obligaiile creatorilor i deintorilor de documente
SECIUNEA I
Evidena documentelor
ART. 7 Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s
nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor
ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, potrivit
legii.
ART. 8 (1) Anual, documentele se grupeaz n uniti arhivistice,
potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n
nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre
fiecare creator pentru documentele proprii.
(2) Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se
aprob de ctre Arhivele Naionale, iar cele ale celorlali creatori,
de ctre serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, potrivit anexei
nr. 1.
ART. 9 (1) Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor
de documente n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i
proces-verbal de predare-primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2
i 3.
(2) Evidena tuturor intrrilor i ieirilor de uniti arhivistice
din depozit se ine pe baza unui registru, potrivit anexei nr.
4.
(3) Scoaterea documentelor din evidena arhivei se face numai cu
aprobarea conducerii creatorilor sau deintorilor de documente i cu
avizul Arhivelor Naionale sau al serviciilor judeene ale Arhivelor
Naionale, dup caz, n funcie de creatorii la nivel central sau
local, n urma selecionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau
ca urmare a distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un
eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat.
SECIUNEA a II-a
Selecionarea documentelor
ART. 10 (1) n cadrul Arhivelor Naionale funcioneaz comisia
central de selecionare a documentelor, care coordoneaz activitatea
de selecionare a documentelor ntocmite i deinute de creatorii la
nivel central, iar n cadrul serviciilor judeene ale Arhivelor
Naionale funcioneaz cte o comisie de selecionare a documentelor,
care coordoneaz activitatea de selecionare a documentelor ntocmite
i deinute de ceilali creatori.
(2) Modul de organizare i atribuiile comisiilor prevzute la
alin. (1) se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistic,
aprobate de directorul Arhivelor Naionale.
ART. 11 (1) n cadrul fiecrei uniti creatoare i deintoare de
documente funcioneaz cte o comisie de selecionare, numit prin
decizia sau ordinul conductorului unitii respective, fiind compus
din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numii din
rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau
ori de cte ori este necesar, pentru a analiza fiecare unitate
arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric;
hotrrea luat se consemneaz ntr-un proces-verbal, ntocmit potrivit
anexei nr. 5.
(2) Procesul-verbal de selecionare, nsoit de inventarele
documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare,
precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz permanent, se
nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selecionare, n cazul
creatorilor i deintorilor de documente la nivel central, sau
comisiilor din cadrul serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, n
cazul celorlali creatori i deintori de documente.
(3) Documentele se scot din evidenele arhivelor i se pot elimina
numai n baza proceselor-verbale ale comisiilor prevzute la alin.
(2).
(4) n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea
pentru selecionarea documentelor ce urmeaz a fi arhivate.
SECIUNEA a III-a
Pstrarea documentelor
ART. 12 (1) Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s
pstreze documentele create sau deinute n condiii corespunztoare,
asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori
comercializrii n alte condiii dect cele prevzute de lege.
(2) Persoanele juridice creatoare i deintoare de documente sunt
obligate s le pstreze n spaii special amenajate pentru arhiv. Noile
construcii ale creatorilor i deintorilor de arhiv vor fi avizate de
ctre Arhivele Naionale sau serviciile judeene ale Arhivelor
Naionale, dup caz, numai dac au spaii prevzute pentru pstrarea
documentelor.
(3) Arhivele Naionale i serviciile judeene ale Arhivelor
Naionale pot prelungi termenul de pstrare a documentelor la
deintori pn la asigurarea spaiilor necesare prelurii lor.
(4) Depozitele de arhiv vor fi dotate, n funcie de formatul i de
suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pstrare i de
protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme de
prevenire i stingere a incendiilor.
(5) Autoritatea pentru Administrarea Activelor Statului poate
prelua toate sau o parte din documentele aflate n arhiva societilor
reglementate de Legea nr. 31/1990, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare, la care deine cel puin 50% plus o aciune
din capitalul social.
SECIUNEA a IV-a
Depunerea documentelor la Arhivele Naionale
ART. 13 (1) Persoanele juridice creatoare i deintoare de
documente depun spre pstrare permanent la Arhivele Naionale i la
serviciile judeene ale Arhivelor Naionale, dup cum urmeaz:
a) documentele fotografice, precum i peliculele cinematografice,
dup 20 de ani de la crearea lor;
b) documentele scrise, cu excepia actelor de stare civil i a
documentelor tehnice, dup 30 de ani de la crearea lor;
c) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor;
d) actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea
lor;
e) matricele sigilare confecionate din metal, avnd nscrise toate
nsemnele legale i denumirea complet a unitii, dup scoaterea lor din
uz.
(2) Documentele create i deinute de Autoritatea pentru
Administrarea Activelor Statului pot fi duse spre pstrare permanent
la Arhivele Naionale din momentul n care, prin ordin al
preedintelui Autoritii pentru Administrarea Activelor Statului, se
constat c nu mai sunt necesare pentru desfurarea activitii
curente.
ART. 14 (1) Creatorii i deintorii de arhiv pot deine documente
care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i dup
expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare n desfurarea
activitii lor, pe baza aprobrii directorului Arhivelor Naionale, n
cazul creatorilor i deintorilor la nivel central, i a efilor
serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, pentru ceilali creatori
i deintori, n condiiile respectrii prevederilor prezentei legi.
(2) Ministerul Aprrii Naionale, Ministerul Afacerilor Externe,
Serviciul Romn de Informaii, Serviciul de Informaii Externe,
Serviciul de Protecie i Paz, alte organe cu atribuii n domeniul
siguranei naionale, precum i Academia Romn i pstreaz documentele
proprii n condiiile prezentei legi i dup expirarea termenelor
prevzute la art. 13.
ART. 15 (1) Organizaiile particulare i persoanele fizice care
dein documente din Fondul Arhivistic Naional al Romniei le pot
depune la Arhivele Naionale sub form de custodie sau donaie,
scutite de taxe i impozite.
(2) Deintorul care dorete s vnd documente care fac parte din
Fondul Arhivistic Naional al Romniei este obligat s comunice
aceasta Arhivelor Naionale sau, dup caz, serviciilor judeene ale
Arhivelor Naionale, care au prioritate la cumprarea oricror
documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei i
care trebuie s se pronune n termen de 60 de zile de la data
nregistrrii comunicrii.
ART. 16 Documentele cu valoare practic, n baza crora se
elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile
individuale ale cetenilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i
deintorii de documente.
ART. 17 Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art. 14 i
15, sunt obligai s depun la Arhivele Naionale sau la serviciile
judeene ale Arhivelor Naionale, dup caz, cte un exemplar al
inventarelor documentelor permanente pe care le dein, la expirarea
termenelor de depunere a acestora.
ART. 18 (1) n cazul declarrii falimentului, n condiiile legii, a
unui creator de documente, fr ca activitatea acestuia s fie
continuat de altul, documentele cu valoare istoric, n sensul
prevederilor art. 2, se preiau de Arhivele Naionale sau de
serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor
Naionale, iar documentele cu valoare practic, n baza crora se
elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile
referitoare la stagiile de cotizare la asigurrile sociale ale
cetenilor, se predau, pe baz de contract, operatorilor economici
autorizai n prestarea de servicii arhivistice.
(2) n cazul ncetrii, n condiiile legii, a activitii unei
persoane fizice autorizate sau a activitii unui profesionist care i
desfoar activitatea n baza unei legi speciale, care sunt creatori
de documente, sau n cazul n care acetia solicit, n mod expres,
preluarea arhivei deja create, documentele care alctuiesc arhiva se
pot prelua de ctre persoana fizic asociat, de ctre profesionistul
asociat sau de ctre organizaia profesional din care acetia fac
parte, la solicitarea expres a acestora.
(3) Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz
copii, certificate i extrase privind drepturile cetenilor
referitoare la stagiile de cotizare n sistemul unitar de pensii
publice, aflate la casele teritoriale de pensii, se predau cu
prioritate, pe baz de contract, operatorilor economici autorizai n
prestarea de servicii arhivistice, la cererea acestora.
(4) n cazul persoanelor juridice pentru care s-a declarat
falimentul, finanarea transferului arhivei ctre un operator
economic autorizat s presteze servicii arhivistice se va face, cu
prioritate, de ctre lichidator, din fondul de lichidare, n
condiiile art. 4 din Legea nr. 85/2006 privind procedura
insolvenei, cu modificrile i completrile ulterioare, sau, dup caz,
din averea debitorului.
(5) n vederea realizrii activitilor prevzute la alin. (1)-(4) se
instituie obligaia notificrii Arhivelor Naionale sau, dup caz, a
serviciilor judeene/Serviciului Municipiului Bucureti ale/al
Arhivelor Naionale, dup cum urmeaz:
a) de ctre lichidatori: cu privire la deschiderea procedurii
insolvenei unui creator sau deintor de documente i, n termen de 15
zile de la ncheierea contractelor prevzute la alin. (1), cu privire
la datele de identificare ale operatorilor economici autorizai n
prestarea de servicii arhivistice crora le-au fost predate spre
pstrare i administrare documentele creatorilor dizolvai;
b) de ctre operatorii economici prevzui la lit. a), cu
respectarea termenului de 15 zile de la ncheierea contractelor
prevzute la alin. (1) cu privire la documentele preluate n baza
contractelor prevzute la alin. (1);
c) de ctre persoane fizice sau juridice, inclusiv casele
teritoriale de pensii, ce au n pstrare sau custodie arhivele
creatorilor de documente desfiinai cu privire la predarea arhivei
i, n termen de 15 zile de la ncheierea contractelor prevzute la
alin. (1), cu privire la datele de identificare ale operatorilor
economici autorizai n prestarea de servicii arhivistice crora le-au
fost predate spre pstrare i administrare documentele creatorilor
dizolvai.
(6) n scopul informrii publice se instituie obligaia de a
publica informaii relevante privind situaia documentelor preluate
de la creatorii dizolvai, astfel:
a) pentru operatorii economici prevzui la alin. (1), prin orice
mijloace accesibile publicului;
b) pentru Arhivele Naionale, ca urmare a notificrii prevzute la
alin. (5), prin pagina proprie de internet.
ART. 19 (1) Operatorii economici pot presta servicii de pstrare,
conservare, restaurare, legtorie, prelucrare arhivistic i utilizare
a documentelor cu valoare practic pe care le dein, denumite n
continuare servicii arhivistice, numai dup obinerea autorizaiei de
funcionare din partea Arhivelor Naionale sau a serviciilor
judeene/Serviciului Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor
Naionale, dup caz.
(2) Autorizaia de funcionare se elibereaz, contra cost, conform
prevederilor legale, pentru unul sau mai multe servicii
arhivistice, dac sunt ndeplinite cumulativ condiiile referitoare
la:
a) competena profesional - operatorul economic dispune de
personal angajat cu contract de munc, avnd pregtirea profesional
necesar prestrii serviciilor arhivistice;
b) baza material - operatorul economic dispune de resurse
materiale suficiente, precum: echipamente, spaii, dotri pentru
personal n vederea nceperii i desfurrii activitilor prevzute la
alin. (1);
c) existena unor reglementri interne de practic arhivistic, n
conformitate cu prevederile legii.
(3) Autorizaia de funcionare se elibereaz pentru o perioad de 3
ani i poate fi rennoit pentru aceeai perioad.
(4) Autorizaia de funcionare se rennoiete obligatoriu, nainte de
mplinirea perioadei prevzute la alin. (3), n cazul schimbrii
sediului principal, fuziunii sau divizrii operatorului economic
autorizat s presteze servicii arhivistice.
(5) Pentru rennoirea autorizaiei de funcionare, operatorul
economic autorizat s presteze servicii arhivistice depune la
Arhivele Naionale sau la serviciile judeene/Serviciul Municipiului
Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz, documentaia actualizat
care face dovada ndeplinirii condiiilor prevzute la alin. (2).
ART. 20 (1) Autorizaia de funcionare se suspend de Arhivele
Naionale sau de serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti
ale/al Arhivelor Naionale, dup caz, pentru o perioad care nu va
putea depi 3 luni, n urmtoarele situaii:
a) cnd se constat c operatorul economic autorizat s presteze
servicii arhivistice nu mai ndeplinete condiiile care au stat la
baza eliberrii acesteia, conform art. 19 alin. (2);
b) cnd operatorul economic autorizat s presteze servicii
arhivistice desfoar alte servicii arhivistice dect cele pentru care
s-a eliberat autorizaia de funcionare;
c) cnd operatorul economic autorizat s presteze servicii
arhivistice a fost sancionat contravenional de cel puin 3 ori
ntr-un an, pentru fapte prevzute de prezenta lege.
(2) Suspendarea autorizaiei de funcionare intr n vigoare n
termen de 5 zile de la data notificrii de ctre Arhivele Naionale
sau serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al
Arhivelor Naionale, dup caz.
(3) Suspendarea autorizaiei de funcionare const n interzicerea
dreptului operatorului economic care presteaz servicii arhivistice
de a ncheia contracte privind prestarea de servicii arhivistice. Pe
perioada suspendrii i pn la data stabilit n notificarea prevzut la
alin. (2), operatorul economic autorizat s presteze servicii
arhivistice are obligaia de a dispune msurile necesare pentru
nlturarea sau ncetarea situaiilor care au stat la baza
suspendrii.
(4) Contractele prevzute la alin. (3), ncheiate pe perioada
suspendrii, sunt lovite de nulitate absolut.
ART. 21 (1) Autorizaia de funcionare se retrage de ctre Arhivele
Naionale sau de ctre serviciile judeene/Serviciul Municipiului
Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz, n urmtoarele
situaii:
a) la cererea operatorului economic autorizat s presteze
servicii arhivistice;
b) cnd operatorul economic autorizat s presteze servicii
arhivistice a furnizat documente coninnd informaii eronate cu
ocazia solicitrii eliberrii/rennoirii autorizaiei de
funcionare;
c) cnd, la mplinirea perioadei de suspendare a autorizaiei de
funcionare dispuse potrivit art. 20 alin. (1) lit. a), operatorul
economic nu ndeplinete condiiile care au stat la baza eliberrii
acesteia;
d) cnd operatorul economic autorizat s presteze servicii
arhivistice nu respect interdicia stabilit la art. 20 alin. (3) sau
nu i ndeplinete obligaiile ce i revin pn la data stabilit n
notificarea comunicat de Arhivele Naionale sau de serviciile
judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al Arhivelor Naionale,
dup caz;
e) n cazul suspendrii autorizaiei de funcionare, de dou ori
ntr-un interval de un an;
f) cnd operatorul economic autorizat s presteze servicii
arhivistice nu a desfurat servicii arhivistice timp de 2 ani de la
data eliberrii autorizaiei de funcionare.
(2) Autorizaia de funcionare se retrage:
a) de la data solicitat de operatorul economic autorizat s
presteze servicii arhivistice;
b) n termen de 30 de zile de la data notificrii de ctre Arhivele
Naionale sau de ctre serviciile judeene/Serviciul Municipiului
Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz, n situaiile prevzute
la alin. (1) lit. b)-f).
ART. 22 (1) Contractele avnd ca obiect prestarea de servicii
arhivistice trebuie s conin clauze exprese referitoare la
transferul documentelor preluate de operatorul economic autorizat s
presteze servicii arhivistice, n cazul ncetrii activitii acestuia,
ctre un alt operator economic autorizat s presteze servicii
arhivistice.
(2) Contractele ncheiate cu nerespectarea obligaiei prevzute la
alin. (1) sunt lovite de nulitate absolut.
ART. 23 Procedura de notificare i coninutul notificrii prevzute
la art. 18 alin. (5), datele care se introduc n registrul prevzut
la art. 25 alin. (1) i condiiile privind gestionarea acestuia,
precum i procedurile de eliberare, rennoire, suspendare sau
retragere a autorizaiei se stabilesc prin norme metodologice,
aprobate prin ordin al ministrului afacerilor interne*), care se
public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I.
-----
*) A se vedea Ordinul ministrului afacerilor interne nr.
137/2013 pentru aprobarea Normelor metodologice privind aplicarea
unor dispoziii ale Legii Arhivelor Naionale nr. 16/1996, publicat n
Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 619 din 4 octombrie
2013.
ART. 24 (1) Creatorii i/sau deintorii de documente, persoane
juridice, care i schimb regimul de proprietate sau i modific
obiectul de activitate, precum i noii deintori care preiau
patrimoniul au obligaia s dispun msuri pentru pstrarea, conservarea
i evidena arhivei, n condiiile prevzute de lege.
(2) Creatorii i/sau deintorii de documente prevzui la alin. (1),
precum i operatorii economici autorizai n prestarea de servicii
arhivistice sunt obligai s ia msuri mpotriva distrugerii,
degradrii, sustragerii ori comercializrii fr drept a documentelor
din arhiv.
(3) Depozitarea documentelor prevzute la alin. (2) se face n
spaii i n condiii corespunztoare, avizate de Arhivele Naionale sau
de serviciile judeene/Serviciul Municipiului Bucureti ale/al
Arhivelor Naionale, dup caz.
(4) Carnetele de munc se predau titularilor de drept ori
succesorilor legali ai acestora, dup caz.
ART. 25 (1) Arhivele Naionale asigur evidena general a
operatorilor economici autorizai s presteze servicii arhivistice,
prin Registrul operatorilor economici prestatori de servicii
arhivistice.
(2) Registrul prevzut la alin. (1) are caracter de document
public. Accesul persoanelor la aceste informaii se realizeaz cu
respectarea termenelor i procedurilor prevzute de reglementrile
legale privind liberul acces la informaiile de interes public.
ART. 26 (1) Prin excepie de la prevederile prezentei legi,
birourile notariale, camerele notarilor publici i Uniunea Naional a
Notarilor Publici din Romnia, dup caz, sunt singurele entiti care
dein, administreaz, conserv i protejeaz arhivele notariale. Aceste
entiti i exercit atribuiile prevzute de prezentul alineat, fr
ndeplinirea vreunei condiii prealabile de autorizare.
(2) Birourile notariale, camerele notarilor publici i Uniunea
Naional a Notarilor Publici, dup caz, pot deine, administra,
conserva i proteja i alte arhive dect cele notariale, cu
ndeplinirea tuturor condiiilor prevzute de prezenta lege.
ART. 27 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional
al Romniei o dat intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor
Naionale i/sau ale serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, nu
mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excepia celor
predate n custodie.
CAP. IV Folosirea documentelor care fac parte din Fondul
Arhivistic Naional al Romniei
ART. 28 (1) Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic
Naional al Romniei pot fi folosite pentru: cercetare tiinific,
rezolvarea unor lucrri administrative, informri, aciuni educative,
elaborarea de publicaii i eliberarea de copii, extrase i
certificate.
(2) Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al
Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre ceteni romni i
strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care
nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu
aprobarea conducerii unitii creatoare sau deintoare.
(3) Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n
original, ci sub form de reproduceri.
ART. 29 (1) Creatorii ori deintorii de documente sau, dup caz,
succesorii n drepturi ai acestora sunt obligai s elibereze,
potrivit legii, la cererea persoanelor fizice i a persoanelor
juridice, certificate, adeverine, copii i extrase de pe documentele
pe care le creeaz ori le dein, inclusiv de pe cele pentru care nu
s-a mplinit termenul prevzut la art. 13, dac acestea se refer la
drepturi care l privesc pe solicitant.
(2) Serviciile prestate de ctre Arhivele Naionale pentru
rezolvarea solicitrilor persoanelor fizice i ale persoanelor
juridice se efectueaz, contra cost, n condiiile prevzute de
lege.
(3) Serviciile arhivistice prestate n condiiile alin. (1) de
ctre operatorii economici autorizai n prestarea de servicii
arhivistice se efectueaz contra cost, pe baza unor tarife ale cror
limite maxime sunt stabilite de Uniunea Naional a Practicienilor n
Insolven din Romnia, cu avizul Arhivelor Naionale.
ART. 30 (1) Documentele a cror cercetare poate afecta interesele
naionale, drepturile i libertile cetenilor, prin datele i
informaiile pe care le conin, sau cele a cror integritate fizic
este n pericol nu se dau n cercetare.
(2) Fac parte din aceast categorie documentele care:
a) privesc sigurana, integritatea teritorial i independena
statului romn, potrivit prevederilor constituionale i ale
legislaiei n vigoare;
b) pot leza drepturile i libertile individuale ale
ceteanului;
c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situaie
stabilit de comisia de specialitate i consemnat ntr-un
proces-verbal;
d) nu sunt prelucrate arhivistic.
(3) Stabilirea documentelor respective se face de ctre deintorul
legal al acestora, potrivit anexei nr. 6.
CAP. V Personalul arhivelor
ART. 31 (1) Creatorii i deintorii de documente, prevzui la art.
2, persoane juridice, au obligaia de a nfiina compartimente de
arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv,
n funcie de valoarea i cantitatea acestora.
(2) Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv,
structura i competena acestor compartimente de arhiv vor fi
stabilite de ctre conducerea unitii creatoare i deintoare de
documente, cu avizul Arhivelor Naionale sau, dup caz, al
serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale.
ART. 32 Formarea, atestarea i perfecionarea personalului de
specialitate din Arhivele Naionale, ct i din celelalte uniti
creatoare i deintoare de documente de arhiv se realizeaz prin
Facultatea de Arhivistic i prin coala Naional de Perfecionare
Arhivistic.
ART. 33 Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Naionale
va fi dimensionat n funcie de calitatea i specificul materialului
documentar aflat n administrare i face parte din categoria
funcionarilor publici.
CAP. VI Rspunderi i sanciuni
ART. 34 Nerespectarea dispoziiilor prezentei legi atrage, dup
caz, rspunderea contravenional, civil sau penal.
ART. 35 (1) Scoaterea peste grani fr drept, a documentelor care
fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romniei, constituie
infraciune i se pedepsete cu nchisoare de la un an la 5 ani sau cu
amend.
(2) nstrinarea, fr drept, a documentelor prevzute la alin. (1)
ctre persoane fizice sau juridice strine constituie infraciune i se
pedepsete cu nchisoare de la 2 la 7 ani.
(3) Tentativa se pedepsete.
ART. 36 Constituie contravenii la prevederile prezentei legi
urmtoarele fapte, dac nu sunt svrite n astfel de condiii nct,
potrivit legii penale, s fie considerate infraciuni:
a) neinventarierea documentelor sau nentocmirea de ctre
creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor
arhivistice pentru documentele proprii, potrivit art. 8 alin.
(2);
b) nepredarea de ctre compartimentele unitii creatoare, la
arhiva proprie, a documentelor cu termen de pstrare permanent, pe
baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, conform
prevederilor art. 9;
c) neselecionarea documentelor create i deinute de ctre persoane
juridice, la termenele prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre
comisia de selecionare a documentelor, n condiiile prevzute la art.
11;
d) neasigurarea condiiilor corespunztoare de pstrare i protejare
a documentelor create i deinute de ctre creatorii i deintorii de
arhiv, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12;
e) nepredarea, la Arhivele Naionale i, dup caz, la serviciile
judeene ale Arhivelor Naionale, a documentelor care fac parte din
Fondul Arhivistic Naional al Romniei de ctre creatorii i deintorii
de documente de arhiv, la expirarea termenelor prevzute la art.
13;
f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din
Fondul Arhivistic Naional al Romniei de ctre persoane fizice sau
persoane juridice, fr respectarea prioritii Arhivelor Naionale de a
le cumpra, potrivit prevederilor art. 15 alin. (2);
g) nedepunerea la Arhivele Naionale sau la serviciile judeene
ale Arhivelor Naionale, dup caz, de ctre creatorii i deintorii de
documente de arhiv, a inventarelor pe care le dein la expirarea
termenelor de depunere, n condiiile prevzute la art. 17;
h) nerespectarea obligaiilor prevzute la art. 18 alin. (4) i
alin. (5) lit. a), art. 19 alin. (1) i (4), art. 24 i art. 29 alin.
(1), precum i practicarea de servicii arhivistice cu depirea
limitelor maxime stabilite potrivit art. 29 alin. (3);
i) nerespectarea de ctre toi creatorii i deintorii de documente
a condiiilor de pstrare, conservare, punere n valoare, publicitate,
precum i a celor de acces la documente, n condiiile legii.
ART. 37 (1) Contraveniile prevzute la art. 36 se sancioneaz cu
amend de la 1.000 lei la 25.000 lei.
(2) Amenda se aplic i persoanei juridice.
(3) n cazul contraveniilor prevzute la art. 36 lit. f), Arhivele
Naionale pot solicita instanei judectoreti anularea actului de
vnzare, chiar i dup expirarea termenului de prescripie a rspunderii
contravenionale, n condiiile legii civile.
ART. 38 Constatarea contraveniilor prevzute la art. 36 i
aplicarea sanciunilor se fac de ctre mputerniciii Arhivelor
Naionale i, dup caz, ai serviciilor judeene ale Arhivelor
Naionale.
ART. 39 mpotriva procesului-verbal de constatare a contraveniei
se poate face plngere, n termen de 15 zile de la comunicare, la
judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contravenia.
ART. 40 Contraveniilor prevzute n prezenta lege le sunt
aplicabile dispoziiile Ordonanei Guvernului nr. 2/2001 privind
regimul juridic al contraveniilor, aprobat cu modificri i completri
prin Legea nr. 180/2002, cu modificrile i completrile
ulterioare.
CAP. VII Dispoziii finale i tranzitorii
ART. 41 Creatorii i/sau deintorii de documente sunt obligai s
comunice n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Naionale sau,
dup caz, serviciilor judeene ale Arhivelor Naionale, documentele
care le atest nfiinarea, reorganizarea sau desfiinarea, n condiiile
legii, precum i msurile dispuse n vederea arhivrii documentelor
create sau deinute de acetia.
ART. 42 Denumirile Direcia General a Arhivelor Statului i
Arhivele Statului, folosite n actele normative n vigoare, se
nlocuiesc cu denumirea Arhivele Naionale.
ART. 43 Dispoziiile din prezenta lege referitoare la serviciile
judeene ale Arhivelor Naionale se aplic, n mod corespunztor, i
Serviciului Municipiului Bucureti al Arhivelor Naionale.
ART. 44 Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta
lege.
ART. 45 Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Naional
al Republicii Socialiste Romnia, cu modificrile ulterioare, precum
i orice alte dispoziii contrare prevederilor prezentei legi se
abrog.
ANEXA 1*T*
Aprob. Se confirm.
------ ------------
Preedintele Consiliului Directorul Arhivelor Naionale
de administraie, (eful Serviciului Judeean ...
(director) al Arhivelor Naionale)
........................ ........................
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC NAIONAL
aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. .... din ..........
Direcia Serviciile Denumirea Termenul Observaii
dosarului de pstrare
(coninutul pe
scurt al
problemelor la
care se refer)
Direcia A. Serviciul 1. ............Permanent
secretariat i secretariat 2. ............10 ani
administrativ 3. ............5 ani
B. Serviciul 1. ............Permanent
administrativ 2. ............10 ani
3. ............5 ani
*ST*
ANEXA 2*T*
....................... INVENTARUL PE ANUL ......
(denumirea creatorului) pentru documentele care se pstreaz
....................... permanent sau temporar
(denumirea compartimentului)
Nr. Indicativul dosaruluiConinutul pe Datele NumrulObservaii
crt.dup nomenclator scurt al dosarului,extremefilelor
registrului etc.
Prezentul inventar format din .................... file
conine
.................. dosare, registre, condici, cartoteci etc.
Numerele ............................................. au fost
lsate la
................................., nefiind ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr.
.............................. .
Astzi, ............................, s-au preluat ..............
dosare.
Am predat, Am primit,
............. ...............
Format A4
*ST*
ANEXA 3*T*
Instituia
............................................................
(regie autonom, societate reglementat de Legea nr. 31/1990,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare)
PROCES-VERBAL
de predare-primire a documentelor
Astzi, ............................................,
subsemnaii,
..................................................................,
delegai
ai compartimentului
.......................................................,
i ............................, arhivarul instituiei
....................,
am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea
documentelor create
n perioada ............................................ de ctre
serviciul
menionat, n cantitate de .................. dosare.
Predarea-primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate,
cuprinznd
........................ pagini dactilografiate, conform
dispoziiilor legale.
Am predat, Am primit,
................... ..................
*ST*
ANEXA 4 REGISTRU DE EVIDEN
a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice
*T*
Nr. PreluriDenumirea Datele extreme Numrul de dosare Ieiri
crt. Data compartimentuluiale documentelordin
Dup Primite arhiv
inventar efectiv
1 2 3 4 5 6 7
*ST*
ANEXA 5*T*
........................
(denumirea creatorului)
........................
........................
(sediul)
PROCES-VERBAL Nr. ............
Comisia de selecionare, numit prin Ordinul nr. ....... din
.............,
selecionnd n edinele din ...................... documentele din
anii*)
..................., avizeaz ca dosarele din inventarele anexate
s fie
nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare
prevzute n
nomenclatorul unitii.
Preedinte, Semntura
..................... .....................
.....................
(numele i prenumele) (numele i prenumele) (numele i
prenumele)
Semntura Semntura
..................... .....................
..................... ..................... Semntura
..................... .....................
Membri, ..................... .....................
-----
*) Anii extremi.
Format A5
*ST*
ANEXA 6 LISTA
termenelor dup care pot fi date n cercetare documentele
privind interesele naionale, drepturile i libertile
cetenilor
- documentele medicale, dup 100 de ani de la crearea lor;
- registrele de stare civil, dup 100 de ani de la crearea
lor;
- dosarele personale, dup 75 de ani de la crearea lor;
- documentele privind viaa privat a unei persoane, dup 40 de ani
de la moartea acesteia;
- documentele referitoare la sigurana i integritatea naional,
dup 100 de ani de la crearea lor;
- documentele privind afacerile criminale, dup 90 de ani de la
crearea lor;
- documentele privind politica extern, dup 50 de ani de la
crearea lor;
- documente ale societilor cu capital privat reglementate de
Legea nr. 31/1990, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare, dup 50 de ani de la crearea lor;
- documentele fiscale, dup 50 de ani de la creare;
- documentele notariale i judiciare, dup 90 de ani de la crearea
lor.
NOT:
Reproducem mai jos prevederile art. II-IV din Legea nr.
138/2013, care nu au fost ncorporate n forma republicat a Legii nr.
16/1996 i care se aplic n continuare ca dispoziii proprii ale Legii
nr. 138/2013:
"Art. I. - (1) Operatorii economici care, la data intrrii n
vigoare a prezentei legi, presteaz servicii arhivistice au obligaia
ca n termen de un an de la data intrrii n vigoare a prezentei
legi*) s solicite eliberarea autorizaiei de funcionare, n condiiile
Legii nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum
i cu cele aduse prin prezenta lege.
(2) Operatorii economici prestatori de servicii arhivistice
care, la data mplinirii termenului prevzut la alin. (1), nu
ndeplinesc condiiile stabilite de Legea nr. 16/1996, cu modificrile
i completrile ulterioare, precum i cu cele aduse prin prezenta
lege, i nceteaz activitatea n domeniul serviciilor arhivistice.
(3) Sanciunea prevzut la art. 184 alin. (2)**) din Legea nr.
16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum i cu cele
aduse prin prezenta lege, opereaz i n cazul contractelor ncheiate
anterior intrrii n vigoare a prezentei legi*), dac la data
mplinirii termenului prevzut la alin. (1) nu respect prevederile
Legii nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum
i cu cele aduse prin prezenta lege.
Art. III. - Arhivele create de ctre persoanele prevzute la art.
1 din Legea nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare,
precum i cu cele aduse prin prezenta lege, i preluate n custodie de
ctre persoane juridice, pe baza acordului Arhivelor Naionale, pn la
data intrrii n vigoare a prezentei legi, rmn n custodia acelor
persoane juridice.
Art. IV. - (1) n cazul creatorilor de documente desfiinai la
data intrrii n vigoare a prezentei legi*) i a cror arhiv exist,
documentele cu valoare istoric n sensul prevederilor art. 2 din
Legea nr. 16/1996, cu modificrile i completrile ulterioare, precum
i cu cele aduse prin prezenta lege, se preiau de ctre Arhivele
Naionale sau de ctre serviciile judeene/Serviciul Municipiului
Bucureti ale/al Arhivelor Naionale, dup caz, iar documentele cu
valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i
extrase privind drepturile referitoare la stagiile de cotizare la
asigurrile sociale ale cetenilor, se predau, pe baz de contract,
operatorilor economici autorizai n prestarea de servicii
arhivistice.
(2) n cazul creatorilor de documente desfiinai la data intrrii n
vigoare a prezentei legi*), ale cror documente se afl n pstrare sau
n custodie la persoane fizice sau juridice, inclusiv la casele
teritoriale de pensii, finanarea transferului arhivei ctre un
operator economic autorizat s presteze servicii arhivistice se va
face din bugetul operatorului autorizat de servicii
arhivistice.
(3) Pentru situaia prevzut la alin. (1), prevederile art. 18
alin. (5) i (6) din Legea nr. 16/1996, cu modificrile i completrile
ulterioare, precum i cu cele aduse prin prezenta lege, se aplic n
mod corespunztor."
-----
*) Legea nr. 138/2013 a intrat n vigoare la data de 10 mai
2013.
**) Devenit art. 22 alin. (2) n forma republicat a Legii nr.
16/1996, prin renumerotare.
-----