Top Banner
1 LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN SWAAKREDITASI DI BAHAGIAN AUDIT INSTITUSI 1. LATAR BELAKANG Bahagian Audit Institusi, diletakkan di bawah Sektor Jaminan Kualiti, Agensi Kelayakan Malaysia. Bahagian ini diketuai oleh Pengarah Bahagian Gred N54 yang mengawal selia 22 orang kakitangan di bawahnya. Bahagian ini dibahagikan kepada dua unit, iaitu Unit Audit Institusi dan Unit Penarafan. Di bawah Unit Audit Institusi telah diwujudkan 2 seksyen iaitu Seksyen Universiti dan Seksyen Kolej dan pengurusan Swaakreditasi adalah di bawah unit ini. 1.1 Status Swaakreditasi melayakkan sesebuah Pemberi Pengajian Tinggi (PPT) untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional yang berkenaan. Pada 28 November 2008, YB Menteri Pengajian Tinggi telah mempelawa kumpulan pertama PPT untuk memohon status Swaakreditasi. Kumpulan pertama ini terdiri daripada 8 PPT, iaitu empat universiti penyelidikan serta 4 kampus cawangan universiti luar negara di mana kampus induknya di negara asal berstatus Swaakreditasi. PPT yang terlibat adalah seperti berikut: i) Universiti Malaya; ii) Universiti Sains Malaysia; iii) Universiti Kebangsaan Malaysia; iv) Universiti Putra Malaysia; v) Monash University Sunway Campus; vi) University of Nottingham Malaysia Campus; vii) Swinburne University of Technology Sarawak Campus; dan viii) Curtin University of Technology Sarawak Campus. Bagi memohon status tersebut, kesemua PPT di atas telah menghantar dokumen Self-Review Portfolio kepada MQA untuk penilaian. MQA telah melaksanakan audit institusi secara komprehensif berdasarkan buku Kod
28

LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

Nov 06, 2020

Download

Documents

dariahiddleston
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

1

LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN SWAAKREDITASI

DI BAHAGIAN AUDIT INSTITUSI

1. LATAR BELAKANG

Bahagian Audit Institusi, diletakkan di bawah Sektor Jaminan Kualiti, Agensi Kelayakan

Malaysia. Bahagian ini diketuai oleh Pengarah Bahagian Gred N54 yang mengawal selia

22 orang kakitangan di bawahnya. Bahagian ini dibahagikan kepada dua unit, iaitu Unit

Audit Institusi dan Unit Penarafan. Di bawah Unit Audit Institusi telah diwujudkan 2

seksyen iaitu Seksyen Universiti dan Seksyen Kolej dan pengurusan Swaakreditasi

adalah di bawah unit ini.

1.1 Status Swaakreditasi melayakkan sesebuah Pemberi Pengajian Tinggi (PPT)

untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional

yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional yang

berkenaan.

Pada 28 November 2008, YB Menteri Pengajian Tinggi telah mempelawa

kumpulan pertama PPT untuk memohon status Swaakreditasi. Kumpulan

pertama ini terdiri daripada 8 PPT, iaitu empat universiti penyelidikan serta 4

kampus cawangan universiti luar negara di mana kampus induknya di negara

asal berstatus Swaakreditasi. PPT yang terlibat adalah seperti berikut:

i) Universiti Malaya;

ii) Universiti Sains Malaysia;

iii) Universiti Kebangsaan Malaysia;

iv) Universiti Putra Malaysia;

v) Monash University Sunway Campus;

vi) University of Nottingham Malaysia Campus;

vii) Swinburne University of Technology Sarawak Campus; dan

viii) Curtin University of Technology Sarawak Campus.

Bagi memohon status tersebut, kesemua PPT di atas telah menghantar

dokumen Self-Review Portfolio kepada MQA untuk penilaian. MQA telah

melaksanakan audit institusi secara komprehensif berdasarkan buku Kod

Page 2: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

2

Amalan Audit Institusi Edisi Kedua (COPIA) dengan penekanan khusus terhadap

sistem jaminan kualiti dalaman PPT berkenaan.

Pada 17 Mei 2010, YB Menteri Pengajian Tinggi, Dato’ Seri Mohamed Khaled

Nordin telah menyerahkan Sijil Swaakreditasi kepada kesemua 8 PPT di atas

dalam satu majlis ringkas. Penganugerahan Status Swaakreditasi kepada 8 PPT

di atas adalah tertakluk kepada syarat-syarat serta keperluan prosedur.

Pada 22 September 2010, YB Menteri Pengajian Tinggi telah mempelawa

sebuah lagi PPT untuk memohon status Swaakreditasi iaitu Universiti Teknologi

Malaysia yang telah memperoleh taraf universiti penyelidikan.

2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada proses Penganugerahan

Status Swaakreditasi telah dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan yang

ditetapkan.

3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

3.1 Semakan Audit melibatkan semakan ke atas dua aspek kawalan iaitu Kawalan

Pengurusan dan Kawalan Pengurusan Rekod Swaakreditasi.

3.2 Bagi Kawalan Pengurusan, Unit Audit Dalam melakukan semakan terhadap

perkara berikut :

Polisi Jaminan Kualiti;

Penyimpanan Arahan / Pekeliling / Dasar Jaminan Kualiti;

Carta Organisasi dan Perjawatan;

Fail Meja;

Latihan; dan

Pelan Strategik.

3.3 Bagi Kawalan Pengurusan Rekod Swaakreditasi, data yang disemak adalah

seperti berikut:

Proses Kerja Permohonan Status Swaakreditasi;

Rekod Swaakreditasi bagi tahun 2009 hingga 2012;

Page 3: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

3

Surat Tugasan dan tanggungjawab Panel Penilai; dan

Rekod dan dokumen berkaitan.

4. PENEMUAN AUDIT

4.1 KAWALAN PENGURUSAN

Untuk menentukan pengurusan Bahagian Audit Institusi (BAI) adalah berkesan,

semakan Audit telah dijalankan terhadap Polisi Jaminan Kualiti,

Arahan/Pekeliling/Dasar Jaminan Kualiti, Carta Organisasi dan Perjawatan, Fail

Meja, Latihan untuk Kakitangan dan Pelan Strategik Bahagian. Secara

umumnya, prestasi Kawalan Pengurusan adalah baik. Hasil semakan Audit

menemui perkara berikut:

4.1.1 Polisi Jaminan Kualiti

Polisi Jaminan Kualiti adalah penting kerana ia merupakan panduan dan

rujukan kepada kriteria penilaian bagi tujuan jaminan kualiti dalam

mencapai objektif Bahagian Audit Institusi.

Semakan Audit mendapati Polisi Jaminan Kualiti di Bahagian Audit

Institusi adalah merujuk kepada 20 perkara berikut :

Akta Agensi Kelayakan Malaysia 2007 (Akta 679);

Akta Universiti dan Kolej 1971 (Akta 30);

Akta Institusi Pendidikan Tinggi Swasta 1996 (Akta 555);

Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta

605);

Peraturan-peraturan Agensi Kelayakan Malaysia:

- Audit Institusi 2009

- Fi 2008

- Status Swaakreditasi 2008;

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA);

Pekeliling Perbendaharaan;

Pekeliling Agensi Kelayakan Malaysia yang berkaitan;

Pekeliling Kementerian Pengajian Tinggi yang berkaitan;

Kerangka Kelayakan Malaysia;

Page 4: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

4

Kod Amalan Akreditasi Program (COPPA);

Kod Amalan Audit Institusi (COPIA) Edisi Kedua;

Guidelines to Good Practices: Open and Distance Learning;

Instrumen Penilaian untuk Audit Institusi;

Garis Panduan Amalan Baik;

Standard program yang berkaitan;

Arahan Keselamatan;

Arahan Perbendaharaan;

Perintah Am (Bab A – Bab G); dan

Dasar-dasar yang berkaitan.

4.1.2 Penyimpanan Arahan / Pekeliling / Dasar Jaminan Kualiti

Semua Arahan/ Pekeliling/ Dasar yang terkini dan berkaitan perlu

disimpan dengan kemas, teratur dan mudah dicari bagi memudahkan

rujukan dilakukan.

Semakan Audit mendapati semua Arahan / Pekeliling dan Dasar Jaminan

Kualiti difailkan dan disimpan oleh setiap pegawai dengan teratur bagi

memudahkan pencarian dan mendapatkan maklumat. Terdapat juga

Arahan / Pekeliling dan Dasar Jaminan Kualiti yang diletakkan di laman

web MQA untuk rujukan dan makluman semua pegawai dan pengguna.

Laman web ini boleh diakses di alamat www.mqa.gov.my dan antara

yang terkandung di laman web ini adalah Dokumen Jaminan Kualiti,

Pekeliling, Surat Makluman, Kerangka Kelayakan Malaysia, Dokumen

Hasil Pembelajaran dan lain-lain.

Unit Dasar juga telah mengeluarkan memo rujukan MQA 01/02 Jld.

002(46) bertarikh 29 Disember 2011 untuk edaran dalaman Kompilasi

Dasar edisi 2011. Kompilasi Dasar ini merupakan peraturan-peraturan

dan prosedur berkaitan jaminan kualiti dan ianya mengandungi perkara-

perkara seperti berikut:

i. Dasar-dasar yang telah diputuskan dalam Mesyuarat Kajian

Semula Dasar berkaitan Jaminan Kualiti antara MQA dan

Kementerian Pengajian Tinggi;

Page 5: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

5

ii. Memo Dalaman Berkaitan Dasar Jaminan Kualiti Bagi Tahun

2010 dan 2011;

iii. Pekeliling Dalaman Tahun 2009, 2010 dan 2011;

iv. Surat Pekeliling Dalaman Tahun 2011; dan

v. Surat Makluman Tahun 2011.

Gambar Rajah 1

Buku Kompilasi Dasar edisi 2011 Untuk Edaran Dalaman

4.1.3 Carta Organisasi dan Perjawatan

Bagi memastikan fungsi dan tanggungjawab sesebuah bahagian berjalan

dengan lancar seperti yang dirancang, struktur organisasi yang jelas dan

perjawatan yang secukupnya perlu diisi.

Semakan Audit mendapati, Bahagian Audit Institusi mempunyai carta

organisasi yang jelas, di mana ia dibahagikan kepada dua unit iaitu Unit

Audit Institusi dan Unit Penarafan. Di bawah Unit Audit Institusi pula

dibahagikan kepada 2 seksyen iaitu Seksyen Universiti dan Seksyen

Kolej.

Bahagian Audit Institusi mempunyai 22 perjawatan yang diluluskan yang

diketuai oleh Pengarah Bahagian gred N54. Semua jawatan ini telah diisi

kecuali dua jawatan yang masih belum diisi iaitu jawatan Ketua Penolong

Pengarah (N52) di Unit Audit Institusi dan Penolong Pengarah Kanan

(N44) di Seksyen Kolej. Dimaklumkan juga seorang Penolong Pengarah

(N41) di bawah Seksyen Universiti iaitu Puan Rahimi Bt. Saidin sedang

Page 6: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

6

mengambil cuti menyambung pelajaran dan dijangka bekerja semula

pada Tahun 2013. Maklumat terperinci adalah seperti di Jadual 1 berikut

:

Jadual 1 :

Senarai Perjawatan yang telah Diluluskan dan Di Isi

BIL PERKARA DILULUSKAN DI ISI

1 Pengarah Bahagian (N54) 1 1

2 Ketua Penolong Pengarah (N52) 1 -

3 Ketua Penolong Pengarah (N48) 1 1

4 Penolong Pengarah Kanan (N44) 2 1

5 Penolong Pengarah (N41) 8 8

6 Pembantu Khas (N17) 1 1

7 Penyelia Pembantu Tadbir (N22) 1 1

8 Pembantu Tadbir (N17) 7 7

Jumlah 22 20

Adalah dimaklumkan daripada Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

bahawa tiada perjawatan yang dapat dibekalkan bagi Gred N44 dan Gred

N52 sehingga Disember 2012. Walau bagaimanapun keputusan ini

tertakluk kepada pihak pengurusan tertinggi.

4.1.4 Fail Meja

Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil. 8 Tahun 1991 dan para

5.4(b) dan (c) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan

keperluan untuk setiap agensi kerajaan menyediakan Fail Meja yang

menjadi dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan. Dokumen

ini perlu lengkap, kemas kini dan memiliki kesemua 14 ciri-ciri asas Fail

Meja yang ditetapkan seperti yang terdapat dalam Rajah 2. Semakan

pematuhan berhubung penyediaan dan penyelenggaraan Fail Meja bagi

19 pegawai dari Bahagian Audit Institusi adalah seperti di Jadual 2

berikut :

Page 7: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

7

Jadual 2 :

Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Fail Meja (FM)

BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

1 FM disediakan /

2 FM lengkap dengan 14 perkara yang ditetapkan /

Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi

Semakan terhadap 19 Fail Meja bagi pegawai dari pelbagai jawatan

mendapati Fail Meja berkenaan telah disediakan dan telah mematuhi 14

perkara yang ditetapkan seperti di Gambar Rajah 2.

Gambar Rajah 2 :

14 Perkara Yang Ditetapkan Didalam Fail Meja Telah Dipatuhi Seperti

Berikut

Page 8: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

8

4.1.5 Latihan

Latihan berkenaan Audit Institusi untuk kakitangan adalah penting untuk

meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas

harian.

Semakan Audit mendapati pegawai-pegawai di Bahagian Audit Institusi

telah mematuhi kehendak Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun

2005 iaitu memastikan setiap pegawai MQA menghadiri kursus dan

latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun. Berikut disertakan kursus-

kursus yang telah dihadiri oleh pegawai-pegawai di Bahagian Audit

Institusi sepanjang Tahun 2010 dan Tahun 2011 seperti di Jadual 3 :

Jadual 3 :

Senarai Latihan Yang Telah Dihadiri Oleh Pegawai Di Bahagian Audit

Institusi Dari Tahun 2010 Sehingga Tahun 2011

BIL. KURSUS TARIKH

1. Bengkel Instrumen Sistem Penarafan IPT Malaysia 2009 (SETARA ’09) Bil.1/2010

13 Mac 2010

2. Bengkel Perancangan Strategik MQA 2010 26 Feb – 28 Feb 2010

3. Kursus Komunikasi Korporat 19 Julai – 20 Julai 2010

4. Kursus Kawalan Dokumen (DCS 1005) Siri 2/2011 7 April 2011

5. Latihan Audit bagi Sistem Pengukuran Kualiti dan Kesetaraan Kolej Swasta (MyQUEST)

29 April 2011

6. Retreat Dasar 2011 22 May 2011

7. Taklimat Kod Amalan Pertauliahan Program Kemahiran (KAPKK)

28 Jan 2011

8. Taklimat Pelaksanaan Prosedur Kualiti MS ISO 9001:2008

1 Ogos 2011

9. Taklimat berkenaan Minit Mesyuarat Semakan Dasar-Dasar Berkaitan Jaminan Kualiti Bil. 1/2011 Sesi Kedua

15 Sept 2011

10. Taklimat Kod Amalan Akreditasi Program 21 Sept 2011

4.1.6 Pelan Strategik

Pelan Strategik bagi Bahagian Audit Institusi diletakkan di bawah

Perancangan Strategik MQA 2010-2015. Pelan Strategik ini menyatakan

dengan jelas Bidang Keberhasilan Utama iaitu Melaksanakan Audit

Institusi dan 3 Petunjuk Prestasi Utama (KPI) iaitu bilangan Pemberi

Pendidikan Tinggi (PPT) yang menyertai SETARA, bilangan Pemberi

Page 9: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

9

Pendidikan Tinggi (PPT) yang menyertai D-SETARA dan bilangan

universiti/fakulti yang akan menjalani audit untuk tujuan Swaakreditasi.

Semakan Audit mendapati pada tahun 2011 dan 2012 Bahagian Audit

Institusi telah memenuhi sebahagian pelan strategik dengan

melaksanakan Audit Institusi terhadap Universiti Teknologi Malaysia bagi

mengesahkan keupayaan sistem jaminan kualitinya untuk mengakreditasi

program pengajiannya sendiri bagi tujuan Swaakreditasi.

4.2 KAWALAN PROSES SWAAKREDITASI

4.2.1 Standard Operating Procedure / MS ISO 9001:2008

Standard Operating Procedure (SOP) adalah keterangan terperinci

bagaimana implementasi sesuatu polisi perlu dilakukan. SOP yang efektif

akan menerangkan siapa, bila, di mana dan bagaimana sesuatu tugas

dilaksanakan. ISO pula adalah salah satu alat untuk memastikan kualiti

terjamin di sesebuah organisasi. ISO 9001:2008 dapat membantu MQA

melaksanakan fungsinya dengan baik.

Semakan Audit mendapati tidak terdapat Standard Operating Procedure

(SOP) secara bertulis khusus untuk pengurusan Audit Swaakreditasi.

Prosedur Swaakreditasi yang diguna pakai telah diadaptasi dari Carta Alir

bagi Proses Audit Institusi di dalam Buku Kod Amalan Audit Institusi yang

tidak diperincikan dengan Proses Kerja. Carta Alir yang dimaksudkan

adalah seperti di Gambar Rajah 3.

Page 10: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

10

Gambar Rajah 3: Carta Alir Proses Audit Institusi

NOTIFICATIONOF NAMES AND BIODATA OF PANEL OF AUDITORS TO HEP

REGISTRATION AND VERIFICATION OF HEP DOCUMENTATION

SUBMISSION OF HEP DOCUMENTATION TO AUDITORS

RECEIPT AND DISTRIBUTION OF REPORT TO AUDITORS

PREPARATORY MEETING OF PANEL OF AUDITORS

AUDIT PLANNING VISIT

AUDIT VISIT, DRAFT REPORT & EXIT MEETING (ORAL EXIT REPORT)

CHAIRMAN OF AUDITORS SENDS FINAL REPORT TO MQA

FINAL REPORT AMENDMENT AND VERIFICATION

OF HEP’S FEEDBACK

REVIEW OF THE REPORT BY THE INSTITUTIONAL AUDIT DIVISION

INSTITUTIONAL AUDIT COMMITTEE MEETING

HEP

COMPLETE

HEP DISAGREES

AUDIT MANAGEMENT MEETING

HEP

REGISTRATION AND VERIFICATION OF HEP DOCUMENTATION

SUBMISSION OF SELF-REVIEW PORTFOLI (MQA-03)

INCOMPLETE

VERIFICATION

FEEDBACK

Page 11: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

11

Bagaimanapun Bahagian Audit Institusi telah berusaha menyediakan

Prosedur Swaakreditasi dengan menyediakan Proses Kerja Dan Carta

Aliran Kerja untuk pengurusan Audit Swaakreditasi. Walau

bagaimanapun, Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja ini hanya disediakan

setelah selesai pelaksanaan pengurusan Swaakreditasi terhadap 8 PPT

yang telah mendapat Penganugerahan Status Swaakreditasi serta

Auditan Susulan dilaksanakan dan dimuatkan dalam Fail Meja Pegawai.

Perbandingan di antara carta alir di dalam buku Kod Amalan Audit

Institusi Edisi Kedua dan Carta Aliran Kerja di dalam Fail Meja telah

dilakukan dan didapati terdapat sedikit perubahan pada Carta Aliran

Kerja di dalam Fail Meja. Oleh itu, adalah dicadangkan Bahagian Audit

Institusi mengkaji semula Proses Kerja sedia ada kerana tidak semua

prosedur ini dipraktikkan semasa melaksanakan Proses Audit

Swaakreditasi.

Selain itu, adalah diperhatikan tiada Carta Aliran Kerja atau Proses Kerja

diwujudkan bagi Audit Susulan Swaakreditasi. Oleh itu, dicadangkan

prosedur kerja bagi Audit Susulan Swaakreditasi diwujudkan secara

bertulis.

Unit Audit Dalam mencadangkan Bahagian Audit Institusi mewujudkan

SOP secara bertulis khusus untuk pengurusan Audit Swaakreditasi dan

Audit Susulan Swaakreditasi untuk menjadikan ia satu polisi yang boleh

digunakan sebagai satu peraturan. Selain itu, proses kerja ini juga perlu

dijadikan Dokumen Kualiti bagi tujuan skop pensijilan MS ISO 9001:2008.

4.2.2 Proses Kerja

Semakan Audit terhadap Swaakreditasi tahun 2009 adalah berpandukan

Carta Alir bagi Proses Audit Institusi di dalam buku Kod Amalan Audit

Institusi (COPIA) Edisi Kedua. Semakan dilakukan terhadap fail bagi 8

Pemberi Pengajian Tinggi (PPT) yang terlibat. Berikut adalah perkara

yang diperhatikan:

Page 12: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

12

a) Pelawaan Swaakreditasi

Pelawaan Swaakreditasi kepada PPT adalah melalui jemputan

daripada Menteri Pengajian Tinggi. Menteri Pengajian Tinggi telah

menjemput 4 universiti bertaraf Universiti Penyelidikan iaitu Universiti

Malaya (UM), Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM), Universiti Putra

Malaysia (UPM) dan Universiti Sains Malaysia (USM). Manakala 4

lagi universiti adalah universiti cawangan luar negara iaitu Monash

University Sunway Campus, Curtin University of Technology Sarawak

Campus, University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga) dan

Swimburne University of Technology Sarawak Campus.

Semakan Audit mendapati surat pelawaan daripada Menteri

Pengajian Tinggi tidak terkandung dalam rekod Bahagian Audit

Institusi atau fail induk Swaakreditasi dan surat tersebut didapati

disimpan di Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif. Jadual 4 adalah

senarai surat pelawaan daripada menteri.

Jadual 4

Surat Pelawaan Menteri Kepada PPT

INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) TARIKH NO. RUJUKAN

Universiti Malaya (UM) 11/11/2008 KPT/YBM/040/09

Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 11/11/2008 KPT/YBM/040/09

Universiti Sains Malaysia (USM) 11/11/2008 KPT/YBM/040/09

Universiti Putra Malaysia (UPM) 11/11/2008 KPT/YBM/040/09

Monash University Sunway Campus 11/11/2008 KPT/YBM/040/09

Curtin University of Technology Sarawak Campus

11/11/2008 KPT/YBM/040/09

University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga)

11/11/2008 KPT/YBM/040/09

Swimburne University of Technology Sarawak Campus

11/11/2008 KPT/YBM/040/09

Adalah dicadangkan salinan surat jemputan ini disimpan di dalam Fail

Induk Swaakreditasi. Selain itu semua dokumentasi berkenaan

Proses Penganugerahan Swaakreditasi perlu direkodkan secara

lengkap dan teratur mengikut proses kerja.

Page 13: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

13

b) Surat Penganugerahan Swaakreditasi

Surat Penganugerahan Swaakreditasi merupakan surat makluman

pemberian status Swaakreditasi kepada PPT setelah melalui proses

pengauditan Swaakreditasi dan diperakui oleh Mesyuarat

Jawatankuasa Khas Audit Institusi. Surat ini juga ada memaklumkan

berkenaan tarikh penguatkuasaan status Swaakreditasi PPT

berkenaan.

Berdasarkan carta alir, surat makluman ini akan dikeluarkan setelah

Laporan Akhir diterima daripada Panel Penilai. Laporan Akhir ialah

laporan yang diterima selepas pindaan dilakukan ke atas draf

Laporan Akhir oleh Panel Penilai berdasarkan maklum balas yang

diterima daripada PPT. Laporan ini akan dibentangkan dalam

Mesyuarat Jawatankuasa Khas Audit Institusi di mana keputusan

mesyuarat akan dimaklumkan kepada PPT melalui Surat

Penganugerahan Swaakreditasi.

Semakan Audit mendapati Penganugerahan Status Swaakreditasi

diberi selepas Laporan Akhir dikemukakan oleh Panel Penilai kecuali

Swimburne University of Technology Sarawak Campus.

Penganugerahan kepada PPT yang lain telah diberi sebelum Laporan

Akhir dikeluarkan oleh Panel Penilai iaitu di antara tempoh 2 bulan

hingga 10 bulan. Maklumat lanjut seperti di Jadual 5.

Page 14: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

14

Jadual 5:

Surat Penganugerahan Swaakreditasi Kepada PPT Dan

Tarikh Laporan Akhir Disediakan

INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT)

NO. RUJUKAN TARIKH SURAT

ANUGERAH

TARIKH LAPORAN

AKHIR

TEMPOH MELEBIHI

TARIKH SURAT ANUGERAH (BIL. HARI)

Universiti Malaya (UM) MQA10/85/02 (29) 3/5/2010 17/1/2011 257

Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)

MQA10/85/02 (31) 3/5/2010 12/8/2011 257

Universiti Sains Malaysia (USM)

MQA10/85/02 (30) 3/5/2010 24/3/2011 323

Universiti Putra Malaysia (UPM)

MQA10/85/02 (32) 3/5/2010 20/9/2010 138

Monash University Sunway Campus

MQA10/85/02 (33) 3/5/2010 7/7/2010 63

Curtin University of Technology Sarawak Campus

MQA10/85/02 (34) 3/5/2010 8/12/2010 217

University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga)

MQA10/85/02 (36) 3/5/2010 17/8/2010 104

Swimburne University of Technology Sarawak Campus

MQA10/85/02 (35) 3/5/2010 23/4/2010 -

Bahagian Audit Institusi memaklumkan bahawa, draf Laporan Akhir

yang diserahkan oleh Panel Penilai sudah memadai bagi

Jawatankuasa Khas Audit Institusi (JKHAI) membuat keputusan

sama ada PPT layak diberikan status Swaakreditasi.

Adalah dimaklumkan juga Laporan Akhir yang dikemukakan oleh

Panel Penilai telah dibuat beberapa pindaan dan pengemaskinian

maklumat selepas Penganugerahan Status Swaakreditasi. Walau

bagaimanapun pindaan dan perubahan maklumat ini tidak

menjejaskan isu Penganugerahan Status Swaakreditasi.

Adalah dicadangkan supaya Penganugerahan Status Swaakreditasi

diberi setelah selesai Laporan Akhir yang lengkap dan dikemas kini

supaya proses penganugerahan lebih teratur.

Page 15: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

15

c) Pelantikan Panel Penilai Untuk Tugasan Audit Swaakreditasi

Garis panduan pelantikan Panel Penilai untuk tugasan Swaakreditasi

ada dinyatakan di Para 5.3 Seksyen 5 buku Kod Amalan Audit

Institusi Edisi Kedua. Panel Penilai yang dilantik oleh Bahagian Audit

Institusi untuk melaksanakan Audit Swaakreditasi adalah terdiri

daripada Panel Penilai yang tersenarai di dalam Database Ahli Panel

Penilai (MQA’s Registry Of Auditors). Pemilihan Panel Penilai adalah

berdasarkan jenis audit yang hendak dilaksanakan, ciri-ciri PPT dan

latar belakang serta pengalaman mereka. Panel Penilai

bertanggungjawab dalam membuat penilaian terhadap PPT yang

terlibat secara keseluruhan berdasarkan tatacara yang telah

dinyatakan dalam buku Kod Amalan Audit Institusi (COPIA).

Satu kumpulan Panel Penilai yang dianggotai oleh Pengerusi,

Setiausaha dan sekurang-kurangnya 3 orang ahli akan dilantik oleh

MQA sebelum sesuatu auditan dilaksanakan. Berdasarkan carta alir

dalam buku Kod Amalan Audit Institusi Edisi Kedua, kesemua Panel

Penilai yang dilantik perlu mendapat persetujuan daripada PPT yang

di audit.

Semakan Audit mendapati secara keseluruhannya Surat Pelantikan

Panel Penilai dikeluarkan sebelum mendapat persetujuan PPT. Surat

persetujuan PPT diterima selepas surat lantikan dikeluarkan lebih

awal di antara tempoh 4 hari hingga 69 hari. Maklumat lanjut seperti

di Jadual 6.

Page 16: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

16

Jadual 6:

Panel Penilai Yang Dilantik

INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT)

NAMA TARIKH

TUGASAN

TARIKH PERSETUJUAN

PPT

TEMPOH SURAT DIKELUARKAN

OLEH PPT (BIL. HARI)

Universiti Malaya (UM)

Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

17/9/2009

2/11/2009

46

Prof. Dr. Nabishah Mohamed 17/9/2009 46

Dato' Prof. Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid

17/9/2009 46

Prof. Madya Dr. Ismail Omar 17/9/2009 46

Prof. Peter Pook Chuen Keat 5/11/2009 46

Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed 5/11/2009 46

Prof. Dr. Kittichai Wattananikorn 18/11/2009 46

Universiti Kebangsaan

Malaysia (UKM)

Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

18/1/2010

30/12/2009

-

Prof. Hazman Shah Vijayan Abdullah

18/1/2010 -

Dato' Prof. Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid

18/1/2010 -

Prof. Madya Dr. Ismail Omar 18/1/2010 -

Prof. Dr. John Arul Phillips 18/1/2010 -

Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed 18/1/2010 -

Prof. Dr. Heracleo D Lagrada 18/11/2009 -

Universiti Sains

Malaysia (USM)

Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman

4/2/2010

-

-

Prof. Dr. Nabishah Mohamed 4/2/2010 -

Datuk Ir. (Dr) Ahmad Zaidee Laidin

4/2/2010 -

Prof. Peter Pook Chuen Keat 4/2/2010 -

Prof. Dr. Chang Lee Hoon 4/2/2010 -

Dr Lee Boon Thong 4/2/2010 -

Dr. Adil Basuki Ahza 4/2/2010 -

Universiti Putra

Malaysia (UPM)

Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman

17/9/2009

24/11/2009

69

Prof. Hazman Shah Vijayan Abdullah

17/9/2009 69

Prof. Emeritus Datuk Dr. Shad Saleem Faruqi

17/9/2009 69

Datuk Ir. (Dr) Zaidi Laidin 17/9/2009 69

Prof. Dr. John Arul Phillips 5/11/2009 19

Prof. Dr. Lee Boon Thong 24/11/2009 -

Prof. Dr. Chang Lee Hoon 23/12/2009 -

Page 17: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

17

Dr. Adil Basuki Ahza 4/1/2010 -

Monash University Sunway Campus

Tan Sri Prof. Emeritus Dr. Abu Hassan Othman

11/11/2009

-

-

Prof. Dr. Hazman Shah Vijayan Abdullah

11/11/2009 -

Datuk (Ir) Ahmad Zaidee Laidin 11/11/2009 -

Prof. Dr. Lee Boon Thong 11/11/2009 -

Prof. Dr. John Arul Philips 11/11/2009 -

Prof. Dr. Chang Lee Hoon 11/11/2009 -

Curtin University of Technology

Sarawak Campus

Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

7/8/2009

11/8/2009

4

Prof. Dato' Dr. Ibrahim bun Ahmad Bajunid

7/8/2009 4

Prof. dr. Nabishah Mohamed 7/8/2009 4

Prof. Madya Dr. Ismail Omar 7/8/2009 4

University of Nottingham in

Malaysia (Kampus Broga)

Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

7/10/2009

-

-

Prof. Dr. Nabishah Mohamed 7/10/2009 -

Dato' Prof. Dr. Ibrahim Bajunid 7/10/2009 -

Prof. Madya Dr. Ismail Omar 7/10/2009 -

Prof. Peter Pook Chuen Keat 15/10/2009 -

Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed 15/10/2009 -

Swimburne University of Technology

Sarawak Campus

Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman

10/8/2009

24/8/2009

14

Prof. Dr. Hazman Shah Vijayan Abdullah

10/8/2009 14

Datuk Ir. Dr. Zaidi Ladin 10/8/2009 14

Prof. Emeritus Datuk Dr. Shad Saleem Faruqi

10/8/2009 14

Surat Tugasan Panel Penilai yang dikeluarkan sebelum mendapat

persetujuan daripada PPT akan menimbulkan masalah sekiranya

PPT tidak bersetuju atau Panel Penilai tersebut tidak dapat

memberikan komitmen terhadap auditan ini. Sehubungan itu, adalah

dicadangkan supaya proses pelantikan Panel Penilai ini disusun

semula atau menggugurkan langkah mendapatkan persetujuan

daripada PPT dari Senarai Proses Kerja Swaakreditasi.

Selain itu, Unit Audit Dalam mendapati tajuk Surat Tugasan Panel

Penilai tidak seragam. Terdapat surat yang menggunakan istilah

Surat Tugasan Panel Penilai dan ada juga yang menggunakan istilah

Page 18: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

18

Surat Pelantikan Panel Penilai. Bagaimanapun, Bahagian Audit

Institusi memaklumkan bahawa istilah yang diguna pakai untuk

memberi tugasan kepada Panel Penilai adalah “Surat Tugasan Panel

Penilai”.

d) Laporan Awal Panel

Antara tanggungjawab Panel Penilai adalah menghantar Laporan

Awal kepada MQA. Berdasarkan para 5 di dalam Surat Tugasan

Auditor, Laporan Penilaian Pra Lawatan perlu disiapkan dalam

tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan dokumen.

Hampir keseluruhan Laporan Penilaian Pra Lawatan tidak

dikemukakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan dokumen.

Laporan ini diterima dalam tempoh 4 hari hingga 109 hari dan ada

yang tidak mengemukakan laporan.

Sebanyak 3 laporan atau 6 peratus daripada 49 laporan panel penilai

telah berjaya dikemukakan dalam tempoh masa 14 hari. Manakala 31

laporan atau 63 peratus daripadanya telah gagal dihantar dalam

tempoh yang ditetapkan dan 15 laporan panel penilai iaitu 31 peratus

pula didapati tidak dihantar sama sekali. Maklumat terperinci tempoh

Laporan Awal dikemukakan adalah seperti di Jadual 7.

Jadual 7:

Tempoh Laporan Awal Dikemukakan

TEMPOH BIL. LAPORAN DIKEMUKAKAN

JUMLAH PERATUS

Dalam tempoh 14 hari 3 6%

Melebihi tempoh 14 hari 31 63%

Tiada laporan dihantar 15 31%

JUMLAH 49 100%

Unit Audit Dalam dimaklumkan bahawa Bahagian Audit Institusi tidak

menunggu sehingga semua Panel Penilai menghantar Laporan Awal

tetapi sudah memadai dengan penerimaan laporan dari pengerusi

dan setiausaha Panel Penilai.

Page 19: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

19

Oleh itu, adalah dicadangkan polisi penyediaan Laporan Awal seperti

yang dinyatakan dalam Surat Tugasan Panel dikaji semula

keperluannya. Maklumat terperinci berkenaan Panel Penilai dan IPT

serta tarikh Laporan Awal dikemukakan seperti di Jadual 8.

Jadual 8:

Laporan Awal Panel Penilai

INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT)

NAMA

TARIKH SURAT

TUGASAN PANEL

TARIKH LAPORAN

AWAL DIKEMUKA

KAN

TEMPOH LAPORAN

AWAL DISEDIAKAN (BIL. HARI)

Universiti Malaya (UM)

Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

17/9/2009 4/1/2010 109

Prof. Dr. Nabishah Mohamed

17/9/2009 2/1/2010 107

Dato' Prof. Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid

17/9/2009 4/1/2010 109

Prof. Madya Dr. Ismail Omar

17/9/2009 4/1/2010 109

Prof. Peter Pook Chuen Keat

5/11/2009 23/12/2009 48

Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed

5/11/2009 4/1/2010 60

Prof. Dr. Kittichai Wattananikorn

18/11/2009 22/11/2009 4

Universiti Kebangsaan

Malaysia (UKM)

Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

18/1/2010 8/2/2010 21

Prof. Hazman Shah Vijayan Abdullah

18/1/2010 18/2/2010 31

Dato' Prof. Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid

18/1/2010 10/2/2010 23

Prof. Madya Dr. Ismail Omar

18/1/2010 5/2/2010 18

Prof. Dr. John Arul Phillips

18/1/2010 15/2/2010 28

Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed

18/1/2010 10/2/2010 23

Prof. Dr. Heracleo D Lagrada

18/11/2009 7/2/2010 81

Universiti Sains

Malaysia (USM)

Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman

4/2/2010 - Tidak hantar

laporan

Prof. Dr. Nabishah Mohamed

4/2/2010 6/4/2010 61

Datuk Ir. (Dr) Ahmad Zaidee Laidin

4/2/2010 - Tidak hantar

laporan

Prof. Peter Pook Chuen Keat

4/2/2010 11/2/2010 7

Prof. Dr. Chang Lee 4/2/2010 12/2/2010 8

Page 20: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

20

Hoon

Dr Lee Boon Thong 4/2/2010 - Tidak hantar

laporan

Dr. Adil Basuki Ahza 4/2/2010 - Tidak hantar

laporan

Universiti Putra

Malaysia (UPM)

Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman

17/9/2009 9/12/2009 83

Prof. Hazman Shah Vijayan Abdullah

17/9/2009 17/12/2009 91

Prof. Emeritus Datuk Dr. Shad Saleem Faruqi

17/9/2009 - Tidak hantar

laporan

Datuk Ir. (Dr) Zaidi Laidin 17/9/2009 - Tidak hantar

laporan

Prof. Dr. John Arul Phillips

5/11/2009 - Tidak hantar

laporan

Prof. Dr. Lee Boon Thong 24/11/2009 7/1/2010 44

Prof. Dr. Chang Lee Hoon

23/12/2009 - Tidak hantar

laporan

Dr. Adil Basuki Ahza 4/1/2010 21/1/2010 17

Monash University Sunway Campus

Tan Sri Prof. Emeritus Dr. Abu Hassan Othman

11/11/2009 5/2/2010 86

Prof. Dr. Hazman Shah Vijayan Abdullah

11/11/2009 23/1/2010 73

Datuk (Ir) Ahmad Zaidee Laidin

11/11/2009 - Tidak hantar

laporan

Prof. Dr. Lee Boon Thong 11/11/2009 - Tidak hantar

laporan

Prof. Dr. John Arul Philips 11/11/2009 - Tidak hantar

laporan

Prof. Dr. Chang Lee Hoon

11/11/2009 8/1/2010 59

Curtin University of Technology

Sarawak Campus

Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

7/8/2009 26/8/2009 19

Prof. Dato' Dr. Ibrahim bun Ahmad Bajunid

7/8/2009 29/8/2009 22

Prof. dr. Nabishah Mohamed

7/8/2009 26/8/2009 19

Prof. Madya Dr. Ismail Omar

7/8/2009 27/8/2009 20

University of Nottingham in

Malaysia (Kampus Broga)

Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

7/10/2009 9/11/2009 33

Prof. Dr. Nabishah Mohamed

7/10/2009 9/11/2009 33

Dato' Prof. Dr. Ibrahim Bajunid

7/10/2009 - Tidak hantar

laporan

Prof. Madya Dr. Ismail Omar

7/10/2009 - Tidak hantar

laporan

Prof. Peter Pook Chuen Keat

15/10/2009 17/11/2009 33

Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed

15/10/2009 9/11/2009 25

Swimburne University of

Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan

10/8/2009 1/9/2009 22

Page 21: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

21

Technology Sarawak Campus

Othman

Prof. Dr. Hazman Shah Vijayan Abdullah

10/8/2009 - Tidak hantar

laporan

Datuk Ir. Dr. Zaidi Ladin 10/8/2009 4/10/2009 55

Prof. Emeritus Datuk Dr. Shad Saleem Faruqi

10/8/2009 - Tidak hantar

laporan

e) Mesyuarat Perbincangan

Mesyuarat Penyelarasan Auditor

Mesyuarat Penyelarasan Auditor adalah mesyuarat yang

diadakan bagi membincangkan perkara seperti persediaan untuk

melaksanakan Lawatan Perancangan Audit dan Lawatan Audit.

Semakan Audit mendapati kesemua Audit Swaakreditasi yang

dilaksanakan telah mengadakan Mesyuarat Penyelarasan Auditor.

Maklumat terperinci seperti di Jadual 9:

Jadual 9:

Mesyuarat Penyelarasan Auditor

INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) TARIKH

Universiti Malaya (UM) 4/1/2010

Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 10/2/2010

Universiti Sains Malaysia (USM) 12/2/2010

Universiti Putra Malaysia (UPM) 7/1/2010

Monash University Sunway Campus 5/2/2010

Curtin University of Technology Sarawak Campus 19/8/2010

University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga) 9/11/2009

Swimburne University of Technology Sarawak Campus 1/9/2009

Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir

Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir adalah mesyuarat

yang diadakan bagi memurnikan dapatan audit oleh semua

panel penilai sebelum diserahkan kepada MQA.

Semakan Audit mendapati kesemua Laporan Akhir yang telah

dikeluarkan telah melalui perbincangan di Mesyuarat Laporan

Akhir dan maklumat terperinci seperti di Jadual 10.

Page 22: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

22

Jadual 10:

Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir

INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) TARIKH

Universiti Malaya (UM) 23/02/2010

Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 8/4/2010

Universiti Sains Malaysia (USM) 14/7/2010

Universiti Putra Malaysia (UPM) 14/4/2010

Monash University Sunway Campus 9/4/2010

Curtin University of Technology Sarawak Campus 15/10/2009

University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga) 2/2/2010

Swimburne University of Technology Sarawak Campus 28/10/2009

f) Laporan Akhir Panel

Laporan Akhir Panel adalah laporan yang dikemukakan kepada MQA

setelah melalui perbincangan di Mesyuarat Pelarasan Laporan Akhir

serta pembetulan setelah menerima maklum balas daripada PPT.

Semakan Audit mendapati Laporan Akhir Panel telah dikemukakan

kepada MQA setelah melalui perbincangan di Mesyuarat

Penyelarasan Laporan Akhir. Bagaimanapun selepas Mesyuarat

Penyelarasan Laporan Akhir, Panel Penilai telah membuat beberapa

pindaan dan pengemaskinian Laporan Akhir dan dikemukakan

beberapa kali ke MQA melalui surat dan juga e-mel sehingga Unit

Audit Dalam sukar untuk mendapatkan tarikh sebenar Laporan Akhir

dikemukakan. Maklumat terperinci seperti di Jadual 11.

Page 23: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

23

Jadual 11:

Laporan Akhir Panel

INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) LAPORAN AKHIR

DIMAJUKAN KEPADA PPT

Universiti Malaya (UM) 17/1/2011

Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 17/1/2011

Universiti Sains Malaysia (USM) 12/8/2010

Universiti Putra Malaysia (UPM) 20/9/2010

Monash University Sunway Campus 7/7/2010

Curtin University of Technology Sarawak Campus

8/12/2010

University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga)

17/8/2010

Swimburne University of Technology Sarawak Campus

23/4/2010

g) Lawatan

Lawatan Audit ke PPT dilakukan bagi membolehkan panel penilai

menjalankan semakan terhadap dokumen untuk memastikan

peraturan yang ditetapkan dipatuhi. Selain itu sesi temu bual

diadakan bagi membolehkan Panel Penilai mendapat pengesahan

terhadap perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam Laporan Awal

mereka. Kebiasaannya lawatan ini diadakan selama 5 hari, di mana

panel penilai bersama-sama pegawai MQA akan mengikuti lawatan

tersebut.

Semakan Audit mendapati, pegawai MQA yang terlibat dalam lawatan

ini adalah di antara 2 hingga 5 orang termasuk pihak Pengurusan

Jaminan Kualiti. Adalah difahamkan pegawai yang terlibat dalam

lawatan ini di antaranya adalah urus setia Lawatan Audit bagi tujuan

memberi pendedahan mengenai proses Swaakreditasi. Jadual 12,

menyatakan bilangan pegawai MQA yang turut serta dalam lawatan

tersebut.

Page 24: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

24

Jadual 12:

Bilangan Pegawai MQA yang Mengikuti Lawatan Audit

INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) PEGAWAI MQA

YANG TERLIBAT

Universiti Malaya (UM) 5 Orang

Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 5 Orang

Universiti Sains Malaysia (USM) 5 Orang

Universiti Putra Malaysia (UPM) 5 Orang

Monash University Sunway Campus 4 Orang

Curtin University of Technology Sarawak Campus 3 Orang

University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga) 3 Orang

Swimburne University of Technology Sarawak Campus 2 Orang

Oleh itu adalah dicadangkan Bahagian Audit Institusi menetapkan

peraturan bilangan pegawai yang dibenarkan untuk mengikuti sesuatu

Lawatan Audit.

4.2.3 Audit Susulan Swaakreditasi

Selepas PPT mendapat Penganugerahan Status Swaakreditasi, PPT

terlibat perlu menjalani proses Audit Susulan yang diadakan setahun

selepas penganugerahan. Audit susulan ini adalah bertujuan untuk

memverifikasi proses serta prosedur Swaakreditasi yang telah

dilaksanakan oleh PPT dalam tempoh tersebut.

a) Pelantikan Panel

Garis panduan pelantikan Panel Penilai ada dinyatakan di Para 5.3

Seksyen 5 buku Kod Amalan Audit Institusi Edisi Kedua. Panel Penilai

yang dilantik oleh Bahagian Audit Institusi untuk melaksanakan Audit

Susulan Swaakreditasi adalah terdiri daripada Panel Penilai yang

tersenarai di dalam Database Ahli Panel Penilai (MQA’s Registry of

Auditors). Pemilihan Panel Penilai adalah berdasarkan jenis audit

yang hendak dilaksanakan, ciri-ciri PPT dan latar belakang serta

pengalaman mereka.

Page 25: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

25

Pelantikan panel penilai bagi Audit Susulan Swaakreditasi ini juga

sama seperti Audit Swaakreditasi. Walau bagaimanapun, terdapat

perbezaan pada bilangan Panel Penilai yang dilantik di mana Audit

Susulan hanya memerlukan sekurang-kurangnya 2 orang Panel

Penilai yang terdiri daripada pengerusi dan ahli. Panel Penilai bagi

Audit Susulan Swaakreditasi ini adalah seperti di Jadual 13.

Jadual 13:

Panel Penilai Yang Dilantik Bagi Audit Susulan Swaakreditasi

INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT)

NAMA TARIKH

Universiti Malaya (UM)

Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

1/6/2011

Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman

1/6/2011

Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)

Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

1/6/2011

Prof. Robin Pollard 1/6/2011

Universiti Sains Malaysia (USM)

Prof. Dato' Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid

27/5/2011

Prof. Dato' Dr. Md Tahir Md Azhar 27/5/2011

Prof. Dr. Shahrin Sahib @ Sahibuddin

27/5/2011

Universiti Putra Malaysia (UPM)

Prof. Dato' Dr. Md Tahir Md Azhar 27/5/2011

Prof. Dato' Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid

27/5/2011

Monash University Sunway Campus

Prof. Dato' Dr. Md Tahir Md Azhar 19/5/2011

Prof. Dato' Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid

19/5/2011

Curtin University of Technology Sarawak Campus

Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

19/5/2011

Prof. Robin Pollard 19/5/2011

University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga)

Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

19/5/2011

Prof. Robin Pollard 19/5/2011

Swimburne University of Technology Sarawak Campus

Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman

19/5/2011

Prof. Dato' Dr. Md Tahir Md Azhar 19/5/2011

Page 26: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

26

Selain itu, Bahagian Audit Institusi telah membuat penambahbaikan

dalam proses pelantikan Panel Penilai untuk tugasan Audit Susulan

Swaakreditasi berbanding proses pelantikan di Audit Swaakreditasi.

Auditi telah menyediakan borang maklum balas persetujuan PPT bagi

cadangan panel yang dipilih.

b) Surat Tugasan Panel

Panel penilai bagi Audit Susulan Swaakreditasi bertanggungjawab untuk

menyediakan laporan dan menyerahkan kepada MQA setelah selesai

Lawatan Audit.

Semakan Audit mendapati tiada penetapan tempoh bagi Panel Penilai

untuk menyedia dan menghantar Laporan Audit kepada MQA. Selain itu,

penetapan tempoh ini juga tidak dinyatakan di dalam Surat Tugasan atau

Surat Lawatan Audit.

c) Proses Auditan Susulan

Audit Susulan perlu dilaksanakan setahun selepas Penganugerahan

Status Swaakreditasi untuk memverifikasi proses serta prosedur

Swaakreditasi yang telah dilaksanakan oleh PPT.

Semakan Audit mendapati Audit Susulan Swaakreditasi telah

dilaksanakan pada tahun 2011 di semua 8 PPT yang telah mendapat

Status Swaakreditasi pada tahun 2010 seperti yang telah ditetapkan.

4.3 Sistem Pengurusan Fail

Bahagian VII Pengurusan Fail di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun

2007 Panduan Pengurusan Pejabat menyatakan bahawa surat dan dokumen

lampiran yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi Kerajaan dalam

menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang

didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Penggunaan fail ini

membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai

dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti diuruskan dengan

Page 27: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

27

sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan

oleh Jabatan Arkib Negara.

Semakan Audit mendapati sistem pengurusan fail Swaakreditasi di Bahagian

Audit Institusi adalah tidak teratur di mana terdapat beberapa kelemahan di

dalam pengurusan fail . Antara kelemahan tersebut adalah:

i) Penyimpanan dokumen dan surat tidak mengikut proses kerja di mana ia

menyukarkan pencarian dokumen dan mengenal pasti sama ada

tindakan yang diambil adalah berdasarkan proses kerja yang telah

ditetapkan.

ii) Dokumen yang direkodkan dan disimpan di dalam satu jilid fail terlalu

banyak.

iii) Surat-surat berkenaan Audit Swaakreditasi pada peringkat awal tidak

direkodkan di dalam Fail Induk Swaakreditasi atau fail PPT dan ia hanya

direkodkan di dalam fail unit lain. Sebagai contoh surat pelawaan Menteri

Pengajian Tinggi kepada PPT.

iv) Catatan butiran dokumen pada kertas minit tidak lengkap dan ini

menyukarkan proses auditan.

Berdasarkan Panduan Pengendalian Fail Rasmi yang dikeluarkan oleh Arkib

Negara, fail perlu ditutup apabila:

i) Mencapai ketebalan 4sm ; atau

ii) Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran.

Adalah dicadangkan, Panduan Pengendalian Fail Rasmi Arkib Negara diguna

pakai dalam pengurusan fail di Bahagian Audit Institusi. Selain itu, semua

dokumen dan surat berkaitan proses Swaakreditasi di fail dan di minit dengan

betul, kemas dan teratur. Dokumen dan surat berkaitan juga perlu disimpan

mengikut aliran proses kerja yang telah ditetapkan bagi memudahkan rujukan

dan Audit yang dilaksanakan.

Page 28: LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

28

5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM

Secara keseluruhannya, pengurusan Swaakreditasi di Bahagian Audit Institusi adalah

memuaskan yang membolehkan 8 PPT telah berjaya mendapat Penganugerahan Status

Swaakreditasi. Ini telah memenuhi pelawaan daripada Menteri Pengajian Tinggi.

Bagaimanapun terdapat kelemahan dari proses kerja pengurusan Swaakreditasi di

mana tidak terdapat Standard Operating Procedure (SOP) secara bertulis khusus untuk

pengurusan Swaakreditasi. Prosedur Swaakreditasi yang diguna pakai telah diadaptasi

dari Carta Alir bagi Proses Audit Institusi di dalam buku Kod Amalan Audit Institusi yang

tidak diperincikan dengan Proses Kerja. Carta Alir yang diadaptasi ini juga tidak dipatuhi

sepenuhnya setiap proses yang dinyatakan. Walau bagaimanapun bahagian ini telah

berusaha menyediakan Proses kerja Dan Carta Aliran Kerja untuk pengurusan

Swaakreditasi namun, perlu dikaji kesesuaian setiap proses aliran kerja tersebut.

SOP untuk pengurusan Swaakreditasi adalah dokumen yang penting bagi menentukan

pelaksanaan sesuatu polisi yang menjadi panduan dan rujukan pada masa akan datang.

Proses Kerja ini juga boleh dijadikan Dokumen Kualiti bagi tujuan skop pensijilan MS

ISO 9001:2008.

Kelemahan dalam sistem pengurusan fail perlu dilihat semula dan dikemaskinikan

mengikut kehendak peraturan yang ditetapkan supaya lebih tersusun dan teratur.