Top Banner
1 LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN SWAAKREDITASI DI BAHAGIAN AUDIT INSTITUSI 1. LATAR BELAKANG Bahagian Audit Institusi, diletakkan di bawah Sektor Jaminan Kualiti, Agensi Kelayakan Malaysia. Bahagian ini diketuai oleh Pengarah Bahagian Gred N54 yang mengawal selia 22 orang kakitangan di bawahnya. Bahagian ini dibahagikan kepada dua unit, iaitu Unit Audit Institusi dan Unit Penarafan. Di bawah Unit Audit Institusi telah diwujudkan 2 seksyen iaitu Seksyen Universiti dan Seksyen Kolej dan pengurusan Swaakreditasi adalah di bawah unit ini. 1.1 Status Swaakreditasi melayakkan sesebuah Pemberi Pengajian Tinggi (PPT) untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional yang berkenaan. Pada 28 November 2008, YB Menteri Pengajian Tinggi telah mempelawa kumpulan pertama PPT untuk memohon status Swaakreditasi. Kumpulan pertama ini terdiri daripada 8 PPT, iaitu empat universiti penyelidikan serta 4 kampus cawangan universiti luar negara di mana kampus induknya di negara asal berstatus Swaakreditasi. PPT yang terlibat adalah seperti berikut: i) Universiti Malaya; ii) Universiti Sains Malaysia; iii) Universiti Kebangsaan Malaysia; iv) Universiti Putra Malaysia; v) Monash University Sunway Campus; vi) University of Nottingham Malaysia Campus; vii) Swinburne University of Technology Sarawak Campus; dan viii) Curtin University of Technology Sarawak Campus. Bagi memohon status tersebut, kesemua PPT di atas telah menghantar dokumen Self-Review Portfolio kepada MQA untuk penilaian. MQA telah melaksanakan audit institusi secara komprehensif berdasarkan buku Kod
28

LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN …...untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional

Nov 06, 2020

Download

Documents

Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
  • 1

    LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN SWAAKREDITASI

    DI BAHAGIAN AUDIT INSTITUSI

    1. LATAR BELAKANG

    Bahagian Audit Institusi, diletakkan di bawah Sektor Jaminan Kualiti, Agensi Kelayakan

    Malaysia. Bahagian ini diketuai oleh Pengarah Bahagian Gred N54 yang mengawal selia

    22 orang kakitangan di bawahnya. Bahagian ini dibahagikan kepada dua unit, iaitu Unit

    Audit Institusi dan Unit Penarafan. Di bawah Unit Audit Institusi telah diwujudkan 2

    seksyen iaitu Seksyen Universiti dan Seksyen Kolej dan pengurusan Swaakreditasi

    adalah di bawah unit ini.

    1.1 Status Swaakreditasi melayakkan sesebuah Pemberi Pengajian Tinggi (PPT)

    untuk mengakreditasi program pengajiannya sendiri kecuali program profesional

    yang memerlukan akreditasi serta pengiktirafan badan profesional yang

    berkenaan.

    Pada 28 November 2008, YB Menteri Pengajian Tinggi telah mempelawa

    kumpulan pertama PPT untuk memohon status Swaakreditasi. Kumpulan

    pertama ini terdiri daripada 8 PPT, iaitu empat universiti penyelidikan serta 4

    kampus cawangan universiti luar negara di mana kampus induknya di negara

    asal berstatus Swaakreditasi. PPT yang terlibat adalah seperti berikut:

    i) Universiti Malaya;

    ii) Universiti Sains Malaysia;

    iii) Universiti Kebangsaan Malaysia;

    iv) Universiti Putra Malaysia;

    v) Monash University Sunway Campus;

    vi) University of Nottingham Malaysia Campus;

    vii) Swinburne University of Technology Sarawak Campus; dan

    viii) Curtin University of Technology Sarawak Campus.

    Bagi memohon status tersebut, kesemua PPT di atas telah menghantar

    dokumen Self-Review Portfolio kepada MQA untuk penilaian. MQA telah

    melaksanakan audit institusi secara komprehensif berdasarkan buku Kod

  • 2

    Amalan Audit Institusi Edisi Kedua (COPIA) dengan penekanan khusus terhadap

    sistem jaminan kualiti dalaman PPT berkenaan.

    Pada 17 Mei 2010, YB Menteri Pengajian Tinggi, Dato’ Seri Mohamed Khaled

    Nordin telah menyerahkan Sijil Swaakreditasi kepada kesemua 8 PPT di atas

    dalam satu majlis ringkas. Penganugerahan Status Swaakreditasi kepada 8 PPT

    di atas adalah tertakluk kepada syarat-syarat serta keperluan prosedur.

    Pada 22 September 2010, YB Menteri Pengajian Tinggi telah mempelawa

    sebuah lagi PPT untuk memohon status Swaakreditasi iaitu Universiti Teknologi

    Malaysia yang telah memperoleh taraf universiti penyelidikan.

    2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

    Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada proses Penganugerahan

    Status Swaakreditasi telah dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan yang

    ditetapkan.

    3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

    3.1 Semakan Audit melibatkan semakan ke atas dua aspek kawalan iaitu Kawalan

    Pengurusan dan Kawalan Pengurusan Rekod Swaakreditasi.

    3.2 Bagi Kawalan Pengurusan, Unit Audit Dalam melakukan semakan terhadap

    perkara berikut :

    Polisi Jaminan Kualiti;

    Penyimpanan Arahan / Pekeliling / Dasar Jaminan Kualiti;

    Carta Organisasi dan Perjawatan;

    Fail Meja;

    Latihan; dan

    Pelan Strategik.

    3.3 Bagi Kawalan Pengurusan Rekod Swaakreditasi, data yang disemak adalah

    seperti berikut:

    Proses Kerja Permohonan Status Swaakreditasi;

    Rekod Swaakreditasi bagi tahun 2009 hingga 2012;

  • 3

    Surat Tugasan dan tanggungjawab Panel Penilai; dan

    Rekod dan dokumen berkaitan.

    4. PENEMUAN AUDIT

    4.1 KAWALAN PENGURUSAN

    Untuk menentukan pengurusan Bahagian Audit Institusi (BAI) adalah berkesan,

    semakan Audit telah dijalankan terhadap Polisi Jaminan Kualiti,

    Arahan/Pekeliling/Dasar Jaminan Kualiti, Carta Organisasi dan Perjawatan, Fail

    Meja, Latihan untuk Kakitangan dan Pelan Strategik Bahagian. Secara

    umumnya, prestasi Kawalan Pengurusan adalah baik. Hasil semakan Audit

    menemui perkara berikut:

    4.1.1 Polisi Jaminan Kualiti

    Polisi Jaminan Kualiti adalah penting kerana ia merupakan panduan dan

    rujukan kepada kriteria penilaian bagi tujuan jaminan kualiti dalam

    mencapai objektif Bahagian Audit Institusi.

    Semakan Audit mendapati Polisi Jaminan Kualiti di Bahagian Audit

    Institusi adalah merujuk kepada 20 perkara berikut :

    Akta Agensi Kelayakan Malaysia 2007 (Akta 679);

    Akta Universiti dan Kolej 1971 (Akta 30);

    Akta Institusi Pendidikan Tinggi Swasta 1996 (Akta 555);

    Akta Badan-badan Berkanun (Tatatertib dan Surcaj) 2000 (Akta

    605);

    Peraturan-peraturan Agensi Kelayakan Malaysia:

    - Audit Institusi 2009

    - Fi 2008

    - Status Swaakreditasi 2008;

    Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA);

    Pekeliling Perbendaharaan;

    Pekeliling Agensi Kelayakan Malaysia yang berkaitan;

    Pekeliling Kementerian Pengajian Tinggi yang berkaitan;

    Kerangka Kelayakan Malaysia;

  • 4

    Kod Amalan Akreditasi Program (COPPA);

    Kod Amalan Audit Institusi (COPIA) Edisi Kedua;

    Guidelines to Good Practices: Open and Distance Learning;

    Instrumen Penilaian untuk Audit Institusi;

    Garis Panduan Amalan Baik;

    Standard program yang berkaitan;

    Arahan Keselamatan;

    Arahan Perbendaharaan;

    Perintah Am (Bab A – Bab G); dan

    Dasar-dasar yang berkaitan.

    4.1.2 Penyimpanan Arahan / Pekeliling / Dasar Jaminan Kualiti

    Semua Arahan/ Pekeliling/ Dasar yang terkini dan berkaitan perlu

    disimpan dengan kemas, teratur dan mudah dicari bagi memudahkan

    rujukan dilakukan.

    Semakan Audit mendapati semua Arahan / Pekeliling dan Dasar Jaminan

    Kualiti difailkan dan disimpan oleh setiap pegawai dengan teratur bagi

    memudahkan pencarian dan mendapatkan maklumat. Terdapat juga

    Arahan / Pekeliling dan Dasar Jaminan Kualiti yang diletakkan di laman

    web MQA untuk rujukan dan makluman semua pegawai dan pengguna.

    Laman web ini boleh diakses di alamat www.mqa.gov.my dan antara

    yang terkandung di laman web ini adalah Dokumen Jaminan Kualiti,

    Pekeliling, Surat Makluman, Kerangka Kelayakan Malaysia, Dokumen

    Hasil Pembelajaran dan lain-lain.

    Unit Dasar juga telah mengeluarkan memo rujukan MQA 01/02 Jld.

    002(46) bertarikh 29 Disember 2011 untuk edaran dalaman Kompilasi

    Dasar edisi 2011. Kompilasi Dasar ini merupakan peraturan-peraturan

    dan prosedur berkaitan jaminan kualiti dan ianya mengandungi perkara-

    perkara seperti berikut:

    i. Dasar-dasar yang telah diputuskan dalam Mesyuarat Kajian

    Semula Dasar berkaitan Jaminan Kualiti antara MQA dan

    Kementerian Pengajian Tinggi;

    http://www.mqa.gov.my/

  • 5

    ii. Memo Dalaman Berkaitan Dasar Jaminan Kualiti Bagi Tahun

    2010 dan 2011;

    iii. Pekeliling Dalaman Tahun 2009, 2010 dan 2011;

    iv. Surat Pekeliling Dalaman Tahun 2011; dan

    v. Surat Makluman Tahun 2011.

    Gambar Rajah 1

    Buku Kompilasi Dasar edisi 2011 Untuk Edaran Dalaman

    4.1.3 Carta Organisasi dan Perjawatan

    Bagi memastikan fungsi dan tanggungjawab sesebuah bahagian berjalan

    dengan lancar seperti yang dirancang, struktur organisasi yang jelas dan

    perjawatan yang secukupnya perlu diisi.

    Semakan Audit mendapati, Bahagian Audit Institusi mempunyai carta

    organisasi yang jelas, di mana ia dibahagikan kepada dua unit iaitu Unit

    Audit Institusi dan Unit Penarafan. Di bawah Unit Audit Institusi pula

    dibahagikan kepada 2 seksyen iaitu Seksyen Universiti dan Seksyen

    Kolej.

    Bahagian Audit Institusi mempunyai 22 perjawatan yang diluluskan yang

    diketuai oleh Pengarah Bahagian gred N54. Semua jawatan ini telah diisi

    kecuali dua jawatan yang masih belum diisi iaitu jawatan Ketua Penolong

    Pengarah (N52) di Unit Audit Institusi dan Penolong Pengarah Kanan

    (N44) di Seksyen Kolej. Dimaklumkan juga seorang Penolong Pengarah

    (N41) di bawah Seksyen Universiti iaitu Puan Rahimi Bt. Saidin sedang

  • 6

    mengambil cuti menyambung pelajaran dan dijangka bekerja semula

    pada Tahun 2013. Maklumat terperinci adalah seperti di Jadual 1 berikut

    :

    Jadual 1 :

    Senarai Perjawatan yang telah Diluluskan dan Di Isi

    BIL PERKARA DILULUSKAN DI ISI

    1 Pengarah Bahagian (N54) 1 1

    2 Ketua Penolong Pengarah (N52) 1 -

    3 Ketua Penolong Pengarah (N48) 1 1

    4 Penolong Pengarah Kanan (N44) 2 1

    5 Penolong Pengarah (N41) 8 8

    6 Pembantu Khas (N17) 1 1

    7 Penyelia Pembantu Tadbir (N22) 1 1

    8 Pembantu Tadbir (N17) 7 7

    Jumlah 22 20

    Adalah dimaklumkan daripada Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

    bahawa tiada perjawatan yang dapat dibekalkan bagi Gred N44 dan Gred

    N52 sehingga Disember 2012. Walau bagaimanapun keputusan ini

    tertakluk kepada pihak pengurusan tertinggi.

    4.1.4 Fail Meja

    Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam Bil. 8 Tahun 1991 dan para

    5.4(b) dan (c) Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan

    keperluan untuk setiap agensi kerajaan menyediakan Fail Meja yang

    menjadi dokumen rujukan bagi peringkat individu atau jawatan. Dokumen

    ini perlu lengkap, kemas kini dan memiliki kesemua 14 ciri-ciri asas Fail

    Meja yang ditetapkan seperti yang terdapat dalam Rajah 2. Semakan

    pematuhan berhubung penyediaan dan penyelenggaraan Fail Meja bagi

    19 pegawai dari Bahagian Audit Institusi adalah seperti di Jadual 2

    berikut :

  • 7

    Jadual 2 :

    Pematuhan Terhadap Kriteria Semakan Berhubung Dengan Fail Meja (FM)

    BIL KRITERIA SEMAKAN PEMATUHAN KEPADA KRITERIA SEMAKAN

    1 FM disediakan /

    2 FM lengkap dengan 14 perkara yang ditetapkan /

    Nota : /- Mematuhi X – Tidak Mematuhi

    Semakan terhadap 19 Fail Meja bagi pegawai dari pelbagai jawatan

    mendapati Fail Meja berkenaan telah disediakan dan telah mematuhi 14

    perkara yang ditetapkan seperti di Gambar Rajah 2.

    Gambar Rajah 2 :

    14 Perkara Yang Ditetapkan Didalam Fail Meja Telah Dipatuhi Seperti

    Berikut

  • 8

    4.1.5 Latihan

    Latihan berkenaan Audit Institusi untuk kakitangan adalah penting untuk

    meningkatkan pengetahuan dan kemahiran dalam melaksanakan tugas

    harian.

    Semakan Audit mendapati pegawai-pegawai di Bahagian Audit Institusi

    telah mematuhi kehendak Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 6 Tahun

    2005 iaitu memastikan setiap pegawai MQA menghadiri kursus dan

    latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun. Berikut disertakan kursus-

    kursus yang telah dihadiri oleh pegawai-pegawai di Bahagian Audit

    Institusi sepanjang Tahun 2010 dan Tahun 2011 seperti di Jadual 3 :

    Jadual 3 :

    Senarai Latihan Yang Telah Dihadiri Oleh Pegawai Di Bahagian Audit

    Institusi Dari Tahun 2010 Sehingga Tahun 2011

    BIL. KURSUS TARIKH

    1. Bengkel Instrumen Sistem Penarafan IPT Malaysia 2009 (SETARA ’09) Bil.1/2010

    13 Mac 2010

    2. Bengkel Perancangan Strategik MQA 2010 26 Feb – 28 Feb 2010

    3. Kursus Komunikasi Korporat 19 Julai – 20 Julai 2010

    4. Kursus Kawalan Dokumen (DCS 1005) Siri 2/2011 7 April 2011

    5. Latihan Audit bagi Sistem Pengukuran Kualiti dan Kesetaraan Kolej Swasta (MyQUEST)

    29 April 2011

    6. Retreat Dasar 2011 22 May 2011

    7. Taklimat Kod Amalan Pertauliahan Program Kemahiran (KAPKK)

    28 Jan 2011

    8. Taklimat Pelaksanaan Prosedur Kualiti MS ISO 9001:2008

    1 Ogos 2011

    9. Taklimat berkenaan Minit Mesyuarat Semakan Dasar-Dasar Berkaitan Jaminan Kualiti Bil. 1/2011 Sesi Kedua

    15 Sept 2011

    10. Taklimat Kod Amalan Akreditasi Program 21 Sept 2011

    4.1.6 Pelan Strategik

    Pelan Strategik bagi Bahagian Audit Institusi diletakkan di bawah

    Perancangan Strategik MQA 2010-2015. Pelan Strategik ini menyatakan

    dengan jelas Bidang Keberhasilan Utama iaitu Melaksanakan Audit

    Institusi dan 3 Petunjuk Prestasi Utama (KPI) iaitu bilangan Pemberi

    Pendidikan Tinggi (PPT) yang menyertai SETARA, bilangan Pemberi

  • 9

    Pendidikan Tinggi (PPT) yang menyertai D-SETARA dan bilangan

    universiti/fakulti yang akan menjalani audit untuk tujuan Swaakreditasi.

    Semakan Audit mendapati pada tahun 2011 dan 2012 Bahagian Audit

    Institusi telah memenuhi sebahagian pelan strategik dengan

    melaksanakan Audit Institusi terhadap Universiti Teknologi Malaysia bagi

    mengesahkan keupayaan sistem jaminan kualitinya untuk mengakreditasi

    program pengajiannya sendiri bagi tujuan Swaakreditasi.

    4.2 KAWALAN PROSES SWAAKREDITASI

    4.2.1 Standard Operating Procedure / MS ISO 9001:2008

    Standard Operating Procedure (SOP) adalah keterangan terperinci

    bagaimana implementasi sesuatu polisi perlu dilakukan. SOP yang efektif

    akan menerangkan siapa, bila, di mana dan bagaimana sesuatu tugas

    dilaksanakan. ISO pula adalah salah satu alat untuk memastikan kualiti

    terjamin di sesebuah organisasi. ISO 9001:2008 dapat membantu MQA

    melaksanakan fungsinya dengan baik.

    Semakan Audit mendapati tidak terdapat Standard Operating Procedure

    (SOP) secara bertulis khusus untuk pengurusan Audit Swaakreditasi.

    Prosedur Swaakreditasi yang diguna pakai telah diadaptasi dari Carta Alir

    bagi Proses Audit Institusi di dalam Buku Kod Amalan Audit Institusi yang

    tidak diperincikan dengan Proses Kerja. Carta Alir yang dimaksudkan

    adalah seperti di Gambar Rajah 3.

  • 10

    Gambar Rajah 3: Carta Alir Proses Audit Institusi

    NOTIFICATIONOF NAMES AND BIODATA OF PANEL OF AUDITORS TO HEP

    REGISTRATION AND VERIFICATION OF HEP DOCUMENTATION

    SUBMISSION OF HEP DOCUMENTATION TO AUDITORS

    RECEIPT AND DISTRIBUTION OF REPORT TO AUDITORS

    PREPARATORY MEETING OF PANEL OF AUDITORS

    AUDIT PLANNING VISIT

    AUDIT VISIT, DRAFT REPORT & EXIT MEETING (ORAL EXIT REPORT)

    CHAIRMAN OF AUDITORS SENDS FINAL REPORT TO MQA

    FINAL REPORT AMENDMENT AND VERIFICATION

    OF HEP’S FEEDBACK

    REVIEW OF THE REPORT BY THE INSTITUTIONAL AUDIT DIVISION

    INSTITUTIONAL AUDIT COMMITTEE MEETING

    HEP

    COMPLETE

    HEP DISAGREES

    AUDIT MANAGEMENT MEETING

    HEP

    REGISTRATION AND VERIFICATION OF HEP DOCUMENTATION

    SUBMISSION OF SELF-REVIEW PORTFOLI (MQA-03)

    INCOMPLETE

    VERIFICATION

    FEEDBACK

  • 11

    Bagaimanapun Bahagian Audit Institusi telah berusaha menyediakan

    Prosedur Swaakreditasi dengan menyediakan Proses Kerja Dan Carta

    Aliran Kerja untuk pengurusan Audit Swaakreditasi. Walau

    bagaimanapun, Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja ini hanya disediakan

    setelah selesai pelaksanaan pengurusan Swaakreditasi terhadap 8 PPT

    yang telah mendapat Penganugerahan Status Swaakreditasi serta

    Auditan Susulan dilaksanakan dan dimuatkan dalam Fail Meja Pegawai.

    Perbandingan di antara carta alir di dalam buku Kod Amalan Audit

    Institusi Edisi Kedua dan Carta Aliran Kerja di dalam Fail Meja telah

    dilakukan dan didapati terdapat sedikit perubahan pada Carta Aliran

    Kerja di dalam Fail Meja. Oleh itu, adalah dicadangkan Bahagian Audit

    Institusi mengkaji semula Proses Kerja sedia ada kerana tidak semua

    prosedur ini dipraktikkan semasa melaksanakan Proses Audit

    Swaakreditasi.

    Selain itu, adalah diperhatikan tiada Carta Aliran Kerja atau Proses Kerja

    diwujudkan bagi Audit Susulan Swaakreditasi. Oleh itu, dicadangkan

    prosedur kerja bagi Audit Susulan Swaakreditasi diwujudkan secara

    bertulis.

    Unit Audit Dalam mencadangkan Bahagian Audit Institusi mewujudkan

    SOP secara bertulis khusus untuk pengurusan Audit Swaakreditasi dan

    Audit Susulan Swaakreditasi untuk menjadikan ia satu polisi yang boleh

    digunakan sebagai satu peraturan. Selain itu, proses kerja ini juga perlu

    dijadikan Dokumen Kualiti bagi tujuan skop pensijilan MS ISO 9001:2008.

    4.2.2 Proses Kerja

    Semakan Audit terhadap Swaakreditasi tahun 2009 adalah berpandukan

    Carta Alir bagi Proses Audit Institusi di dalam buku Kod Amalan Audit

    Institusi (COPIA) Edisi Kedua. Semakan dilakukan terhadap fail bagi 8

    Pemberi Pengajian Tinggi (PPT) yang terlibat. Berikut adalah perkara

    yang diperhatikan:

  • 12

    a) Pelawaan Swaakreditasi

    Pelawaan Swaakreditasi kepada PPT adalah melalui jemputan

    daripada Menteri Pengajian Tinggi. Menteri Pengajian Tinggi telah

    menjemput 4 universiti bertaraf Universiti Penyelidikan iaitu Universiti

    Malaya (UM), Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM), Universiti Putra

    Malaysia (UPM) dan Universiti Sains Malaysia (USM). Manakala 4

    lagi universiti adalah universiti cawangan luar negara iaitu Monash

    University Sunway Campus, Curtin University of Technology Sarawak

    Campus, University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga) dan

    Swimburne University of Technology Sarawak Campus.

    Semakan Audit mendapati surat pelawaan daripada Menteri

    Pengajian Tinggi tidak terkandung dalam rekod Bahagian Audit

    Institusi atau fail induk Swaakreditasi dan surat tersebut didapati

    disimpan di Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif. Jadual 4 adalah

    senarai surat pelawaan daripada menteri.

    Jadual 4

    Surat Pelawaan Menteri Kepada PPT

    INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) TARIKH NO. RUJUKAN

    Universiti Malaya (UM) 11/11/2008 KPT/YBM/040/09

    Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 11/11/2008 KPT/YBM/040/09

    Universiti Sains Malaysia (USM) 11/11/2008 KPT/YBM/040/09

    Universiti Putra Malaysia (UPM) 11/11/2008 KPT/YBM/040/09

    Monash University Sunway Campus 11/11/2008 KPT/YBM/040/09

    Curtin University of Technology Sarawak Campus

    11/11/2008 KPT/YBM/040/09

    University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga)

    11/11/2008 KPT/YBM/040/09

    Swimburne University of Technology Sarawak Campus

    11/11/2008 KPT/YBM/040/09

    Adalah dicadangkan salinan surat jemputan ini disimpan di dalam Fail

    Induk Swaakreditasi. Selain itu semua dokumentasi berkenaan

    Proses Penganugerahan Swaakreditasi perlu direkodkan secara

    lengkap dan teratur mengikut proses kerja.

  • 13

    b) Surat Penganugerahan Swaakreditasi

    Surat Penganugerahan Swaakreditasi merupakan surat makluman

    pemberian status Swaakreditasi kepada PPT setelah melalui proses

    pengauditan Swaakreditasi dan diperakui oleh Mesyuarat

    Jawatankuasa Khas Audit Institusi. Surat ini juga ada memaklumkan

    berkenaan tarikh penguatkuasaan status Swaakreditasi PPT

    berkenaan.

    Berdasarkan carta alir, surat makluman ini akan dikeluarkan setelah

    Laporan Akhir diterima daripada Panel Penilai. Laporan Akhir ialah

    laporan yang diterima selepas pindaan dilakukan ke atas draf

    Laporan Akhir oleh Panel Penilai berdasarkan maklum balas yang

    diterima daripada PPT. Laporan ini akan dibentangkan dalam

    Mesyuarat Jawatankuasa Khas Audit Institusi di mana keputusan

    mesyuarat akan dimaklumkan kepada PPT melalui Surat

    Penganugerahan Swaakreditasi.

    Semakan Audit mendapati Penganugerahan Status Swaakreditasi

    diberi selepas Laporan Akhir dikemukakan oleh Panel Penilai kecuali

    Swimburne University of Technology Sarawak Campus.

    Penganugerahan kepada PPT yang lain telah diberi sebelum Laporan

    Akhir dikeluarkan oleh Panel Penilai iaitu di antara tempoh 2 bulan

    hingga 10 bulan. Maklumat lanjut seperti di Jadual 5.

  • 14

    Jadual 5:

    Surat Penganugerahan Swaakreditasi Kepada PPT Dan

    Tarikh Laporan Akhir Disediakan

    INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT)

    NO. RUJUKAN TARIKH SURAT

    ANUGERAH

    TARIKH LAPORAN

    AKHIR

    TEMPOH MELEBIHI

    TARIKH SURAT ANUGERAH (BIL. HARI)

    Universiti Malaya (UM) MQA10/85/02 (29) 3/5/2010 17/1/2011 257

    Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)

    MQA10/85/02 (31) 3/5/2010 12/8/2011 257

    Universiti Sains Malaysia (USM)

    MQA10/85/02 (30) 3/5/2010 24/3/2011 323

    Universiti Putra Malaysia (UPM)

    MQA10/85/02 (32) 3/5/2010 20/9/2010 138

    Monash University Sunway Campus

    MQA10/85/02 (33) 3/5/2010 7/7/2010 63

    Curtin University of Technology Sarawak Campus

    MQA10/85/02 (34) 3/5/2010 8/12/2010 217

    University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga)

    MQA10/85/02 (36) 3/5/2010 17/8/2010 104

    Swimburne University of Technology Sarawak Campus

    MQA10/85/02 (35) 3/5/2010 23/4/2010 -

    Bahagian Audit Institusi memaklumkan bahawa, draf Laporan Akhir

    yang diserahkan oleh Panel Penilai sudah memadai bagi

    Jawatankuasa Khas Audit Institusi (JKHAI) membuat keputusan

    sama ada PPT layak diberikan status Swaakreditasi.

    Adalah dimaklumkan juga Laporan Akhir yang dikemukakan oleh

    Panel Penilai telah dibuat beberapa pindaan dan pengemaskinian

    maklumat selepas Penganugerahan Status Swaakreditasi. Walau

    bagaimanapun pindaan dan perubahan maklumat ini tidak

    menjejaskan isu Penganugerahan Status Swaakreditasi.

    Adalah dicadangkan supaya Penganugerahan Status Swaakreditasi

    diberi setelah selesai Laporan Akhir yang lengkap dan dikemas kini

    supaya proses penganugerahan lebih teratur.

  • 15

    c) Pelantikan Panel Penilai Untuk Tugasan Audit Swaakreditasi

    Garis panduan pelantikan Panel Penilai untuk tugasan Swaakreditasi

    ada dinyatakan di Para 5.3 Seksyen 5 buku Kod Amalan Audit

    Institusi Edisi Kedua. Panel Penilai yang dilantik oleh Bahagian Audit

    Institusi untuk melaksanakan Audit Swaakreditasi adalah terdiri

    daripada Panel Penilai yang tersenarai di dalam Database Ahli Panel

    Penilai (MQA’s Registry Of Auditors). Pemilihan Panel Penilai adalah

    berdasarkan jenis audit yang hendak dilaksanakan, ciri-ciri PPT dan

    latar belakang serta pengalaman mereka. Panel Penilai

    bertanggungjawab dalam membuat penilaian terhadap PPT yang

    terlibat secara keseluruhan berdasarkan tatacara yang telah

    dinyatakan dalam buku Kod Amalan Audit Institusi (COPIA).

    Satu kumpulan Panel Penilai yang dianggotai oleh Pengerusi,

    Setiausaha dan sekurang-kurangnya 3 orang ahli akan dilantik oleh

    MQA sebelum sesuatu auditan dilaksanakan. Berdasarkan carta alir

    dalam buku Kod Amalan Audit Institusi Edisi Kedua, kesemua Panel

    Penilai yang dilantik perlu mendapat persetujuan daripada PPT yang

    di audit.

    Semakan Audit mendapati secara keseluruhannya Surat Pelantikan

    Panel Penilai dikeluarkan sebelum mendapat persetujuan PPT. Surat

    persetujuan PPT diterima selepas surat lantikan dikeluarkan lebih

    awal di antara tempoh 4 hari hingga 69 hari. Maklumat lanjut seperti

    di Jadual 6.

  • 16

    Jadual 6:

    Panel Penilai Yang Dilantik

    INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT)

    NAMA TARIKH

    TUGASAN

    TARIKH PERSETUJUAN

    PPT

    TEMPOH SURAT DIKELUARKAN

    OLEH PPT (BIL. HARI)

    Universiti Malaya (UM)

    Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

    17/9/2009

    2/11/2009

    46

    Prof. Dr. Nabishah Mohamed 17/9/2009 46

    Dato' Prof. Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid

    17/9/2009 46

    Prof. Madya Dr. Ismail Omar 17/9/2009 46

    Prof. Peter Pook Chuen Keat 5/11/2009 46

    Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed 5/11/2009 46

    Prof. Dr. Kittichai Wattananikorn 18/11/2009 46

    Universiti Kebangsaan

    Malaysia (UKM)

    Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

    18/1/2010

    30/12/2009

    -

    Prof. Hazman Shah Vijayan Abdullah

    18/1/2010 -

    Dato' Prof. Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid

    18/1/2010 -

    Prof. Madya Dr. Ismail Omar 18/1/2010 -

    Prof. Dr. John Arul Phillips 18/1/2010 -

    Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed 18/1/2010 -

    Prof. Dr. Heracleo D Lagrada 18/11/2009 -

    Universiti Sains

    Malaysia (USM)

    Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman

    4/2/2010

    -

    -

    Prof. Dr. Nabishah Mohamed 4/2/2010 -

    Datuk Ir. (Dr) Ahmad Zaidee Laidin

    4/2/2010 -

    Prof. Peter Pook Chuen Keat 4/2/2010 -

    Prof. Dr. Chang Lee Hoon 4/2/2010 -

    Dr Lee Boon Thong 4/2/2010 -

    Dr. Adil Basuki Ahza 4/2/2010 -

    Universiti Putra

    Malaysia (UPM)

    Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman

    17/9/2009

    24/11/2009

    69

    Prof. Hazman Shah Vijayan Abdullah

    17/9/2009 69

    Prof. Emeritus Datuk Dr. Shad Saleem Faruqi

    17/9/2009 69

    Datuk Ir. (Dr) Zaidi Laidin 17/9/2009 69

    Prof. Dr. John Arul Phillips 5/11/2009 19

    Prof. Dr. Lee Boon Thong 24/11/2009 -

    Prof. Dr. Chang Lee Hoon 23/12/2009 -

  • 17

    Dr. Adil Basuki Ahza 4/1/2010 -

    Monash University Sunway Campus

    Tan Sri Prof. Emeritus Dr. Abu Hassan Othman

    11/11/2009

    -

    -

    Prof. Dr. Hazman Shah Vijayan Abdullah

    11/11/2009 -

    Datuk (Ir) Ahmad Zaidee Laidin 11/11/2009 -

    Prof. Dr. Lee Boon Thong 11/11/2009 -

    Prof. Dr. John Arul Philips 11/11/2009 -

    Prof. Dr. Chang Lee Hoon 11/11/2009 -

    Curtin University of Technology

    Sarawak Campus

    Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

    7/8/2009

    11/8/2009

    4

    Prof. Dato' Dr. Ibrahim bun Ahmad Bajunid

    7/8/2009 4

    Prof. dr. Nabishah Mohamed 7/8/2009 4

    Prof. Madya Dr. Ismail Omar 7/8/2009 4

    University of Nottingham in

    Malaysia (Kampus Broga)

    Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

    7/10/2009

    -

    -

    Prof. Dr. Nabishah Mohamed 7/10/2009 -

    Dato' Prof. Dr. Ibrahim Bajunid 7/10/2009 -

    Prof. Madya Dr. Ismail Omar 7/10/2009 -

    Prof. Peter Pook Chuen Keat 15/10/2009 -

    Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed 15/10/2009 -

    Swimburne University of Technology

    Sarawak Campus

    Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman

    10/8/2009

    24/8/2009

    14

    Prof. Dr. Hazman Shah Vijayan Abdullah

    10/8/2009 14

    Datuk Ir. Dr. Zaidi Ladin 10/8/2009 14

    Prof. Emeritus Datuk Dr. Shad Saleem Faruqi

    10/8/2009 14

    Surat Tugasan Panel Penilai yang dikeluarkan sebelum mendapat

    persetujuan daripada PPT akan menimbulkan masalah sekiranya

    PPT tidak bersetuju atau Panel Penilai tersebut tidak dapat

    memberikan komitmen terhadap auditan ini. Sehubungan itu, adalah

    dicadangkan supaya proses pelantikan Panel Penilai ini disusun

    semula atau menggugurkan langkah mendapatkan persetujuan

    daripada PPT dari Senarai Proses Kerja Swaakreditasi.

    Selain itu, Unit Audit Dalam mendapati tajuk Surat Tugasan Panel

    Penilai tidak seragam. Terdapat surat yang menggunakan istilah

    Surat Tugasan Panel Penilai dan ada juga yang menggunakan istilah

  • 18

    Surat Pelantikan Panel Penilai. Bagaimanapun, Bahagian Audit

    Institusi memaklumkan bahawa istilah yang diguna pakai untuk

    memberi tugasan kepada Panel Penilai adalah “Surat Tugasan Panel

    Penilai”.

    d) Laporan Awal Panel

    Antara tanggungjawab Panel Penilai adalah menghantar Laporan

    Awal kepada MQA. Berdasarkan para 5 di dalam Surat Tugasan

    Auditor, Laporan Penilaian Pra Lawatan perlu disiapkan dalam

    tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan dokumen.

    Hampir keseluruhan Laporan Penilaian Pra Lawatan tidak

    dikemukakan dalam tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan dokumen.

    Laporan ini diterima dalam tempoh 4 hari hingga 109 hari dan ada

    yang tidak mengemukakan laporan.

    Sebanyak 3 laporan atau 6 peratus daripada 49 laporan panel penilai

    telah berjaya dikemukakan dalam tempoh masa 14 hari. Manakala 31

    laporan atau 63 peratus daripadanya telah gagal dihantar dalam

    tempoh yang ditetapkan dan 15 laporan panel penilai iaitu 31 peratus

    pula didapati tidak dihantar sama sekali. Maklumat terperinci tempoh

    Laporan Awal dikemukakan adalah seperti di Jadual 7.

    Jadual 7:

    Tempoh Laporan Awal Dikemukakan

    TEMPOH BIL. LAPORAN DIKEMUKAKAN

    JUMLAH PERATUS

    Dalam tempoh 14 hari 3 6%

    Melebihi tempoh 14 hari 31 63%

    Tiada laporan dihantar 15 31%

    JUMLAH 49 100%

    Unit Audit Dalam dimaklumkan bahawa Bahagian Audit Institusi tidak

    menunggu sehingga semua Panel Penilai menghantar Laporan Awal

    tetapi sudah memadai dengan penerimaan laporan dari pengerusi

    dan setiausaha Panel Penilai.

  • 19

    Oleh itu, adalah dicadangkan polisi penyediaan Laporan Awal seperti

    yang dinyatakan dalam Surat Tugasan Panel dikaji semula

    keperluannya. Maklumat terperinci berkenaan Panel Penilai dan IPT

    serta tarikh Laporan Awal dikemukakan seperti di Jadual 8.

    Jadual 8:

    Laporan Awal Panel Penilai

    INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT)

    NAMA

    TARIKH SURAT

    TUGASAN PANEL

    TARIKH LAPORAN

    AWAL DIKEMUKA

    KAN

    TEMPOH LAPORAN

    AWAL DISEDIAKAN (BIL. HARI)

    Universiti Malaya (UM)

    Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

    17/9/2009 4/1/2010 109

    Prof. Dr. Nabishah Mohamed

    17/9/2009 2/1/2010 107

    Dato' Prof. Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid

    17/9/2009 4/1/2010 109

    Prof. Madya Dr. Ismail Omar

    17/9/2009 4/1/2010 109

    Prof. Peter Pook Chuen Keat

    5/11/2009 23/12/2009 48

    Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed

    5/11/2009 4/1/2010 60

    Prof. Dr. Kittichai Wattananikorn

    18/11/2009 22/11/2009 4

    Universiti Kebangsaan

    Malaysia (UKM)

    Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

    18/1/2010 8/2/2010 21

    Prof. Hazman Shah Vijayan Abdullah

    18/1/2010 18/2/2010 31

    Dato' Prof. Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid

    18/1/2010 10/2/2010 23

    Prof. Madya Dr. Ismail Omar

    18/1/2010 5/2/2010 18

    Prof. Dr. John Arul Phillips

    18/1/2010 15/2/2010 28

    Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed

    18/1/2010 10/2/2010 23

    Prof. Dr. Heracleo D Lagrada

    18/11/2009 7/2/2010 81

    Universiti Sains

    Malaysia (USM)

    Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman

    4/2/2010 - Tidak hantar

    laporan

    Prof. Dr. Nabishah Mohamed

    4/2/2010 6/4/2010 61

    Datuk Ir. (Dr) Ahmad Zaidee Laidin

    4/2/2010 - Tidak hantar

    laporan

    Prof. Peter Pook Chuen Keat

    4/2/2010 11/2/2010 7

    Prof. Dr. Chang Lee 4/2/2010 12/2/2010 8

  • 20

    Hoon

    Dr Lee Boon Thong 4/2/2010 - Tidak hantar

    laporan

    Dr. Adil Basuki Ahza 4/2/2010 - Tidak hantar

    laporan

    Universiti Putra

    Malaysia (UPM)

    Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman

    17/9/2009 9/12/2009 83

    Prof. Hazman Shah Vijayan Abdullah

    17/9/2009 17/12/2009 91

    Prof. Emeritus Datuk Dr. Shad Saleem Faruqi

    17/9/2009 - Tidak hantar

    laporan

    Datuk Ir. (Dr) Zaidi Laidin 17/9/2009 - Tidak hantar

    laporan

    Prof. Dr. John Arul Phillips

    5/11/2009 - Tidak hantar

    laporan

    Prof. Dr. Lee Boon Thong 24/11/2009 7/1/2010 44

    Prof. Dr. Chang Lee Hoon

    23/12/2009 - Tidak hantar

    laporan

    Dr. Adil Basuki Ahza 4/1/2010 21/1/2010 17

    Monash University Sunway Campus

    Tan Sri Prof. Emeritus Dr. Abu Hassan Othman

    11/11/2009 5/2/2010 86

    Prof. Dr. Hazman Shah Vijayan Abdullah

    11/11/2009 23/1/2010 73

    Datuk (Ir) Ahmad Zaidee Laidin

    11/11/2009 - Tidak hantar

    laporan

    Prof. Dr. Lee Boon Thong 11/11/2009 - Tidak hantar

    laporan

    Prof. Dr. John Arul Philips 11/11/2009 - Tidak hantar

    laporan

    Prof. Dr. Chang Lee Hoon

    11/11/2009 8/1/2010 59

    Curtin University of Technology

    Sarawak Campus

    Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

    7/8/2009 26/8/2009 19

    Prof. Dato' Dr. Ibrahim bun Ahmad Bajunid

    7/8/2009 29/8/2009 22

    Prof. dr. Nabishah Mohamed

    7/8/2009 26/8/2009 19

    Prof. Madya Dr. Ismail Omar

    7/8/2009 27/8/2009 20

    University of Nottingham in

    Malaysia (Kampus Broga)

    Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

    7/10/2009 9/11/2009 33

    Prof. Dr. Nabishah Mohamed

    7/10/2009 9/11/2009 33

    Dato' Prof. Dr. Ibrahim Bajunid

    7/10/2009 - Tidak hantar

    laporan

    Prof. Madya Dr. Ismail Omar

    7/10/2009 - Tidak hantar

    laporan

    Prof. Peter Pook Chuen Keat

    15/10/2009 17/11/2009 33

    Prof. Dr. Zainal Abidin Mohamed

    15/10/2009 9/11/2009 25

    Swimburne University of

    Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan

    10/8/2009 1/9/2009 22

  • 21

    Technology Sarawak Campus

    Othman

    Prof. Dr. Hazman Shah Vijayan Abdullah

    10/8/2009 - Tidak hantar

    laporan

    Datuk Ir. Dr. Zaidi Ladin 10/8/2009 4/10/2009 55

    Prof. Emeritus Datuk Dr. Shad Saleem Faruqi

    10/8/2009 - Tidak hantar

    laporan

    e) Mesyuarat Perbincangan

    Mesyuarat Penyelarasan Auditor

    Mesyuarat Penyelarasan Auditor adalah mesyuarat yang

    diadakan bagi membincangkan perkara seperti persediaan untuk

    melaksanakan Lawatan Perancangan Audit dan Lawatan Audit.

    Semakan Audit mendapati kesemua Audit Swaakreditasi yang

    dilaksanakan telah mengadakan Mesyuarat Penyelarasan Auditor.

    Maklumat terperinci seperti di Jadual 9:

    Jadual 9:

    Mesyuarat Penyelarasan Auditor

    INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) TARIKH

    Universiti Malaya (UM) 4/1/2010

    Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 10/2/2010

    Universiti Sains Malaysia (USM) 12/2/2010

    Universiti Putra Malaysia (UPM) 7/1/2010

    Monash University Sunway Campus 5/2/2010

    Curtin University of Technology Sarawak Campus 19/8/2010

    University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga) 9/11/2009

    Swimburne University of Technology Sarawak Campus 1/9/2009

    Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir

    Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir adalah mesyuarat

    yang diadakan bagi memurnikan dapatan audit oleh semua

    panel penilai sebelum diserahkan kepada MQA.

    Semakan Audit mendapati kesemua Laporan Akhir yang telah

    dikeluarkan telah melalui perbincangan di Mesyuarat Laporan

    Akhir dan maklumat terperinci seperti di Jadual 10.

  • 22

    Jadual 10:

    Mesyuarat Penyelarasan Laporan Akhir

    INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) TARIKH

    Universiti Malaya (UM) 23/02/2010

    Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 8/4/2010

    Universiti Sains Malaysia (USM) 14/7/2010

    Universiti Putra Malaysia (UPM) 14/4/2010

    Monash University Sunway Campus 9/4/2010

    Curtin University of Technology Sarawak Campus 15/10/2009

    University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga) 2/2/2010

    Swimburne University of Technology Sarawak Campus 28/10/2009

    f) Laporan Akhir Panel

    Laporan Akhir Panel adalah laporan yang dikemukakan kepada MQA

    setelah melalui perbincangan di Mesyuarat Pelarasan Laporan Akhir

    serta pembetulan setelah menerima maklum balas daripada PPT.

    Semakan Audit mendapati Laporan Akhir Panel telah dikemukakan

    kepada MQA setelah melalui perbincangan di Mesyuarat

    Penyelarasan Laporan Akhir. Bagaimanapun selepas Mesyuarat

    Penyelarasan Laporan Akhir, Panel Penilai telah membuat beberapa

    pindaan dan pengemaskinian Laporan Akhir dan dikemukakan

    beberapa kali ke MQA melalui surat dan juga e-mel sehingga Unit

    Audit Dalam sukar untuk mendapatkan tarikh sebenar Laporan Akhir

    dikemukakan. Maklumat terperinci seperti di Jadual 11.

  • 23

    Jadual 11:

    Laporan Akhir Panel

    INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) LAPORAN AKHIR

    DIMAJUKAN KEPADA PPT

    Universiti Malaya (UM) 17/1/2011

    Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 17/1/2011

    Universiti Sains Malaysia (USM) 12/8/2010

    Universiti Putra Malaysia (UPM) 20/9/2010

    Monash University Sunway Campus 7/7/2010

    Curtin University of Technology Sarawak Campus

    8/12/2010

    University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga)

    17/8/2010

    Swimburne University of Technology Sarawak Campus

    23/4/2010

    g) Lawatan

    Lawatan Audit ke PPT dilakukan bagi membolehkan panel penilai

    menjalankan semakan terhadap dokumen untuk memastikan

    peraturan yang ditetapkan dipatuhi. Selain itu sesi temu bual

    diadakan bagi membolehkan Panel Penilai mendapat pengesahan

    terhadap perkara-perkara yang dibangkitkan di dalam Laporan Awal

    mereka. Kebiasaannya lawatan ini diadakan selama 5 hari, di mana

    panel penilai bersama-sama pegawai MQA akan mengikuti lawatan

    tersebut.

    Semakan Audit mendapati, pegawai MQA yang terlibat dalam lawatan

    ini adalah di antara 2 hingga 5 orang termasuk pihak Pengurusan

    Jaminan Kualiti. Adalah difahamkan pegawai yang terlibat dalam

    lawatan ini di antaranya adalah urus setia Lawatan Audit bagi tujuan

    memberi pendedahan mengenai proses Swaakreditasi. Jadual 12,

    menyatakan bilangan pegawai MQA yang turut serta dalam lawatan

    tersebut.

  • 24

    Jadual 12:

    Bilangan Pegawai MQA yang Mengikuti Lawatan Audit

    INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT) PEGAWAI MQA

    YANG TERLIBAT

    Universiti Malaya (UM) 5 Orang

    Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM) 5 Orang

    Universiti Sains Malaysia (USM) 5 Orang

    Universiti Putra Malaysia (UPM) 5 Orang

    Monash University Sunway Campus 4 Orang

    Curtin University of Technology Sarawak Campus 3 Orang

    University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga) 3 Orang

    Swimburne University of Technology Sarawak Campus 2 Orang

    Oleh itu adalah dicadangkan Bahagian Audit Institusi menetapkan

    peraturan bilangan pegawai yang dibenarkan untuk mengikuti sesuatu

    Lawatan Audit.

    4.2.3 Audit Susulan Swaakreditasi

    Selepas PPT mendapat Penganugerahan Status Swaakreditasi, PPT

    terlibat perlu menjalani proses Audit Susulan yang diadakan setahun

    selepas penganugerahan. Audit susulan ini adalah bertujuan untuk

    memverifikasi proses serta prosedur Swaakreditasi yang telah

    dilaksanakan oleh PPT dalam tempoh tersebut.

    a) Pelantikan Panel

    Garis panduan pelantikan Panel Penilai ada dinyatakan di Para 5.3

    Seksyen 5 buku Kod Amalan Audit Institusi Edisi Kedua. Panel Penilai

    yang dilantik oleh Bahagian Audit Institusi untuk melaksanakan Audit

    Susulan Swaakreditasi adalah terdiri daripada Panel Penilai yang

    tersenarai di dalam Database Ahli Panel Penilai (MQA’s Registry of

    Auditors). Pemilihan Panel Penilai adalah berdasarkan jenis audit

    yang hendak dilaksanakan, ciri-ciri PPT dan latar belakang serta

    pengalaman mereka.

  • 25

    Pelantikan panel penilai bagi Audit Susulan Swaakreditasi ini juga

    sama seperti Audit Swaakreditasi. Walau bagaimanapun, terdapat

    perbezaan pada bilangan Panel Penilai yang dilantik di mana Audit

    Susulan hanya memerlukan sekurang-kurangnya 2 orang Panel

    Penilai yang terdiri daripada pengerusi dan ahli. Panel Penilai bagi

    Audit Susulan Swaakreditasi ini adalah seperti di Jadual 13.

    Jadual 13:

    Panel Penilai Yang Dilantik Bagi Audit Susulan Swaakreditasi

    INSTITUSI PENDIDIKAN TINGGI (IPT)

    NAMA TARIKH

    Universiti Malaya (UM)

    Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

    1/6/2011

    Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman

    1/6/2011

    Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)

    Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

    1/6/2011

    Prof. Robin Pollard 1/6/2011

    Universiti Sains Malaysia (USM)

    Prof. Dato' Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid

    27/5/2011

    Prof. Dato' Dr. Md Tahir Md Azhar 27/5/2011

    Prof. Dr. Shahrin Sahib @ Sahibuddin

    27/5/2011

    Universiti Putra Malaysia (UPM)

    Prof. Dato' Dr. Md Tahir Md Azhar 27/5/2011

    Prof. Dato' Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid

    27/5/2011

    Monash University Sunway Campus

    Prof. Dato' Dr. Md Tahir Md Azhar 19/5/2011

    Prof. Dato' Dr. Ibrahim Ahmad Bajunid

    19/5/2011

    Curtin University of Technology Sarawak Campus

    Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

    19/5/2011

    Prof. Robin Pollard 19/5/2011

    University of Nottingham in Malaysia (Kampus Broga)

    Tan Sri Prof. Emeritus Gajaraj Dhanarajan

    19/5/2011

    Prof. Robin Pollard 19/5/2011

    Swimburne University of Technology Sarawak Campus

    Tan Sri Prof. Emeritus Dato' Dr. Abu Hassan Othman

    19/5/2011

    Prof. Dato' Dr. Md Tahir Md Azhar 19/5/2011

  • 26

    Selain itu, Bahagian Audit Institusi telah membuat penambahbaikan

    dalam proses pelantikan Panel Penilai untuk tugasan Audit Susulan

    Swaakreditasi berbanding proses pelantikan di Audit Swaakreditasi.

    Auditi telah menyediakan borang maklum balas persetujuan PPT bagi

    cadangan panel yang dipilih.

    b) Surat Tugasan Panel

    Panel penilai bagi Audit Susulan Swaakreditasi bertanggungjawab untuk

    menyediakan laporan dan menyerahkan kepada MQA setelah selesai

    Lawatan Audit.

    Semakan Audit mendapati tiada penetapan tempoh bagi Panel Penilai

    untuk menyedia dan menghantar Laporan Audit kepada MQA. Selain itu,

    penetapan tempoh ini juga tidak dinyatakan di dalam Surat Tugasan atau

    Surat Lawatan Audit.

    c) Proses Auditan Susulan

    Audit Susulan perlu dilaksanakan setahun selepas Penganugerahan

    Status Swaakreditasi untuk memverifikasi proses serta prosedur

    Swaakreditasi yang telah dilaksanakan oleh PPT.

    Semakan Audit mendapati Audit Susulan Swaakreditasi telah

    dilaksanakan pada tahun 2011 di semua 8 PPT yang telah mendapat

    Status Swaakreditasi pada tahun 2010 seperti yang telah ditetapkan.

    4.3 Sistem Pengurusan Fail

    Bahagian VII Pengurusan Fail di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun

    2007 Panduan Pengurusan Pejabat menyatakan bahawa surat dan dokumen

    lampiran yang diterima dan diwujudkan oleh jabatan dan agensi Kerajaan dalam

    menjalankan urusan rasminya hendaklah dikandungkan dalam satu fail yang

    didaftar menggunakan kulit fail yang ditetapkan. Penggunaan fail ini

    membolehkan maklumat yang terkandung di dalamnya dikawal dan dicapai

    dengan cepat dan tepat apabila diperlukan. Fail mesti diuruskan dengan

  • 27

    sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan

    oleh Jabatan Arkib Negara.

    Semakan Audit mendapati sistem pengurusan fail Swaakreditasi di Bahagian

    Audit Institusi adalah tidak teratur di mana terdapat beberapa kelemahan di

    dalam pengurusan fail . Antara kelemahan tersebut adalah:

    i) Penyimpanan dokumen dan surat tidak mengikut proses kerja di mana ia

    menyukarkan pencarian dokumen dan mengenal pasti sama ada

    tindakan yang diambil adalah berdasarkan proses kerja yang telah

    ditetapkan.

    ii) Dokumen yang direkodkan dan disimpan di dalam satu jilid fail terlalu

    banyak.

    iii) Surat-surat berkenaan Audit Swaakreditasi pada peringkat awal tidak

    direkodkan di dalam Fail Induk Swaakreditasi atau fail PPT dan ia hanya

    direkodkan di dalam fail unit lain. Sebagai contoh surat pelawaan Menteri

    Pengajian Tinggi kepada PPT.

    iv) Catatan butiran dokumen pada kertas minit tidak lengkap dan ini

    menyukarkan proses auditan.

    Berdasarkan Panduan Pengendalian Fail Rasmi yang dikeluarkan oleh Arkib

    Negara, fail perlu ditutup apabila:

    i) Mencapai ketebalan 4sm ; atau

    ii) Kandungannya sudah mencapai 100 lampiran.

    Adalah dicadangkan, Panduan Pengendalian Fail Rasmi Arkib Negara diguna

    pakai dalam pengurusan fail di Bahagian Audit Institusi. Selain itu, semua

    dokumen dan surat berkaitan proses Swaakreditasi di fail dan di minit dengan

    betul, kemas dan teratur. Dokumen dan surat berkaitan juga perlu disimpan

    mengikut aliran proses kerja yang telah ditetapkan bagi memudahkan rujukan

    dan Audit yang dilaksanakan.

  • 28

    5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM

    Secara keseluruhannya, pengurusan Swaakreditasi di Bahagian Audit Institusi adalah

    memuaskan yang membolehkan 8 PPT telah berjaya mendapat Penganugerahan Status

    Swaakreditasi. Ini telah memenuhi pelawaan daripada Menteri Pengajian Tinggi.

    Bagaimanapun terdapat kelemahan dari proses kerja pengurusan Swaakreditasi di

    mana tidak terdapat Standard Operating Procedure (SOP) secara bertulis khusus untuk

    pengurusan Swaakreditasi. Prosedur Swaakreditasi yang diguna pakai telah diadaptasi

    dari Carta Alir bagi Proses Audit Institusi di dalam buku Kod Amalan Audit Institusi yang

    tidak diperincikan dengan Proses Kerja. Carta Alir yang diadaptasi ini juga tidak dipatuhi

    sepenuhnya setiap proses yang dinyatakan. Walau bagaimanapun bahagian ini telah

    berusaha menyediakan Proses kerja Dan Carta Aliran Kerja untuk pengurusan

    Swaakreditasi namun, perlu dikaji kesesuaian setiap proses aliran kerja tersebut.

    SOP untuk pengurusan Swaakreditasi adalah dokumen yang penting bagi menentukan

    pelaksanaan sesuatu polisi yang menjadi panduan dan rujukan pada masa akan datang.

    Proses Kerja ini juga boleh dijadikan Dokumen Kualiti bagi tujuan skop pensijilan MS

    ISO 9001:2008.

    Kelemahan dalam sistem pengurusan fail perlu dilihat semula dan dikemaskinikan

    mengikut kehendak peraturan yang ditetapkan supaya lebih tersusun dan teratur.