LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN ......1 LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA 1. LATAR BELAKANG 1.1 Bahagian Pentadbiran telah menyediakan Arahan

1

LAPORAN PEMERHATIAN

AUDITAN PENGURUSAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA

1. LATAR BELAKANG

1.1 Bahagian Pentadbiran telah menyediakan Arahan Pentadbiran Bilangan

11/2008 Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa berkuat kuasa mulai 15

Oktober 2008. Tujuan arahan pentadbiran ini adalah untuk memaklumkan

peraturan yang berkaitan dengan tuntutan elaun lebih masa untuk

dilaksanakan semua Pengarah Bahagian, Ketua Unit dan warga MQA.

1.2 Seramai lebih kurang 80 pegawai dalam kumpulan sokongan yang dilantik

secara tetap telah membuat tuntutan elaun lebih masa pada setiap tahun.

MQA telah menyediakan peruntukan elaun lebih masa berjumlah RM

86,000 bagi tahun 2012 iaitu peningkatan sebanyak RM36,000 atau 42%

dari peruntukan tahun 2011 dan sejumlah RM61,683 atau 72 peratus

telah dibelanjakan untuk tujuan ini.

2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Objektif pengauditan adalah untuk menentukan sama ada pengurusan tuntutan

elaun lebih masa telah dilaksanakan mengikut prosedur dan peraturan yang

ditetapkan.

3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

3.1 Skop pengauditan merangkumi semakan terhadap maklumat dan rekod

tuntutan elaun lebih masa bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 yang diperoleh

daripada Bahagian Kewangan. Selain itu, Audit Dalam juga mendapatkan

2

tambahan maklumat dan rekod daripada Bahagian Pengurusan Sumber

Manusia dan Bahagian Pentadbiran.

3.2 Metodologi pengauditan yang digunakan ialah semakan terhadap 158

baucar bayaran dan dokumen sokongan yang disertakan bersama

sebagai sampel Audit. Senarai sampel Audit adalah seperti di Lampiran

A. Audit Dalam juga menganalisis data dan maklumat yang diterima dari

Bahagian Kewangan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia dan

Bahagian Pentadbiran. Selain itu, kaedah temu bual juga digunakan untuk

mengesahkan dapatan Audit.

4. PENEMUAN AUDIT

4.1 Pengurusan Tuntutan Elaun Lebih Masa

Pengurusan tuntutan elaun lebih masa di MQA menggunakan

sepenuhnya Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008 Peraturan Tuntutan

Elaun Lebih Masa. Secara keseluruhannya, pengurusan tuntutan elaun

lebih masa adalah teratur dan memenuhi kehendak arahan pentadbiran

tersebut. Namun terdapat beberapa perkara yang perlu diberi perhatian

demi untuk penambahbaikan pengurusan tuntutan elaun lebih masa di

MQA. Berikut adalah perkara yang diperhatikan:

4.1.1 Peruntukan Elaun Lebih Masa

Bahagian Kewangan mengagihkan peruntukan Elaun Lebih Masa

kepada 16 Bahagian/Unit di MQA bagi tahun 2010, 2011 dan 2012

dengan jumlah seperti di Jadual 1:

3

Jadual 1:

Jumlah Peruntukan Yang Diagihkan Kepada Bahagian/Unit

Bil. Bahagian

/ Unit 2010 (RM)

2011 (RM)

% Kenaikan

2012 (RM)

% Kenaikan

1 UHEAA 3,000.00 2,000.00 -50% 8,000.00 75%

2 UKM 1,000.00 1,000.00 0% 3,000.00 67%

3 UAD 0 0 0% 500.00 100%

4 UD 1,000.00 0 0% 500.00 100%

5 BP 28,300.00 27,500.00 -3% 32,000.00 14%

6 BTM 3,000.00 2,000.00 -50% 9,000.00 78%

7 BPSM 6,000.00 2,700.00 -122% 10,000.00 73%

8 BK 6,000.00 3,000.00 -100% 10,000.00 70%

9 BSRK 1,000.00 2,000.00 50% 1,000.00 -100%

10 BAI 2,000.00 800.00 -150% 1,000.00 20%

11 BKJK 2,800.00 7,500.00 63% 7,000.00 -7%

12 BASP 600.00 1,000.00 40% 1,000.00 0%

13 BAKAB 600.00 0 0% 1,000.00 100%

14 BASK 600.00 0 0% 500.00 100%

15 BASS 600.00 0 0% 500.00 100%

16 BATMM 600.00 500.00 -20% 0 0%

17 MQATC 0 0 0% 1,000.00 100%

Jumlah Peruntukan 57,100.00 50,000.00 -14.2% 86,000.00 42%

Secara keseluruhannya, peruntukan elaun lebih masa dari tahun

2010 ke tahun 2011 berlaku penurunan sebanyak RM7,100.00 di

mana 11 bahagian/unit telah mengalami penurunan peruntukan di

antara 3% ke 150%. Walau bagaimanapun terdapat 3 bahagian

yang menerima kenaikan peruntukan iaitu sebanyak 50% bagi

Bahagian Standard dan Rujukan Kelayakan, sebanyak 63% bagi

Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti dan sebanyak 40% bagi

Bahagian Akreditasi Sains Perubatan.

Manakala bagi tahun 2012, peruntukan keseluruhan adalah

sebanyak RM 86,000 iaitu peningkatan sebanyak 42% daripada

tahun 2011 di mana 6 Bahagian/Unit mendapat peningkatan

peruntukan elaun lebih masa sebanyak 100% iaitu Bahagian Audit

4

Dalam, Unit Dasar, Bahagian Akreditasi Kejuruteraan Alam Bina,

Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan, Bahagian Sains

Perubatan dan Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat dan

Multimedia. Bahagian/unit yang lain mendapat kenaikan

peruntukan di antara 14% hingga 78% kecuali Bahagian Standard

dan Rujukan Kelayakan dan Bahagian Koordinasi Jaminan Kualiti

masing-masing mengalami penurunan peruntukan sebanyak

100% dan 7%.

4.1.2 Perbelanjaan Elaun Lebih Masa

Perbelanjaan elaun lebih masa bagi tahun 2010 ialah RM 45,246

dan perbelanjaan ini telah menurun kepada RM 40,733 pada tahun

2011 iaitu penurunan sebanyak 11% dan meningkat semula

kepada RM 61,683 pada tahun 2012 iaitu peningkatan

perbelanjaan sebanyak 34% dari tahun 2011 ke tahun 2012.

Maklumat terperinci seperti di Jadual 2 berikut:

5

Jadual 2:

Jumlah Perbelanjaan Sebenar oleh setiap Bahagian/Unit

Bil. Bahagian

/ Unit 2010 (RM)

2011 (RM)

% Kenaikan

2012 (RM)

% Kenaikan

1 UHEAA 2,328.95 1,270.00 -83% 7,966.60 -84%

2 UKM 353.00 0 0% 420.90 100%

3 UAD 0 0 0% 172.10 100%

4 UD 0 0 0% 0 0%

5 BP 26,565.65 24,420.50 -9% 29,046.00 16%

6 BTM 2,259.05 1,694.50 -33% 6,364.50 -73%

7 BPSM 4,175.55 2,558.90 -63% 5,676.55 54%

8 BK 4,938.10 2,052.50 -140% 6,111.35 66%

9 BSRK 978.90 664.10 -47% 58.95 -1,026%

10 BAI 439.40 0 0% 124.00 100%

11 BKJK 2,778.90 7,497.15 62% 4,369.00 -72%

12 BASP 0 575.50 100% 901.15 36%

13 BAKAB 428.75 0 0% 0 0%

14 BASK 0 0 0% 0 0%

15 BASS 0 0 0% 0 0%

16 BATMM 0 0 0% 472.40 100%

Jumlah 45,246.25 40,733.15 -11% 61,683.50 34%

4.1.3 Perbandingan Peruntukan Dan Perbelanjaan Elaun Lebih Masa

Adalah diperhatikan peruntukan elaun lebih masa hanya

dibelanjakan sebanyak 79% bagi tahun 2010, sebanyak 81% bagi

tahun 2011 dan sebanyak 72% bagi tahun 2012. Maklumat lanjut

seperti di Jadual 3 berikut:

6

Jadual 3:

Peruntukan dan Perbelanjaan Elaun Lebih Masa bagi

Tahun 2010, 2011 dan 2012

Bil Bahagian

/ Unit

2010 2011 2012

Pe

run

tuk

an

Pe

rbe

lan

jaa

n

% D

igu

nak

an

Pe

run

tuk

an

Pe

rbe

lan

jaa

n

% D

igu

nak

an

Pe

run

tuk

an

Pe

rbe

lan

jaa

n

% D

igu

nak

an

1 UHEAA 3,000 2,328 77.6% 2,000 1,270 63.5% 8,000 7,966 99.5%

2 UKM 1,000 353 35.3% 1,000 - 0 3,000 420 14%

3 UAD - - 0 - - 0 500 172 34.4%

4 UD 1,000 - 0 - - 0 500 - -

5 BP 28,300 26,565 93.8% 27,500 24,420 88% 32,000 29,046 90.7%

6 BTM 3,000 2,259 75.3% 2,000 1,694 84.7% 9,000 6,364 70.7%

7 BPSM 6,000 4,175 69.58% 2,700 2,558 94.7% 10,000 5,676 56.7%

8 BK 6,000 4,938 82.3% 3,000 2,052 68.4% 10,000 6,111 61.1%

9 BSRK 1,000 978 97.8% 2,000 664 33.2% 1,000 58 5.8%

10 BAI 2,000 439 21.95% 800 - 0 1,000 124 12.4%

11 BKJK 2,800 2,778 99.2% 7,500 7,497 99.9$ 7,000 4,369 62.4%

12 BASP 600 - 0 1,000 575 57.5% 1,000 901 90.1%

13 BAKAB 600 428 71.3% - - - 1,000 - -

14 BASK 600 - 0 - - - 500 - -

15 BASS 600 - 0 - - - 500 - -

16 BATMM 600 - 0 500 - - - 472 -

17 MQATC 0 0 0 - - 1,000 0 0

Jumlah 57,100 45,246 79% 50,000 40,733 81% 86,000 61,683 72%

Daripada analisis jadual di atas adalah diperhatikan, perbelanjaan

sebenar adalah tidak selari dengan peruntukan yang disediakan. Ini

menunjukkan perbelanjaan yang tidak cekap kerana perbelanjaan

sepatutnya mencapai dalam lingkungan 95%.

Secara keseluruhannya, adalah dimaklumkan bahawa justifikasi

pengagihan peruntukan ke bahagian/unit adalah berdasarkan

kepada permohonan yang dibuat oleh setiap bahagian/unit

7

tersebut. Permohonan pula adalah berdasarkan aktiviti yang

dirancang untuk dilaksanakan pada tahun berkenaan.

Bahagian Kewangan perlu melihat semula pengagihan peruntukan

elaun lebih masa kepada bahagian/unit khususnya supaya tidak

mengikut kepada permohonan bahagian/unit memandangkan

purata perbelanjaan setahun adalah antara 80% sahaja. Oleh itu,

Bahagian Kewangan perlu mendapat maklum balas daripada

bahagian/unit atas justifikasi perancangan melaksanakan kerja

lebih masa sebelum mengagihkan peruntukan demi mengelakkan

pengurusan perbelanjaan yang tidak cekap.

4.1.4 Tuntutan Atas Tugas Rasmi

Mengikut para 2.2 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008 Peraturan

Tuntutan Elaun Lebih Masa, kerja lebih masa bermaksud kerja-

kerja yang dijalankan di luar waktu bekerja pejabat biasa yang

ditetapkan kepada seseorang pegawai iaitu menjalankan tugas-

tugas rasmi yang berkaitan dengan tugas rasmi hakikinya atau

tugas rasmi bagi jabatannya. Kerja-kerja berkaitan dengan kerja-

kerja peribadi adalah tidak dikira sebagai kerja lebih masa.

Semakan Audit terhadap 158 sampel baucar bayaran mendapati

kesemua tuntutan elaun lebih masa adalah dibuat atas tugas rasmi.

Bagaimanapun terdapat 1 tuntutan oleh pemandu pada baucar

bayaran bernombor 1025514 bertarikh 11/11/2011 yang

menyatakan bahawa antara tuntutan yang dibuat adalah membawa

pegawai makan malam. Bagaimanapun tidak dapat ditentukan

tempoh waktu makan malam tersebut. Berdasarkan para 2.2

Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008 Peraturan Tuntutan Elaun

Lebih Masa, membawa pegawai makan malam tidak dianggap

sebagai tugas rasmi tetapi dianggap sebagai kerja-kerja peribadi.

8

Oleh itu, pemandu ini tidak layak membuat tuntutan tersebut. Sila

semak semula tuntutan bayaran elaun lebih masa ini untuk

mengesahkan tuntutan.

Jadual 4:

Senarai Tuntutan Selain Tugas Rasmi

Nama Tarikh Baucar No. Baucar

Mohd Fadli Aripen 11/11/2011 1025514

4.1.5 Pegawai yang Layak Menuntut Elaun Lebih Masa

Para 2.3 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008 Peraturan Tuntutan

Elaun Lebih Masa menyatakan pegawai yang layak mendapat

bayaran lebih masa bererti semua pegawai dalam kumpulan

sokongan yang dilantik secara tetap/ sambilan / kontrak.

Semakan Audit mendapati semua pegawai dalam sampel Audit

yang telah membuat tuntutan Elaun Lebih Masa adalah pegawai

dalam kumpulan sokongan dari gred 1 hingga gred 32. Mereka

juga terdiri dari pegawai yang dilantik secara tetap/kontrak. Oleh

itu, para 2.3 Arahan Pentadbiran telah dipatuhi sepenuhnya.

4.1.6 Arahan Kerja Lebih Masa


Elaun Lebih Masa menyatakan semua arahan kerja lebih masa

hendaklah dirancang oleh semua Pengarah Bahagian dan

dikeluarkan secara bertulis sebelum sesuatu tempoh kerja lebih

masa dimulakan.

Semakan Audit mendapati, kesemua 158 sampel baucar bayaran

untuk tuntutan elaun lebih masa telah mematuhi peraturan para

9

3.2. kerana semua borang ADM 02 atau Memo Arahan Kerja Lebih

Masa telah dikeluarkan terlebih dahulu sebelum pegawai

melakukan kerja lebih masa.

4.1.7 Tempoh Tuntutan Minimum


Elaun Lebih Masa menyatakan tempoh kerja lebih masa yang layak

dituntut adalah sekurang-kurangnya minimum 30 minit sehari.

Sebarang tuntutan yang kurang daripada tempoh tersebut secara

automatik adalah tidak layak dibayar dan akan dipotong dari

borang penyata elaun lebih masa bulanan.

Semakan Audit mendapati kesemua sampel baucar bayaran telah

mematuhi peraturan yang ditetapkan.

4.1.8 Tempoh Kemukakan Tuntutan


Elaun Lebih Masa menyatakan bahawa tuntutan elaun lebih masa

hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya dalam tempoh 2 bulan

daripada bulan kerja lebih masa dilakukan. Segala tuntutan selepas

dari tempoh tersebut tidak akan dipertimbangkan.

Berdasarkan pemerhatian Audit terhadap 158 sampel baucar

bayaran yang dipilih kesemua pegawai yang membuat tuntutan

elaun lebih masa telah menghantar borang tuntutan mengikut

peraturan yang telah ditetapkan.

10

4.1.9 Dokumen Sokongan Tuntutan Elaun Lebih Masa

Mengikut para 4.1 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008, 4

dokumen sokongan yang perlu disertakan semasa membuat

tuntutan adalah seperti berikut:

i. Surat Arahan Kerja Lebih Masa (ADM-02);

ii. Borang Penyata Elaun Lebih Masa (ADM-03);

iii. Laporan Kedatangan Sistem Perakam Waktu Pegawai; dan

iv. Borang Pengesahan Penggunaan Kenderaan Pejabat

(SISTEP) atau jadual harian pemandu (hanya untuk

pemandu).

Semakan Audit mendapati bahawa kesemua 158 sampel baucar

bayaran yang terlibat telah mematuhi peraturan yang ditetapkan.

Berikut adalah contoh gambar dokumen - dokumen sokongan:

11

Rajah 1:

Contoh Dokumen Sokongan

Borang ADM-02

12

Borang ADM-03

Laporan Kedatangan Sistem Perakam Waktu

13

Borang Pengesahan Penggunaan Kenderaan Pejabat (SISTEP)

4.1.10 Format Keseragaman Penggunaan Borang ADM-03

Mengikut para 4.1 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008, antara

dokumen sokongan yang perlu dilampirkan oleh pegawai adalah

Borang ADM-03.

Semakan Audit mendapati terdapat ketidakseragaman dalam

penggunaan borang ADM-03 pada beberapa baucar bayaran yang

digunakan untuk tuntutan elaun lebih masa. Contoh

ketidakseragaman borang ADM-03 yang digunakan adalah seperti

di Rajah 2. Oleh itu, adalah dicadangkan supaya borang ADM-03

14

yang digunakan untuk tuntutan elaun lebih masa ini diseragamkan

supaya tidak terdapat kekeliruan semasa proses pengiraan.

Rajah 2:

Format Borang ADM-03

4.1.11 Bayaran Elaun Lebih Masa Melangkau Had 1/3 Daripada Gaji

Pokok

Berdasarkan Arahan Pentadbiran MQA Bilangan 11/2008,

Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa, kelulusan bayaran tuntutan

lebih masa yang melibatkan melebihi had 1/3 dari gaji pokok

bulanan hendaklah ditandatangani oleh pengarah bahagian dan

bagi unit di bawah Pejabat Ketua Pegawai Eksekutif hendaklah

ditandatangani oleh ketua unit masing-masing.

15

Semakan Audit mendapati daripada 158 sampel baucar bayaran,

49 pegawai yang membuat tuntutan elaun lebih masa melebihi 1/3

daripada gaji pokok. Daripada jumlah ini hanya seorang pegawai

yang tidak mendapatkan tandatangan Ketua Pegawai Eksekutif

bagi pegawai yang bertugas di bawah Pejabat Timbalan Ketua

Pegawai Eksekutif (Jaminan Kualiti). Bagaimanapun jumlah yang

dituntut tidak melibatkan jumlah yang tinggi. Maklumat terperinci

seperti di Jadual 5.

Jadual 5:

Pegawai Yang Tidak Mendapatkan Tandatangan Ketua Bahagian

Nama Tarikh Baucar

No. Baucar Gaji Pokok

(RM)

1 Per 3 Daripada Gaji Pokok (RM)

Jumlah Tuntutan

Elaun Lebih Masa (RM)

M. Munzir Bin

Yaakub 19/06/2012 1031897 1,103.35 367.80 368.90

4.2 Pengiraan Tuntutan Elaun Lebih Masa

4.2.1 Waktu Mula Kerja Lebih Masa

Mengikut para 3.7 Arahan Pentadbiran Bil. 11/2008 menyatakan

bahawa kerja lebih masa hendaklah dimulakan 30 minit selepas

pilihan Waktu Bekerja (WB) pegawai.

Semakan Audit mendapati satu daripada 158 sampel baucar

bayaran tidak mematuhi peraturan ini. Sampel baucar bayaran

yang terlibat adalah seperti Jadual 6 di bawah:

16

Jadual 6:

Kesalahan Waktu Mula Kerja Lebih Masa

Nama No. Baucar Tarikh Kerja Lebih Masa

Mohd Farid Bin Adnan 1029388 14/2/2012

Oleh itu tuntutan bayaran elaun lebih masa untuk 30 minit bagi

pegawai ini perlu disemak semula untuk mengesahkan tuntutan

bayaran.

4.2.2 Pegawai Menanggung Kerja

Mengikut para 3.7 Arahan Pentadbiran Bil. 11/2008 menyatakan

bahawa pegawai yang sedang dalam menanggung kerja, tuntutan

lebih masa hendaklah dimulakan 2 jam 15 minit selepas pilihan WB

(merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bil. 17 Tahun 2007).

Semakan Audit mendapati daripada 158 sampel baucar bayaran

yang dipilih seorang sahaja pegawai yang menanggung kerja

pegawai lain dan menuntut elaun lebih masa serta tuntutan yang

dibuat mematuhi peraturan yang telah ditetapkan.

4.2.3 Kerja Lebih Masa Melebihi 3 Jam Sehari

Mengikut para 3.8 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008 Peraturan

Tuntutan Elaun Lebih Masa, sekiranya kerja lebih masa yang

dilakukan itu melebihi 3 jam sehari, sejumlah 30 minit akan ditolak

daripada tempoh kerja lebih masa tersebut sebagai waktu rehat.

Jika kerja lebih masa dilakukan pada hari rehat Sabtu, hari rehat

mingguan atau hari pelepasan am di mana tempohnya melebihi 9

17

jam sehari, sejumlah 1 jam akan ditolak daripada tempoh kerja

lebih masa tersebut sebagai waktu rehat.

Semakan Audit mendapati terdapat seorang pegawai daripada 158

sampel baucar bayaran yang tidak menolak 30 minit bagi tempoh

kerja lebih masa yang melebihi 3 jam. Sampel yang terlibat adalah

seperti di Jadual 7.

Jadual 7:

Kesalahan Pengiraan Waktu Rehat

Nama No. Baucar Tarikh Kerja Lebih Masa

Mohd Fadhli Bin Aripen 1030471 22/3/2012

Oleh itu tuntutan bayaran elaun lebih masa untuk 30 minit bagi

pegawai ini perlu disemak semula untuk mengesahkan tuntutan

bayaran.

4.3 Kerja Lebih Masa Untuk Pemandu

Mengikut para 3.13 Arahan Pentadbiran Bilangan 11/2008, seorang

pemandu yang diarah bekerja lebih masa adalah layak menuntut bayaran

elaun lebih masa termasuk waktu menunggu dan perjalanan semasa

memandu. Walau bagaimanapun, seorang pemandu adalah tidak layak

menuntut bayaran lebih masa dari rumah ke pejabat dan sebaliknya

kecuali pemandu yang dikhaskan kepada pegawai jawatan utama Gred B

dan ke atas.

Semakan Audit mendapati 15 sampel baucar bayaran yang melibatkan

pemandu telah membuat tuntutan waktu menunggu (standby). Kesemua

tuntutan yang dibuat adalah berdasarkan jadual tugasan harian pemandu

dan mengikut peraturan yang telah ditetapkan. Pemandu yang terlibat

18

merupakan pemandu kepada pegawai Gred B dan ke atas. Maklumat

terperinci adalah seperti di Jadual 8 berikut:

Jadual 8:

Pegawai yang Membuat Tuntutan Waktu Menunggu (Standby)

Bil Nama No. Baucar

1 M. Munzir Bin Yaakub 1018492

2 Mohd Albab Mohd Yusof 1019821



5 Mohd Khandani Nasiron 1022766


7 M. Munzir B. Yaakub 1020760

8 Mohd Albab B. Mohd Yusof 1023461







Selain itu, penerangan berkenaan tuntutan elaun lebih masa oleh

pemandu perlu lebih jelas dan terperinci bagi mengelakkan tuntutan yang

dibuat untuk tugas tidak rasmi seperti membawa pegawai untuk makan

malam yang tidak layak menuntut elaun lebih masa.

4.4 Kesilapan Gaji Pokok

Pengiraan kadar bayaran sejam bagi tuntutan Elaun Lebih Masa adalah

berdasarkan gaji pokok setiap pegawai. Semakan Audit mendapati 2

daripada 158 sampel baucar bayaran yang dipilih mempunyai kesilapan

maklumat gaji pokok. Walau bagaimanapun amaun yang terlibat adalah

19

terlalu kecil dan tidak menjejaskan jumlah bayaran tuntutan Elaun Lebih

Masa. Maklumat terperinci adalah seperti di Jadual 9 berikut:

Jadual 9:

Kesilapan Gaji Pokok

Bil Nama No. Baucar Kesilapan Gaji

Pokok (RM)

Gaji Pokok Sebenar

(RM)

1 Mohd Nazlee B. Zainal 1026643 820.61 820.38

2 Mohd Shazwan Nisha B. Ishak 1034275 1,985.69 1,965.89

4.5 Peraturan Berkaitan Tuntutan Elaun Lebih Masa

4.5.1 Peraturan Pengiraan bagi tempoh Kerja Lebih Masa Yang

Melibatkan 2 Zon Waktu

Semakan Audit mendapati amalan di MQA, jika seorang pegawai

menjalankan kerja lebih masa melebihi 3 jam bagi hari kerja biasa

atau 9 jam bagi hari rehat 0.5 atau 1 jam akan ditolak daripada

kadar waktu terendah.

Adalah diperhatikan dari hampir keseluruhan sampel Audit yang

dipilih telah membuat tuntutan Elaun Lebih Masa yang melibatkan

2 zon waktu dan 0.5 jam atau 1 jam ditolak dari kadar waktu

terendah. Sebagai contoh, bagi pegawai yang menjalankan kerja

lebih masa pada hari Isnin dari jam 6.00 petang hingga 11.00

malam, 0.5 jam akan ditolak pada kadar siang iaitu kadar terendah.

Bagaimanapun tiada peraturan bertulis berkenaan perkara ini.

Contoh berkenaan perkara yang dimaksudkan adalah seperti di

Rajah 3 berikut

20

Rajah 3:

Pengiraan bagi tempoh Kerja Lebih Masa Yang Melibatkan

2 Zon Waktu

21

Memandangkan amalan ini tidak tercatat di dalam Arahan

Pentadbiran Bil. 11/2008 Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa,

adalah dicadangkan agar amalan ini dijadikan peraturan bertulis

supaya boleh dijadikan panduan dan rujukan pada masa akan

datang.

4.5.2 Cuti Gantian Kelepasan Am

Merujuk kepada Memo Antara Bahagian, Jabatan Perkhidmatan

Awam Malaysia bertarikh 5 Disember 1998 bertajuk Ruling

Bayaran Lebih Masa, Para (xvi) menyatakan, jika hari kelepasan

am jatuh pada hari rehat mingguan, maka hari kelepasan am itu

adalah ditunda pada hari berikutnya.

Adalah diperhatikan amalan di MQA, jika hari kelepasan am jatuh

pada hari Ahad, kadar hari kelepasan diberi pada hari Ahad dan

bukan pada hari cuti gantian kelepasan am. Adalah dicadangkan

agar amalan berkenaan cuti gantian kelepasan am di MQA

diperincikan dan dijadikan peraturan bertulis supaya ia jelas dan

tidak menimbulkan sebarang kekeliruan. Jadual 10 berikut adalah

senarai pegawai yang telah menjalankan kerja lebih masa pada

cuti kelepasan am.

22

Jadual 10:

Senarai Baucar Bayaran Melibatkan Hari Pelepasan Am

Bil. Nama No. Baucar Tarikh Baucar

1 Mohd Khandani Nasiron 1022766 4/8/2011

2 Mohd Nazlee Zainal 1026751 13/12/2011

3 Ross Razeq Bin Rosli 1028222 18/1/2012

4 Mohd Azahari Zulkepli 1028233 20/1/2012

5 Rosmarina Abdul Latif 1028221 26/1/2012

6 Noorhidayah Mydin 1027978 10/1/2012

7 Ross Razeq Bin Rosli 1028222 18/1/2012

8 Mohd Rafizi Yunos 1027968 10/01/2012

9 Mohammad Hanizam Bin Johan 1028159 17/01/2012

10 Mohd Fairuz Bin Abu Samah 1028156 17/01/2012

11 Zuraini Bt. Zainal Abidin 1029107 6/3/2012

23

5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT

Secara keseluruhannya, pengurusan pembayaran tuntutan elaun lebih masa

adalah di tahap yang baik kerana telah mematuhi Arahan Pentadbiran MQA

Bilangan 11/2008, Peraturan Tuntutan Elaun Lebih Masa. Bagaimanapun,

beberapa perkara perlu diperkemaskan untuk penambahbaikan pengurusan

tuntutan elaun lebih masa.

Pengagihan peruntukan elaun lebih masa kepada bahagian/unit perlu dilihat

semula kerana purata perbelanjaan setahun adalah antara 80% sahaja. Bagi

mengelakkan pengurusan perbelanjaan yang tidak cekap, Bahagian Kewangan

perlu mendapat maklum balas daripada bahagian/unit atas justifikasi

perancangan melaksanakan kerja lebih masa sebelum mengagihkan

peruntukan.

Pemandu perlu mencatatkan lebih jelas dan terperinci mengenai tuntutan bagi

mengelakkan tuntutan untuk tugas tidak rasmi seperti membawa pegawai untuk

makan malam yang tidak layak menuntut elaun lebih masa.

Tiada peraturan bertulis bagi amalan di MQA untuk pengiraan tempoh kerja lebih

masa yang melibatkan 2 zon waktu dan pengiraan cuti gantian kelepasan am.

Amalan ini adalah bagi memudahkan pengiraan tuntutan elaun lebih masa

namun ia perlu dijadikan peraturan bertulis supaya boleh dijadikan panduan dan

rujukan pada masa akan datang.

LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN ......1 LAPORAN PEMERHATIAN AUDITAN PENGURUSAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA 1. LATAR BELAKANG 1.1 Bahagian Pentadbiran telah menyediakan Arahan

Documents