Laporan MAGANG (suhardi)

BAB IPENDAHULUAN

1.1. Latar BelakangBagi mahasiswa FMIPA yang telah menempuh minimal 110 SKS berarti dapat mengambil mata kuliah wajib yaitu Kuliah Kerja Mahasiswa (KKM).KKM ini dapat dilakukan dalam dua pola, yaitu KKM pola kerja praktek dan KKM pola pengabdian kepada masyarakat (PKM).KKM pola kerja praktek merupakan aktivitas mahasiswa pada suatu instansi yang dilakukan di instansi pemerintah maupun instansi swasta.KKM pola kerja praktek sangat bermanfaat untuk melatih dan meningkatkan keterampilan untuk menyelesaikan permasalahan yang ada pada dunia kerja terutama yang berkaitan dengan ilmu matematika.Kerja praktek yang dilakukan penulis dilakukan dikantor PT. JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Barat.Untuk mempertahankan pelanggan, sebuah organisasi selalu berusaha untuk memberikan pelayanan yang terbaik.Pelayanan yang terbaik tersebut diantaranya adalah memberikan pelayanan yang cepat sehingga pelanggan tidak dibiarkan menunggu (mengantri) terlalu lama. Namun demikian, dampak pemberian layanan yang cepat ini akan menimbulkan biaya bagi organisasi, karena harus menambah fasilitas layanan. Oleh karena itu, layanan yang cepat akan sangat membantu untuk mempertahankan pelanggan, yang dalam jangka panjang tentu saja akan meningkatkan keuntungan instansi/perusahaan.

1Seperti antrian klaim di kantor PT. JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Barat merupakan satu-satunya tempat mengajukan klaim di kota pontianak, dimana setiap harinya begitu banyak anggota yang mengkliam sehingga terjadinya antrian di kantor tersebut. Berdasarkan hal tersebut, mendorong penulis untuk membuat laporan dengan judul Optimalisasi Pelayanan di Kantor Jamsostek Dengan Menggunakan Teori Antrian.1.2. Perumusan MasalahBerdasarkan latar belakang diatas, masalah yang diangkat dalam penulisan laporan ini adalah bagaimana cara untuk meningkatkan pelayanan agar dapat meminimalkan waktu ratarata anggotaJAMSOSTEK Cabang Kalimantan Baratmenunggu dalam antrian dan sistem pelayanan agar tidak terjadi antrian yang terlalu lama.

1.3. TujuanAdapun tujuan penulisan dari laporan ini adalah untukmengetahuicarapelayanan yang diberikan kepada anggota JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Barat agar dapat meminimalkan waktu ratarata anggota JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Barat yang mengantri untuk dilayani.

1.4. ManfaatAdapun manfaat dari penulisan dari laporan ini adalah untuk :1. Sebagai sarana untuk pengembangan ilmu pengetahuan dan wawasan berpikir, sebagai bahan informasi dalam pengembangan ilmu pengetahuan tentang pengaruh Antrian terhadappelayanan. 2. Bagi PT. JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Barat penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan kebijakan dalam menambah atau mengurangi jumlah karyawan dan meningkatkan pelayanan jasa terhadap anggota JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Barat.

1.5. MetodologiKKM pola kerja praktek ini dilakukan dengan melakukan :1. Studi LiteraturStudi literatur yaitu mencari teori-teori pendukung yang telah ada mengenai optimalisasi pelayanan dan antrian.Selanjutnya dari teori-teori pendukung tersebut digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam menganalisis data.2. Sumber Data Sumber data yang digunakan adalah data laporan klaim yang terjadi pada Agustus.3. Analisis DataData yang diperoleh akan dianalisis menggunakan Teori Antrian(Riset Operasi).

1

BAB IILANDASAN TEORI

2.1. SejarahPerusahaan2.1.1. Sejarah Berdirinya PerusahaanSejarah terbentuknya PT Jamsostek (Persero) dimulai dari UU No.33/1947 dan UU No.2/1951 tentang kecelakaan kerja, Peraturan Menteri Perburuhan (PMP) tentang pengaturan bantuan untuk usaha penyelenggaraan kesehatan buruh, PMP No.15/1957 tentang pembentukan Yayasan Sosial Buruh, PMP No.5/1964 tentang pembentukan Yayasan Dana Jaminan Sosial (YDJS), diberlakukannya UU No.14/1969 tentang Pokok-pokok Tenaga Kerja, secara kronologis proses lahirnya asuransi sosial tenaga kerja semakin transparan.Setelah mengalami kemajuan dan perkembangan baik menyangkut landasan hukum, bentuk perlindungan maupun cara penyelenggaraan dankeluarkannya Peraturan Pemerintah (PP) No.33 tahun 1977 tentang pelaksanaan program asuransi sosial tenaga kerja (ASTEK) yang mewajibkan setiap pemberi kerja/pengusaha swasta dan BUMN untuk mengikuti program ASTEK. Terbit pula PP No.34/1977 tentang pembentukan wadah penyelenggara ASTEK yaitu Perum Astek.Tonggak penting berikutnya adalah lahirnya UU No.3 tahun 1992 tentang Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK) dan melalui PP No.36/1995 ditetapkannya PT Jamsostek sebagai badan penyelenggara Jaminan Sosial Tenaga Kerja. Program Jamsostek memberikan perlindungan dasar untuk memenuhi kebutuhan minimal bagi tenaga kerja dan keluarganya, dengan memberikan kepastian berlangsungnya arus penerimaan penghasilan keluarga sebagai pengganti sebagian atau seluruhnya penghasilan yang hilang akibat risiko sosial.Kiprah Perseroan yang mengedepankan kepentingan dan hak normative Tenaga Kerja di Indonesia terus berlanjut. Sampai saat ini, PT Jamsostek (Persero) memberikan perlindungan 4 (empat) program antara lain:1. Jaminan Hari Tua (JHT)2. 4Jaminan Kematian (JKM)3. Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK)4. Program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK)Dengan penyelenggaraan yang makin maju, program Jamsostek tidak hanya bermanfaat kepada pekerja dan pengusaha tetapi juga berperan aktif dalam meningkatkan pertumbuhan perekonomian bagi kesejahteraan masyarakat dan perkembangan masa depan bangsa.

2.1.2. Visi dan Misi Perusahaan1. VisiMenjadi lembagajaminan sosial tenaga kerjaterpercaya yang unggul dalam pelayanandan memberikanmanfaat optimal bagi seluruh peserta dan keluarganya.2. Misi Sebagai badan penyelenggara jaminan sosial tenaga kerja yang memenuhi perlindungan dasar bagi tenaga kerja sertamenjadi mitra terpercaya bagi:a. Tenaga Kerja: Memberikan perlindungan yang layak bagi tenaga kerja dan keluarga,b. Pengusaha: Menjadi mitra terpercaya untuk memberikan perlindungan kepada tenaga kerja dan meningkatkan produktivitas danc. Negara: Berperan serta dalam pembangunan.

2.1.3. Filosofi Jamsosteka. JAMSOSTEK dilandasi filosofi kemandirian dan harga diri untuk mengatasi resiko sosial ekonomi. Kemandirian berarti tidak tergantung orang lain dalam membiayai perawatan pada waktu sakit, kehidupan dihari tua maupun keluarganya bila meninggal dunia. Harga diri berarti jaminan tersebut diperoleh sebagai hak dan bukan dari belas kasihan orang lain.b. Agar pembiayaan dan manfaatnya optimal, pelaksanaan program JAMSOSTEK dilakukan secara gotong royong, dimana yang muda membantu yang tua, yang sehat membantu yang sakit dan yang berpenghasilan tinggi membantu yang berpenghasilan rendah. 2.2. Teori AntrianTeori Antrian atau sering disebut sebagai waiting line theory, atau queuing theory diketemukan dan dikembangkan oleh ahli matematika dan Insinyur berkebangsaan Denmark yang bernama A.K Erlang pada tahun 1909. A.K Erlang mengembangkan model antrian untuk menentukan jumlah yang optimal dari fasilitas telephone switching yang digunakan untuk melayani permintaan yang ada. Antrian yang panjang sering kaliditemukan, baik disukai atau tidak ini adalah bagian dari kehidupan sehari-hari yang diharapkan hanyalah agar ketidaknyamanan ini dapat dikurangi.Pelaku utama dalam sebuah situasi antrian adalah Pelanggan (Customer) dan Pelayan (server). Dalam model antrian terdapat situasi antrian yang menggabungkan baik proses kedatangan maupun keberangkatan.Antrian yang panjang sering kali terlihat di bank saat nasabah mengantri di teller untuk melakukan transaksi, airport saat para calon penumpang melakukan check-in, di supermarket saat para pembeli antri untuk melakukan pembayaran, di tempat cuci mobil, dan masih banyak contoh lainnya. Di sektor jasa, bagi sebagian orang antri merupakan hal yang membosankan dan sebagai akibatnya terlalu lama antri, akan menyebabkan pelanggan kabur. Hal ini merupakan kerugian bagi suatu instansi atauperusahaanyang menyediakan jasa.Untuk mempertahankan pelanggan suatu instansi atau perusahaan selalu berusaha untuk memberikan pelayanan yang terbaik.Pelayanan yang terbaik tersebut diantaranya adalah memberikan pelayanan yang cepat sehingga pelanggan tidak dibiarkan menunggu (mengantri) terlalu lama. Namun demikian, dampak pemberian layanan yang cepat ini akan menambah biaya bagi instansi tersebut karena harus menambah fasilitas layanan. Oleh karena itu, layanan yang cepat akan sangat membantu untuk mempertahankan pelanggan, yang dalam jangka panjang tentu saja akan meningkatkan keuntungan instansi atau perusahaan tersebut.2.2.1. Single Channel Single Phase Single Channelberarti bahwa hanya ada satu jalur untuk memasuki sistem pelayanan atau ada satu fasilitas pelayanan.Single Phase menunjukan bahwa hanya ada satu stasiun pelayanan atau sekumpulan tunggal operasi yang dilaksanakan.Setelah menerima pelayanan, individu individu keluar dari sistem.Contoh untuk model struktur ini adalah seorang tukang cukur, seorang pelayan toko, dan sebagainya.

Sistem Antrian

KeluarSumber Populasi

PA

Gambar 1 Sistem antrian single channel single phaseKeterangan : A = Antrian P = Fasilitas Pelayanan

2.2.2. Single Channel Multi Phase Multi Phase menunjukan ada dua atau lebih pelayanan yang dilaksanakan secara berurutan.Sebagai contohpencucian mobil, tukang cat mobil, dan sebagainya.

Sistem AntrianSumber Populasi

KeluarKeluar

PAAP

Gambar 2. Sistem antrian single channel Multi phase2.2.3. MultiChannel Single PhaseSistem Multi Channel Single Phase terjadi kapan saja dua atau lebih fasilitas pelayanan dialiri oleh antrian tunggal. Sebagai contoh model ini adalah pembelian tiket yang dilayani oleh lebih dari satu loket pelayanan, potong rambut oleh beberapa tukang potong, dan sebagainya.

Sumber PopulasiSistem Antrian

KeluarPP

A

Gambar 3. Sistem antrian Multi channel Single phase

2.2.4. MultiChannel Multi PhaseMulti Phase lebih sering digunakan untuk menganalisa sistem ini.Sebagai contoh registrasi para mahasiswa di universitas, pelayanan kepada pasien di rumah sakit dari pendaftaran, diagnosa, penyembuhan sampai pembayaran.

Sistem Antrian

Sumber Populasi

KeluarPPAAAP

P

Gambar 3. Sistem antrian Multi channel Multi phase2.2.5. NotasiModel Antrian Notasi standar yang digunakan adalah

keterangan:a = distribusi kedatangan b = distribusi waktu pelayanan c = jumlah fasilitas pelayanan ( s = 1, 2, 3, 4, , )d = jumlah konsumen maksimum dalam systeme = ukuran pemanggilan populasi atau sumberNotasi standar untuk simbol a dan b sebagai distribusi kedatangan dan waktu pelayanan mempunyai kode sebagai berikut:M = Poisson (Markovin) untuk distribusi kedatangan dan waktu pelayanan D = interarrival atau service time konstan (determinastik)= interarrival atau service time berdistribusi Erlang atau Gammasebagai ilustrasi, perhatikan notasi berikut

Notasi tersebut berarti kedatangan berdistribusi poisson, waktu pelayanan konstan, dan terdapat 5 buah fasilitas pelayanan.Jumlah konsumen dibatasi sebanyak N dan sumber populasi tak terbatas.

a. Model 1: ( M / M / 1 / / )Model antrian akanberguna bila kondisi-kondisi berikut terpenuhi:1. Jumlah kedatangan tiap satuan waktu mengikuti distribusi poisson2. Waktu pelayanan berdistribusi eksponensial3. Disiplin antrian yang pertama datang pertama dilayani (FCFS)4. Sumber populasi tak terbatas5. Ada jalur tunggal6. Tingkat rata-rata kedatangan lebih kecil dari pada tingkat rata-rata pelayanan7. Panjang antrian tidak terbatasNotasi-notasi yang digunakan dalam persamaan antara lain: = Tingkat rata-rata kedatangan persatuan waktu = Tingkat rata-rata pelayanan per satuan waktu = Jumlah individu yang datang= Rata-rata jumlah individu dalam sistem= Rata-rata waktu individu dalam sistem= Rata-rata jumlah individu dalam antrian= Rata-rata waktu individu dalam antrian= Probabilitas terdapat n individu dalam sistem= Probabilitas tidak ada individu dalam sistem= Probabilitas menunggu dalam sistem = Tingkat kegunaan fasilits sistem atau utilitas

Persamaan-persamaan model ( M / M / 1 / / )

b. Model 2: ( M / M / s / / )Model antrian fasilitas pelayanan ganda memiliki rata-rata tingkat kedatangan lebih kecil dari pada tingkat pelayatanan keseluruhan. Syarat atau kondisi lain sama dengan model server tunggal. Persamaan-persamaan yang digunakan untuk model( M / M / s / / )

c. Model 3: ( M / M / 1 / N / )Model ini memiliki kapasitas tunggu yang dibatasi maksimum N individu, jumlah maksimum ini meliputi individu yang menunggu dan yang sedang dilayani. Bila individu mencapai N atau lebih, individu yang datang berikutnya akan meninggalkan antrian dan tidak kembali. Persamaan-persamaan yang digunakan untuk model ( M / M / 1 / N / )

dengan dan

d. Model 4: ( M / M / 1 / / N )Model ini identik dengan model pertama, hanya saja sumber populasi dibatasi N. Persamaan-persamaan yang digunakan untuk model ( M / M / 1 / / N )

dengan ( N = Ukuran Populasi )BAB IIIHASIL KERJA PRAKTEK

3.1. Pelaksanaan Kegiatan Kerja PraktekKegiatan kerja praktek ini di lakukan di PT.JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Barat yang beralamatkan di jalan Ahmad Yani I No. 63 Pontianak, dilakukan sejak tanggal 1 Agustus 2011 sampai 26Agustus 2011. Jadwal kerja yang ditetapkan dari pihak perusahaan adalah :Senin Kamis: 08.00-12.00 12.30-16.00Jumat: 08.00-11.30 12.30-16.00Kegiatan yang dilakukan selama kerja praktek adalah sebagai berikut :1. Menyusun dan merapikan klaim berdasarkan jenis, nomor, dan tanggalnya2. Mengecek kelengkapan klaim anggota3. Mengentri nama-nama karyawan masuk dan menghapus nama-nama karyawan yang keluar dari beberapa perusahaan anggota Jamsostek4. Mengecek data biaya pengobatan beberapa perusahaan5. Upacara memperingati hari besar kemerdekaan Indonesia6. Menghitung selisih bunga iuran7. Membagikan obat-obatan gartis di Pelabuhan3.2. Analisis Data dan PembahasanDari hasil pengumpulan data yang dilakukan selama satu bulan diperoleh jumlah kalim yang terjadi di PT.JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Barat pada bulan Agustus 2011, yang dapat dilihat pada table berikut ini, yaitu:

13NOTanggalJumlah Klaim

JHTJKMJPKJKK

11/08/201136501

22 /08/201136473

33/08/201170560

44/08/201132074

55/08/2011320918

68/08/201132463

79/08/20114191119

810/08/2011222819

911/08/201117245

1012/08/2011220102

1115/08/201147215

1216/08/2011251109

1318/08/201140181

1419/08/201110021

1522/08/201133181

1623/08/2011332157

1724/08/201129256

1825/08/201115081

1926/08/201110030

Jumlah58212212895

Total927

Tabel 3.1 Jumlah klaim Yang Diurus Pada Bulan AgustusDegan alur antrian di PT.JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Barat sebagai berikut:

KaAKKKAKAKPAVJAFJCSA

5 m10 m5 m10 m5 m5 m

dengan keterangan dan rincian waktuCS = coustemer service 5 menitK = Keuangan

VJ = Verifikator Jaminan 5 menitKK =Kabid Keuangan

KP = Kabid Pelayanan 5 menitKa = Kasir

Jumlah jam kerja:senin kamis: 112,5 jamJumat: 28 jamTotal jam kerja selama satu bulan 140,5 jam = 8430 menit

, dalam satu jam karyawan dapat melayani 12 anggotauntuk CS, VJ, KP, dan KK, dan , dalam satu jam karyawan dapat melayani 6 anggotauntuk K dan KaAnalisis kinerja karyawan di PT.JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Barat disetiap bidang dengan menggunakan teori antrianadalah :1. Costumer Service, Verifikator Jaminan, Kabid Pelayanan, dan Kabid Keuangananggota rata-rata dalam antrian.menit rata-rata anggota dalam antrian.anggota menunggu dalam antrian.menit rata-rata waktu menungu per anggota.persentase karyawan sibuk.2. Keuangan dan Kasiranggota rata-rata dalam antrianTerjadi kekuranganwaktu untuk 2,07anggota setiap satu jam.

Terjadi kekurangan waktu selama 0,18menit setiap satu jam.

Terjadi kekurangan waktu untuk 4,004 anggota setiap satujam.

Terjadi kekurangan waktu selama 0,34 menit setiap satu jam.persentase karyawan sibukBerdasarkan hasil survei dan dari hasil perhitungan pada masing-masing bagian Costumer Service, Verifikator Jaminan, Kabid Pelayanan, dan Kabid Keuangan terjadi antrian dengan menit rata-rata waktu menunggu per anggota.sedangkan dibagian Keuangan dan Kasir terjadi antrian terjadi kekurangan 0,34 menit rata-rata waktu menungu per jam danTerjadi kekurangan waktu untuk 4,004anggota setiap satu jam menunggu dalam antrian.Hal ini menunjukan bahwaakan terjadi antrian anggota di Kantor JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Barat.Persentase kesibukan karyawan dibagian Keuangan dan Kasir sangat tinggi yaitu maka diperlukan penambahan dua orang karyawan agar tidak terjadi antrian. Penambahan dua orang karyawan ini sangat optimal karena persentase kesibukan 97,35%, dengan tingkat kesibukan 97,35% maka karyawan bekerja sangat efisien.

BAB IVPENUTUP4.1. KesimpulanBerdasarkan hasil hasil analisis yang dilakukan, dapat disimpulkan bahwa:1. Untuk setiap anggota JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Barat yang melakukan klaim di kantor JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Barat harus melalui beberapa bagian yaitu Costumer Service, Verifikator Jaminan, Kabid Pelayanan, Keuangan, Kabid Keuangan, dan Kasir.2. Rata-rata anggota JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Barat menit pada bidang Costumer Service, Verifikator Jaminan, Kabid Pelayanan, dan Kabid Keuangan sedangkan pada bidang Keuangan dan Kasir sampai kekurangan waktu0,34 menit setiap jam untuk melayani anggota.3. Adapun cara agar tidak terlalu lama menunggu atau antrian tidak panjang maka diperlukan adanya penambahan dua orang karyawan untuk membantu bidang keuangan dan kasir agar pelayanan tersebut lebihefektif dan efisien. Sehingga PT.JAMSOSTEK Cabang Kalimantan Baratmendapat menambah citra yang lebih baik lagi.

17

DAFTAR PUSTAKA

Johannes Supranto, 2006.Riset Operasi untuk Pengambilan Keputusan.Edisi Revisi.Jakarta :Penerbit Universitas Indonesia.

Pangestu Subagyo, M Asri, dan T.H. Handoko, 2000.Dasar-dasar Operation Research. Edisi Kedua Revisi. Yogyakarta : BPFE.

Sri Mulyono, 2002.Riset Operasi (Operation Research).Jakarta : Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

T.Tarliah. D dan A. Dimyati, 2006.Operations Research Model-model Pengambilan Keputusan.Jakarta : Penerbit Sinar Baru Al Gesindo, Cetakan Kedelapan.

Thomas.J.Kakilay, 2007.Dasar Teori Antrian untuk Kehidupan Nyata. Edisi Revisi. Yogyakarta: Penerbit Andi, Cetakan Ketujuh.

18LAMPIRAN

Lampiran Form Pembimbingan kerja PraktekNama: SuhardiNIM: H11108009Dosen Pembimbing:Yundari S.SI.,M.ScPembimbing Kerja Praktek: Zainuddin.SE

NOTanggalUraian KegiatanParaf

11 Agustus 2011 Berkenalan dengan seluruh pegawai kantor JAMSOSTEK Mendapat pengarahan tentang kegiatan selama magang Menyusun dan merapikan klaim berdasarkan jenis, nomor, dan tanggalnya Mengecek kembali semua arsip klaim bulan Juli

22 Agustus 2011 Menyusun dan merapikan klaim berdasarkan jenis, nomor, dan tanggalnya Mengentri nama-nama karyawan masuk dan keluar

33 Agustus 2011 Menyusun dan merapikan klaim berdasarkan jenis, nomor, dan tanggalnya Mengentri nama-nama karyawan masuk dan menghapus nama-nama karyawan yang keluar dari beberapa perusahaan anggota Jamsostek

44 Agustus 2011 Menyusun dan merapikan klaim berdasarkan jenis, nomor dan tanggal klaim Mengentri nama-nama karyawan masuk dan menghapus nama-nama karyawan yang keluar dari beberapa perusahaan anggota Jamsostek

55 Agustus 2011 Menuyusun dan merapikan klaim berdasarkan jenis, nomor, dan tanggal klaim Mengentri nama-nama karyawan masuk dan menghapus nama-nama karyawan yang keluar dari beberapa perusahaan anggota Jamsostek Mengecek data biaya pengobatan beberapa perusahaan

68 Agustus 2011 Menyusun dan merapikan klaim berdasarkan jenis, nomor dan tanggal klaim Mengecek data biaya pengobatan beberapa perusahaan

79 Agustus 2011 Menyusun dan merapikan klaim berdasarkan jenis, nomor, dan tanggalnya Mengecek data biaya pengobatan beberapa perusahaan


911 Agustus 2011 Meyusun dan merapikan klaim berdasarkan jenis, nomor, dan tanggalnya


1115 Agustus 2011 Menghitung selisih bunga iuran

1216 Agustus 2011 Menghitung selisih bunga iuran Membantu persiapan menyambut peringatan kemerdekaan Indonesia

1317 Agustus 2011 Upacara memperingati hari besar kemerdekaan Indonesia






1925 Agustus 2011 Menghitung selisih bunga iuran Mengelompokan heregistrasi yang akan di kirim ke setiap perusahaan anggota

2026 Agustus 2011 Merapikan klaim berdasarkan jenis dan tanggalnya Membagikan obat-obatan garis di pelabuhan

Laporan MAGANG (suhardi)

Documents